Статус индивидуального предпринимателя имеет свои особенности. Обычно основной документ для его подтверждения - это трудовая книжка. В этой статье подробно рассматривается вопрос о том, нужно ли ИП делать запись в трудовой книжке самому себе и как он может подтвердить свой стаж.
Обычно наличие этого документа нужно на практике для двух целей:
- подтверждение стажа для оплаты больничного;
- при сдаче необходимых документов для оформления пенсионных выплат.
В первом случае речь идет о страховом стаже. Законодательством предусмотрено, что в указанный стаж засчитывается время, когда человек был индивидуальным предпринимателем и выплачивал взносы в Фонд социального страхования.
Больничный может потребоваться индивидуальному предпринимателю в следующих случаях:
- Он прекратил деятельность и теперь является наемным работником и при этом болеет или травмирован.
- Он продолжает быть индивидуальным предпринимателем и одновременно является наемным работником, которому выдали больничный.
- Предприниматель сам себе выписывает больничный.
Оформить больничный сам себе он имеет право, если вносил деньги в Фонд социального страхования (ФСС) за себя на добровольной основе. В этом случае он имеет право обращаться в ФСС для его оплаты, которая предоставляется ему в полном размере на уровне минимальной зарплаты, если на этот момент у него было не менее двух лет страхового стажа. В этом его отличие от наёмного работника, которому часть суммы обязан выплатить его работодатель.
В случае если ему выписан больничный в качестве работника, то время, в течение которого он добровольно выплачивал взносы в ФСС при наличии регистрации в качестве индивидуального предпринимателя включаются в страховой стаж.
Когда речь идет о начислении пенсии, законодательство разрешает учитывать период предпринимательской деятельности ИП в качестве пенсионного стажа. Делается это при условии, что он платил взносы в Пенсионный фонд в течение этого времени.
Поэтому индивидуальный предприниматель может решать такие вопросы без ведения трудовой книжки. Если до начала своей предпринимательской деятельности он был наемным работником, то за этот период трудовая книжка по-прежнему будет нужна.
Можно ли ИП сделать запись в трудовой книжке самому себе
В статье 66 ТК РФ указано, что когда гражданин поступает на работу, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Сделать это необходимо на протяжении первых пяти дней его работы.
Правила заполнения документа регламентируются нормативными актами:
- Правилами, которые были утверждены Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.
- Инструкцией по заполнению - это Приложение 1 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10 октября 2003 г.
Здесь отсутствуют какие-либо указания по заполнению документа для ИП, однако указано, что этот документ заполняется для работника, то есть для лица, которое заключило трудовой договор.
Последний представляет собой соглашение между двумя сторонами:
- работодателем;
- сотрудником.
Индивидуальный предприниматель в этих случаях выступает в качестве работодателя. Если предположить, что он планирует оформить книжку на себя, то ему придётся заключить договор с самим собой, что не выглядит возможным.
Поэтому хотя прямого законодательного запрещения нет, по указанным выше причинам оформлять этот документ для себя индивидуальный предприниматель не может.
Запись в трудовой книжке ИП
Поскольку сам для себя ИП трудовую книжку не заполняет, сведения о нем могут появиться там в одном из следующих случаев:
- Индивидуальный предприниматель зарегистрировал юридическое лицо и принял себя в него на работу, оформив трудовую книжку.
- ИП работает наемным работником одновременно с осуществлением предпринимательской деятельности.
В первом случае нужно учитывать, что юридическое лицо, его учредитель и наемный работник являются разными юридическими субъектами даже в том случае, если речь во всех трёх случаях идёт об одном человеке. Поэтому оформление трудовой книжки в этом случае соответствует закону.
Во втором случае работа с трудовой происходит обычным образом. В обоих рассматриваемых случаях оформление происходит в соответствии с общепринятыми правилами.
Образец записи в трудовой книжке работника ИП
Пример записи в трудовой книжке работника ИП
Когда индивидуальный предприниматель нанимает сотрудников, он должен оформлять им трудовую книжку в соответствии с законом. Этого можно не делать, если человек работает здесь по совместительству.
Однако и в этом случае, если работник попросит о внесении таких записей (это может быть важно, например, когда нужно засвидетельствовать стаж работы в определённой профессии), то ИП будет обязан это сделать.
Если до найма на работу сотрудник не имел такого документа, индивидуальный предприниматель обязан купить за свой счёт и провести её первоначальное оформление. Законодательство предусматривает, что оформление должно быть сделано на протяжении пяти дней после приема на работу.
Одним из важных правил заполнения документа является запрещение использования сокращений. Любые названия должны быть написаны полностью.
При увольнении недостаточно просто зафиксировать данный факт. В документе должна быть указана причина увольнения, сопровождаемая ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
Все записи обязаны иметь свой порядковый номер. Если место для внесения сведений подошло к концу, к книжке подшивается специальный вкладыш. В нём первой ставится запись со следующим номером.
Бывает, работник отказывается предоставлять трудовую индивидуальному предпринимателю. В этом случае запрещается заводить на него вторую трудовую книжку.
Нужно найти двух свидетелей и составить акт о том, что ее отказываются предъявлять. Если у работника есть возражения или замечания, он имеет право записать их на этом акте. Если отказывается подписывать, делается запись на этом документе и ИП со свидетелями его подписывают.
Делая запись о приеме, нужно указать должность, на которую работник был принят. Записи о дисциплинарных наказаниях в книжку не вносят. Но здесь имеется одно исключение. Если на основании такого нарушения происходит увольнение, то такая запись фиксируется.
Образец записи в трудовой книжке работника ИП можно скачать здесь:
Стаж ИП
Стаж ИП рассчитывается:
- для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и аналогичных;
- для начисления страховой пенсии по старости.
Для того чтобы стаж подтвердить, необходимы документы:
- Подтверждающие регистрацию ИП.
- Если он прекратил свою предпринимательскую деятельность, то нужен подтверждающий документ.
- Справка из Пенсионного фонда о том, что выплачивались взносы на протяжении периода деятельности ИП (эти выплаты являются обязательными). Документ необходим при определении .
При определении стажа для выплаты больничного, пособия по беременности и в связи с рождением ребёнка нужен документ, который подтверждает уплату взносов в Фонд социального страхования в течение определенного периода. Взносы выплачиваются индивидуальными предпринимателями на добровольной основе. При наличии данных документов стаж ИП является документально подтвержденным.
Особенности ведения трудовой книжки для ИП
При внесении записей работникам индивидуального предпринимателя применяются такие же правила, как и в других случаях. При этом предусмотрена необходимость указать наименование работодателя. Для работников ИП здесь делают надпись: «Индивидуальный предприниматель Ф. И. О.».
Законодательство разрешает индивидуальным предпринимателям вести деятельность без печати. В таком случае в трудовой книжке печати не будет.
В остальных вопросах каких-либо особенностей при оформлении нет.
Ещё одно различие состоит в том, что ИП самостоятельно оформляет документы работающих у него сотрудников, ведь своего отдела кадров у него нет.
Хранение
Если работник уволился, но не пожелал забрать документы, индивидуальный предприниматель должен предпринять попытки связаться с ним и отдать их. Если этого сделать нет возможности, хранить книжку нужно в течение двух лет, а затем её сдают в архив. При этом срок хранения составляет 50 лет.
В этом семинаре вы познакомитесь с особенностями учета, ведения и хранения трудовых книжек:
Исправление ошибок
Возможна ситуация, когда необходимо . Бывает так, что ошибки не были допущены, но изменились данные работника. Это возможно, например, когда сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию.
При выполнении исправлений на титульной странице нужно зачеркнуть неверные данные горизонтальной чертой и написать правильную информацию рядом. При этом и зачеркнутая надпись и правильная должны быть ясно видны. На внутренней стороне обложки делается подробная запись о причине произведенных исправлений.
Например, если была изменена фамилия в связи со вступлением в брак, то запись должна содержать указание на документ, который был предъявлен для изменения фамилии. Под записью ставится печать индивидуального предпринимателя, если она есть. Если же он работает без печати, то ставится подпись.
Если была обнаружена ошибка при заполнении, сделанная на предыдущем месте работы, то для исправления нужно связаться с предыдущим начальником и попросит его внести соответствующие исправления.
Если ошибки сделаны в той части документа, где делаются записи о приеме на работу, увольнениях или награждениях, то зачеркивать здесь нельзя. Просто делается новая запись, в которой указывают, что определённый текст неверный и вместо него следует читать следующее - далее вносится правильный текст исправляемой записи.
Итак, закон не предусматривает записей в трудовой книжке для ИП. Но подтвердить его стаж возможно другими способами.
Ваши действия, если в трудовой книжке обнаруживаются неправильные записи или отсутствует запись о вашей работе, — в этом видео:
Форма для приема вопроса, напишите свой
По ТК РФ предприниматели, как работодатели, несут обязанность документально оформлять отношения с работниками. После начала собственного бизнеса многим требуется образец заполнения трудовой книжки ИП, чтобы правильно отразить сведения о нанятых сотрудниках. В случае нарушения нормативных правил нарушителям грозит административное наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.
Обязанность ИП по заполнению трудовой книжки
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель заводит трудовую и вкладыш к ней на каждого сотрудника, который работает на него более 5 дней. Закон требует письменного оформления трудовых договоров и контрактов.
Индивидуальный предприниматель вносит в документы работников сведения о приеме и увольнении. Это прописано в том числе в правилах, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 №225 и инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 №69, где законодатель приводит образцы трудовых книжек и порядок оформления персонала.
Нужно ли ИП заполнять трудовую книжку на себя
Бизнесмен не производит заполнение трудовой книжки ИП для себя, поскольку документ не предназначен для фиксации сведений о ведении коммерческой деятельности. Удостоверить факт наличия занятости позволяет свидетельство ОГРНИП.
Трудовой стаж предпринимателя учитывается на основании взносов в ПФР. Начало и конец коммерческой деятельности соответствуют дате постановки и снятия с учета в ФНС РФ. Для подтверждения отработанного стажа лица получают в ПФР справку о периоде выплат, совершенных за время пребывания в статусе предпринимателя.
Как ИП заполнить трудовую для работника
В отношении каждого гражданина, принятого на основную работу по договору, происходит заполнение трудовой книжки. ИП, е сли сотрудник поступает на работу впервые, оформляет документ и делает первую запись в течение 7 дней с момента приема. Для совместителей записи о приеме не делаются.
Ведением трудовых предприниматель занимается самостоятельно или нанимает для этих целей кадрового специалиста. Чтобы правильно отразить сведения в документе, потребуется:
- Цвето-водостойкая ручка с синими, черными или фиолетовыми чернилами.
- Печать предпринимателя (при наличии).
- Приказ о приеме на работу.
Образец заполнения трудовой книжки, в том числе ИП, можно найти здесь.
На развороте трудовая содержит 4 графы: порядковый номер, дата заполнения, вносимые о работнике сведения, наименование документа, послужившего основанием для выполнения записи.
Какие записи можно вносить
Книжка содержит сведения с ФИО, датой рождения, образованием, профессией, специальностью гражданина. Данные вносят согласно паспорту и документам об образовании.
Работодатель отмечает информацию о приеме, выполняемой работе, переводах, награждении, расторжении контракта. Сведения о наложенных взысканиях указывают только при условии, что они послужили причиной для увольнения.
При появлении нового сотрудника необходимо отразить номер записи по порядку, дату приема, должность и основание для начала трудовых отношений (приказ, распоряжение). При расторжении контракта ИП указывает в документе дату, причину и основание для увольнения с формулировкой из ТК РФ, - по соглашению сторон, по собственному желанию и т.д. В обязательном порядке фиксируются реквизиты приказа и подпись работника.
Правила заполнения трудовой
Вся информация вносится в документ без сокращений, в пределах соответствующих разделов. Работодатель знакомит сотрудника с каждой вносимой записью под роспись. Записи из трудовой повторяются в личной карточке.
При обнаружении ошибок в документе исправления совершаются:
- Тем работодателем, которых их допустил.
- Новым работодателем на основании официального документа, выданного допустившим неточность лицом.
Изменить ошибочные записи можно путем признания их недействительными (буквально, фразой «запись считать недействительной», не забыв подпись ответственного лица) и указания правильных данных.
В России трудовая книжка - это главный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже наемного работника. С 2008 г. обязанность ведения и заполнения трудовых книжек появилась и у индивидуальных предпринимателей. Из этой статьи вы узнаете, можно ли ИП вести записи в трудовой книжке самому себе и как этот вопрос регулируется на законодательном уровне.
Кто такой ИП
Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, которое зарегистрировано в качестве ИП и ведет предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Иными словами, даже после прохождения процедуры государственной регистрации индивидуальный предприниматель остается физическим лицом.
ИП регистрируется по адресу постоянной регистрации гражданина. В отличие от юридического лица, индивидуальный предприниматель априори не является работодателем. Он обязан зарегистрироваться в таком статусе только тогда, когда заключит первый трудовой договор с наемным сотрудником. Также у ИП нет учредительных документов, в которые организации вносят сведения обо всех производимых изменениях.
Какой закон регулирует обязательное ведение трудовых книжек ИП
Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье
Рассмотрение вопроса о записи в трудовой книжке в отношении индивидуального предпринимателя имеет два основных аспекта. Первый аспект - это то, как ИП производит запись в трудовой книжке самому себе. Второй касается ситуаций, когда ИП производит записи в трудовые книжки работников. Отмечаем, что ни тот, ни другой аспекты четко законом не регламентированы. Поэтому указанные вопросы нуждаются в дополнительном разъяснении.
Трудовая книжка
В трудовой книжке каждого сотрудника организации и ИП фиксируют информацию о его трудовой деятельности и стаже. Такая информация строго регламентирована на основе ТК РФ и подзаконных актов.
Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).
Отметим, что ни один из них не содержит специальных норм и каких-либо особенностей в отношении ИП. Однако такие особенности все же имеются.
Нужна ли трудовая книжка ИП
ТК РФ указывает на три вида работодателей, одними из которых являются физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей. Таким образом, статус ИП в трудовых правоотношениях прямо следует из норм трудового законодательства: индивидуальный предприниматель является не работником, а работодателем. Работником же признается лицо, которое вступило с работодателем в трудовые правоотношения ().
Очевидным является тот факт, что предприниматель не может вступить в трудовые правоотношения сам с собой. Следовательно, работником в смысле, придаваемом этому понятию статьей 20 ТК РФ, предприниматель не является.
На основании статьи 66 ТК РФ работодатели обязаны вести трудовые книжки на работников.
Таким образом, приходим к выводу, что индивидуальный предприниматель не ведет на себя трудовую книжку, т.к. законодательство такой возможности для него не предусматривает.
Вопрос же о том, как и куда именно следует записать деятельность ИП (если не в трудовую книжку) для подсчета стажа, урегулирован законодательством в сфере пенсионного обеспечения. В страховой стаж входит деятельность ИП, следовательно, главным подтверждением факта осуществления трудовой деятельности и соответствующего стажа для индивидуального предпринимателя является свидетельство о государственной регистрации статуса предпринимателя в налоговом органе.
Работа у ИП по трудовой книжке
Индивидуальные предприниматели в случаях, указанных в статье 66 ТК РФ , обязаны вести трудовые книжки в отношении трудящихся у них сотрудников по найму.
Законодательство (в частности Правила и Инструкция) не учитывает некоторые аспекты статуса предпринимателя в разрезе рассматриваемого вопроса.
К примеру, на основании пункта 3.1 Инструкции в трудовой книжке необходимо отразить полное и сокращенное наименование организации.
В данном случае указанный пункт следует трактовать не в отношении организации как юридического лица, а в отношении работодателя, т. е. ИП.
С учетом этого запись следует производит в соответствии со свидетельством о регистрации в качестве ИП.
Фамилия, имя и отчество (при наличии) должны быть указаны полностью, без сокращений.
Кроме того, следует учитывать, что наличие печати не является обязательным требованием для работодателей. Между тем Правила и Инструкция в отдельных случаях требуют ее проставления на страницах трудовой книжки. ИП же, у которого такой реквизит отсутствует, вправе заверить соответствующие записи своей подписью.
Не так давно Трудовой кодекс претерпел определенные изменения – теперь на ИП возложена обязанность заводить трудовую книжку на каждого своего сотрудника. Конечно, при внесении изменений в ТК появляется множество вопросов. Поэтому надо выяснить, как происходит оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем и нужна ли самому предпринимателю книжка?
Почему возникла необходимость оформления?
Трудовой кодекс Российской Федерации утверждает, что в обязательном порядке у каждого работника должна иметься трудовая книжка. Ее оформляет работодатель. Однако раньше в ТК упоминания о том, что трудовую книжку обязан заводить и ИП для своих работников, не было. Индивидуальный предприниматель не сталкивался с вопросом оформления и ведения этой документации, но его работники впоследствии нередко получали проблемы, связанные с отсутствием стажа.
Многие сотрудники, которые позже сменяли работу у ИП на официальное трудоустройство, сталкивались с такой проблемой, как отказ нового начальника учитывать годы работы у предпринимателя, указанные в предоставляемом новым работником трудовом договоре. Кроме того, многие ИП просто забывали зарегистрировать договоры в органах местного самоуправления, что считалось обязательной процедурой.
Нужна ли предпринимателю трудовая книжка?
То, что данный документ необходим сотрудникам, это понятно. Однако индивидуальные предприниматели не являются работниками – они наниматели. То есть трудовая функция ими не выполняется, и ИП, согласно своему статусу, не считается работником. Поэтому в собственную трудовую книжку они не вносят никаких записей.
Ни сам ИП, ни кто-либо другой не имеет законных оснований заполнять трудовую книжку предпринимателя. Каким же образом начисляется стаж?
В обязанности ИП входит отчисление страховых взносов в Пенсионный фонд для своей будущей пенсии. Пока поступления продолжаются, вы числитесь индивидуальным предпринимателем – и ваш стаж накапливается. Как только поступления прекращаются в связи с завершением предпринимательской деятельности, вы получаете справку о стаже.
Закон гласит, что период предпринимательской деятельности высчитывается, когда исчисляется стаж. Документом, который это подтверждает, в таком случаев выступает лист записи ЕГРИП.
Сразу же после того, как регистрация была осуществлена, индивидуальный предприниматель обязан выплачивать определенную сумму в качестве страхового взноса в Пенсионный фонд:
- Фиксированные суммы взносов. Сумма взноса может меняться ежегодно, в соответствии с правительственными актами или законами, которые предназначены для населения, занимающегося предпринимательской деятельностью.
- Размеры взносов, которые устанавливают для лиц, производящим выплаты или вознаграждения физическим лицам.
Гарантией получения в будущем пенсии является фиксированная сумма взносов.
Каждый предприниматель должен хранить у себя документы, подтверждающие его индивидуальную предпринимательскую деятельность.
- Лист записи ЕГРИП.
- Уведомление об осуществлении регистрации в Пенсионном фонде.
- Квитанции либо платежные поручения, которые подтверждают то, что вы регулярно оплачиваете страховые взносы.
Видео: Как делать записи в трудовой книжке ИП?
Трудовая книжка сотрудника
Оформление трудовой книжки ИП должно происходить согласно всем требованиям, представленным в ТК.
Так, если работник рассматривает работу у предпринимателя как основной вид деятельности и не имеет другой занятости, оформить книгу необходимо не менее 5 рабочих дней после начала работы сотрудника. С вступлением в силу нового закона, принятого 6 октября 2006 года, появилась необходимость указывать дату заполнения книжки не позднее этой даты, с первого дня начала работы сотрудника.
Несколько подсказок
- Записывать дату в любой раздел можно только арабскими цифрами (число и месяц пишутся двухзначными, год – четырехзначными).
- Записи должны непременно производиться аккуратно (даже расписаться нужно разборчиво). Вносят их ручкой (на выбор – гелевой, шариковой, ручкой-роллером) или световодостойкими чернилами традиционных цветов – синего, черного, фиолетового.
- Разделы «Сведения о работе», а также «Сведения о награждении» не допускают зачеркиваний или неправильных надписей.
- Записи, вполне возможно, будет вносить человек, которого работодатель назначит ответственным за это, если штат сотрудников большой и сам ИП не имеет возможности этим заниматься. Потому в графе, где указано «подпись лица, ответственного за ведение книжки» ставится либо фамилия предпринимателя, либо человека, заполняющего документ.
Как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки?
Оформление титульного листа должно соответствовать положению второго раздела под названием «Инструкция для записных книжек», утвержденной в 2003 году, 10 октября. Если полностью следовать данным инструкциям, не должно возникнуть никаких проблем с заполнением, да и ошибок тоже не должно быть допущено.
Указание ФИО должно быть не только разборчивым, но и полным – сокращать их ни в коем случае нельзя. Указываются ФИО сотрудника и дата его рождения, образование (специальность или профессия – тоже), которые можно вносить лишь при наличии подтверждающих данные сведения документов – паспорта, диплома.
Графа «Сведения о работе»
Для начала, в 1 графе указывается порядковый номер вносимой записи
В графе 2 указывается число, месяц и год, когда сотрудник начал свою трудовую деятельность у ИП.
В 4 графе нужно указать дату, а также номер приказа о работе.
Остальные записи производятся согласно Инструкции.
Следует учесть, что заполнение определенных данных осуществляется лишь после официального заключения трудового договора.
Печать в трудовой книжке
Как оформить трудовую книжку ИП? В соответствии с инструкцией о заполнении трудовых книжек, на титульном листе должна находиться той организации, в которой впервые заполнялся документ. Закон, принятый в 2008 году, обязывает предпринимателей заверять печатью и записи об увольнении работника. Однако, что самое интересное, закон не обязывает индивидуальный предпринимателей иметь при себе печать – это самостоятельный, не принудительный выбор каждого. В это же время у работника в связи с отсутствием печати в трудовой книжке могут возникнуть проблемы – как с будущим начальником, так и с Пенсионным фондом.
В данном случае многие ИП составляют справку, в которой объясняют отсутствие у себя печати. Однако и здесь есть загвоздка – если этот документ, опять-таки, не заверен нотариально и на нем нет печати, Пенсионный фонд может отказаться брать во внимание эту справку.
Если сотрудник устраивается на работу впервые
Наверняка, вопросы о том, как правильно оформить трудовую книжку ИП, если сотрудник устраивается впервые на работу, возникают у многих. В этом случае все достаточно просто – предприниматель выдает работнику новую трудовую книжку, указывая в ней точное число принятия человека на работу.
Ответственность за трудовые книжки, возложенная на работодателя
За нарушение правил ведения, хранения, учета, а также выдачи трудовых книжек, на работодателя накладывается ответственность, предусмотренная законом. Так, при нарушении этих правил (нарушить правила может как работодатель, так и лицо, уполномоченное им), в Российской Федерации применяются санкции, которые перечислены в статье 5.27 КоАП РФ . К примеру, в качестве наказания может выступать не только штраф (от 1 до 5 тысяч руб. ), но и приостановление предпринимательской деятельности нарушителя на срок до 90 суток .
Кроме этого, если работодатель нанес сотруднику моральный вред при заполнении некорректных данных в трудовую книжку, он обязан выплатить денежную компенсацию своему работнику
Поэтому знать правила учета, хранения, выдачи и заполнения трудовых книжек важно для любого предпринимателя.