До того, как бухгалтер рассчитает средний заработок для того, чтобы начислить сотруднику отпускные, он должен определить расчетный период для отпуска. Продолжительность такого периода ограничена, некоторые периоды из него исключаются. Как правильно это сделать подробно рассмотрим в статье.
Расчетный период для отпуска
Какая будет продолжительность расчетного периода для отпуска зависит в первую очередь от того, какое время в организации проработал сотрудник. Но в любом случае, больше, чем 1 год, данный период быть не может.
Например, сотрудник начал трудиться в организации более, чем год назад. Расчетный период тогда будет равен 12 месяцам до его ухода в отпуск. Месяц в расчет берут календарный, полный, с 1 по последнее число.
Когда сотрудник собрался в отпуск, отработав меньше 1 года, то за расчетный период принимают все то время, которое он трудился в организации.
И в расчет период включается следующим образом: с первого рабочего дня по последнее число месяца, который предшествует началу отпуска.
Организация также вправе самостоятельно устанавливать расчетный период. Прописать это нужно в локальном документе организации, например, в коллективном договоре. Например, работодатель может установить расчетный период, равный не 12, а 6 месяцам. ТК это не запрещено, но если соблюдается следующее условие: Рассчитанные исходя из такого расчетного периода отпускные не должны быть меньше рассчитанный по общим правилам.
Что исключить из расчетного периода
Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:
- Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
- Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
- Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
- Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
- Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
- Сотрудника от работы освободили.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Пример определения расчетного периода
Бухгалтер Петрова О.П. трудится в ООО «Континент» четвертый год. Она написала заявление на положенный ей оплачиваемый отпуск с 6 ноября 2017 года.
Определяем расчетный период:
Определим дни, исключаемые из расчетного периода Петровой:
- Период отпуска за свой счет – 12 декабря – 25 декабря 2016 года;
- Период командировки – 1 апреля – 16 апреля 2017 года;
Когда из расчетного периода исключают все дни
Нередки и такие случаи, когда все дни из расчетного периода нужно исключить. В таком случае, расчетный период нужно заменить на тот, который предшествует исключаемому.
Для расчета также берется период, состоящий из полных 12 месяцев.
Рассмотрим подробнее на примере:
Бухгалтер Петрова О.П. работает в ООО «Континент» с 24 июля 2017 года. Заявление на отпуск Петрова написала с 6 ноября 2017 года.
Так как Петрова до отпуска проработала в организации меньше года, то за расчетный период принимаем следующий:
Из этого периода нужно исключить следующие дни:
- Дни командировки – 24 – 31 июля 2017 года;
- Учебный отпуск – 1 августа 2017 года – 31 декабря 2017 года.
Так как весь расчетный период Петровой состоит из исключаемого времени, а предшествующий расчетному период Петрова еще не трудилась в организации, то для расчета отпускных возьмем дни месяца ухода в отпуск, то есть:
Если сотрудник по болезни продлил отпуск
Когда сотрудник в отпуске заболевает, он вынужден продлить его на период болезни. В такой ситуации из расчетного периода время болезни следует исключить. То есть, первоначально при расчете отпускных рассчитывается расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации. А затем из этого периода исключается дни болезни.
Подробнее на примере:
Бухгалтер ООО «Континент» написала заявление на отпуск с 17 по 31 октября 2017 года. Все дни отпуска она болела и перенесла его на период с 1 по 15 ноября 2017 года. Расчетный период будет следующим:
С 1 ноября 2016 года по 16 октября 2017 года, при этом дни с 17 по 31 октября 2017 года из расчетного периода следует исключить.
Если сотрудник уволился, а затем вернулся
Иногда уволенные сотрудники возвращаются. Но это не значит, что в расчетный период можно включать то время, которое он отработал до увольнения. Учитываться будут только те месяцы, которые сотрудник отработал вновь устроившись. Это вытекает из того, что трудовой договор с сотрудником при увольнении расторгается и ему выплачивается расчет, который также содержит компенсацию за неиспользованный отпуск. А значит включать в расчет то время нельзя.
Расчетный период при реорганизации
Если в компании была произведена реорганизация, то расчетный период должен включать в себя время работы сотрудника до реорганизации и время после. Связано это с тем, что трудовой договор во время реорганизации с сотрудником не расторгают. А значит трудовая деятельность его не прерывалась, он как работал так и работает в одной организации.
Выходные и праздничные дни в расчетном периоде
Возникают и такие ситуации, когда сотрудник до или после выходных дней сотрудник брал отпуск за свой счет или болел. Но даже в этом случае исключать из расчета выходные дни не нужно.
В расчет не включаются только дни болезни, командировки и другие периоды, но не выходные и праздничные.
Рассмотрим на примере:
Бухгалтер Петрова О.П. работает в ООО «Континент» более трех лет. Она написала заявление на отпуск с 10 февраля 2017 года. Расчетный период Петровой определяем исходя из продолжительности работы в организации:
Из расчетного периода исключаем следующие дни:
- Отпуск за свой счет – 25 – 31 декабря 2016 года;
- Больничный – 11 – 15 января 2017 года.
Праздничные дни с 1 по 10 период из расчета не исключается, а значит расчетный период будет следующим:
Законодательная база
| Законодательный акт | Содержание |
| Статья 139 ТК РФ | «Исчисление средней заработной платы» |
| Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007 | «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» |
| Статья 75 ТК РФ | «Трудовые отношения при смене собственника имущества организации, изменении подведомственности организации, ее реорганизации и т.д.» |
| Статья 114 ТК РФ | «Ежегодные оплачиваемые отпуска» |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Нужно исключать и расчетного периода дни, когда наш сотрудник находился под арестом?
Ответ: Такие дни исключить можно только в том случае, если руководитель освободил сотрудника на это время от работы. Если фактического освобождения от работы не было, то исключать эти дни не нужно, так как арест в перечень исключаемых периодов не входит.
| Начало периода (или через слеш или точку) |
| Конец периода (или через слеш или точку) |
| Отмеченные выходные на неделе |
| П В С Ч П С В |
| Учитывать постановления Правительства РФ о переносе дней |
| ДА |
Расчет рабочих дней и выходных
Калькулятор достаточно простой, но тем не менее на мой взгляд очень удобный, для подсчета количества рабочих дней между произвольными датами.
Калькулятор использует данные о переносе рабочих дней и праздничных днях, которые содержатся в ежегодных постановлениях Правительства РФ.
Таких калькуляторов конечно же много и мы в этом не оригинальны, но есть несколько изюминок которые я думаю Вам понравятся, и могут использоваться для создания других калькуляторов.
Первая изюминка: Мы можем не учитывать праздничные даты которые содержатся в постановлениях Правительства РФ, а учитывать только выходные дни(для России суббота и воскресенье)
Вторая изюминка: Для тех стран, у которых, выходными днями являются другие дни недели (например в Израиле, выходные дни это пятница и суббота), можно указать какие дни недели будут являться выходными. Это удобно не только для других стран, но и для местного применения, когда известно что работаем по сменам, каждые четверг, субботу и вторник.
Третья изюминка: Мы можем использовать совершенно произвольную систему выходных, заданную в определенном виде (отображение этой функции нет на сайте, хотя функционал рабочий) и для всех желающих, построить производственный календарь для Беларусии, Казахстана или Сербии не составит затруднения.
Побочным приятным эфектом этого калькулятора является еще и расчет количества дней между двумя датами. Причем разницу она высчитывает так, как это делается в бухгалтерии и отделе кадров. То есть если человек работает с 1 июля по 8 июля, то получается 8 дней. Так как последний день считается рабочим.
В отличии от математических и астрономических калькуляторов, где при тех же данных получается 7 суток. Эта ошибка в одни сутки появляется из-за того что в кадровых решениях последний день, он всегда явлется рабочим и его надо учитывать, а в точных и абстрактных калькуляторах считается, что 8 июля наступает в полночь (0:0:0) и разница между полночью 1 июля и полночью 8 июля (или 23 часа 59 минут 59 секунд 999 милисекунд, 999999 микросекунд и т.д 7 июля) составит ровно 7 суток.
Основной принцип, котрого придерживается бот, это периодичность выходных в течении недели. Если это соблюдается, калькулятор выдаст реузультат, на который вы рассчитывали.
Очень жаль, что в постановлениях Правительства РФ до сих пор не внедряют QR-код, где для машинной обработки были бы указаны все праздники на текущий код. Это бы упростило бы работу определенному кругу лиц.
Праздники и переносы на территории РФ учитываются с 2010 по 2019 год включительно.
Для пользователей кому необходимо рассчитать первую рабочую дату после отпуска или командировки или другого промежутка времени, обратите внимание на вот этот калькулятор Дата выхода на работу из отпуска, декрета онлайн
Синтаксис
Для Jabber клиентов
rab_d дата.начала; дата.конца;неделя
неделя - дает полную информацию о том, как рассчитывать рабочие дни и часы. Неделя состоит из семи символов 0 или 1, где каждый символ несет свою роль. 0- человек работает, 1 - человек не работает(выходной). Если неделя пустая, то используется код 0000011 - то есть суббота и воскресенье выходной.
Хотелось бы заметить, что это календарная неделя и этот показатель показывает, как в течении недели вы отдыхаете. Нумерация недели у нас начинается с нуля и это день - понедельник, потом идет вторник -1, среда-2 и т.д.
дата начала - дата в виде ДД/ММ/ГГГГ - обозначает начало диапазона, для которого рассчитывается количество рабочих дней
дата конца - дата в виде ДД/ММ/ГГГГ - обозначает конец диапазона, для которого рассчитывается количество рабочих дней
ВНИМАНИЕ! Дата может быть введена и через точку или через слеш. Через точку удобнее вводить на сотовых и планшетах, а через слеш удобнее на компьютере на клавиатуре справа (панели цифровой)
Примеры использования
rab_d 1/1/2014;31/12/2014
в ответ получим
Количество суток между двумя указанными датами 365
Количество рабочих дней 247
Количество выходных и праздничных дней 118
rab_d 2/7/2010;25/10/2013
В ответ получим
Количество суток между двумя указанными датами 1212
Количество рабочих дней 827
Количество выходных и праздничных дней 385
rab_d 20/1/2010;10/2/2014;0101001
В ответ получаем
Количество суток между двумя указанными датами 1483
Количество рабочих дней 797
Количество выходных и праздничных дней 686
Предыдущий пример, только не учитывать государственные праздники. Как вариант использования сменные дежурства, охрана и т.п.
Каждый, кто работает на официальном предприятии, должен знать о точном количестве рабочих дней за любой отрезок времени. Это поможет правильно рассчитать свои , выходные дни и не попасться на удочку нерадивых начальников, желающих на Вас заработать. Обо всём этом и даже большем Вы узнаете, прочитав статью.
Ещё в советские времена у людей рабочая неделя состояла из шести дней. Соответственно и отпуск рассчитывался при учёте среднемесячных рабочих дней – 25,4. А рассчитывались рабочие дни так: из 365 дней вычитались все праздники и воскресные дни, а затем данное число делили на 12. Но были и високосные года. Для точности вычислений брали во внимание и эти годы и высчитывали средний показатель за несколько лет.
На сегодняшний день законом установлена рабочая неделя, длящаяся пять дней и не больше 40 рабочих часов на неделю. календарных дней равняется 29,3. Из этого можно рассчитать среднегодовое число календарных дней:
среднее количество рабочих дней в месяце умножаем на количество месяцев (29,3 * 12 = 361,6).
Это число стоит брать во внимание при расчёте оплаты отпускных дней и .
Среднее количество рабочих дней в месяце для расчёта отпускных
Предоставляем Вашему вниманию действующую расчёта отпускных:
Сумма отпускных = Средний заработок за день * Количество дней отпуска
Сумма выплаты отпускных зависит ещё и от повышения или понижения ставки.
Дни отпуска обычно считаются по календарным дням. Всего работнику начисляется 28 дней. Причём работник необязательно должен уходить сразу на весь период, а может отгуливать его по частям в течение года.
Работники, которые не достигли совершеннолетия, должны иметь отпуск 31 день, а люди с ограниченными физическими возможностями 30 дней.
Пример и порядок расчёта отпускных
– это в сущности та же зарплата, только считают ее за то время, когда Вы не выходите на работу.
Согласно ст.74 КЗоТ рабочие имеют в своем распоряжении каждый год оплачиваемый отпуск. Он даётся с сохранением зарплаты и занимаемой должности. На время отпуска Вам обязаны начислять отпускные, их размер приблизительно равен зарплате за такое же время. Их несложно просчитать. Даже для человека, ничего не смыслящего в бухгалтерии, существует совершенно простая формула: отпускные = размер выплат за подотчетный период делится на количество дней, и множится на количество дней отпускного периода.
То есть сумма отпускных выплат зависит от среднедневного заработка на протяжении предыдущего периода. Для этого нужно посчитать общий размер за рабочий год, а потом разделить его на количество дней. С этой целью от количества календарных дней за определенный период отнимаем нерабочие дни. Так мы высчитываем среднедневную зарплату. Чтобы узнать величину отпускных, полученное число множим на число дней в календаре за отпускной период.
Примеры решения задач для расчета величины отпускных
Задача №1
Дано: Работника приняли на 02.02.2015 г. За период с апреля 2015 до марта 2016 он получил 182430 руб. С 17.04.2016 г. он берет положенный основной отпуск длительностью 28 календарных дня. То есть, его отпуск будет длиться с 17 апреля по 16 мая 2016 года включительно.
Вопрос: Сколько отпускных насчитают?
Объяснение: Внимательный читатель заметит, что получается 30 дней. Все верно, просто 1 и 9 мая – выходные, а 1 мая в 2016 попало в воскресенье, потому и был выходной перенесен на понедельник. И эти 2 дополнительных выходных добавили к отпуску. Но на оплату этот факт не влияет. Если основной отпуск дается на 28 дней, то и оплачивается 28 дней, не взирая на лишние нерабочие.
- 182430: 29.3:12 = 518,85 (руб.) – размер среднедневных выплат
- 518,85 х 28 = 14528 (руб.)
Ответ: Работник получит 14528 руб. за 28 дней отпуска.
Задача №2
Дано: 03.08.2014 работник начал работать. С 25.05.2015 г. ему предоставили длительностью 24 дня. За рабочий период он заработал 84000 руб.
Вопрос: Какой размер отпускных работник получит?
Объяснение: Расчетный период считается с августа 2014 года до апреля 2015, то есть неполный год – 9 месяцев. Август включен как полный месяц, несмотря на то, что работник принят 3го числа – так как 1 и 2 августа оказались выходными.
- 273 – 5 = 268 (календарные дни)
- 84000: 268 = 313,43 (руб.) среднедневная зарплата
- 313,43 x 24 = 7522,39 (руб.) размер отпускных
Ответ: Работник получит 7522,39 руб. за 24 дня.
Задача №3
Дано: Служащая на 28 дня уходит в положенный отпуск с 16.06.2016 г. До этого она провела 3 года в . Оклад работницы, согласно должности и актуальности на день выхода в отпуск, - 15350 руб.
Вопрос: Какой будет размер выплачиваемых отпускных?
Объяснение: Поскольку за предшествующий календарный год она не получала никаких выплат не по своей вине, к расчетам подключают тарифную сетку, или должностной оклад, размер которого актуален на день выхода в отпуск.
- 15350 х 12 = 184200 (руб.) размер предположительных выплат за 12 месяцев
- 184200: 29,3:12 = 523,90 (руб.) гипотетический среднедневной заработок
- 523,90 х 28 = 14668 (руб.)
Ответ: Служащая получит 14668 руб. отпускных.
Особые условия при расчете выплат
Нормы рабочего времени
Часто так получается, что праздники и выходные дни совпадают. Тогда выходной день переносится. Рабочие дни начинаются после праздника или нерабочего дня.
Предпраздничный рабочий день должен заканчиваться за час до официального его окончания. Это относится ко всем видам рабочей недели.
Максимальное, по законодательству, рабочее время не более 40 часов за неделю.
Различные предприятия и могут сами определять, на сколько часов и дней будет рабочая неделя. Если рабочая неделя будет меньше, чем установлено законом, сотрудники всё равно должны получать ставку по полному тарифу.
Сокращение рабочих часов устанавливается в случае:
- Если на предприятии работает сотрудник в возрасте неполной дееспособности. В таком случае ему назначается 36 часов в неделю.
- Если возраст сотрудника от четырнадцати до 15 лет и работает он во время каникул, то должен работать не больше 24 часов в неделю. Если же подросток подрабатывает в свободное от учёбы время, то количество часов не должно быть более половины от указанной выше цифры, то есть 18 часов для подростка, 12 часов для 14-15летнего.
- В случае если сотрудник работает на предприятии, что вредит здоровью, максимальное число часов не должно превышать 36.
- Также рабочих часов имеют отдельные категории рабочих. Такие как учителя, врачи и т.д.
- Предприниматели могут уменьшить рабочие часы за счёт предприятия для женщин, имеющих детей инвалидов или маленьких детей возрастом до 14 лет.
Предприятия имеют право решать вопросы о сокращении часов работы или других льготах.
Календарные праздничные дни
Большинство людей практически наизусть помнят количество и очерёдность праздничных дней, при которых сотрудникам даётся выходной. Некоторые из них постоянные, а некоторые меняются с каждым годом. В 2016 году их 14.
Как определить расчетный период для начисления отпускных?
Что необходимо учитывать при расчете среднего дневного заработка?
Нестандартные ситуации при расчете компенсации за неиспользованный отпуск: как выйти из положения?
Порядок предоставления отпуска
Предоставляя работнику очередной отпуск, необходимо учитывать следующее:
- продолжительность отпуска должна быть не менее 28 календарных дней, без учета праздничных и нерабочих дней;
- при увольнении сотруднику полагается денежная компенсация за неиспользованный отпуск;
- после одного непрерывного года работы отпуск сотруднику можно предоставлять не выдерживая положенное по закону полугодие;
- начисленные отпускные выдаются работникам не позже трех дней до начала отпуска;
- при отказе работника от отпуска ему полагается компенсация (выдается по письменному заявлению работника). Она может быть начислена за несколько календарных периодов. Заменять денежной компенсацией основной очередной отпуск запрещается , а вот дополнительный можно — в установленных Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) случаях;
3 случая, когда замена отпуска компенсацией недопустима (ст. 126 ТК РФ):
работник — беременная женщина;
несовершеннолетний;
занят на работах с вредными или опасными условиями труда.
- отпуск может предоставляться в обязательном порядке каждые шесть месяцев на основании письменного заявления работающего;
- по заявлению работника отпуск можно перенести, но не более 2 раз подряд;
- отпуск можно разделить на несколько частей с условием, что одна часть в любом случае будет не менее 14 календарный дней подряд.
Право на первый ежегодный отпуск на новом месте работы возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Однако по согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом.
Обратите внимание!
Право на отпуск при длительности трудовой деятельности менее 6 месяцев должно быть предоставлено:
несовершеннолетним лицам (ст. 122, 267 ТК РФ);
женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него или по окончанию отпуска, связанного с уходом за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);
работающим, усыновившим ребенка возрастом до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных законодательством.
Отпуска предоставляются на основании графика отпусков. В соответствии с требованиями законодательства в графике отпусков указываются порядок и время предоставления отпусков работникам на будущий год. Он должен быть утвержден не позже 17 декабря ежегодно.
Работник о времени начала предстоящего отпуска должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формула начисления отпускных
Ситуация 1. Расчетный период отработан полностью
В этом случае для расчета отпускных используется формула:
Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска.
Среднедневной заработок (ЗП ср) рассчитывается по формуле:
ЗП ср = ЗПф / 12 / 29,3,
где ЗП ф — сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период;
12 — количество месяцев, которое надо брать при расчете отпускных;
29,3 — среднее количество дней в месяце.
Коэффициент 29,3 применяется лишь в том месяце, который отработан полностью в расчетном периоде.
Пример 1
Предположим, сотрудник учреждения идет в очередной отпуск с 01.07.2015 на 28 календарных дней. Расчетным периодом для начисления отпуска — с 01.07.2014 по 30.06.2015. Работник отработал его полностью. В этот период сотруднику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, в размере 295 476 руб. Рассчитаем сумму начисленных отпускных за 28 календарных дней:
(295 476 руб. / 12 мес. / 29,3) × 28 = 23 530,51 руб.
______________________
На самом деле редко так бывает, что сотрудник отработал полностью весь расчетный период: в течение года он может находиться какое-то время на больничном, в командировке, очередном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы и т. д.
Ситуация 2. Расчетный период отработан частично
Предположим, что сотрудник отработал не весь месяц. В этом случае количество календарных дней в неполном календарном месяце надо пересчитать по формуле:
Д м = 29,3 / Д к × Д отр,
где Д м — количество календарных дней в неполном месяце;
Д к — количество календарных дней этого месяца;
Д отр — количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Для расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков в случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, используется формула:
ЗП ср = ЗП ф / (29,3 × М п + Д н),
где ЗП ср — среднедневной заработок,
ЗП ф — сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период,
М п — количество отработанных полных календарных месяцев,
Д н — количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
Пример 2
Работник ушел в очередной отпуск продолжительностью 28 дней с 07.09.2015. В расчетном периоде с 01.09.2014 по 31.08.2015 он находился на больничном с 16 по 19 марта 2015 г., а с 23 по 28 апреля был в командировке.
В расчетном периоде сотруднику начислена заработная плата в сумме 324 600 руб. (без учета выплат по больничному листу и командировочных).
Рассчитаем сумму отпускных.
Сначала определим количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в марте и апреле 2015 года:
- в марте: 29,3 / 31 × (31 - 4) = 25,52;
- в апреле: 29,3 / 30 × (30 - 6) = 23,44
Определим средний заработок для оплаты отпуска:
324 600руб. / (29,3дн. × 10 + 25,52 + 23,44) = 949,23 руб.
Сумма начисленных отпускных составит:
949,23 руб. × 28 дн. = 26 578,44 руб.
_______________________
Расчет отпускных в нестандартных ситуациях
Ситуация 3. В месяце расчетного периода у сотрудника нет доходов, но есть учитываемые дни (праздничные новогодние)
Предположим, врач-эпидемиолог Ильин С. А. уходит в дополнительный отпуск с 03.08.2015 на 14 календарных дней. Расчетный период — с 01.08.2014 по 31.07.2015. В этот период он уже находился в отпуске с 9 по 31 января 2015 г.
Начисления в январе у сотрудника отсутствуют, а дни этого месяца (их 8 в нашем случае), которые не вошли в период отпуска, следует учитывать.
С учетом вышесказанного определим количество календарных дней для расчета дополнительного отпуска.
Сначала подсчитаем количество календарных дней в расчетном периоде:
(29,3 × 11 мес. + 29,3 / 31 × 8) = 329,86.
Начисленная зарплата за расчетный период без отпускных составляет 296 010 руб. Рассчитаем сумму полагающихся отпускных:
296 010 / 329,86 × 14 = 12 563,33 руб.
__________________
Ситуация 4. Сотрудница берет отпуск сразу после декрета
По правилам расчет отпускных производится исходя из зарплаты за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Если женщина берет очередной оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, то, соответственно, доходов за последний год у нее нет. В данной ситуации для расчета отпуска следует брать 12 месяцев, предшествующих периоду, который исключается из расчетного периода, то есть 12 месяцев, предшествующих ее декрету (Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (в ред. от 15.10.2014)).
Если заработка у сотрудника вообще не было (например, работник идет в отпуск сразу после перевода из другого учреждения), отпускные рассчитываются исходя из оклада.
Определение размера отпускных при повышении заработной платы
Повышение зарплаты влияет на расчет отпускных в случае если это произошло:
- до начала или во время отпуска;
- в расчетном периоде либо после него.
Если зарплата была повышена для всех сотрудников учреждения, то прежде чем произвести расчет среднего заработка, следует проиндексировать его ставку и все надбавки к ставке, которая была установлена в фиксированном размере.
Период повышения зарплаты влияет на порядок индексации. Выплаты принято индексировать на коэффициент повышения. Для определения суммы отпускных находим коэффициент (К):
К = Зарплата каждого месяца за расчетный период / Месячный заработок на дату ухода в очередной отпуск.
В случае если зарплата поднялась во время отпуска, нужно скорректировать только часть дохода в среднем, при этом она должна приходиться на период со дня окончания отпуска до даты увеличения заработка; если после рассчитываемого периода, но до начала отпуска, следует скорректировать среднедневную выплату.
Ситуация 5. Зарплату повысили после расчетного периода, но до начала отпуска.
Химику-эксперту Деевой Е. В. предоставлен очередной основной отпуск с 10.08.2015 на 28 календарных дней. Ежемесячный оклад — 25 000 руб. Расчетный период — с августа 2014 г. по июль 2015 г. — отработан полностью.
Рассчитаем сумму отпускных:
(25 000 руб. × 12) / 12 / 29,3 × 28 календ. дн. = 23 890,79 руб.
В августе 2015 г. всем сотрудникам учреждения было повышена зарплата на 10 %, следовательно, оклад увеличился с учетом индексации:
(25 000 × 1,1) = 27 500 руб.
Сумма отпускных после корректировки составит:
23 890,79 руб. × 1,1 = 26 279,87 руб.
Ситуация 6. Увеличение зарплаты в расчетный период
Техник Соколов И. Н. идет в очередной основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 12.10.2015. Расчетный период для начисления отпускных — с 01.10.2014 по сентябрь 2015 г. включительно.
Оклад техника — 22 000 руб. В сентябре он был увеличен на 3300 руб. и составил 25 300 руб. Определим коэффициент повышения:
25 300 руб. / 22 000 руб. = 1,15.
Следовательно, зарплату нужно проиндексировать. Рассчитываем:
(22 000 руб. × 1,15 × 11 мес. + 25 300) / 12 / 29,3 × 28 = 24 177,47 руб.
Определяем размер компенсации за неиспользованные дни отпуска, выплачиваемой увольнении
При увольнении работник имеет право рассчитывать на компенсацию за дни неиспользованного отпуска.
Чтобы определить количество неиспользованных календарных дней отпуска, необходимы следующие данные:
- продолжительность отпускного стажа сотрудника (количество лет, месяцев, календарных дней);
- количество дней отпуска, которое работник заработал за период работы в организации;
- количество дней, которое использовано работником.
Единственным действующим нормативным документом, разъясняющим порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск, остаются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (в ред. от 20.04.2010; далее — Правила).
Определяем отпускной стаж
Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу к данному работодателю, последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года. В случае увольнения работника течение его отпускного стажа заканчивается. Сотрудник, устраиваясь на новую работу, с первого дня работы снова начинает зарабатывать отпускной стаж.
Высчитываем количество заработанных дней отпуска
Количество заработанных дней отпуска определяется пропорционально отпускному стажу следующим образом:
К сведению
Обычно последний месяц отпускного стажа оказывается неполным. Если в нем отработано 15 календарных дней и более, то этот месяц округляется до целого месяца. Если отработано менее 15 календарных дней, дни этого месяца в расчет брать не надо (ст. 423 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ)). (п. 35 Правил)
Количество дней отпуска, положенное за каждый месяц года, рассчитывается в зависимости от установленной продолжительности отпуска. Так, за каждый полностью отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска, за полностью отработанный год — 28 календарных дней.
Денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодных оплачиваемых отпусков, которые образовались у работника с начала работы в организации, выплачивается только при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).
Вопрос в тему
Как компенсировать неиспользованные дни отпуска работнику, который увольняется, не отработав учетный период?
Работник, не отработавший в организации период, дающий право на полную компенсацию, при увольнении имеет право на пропорциональную компенсацию календарных дней отпуска. На основании п. 29 Правил количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается путем деления продолжительности отпуска в календарных днях на 12. Это означает, что при продолжительности отпуска 28 календарных дней должны быть компенсированы 2,33 календ. дня за каждый месяц работы, включаемый в стаж, дающий право на получение отпуска (28 / 12).
__________________
В отличие от очередного отпуска, который предоставляется в целых днях, при расчете компенсации за неиспользованный отпуск дни отпуска не округляются.
Прогулы, отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, превышающие 14 дней, уменьшают отпускной стаж (ст. 121 ТК РФ).
Обратите внимание!
Сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, компенсация за неиспользованный отпуск не положена, так как нормы Трудового кодекса РФ на них не распространяются.
Определяем период для выплаты компенсации за отпуск при увольнении
Борисов П. И. принят в организацию 08.12.2014, уволен — 30.09.2015. В июне 2015 г. он находился в отпуске продолжительностью 14 дней, а в июле 2015 г. 31 календарный день в отпуске без содержания. Период работы в организации составил 9 месяцев 24 дня. Поскольку продолжительность отпуска за свой счет превысила 14 календарных дней за рабочий год, то общий трудовой стаж нужно уменьшить на 17 календарных дней (31 - 14). Значит, отпускной стаж составит (9 мес. 24 дня - 17 дней).
Так как 7 календарных дней составляют меньше половины месяца, по правилам в расчет они не берутся. Из этого следует, что в стаж, дающий право на отпуск, засчитаются только 9 целых месяцев.
Две недели основного отпуска работник использовал, компенсацию за них ему платить не надо. В данном случае работнику полагается компенсация за 6,97 календарных дней (9 мес. × 2,33 - 14дн.).
Определяем сумму компенсационных выплат
Пример 3
Работник устроился в организацию 12.01.2015, а 29.06.2015 уволился. Его оклад составлял 40 000 руб. Определим сумму начисленной компенсации при увольнении.
С 12 января по 11 июня работник отработал пять полных месяцев. Июнь засчитываем за целый месяц, так как с 12 по 29 июня отработано 18 календарных дней, а это более половины месяца (п. 35 Правил). В итоге для расчета принимаем 6 месяцев.
Компенсация положена за 14 календарных дней (28 / 12 × 6).
Расчетный период с 12 января по 31 мая 2015 г. состоит из 4 целых месяцев (февраль, март, апрель, май):
29,3 × 4 = 117,2 дн.
Определяем количество дней для расчета в январе:
29,3 / 31 × 20 = 18,903.
Итого в расчетном периоде:
117,2 + 18,903 = 136,103 календ. дн.
За расчетный период начислена зарплата:
40 000 × 5 = 200 000 руб.
Рассчитаем сумму компенсации:
200 000 руб. / 136,103 × 14 дней = 20 572,65 руб.
Пример 4
Сотрудник принят на работу 01.06.2013 с окладом 30 000 руб., а 09.10.2015 он уволился.
В октябре 2014 г. сотрудник использовал ежегодный очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. За этот месяц ему начислено 29 050 руб.
С 01.06.2013 по 09.10.2015 отработано 28 месяцев и 9 дней, округляем до 28 месяцев (9 дней меньше половины месяца).
Определяем количество дней отпуска, положенных за весь период:
28 мес. × 2,33 = 65,24 дн.
Но 28 дней уже использовано, поэтому компенсировать следует:
65,24 - 28 = 37,24 дн.
Расчетный период — это 12 месяцев перед отпуском, в нашем примере — с 01.10.2014 по 30.09.2014. За этот период всего начислено 320 012,48 руб., для расчета среднедневного заработка надо взять сумму без отпускных:
320 012,48 - 29 050 = 290 962,48 руб.
Для расчета фактически отработанного времени берем 11 полностью отработанных месяцев и 3 календарных дня октября 2014 г. (31 - 28 дней отпуска).
Таким образом, в расчетном периоде:
29,3 × 11 + 3 / 31 = 322,397 календ. дн.
Среднедневная зарплата составит:
290 962,48 руб. / 322,397 = 902,50 руб./день.
Следовательно, должна быть начислена компенсация за неиспользованный отпуск в размере:
902,50 × 37,24 = 33 609,10 руб.
Выводы
Законодательство запрещает не предоставлять отпуск два года подряд, заменять очередной основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.
О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под роспись за две недели до его начала, отпускные должны быть выданы не позже чем за три дня до начала отпуска.
Отпуск можно разбивать на части, но с условием, что одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней подряд.
Отпускные исчисляются в календарных днях. В случае если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, а отпуск продлевается.
В соответствии с п. 8 ст. 255 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли расходами может быть признана только та сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитана в соответствии с общеустановленными правилами. Округление количества дней неиспользованного отпуска в большую сторону приведет к завышению размера выплат, произведенных в пользу работника, и занижению налоговой базы по налогу на прибыль, а округление в меньшую сторону (с 2,33 дня до 2 дней) — к выплате работнику меньшей суммы, чем полагается по закону.
С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районе город Екатеринбург»
Официально трудоустроенный работник имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней. Для начисления денежных средств используется формула, в которую включен коэффициент отпускных. В 2017 году он составляет 29,3, отражает среднее число дней в месяце и применяется при расчете дневного заработка.
В 2017 году при начислениях отпускных или компенсаций используется коэффициент 29,3. Он показывает среднее количество дней в каждом целиком отработанном месяце расчетного периода.
Важно! Промежуток можно назвать полностью отработанным при отсутствии больничных, командировок или простоев.
До 2014 года этот показатель составлял 29,4. Изменения вызваны тем, что увеличилось число праздничных дней. Показатель применяется для определения средней зарплаты за день.
Чтобы найти размер отпускных, потребуется перемножить средний дневной заработок и число дней отдыха. В свою очередь значение оплаты в день рассчитывается исходя из того, был ли весь промежуток отработан целиком или имеются простои.
Расчетный период в большинстве случаев составляет год. Если сотрудник берет отпуск в 2016 году в июле, то периодом считается промежуток с июля 2015 года по июнь 2016. Выплаченные на протяжении этого времени средства используются для исчисления суммарной зарплаты и отпускных.
Как рассчитать выплату за полный расчетный период
На практике ситуация, когда все кварталы в году отработаны целиком, встречается довольно редко. Однако вычисления здесь намного проще. Найти средний дневной заработок можно, если суммарную выплату за весь промежуток разделить на 12 и на показатель 29,3.
Рассмотрим пример работницы, которая трудилась в прошедшем году без больничных и командировочных. За это время ей начислено всего 450 000 рублей. Из них 50 000 - это расходы на обучение. По истечении года она пишет заявление на отпуск на 28 дней. Помимо зарплаты, надбавок и премий за этот промежуток ей начислено не было.
- Вначале находим суммарную зарплату за прошедший год. В случае с этой работницей расходы на обучение не входят в расчет. Поэтому суммарный заработок принимается равным 400 000 тысячам рублей.
- Рассчитываем среднюю плату за день: 400 000 / 12 / 29,3 = 1 137, 66.
- Размер суммы, выплаченной к отпуску, высчитывается по формуле: 1 137,66 * 28 = 31 854,48.
Алгоритм вычислений для неполного расчетного периода
Вначале следует определить общее количество дней в тех месяцах, которые отработаны целиком. Для этого нужно перемножить их число и показатель 29,3. Далее нужно подсчитать, сколько дней отработано в неполном месяце. Здесь 29,3 следует разделить на число календарных дней, а затем умножить на количество отработанных дней.
Важно! Если неполных месяцев несколько, расчет проводится для каждого в отдельности. Найденные значения округляют до сотых и складывают.
Затем потребуется найти общее число дней. Для этого складывают результаты, которые получены для полных и неполных месяцев. В конце остается найти размер среднедневной зарплаты и умножить на число дней отдыха.
Пример вычислений при неполном расчетном периоде
Теперь посчитаем выплаты для сотрудника, который работает в компании с мая 2015 года. В 2016 году в мае месяце он планирует взять отпуск на 14 дней. При этом в марте 2016 года он был в командировке 17 дней, а в сентябре 2015 года был на больничном 14 дней. Полученная им сумма за весь промежуток достигла 500 000 рублей.
- В случае с этим работником расчетный период составляет 12 месяцев. Из них 10 отработаны полностью, в сентябре был больничный, а в марте - командировка.
- Подсчитываем дни для полных месяцев. 29,3 * 10 = 293.
- Находим количество дней в каждом неполном месяце. В сентябре 14 дней приходится на больничный, остается 16 календарных дней. Число дней для расчета находим по формуле 29,3 * 16 / 30 = 15,63. В марте работник был в командировке, значит, количество календарных дней составит 31 - 17 = 14. В расчет включается 29,3 * 14 / 31 = 13,23. Суммарное число дней 15,63 + 13,23 = 28,86.
- Складываем полученные значения и находим количество дней в расчетном периоде: 293 + 28,86 = 321,86.
- Среднюю оплату за день находим, разделив суммарную выплату на количество дней: 500 000 / 321,86 = 1 553,47.
- Для вычисления размера отпускных перемножаем среднедневной показатель и число дней отдыха 1 553,47 * 14 = 21 748,58.
Индексация при повышении зарплаты
Использовать соответствующий коэффициент понадобится и в случае, когда произошло повышение заработной платы. Однако должны соблюдаться следующие условия:
- увеличение происходит во время расчетного периода, прямо перед уходом в отпуск или во время отдыха;
- оклады повышаются у всех работников предприятия, его филиала либо структурного подразделения.
Этот показатель повышения не имеет установленного значения. Его рассчитывают из отношения нового оклада к предыдущему. Наряду с тарифными ставками может меняться размер надбавок. В таком случае для определения коэффициента повышения делят сумму нового оклада и надбавок на сумму тех же выплат по старым значениям.
Процедура повышения зарплат затрагивает не все выплаты на предприятии. Индексируются только те значения, которые рассчитываются в зависимости от суммы заработка. На надбавки с фиксированным размером либо кратные к тарифной ставке индексация не распространяется.
Как применяют коэффициент повышения
На примере можно рассмотреть, как коэффициент повышения влияет на начисление отпускных. Предположим, работник трудится на предприятии в течение всего расчетного периода с мая 2015 года по апрель 2016 года. За это время полгода его оклад оставался неизменным и составлял 30 000 рублей. После этого сумма была увеличена до 32 000 рублей, а в феврале - до 34 000. Надбавок и премий работнику начислено не было. Он собирается в отпуск на 14 дней.
- Находим коэффициент повышения. Последнее поднятие зарплаты приходится на февраль. Значит, нужно находить отношение этого значения к размеру выплат в прошлом месяце. С мая по октябрь показатель равен 34 000 / 30 000 = 1,13. С ноября по январь значение составит 34 000 / 32 000 = 1,06.
- Индексируем выплаты работнику. За промежуток с мая по октябрь: 30 000 * 1,13 * 6 = 203 400; с ноября по январь: 32 000 * 1,06 * 3 = 101 760.
- Находим суммарный заработок: 203 400 + 101 760 + 34 000 * 3 = 407 160.
- Вычисляем средний дневной заработок: 407 160 / 12 / 29,3 = 1 158,02.
- Теперь подсчитываем размер отпускных: 1 158,02 * 14 = 16 212,28.
Для расчета отпускных применяется коэффициент, отражающий среднее число дней в месяце. Ранее он считался равным 29,4, но в 2014 году в связи с увеличением числа выходных установлено новое значение - 29,3. Также коэффициенты требуются после повышения окладов. Индексация среднего заработка важна для исчисления отпускных. Стоит учесть, что она требуется при повышении заработной платы на всем предприятии или в его филиале. Конкретный порядок проведения индексации законодательно не установлен.