تفاصيل الوثائق التي توفر القوة القانونية (GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد المستندات")
في المنظمات المختلفة، عند تطوير المشروع أو أثناء عملية الإنتاج، يتواصل الموظفون مع بعضهم البعض. في كثير من الأحيان، تحتوي مراسلات الإنتاج على معلومات مهمة للغاية، حيث يصف الموظفون فيها كمية ونوعية العمل المنجز أو يكتبون كيف ينبغي تنفيذه. ولذلك، يجب أن تكون لهذه المراسلات قوة قانونية.
هذه عملية شاقة إلى حد ما، لأن إعطاء الوثائق القوة القانونية يتطلب الامتثال لقواعد معينة. القاعدة الأكثر أهمية هي الامتثال للتشريعات الحالية من قبل صاحب العمل. بالمناسبة، هو الذي يجب أن يخلق المراسلات الداخلية. كما يجب على صاحب العمل أن يعرف ويلتزم بالطبع بقواعد إعداد المستندات اللازمة لإنشاء المراسلات الداخلية. صاحب العمل مسؤول أيضًا عن تعريف الموظفين بجميع وثائق المراسلات. تنطبق بعض قواعد كتابة المراسلات على موظفي الشركة. على سبيل المثال، لا يمكن للموظف إصدار وثيقة ليست ضمن اختصاصه.
ولكي تكتسب المراسلات القوة القانونية، يجب جمع مجموعة معينة من التفاصيل:
1. يجب الإشارة إلى مؤلف المستندات. على سبيل المثال، يجب أن يشير اسم المنظمة التي تتم فيها المراسلات الداخلية إلى الانتماء الإداري أو يمكن الإشارة إلى شكل تنظيمي وقانوني معين. لتجنب المشاكل غير الضرورية، يوصى بطباعة المستند باستخدام ترويسة الشركة. تتطلب بعض وثائق المراسلات الداخلية الإشارة إلى المدينة التي كتبت فيها الوثيقة.
2. يجب أن تشير الوثيقة إلى الاسم والأمر وما إلى ذلك.
3. يشير نص الوثيقة إلى عدة تواريخ: تاريخ إنشاء الوثيقة، تاريخ الموافقة عليها، وتاريخ دخولها حيز التنفيذ.
4. يجب أن يكون للوثيقة القانونية رقم تسجيل. ويجب أن يتوافق مع نظام تسجيل الشركة.
5. يجب أن يكشف نص الوثيقة بدقة عن جوهر عنوانها. هذا هو أحد العوامل المحددة في إنشاء وثيقة قانونية.
6. يجب تأكيد الوثيقة بتوقيع رئيس الشركة أو الشخص المسؤول عن إنشاء هذه الوثيقة. يمكن تقديم التوقيع بطرق مختلفة. على سبيل المثال، التوقيع المباشر. يتم استخدامه غالبًا عند التوقيع على أوامر مختلفة؛ بالإضافة إلى الإشارة إلى موضع الشخص الذي يوقع المستند وفك تشفيره. ويمكن أيضًا وضع التوقيع على شكل ختم موافقة. يتم وضع الختم نفسه في الجزء العلوي الأيمن من المستند. الختم غير المباشر هو شكل آخر من أشكال التوقيع. عادةً ما يتم وضع هذا الختم عند الموافقة بأمر ما. يجوز للمدير التوقيع على طلب الموظف في شكل قرار من المدير. يتكون هذا القرار من أربعة أجزاء: 1) الجهة المتلقية لهذا القرار؛ 2) وصف الأمر أو المرسوم؛ 3) توقيع المدير. 4) تاريخ انتهاء القرار. يمكن وضع القرار إما في الزاوية اليمنى العليا من المستند أو في أي جزء منه بأحرف كبيرة.
7. هناك وثائق لا يمكن أن تكتسب القوة القانونية دون الموافقة على التأشيرة. تعد التأشيرات من أكثر التفاصيل تعقيدًا، مما يعني أنه ليس من السهل تجميعها. من بين التأشيرات قد يكون هناك: 1) تأشيرة لتسوية الخلافات المختلفة مع الهيئة النقابية؛ 2) عند إعداد العديد من الوثائق، يؤخذ رأي الهيئة التمثيلية في الاعتبار. 3) يتم الاتفاق أولاً على جميع المستندات المعدة مع محامي الشركة وكبير المحاسبين. يتم تحديد المستندات التي تتطلب موافقة مختلف الأفراد وفقًا لقواعد التشريع الحالي والمعايير المختلفة التي تعتمدها المؤسسة نفسها (إن وجدت). معايير المؤسسة هي تعليمات أو لوائح مختلفة تتعلق بإدارات المؤسسة. يمكن تحضير تأشيرة الموافقة المستندية بأشكال مختلفة. قد يكون هناك رابط لوثيقة تؤكد الاتفاق بين الطرفين. في هذه الحالة، يقع شريط الموافقة نفسه عادةً في الزاوية اليسرى السفلية. وقد تكون هناك أيضًا صيغة أو رابط لها يثبت الاتفاق (يجب الإشارة إلى مواقف الأشخاص الذين توصلوا إلى الاتفاق وكذلك توقيعاتهم ومحاضرهم). ويجب الإشارة إلى تاريخ الموافقة في النهاية. يمكن وضع هذه التأشيرة في أي مساحة خالية في المستند.
8. يجب أن تتضمن التفاصيل مثل تأشيرة التقديم جميع أوامر الموظفين والمستندات الأخرى المطلوبة. يجب أن يكون جميع الموظفين المشاركين بطريقة أو بأخرى في مراسلات الإنتاج على دراية بها. يجب أن تشير التفاصيل إلى التاريخ الذي أصبح فيه الموظفون على دراية بالتفاصيل. يجب لصق التأشيرة نفسها في الجزء السفلي أو الختامي أو في المنتصف على يسار الوثيقة. ولهذا الغرض، قامت Goskomstat بتطوير نماذج خاصة. وبمساعدة هذه النماذج، تكتسب الوثيقة القوة القانونية إذا كانت تحتوي على جميع التفاصيل الضرورية. وهذا يسهل عمل المحامين العاملين على الوثيقة ويجعل الوثيقة أكثر قابلية للفهم بالنسبة للموظف البعيد عن المسائل القانونية.
لإضفاء القوة القانونية على مستندات المراسلات الداخلية، يجب أن تأخذ في الاعتبار المهام التي تحلها المراسلات نفسها.
1. إعلام الأطراف بالأعمال المنجزة، وتسجيل مقترحات ورغبات أحد الأطراف العاملة في المشروع فيما يتعلق بجودة وسرعة العمل.
2. وهي من أهم الروابط في عملية الفصل أو تسجيل الإجازة أو نقل العامل إلى مكان عمل آخر.
3. في حالة نشوء نزاع عمالي، يمكن أن تصبح المراسلات الصناعية هي الوثيقة التي ستساعد في حل هذا النزاع.
لكي تفي المراسلات الداخلية بجميع المهام المذكورة أعلاه، يجب اتباع القواعد التالية:
1. يجب أن تكون الوثيقة مكتوبة بشكل صحيح مع وجود جميع التفاصيل اللازمة للمراسلات.
2. يجب أن يوافق متلقي هذه الوثيقة على تنفيذها. عادةً، يمكن تأكيد الموافقة رسميًا في شكل قرار.
3. يجب أن يخصص للمستند رقم تسجيل يجب أن يكون في مجلة خاصة لتتبع المستندات الواردة والصادرة.
4. خلال تاريخ تنفيذ الوثيقة، يجب تخزينها في مكان آمن (على سبيل المثال، في خزانة الشركة).
في الأساس، تحتوي المراسلات الداخلية للموظف على بيانات ومذكرات مختلفة، وتحتوي المراسلات الداخلية لصاحب العمل مع مرؤوسه على إشعارات مختلفة حول العمل والمزيد. يتم إضفاء الطابع الرسمي على وثائق مراسلات الإنتاج بشكل قانوني إذا كانت هناك مراسلات بين الموظفين والموظف والرئيس وبين رؤساء أقسام الإنتاج المختلفة. كقاعدة عامة، غالبا ما يتبادل الموظفون الرسائل الرسمية مع الموظفين.
في الوقت الحاضر، قطعت التكنولوجيا شوطًا طويلًا، وإذا كان الناس يتبادلون الرسائل المكتوبة على الورق قبل 15 عامًا، فإنهم الآن يفعلون ذلك باستخدام البريد الإلكتروني. تسمح لك هذه الطريقة بتسليم رسالة على الفور إلى موظف موجود بعيدًا عنك، ولكن لها أيضًا عيوبها. ومن الصعب إثبات أن هذه الرسالة كتبها هذا الموظف دون أي شخص آخر. حتى لو قمت بإدخال نظام كلمة المرور، فمن الصعب تحديد أنه لا أحد يعرف كلمة المرور هذه باستثناء الموظف نفسه. لذلك، إذا افترضت أن هناك تعارضًا قد ينشأ أو قد نشأ بالفعل في الشركة، فاكتب المستند على الورق وأثبته بتوقيعك، فسيكون أكثر موثوقية. كما أنه لن يضرك تسجيل مستندك من خلال الشخص الذي يقوم بتسجيل جميع مستندات الشركة.
إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني، فيجب على الموظف الذي يتلقى رسالتك طباعة هذا المستند وتسجيله. ومن الضروري أيضًا تطوير طريقة خاصة للشركة للتحقق من البريد الإلكتروني بانتظام. في هذه الحالة، ستتضمن المراسلات ميزتين رئيسيتين: سرعة إرسال واستقبال الرسائل، بالإضافة إلى الموثوقية العالية في حالة التعارض. هذا لن يفيدك إلا أنت
تعتبر البيانات والإخطارات من أهم الوثائق لحماية حقوق صاحب العمل عند حل النزاعات المختلفة. ولذلك، فإننا سوف ننظر في سبل منحهم القوة القانونية. قواعد التصميم مهمة جدًا في هذه العملية.
عادة، عند التقدم للحصول على وظيفة، تستخدم المنظمات المختلفة نماذج خاصة يجب على الموظف ملؤها يدويًا. بعد ملئه، يقوم الموظف بوضع تاريخ تقديم الطلب والتوقيع في الزاوية اليمنى السفلى. ويمكن أيضًا طباعة الطلب على جهاز الكمبيوتر؛ ويجب على الشخص الذي يتم تعيينه فقط التوقيع على هذا الطلب وبدء العمل. من حيث المبدأ، يعد هذا التسجيل قانونيًا تمامًا، لكن بعض المحاكم تعتبره ضغطًا على الموظف. لذلك من الأفضل كتابة الطلب يدويًا، فهذا سيسمح لك بتجنب بعض المشاكل في حالة حدوث تعارض. من المستحسن أن تكون التفاصيل اللازمة موجودة عند إعداد المستندات، وإلا فلن تدخل الوثيقة حيز التنفيذ.
1. أولاً، عليك الإشارة إلى نوع المستند الذي تنتمي إليه هذه الوثيقة. في هذه الحالة، يجب كتابة "الطلب" في عنوان المستند.
3. ثم يتم كتابة مؤلف الطلب. تمامًا كما هو الحال في المرسل إليه، تكتب اسمك الكامل ومنصبك.
4. بعد وصف المرسل إليه والمنشئ، اكتب نص البيان نفسه (النص).
5. عند الانتهاء من كتابة النص يضع المجمع توقيعه وتاريخ كتابة الطلب.
6. عادة، بعد توقيع المنشئ، يتم وضع توقيع الاتفاقية، أي أن المدير الذي يعينك يوقع الوثيقة. هذا ليس ضروريا وكل هذا يتوقف على موقف المؤسسة من هذه القضية. لذلك، لا تخف من عدم تعيينك عندما لا يكون توقيع المدير موجودًا.
7. علاوة على ذلك، بعد حل جميع المشكلات، يتم تسجيل الطلب في سجل الوثائق الواردة من قبل شخص مفوض، والذي يقوم بوضع رقم تسجيل المستند وتاريخ قبوله وتوقيعه. هذا إجراء إلزامي، لأنه بدونه لا يمكن أن تدخل الوثيقة حيز التنفيذ. غالبًا ما يكون الشخص المعتمد للمنظمة هو السكرتير الشخصي لصاحب العمل.
8. من الضروري اتخاذ قرار من الشخص الموجه إليه الطلب ومن يمكنه حل هذه المشكلة. ويجب أن يتكون القرار من توقيع وتاريخ إعداده وقرار في شأن الطلب مع بيان كافة البيانات المتعلقة بالشخص المعني.
9. بعد اكتمال الطلب يقوم رئيس المؤسسة بوضع ملاحظات عليه حول تنفيذه. يتم وضعها في أي مساحة خالية من الرسالة. يمكن للمدير أيضًا تحديد الحالة التي يقع فيها طلبك.
تعد الإخطارات أيضًا جزءًا لا يتجزأ من المستندات اللازمة للتشغيل العادي للمؤسسة. يستخدم صاحب العمل إشعارًا لإبلاغ الموظف بالتغييرات القادمة. قد يكون هذا تخفيضًا في عدد الموظفين، أو إجازة أخرى، أو تغييرات مستقبلية في عقد العمل، وما إلى ذلك.
يجب أن تكون الإشعارات الرسمية مكتوبة على الورق، كما هو مطلوب بموجب قوانين العمل. عند استلام الإخطار، يقوم الموظف بالتوقيع على الوثيقة نفسها. هذا هو بالضبط ما يجب أن تكون عليه إجراءات العمل في كل مؤسسة، عندما لا يمكن لأي محكمة أن تجد خطأ في تنفيذ المستندات.
ولكي تكون أكثر ثقة، سأقدم لك بعض المقتطفات من قانون العمل التي تؤكد وجود نموذج إخطار مكتوب فقط. المادة 74 تنطوي على تغيير في ظروف العمل من قبل صاحب العمل. للموظف كل الحق في رفض العمل أو تقديم ظروف عمل جديدة لصاحب العمل. إذا رفض الموظف العمل، يجب على صاحب العمل أن يعرض عليه ظروف عمل جديدة. كما يلتزم صاحب العمل بتزويد الموظف برسالة إخطار أولية قبل تغيير ظروف العمل.
المادة 79 تتناول هذه المادة إنهاء عقد العمل. ينتهي عقد العمل محدد المدة إذا انتهت مدة هذا العقد. في هذه الحالة، يجب أن يتلقى الموظف إشعارًا بالفصل لمدة ثلاثة أيام بسبب نهاية فترة العمل المخطط لها. يحق لصاحب العمل تمديد فترة عمل موظف معين فقط في الحالات التي لا يعارض فيها الموظف استمرار التعاون مع صاحب العمل.
تتحدث المادة 123 عن الحصول على الإجازة السنوية. يحق للموظف الحصول على إجازة سنوية في المؤسسة. وفي هذه الحالة يجب على صاحب العمل إخطار الموظف ببدء الإجازة قبل أسبوعين من بدئها. يتم إعطاء الموظف خطاب إخطار ضد التوقيع. تعتمد بداية ونهاية الإجازة على جدول الإجازة السنوية. يحق للموظف رفض الإجازة أو تأجيلها إلى أي وقت متاح للمؤسسة. إذا رفض الموظف الإجازة السنوية، يضاف إليه عدد الأيام من هذه الإجازة إلى الإجازة التالية.
تصف المادة 180 التعويض الذي تقدمه المنظمة التي توظف عاملاً للعمل الدائم في حالة حدوث انخفاض حاد في عدد الموظفين أو في حالة إفلاس الشركة أو غيرها من الظروف غير المتوقعة. عند تخفيض عدد الموظفين، يجب إخطار الموظف بالفصل قبل شهرين. يتم إعطاء هذه الفترة حتى يتمكن الموظف من العثور على وظيفة في تخصصه. في كل هذه الحالات، سيحتاج صاحب العمل إلى تأكيد حقيقة إخطار الموظف لفترة زمنية معينة، والتي تلبي متطلبات تشريعات العمل. ولذلك، يتم تسليم هذه الإشعارات للموظف تحت توقيعه الشخصي. والشيء الأكثر أهمية عند تسليم الإشعار ليس توقيع الموظف بقدر ما يشير إلى تاريخ استلام هذا الإشعار. يجب أن يحتوي الإخطار على تفاصيل مماثلة لتلك التي يجب أن تكون موجودة في أي وثيقة خاصة بالموظفين. بعد ذلك، سنلقي نظرة على نظام تسجيل المستندات المتعلقة بالمراسلات الداخلية. يسمح نظام تسجيل المستندات لصاحب العمل بالدفاع عن نفسه بنجاح في حالة حدوث مشاكل في الإنتاج. كلما تم بناء نظام التسجيل بشكل أفضل وأبسط، كلما كان من الأسهل على صاحب العمل الدفاع عن حقوقه. في مثل هذه الحالات، من الأفضل اللعب بأمان مرة أخرى. عادة، يتم استخدام نظام تسجيل المستندات في الحالات التالية.
يجب أن يحتوي الإخطار على تفاصيل مشابهة لتلك التي يجب أن تكون موجودة في أي مستند شخصي. بعد ذلك، سنلقي نظرة على نظام تسجيل المستندات المتعلقة بالمراسلات الداخلية.
يسمح نظام تسجيل المستندات لصاحب العمل بالدفاع عن نفسه بنجاح في حالة حدوث مشاكل في الإنتاج. كلما تم بناء نظام التسجيل بشكل أفضل وأبسط، كلما كان من الأسهل على صاحب العمل الدفاع عن حقوقه. في مثل هذه الحالات، من الأفضل اللعب بأمان مرة أخرى.
عادةً ما يتم استخدام نظام تسجيل المستندات في الحالات التالية:
1. التأكد من توفر الوثائق ومراقبة حركتها.
2. بمساعدة نظام التسجيل، تتاح للمؤسسة الفرصة لإضفاء القوة القانونية على أي مستند مسجل.
3. يتيح لك التسجيل تحقيق السرعة المثلى لتدفق المستندات.
4. في حالة ظهور أي تعارض في الإنتاج، سيسمح لك نظام تسجيل المجلة بتأكيد إنشاء المستند في التاريخ المطلوب.
يعتمد عدد مجلات نظام التسجيل التي تؤدي وظيفة تسجيل المستندات على اتجاه نشاط المؤسسة. لكي تؤكد مجلات التسجيل تاريخ إنشاء المستند، أي لكي تثبت المجلة أن المستند لا يمكن إدخاله في التسجيل لاحقًا، يجب اتباع قواعد معينة.
1. يجب أن يكون للمجلة غلاف قوي حتى لا يؤدي أي حادث إلى الإضرار بالمعلومات القيمة.
2. لإثبات أنه لا يمكن سحب ورقة من المجلة أو إدخال ورقة إضافية، يجب أن تبدأ المجلة بغطاء لاصق. سيكون من الجيد أيضًا ترقيم الصفحات لمزيد من الأمان.
3. عند إنشاء مجلة، يجب عليك إنشاء إدخال شهادة. يتضمن هذا الإدخال: اسم المجلة والغرض منها، عدد الصفحات (يجب كتابتها أولاً بالأرقام ثم بالأحرف الكبيرة)، تاريخ التسجيل وتوقيع رئيس المؤسسة. يتم لصق مذكرة الشهادة على الصفحة الخلفية لمجلة التسجيل، وكذلك على الغلاف الأمامي.
4. يجب أن تكون الجريدة مختومة من محامي الشركة وموقعة من المدير.
يتم تطوير المظهر الداخلي للمجلة من قبل الشركة، حيث لا توجد أسس قانونية لتخصيص أي نماذج خاصة للمجلات للمراسلات الداخلية.
عندما يكون من الضروري حل أي مشاكل ضرورية للإنتاج بناءً على مواد الحالة، يتم منح الموظفين نسخة من المستند. يتم ذلك لحماية المستند من التلف العرضي أو الخاص. عادة ما يتم تسليم الوثيقة الأصلية لرؤساء الأقسام فقط، وحتى في هذه الحالة ليس دائمًا. عادةً ما يكون الأصل موجودًا في الخزنة في مكتب المدير.
تنقسم نسخ الوثيقة إلى نوعين: نسخة طبق الأصل ومجانية. نسخة الفاكس تكرر الوثيقة بشكل كامل وتحتوي على كافة التفاصيل وتفاصيل مكان التفاصيل في الوثيقة. يتم إنشاء نسخة مجانية باستخدام الآلات الكاتبة أو أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة. إنه لا يعرض المستند بهذه الدقة، ولكنه ينقل بشكل كامل جوهر المعلومات الواردة في المستند. عادةً ما تختلف النسخة المجانية عن النسخة الأصلية من حيث أنها لا تكرر شكلها.
الموظف الذي يأخذ نسخة من الوثيقة لأي غرض من الأغراض يصدق عليها. وفي الوقت نفسه، فهو مسؤول عن سلامة الوثيقة. وللتأكد من أن النسخة تعكس معلومات الأصل بشكل كامل، يقوم الشخص الذي يأخذها بدراستها بعناية، ويضع الكلمة بشكل صحيح ويوقع على النسخة كإشارة للاستلام. عادةً ما يتم توقيع النسخة في زاوية خالية حيث لا توجد ملاحظات. إذا تم تقديم مستند إلى منظمات أخرى، يتم ختم نسخته بختم المنظمة التي تم نقلها إليها. يوجد أيضًا نوع من النسخ كنسخة مكررة. وهي تختلف عن النسخة العادية من حيث أنها تتمتع بنفس الخصائص القانونية التي تتمتع بها النسخة الأصلية. تعد النسخة المكررة مفيدة جدًا عند الذهاب إلى المحكمة، لأنه عند نقلها، يكون الأصل موجودًا على طاولتك ولا تقلق بشأن سلامتها. لا تنس أن المحاكم تميل إلى فقدان المستندات من وقت لآخر، لذا فمن الأفضل عدم المخاطرة، خاصة إذا كانت المستندات مهمة.
يمكن استخدام المعلومات المكتوبة في الأنشطة الإدارية بشرط التصديق على صحتها وموثوقيتها وأصالتها. لكي تكون وثيقة الإدارة غير قابلة للجدل وملزمة، يجب أن تتوافق مع القواعد القانونية، ويجب على المسؤول الذي أصدرها أن يتصرف في حدود سلطته. يتم تحديد خصائص الوثيقة هذه من خلال مفهوم "القوة القانونية للوثيقة".
القوة القانونية للوثيقة- خاصية الوثيقة الرسمية التي ينقلها إليها التشريع الحالي واختصاص الهيئة التي أصدرتها وإجراءات التنفيذ المعمول بها.
وبالتالي، فإن الهيئة الإدارية أو المسؤول الذي أصدر الوثيقة ملزم بما يلي:
الامتثال للوائح الحالية عند إعداد الوثيقة
تشريع؛
- إصدار الوثائق فقط ضمن اختصاصها؛
- الامتثال للقواعد الوطنية الحالية لإعداد وتنفيذ الوثائق.
وبالتالي، يتم تحديد القوة القانونية للوثيقة من خلال محتوى الوثيقة وشكلها.
دعونا نفكر في التفاصيل التي تحدد القوة القانونية للوثيقة.
تفاصيل النموذج التي تمت مناقشتها مسبقًا ("اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة" و"مكان إعداد الوثيقة أو نشرها") هي أيضًا تفاصيل تمنح الوثيقة الوضع القانوني اللازم.
التفاصيل 11 "تاريخ الوثيقة".تاريخ الوثيقة هو تاريخ توقيعها أو الموافقة عليها، بالنسبة للمحضر - تاريخ الاجتماع، بالنسبة للقانون - تاريخ الحدث. بالنسبة للمستندات الموثقة، قد يكون تاريخ الوثيقة هو تاريخ توثيقها. يجب أن يكون للمستندات الصادرة عن منظمتين أو أكثر نفس التاريخ (المفرد).
تاريخ الوثيقة مكتوب بالأرقام العربية بالتسلسل التالي: يوم الشهر، الشهر، السنة. يتم كتابة يوم الشهر والشهر بزوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة، السنة بأربعة أرقام عربية، على سبيل المثال، 12/01/2007. يُسمح بالطريقة الشفهية والرقمية لتنسيق التاريخ، على سبيل المثال، 12 يناير 2007، وكذلك تنسيق التاريخ (عادةً للمراسلات مع الشركاء الأجانب) بالتسلسل التالي: سنة، شهر، يوم من الشهر، على سبيل المثال : 2007.01.12.
التفاصيل 12 "رقم تسجيل المستند"يتكون من رقمه التسلسلي في مجموعة المستندات المسجلة (العقود، والأوامر، والرسائل الصادرة، وما إلى ذلك)، والتي يمكن استكمالها وفقًا لتقدير المنظمة بفهرس الحالات حسب التسميات، ومعلومات حول المؤدي، والمراسل، وما إلى ذلك. التفاصيل هي معرف مستند فريد في صفيف مؤسسة المعلومات.
يتكون رقم تسجيل الوثيقة التي تم تجميعها بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام تسجيل وثائق كل من هذه المنظمات، مفصولة بشرطة مائلة بالترتيب الذي تمت الإشارة به إلى المؤلفين في الوثيقة.
تسجيل الوثيقة، وتسجيل حقيقة مرورها من خلال نظام إدارة معين، يعطي الوثيقة الطابع الرسمي.بالتزامن مع تسجيل المستند، تتحقق خدمة إدارة المكتب من صحة النموذج المحدد، وصحة توقيع المسؤول المشار إليه في المستند، واكتمال تصديق المستند، وما إلى ذلك.
الدعائم 16 "ختم الموافقة على الوثيقة"تم إعدادها على وثائق لا يمكن وضعها موضع التنفيذ من قبل المسؤولين الذين وقعوا عليها. تكتسب هذه الوثائق القوة القانونية بعد موافقة رئيس المنظمة أو هيئة الإدارة الجماعية أو السلطة العليا أو الهيئة الإدارية.
على سبيل المثال، يتم وضع الأوصاف الوظيفية لموظفي المؤسسة في نموذج مشترك، ويتم توقيعها من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ويجب الموافقة عليها من قبل رئيس المؤسسة.
يمكن أن تتم الموافقة بطريقتين لهما نفس القوة القانونية: عن طريق مسؤول أو عن طريق وثيقة صادرة خصيصًا.
في الحالة الأولى، يجب أن يتكون ختم اعتماد الوثيقة من كلمة تمت الموافقة عليها (بدون علامتي الاقتباس)، وعنوان منصب الشخص الذي اعتمد الوثيقة، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة.
عند الموافقة على وثيقة بوثيقة أخرى: قرار، قرار، أمر، بروتوكول - يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة (تمت الموافقة عليه، تمت الموافقة عليه، تمت الموافقة عليه أو تمت الموافقة عليه)، اسم وثيقة الموافقة في الحالة الآلية، تاريخها، رقمها. كلمة تمت الموافقة عليها تتوافق مع الجنس والعدد مع اسم نوع الوثيقة التي تتم الموافقة عليها.
أمثلة على تصميم الدعائم
يوجد ختم الموافقة على المستند في الركن الأيمن العلوي من المستند (الملحق 7).
عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.
بعد الموافقة على الوثيقة لا يجوز إجراء تغييرات أو إضافات عليها إلا بإذن الشخص الذي اعتمد الوثيقة. تقع المسؤولية عن جودة إعداد الوثائق وموثوقية البيانات الواردة فيها على عاتق الأشخاص الذين قاموا بإعداد الوثائق وتصديقها والتوقيع عليها.
الدعائم 22 "توقيع الوثيقة"- أهم وأقدم متطلبات وثيقة الإدارة. ويعتقد أنها نشأت بالتزامن مع ظهور الكتابة.
على سبيل المثال، توجد إشارات إلى استخدام التوقيعات بين البابليين في عصر الملك حمورابي (حوالي 2300 قبل الميلاد)، وفي الكتاب المقدس - في كتب الأنبياء دانيال ونحميا (حوالي 500-400 قبل الميلاد). في مصر في عهد كليوباترا (69-30 قبل الميلاد) وفي الإمبراطورية الرومانية في عهد يوليوس قيصر (102 أو 100-44 قبل الميلاد)، كان التوقيع بالفعل جزءًا لا يتجزأ من الوثائق.
تتضمن تفاصيل "التوقيع" ما يلي: عنوان منصب الشخص الذي وقع الوثيقة (كامل إذا لم تكن الوثيقة مكتوبة على الورق الرسمي للمنظمة، ومختصرة للوثيقة المكتوبة على الورق الرسمي)؛ توقيع شخصي؛ فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب)، على سبيل المثال:
نائب رئيس الجمعية
المؤسسات الإقليمية ال. بوريسوفأ.أ. بوريسوف
أو على النموذج
نائب الرئيس ال. بوريسوفأ.أ. بوريسوف
يتم وضع التفاصيل على مسافة 2-3 أسطر بعد نص المستند. عند نسخ توقيع المسؤول، تتم طباعة الأحرف الأولى واللقب بمسافة وعلى مستوى السطر الأخير من عنوان المنصب.
عندما يتم التوقيع على وثيقة من قبل عدة مسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم واحدا تلو الآخر بالتسلسل المطابق للمنصب الذي يشغله، على سبيل المثال:
المدير التنفيذي م.ف. لارينم.ف. لارين
رئيس الحسابات ض ت. مرياشض ت. مرياش
عند التوقيع على مستند من قبل عدة أشخاص ذوي مناصب متساوية، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.
الوثائق التي أعدتها اللجنة لا تشير إلى مواقف الأشخاص الموقعين على الوثيقة، بل مسؤولياتهم كجزء من اللجنة، على سبيل المثال:
رئيس الهيئة د. باناسيوكيفيتشد. باناسيوكيفيتش
أعضاء اللجنة أ.ن. سوكوفاأ.ن. سوكوفا
أوي. ريسكوفأوي. ريسكوف
يمكن توقيع الوثيقة من قبل مسؤول بالنيابة. في هذه الحالة، قم بالإشارة إلى منصبه الفعلي (على سبيل المثال، القائم بأعمال المدير) ونص توقيعه (الأحرف الأولى واللقب). لا يجوز وضع حرف الجر "من أجل" ونقش "نائب" بخط اليد. أو شرطة مائلة قبل المسمى الوظيفي.
حق التوقيعوثائق الإدارة، كقاعدة عامة، هي من اختصاص رئيس المنظمة أو نوابه وفقا لتوزيع مسؤولياتهم. تم تأسيسها من خلال الوثائق التنظيمية (الميثاق واللوائح الخاصة بالمنظمة) والوثائق الإدارية (الأوامر) الخاصة بالمنظمة.
في ميثاق المنظمةيتم تنظيم الحقوق المخولة للهيئات الإدارية التمثيلية والتنفيذية (الفردية والجماعية)، بالإضافة إلى التوقيع (الموافقة) على الوثائق التي تقع ضمن اختصاص الهيئة ذات الصلة. يمكن تحديد إجراءات الأنشطة واتخاذ القرارات من قبل رئيس المنظمة في اتفاق بينه وبين المشاركين (المؤسسين) في المنظمة، وكذلك في الوثائق التنظيمية المحلية لكيان قانوني.
المدير يدير الأنشطة الحالية، لديه الحق غير المشروط في التوقيع على الوثائق(ضمن اختصاصها وفقا للوثائق التأسيسية).
يعد تنظيم حق التوقيع ذا أهمية خاصة عندما يكون هناك عدد كبير من المستندات الموقعة يوميًا. وفي هذه الحالة يستطيع المدير (ومن موقع الإدارة الفعالة ملزم) تفويض صلاحياتك،أولئك. نقل جزء من حقوقهم ومسؤولياتهم في اتخاذ القرارات (توقيع المستندات) وتنفيذ أفعالهم إلى مرؤوسيهم، الذين يقبلون أيضًا المسؤولية عنها.
يتم إضفاء الطابع الرسمي على هذا التوزيع للصلاحيات بأمر من المدير، يحدد فيه حدود اتخاذ القرار ودرجة مسؤولية المرؤوسين. ويمكن أيضًا نقل صلاحيات معينة على أساس التوكيل.
يمكن توقيع المستندات الإلكترونية باستخدام تقنية التوقيع الرقمي الإلكتروني، والتي سيتم مناقشة بعض جوانب تطبيقها في الفصول التالية من الدليل.
الدعائم 23 "ختم الموافقة على الوثيقة".يمكن الاتفاق على مسودات الوثائق التي أعدتها إحدى المنظمات وتؤثر على مصالح منظمة أخرى عن طريق وضع ختم الموافقة على الوثيقة.
تم وضعه على الورقة الأخيرة من المستند أدناه وعلى يسار جميع التوقيعات.
عند الاتفاق على وثيقة مع منظمة ذات مستوى أعلى، قد تنشأ حالة تتم فيها الموافقة على الوثيقة من قبل مسؤول أعلى في التسلسل الهرمي للإدارة من المدير الذي يوقع الوثيقة. في هذه الحالة، تسمح لك الطبيعة الاستشارية للمعيار بتغيير موضع التفاصيل، ويمكن وضع ختم الموافقة في أعلى المستند.
يتضمن ختم الموافقة كلمة AGREED، وهي مطبوعة بأحرف كبيرة وبدون علامات اقتباس.
عند الموافقة على مستند، يشير المسؤول إلى منصب المدير، والذي يحتوي على اسم المنظمة التي تتم الموافقة على المستند بها، وتوقيعه الشخصي، ولقبه، والأحرف الأولى من اسمه، والتاريخ.
من الممكن الاتفاق على استخدام مستند آخر: خطاب أو بروتوكول أو ما إلى ذلك. في هذه الحالة، حدد اسم المستند وتاريخه ورقمه.
أمثلة على تصميم الدعائم
"ختم الموافقة"
الدعائم 25 "بصمة الختم".يعود تاريخ ظهور الختم كعنصر في الوثيقة وكذلك التوقيع إلى آلاف السنين. في العصور القديمة، كان استخدام الطباعة منتشرًا على نطاق واسع في العلاقات التجارية وفي الاتصالات الشخصية. في كثير من الأحيان، حل الختم محل التوقيع المكتوب بخط اليد لمالكه.
في العمل المكتبي الحديث، يتميز استخدام التوقيع والختم بشكل واضح. يمكن استخدام التوقيع في كل من الاتصالات الشخصية والتجارية، على سبيل المثال. إنها وسيلة عالمية لتوثيق الوثيقة ومنحها الوضع القانوني. يستخدم الختم، كوسيلة للتصديق على صحة التوقيع وتأكيد قوته القانونية، فقط في الوثائق الرسمية للمنظمة.
يتم وضع الختم على أصول الوثائق التنظيمية (المواثيق واللوائح والقواعد والتعليمات)، وكذلك الوثائق التي تثبت حقوق المسؤولين، وحقائق إنفاق الأموال والأصول المادية، وما إلى ذلك. يستخدم الختم أيضًا للتصديق على نسخ الوثائق الرسمية للمنظمة.
ويجب وضع الختم بطريقة تجعل البصمة تحتوي على جزء من كلمات اسم المسؤول الموقع على الوثيقة وبداية التوقيع الشخصي. في المستندات ذات الطبيعة المالية، يتم وضع الختم في مكان مخصص لذلك - الرمز "M.P."
تنقسم الأختام إلى أختام رسمية وأختام للكيانات القانونية. يمكن للمؤسسة أيضًا استخدام أختام بسيطة للوحدات الهيكلية الفردية (قسم الموارد البشرية، الأرشيف) أو للعمليات الفردية ("للحزم")، وما إلى ذلك.
يتم تنظيم إجراءات إنتاج وتخزين الأختام من خلال تشريعات الاتحاد الروسي. يتم تحديد مكان تخزين الختم والشخص المسؤول عن تخزينه بأمر من رئيس المنظمة.
وبالتالي، يتم تأكيد رسمية وصحة الوثيقة من خلال وجود التفاصيل وتنفيذها الصحيح: "اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة"، "تاريخ التسجيل"، "رقم التسجيل"، "مكان النشر"، "التوقيع"، "بصمة الختم".
وفقًا للمعايير القانونية، بما في ذلك القوانين المحلية التي تحدد صلاحيات مسؤولي المنظمة، لمنح المستندات قوة قانونية، بالإضافة إلى شرط "التوقيع"، يمكن لصق طوابع الموافقة والموافقة.
يجب أن يتوافق الشرط الرئيسي لوثيقة الإدارة - "نص الوثيقة" - أيضًا مع معايير التشريع الحالي.
- يتم تقديم أمثلة لتسجيل التفاصيل الفردية باستخدام GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."
أحد أهداف دعم التوثيق للإدارة هو تقديم أدلة على أنشطة المنظمة. فقط من أجل المطالبة في بعض الأحيان ببعض الإجراءات أو القرار، لإثبات بعض الأحداث في حياة الشركة، ويتم تنفيذ الأعمال الورقية. ولكن ليس كل وثيقة يمكن أن تصبح دليلا، ولكن فقط وثيقة واحدة لها ما يسمى بالقوة القانونية. ما هي القوة القانونية للوثيقة وكيفية تحقيقها، وسوف نفهم في المقال.
القوة القانونية للوثيقة
القوة القانونية للوثيقة: ملكية الوثيقة الرسمية للتسبب في عواقب قانونية. يتم إعطاء هذا التعريف من قبل.
بمعنى آخر، يمكن تقديم وثيقة ذات أهمية قانونية إلى المحكمة كدليل، أو يمكن إرفاقها بعقد، أو تقديمها أثناء أي تفتيش. الآن دعونا نرى كيفية التمييز بين المستندات التي لها قوة قانونية وتلك التي ليس لها قوة قانونية.
تفاصيل تعطي القوة القانونية
التفاصيل الرئيسية ("الأمر الأول") التي تعطي الوثيقة القوة القانونية هي التوقيع و.
يحق فقط للمسؤول الذي لديه السلطة القيام بذلك التوقيع على أي وثيقة. على سبيل المثال، يمكن للرئيس التنفيذي التوقيع على أي وثيقة في شركته. يجوز لمدير الموارد البشرية التوقيع على جميع أو بعض وثائق الموظفين، ولكن فقط إذا كان لديه توكيل رسمي للقيام بذلك. ويتم إصدار التوكيل وتوقيعه من نفس المدير العام. ويمكن لرئيس القسم أن يوقع، على سبيل المثال، على التعليمات التي تنطبق على قسمه فقط. لكن الحق في القيام بذلك منحه له رئيس الشركة مرة أخرى. الشيء نفسه ينطبق على التأكيد.
يمكن أن تحمل وثيقة واحدة إما توقيعًا أو ختم موافقة.
الشرط "الثاني"، الذي قد تعتمد عليه أيضًا القوة القانونية للمستند، هو بيانات تسجيل المستند (،). يتضمن هذا أيضًا نموذج مستند، والذي، على الرغم من أنه ليس شرطًا في حد ذاته، إلا أنه يجمع عدة نماذج في وقت واحد. في الوقت نفسه، يرجى ملاحظة: بدون ختم التوقيع/الموافقة، لن يكون للوثيقة، على الرغم من تسجيلها وطباعتها على نموذج، أي قوة قانونية.
القوة القانونية لنسخة من الوثيقة
في حد ذاته ليس لديه أي قوة قانونية. كل شيء يتغير إذا وضعت علامة التصديق على النسخة. تعني العلامة أن هذه النسخة المعينة تعادل الأصل تمامًا، وهناك شخص محدد مسؤول عن ذلك - فهو يوقع على العلامة.
القوة القانونية للوثيقة الإلكترونية
من المؤكد أن الوثيقة الإلكترونية لها قوة قانونية في حالة واحدة فقط: إذا تم توقيعها بتوقيع مؤهل معزز للمسؤول. يتم تسجيل هذه التوقيعات لدى سلطات التصديق المعتمدة بشكل خاص.
على المستوى التنظيمي، من الممكن، من خلال إصدار اللائحة المحلية المناسبة، إثبات أن الإجراء الذي يتم تنفيذه من حساب الموظف له قوة قانونية. على سبيل المثال، إذا قبل الموظف مهمة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، بعد تسجيل الدخول أولاً إلى النظام باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة به. ولكن هذا فقط داخل الشركة: في البيئة الخارجية، من غير المرجح أن يكون من الممكن إثبات أن هذا الإجراء بالذات قد تم تنفيذه بواسطة هذا الشخص بالذات.
نستنتج: فقط المستندات الورقية الأصلية ونسخها المعتمدة، وكذلك المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز، لها قوة قانونية.
في المنظمات، كجزء من عملية الإنتاج، يقوم الموظفون بإجراء المراسلات الداخلية فيما بينهم. يكتبون البيانات ويبلغون بعضهم البعض من خلال الإخطارات حول التقدم المحرز في العمل المنجز أو كيف يجب القيام به. غالبًا ما تكون هذه المستندات ذات أهمية كبيرة وبالتالي يجب أن تتمتع بالقوة القانونية.
لإعطاء وثيقة القوة القانونية، يجب مراعاة القواعد التالية:
يجب على صاحب العمل، عند إنشاء وثيقة مراسلات داخلية، الالتزام بالمعايير التشريعية الحالية؛
لا يجوز للموظف إصدار مستند إلا في حدود اختصاصه؛
صاحب العمل ملزم بالامتثال لقواعد إعداد ومعالجة المستندات، وكذلك تعريف الموظفين بها (إذا لزم الأمر).
التفاصيل التي تعطي الوثيقة القوة القانونية
التفاصيل الإلزامية التي تمنح المستندات التي تم إنشاؤها القوة القانونية:
1. مؤلف الوثيقة (اسم المنظمة أو المؤسسة أو المؤسسة، مع الإشارة إلى الانتماء الإداري أو الشكل القانوني). البديل هو طباعة المستند على الورق ذي الرأسية. تشير بعض المستندات أيضًا إلى المدينة التي صدرت فيها الوثيقة.
2. عنوان الوثيقة (أمر، تنظيم، الخ).
3. تاريخ إنشاء الوثيقة والموافقة عليها ودخولها حيز التنفيذ.
4. فهرس (رقم) التسجيل لهذه الوثيقة وفق نظام التسجيل المعتمد لدى الشركة.
6. توقيع رئيس المنظمة أو من يفوضه. يمكن تثبيت توقيع المدير بعدة أشكال، أبرزها:
6.1. التوقيع المباشر (كما هو الحال في الأوامر بنماذج موحدة - مع الإشارة إلى الموضع ونسخة التوقيع والتوقيع نفسه).
6.2. ختم موافقة مباشر موقع من رئيس هذه المنظمة (أو المسؤول المعتمد). يتم لصق ختم الموافقة على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن.
6.3. ختم الموافقة غير المباشرة، عن طريق الموافقة بالأمر مثلاً. عادةً ما يتم وضع هذا الختم أيضًا على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن (كما في النموذج الموحد T-3 - جدول التوظيف).
6.4. في شكل قرار المدير، على سبيل المثال، بشأن طلب الموظف. يجب أن يحتوي القرار بالضرورة على أربعة مكونات: متلقي القرار، الإجراء الإداري أو التعليمات نفسها، توقيع المدير وتاريخ القرار. عادةً ما تتم كتابة القرار يدويًا في أي مساحة خالية من المستند، ولكن عادةً في الجزء العلوي.
7. الموافقة على التأشيرات لتلك الأنواع من المستندات التي بدون هذه التأشيرات لن يكون لها القوة القانونية الكاملة. على سبيل المثال، تأشيرات الموافقة مع الهيئة النقابية الأولية، مع مراعاة رأي الهيئة التمثيلية، والاتفاق مع محام، مع كبير المحاسبين، وما إلى ذلك. يتم تحديد المستندات التي تتطلب الموافقة وفقًا لمتطلبات التشريعات الحالية والنماذج الموحدة واللوائح المحلية الداخلية للمنظمة نفسها، ولا سيما تعليمات العمل المكتبي أو اللوائح الخاصة بالإدارات وما إلى ذلك (إن وجدت). يمكن أن تكون تأشيرة الموافقة بالأنواع التالية:
7.1. بيان الوثيقة التي تؤكد الموافقة (النموذج الموحد T-7). عادة ما يتم وضع ختم الموافقة في الجزء السفلي من التصميم على الجانب الأيسر.
7.2. الإشارة إلى الصياغة التي تؤكد الاتفاقية، وموقف الشخص أو الأشخاص الذين تم الاتفاق معهم، والتوقيع / التوقيعات، وفك تشفيرها وتاريخ الاتفاقية. عادةً ما يتم لصق تأشيرة الموافقة في أسفل المستند أو في أي مساحة خالية.
8. يجب أن تظهر تأشيرات التعريف ضمن جميع أوامر الموظفين والوثائق الأخرى، والتي يجب في الأساس إرسالها إلى دائرة معينة من الموظفين. تتضمن هذه التفاصيل أيضًا اللصق الشخصي لتاريخ التعرف من قبل الموظفين بموجب الوثيقة الموقعة. يتم تثبيت تأشيرة التعريف في أسفل الوثيقة في الوسط أو على الجانب الأيسر.
تم تصميم النماذج الموحدة التي طورتها Goskomstat مع مراعاة إعطاء المستندات القوة القانونية وتحتوي على جميع التفاصيل المحددة (على الرغم من وجود استثناءات، على سبيل المثال، البطاقة الشخصية للموظف - نموذج T-2 الموحد لا يحتوي على رقم تسجيل، لأن هذه لا يتم تخزين المستندات بترتيب زمني، بل أبجديًا).
فيما يلي مثال على جميع التفاصيل المحددة في النموذج الموحد باستخدام مثال النموذج الموحد T-6 - أمر الإجازة.
إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية
تحل المراسلات الداخلية في المنظمة المهام التالية:
1. يعرب ويوثق كتابياً عن رأي أو طلب أو اقتراح أحد الطرفين أو صاحب العمل أو الموظف أو يكون من قبيل إبلاغ الطرف الآخر.
2. إنه جزء لا يتجزأ من إجراءات إنهاء عقد العمل ونقل الموظفين والتقدم بطلب للحصول على إجازة وإجراءات الموظفين الأخرى.
3. بمثابة الأدلة المستندية اللازمة عند النظر في نزاع عمالي.
وحتى تفي المراسلات الداخلية بجميع المهام المذكورة أعلاه، يجب توافر الشروط التالية:
1. يجب تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح، مع وجود كافة التفاصيل اللازمة.
2. يجب أن تحتوي الوثيقة على رقم تسجيل حسب سجل الوثائق الواردة والصادرة.
3. يجب تقديم رد رسمي من الجهة المتلقية لهذه الوثيقة. على سبيل المثال، في شكل قرار.
4. يجب أن يتم تخزين الوثيقة مع مراعاة متطلبات الأرشفة المعمول بها.
في أغلب الأحيان، يجري الموظف مراسلات داخلية من خلال البيانات والمذكرات والمذكرات، وصاحب العمل - في شكل إخطارات. يتم إعداد وثائق المراسلات الداخلية ليس فقط إذا كان من الضروري تبادل الرسائل الرسمية بين الموظفين، ولكن أيضًا بين رؤساء الأقسام والموظفين ورؤساء بعض الأقسام وغيرهم، وما إلى ذلك.
وفي الوقت الحاضر، تتم معظم هذه المراسلات في بصيغة إلكترونية، عن طريق الرسائل بالبريد الالكتروني . مع مثل هذه الرسائل، من الصعب للغاية إثبات أن هذا المستند الإلكتروني تم إنشاؤه بواسطة هذا الموظف المعين (حتى عند تعيين كلمات المرور، سيتعين عليك إثبات أنه لا أحد باستثناء هذا الموظف المعين يعرف كلمة المرور للوصول إلى بريد إلكتروني معين). لذلك، في حالة وجود تعارض أو تعارض محتمل، يوصى بإعداد المستندات في شكل ورقي، والتصديق عليها بتوقيعك، والتسجيل من خلال موظف رسمي في الشركة المسؤولة عن تسجيل المستند.
يمكن أن تكتسب هذه المراسلات قوة قانونية إذا قام الموظف بطباعة الرسائل الإلكترونية وقام المسؤول بتسجيلها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحدد المستندات الداخلية للشركة (اللوائح المحلية الداخلية) بالضبط طريقة تبادل المعلومات هذه كآلية اتصال عاملة، بالإضافة إلى تكرار التحقق من الرسائل.
دعونا نفكر في المبادئ العامة لإضفاء القوة القانونية على وثائق المراسلات الداخلية - البيانات والإخطارات. غالبًا ما تكون هذه المستندات هي الدليل الرئيسي في نزاعات العمل، لذا فإن العمل المختص معهم مهم للغاية لحماية مصالح صاحب العمل.
ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات
من مصلحة صاحب العمل أن يتم استكمال البيانات الشخصية للموظفين يدويًا. عادةً ما تستخدم المؤسسات نماذج نموذجية يجب فيها ملء توقيع الموظف وتاريخ توقيع الطلب يدويًا على الأقل. غالبًا ما يتم تفسير تقديم البيانات في نزاع قضائي على أنه حقيقة ضغط على الموظف.
من حيث المبدأ، يمكن إنشاء التطبيق تلقائيًا، ولكن بعد ذلك يتم طباعته وتوقيعه من قبل الشخص الذي يقوم بإعداد الطلب.
من المرغوب فيه أن يحتوي الطلب، مع مراعاة الإجراء الموضح أعلاه لمنح المستندات القوة القانونية، على التفاصيل التالية:
1. عنوان الوثيقة هو "التطبيق".
2. المرسل إليه – الذي يُرسل إليه الطلب، مع الإشارة إلى المنصب في منظمة معينة، الاسم الكامل. رسمي.
3. المترجم - الذي يتم إرساله منه، مع الإشارة إلى المنصب والاسم الكامل. موظف.
4. نص البيان.
5. توقيع مؤلف الطلب.
6. تاريخ تقديم الطلب.
7. توقيعات الموافقة (في أغلب الأحيان مع رئيس الوحدة الهيكلية - إذا لزم الأمر). هذه التفاصيل اختيارية. لذلك، يتم تحديد مدى توفرها من خلال مبادئ العمل مع هذه الوثائق في منظمة معينة.
8. رقم تسجيل الطلب. يتم تعيين الرقم للمستند وفقًا لمجلة الوثائق الواردة (أو مجلة أخرى، اعتمادًا على تصميم نظام التسجيل في منظمة معينة)، مع الإشارة إلى رقم وتاريخ قبول المستند وتوقيع الشخص المسؤول (على سبيل المثال، سكرتير). يقوم الشخص المسؤول عن استلام هذه المستندات بوضع الرقم.
9. حل الشخص الموجه إليه الطلب أو المخول بحل مشكلة معينة. يجب أن يحتوي القرار على توقيع مكتوب بخط اليد وتاريخ وقرار إداري بشأن الطلب، مع الإشارة إلى المسؤول المحدد (اسمه أو ببساطة الإدارة) الذي أرسل إليه هذا الأمر و (إذا لزم الأمر) التاريخ الذي يجب أن يكون فيه الأمر المحدد في القرار يعدم.
10. بعد تنفيذ إجراءات شؤون الموظفين على أساس هذا الطلب، يمكن تدوين الملاحظات عليه فيما يتعلق بتنفيذ أمر المدير (انظر المثال 8). يتم وضعها عادةً في أسفل المستند على اليسار أو في أي مساحة خالية.
11. قد تكون هناك علامات على رقم القضية التي أرسل إليها هذا الطلب.
دعونا نعطي مثالا لتطبيق يحتوي على كافة التفاصيل الضرورية.
ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للإخطارات
يكتب صاحب العمل إشعارات لإبلاغ الموظف بشيء ما. على سبيل المثال، لتحذيره من التخفيض المقترح للموظفين (المادة 180 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، حول الإجازة السنوية القادمة القادمة، وفقًا لجدول إجازة الشركة (المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول التغيير القادم في شروط عقد العمل (المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)، حول حقيقة أنه تم تخفيض عقد العمل محدد المدة مع الموظف (المادة 79 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي)، الخ.
يجب إصدار الإخطارات الرسمية للامتثال للإجراء المنصوص عليه في تشريعات العمل فقط في شكل ورقي، لأن هذه الوثائق ستؤكد الامتثال للإجراء المحدد، ويؤكد الموظف استلام هذا الإخطار، كقاعدة عامة، على الوثيقة نفسها.
فيما يلي مقتطفات من قانون العمل تؤكد متطلبات نموذج الإخطار الكتابي في بعض حالات الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل.
جزء من الوثيقة
|
قانون العمل في الاتحاد الروسي المادة 74. التغييرات في شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان لأسباب تتعلق بالتغيرات في ظروف العمل التنظيمية أو التكنولوجية (...) يلتزم صاحب العمل بإخطار الموظف بالتغييرات القادمة على شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان، وكذلك الأسباب التي استدعت إجراء هذه التغييرات. كتابة في موعد لا يتجاوز شهرين، ما لم ينص هذا القانون على خلاف ذلك. وإذا لم يوافق الموظف على العمل في ظل الظروف الجديدة، فإن صاحب العمل ملزم بذلك كتابة أن تعرض عليه وظيفة أخرى متاحة لصاحب العمل (سواء منصب شاغر أو عمل يتوافق مع مؤهلات الموظف، أو منصب شاغر أدنى أو وظيفة ذات أجر أقل)، والتي يمكن للموظف القيام بها مع مراعاة حالته الصحية. المادة 79. إنهاء عقد العمل محدد المدة ينتهي عقد العمل محدد المدة بانتهاء مدة صلاحيته. يجب إخطار الموظف كتابيًا بإنهاء عقد العمل بسبب انتهاء صلاحيته قبل ثلاثة أيام تقويمية على الأقل من الفصل، باستثناء الحالات التي ينتهي فيها عقد العمل محدد المدة المبرم لمدة واجبات الموظف الغائب . المادة 123. تسلسل منح الإجازة السنوية مدفوعة الأجر يتم تحديد ترتيب توفير الإجازات مدفوعة الأجر سنويا وفقا لجدول الإجازات (...). يجب إخطار الموظف بموعد بدء الإجازة للتوقيع في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل أن يبدأ. المادة 180. الضمانات والتعويضات للموظفين في حالة تصفية المنظمة، أو تقليل عدد أو عدد موظفي المنظمة (...) يتم تحذير الموظفين من قبل صاحب العمل شخصيا و للتوقيع قبل شهرين على الأقل من الفصل. |
في كل هذه الحالات، سيحتاج صاحب العمل إلى تأكيد حقيقة إخطار الموظف لفترة زمنية معينة، والتي تلبي متطلبات تشريعات العمل. ولذلك، يتم تسليم هذه الإشعارات للموظف تحت توقيعه الشخصي. والشيء الأكثر أهمية عند تسليم الإشعار ليس توقيع الموظف بقدر ما يشير إلى تاريخ استلام هذا الإشعار.
يحتوي الإخطار على نفس التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة في أي مستند شخصي.
نظام تسجيل وثائق المراسلات الداخلية
سيكون من الأسهل على صاحب العمل الدفاع عن نفسه في حالة حدوث نزاع عمالي (بما في ذلك دعوى قضائية) إذا كان لدى المنظمة نظام مختص لتسجيل المستندات. نظام تسجيل الشركة ضروري من أجل:
تسجيل توفر الوثائق وتتبع حركتها؛
إعطاء القوة القانونية لوثائق الشركة؛
التنظيم الأمثل لتدفق المستندات الداخلية في المؤسسة؛
حماية مصالح صاحب العمل في حالة وجود نزاع قانوني. في هذه الحالة، سيؤكد نظام تسجيل المجلة حقيقة إنشاء المستند في تاريخ معين.
يعتمد عدد المجلات (دفاتر الحسابات) التي يجب الاحتفاظ بها بشكل مباشر على خصائص أنشطة المنظمة. لكي لا تؤدي المجلات المحاسبية (الكتب) وظيفة تسجيل المستندات فحسب، بل أيضًا، في حالة وجود تعارض، لتكون بمثابة دليل على أن المستند قد تم إنشاؤه بالفعل في فترة زمنية معينة ولا يمكن إدخاله لاحقًا، يوصى باتباع القواعد التالية لتصميم هذه المجلات.
يجب على المجلات:
أن يكون لها غطاء صلب (ليتوافق مع مدة الصلاحية)؛
تحتوي على غلاف لاصق (لإثبات استحالة أو صعوبة إزالة ورقة أو إضافة ورقة إلى مجلة موجودة)؛
تحتوي على صفحات مرقمة من البداية إلى النهاية؛
تكون مخيط.
أن تكون مصدقة بختم الكيان القانوني وتوقيع رئيس المنظمة (باستثناء أول كتابين محاسبيين لدفاتر العمل التي يجب أن تكون مصدقة بختم الشمع أو الختم (البند 41 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في كتب العمل").
يتم تطوير المظهر الداخلي للمجلات، حيث يمكن تسجيل وثائق المراسلات الداخلية، من قبل المنظمات نفسها، حيث لا توجد أشكال موحدة للمجلات. ويرد أدناه شكلها التقريبي.
النسخ والمكررة
في كثير من الأحيان، يتم تسليم وثائق المراسلات الداخلية إلى المسؤولين في شكل نسخ أو نسخ مكررة، لا سيما إذا تم إرسال المستند الأصلي إلى مسؤول أعلى أو تم حفظه في ملف القضية، ولكن يلزم اتخاذ بعض الإجراءات الإضافية بشأن المستند.
ينسخ يمكن أن تكون الوثيقة بالفاكس أو مجانية. نسخة فاكسيعيد إنتاج محتويات المستند بالكامل وجميع ميزاته الخارجية - التفاصيل الموجودة في الأصل (بما في ذلك التوقيع والختم) أو جزء منها، وميزات موقعها. نسخة مجانيةتم إنشاؤها على الآلات الكاتبة، وتحتوي على كافة تفاصيل الوثيقة، ولكنها لا تكرر شكلها بالضرورة.
يقوم الموظف المسؤول عن المستندات بالتصديق على النسخ. يتم التصديق على النسخ من خلال وضع كلمة "صحيح" أو "النسخة صحيحة" مع الإشارة إلى التوقيع ومستخرجه وتاريخ الشخص المسؤول. عادةً ما يتم وضع سجل الشهادة في أسفل المستند في أي مساحة خالية.
إذا تم تقديم الوثيقة إلى منظمات أخرى، على نسخ من الوثائق (مقتطفات منها) يجب أن تكون مختومة .
ينسخ – نسخة طبق الأصل من مستند رسمي له القوة القانونية للأصل.
* * *
لذلك، لا ينبغي الاستهانة بوثائق المراسلات الداخلية - فغالبًا ما يعتمد الاعتراف بشرعية الإجراء على تنفيذها ومعالجتها بشكل صحيح. لكن هذه المستندات بالتحديد هي التي لا يعرف أصحاب العمل في أغلب الأحيان كيفية التعامل معها. مثل هذه الأوراق لا يتم تسجيلها أو أخذها بعين الاعتبار أو الاتفاق عليها، مما يؤثر سلبا ليس فقط على القوة القانونية للمستند، ولكن أيضا على إجراءات الإدارة التي تتم في الشركة. في كثير من الأحيان، ولهذا السبب، لا يستطيع صاحب العمل إثبات ذنب موظف معين ولا يمكنه تطبيق الوسائل القانونية لتطبيق إجراءات تأديبية أو إنهاء عقد العمل مع الموظف. تبدأ العديد من الشركات في بناء نظام لإدارة المستندات بناءً على أخطائها، ولكن لا يزال من الأفضل منع العواقب السلبية بدلاً من التعامل مع نتائجها.
1 تاريخ شخصي
2 تاريخ شخصي
الكلمات الدالة:
1 -1