Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Поэтому в 2015 году оформлять командировочное удостоверение не нужно. Отмена связана с тем, что командировочные удостоверения являются лишними документами: время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы.
При направлении работника в командировку в 2015 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки в 2015 году?
Документы для оформления командировки в 2015 году:
1. Приказ о направлении в командировку.
2. Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки).
3. Табель учета рабочего времени (поставить отметки).
4. Авансовый отчет работника.
5. Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле).
То есть регламент действий такой.
Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.
Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении нужно поставить прочерки. Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.
Кроме того, дни нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами - К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.
Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).
После того как работник вернулся из командировки, он должен составить о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.
При командировке заграницу время командировки определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).
Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее
Обязанность заполнять командировочные удостоверения была снята с работодателя в начале 2015 года, но при необходимости вы можете оформить этот документ. Как это сделать – расскажем в этой статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- как оформить командировочное удостоверение;
- какие даты поставить в командировочном удостоверении;
- как вносить исправления в командировочное удостоверение;
- какие отметки делать в командировочном удостоверении;
- какая печать должна ставиться на командировочных удостоверениях.
Изменения, привнесенные в порядок направления работников в командировку, во многом на руку кадровику. Теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение, а срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают проездные билеты. Работник просто предоставляет их по возвращении в отдел кадров.
Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:
Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.
Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.
Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).
Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).
Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.
Внимание!
По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командировки. Поэтому для того, чтобы организация имела возможность без риска учесть расходы на возмещение затрат работника по использованию личного транспорта при исчислении налога на прибыль, необходимо составить первичный оправдательный документ в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Учитывая эту позицию, Минтруд России уже готовит проект новых изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Принятое Правительством РФ постановление*, вступило в силу 8 января 2015 года. До этого дня сроки пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждались командировочным удостоверением.
Порядок оформления командировки до внесения изменений в законодательство:
1. Составляется служебное задание.
2. Служебное задание подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
3. Подписанное служебное задание передается в отдел кадров.
4. Отдел кадров издает приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).
5. Выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10).
6. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о проделанной в командировке работе.
7. Отчет о работе согласовывается с руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник.
8. Работник сдает командировочное удостоверение и авансовый отчет в бухгалтерию.
Важные бланки при оформлении командировки**
Предлагаем вам ознакомиться с необходимыми для оформления командировки бланками.
При необходимости вы можете их скачать на свой компьютер.
Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки
Форма №3
Этот документ понадобится, если работник едет в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле).
Даты в командировочном удостоверении
Разберемся: какие даты нужно ставить в документах? Командировка начинается в день отправки к месту ее прохождения с места постоянной работы. Подтверждением тому служит билет на самолет, поезд, автобус. Дата отправления до 24:00 – это текущий день. День приезда – это день прибытия работника на выбранном транспорте к месту постоянной работы. Продолжительность командировки – дни от ее отъезда до приезда работника обратно. Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения.
Отметки в командировочном удостоверении
Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.
Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки.
Исправления в командировочном удостоверении
В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом. Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения. Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить.
Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 об отмене командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года. Давайте разберемся, как же оформить командировку без командировочного удостоверения. С 8 января 2015 года подтверждать командировку и расходы можно проездными документами. Для поездки зарубеж необходимы также отметки в паспорте. Если работник поедет на личном транспорте, он должен будет написать служебную записку в произвольной форме, к которой приложить документы об использование авто в поездке (чеки АЗС, чеки об оплате платной дороги и другие подобные документы). Помимо этого с 8 января 2015 года отменено требование составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.
Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны
По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
- Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте.
В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.).
Правительство рф отменило командировочные удостоверения
Важно
Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения.
Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить. Пример командировочного удостоверения Ниже вы можете ознакомиться с примером заполнения бланка командировочного удостоверения и скачать образец на свой компьютер.
Ошибка 404
Фактический срок пребывания в командировке будет теперь определяться по проездным документам или указываться сотрудником в служебной записке, если он добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае дополнительно необходимо будет приложить к авансовому отчету оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Документ опубликован 31 декабря 2014 года на официальном интернет-портале http://www.pravo.gov.ru и уже вступил в силу.
Отметим, что командировочные удостоверения отменены во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р).
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Как подтвердить расходы после отмены командировочного удостоверения в 2015 году Итак, командировочные удостоверения в 2015 году отменены. Но это не значит, что теперь не требуются иные документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным».
Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года
Внимание
Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте. Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.
Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года
- Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
- Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
- Табель учета рабочего времени.
- Авансовый отчет.
С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, - читайте в статье.
Что признается служебной командировкой Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.
- Главная
- Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ» Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример. Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных. ! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример.
В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.
Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны
8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.
С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.
Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.
Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.
Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.
Письменное решение руководителя
Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.
Отменен журнал учета командированных сотрудников
Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.
Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.
Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения
С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.
Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.
Как с 2015 года отчитываться по командировке
С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:
- авансовый отчет;
- документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
- проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
- документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).
О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.
Письменное решение — основание для направления в командировку
Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».
На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).
Образец 1 Приказ о направлении в командировку
Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды
В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).
Служебная записка
Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).
Образец 2
Документы, прилагаемые к служебной записке
К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).
* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.
Если нет документов на проезд и проживание
В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.
Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).
Образец 3
Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны
Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.
Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.
Можно не вести…
- журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.
Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.
…но хранить обязательно
Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.
Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Журналы отменят в ближайшем будущем
Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .
Сентябрь 2015 г.