Деловое общение -- это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Умение вести себя с людьми во время беседы является одним из главнейших факторов, определяющих ваши шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Успехи человека в его делах даже в технической сфере или научной сфере только процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и на процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми, с которыми он работает.
Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.
Одним из важнейших условий успешного делового общения является умение слушать и слышать. К сожалению, это сейчас не столь часто встречающиеся навыки. Так как любые переговоры подразумевают определенный компромисс интересов, то умение понять точку зрения противоположной стороны, уметь здраво оценить ее и принять наиболее разумное - залог успешного делового общения. Абсолютно неприемлемо жесткое и безапелляционное давление на собеседника, нельзя загонять в угол, так как состояние безвыходности заставляет вашего собеседника отстаивать свои позиции до последнего, отказываясь даже от вполне разумных и выгодных компромиссов - никто не хочет оказаться в абсолютном проигрыше. Так что для развития навыков делового общения нужно не так уж много качеств: первое - это понимание, что вы общаетесь с абсолютно равным вам собеседником, чье мнение и интересы имеют такое же право на существование, как и ваши; второе - внимательно выслушивать высказываемые мнения и аргументы; третье - готовность идти на разумные компромиссы.
Особенности делового общения.
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами -- важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.
Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.
Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.
Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.
Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.
Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения.
Важная особенность делового общения -- это строгое соблюдение его участниками ролевого амплуа. В жизни мы постоянно исполняем, играем различные роли: жены, мужа, сына, дочери, гражданина, начальника, продавца, покупателя и т.д. В течение дня наши роли могут несколько раз меняться. То же происходит и в деловом общении. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия и т. п. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявленными конкретной обстановкой и принятой ролью. Соблюдение ролевого амплуа в деловом общении упорядочивает, стабилизирует рабочий процесс и тем самым обеспечивает его эффективность.
К особенностям делового общения относится и повышенная ответственность участников за его результат. Ведь успешное деловое взаимодействие во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т. е. умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т. д. Если деловое общение проходит неэффективно, это может привести к провалу самого дела.
Поэтому в деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, а также соблюдение нравственно-этических норм и принципов.
Деловое общение требует и более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.).
Необходимость знаний проведения делового общения.
Ни один человек из сферы бизнеса и предпринимательства в настоящее время не может избегнуть процесса общения с собственным персоналом своей фирмы и торговыми партнерами, с представителями властей, работниками правовых или судебных органов, с агентами или контрагентами, что требует определенных навыков и знаний из области психологии делового общения.
Умение правильно и адекватно вести себя во время делового общения - одно из основных составляющих успеха делового человека и руководителя. Умение бесконфликтно и продуктивно провести этот процесс является одним из самых необходимым качеств для того, кто хочет достичь успеха в деловой сфере. То есть вы обязаны обладать знаниями из областей, как этика и этикет, что позволит вам с "лицом" выйти из любых переговоров и деловых контактов.
Также необходимо уметь управлять процессом, воздействуя на людей таким образом, чтобы не возникло напряженной или конфликтной ситуации. Для этого существует ряд моментов, соблюдение которых позволяет наиболее эффективно вступать в переговоры с людьми, уметь убеждать и достигать тем самым поставленных целей и задач, ради которых начинался процесс беседы. Выбрав цель беседы, нужно уметь убедить партнеров в правильности вашей точки зрения, без давления и не навязывая свою точку зрения.
Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность.
Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.
Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.
Коммуникативная культура в деловом общении
Коммуникативная культура -- это знания, умения, навыки в области организации взаимодействия людей и собственно взаимодействия в деловой сфере, позволяющие устанавливать психологический контакт с деловыми партнерами, добиваться точного восприятия и понимания в процессе общения, прогнозировать поведение деловых партнеров, направлять поведение деловых партнеров к желательному результату.
В основе коммуникативной культуры лежат общепринятые нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности: вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность, предупредительность.
Вежливость -- это выражение уважительного отношения к другим людям, их достоинству, проявляющееся в приветствиях и, пожеланиях, в интонации голоса, мимике и жестах. Антипод вежливости -- грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией Подсчитано, что в результате грубого обхождения работники теряют в производительности труда в среднем около 17%.
Корректность -- умение держать себя в рамках приличия и любых ситуациях, прежде всего, конфликтных. Особенно важно, корректное поведение в спорах, в ходе которых осуществляется по иск истины, появляются новые конструктивные идеи, проверяются мнения и убеждения. Однако если спор сопровождается выпадами против оппонентов, он превращается в обычную свару.
Тактичность также является одной из важных составляющих коммуникативной культуры. Чувство такта -- это, прежде всего чувство меры, чувство границ в общении, превышение которых может обидеть человека, поставить его в неловкое положение. Бестактными могут быть замечания по поводу внешнего вида или поступка, сочувствие, выраженное в присутствии других по поводу интимной стороны жизни человека и т. д.
Скромность в общении означает сдержанность в оценках, уважение вкусов, привязанностей других людей. Антиподами скромности являются высокомерие, развязность, позерство.
Точность также имеет большое значение для успеха деловых отношений. Без точного выполнения данных обещаний и взятых обязательств в любой форме жизнедеятельности дела вести трудно. Неточность нередко граничит с аморальным поведением -- обманом, ложью.
Предупредительность -- это стремление первым оказать любезность, избавить другого человека от неудобств и неприятностей.
Правила успешного делового общения.
- 1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.
- 2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты учреждения, корпорации или конкретной сделки необходимо хранить так же бережно, как тайны личного характера. Нет также необходимости пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.
- 3. Любезность, доброжелательность и приветливость. В любой ситуации необходимо вести себя с клиентами, заказчиками, покупателями и сослуживцами вежливо, приветливо и доброжелательно. Это, однако, не означает необходимости дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.
- 4. Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о себе). Внимание к окружающим должно распространяться на сослуживцев, начальников и подчиненных. Уважайте мнение других, старайтесь понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения.
Всегда прислушивайтесь к критике и советам коллег, начальства и подчиненных. Когда кто-то ставит под сомнение качество вашей работы, покажите, что цените соображения и опыт других людей. Уверенность в себе не должна мешать вам быть скромным.
- 5. Внешний облик (одевайтесь, как положено). Главный подход - вписаться в ваше окружение по службе, а внутри этого окружения - в контингент работников вашего уровня. Необходимо выглядеть самым лучшим образом, то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Большое значение имеют тщательно подобранные аксессуары.
- 6. Грамотность (говорите и пишите хорошим языком). Внутренние документы или письма, направляемые за пределы учреждения, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты как часть вашего собственного лексикона.
Для достижения успеха во время встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения. Для этого необходимо:
- -- сориентироваться в ситуации;
- -- продумать вопросы, предложенные для обсуждения;
- -- определить свою позицию для принятия того или иного решения;
- -- знать, какие выходы из контакта можно использовать.
Платон сказал, что «хорошее начало -- это половина дела», но не каждый контакт, встреча перерастают в беседу. Нетактично и даже неприлично пытаться втянуть в разговор человека, с которым только что познакомился и который не расположен к этому разговору. Наверное, такую встречу, беседу лучше всего завершить фразой: «Если Вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время». В таком случае встреча или беседа, хотя и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т.к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.
Важную роль в процессе общения играет язык невербального поведения. Он обусловлен импульсами нашего подсознания, и отсутствие возможности подделать эти импульсы позволяют нам доверять этому языку больше, чем обычному, вербальному. Особое внимание следует обращать на манеру, позы, мимику собеседника. Располагает к общению ваша доброжелательность, открытость, что достигается мягкой улыбкой, небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз, и т.д.
Невербальное общение.
«Золотое правило» Евгения Вахтангова звучит так: «Всякий, кто хочет быть приятным, всегда неприятен тем самым, что хочет быть приятным», т.е. в общении надо быть естественно доброжелательным, ненавязчивым.
Первоначальную роль в передаче информации играет мимика (движения мышц лица). Исследования показали, что при неподвижном лице говорящего теряется до 10-15% информации.
С мимикой тесно связан взгляд, т.е. визуальный контакт. Общаясь, люди стремятся к обоюдности и испытывают дискомфорт, если она отсутствует. Надо помнить, что когда человек только формирует мысль, он чаще всего смотрит в сторону, когда мысль полностью готова, -- на собеседника. Когда речь идет о сложных вещах, на собеседника смотрят меньше, когда трудность преодолевается, -- больше.
При дневном свете зрачки могут расширяться и сужаться в зависимости от того, как меняется отношение и настроение человека от позитивного к негативному и наоборот. Когда человек радостно возбужден, его зрачки расширяются в 4 раза больше по сравнению с нормальным настроением, напротив, сердитое, мрачное настроение заставляет зрачки сужаться, появляются так называемые «глаза-бусинки» или «змеиные глаза». Взгляд искоса используется для передачи заинтересованности (обычно он сопровождается слегка поднятыми бровями или улыбкой) или враждебности, подозрительности (опущенные вниз брови, нахмуренный лоб, опущенные уголки рта).
Скованный собеседник редко пользуется доверием. Во время переговоров и деловых бесед никогда не следует надевать темные очки, потому что у партнера возникает ощущение, что его рассматривают в упор.
Можно сделать вывод: если на нас во время беседы смотрят мало, то мы имеем все основания полагать, что к нам или к тому, что мы говорим, относятся плохо, а если кто-то смотрит нам в глаза слишком долго, то это вызов или настороженность. Если во время разговора собеседник опускает веки, то это подсознательный жест «убрать» вас из своего поля зрения, потому что вы ему стали неинтересны. Если прикрытые веки сочетаются с откинутой головой и долгим взглядом, известным как «взгляд свысока», то ваш партнер подчеркивает свое превосходство над вами.
И, наконец, поза -- положение человеческого тела, типичное для данной культуры. В силу культурной традиции каждого народа некоторые позы запрещаются, а другие закрепляются. Поза (руки раскрыты, ладони вверх) соответствует фразе: «Как мы рады вас видеть!» -- её не произнесёшь, используя наполеоновскую позу (руки скрещены на груди, голова опущена вниз).
Вывод: если человек заинтересован в общении, он будет наклоняться в сторону собеседника (это воспринимается как любезность, внимание), если нет, то откинется назад или развалится в кресле. Нужно знать, что кивание головой слушающего вас помогает разговору, хотя это не всегда означает согласие. Кивок головой действует на говорящего одобряюще и в групповой беседе, поэтому говорящий обычно обращает свою речь непосредственно к тому, кто постоянно кивает.
С позой тесно связаны жесты -- разнообразные движения руками и головой, смысл которых понятен для общающихся сторон.
Итак, невербальный контакт установлен. Теперь не нужно торопиться с приветствием, чтобы оно не помешало началу словесного, т.е. вербального общения. Требуется пауза. Она необходима, чтобы дать возможность человеку ответить, включиться в общение. Если эту паузу не выдержать и вслед за приветствием обрушить всю приготовленную информацию, то идет разрушение контакта. Это своего рода невежливость. Можно вспомнить слова Эмерсона, который сказал: «Жизнь не настолько коротка, чтобы людям не хватало времени на вежливость».
Особенно заметна эта ошибка в телефонных разговорах, когда обращаются к собеседнику, а его реакцией не интересуются. Выждать паузу необходимо не только для того, чтобы убедиться, что контакт установлен, но и чтобы узнать, как партнер откликнулся на ваше поведение, обращение.
Вербальное общение.
Диалоговое общение
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников.
Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. "Общение - это улица с двусторонним движением. Чтобы общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства".
Регламентаторами беседы являются вопросы. Для уяснения проблемы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? - на которые невозможно ответить "да" или "нет", а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ.
Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке. Среди них можно выделить следующие наиболее важные.
Коммуникация – обмен мыслями, сообщениями, информацией с помощью различного рода вербальных и невербальных сигналов.
Коммуникативная ситуация – это сложный комплекс внешних условий общения и внутренних состояний общающихся, представленных в речевом произведении, направляемом адресату.
Компоненты коммуникативной ситуации : адресант, адресат, тема, причина, цель, код, стиль, экспрессия, место, время, среда, нация.
Экспрессия – яркое проявление чувств, настроений, мыслей.
Фактор №1 КОММУНИКАТИВНАЯ КОМПЕТЕНЦИЯ
Коммуникативная компетенция – владение коммуникативными механизмами, приемами и стратегиями, необходимыми для обеспечения эффективного процесса общения. Помимо знания того, как использовать язык в процессе общения, это понятие предполагает владение социальными и культурными знаниями, умениями и навыками межличностного взаимодействия.
Фактор№2 зависит от индивидуальных особенностей Личности. Языковая личность.
«Языковая личность – совокупность способностей и характеристик человека, обусловливающих создание им речевых произведений (текстов)» (Караулов, 1989).
В процессе социализации человек приобретает:
1) языковую компетенцию – владение законами языка;
2) коммуникативную компетенцию – владение законами общения;
3) прагматическую компетенцию – владение законами общения в разных коммуникативных ситуациях.
Фактор№3 Идиолект
Идиолект – это персональная лингвистическая система конкретного коммуниканта с вариациями на фонологическом, грамматическом, лексическом уровнях. Идиолектные различия проявляются в произношении, интонации, отборе лексических средств.
Фактор№4 Общительность – ведущая характеристика успешной коммуникации.
Особенности общения:
1. Искренность в общении.
2. Коллективность общения.
3. Эмоциональность.
4. Коммуникативная доминантность.
5. Широта обсуждаемой информации.
6. Стремление к неформальному общению.
Коммуникативные неудачи и пути их преодоления.
Коммуникативные сбои:
1) коммуникативные барьеры – факторы, которые препятствуют коммуникации (например, незнание языка);
2) коммуникативные помехи – факторы, которые снижают качество коммуникации;
3) коммуникативные неудачи – результат коммуникативных помех.
Причины коммуникативных неудач:
1. Различия в картинах мира собеседников.
Пример диалога из учебника по русскому языку для японцев:
- Мне кто-нибудь звонил?
- Кто?
- Никто.
2. Несовпадения оценок, разные ментальные модели фрагмента действительности у собеседников.
Например:
- Это что за гадость такая?
- Почему гадость? Это не гадость, это любимая морская свинка.
Нарушение правил речевого этикета.
Например, диалог в транспорте:
- Ну-ка, подвиньтесь!
- Это еще что за требование!
4. Неправильное прочтение речевой интенции.
- Зачем ты Сашу позвала?
- Он что, мешает тебе? (вопрос понят как недовольство).
Типы коммуникативных неудач:
· Вербальные (фонетические, лексические, грамматические и др.)
· Невербальные (связанные с жестами, мимикой, взглядами и др.).
Фактор №5 Этикет и вежливость
Этикет – система национально-специфических вербальных единиц, принятых и предписываемых обществом для установления контакта собеседников, поддержания общения в желательной тональности в соответствии с правилами речевого поведения (Н.И. Формановская).
Вежливость – коммуникативная категория, содержанием которой является система стратегий поведения, направленных на гармоничное общение.
Вокатив
Вокатив > обращение.
Вокативы относится к неинформативным речевым действиям, выполняют апеллятивную функцию (установление контакта).
Фактор№6 Выбор форм общения ТЫ – ВЫ
1. Степень знакомства собеседников.
2. Официальность / неофициальность обстановки общения.
3. Характер взаимоотношений коммуникантов.
4. Социальное равенство / неравенство.
Условия успешной коммуникации
I. Соблюдение принципа кооперации (П. Грайс):
1. Максима количества.
2. Максима качества.
3. Максима отношения.
4. Максимы способа.
II. Соблюдение принципов вежливости Дж. Лича:
1. Постулат такта.
2. Постулат великодушия.
3. Постулат одобрения.
4. Постулат скромности.
5. Постулат согласия.
6. Постулат симпатии.
Невербальная коммуникация – один из важнейших факторов успешной коммуникации.
Невербальная коммуникация – это обмен невербальными сообщениями между людьми и интерпретация этих сообщений.
Невербальные сообщения:
1) ситуативны,
2) синтетичны;
3) непроизвольны и спонтанны.
Невербальный язык люди усваивают в естественных условиях через наблюдение, копирование, подражание.
Способы взаимосвязи между вербальной и невербальной коммуникацией:
1. Невербальное общение дополняет вербальное.
2. Невербальное поведение противоречит вербальным сообщениям.
3. Невербальное поведение заменяет вербальное.
4. Невербальные действия служат регуляторами вербального общения.
5. Невербальное действие повторяет вербальное сообщение.
Элементы невербальной коммуникации:
· Кинесика
· Такесика
· Сенсорика
· Проксемика
· Хронемика
Кинесика – совокупность жестов, поз, телодвижений, используемых при коммуникации в качестве дополнительных выразительных средств общения.
Элементы кинесики: жесты, мимика, позы, взгляды.
Типы культурно обусловленных жестов:
1) иллюстраторы – жесты, сопровождающие речь;
2) эмблемы – жесты, используемые при приветствии, прощании, приглашении и т.д.;
3) модальные жесты – жесты, передающие эмоциональное состояние человека;
4) ритуальные – жесты, используемые в различных ритуалах.
Кинема «показывать язык»
· В России детский жест.
· На юге Китая – смущение.
· На Тибете форма ритуального почтительного приветствия.
Кинема «кольцо – ОК»
· Американский жест имеет значение «все хорошо».
· В Японии – деньги
· На Мальте – гомосексуалиста
· В Тунисе – я убью тебя.
Кинема «палец у виска»
· У русских – человек не в себе.
· В африканских культурах – человек погрузился в размышления.
Межкультурные расхождения
Жест «поглаживание бороды» у итальянцев означает скуку.
Поза – положение человеческого тела и движения, которые принимает человек в процессе коммуникации.
Типологии поз:
1. открытые и закрытые;
2. доминирующие или зависимые;
3. противостоящие и гармоничные.
Такесика – это совокупность прикосновений во время общения.
Типы культур:
· Контактные (итальянская, арабская, турецкая).
· Дистантные (азиатские, северноевропейская).
Проксемика – использование пространственных отношений при коммуникации.
Холл выделил 4 зоны коммуникации:
1) интимную (от 45 см);
2) персональную (от 45 до 120 см);
3) социальную (от 120 до 400 см);
4) публичную (от 400 см).
Сенсорика – это тип коммуникации, основывающийся на чувственном восприятии представителей других культур (запахи, цветовые сочетания, звуковые предпочтения).
Хронемика – использование времени.
Типы культур по способу использования времени:
1. Монохронные (возможен только один вид деятельности в одно и то же время): Германия, США, страны Северной Европы.
2. Полихронные (культуры, в которых несколько дел может выполняться одновременно): Латинская Америка, Ближний Восток. Страны Средизменоморья, Россия.
Во время разговора очень важно не потерять суть разговора, поэтому важно соблюдать принципы успешного общения . Если вы будете их придерживаться, то беседа будет интересной и продолжительной.
1. Произвести впечатление можно только раз и второго шанса для этого не будет. Тут важен имидж человека и его внешний вид. Самым сильным остается именно первое впечатление, в памяти оно остается на долго. Поэтому стоит позаботиться о том, чтобы выражение лица, походка, манера поведения, прическа, обувь и одежда были на высшем уровне и смогли составить о вас лишь положительное мнение. Но даже при аккуратной прическе и безупречном костюме, помните, что именно по лицу собеседник решает, стоит ли продолжать беседу с вами или все же воздержаться. Избегайте угрожающего, агрессивного, надменного и снисходительного выражения лица.
2. Первые 4-е минуты разговора достаточно для того, чтобы сформировать мнение о человеке. Это доказано, за это время можно успеть уловить незначительные жесты, полностью просканировать собеседника, почувствовать настроение и уловить выражение глаз. По результатам «исследования» подсознательно у нас собирается образ, к которому составляется отношение. С первых минут уже становиться понятным приятный ли собеседник, стремится ли к общению и стоит ли продолжать с ним успешное общение . Следовательно, в первые четыре минуты стоит применять все свое обаяние, позитивный и доброжелательный тон беседы.
3. Успешное общение заключается в положительной установке, постарайтесь с самого начала общаться с собеседником как с хорошим другом. Чтобы завязать приятные и долгосрочные отношения проявляйте к собеседнику доброжелательность, уважение, вежливость и тактичность.
4. Расположить собеседника к себе можно с помощью улыбки. Она поможет поддержать хорошее настроение, повысить работоспособность и на окружающий мир сохранить позитивный взгляд. Между нашим душевным состоянием и выражением лица существует прямая взаимосвязь. От доброжелательной и искренней улыбки на лице появится настроение у любого собеседника.
5. Метод Сократа или метод удовлетворительных ответов. Разговор с собеседником начинайте с той темы или вопроса, по которым вы точно сойдетесь. Стройте вопросы так, чтобы партнер по общению мог дать на них только положительный ответ.
6. Умение слушать – это залог того, что будет успешное общение . Эту способность можно тренировать и развивать:
Избегайте посторонних мыслей
Не запоминайте все подряд, концентрируйтесь только на сути разговора
Из информации, полученной от собеседника, выделяйте только ценное и главное
Определите для себя какие слова и мысли у вас вызывают эмоциональный всплеск. Постарайтесь их нейтрализовать и обезвредить, иначе эти эмоции нарушат ваше внимание и концентрацию.
Сосредоточьтесь на том, какую мысль хочет донести до вас собеседник, какую он преследует цель
Обращайте внимание не только на какие слова произносятся, но и на то как они произносятся, какие используются эмоции, мимика, интонация и жестикуляция
Собеседник должен понять, что вы понимаете мысли, для этого повторите услышанное
Старайтесь избегать оценочных суждений
Когда вы слушаете собеседника, постарайтесь держать свои советы при себе пока он не закончит свое повествование.
Принципы успешного общения в первую очередь зависят от вас, научитесь общаться вежливо, до конца выслушивать своего собеседника, не прерывать разговор, не делать недовольное лицо и тогда у вас все получится, у многих появится желание пообщаться с таким приятным собеседником как вы.
Речь человека является не только главным инструментом коммуникации. Именно умение говорить является основополагающим фактором при формировании общественного мнения о человеке. Поэтому любому современному представителю социума, вне зависимости от должности и места, которое он занимает в обществе необходимо иметь в своем запасе хотя бы начальные навыки успешного общения. Как их прибрести и от каких факторов зависит успех коммуникации? Разберем этот вопрос более подробно.
Психология успешного общения
Прежде чем понять, каковы критерии успешного общения, важно разобраться в тех проблемах, которые возникают при любой беседе. Рассмотрим наиболее частые из них:
- навсегда испортить отношение с человеком может использование определенных знаний о слабых сторонах, присущих собеседнику. Не стоит манипулировать человеком, с которым вы дальше собираетесь поддерживать отношения. Вы рискуете спровоцировать ссору и это как минимум;
- напоминание о старых ошибках и «скелетах в шкафу» тоже может сыграть не в вашу пользу. Излишнее ворошение прошлого не будет приятно никому;
- нанести оскорбление человеку или обидеть его можно не только словом, но и поступком. Например, когда в разговоре на неприятную вам тему вы прерываете диалог, меняете тему или вовсе уходите в другую комнату. Хорошего в таком поступке мало и ваш собеседник вряд ли захочет вновь иметь с вами дело;
- негативные обвинения (ленивый, безответственный, растеряха и т.п.) могут стать личным оскорблением для собеседника, а сам диалог попросту перерастет в ссору. Также не стоит награждать такими ярлыками детей. Такая манера общения навсегда оставит отпечаток на их психике, и они вырастут неуверенными в себе людьми, страдающими от низкой самооценки;
- попытка переложить ответственность или вину на другого человека вызовет негативные эмоции как у самого собеседника, так и окружающих. Вы не вправе давать оценку действиям другого человека и уж тем более пытаться вызвать у него чувство вины;
- командный голос тоже мало кто переносит. Научитесь говорить с людьми спокойным, а не приказным тоном. К этому же примеру относится и желание потешить свое самолюбие и чувство превосходства. Люди прекрасно видят, чего вы пытаетесь добиться. Вас, вероятно, выслушают, но уважения от такой манеры общения вы точно не получите;
- людей раздражает большое количество вопросов. Особенно если они касаются личной жизни или темы, на которую человек не хотел бы распространяться. Также, если задавать собеседнику много вопросов, он попросту решит, что вы ему не доверяете.
Как стать хорошим собеседником?
Правила успешного общения практически исключают вышеперечисленные примеры. Но как в таком случае себя вести, чтобы стать интересным собеседником? Главная тайна кроется в психологии людей. Если всегда помнить о том, что людям наиболее интересны беседы о них самих, то секреты успешного общения окажутся довольно простыми.
- Учитесь слушать собеседника. Спрашивайте у человека как его дела, как семья, здоровье, работа, дети. И как только он начнет рассказывать, внимайте каждому его слову, задавайте вопросы, сопереживайте и восхищайтесь в нужных моментах
- Уходите от споров. Уважайте мнение собеседника и старайтесь находить компромиссы при столкновении интересов.
- Улыбайтесь. При любой теме разговора (конечно только если она не касается печальных событий) старайтесь улыбаться собеседнику. Доброжелательное отношение и располагающая улыбка – наиболее важные факторы успешного общения.
- Когда вас спрашивают о вашей жизни и делах, говорите ровно столько, сколько нужно для общего представления. Пары интересных фактов будет вполне достаточно. Не стоит рассказывать о проблемах личной жизни и подробно расписывать свою жизнь. Во-первых, это мало кому интересно, во-вторых, в следующий раз после ваших жалоб вас будут избегать, чтобы вновь не стать жилеткой. А в случае, когда вы похвастаетесь как все прекрасно, вам начнут завидовать, что не всегда сыграет в вашу пользу.
- В какой бы компании вы не находились, имейте в запасе пару свежих анекдотов или интересных историй. Ваша осведомленность в том, какие события произошли в какой-либо сфере в последнее время, безусловно, сделает вас приятным и интересным собеседником.
- Еще одним важным условием успешного общения является, как ни странно, молчание. Иногда собеседнику нужно чтобы его просто выслушали, без подсказок и комментариев. Молчание – золото. Это правило никогда не утратит своей актуальности.
- Обращайте внимание на невербальные сигналы общения. Язык телодвижений помогает раскрыть почти 80% мыслей и намерений собеседника. Вам обязательно пригодится знание элементарных сигналов лжи, закрытости, откровенности или нежелания поддерживать тему беседы. Помочь в этом поможет изучение психологии жестов.
Если подобных советов вам недостаточно, то более детально искусство коммуникации можно изучить в книге «Лучшие приемы успешного общения». 
Ее автор Игорь Вагин - является знаменитым врачом-психотерапевтом, а также прекрасным бизнес-тренером. На страницах издания он описывает эффективные техники общения, учит бороться с манипуляциями, а также рекомендует правила, благодаря которым можно быстро развить коммуникабельность.
И напоследок запомните, главные принципы успешного общения заключаются в постоянной работе над своей речью, уважении собеседника, умении молчать и слушать. Стоит лишь набраться терпения и сохранять спокойствие. Тогда вы станете не только приятным собеседником и интересным человеком, но и хорошим примером для подражания.
Фрагмент книги Нейл Фьоре. Психология личной эффективности. Как победить стресс, сохранять концентрацию и получать удовольствие от работы. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
Эта книга, написанная опытным психологом, позволит вам посмотреть на свою работу со стороны, изменить отношение ко многим вещам, а также выработать полезные привычки, повышающие мотивацию и снижающие уровень стресса.
Коммуникация нужна для того, чтобы мотивировать, влиять, обучать, управлять,
убеждать,
а также объединяться ради миссии организации и личных идей и целей.
Тони Алессандра «Платиновое правило»
Эффективная коммуникация, несомненно, необходима для успешной реализации целей организации. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной поражений крупных компаний, армий и народов. Тем не менее многие менеджеры, предприниматели и бизнесмены по-прежнему думают, что коммуникация подразумевает умение давать распоряжения, спорить и оправдываться. Тогда как прежде всего это активное слушание. Как шутят американцы, для жителей Нью-Йорка слушать означает ждать своей очереди высказаться.
Любой продавец знает, что потенциального клиента нужно выслушать, чтобы понять его потребности, а чтобы поддерживать долгосрочное сотрудничество, следует поставить себя на его место, говорить в том же темпе и теми же фразами. Другими словами, успешный бизнес держится на длительных отношениях с клиентами. Когда вы предоставляете им качественные услуги, между вами устанавливается контакт. После споров или обсуждений вы переходите на другой уровень, осознав, что вас услышали, поняли и настроены к вам дружелюбно. Глубокая взаимосвязь строится на эффективных коммуникациях, которые формируют лояльность коллег, подчиненных и клиентов.
Эффективная или неэффективная
- Неэффективная коммуникация - это пререкания с окружающими, направленные на защиту своих целей и планов. Она подразумевает наличие победителей и побежденных. Подобный стиль «общения» корнями уходит в философию, делящую мир надвое: на «правильно и неправильно», «победу и поражение» или «хорошо и плохо», не учитывая промежуточных состояний. Есть лишь одно верное мнение, поэтому можно пренебречь взглядами и переживаниями людей, которые могут обогатить наши знания о мире и сформировать целостную картину. Вместо этого мы постоянно отстаиваем свои узкие воззрения. Успехом считается пауза в конфликте, когда обороняющийся временно отступает. Разногласия в итоге выливаются в сопротивление, потерю командной эффективности и даже саботаж, пока не воцарится баланс власти и уважения.
- Эффективная коммуникация, в свою очередь, ставит целью понять взгляды, чувства и мнения окружающих. Когда две стороны слушают друг друга, выигрывают обе. Взаимопонимание и уважение становятся основой сотрудничества, взаимозависимости и лояльности. Успех достигнут, если каждая из сторон скажет: «Да, именно это я и имел в виду. Вы меня поняли».
Навыки эффективной коммуникации позволяют сосуществовать противоположностям - это высшая способность понять иную точку зрения и найти компромисс. Зачем спорить о том, кто прав, кто виноват? Цель эффективной коммуникации - наладить и оберегать взаимосвязь, поддержку и рабочие взаимоотношения, взаимовыгодные и, следовательно, длительные.
Демонстрируя желание выслушать и понять позицию и переживания собеседника (не отрицая собственной точки зрения), вы создаете атмосферу безопасности и одобрения, которая повышает вероятность подписания выгодного контракта или заключения сделки.
Сила активного слушания
Сила активного слушания ярче всего проявляется в работе отдела по обслуживанию клиентов и в ходе переговоров. Чем качественнее работает его персонал, тем меньше жалоб и больше удовлетворенных клиентов и повторных обращений.
Хорошо обученные сотрудники отдела предлагают прекрасное обслуживание, учатся избегать споров и стараются сглаживать конфликтные ситуации.
Мой тренинг по эффективной коммуникации включает упражнения по слушанию, предполагающие деление аудитории на подчиненных (или клиентов) и руководителей (или сотрудников отдела обслуживания). Первоначальная цель - выслушать хотя бы три предложения, а затем перефразировать сказанное, пока говорящий не подтвердит, что услышан и понят. Когда участники демонстрируют, что разделяют разочарование или раздражение клиента, тот умеряет свой пыл. Один настоящий покупатель даже сказал: «О, вы так милы. Я думал, вы будете со мной спорить или обвинять во лжи».
Как-то раз на семинаре в строительной компании инженеры прервали речь и начали спорить и искать решение проблемы еще до того, как подчиненный закончил фразу. Даже в условиях ролевой игры дискуссия была довольно жаркой. Когда вы пытаетесь выразить свое недовольство и обиду, а вас не слушают, это очень раздражает.
Потребовалось несколько дней практики, прежде чем сотрудники строительной компании научились выслушивать десять предложений подряд и стали точно перефразировать то, что пытался сказать говорящий. Несколько участников тренинга (преимущественно среди мужской аудитории) рассказали мне во время перерыва, что эти занятия помогают и в общении с женой. На что я ответил: «Если хотите добиться большего, время от времени вставляйте слова “Продолжай” и “Ты права”».
Естественно, активное слушание помогает не толь ко в личных отношениях, но и в работе сервисной службы, в сфере управления персоналом и т. д. Помимо всего прочего, если внимательно слушать собеседника, времени на то, чтобы придумать контраргументы или оправдать свою позицию не остается. Поглощенность речью демонстрирует одобрение и позволяет говорящему чувствовать себя комфортно и раскрываться еще больше. А это означает больше удовлетворенных клиентов, повторные обращения и рост продаж. Навыки эффективной коммуникации напрямую влияют на прибыль любого бизнеса.
Упражнения по эффективной коммуникации
Участники моих тренингов знают, что чем актуальнее тема и эмоциональнее дискуссия, тем неотступнее нужно следовать руководству по достижению взаимовыгодной коммуникации. Процесс внимательного и активного слушания протекает гораздо естественнее, если несколько раз применить данные правила на практике.
- Решите, сколько времени каждый из вас будет говорить непрерывно.
- Смотрите друг на друга и наблюдайте за мимикой и жестами. Вас не должны разделять посторонние предметы, а расстояние между вами должно быть комфортным, примерно метр-полтора.
- Определите, кто говорит первым. Пока один излагает мысль, другой внимательно слушает и наблюдает. Слушатель концентрируется на словах собеседника, его интонации и телодвижениях, чтобы потом пересказать сообщение. Говорящий останавливается после трех-пяти фраз - вполне достаточно для того, чтобы слушатель уловил смысл, и не так много, чтобы забыть суть сказанного.
- Слушатель пересказывает слова, описывает жесты и мимику говорящего без какойлибо интерпретации и исправлений. Если говорящий взял слишком высокий темп, слушатель может прервать его словами:
- «Минутку, позвольте мне удостовериться, что я понял то, что вы сказали ранее».
- После того как слушатель изложил свою версию, говорящий указывает, в чем тот прав, исправляет ошибки и подтверждает, что его услышали и уловили вербальные и невербальные посылы.
- Упражнение продолжается до тех пор, пока говорящий не закончит и не почувствует удовлетворение от того, что его поняли. Затем участники меняются ролями (можно даже поменяться местами) и повторяют все сначала.
Чтобы пересказать чью-то мысль, требуется внимание к словам говорящего, его интонации и жестам. Вы должны обеспечить обратную связь в виде квинтэссенции вербальных и невербальных сигналов. Излагая мысли собеседника, вы преследуете следующие цели:
- Фокусируете внимание на собеседнике, вместо того чтобы осуждать, пререкаться или искать решение.
- Демонстрируете уважение и искреннюю попытку понять.
- Проверяете, все ли правильно поняли.
- Позволяете собеседнику прояснить смысл изложенного, а также узнать иные значения обращения. Например, можно сказать: «Ваши слова говорят о том, что вы обижены, но интонация и сжатый кулак заставляют меня думать, что, скорее всего, даже рассержены».
Воспользуйтесь данным руководством хотя бы раз, а затем обращайтесь к нему по мере необходимости. Главное - слушать друг друга, а не пререкаться. Компании, взявшие на вооружение навыки активного слушания, легко сметают преграды, мешающие общению, переговорам и продуктивной командной работе.
Принципы коммуникации
Вы общаетесь непрерывно
Чтобы ваше молчание или жесты были истолкованы правильно, лучше сразу сообщить о своем физическом и эмоциональном состоянии.
«Если вам кажется, что я немного несобран, не принимайте это на свой счет. Просто я подхватил ужасный насморк».
«Мне тяжело говорить о своих чувствах. Боюсь, это разрушит наши отношения, но я очень зол из-за того, что ты не поддержал меня на совещании».
Услышать не значит понять
Старайтесь не думать заведомо плохо о характере или намерениях окружающих и просите их пояснить мысль, если вы усомнились в значении того или иного сообщения или жеста.
«Думаю, я понял вашу мысль, но для пущей уверенности лучше повторю».
«Возможно, я неправильно записал время встречи. Я ждал вас в 9 утра».
Коммуникация не завершена, пока слушатель не подтвердит вашу правоту
Сравните два диалога.
- Совершенно с вами согласен. С нетерпением жду возможности прогуляться по парку.
- Прекрасный день, не правда ли?
- Смотрел вчера игру «Лос-Анджелес Лейкерс»?
Говорящий должен сделать так, чтобы слушатель его понял
Поставьте себя на его место. Постарайтесь прочувствовать культурный контекст слушателя. Обращайте внимание на языковые и смысловые различия.
«Ты выглядишь озадаченным. Может, я неясно выразился?»
«Простите, хочу убедиться, что вы поняли, что я имею в виду. Позвольте, объясню по-другому».
Используйте местоимение «я»
Не отступайте от своей субъективной правды, своей проблемы и своих целей. Например:
«Я столкнулся с одной проблемой: хочу тебя повысить, но не могу, потому что ты опаздываешь и не вовремя сдаешь проекты».
Старайтесь не лезть в душу, не анализировать и не диктовать свою волю. Не говорите:
«Сколько можно! Ты всегда опаздываешь (забываешь, принимаешь близко к сердцу)».
Избегайте сарказма и шуток во время серьезного обсуждения. Выражая обиду, злость или разочарование, вставляйте местоимение «я». Например:
«Плевать я хотел на сарказм. Если ты сердит, скажи мне прямо, и хватит повторять, что я не понимаю шуток или принимаю все близко к сердцу».
Никаких взаимных жалоб
Коммуникация наиболее эффективна, когда концентрируется на одном говорящем или одной проблеме. Откажитесь от каких-либо оправданий. Тот, кто жалуется, должен быть:
- услышан;
- понят;
- убежден, что вы на пути к компромиссу, еще до того, как слушатель ответит и перескажет его слова.
Запланируйте периоды охлаждения и моменты выплеска эмоций
Когда аргументы исчерпаны и начинают идти по кругу, лучше взять паузу и успокоиться.
«Тебе сейчас удобно говорить? Может, перенесем на 9 вечера?»
Различные стили коммуникации и предпочтения
Коммуникация не удается по ряду причин, среди которых одна из главных - различие стилей, культур и предпочтений. Хотя вообще-то это данность, а не проблема. Деловым людям просто необходимо обладать отличными навыками общения.
Личностные стили и предпочтения в коммуникации можно расположить на осях координат следующим образом: прямой против непрямого и ориентированный на задачу против ориентированного на человека.
Четыре стиля коммуникации и типы личности:
- Прямой и ориентированный на задачу: директора, менеджеры, президенты.
- Прямой и ориентированный на человека: продавцы и пиарщики.
- Непрямой и ориентированный на задачу: бухгал терия и технический персонал.
- Непрямой и ориентированный на человека: менеджеры по персоналу и административный персонал.
В каждом коллективе должны присутствовать все типы личности и стили коммуникации (см. табл. 4.1). Это обобщенные категории, в действительности отношения, стили и предпочтения в коммуникации пересекаются и комбинируются. Но таблица напоминает об их разности. Помните, что различие - это данность, а не проблема.
Стили восприятия информации
Помимо различных стилей общения ваши подчиненные, партнеры и клиенты по-разному воспринимают информацию, то есть каждый ее посвоему видит, слышит и трактует. Один из специалистов по коммуникации, бывший главный тренер футбольной команды «Окленд Рейдерс» Джон Мэдден однажды сказал: «Одним игрокам достаточно просто объяснить схему игры, и они поймут. Другим не надо ничего говорить, а лучше нарисовать на доске. А третьим нужно объяснить, нарисовать, и они все равно не поймут, пока сами не пробегутся по полю».
Мэдден получил педагогическое образование и в 42 года стал самым молодым тренером, добившимся 100 побед в сезонах. Он на практике столкнулся с тем, что одни воспринимают информацию на слух (аудиалы), другие зрительно (визуалы), а третьи физически (кинестетики).
Чтобы эффективно обучать и общаться с подчиненными, выясните характерный для них стиль восприятия, чтобы они слышали вас и были услышаны, видели, что вы имеете в виду, и схватывали то, что вы хотите до них донести. Если внимательно слушать и наблюдать за клиентами и подчиненными, то обнаружится, что они используют слова, которые сигнализируют о наиболее удобных для них способах усвоения информации. Аудиалы слушают звук и интонацию. Они очень чувствительны к эмоциям, выраженным голосом. Визуалам необходимо видеть слова, иначе они не поймут вас. Кинестетики должны физически и эмоционально почувствовать то, о чем вы говорите, потрогать и пропустить через себя.
Понаблюдайте несколько дней за тем, какие слова выдают ваш стиль коммуникации. Также обратите внимание, как лучшие продавцы приспосабливаются к стилю общения клиентов.
Этим навыкам обычно не придают значения, но они положительно сказываются на деловых контактах, гораздо быстрее разрешают конфликты и превращают вас в эффективного менеджера.
Таблица. Основные стили коммуникации
| Ориентированный на задачу | Ориентированный на человека | |
| Непрямой | Самоуверенный, решительный, готов рисковать, односторонняя коммуникация, высокий уровень достижений, разговорчивый, отдает распоряжения | Настойчивый, действует на опережение, переговорщик, общительный, мечтатель, масштабно мыслящий, оптимист, надежный, энтузиаст |
| Стиль: любит ясные, краткие, конкретные служебные записки, следит за временем: «Не отнимайте у меня время. Когда вы принесете отчет?» | Стиль: предпочитает открытую и дружескую беседу, похвалу и поощрение: «Интереснейшая задача и прекрасная возможность. Мы сделаем это». | |
| Потребности: четкая, краткая, конкретная информация | Потребности: признание, свобода самовыражения, решение трудных задач | |
| Должность: СЕО, исполнительный директор, член правления, президент | Должность: менеджер по продажам, пиарщик | |
| Прямой | Опасается риска, основательный, придерживается правил, реалист, дотошный, точный, дипломатичный, высокие стандарты, аккуратный | Дружелюбный, спокойный, хороший слушатель, внимательный, искренний, командный игрок, концентрируется на одной задаче |
| Стиль: предпочитает факты или вопросы, лишенные личностной окраски: «Давайте факты. Сообщите, пожалуйста, на что ушли эти деньги» | Стиль: предпочитает дружелюбную, теплую, приятную беседу: «Доброе утро. Как дела? Я могу чем-то помочь?» | |
| Потребности: точность, организация, формальное взаимодействие | Потребности: дружелюбное, привычное окружение, признание, внимание к мелочам | |
| Должность: бухгалтер, инженер, системный администратор, ИТ-специалист | Должность: менеджер по персоналу, социальный работник, администратор |
© Публикуется с разрешения издательства