Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.
Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.
Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
- срочные и важные;
- важные, но не срочные;
- срочные, но не важные;
- не срочные и не важные.
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:
Значение квадрантов в матрице
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
- Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
- Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
- Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
- Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
Выбор цвета для матрицы
Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.
Например:
Красный = срочно.
Желтый = важно, но не очень срочно.
Зеленый = срочно, но не важно.
Серый = не срочно, не важно.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
- Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
- Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
- Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
- В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
- Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
- Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:
Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.
Принцип эйзенхауэра
Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от этих критериев выделяются четыре группы дел:
Срочные и важные дела. За них следует приниматься тут же и самому.
Срочные, но не очень важные (менее важные) дела. Здесь руководителю не стоит проявлять поспешность. Если задача, несмотря на срочность, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-то особых качеств.
Важные, но не срочные дела. Их не требуется выполнять безотлагательно, они могут подождать. Проблемы с такими делами начинаются тогда, когда они превращают ся в срочные. А поскольку это происходит неизбежно, можно рекомендовать следующее: лучше всего важные, но не срочные дела либо отложить, либо полностью или частично поручить своим подчиненным. Кстати сказать, этим вы не только сэкономите время, но и сможете способствовать повышению мотивации своих сотрудников.
Несрочные (менее срочные) и неважные (менее важные) дела. Эти дела можно вообще не делать безо всякого Ущерба. Наберитесь мужества и для этих дел используйте корзину для бумаг.
А сейчас мы поговорим о втором очень важном аспекте планирования, а именно о планировании рабочего времени.
В важности такого разговора едва ли необходимо кого-либо убеждать. «И куда только ушло мое время», - говорят многие руководители, загруженные работой. К сожалению, для нашего руководящего состава не иметь времени и работать как можно больше (дольше) стало своеобразным символом статуса, служебного положения и Даже предметом гордости. Но дело здесь, конечно, не в перегрузке работой, а в простом неумении планировать собственное время. Исследователь в области менеджмента А. Маккензи в результате многочисленных опросов высшего управленческого персонала сделал вывод, что из ста менеджеров лишь одному (1\%) хватает времени для решения всех дел. Десятерым (то есть 10\%) его требуется на 10\% больше, сорока (40\%) - на 25\% больше, а остальным не хватает даже 50\% дополнительного времени. И это, конечно, свидетельствует не о количестве дел и загруженности менеджеров, а о массовом неумении рационально использовать свое время. Не случайно поэтому в современном менеджменте существует раздел, который называется «Менеджмент времени». Давайте познакомимся с психологическими аспектами менеджмента времени. Начнем с цитат:
«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (А. Лейкен).
«Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (П. Друкер).
«Умение распоряжаться временем, наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей, выступает фактором, который пред-1 определяет ваш успех или неудачу» (3. Зиверт).
«Самое важное в вашей жизни - это в конечном счете ваше время» (А. Лейкен).
Из чего складывается менеджмент времени? Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя и, во-вторых, из умения планировать рабочий день. Сначала рассмотрим наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени! Попробуйте в своей работе устранить хотя бы пять из них и это будет прекрасный результат.
Ловушки времени
Нечеткая постановка целей.
Отсутствие приоритета в целях.
Попытки слишком много делать за один раз.
Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
Плохое планирование рабочего дня.
Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).
Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.
Плохое ведение документации.
Недостаток мотивации.
Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.
Недостатки в кооперации и разделении труда.
Отрывающие отдел телефонные звонки.
Незапланированные посетители.
Неспособность сказать «нет».
Неполная запоздалая информация.
Отсутствие самодисциплины.
Неумение довести дело до конца.
Нерабочая обстановка (посторонний шум).
Затяжные совещания.
Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
Отсутствие обратной связи.
Болтовня на частные темы.
Излишняя коммуникабельность.
Деловые записи сверх меры.
Синдром откладывания.
Желание знать все факты.
Длительность ожидания (например, деловой встречи).
Спешка, нетерпение.
Слишком редкое делегирование дел.
Недостаточный контроль и самоконтроль.
Перейдем теперь к анализу принципов эффективного планирования рабочего дня. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.
Принципы и правила планирования рабочего дня, которые я предложу вашему вниманию, не носят, конечно, обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль - он для вас будет наилучшим.
Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:
¨ правила начала дня;
¨ правила середины дня;
¨ правила окончания дня.
Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения . Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями».
Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое - попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки. Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.
Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени , то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того, разработка четкого плана на день не только экономит время , она повышает эффективность .
Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра
Существует два приоритетных принципа для планирования чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.
Это принцип Парето , исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра - принцип градации по приоритетам. В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов).
Принцип же Эйзенхауэра разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А - важные и срочные; выполнять немедленно; В - важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С - не важные, но срочные - в идеале делегировать).
В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план , состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия , если это допустимо.
Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.
Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня.
Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник - не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.
В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону , в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.
Выглядеть это может примерно так:
- 9:00-10:00 - почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
- 10:00-12:00 - работа по важным задачам;
- 12:00-13:00 - обед, почта, месседжеры, резерв времени;
- 13:00-15:00 - работа по текущим задачам;
- 15:00-17:00 - работа по важным задачам;
- 17:00-18:00 - почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.
При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?
Сопутствующие секреты планирования рабочего дня
Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове . Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.
Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой (это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно - и об этом очень многие забывают чаще всего - согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.
Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме - захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).
Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.
К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать - нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).
Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день , можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об одном из самых эффективных инструментов управления временем – матрице Эйзенхауэра.
Сегодня вы узнаете:
- Что такое матрица Эйзенхауэра;
- Как можно применять матрицу в повседневной жизни (с примерами);
- Какие приемы помогут сэкономить время.
«Долог день до вечера, коли делать нечего» – гласит народная мудрость. Совсем другие афоризмы рождаются у занятых людей, которые бегут наперегонки со временем: «Как бы к суткам прибавить двадцать пятый час?».
В условиях многозадачности перед каждым деловым человеком рано или поздно встает вопрос о грамотном распределении временных ресурсов. Стартовые условия равны для каждого жителя на планете – час включает в себя шестьдесят минут абсолютно для всех. Но то, насколько эффективно люди организуют свое время, во многом определяет разницу между успешным человеком и вечным неудачником.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.
Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.
Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.
Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.
Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.
Характеристика квадрантов
Квадрант А: важные и срочные
В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.
Эти дела соответствуют следующим утверждениям:
- Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.
Пример. В ближайшем будущем вы рассчитываете на повышение. Руководитель просит вас как можно быстрее сдать отчет о проделанной работе. Это важно? Да, так как вы не хотите упустить шанс на карьерный рост. Это срочно? Да, так как сейчас самое время показать свою исполнительность.
- Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.
Пример. У вас разболелся зуб. Важно? Все, что связано со здоровьем – всегда важно. Срочно? Вы рискуете потерять зуб и на обезболивающих лекарствах долго не протянете.
Квадрант В: важные и несрочные
У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.
Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.
В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.
Для них действует единый критерий:
- Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное.
Пример. Вы программист и должны сдать написанную вами программу до понедельника. Сегодня только четверг, у вас уже все готово, но вы решили отложить сдачу своей работы до пятницы, чтобы все еще раз тщательно проверить.
Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна.
Квадрант С: Неважные и срочные
Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.
В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.
Дела этого квадранта имеют такие характеристики:
- Быстрое выполнение этой задачи поможет .
Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая будет проходить только один день. Важно? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочно? Да, распродажа действует один день. Приятный бонус: срочная покупка позволит немного сберечь бюджет семьи.
- Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.
Пример. Вы журналист. Вас приглашают на банкет, куда может приехать редактор интересующей вас газеты. Важно? Не особенно, все слишком неопределенно. Срочно? Да, потому что банкет не будет длиться вечно, нужно принять решение – либо ехать, либо нет.
Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта. Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный.
Квадрант D: Неважные и несрочные
Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.
Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.
Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.
Так категорично можно говорить только о вредных привычках вроде курения и систематического употребления крепкого алкоголя. Такие примеры дел, как общение в социальных сетях, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, увлечение компьютерными играми – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.
Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.
Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.
Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.
Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.
- Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
- На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
- Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы. Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?
- В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
- Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
- В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
- Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.
Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра
С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.
Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):
- Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
- Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
- Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
- Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
- Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
- Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
- Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
- Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
- Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
- Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
- Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
- Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
- Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
- Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).
| СРОЧНО |
НЕ СРОЧНО |
|
| ВАЖНО |
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. Навестить друга в больнице |
Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)
Съездить на прием к окулисту Зайти в бухгалтерию Позаниматься английским |
| НЕ ВАЖНО | Заехать в банк, внести платеж за ипотеку
Купить корм для кота Купить новую прокладку для крана Отправить книгу коллеге |
Подстричься Купить продуктов Сходить в бассейн Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте |
Помните: одно и то же дело для разных людей может обитать в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то позаниматься своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным делам. Вы и только вы можете распределить ваши дела так, как видите свои жизненные приоритеты.
При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра
Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).
В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.
Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.
С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.
С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.
Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.
Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.
Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.
Итак, подведем итог.
Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:
- Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
- Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
- Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
- Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.
- У вас всегда имеется четкий список дел на день;
- Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
- Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
- Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
- Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
- В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.
Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.
Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.
Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.
Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.
- Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
- Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
- Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности . Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и .
- Не перегружайте себя . Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.
Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?
- Не «мусольте» проекты и дела . Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
- Не стремитесь отлично разбираться во всем . На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.
Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.
Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.
Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.
Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!
Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что-то полезное – и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем-нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.
Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?
Во-первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!
Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.
Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне – как в рабочее, так и в нерабочее время.
Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» – как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться. Срочные, но неважные дела – делегировать кому-то (насколько это возможно). Несрочные и неважные – просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного-двух раз в месяц.
Чрезвычайно важно научиться отказываться от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по-настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм-менеджменте – слово «НЕТ».
В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:
☼ максимум времени тратить на дела «А», и только на них;
☼ в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;
☼ достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.
Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные (по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?
На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража. Данную систему мы и обсудим дальше!
Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.