القوة القانونية للوثائق. تسجيل التفاصيل التي تحدد القوة القانونية للوثائق

قوة قانونية- هذه ملكية للوثيقة الرسمية التي يمنحها لها التشريع الحالي واختصاص الهيئة التي أصدرتها وإجراءات التنفيذ المعمول بها. قد يؤدي عدم وجود التفاصيل الضرورية أو تنفيذها بشكل غير صحيح إلى حقيقة أن الوثيقةلن يكون لها قوة قانونية(على سبيل المثال، بدون توقيع أو تاريخ). إذا لم يكن هناك عنوان للنص أو ملاحظة حول المؤدي، فلن يؤدي ذلك إلا إلى بعض الصعوبات الخامسالعمل مع الوثيقة، ولكن لن يؤثر على أهميتها القانونية.

التفاصيل الإلزاميةضمان القوة القانونية للوثائق،نكون:

اسم المنظمة (الرسمية) - مؤلف الوثيقة؛ اسم نوع الوثيقة؛ تاريخ الوثيقة؛ رقم التسجيل؛ ختم الموافقة على الوثيقة؛ نص؛ إمضاء؛ ختم.

إمضاءهو شرط إلزامي لأي وثيقة.التوقيع الرسمي في الوثيقة، يفترضمسؤولية: للتأكد من صحة الوثيقة؛ لجميع العواقب المحتملة لتنفيذ (وضع حيز التنفيذ) للوثيقة.

حق التوقيع يتم توفيرها لأشخاص معينين وقد تكون كذلكمُثَبَّت: في ميثاق المؤسسة؛ في اللوائح الخاصة بالمؤسسة (بشأن الوحدة الهيكلية) ؛ في تعليمات العمل المكتبي؛ في الوصف الوظيفي للموظف؛ في ترتيب توزيع المسؤوليات.

يتم توقيع وثائق المنظمة من قبل المدير أو نوابه. يتم التوقيع على وثائق التقسيمات الهيكلية من قبل رؤسائهم.

في عدد من القضايا، قد يكون للموظفين الآخرين، على سبيل المثال، كبار المتخصصين في المؤسسة، الحق في التوقيع. يتم التوقيع على النسخة الأولى من الوثيقة، وإذا لزم الأمر، على نسخ أخرى، على سبيل المثال، عند إبرام اتفاقية.

تاريخ الوثيقة- من أهم تفاصيل الوثيقة. عدم وجود تاريخ على الوثيقة يجعلها غير صالحة.

ختم- شرط هام من الناحية القانونية وتستخدم للتصديق على توقيع المسؤول على الوثائق الأكثر أهمية (أو المالية).يشير الختم إلى: حول صحة الوثيقة؛

حول انتماء الوثيقة إلى المنظمة المشار إليها على الختم.تم لصق الختم على الوثائق التي نشرهايتضمن:

أي عواقب قانونية، على سبيل المثال إنشاء أو إعادة تنظيم مؤسسة؛

العواقب المادية، على سبيل المثال، نقل الأصول المادية، وشهادة حق المنظمة أو الفرد في شيء ما.

ختم الموافقة- بعض الوثائق تكتسب القوة القانونية فقط من لحظة موافقة الرئيس أو السلطة العليا عليها.

ختم الموافقة هو شرط أساسي للوثيقة الرسمية التي تعطي طابعًا معياريًا أو قانونيًا لمحتواها.يخضع ما يلي للموافقة الإلزامية: المواثيق واللوائح الخاصة بالمؤسسات (الفروع) ؛ جداول التوظيف؛ تقارير التفتيش وشهادات القبول؛ وصف الوظيفة؛ التقديرات وخطط العمل والتقارير وإلخ.

رقم التسجيلهو ضمان إضافي لصحة الوثيقة. ويشير إلى أن الوثيقة قد مرت بجميع مراحل المعالجة، وتم تسجيلها، وبالتالي فهي وثيقة رسمية للمؤسسة.

لإعطاء الأثر القانوني وثيقة إلكترونيةمستخدمالتوقيع الرقمي الإلكتروني.

لا يتم التعرف على المستند الإلكتروني باعتباره ذا أهمية قانونية إلا إذا كان التحقق من صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني إيجابيًا.

التوقيع الرقمي الإلكتروني(EDS) - تفاصيل الوثيقة الإلكترونية التي تهدف إلى حماية هذه الوثيقة الإلكترونية من التزوير، والتي تم الحصول عليها نتيجة تحويل المعلومات المشفرة باستخدام مفتاح خاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني والسماح بالتعرف على مالك شهادة مفتاح التوقيع، كما وكذلك إثبات عدم وجود تحريف للمعلومات في المستند الإلكتروني.

التوقيع الرقمي في وثيقة إلكترونيةمقابلالتوقيع بخط اليد في وثيقة ورقيةمع مراعاة الشروط التالية:

شهادة مفتاح التوقيع الصادرة عن مركز التصديق صالحة في وقت توقيع المستند الإلكتروني؛ يتم تأكيد صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستند الإلكتروني؛

يتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني وفقًا لمعلوماته المحددة في شهادة مفتاح التوقيع. بفضل هذه التكنولوجياوالنتيجة هي وثيقة إلكترونية: وجود القوة القانونية؛ تأكيد تأليف الوثيقة؛ تأكيد عدم وجود تحريف للمعلومات في الوثيقة.

بغرض ينسخكان لديه وثيقة ورقية القوة القانونية للأصل،هايجب أن تكون معتمدة وفقا للنظام المحدد.

ولهذا الغرض، يتم توفير التفاصيل"نسخ علامة التصديق"أيّيتضمن: نقش الشهادة "صحيح" ؛ موقف الشخص الذي صدق على النسخة؛ توقيعه؛ تاريخ الشهادة؛

الطباعة (للمستندات الأكثر أهمية أو الخارجية). يتم التصديق من قبل الشركة نفسها أو، إذا لزم الأمر، من قبل كاتب العدل.

وفقًا للأفعال القانونية التنظيمية أو باتفاق الأطراف، يمكن التصديق على مستند ورقي مختوم، عند تحويله إلى مستند إلكتروني، من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني للمسؤول.يُسمح للشركات بالتصديق على:

نسخ من الوثائق المقدمة من المواطنين عند التقدم للعمل أو الدراسة؛

نسخ من وثائق حل المشاكل الاجتماعية للعمال.يتم اعتماد النسخ في المؤسسة: رئيس المنظمة؛ مسؤول (رئيس قسم الموارد البشرية).

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة من التفاصيل المحددة لكل نوع من المستندات وتنفيذها على شكل يتوافق مع المعيار.
يجب أن نتذكر أن المستندات المختلفة تتكون من مجموعة مختلفة من التفاصيل وعند إعداد مستند واحد لا تحتاج إلى استخدام جميع التفاصيل الموضحة في GOST. بعض التفاصيل متنافية، على سبيل المثال، تتم الإشارة إلى التفاصيل "البيانات المرجعية حول المنظمة" بالأحرف فقط، بينما لا تتم كتابة "اسم نوع المستند" على الورق ذي الرأسية. في عملية إعداد ومعالجة المستندات، يمكن استكمال تكوين التفاصيل المطلوبة بتفاصيل أخرى إذا كان ذلك مطلوبًا لغرض المستند ومعالجته. يمكنك إدخال تفاصيل إضافية في نماذج المستندات الموحدة. على سبيل المثال، أضف تفاصيل "توقيع رئيس قسم شؤون الموظفين"، "توقيع الرئيس المباشر" إلى نموذج أوامر تعيين وفصل الموظفين. ومع ذلك، لا يُسمح بحذف التفاصيل الفردية من النماذج الموحدة.
تكوين التفاصيليتم تحديد توصيف مستند معين من خلال أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذا المستند وطريقة التوثيق.
الوثائق الرئيسية التي تحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هي GOST R 6.30-2003، قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477

تحدد هذه الوثائق التفاصيل التالية المستخدمة في إعداد وتنفيذ الوثائق التنظيمية والإدارية - المراسيم والأوامر والتعليمات والخطابات والبروتوكولات والأفعال والوثائق الأخرى المدرجة في OK011-93 (OKUD):
كود نموذج الوثيقةويتم لصقها وفقًا لمصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD). يعد OKUD جزءًا لا يتجزأ من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ويغطي أنظمة التوثيق الموحدة وأشكال الوثائق المعتمدة للاستخدام في الاقتصاد الوطني.
شعار المنظمة أو العلامة التجارية(علامة الخدمة) توضع على ترويسة المنظمة وفقًا للميثاق (لوائح المنظمة).
رمز المنظمة(OKPO) يتم لصقها وفقًا لمصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات.
OGRN- يتم لصق رقم تسجيل الدولة الرئيسي للكيان القانوني وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.
نزل/كي بي بي- يتم إدخال رقم هوية دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.
اسم الشركة، وهو مؤلف الوثيقة، يجب أن يتوافق مع الاسم المنصوص عليه في وثائقه التأسيسية. فوق اسم المنظمة يشير إلى الاسم المختصر، وفي حالة عدم وجوده يشير إلى اسم المنظمة الأم بالكامل (إن وجد). يتم إعطاء الاسم المختصر للمنظمة في الحالات التي يكون فيها منصوصًا عليه في الوثائق التأسيسية للمنظمة. يتم وضع الاسم المختصر (بين قوسين) أسفل الاسم الكامل أو خلفه. تتم طباعة أسماء منظمات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي، والتي لديها، إلى جانب لغة الدولة في الاتحاد الروسي (الروسية)، ولغة الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، بلغتين.
يُشار إلى اسم الفرع أو المكتب الإقليمي أو المكتب التمثيلي إذا كان هو مؤلف الوثيقة، وهو موجود أسفل اسم المنظمة.
تتضمن المعلومات الأساسية عن المنظمةيشمل: العنوان البريدي؛ رقم الهاتف والمعلومات الأخرى حسب تقدير المنظمة (أرقام الفاكس، أرقام التلكس، الحسابات المصرفية، عنوان البريد الإلكتروني).
يجب أن يتم تحديد اسم نوع المستند الذي أعدته المنظمة أو نشرته بموجب الميثاق (لوائح المنظمة) ويجب أن يتوافق مع أنواع المستندات المنصوص عليها في OKUD (الفئة 0200000). على سبيل المثال، "لوائح العمل الداخلية"، "الوصف الوظيفي".
تاريخ الوثيقة هوتاريخ التوقيع أو الموافقة على البروتوكول - تاريخ الاجتماع (اتخاذ القرار)، على الفعل - تاريخ الحدث.
يجب أن يكون للمستندات الصادرة عن منظمتين أو أكثر نفس التاريخ (المفرد).
مسموح طريقتان لتنسيق تاريخ المستند: رقمي أو لفظي رقمي.
أما بالطريقة الرقمية فيكتب تاريخ الوثيقة بالأرقام العربية بالتسلسل:
يوم من الشهر، الشهر، السنة. يتم كتابة يوم الشهر والشهر بزوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة؛ السنة - أربعة أرقام عربية.
على سبيل المثال، يجب تنسيق تاريخ 5 فبراير 2011 كالإدخال التالي: 02/05/2011.
من الممكن تنسيق التاريخ بالتسلسل: السنة، الشهر، يوم من الشهر، على سبيل المثال، 2011.02.05.
تُستخدم طريقة تنسيق التواريخ هذه على نطاق واسع في الأرشيفات - حيث تتم كتابة التواريخ على الرفوف والمجلدات والمستندات الأخرى بترتيب "عكسي".
في الطريقة اللفظية الرقمية، يجب تنسيق التاريخ على النحو التالي: 05 فبراير 2011.
يتكون رقم تسجيل الوثيقةمن رقمه التسلسلي، والذي يمكن استكماله وفقًا لتقدير المنظمة بفهرس الحالات وفقًا لتسمية الحالات، ومعلومات حول المراسل، والمنفذين.
يتكون رقم تسجيل الوثيقة المنشورة بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام تسجيل وثيقة كل من هذه المنظمات، مفصولة بشرطة مائلة بالترتيب الذي يشار به إلى المؤلفين في الوثيقة.
يتم تعيين رقم تسجيل المستند بناءً على الإدخال الوارد في نموذج التسجيل المقابل.

يتم تمييز الأنواع التالية من نماذج التسجيل:

بطاقات التسجيل والتحكم (RCC)؛

مجلات التسجيل (الكتب)؛

نماذج الشاشة (عند استخدام تقنيات الكمبيوتر).

نماذج بعض المجلات والكتب معتمدة من الجهات الرسمية. على سبيل المثال، تمت الموافقة على شكل كتاب تسجيل حركة كتب العمل وإدخالاتها بموجب مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل ".
ولكن معظم الأشكال تم تطويره وفقًا لتقديرك الخاصصاحب العمل. يمكن العثور على نماذج المستندات في المستندات المذكورة أعلاه.

الوثيقة غير المسجلة ليس لها قوة قانونية !!!
رابط رقم التسجيل والتاريختتضمن الوثيقة رقم التسجيل وتاريخ الوثيقة التي يجب الرد عليها. هذه التفاصيل مطلوبة للرسائل.
مكان التجميعتتم الإشارة إلى إصدار المستند إذا كان من الصعب تحديده باستخدام التفاصيل "اسم المنظمة" و"البيانات المرجعية حول المنظمة". يُشار إلى مكان التجميع أو النشر مع الأخذ في الاعتبار التقسيم الإداري الإقليمي المقبول، ويمكن استخدام الاختصارات المقبولة عمومًا فقط.
المرسل إليهقد تكون منظمات أو أقسامها الهيكلية أو مسؤولين أو أفراد. عند إرسال مستند إلى مسؤول، تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى قبل اللقب.
يشار إلى اسم المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية. تتم الإشارة إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في حالة الأصل.
على سبيل المثال:
إلى الرئيس التنفيذي
الشركة المساهمة "باروس"
في.أ. لابتيف
أو

ماياك ذ م م
محاسبة
كبير الاقتصاديين
V.M. كوتشيتوفا

يجب ألا تحتوي الوثيقة على أكثر من أربعة مرسلين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخة" قبل المرسل إليه الثاني والثالث والرابع. إذا كان هناك المزيد من المستلمين، فسيتم إنشاء قائمة توزيع المستندات.
قد تتضمن تفاصيل "المرسل إليه" عنوانًا بريديًا. تتم الإشارة إلى عناصر العنوان البريدي بالتسلسل الذي تحدده قواعد تقديم الخدمات البريدية.
عند توجيه مستند إلى مؤسسة، حدد اسمها، ثم العنوان البريدي؛ ومن الممكن أيضًا توسيط كل سطر من سمة "العنوان" بالنسبة إلى السطر الأطول.

على سبيل المثال:

وكالة حكومية
البحث العلمي لعموم روسيا
معهد التوثيق وشؤون المحفوظات
شارع بروفسويوزنايا، 82، موسكو، 117393
عند إرسال مستند إلى فرد، قم بالإشارة إلى اللقب والاسم الأول والعائلي للمستلم، ثم العنوان البريدي،

على سبيل المثال:

أبراموف أوليغ بافلوفيتش
شارع. سادوفايا، 5، شقة. 12،
ليبكي، منطقة تولا، 301264
عند توجيه مستند في وقت واحد إلى منظمة وفرد ("في نسخة")، يجب تنسيق العنوان وفقًا للمثال:
إدارة الشؤون الداخلية لمنطقة موسكوفسكي
سان بطرسبرج
رئيس القسم
إس إم تيتوف
سفيريدوف بيتر ألكسيفيتش
شارع. بورتوفايا، 82، شقة 17
لومونوسوف
منطقة لينينغراد، 196754
ختم الموافقة على الوثيقة- شرط في وثيقة رسمية تعطي طابعا معياريا أو قانونيا لمحتواها. تعتبر الموافقة على الوثيقة طريقة خاصة لوضع الوثيقة موضع التنفيذ، والسماح بتوزيعها على دائرة معينة من المنظمات والمسؤولين والمواطنين.
يمكن الموافقة على الوثيقة بطريقتين:
مسؤول (مسؤولون)؛
وثيقة منشورة خصيصا.
كلا الطريقتين للموافقة لهما نفس القوة القانونية.
يوجد ختم الموافقة على المستند في الركن الأيمن العلوي من المستند.
عند الموافقة على وثيقة من قبل مسؤول، يجب أن يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها (بدون علامتي الاقتباس)، وعنوان منصب الشخص الذي وافق على الوثيقة، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة.

على سبيل المثال

انا اعتمدت
المدير التنفيذي
الشركة المساهمة "الأشرعة القرمزية"
التوقيع الشخصي I. S Sergeev
12.01.2011
يُسمح بتوسيط العناصر في سمة "ختم الموافقة" الخاصة بالمستند بالنسبة إلى السطر الأطول.

على سبيل المثال

انا اعتمدت
المدير التنفيذي
الشركة المساهمة "مصنع لومونوسوف للخزف"
التوقيع الشخصي I. S Sergeev
12.01.2011
عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.
عند اعتماد مستند بقرار أو قرار أو أمر أو بروتوكول، يتكون ختم الاعتماد من كلمة تمت الموافقة (تمت الموافقة عليه أو تمت الموافقة عليه أو تمت الموافقة عليه) واسم مستند الموافقة في الحالة الآلية وتاريخه ورقمه.

على سبيل المثال

موافقة
بقرار من الجمعية العمومية
المساهمين بتاريخ 15 سبتمبر 2010 رقم 14
أو
موافقة
بأمر من رئيس مجلس الإدارة
مجلس البنك
بتاريخ 2011/02/01 رقم 12
ختم الموافقة غير موجود على كل وثيقة.

قائمة تقريبية للوثائق الخاضعة للموافقة.
الأفعال (عمليات التفتيش والتدقيق؛ قبول البناء المكتمل للأشياء والمعدات؛ الشطب؛ الفحص ونقل الحالات؛ تصفية المنظمات والمؤسسات والشركات، وما إلى ذلك).
الاتفاقيات (بشأن تنفيذ العمل واللوازم المادية والتقنية، واستئجار المباني؛ وعلى الإمدادات والعقود والتعاون العلمي والتقني، والمسؤولية المالية، وما إلى ذلك).
المهام (لتصميم المرافق والهياكل الفنية وبناء رأس المال؛ لإجراء البحوث والتصميم والأعمال التكنولوجية؛ التقنية، وما إلى ذلك)
التعليمات (القواعد) - (الرسمية؛ بشأن العمل المكتبي؛ احتياطات السلامة؛ لوائح العمل الداخلية، وما إلى ذلك)
المعايير (استهلاك المواد الخام والمواد والكهرباء والتصميم التكنولوجي وعدد الموظفين وما إلى ذلك)
تقارير (عن أنشطة الإنتاج، ورحلات العمل، والأعمال البحثية، وما إلى ذلك)
قوائم (وظائف الموظفين الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة؛ المؤسسات التي تخضع لمزايا معينة؛ المواد الوثائقية القياسية التي يتم إنشاؤها في أنشطة الوزارات والإدارات والمنظمات الأخرى، مع الإشارة إلى فترات تخزين المواد، وما إلى ذلك)
الخطط (الإنتاج؛ البناء والتركيب، التصميم والمسح، الأعمال البحثية، إدخال التكنولوجيا الجديدة؛ الإمدادات التعاونية للمنتجات؛ توزيع المنتجات وفقًا للتسمية المحددة؛ الدخل من الإسكان والخدمات المجتمعية، الإصلاحات الرئيسية؛ عمل المجلس، العلمي والمجلس الفني، ومجلس العلماء، الخ.)
اللوائح (في المنظمة؛ الوحدة الهيكلية؛ المكافآت، التدريب المتقدم، وما إلى ذلك)
البرامج (العمل والفعاليات، التدريب، الخ)
أسعار العمل.
التقديرات (نفقات صيانة أجهزة الإدارة والمباني والمباني والهياكل؛ واستخدام أموال المؤسسة؛ وإعداد وتطوير إنتاج منتجات جديدة؛ وبناء رأس المال، وما إلى ذلك)
معايير الدولة ومعايير الصناعة والشروط الفنية.
الهيكل والتوظيف.
معدلات الرسوم الجمركية.
مواثيق المنظمة.
نماذج الوثائق الموحدة.
جداول التوظيف والتغييرات فيها.
دقة.
يحتوي القرار على إرشادات تتعلق بالحل (إعداد الحل) للمشكلة الموضحة في المستند.
يتضمن القرار، المكتوب على الوثيقة من قبل المسؤول المختص، أسماء المنفذين والأحرف الأولى منهم، ومحتويات الأمر (إذا لزم الأمر)، والموعد النهائي للتنفيذ، والتوقيع والتاريخ.

على سبيل المثال:

زايتسيفا أ.ف.
نيكيتين ب.س.
يرجى إعداد المشروع
اتفاقيات مع هيرميس
بحلول 21/01/2011
توقيع شخصي
تاريخ
يُسمح بوضع القرار على ورقة منفصلة.
عنوان للنصيتضمن ملخصًا للوثيقة. يجب أن يكون العنوان متسقًا مع اسم نوع المستند. العنوان يمكن أن يجيب على الأسئلة:
عن ماذا (عن من)، ماذا (من)؟
على سبيل المثال: من أجل إنشاء لجنة التصديق؛ الوصف الوظيفي للمصمم الرئيسي.
لا يجوز أن يتضمن نص المستندات المعدة بتنسيق A5 عنوانًا.
علامة التحكمتتم الإشارة إلى تنفيذ المستند بالحرف "K" أو الكلمة أو الختم "التحكم".
تم إعداد نص الوثيقة بلغة دولة الاتحاد الروسي أو بلغات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي.
ويتم إعداد نصوص الوثائق على شكل استبيان، أو جدول، أو نص متماسك، أو مزيج من هذه الهياكل.
عند تجميع نص في شكل استبيان، يجب التعبير عن أسماء خصائص الكائن المميز باسم في الحالة الاسمية أو عبارة مع فعل الجمع بضمير المخاطب في زمن المضارع أو الماضي ("لديك"). ، "تمتلك" أو "كانت" ، "كانت" ، إلخ.). يجب أن تكون الخصائص المعبر عنها لفظيًا متوافقة مع أسماء الخصائص.
يجب أن تحتوي أعمدة وصفوف الجدول على عناوين يتم التعبير عنها باسم في الحالة الاسمية. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والصفوف متوافقة مع العناوين.

إذا كان الجدول مطبوعاً على أكثر من صفحةيجب ترقيم أعمدة الجدول وطباعة أرقام هذه الأعمدة فقط في الصفحات التالية.
نص متصلكقاعدة عامة، يتكون من جزأين.
يشير الجزء الأول إلى أسباب وأسباب وأهداف إعداد الوثيقة،
في الثاني (النهائي) - القرارات والاستنتاجات والطلبات والمقترحات والتوصيات.
قد يحتوي النص على الجزء الأخير فقط (على سبيل المثال، الأوامر - جزء إداري بدون بيان؛ الرسائل والبيانات - طلب بدون تفسير).
يشير نص الوثيقة المعدة على أساس وثائق المنظمات الأخرى أو الوثائق المنشورة مسبقًا إلى تفاصيلها:
عنوان الوثيقة؛
اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة؛
تاريخ الوثيقة؛
رقم تسجيل الوثيقة؛
عنوان للنص.
إذا كان النص يحتوي على عدة حلول واستنتاجات وما إلى ذلك، فيمكن تقسيمه إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.
في الوثائق (أمر، أمر)المنظمات التي تعمل على مبادئ وحدة القيادة، وكذلك الوثائق الموجهة إلى إدارة المنظمة، يتم تقديم النص بضمير المتكلم المفرد ("أطلب"، "أقدم"، "أطلب").
في الوثائق الهيئات الجماعيةيتم تقديم النص بصيغة الغائب المفرد ("يقرر"، "يقرر").
في الوثائق المشتركة، يتم تقديم النص بصيغة الجمع بضمير المتكلم ("نحن نأمر"، "قررنا").
يُعرض نص البروتوكول بصيغة الجمع بضمير الغائب ("استمع"، "تكلم"، "قرر"، "قرر").
في الوثائق التي تحدد حقوق والتزامات المنظمات، أقسامها الهيكلية (اللوائح والتعليمات)، وكذلك تحتوي على وصف وتقييم الحقائق أو الاستنتاجات (القانون والشهادة)، وشكل عرض النص بصيغة الغائب المفرد أو يتم استخدام صيغة الجمع ("القسم يقوم بوظائفه"، "تشمل الجمعية"، "اللجنة المنشأة").
تُستخدم أشكال العرض التالية في الرسائل:
- صيغة المتكلم بصيغة الجمع ("من فضلك أرسل"، "نرسل للنظر فيها")؛
- ضمير المتكلم المفرد ("أعتبر ذلك ضروريًا"، "يرجى التمييز")؛
- من ضمير الغائب المفرد ("الوزارة لا تمانع").
بمناسبة وجود التطبيق، المسمى في نص المستند، يتم تنسيقه على النحو التالي:
التطبيق: لمدة 5 لتر. في نسختين.
إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفق غير مسمى في النص، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ؛ إذا كان هناك العديد من التطبيقات، يتم ترقيمها ,

على سبيل المثال:

التطبيقات.
1. لائحة قسم الإقراض الإقليمي لعدد 5 صفحات. في 1 نسخة
2. قواعد إعداد وتنفيذ مستندات قسم الإقراض الإقليمي لعدد 7 صفحات. في نسختين.
توضع العلامة من الفقرة من الهامش الأيسر للمستند على ثلاث فترات.
إذا كانت الطلبات مرتبطة، فلن يتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

يتعين على كل ضابط شؤون موظفين أثناء العمل إعداد العديد من نفس النوع من المستندات، ويجب إعداد هذه المستندات بشكل صحيح وموحد. وبطبيعة الحال، يحدد التشريع الإجراء الأساسي لملء النماذج الموحدة وكتب العمل ومحتويات عقد العمل. ولكن من أجل تنظيم العمل مع المستندات في شركتك، فمن المستحسن تطوير تعليمات لإدارة سجلات الموظفين وجدول تدفق المستندات.

1؟. مفهوم "القوة القانونية للوثيقة" وتوحيدها في معيار الدولة.

GOST 51141-98 "إدارة المكاتب والأرشفة. المصطلحات والتعاريف". القوة القانونية للوثيقة هي ملك للوثيقة الرسمية التي يمنحها لها التشريع الحالي واختصاص الهيئة التي أصدرتها وإجراءات التنفيذ المعمول بها.

2؟. معلومات عن نموذج الوثيقة. محتويات الوثيقة وطبيعتها الإلزامية. تكوين هوية الوثيقة: الموافقة، التوقيع، طبعة الختم.

لكي تتمتع الوثيقة بالقوة القانونية يجب أن تكون:

منسق بشكل صحيح؛

لا تتعارض مع محتوى التشريع الحالي؛

أن يتم نشره من قبل منظمة يحق لها ذلك.

قد يؤدي عدم وجود التفاصيل اللازمة أو تنفيذها بشكل غير صحيح إلى حقيقة أن الوثيقة لن يكون لها قوة قانونية (على سبيل المثال، لا يوجد توقيع أو تاريخ). إذا لم يكن هناك عنوان للنص أو ملاحظة حول المؤدي، فلن يؤدي ذلك إلا إلى صعوبات معينة في العمل مع المستند، لكنه لن يؤثر على أهميته القانونية.

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة من التفاصيل المحددة لكل نوع من أنواع المستندات - وهي عناصر إلزامية لإعداد وثيقة رسمية. الوثيقة الرئيسية التي تحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هي GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات."التفاصيل الإلزامية التي تضمن الصلاحية القانونية للوثائق هي:

اسم المنظمة (الرسمية) - مؤلف الوثيقة؛

اسم نوع الوثيقة؛

تاريخ الوثيقة؛

رقم التسجيل؛

ختم الموافقة على الوثيقة؛

إمضاء؛

وبحسب بعض المصادر أيضاً: تأشيرة الموافقة، نسخة من علامة التصديق، معلومات مرجعية عن المنظمة.

إمضاءهو شرط إلزامي لأي وثيقة؛ يتحمل المسؤول، من خلال التوقيع على وثيقة ما، المسؤولية عن صحة الوثيقة وعن جميع العواقب المحتملة لتنفيذ الوثيقة.

تاريخ الوثيقة– واحدة من أهم تفاصيل الوثيقة. عدم وجود تاريخ على الوثيقة يجعلها غير صالحة.

ختم- شرط ذو أهمية قانونية، يُستخدم للتصديق على توقيع المسؤول على أهم المستندات (أو المالية).

ختم الموافقة– بعض الوثائق تكتسب القوة القانونية فقط من لحظة الموافقة عليها من قبل الرئيس أو السلطة العليا.

رقم التسجيلهو ضمان إضافي لصحة الوثيقة. ويشير إلى أن الوثيقة قد مرت بجميع مراحل المعالجة، وتم تسجيلها، وبالتالي فهي وثيقة رسمية للمؤسسة.

الإطار التشريعي والتنظيمي لإدارة سجلات الموظفين

هيكل الإطار التشريعي والتنظيمي لإدارة سجلات الموظفين:
1. قوانين الاتحاد الروسي.
2.مراسيم رئيس الاتحاد الروسي، وقرارات حكومة الاتحاد الروسي؛ الوثائق المنهجية للمنظمات والسلطات التنفيذية المحلية بشأن إدارة سجلات الموظفين.
3. القوانين التنظيمية لمعايير الدولة في الاتحاد الروسي والوزارات والإدارات والسلطات التنفيذية الفيدرالية.

تشريعات العمل والمعاشات التقاعدية بشأن التوثيق الإلزامي للعمل مع الموظفين.

· قانون العمل في الاتحاد الروسي. هذا هو القانون الأساسي الذي يجب على أخصائي شؤون الموظفين في أي منظمة اتباعه في عمله. تنظم قواعد قانون العمل إجراءات تعيين الموظفين وفصلهم، وتنظيم وقت عملهم ووقت الراحة، وشروط دفع الأجور، وتزويد الموظفين بمختلف المزايا والتعويضات.

· دليل المؤهلات لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين (تمت الموافقة بقرار من وزارة العمل في روسيا بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 (بصيغته المعدلة في 20 أبريل 2001): إحدى المسؤوليات الوظيفية لرئيس قسم شؤون الموظفين هي التأكد من إعداد وثائق المعاش التقاعدي التأمين، وكذلك تقديمها إلى هيئة الضمان الاجتماعي. قواعد التقدم بطلب للحصول على معاش، وتحديد معاش وإعادة حساب مبلغ المعاش، والتحويل من معاش إلى آخر وفقًا للقوانين الفيدرالية "بشأن معاشات العمل في الاتحاد الروسي" (بتاريخ 17 ديسمبر 2001 رقم 173-FZ) ) وقانون "المعاشات التقاعدية الحكومية في الاتحاد الروسي".(بتاريخ 15 ديسمبر 2001 رقم 166-FZ) (تمت الموافقة عليه بقرار وزارة العمل في روسيا وصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 2002 رقم 17/19pb؛ مسجل لدى وزارة العدل الروسية في 31 مايو 2002 (رقم التسجيل 3491)؛ نُشر في صحيفة روسيسكايا غازيتا في 5 يونيو 2002).

تقديم وثائق الموظفين عند القيام بأنشطة الإشراف والرقابة من قبل هيئات مفتشية العمل الفيدرالية وغيرها من هيئات الإشراف والرقابة الفيدرالية والعامة ؛ سلطات النيابة.

· وفقا للأحكام قانون العمل في الاتحاد الروسيتتمتع مفتشية العمل الحكومية بصلاحية الإشراف والرقابة على امتثال أصحاب العمل لقوانين العمل. يتمتع مفتشو العمل الحكوميون بحقوق واسعة في ممارسة الإشراف والرقابة؛ ولهم الحق في زيارة المنظمات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية وأشكال الملكية بحرية، وكذلك أصحاب العمل - الأفراد، في أي وقت من اليوم، وبحضور الشهادات القياسية، لغرض إجراء عمليات التفتيش، أن تطلب من أصحاب العمل وممثليهم المستندات والإيضاحات والمعلومات اللازمة لأداء وظائف الإشراف والرقابة.

· القانون الاتحادي للاتحاد الروسي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات". تعتمد جميع أعمال قسم الموارد البشرية فيما يتعلق بالبيانات الشخصية للموظفين على هذا القانون. على سبيل المثال، مسألة كيفية معالجة المعلومات الواردة من الموظف عندما يبدأ العمل وأين سيتم تخزينها.

· قانون الاتحاد الروسي الصادر في 29 يوليو 2004 رقم 98-FZ "بشأن الأسرار التجارية". فهو يضع قائمة بالمعلومات التي قد تشكل سرًا تجاريًا للمنظمة، وقائمة بالموظفين الذين يمكنهم الوصول إليها، وإجراءات التعرف على البيانات السرية، فضلاً عن مسؤولية نشر المعلومات السرية.

· قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 17 يوليو 1999 رقم 181-FZ "بشأن أساسيات حماية العمل في الاتحاد الروسي". تتيح أحكام هذه الوثيقة بناء نظام حماية العمل بكفاءة في المنظمة. في حالة اكتشاف انتهاك لقواعد حماية العمال وسلامتهم، يقوم مفتش العمل بإحضار المسؤولين المذنبين إلى المسؤولية الإدارية.

· قانون الاتحاد الروسي الصادر في 8 أغسطس 2001 رقم 134-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية أثناء سيطرة الدولة (الإشراف)". يعطي القانون فكرة عن حقوق ومسؤوليات صاحب العمل عند إجراء عمليات التفتيش المختلفة في المنظمة. على سبيل المثال، يتحدث القانون عن المستندات التي يحق لصاحب العمل أن يطلبها من المفتش عندما يظهر في إحدى المنظمات، وعن حق ممثل الشركة في الحضور شخصيًا أثناء التفتيش، وعن كيف يمكن للمنظمة أن تستأنف التفتيش غير المرضي نتائج.

القوة القانونية هي ملك للوثيقة الرسمية، التي يمنحها لها التشريع الحالي، واختصاص الهيئة التي أصدرتها وإجراءات التنفيذ المعمول بها. قد يؤدي عدم وجود التفاصيل اللازمة أو تنفيذها بشكل غير صحيح إلى حقيقة أن الوثيقة لن يكون لها قوة قانونية (على سبيل المثال، لا يوجد توقيع أو تاريخ). إذا لم يكن هناك عنوان للنص أو ملاحظة حول المؤدي، فلن يؤدي ذلك إلا إلى صعوبات معينة في العمل مع المستند، لكنه لن يؤثر على أهميته القانونية.

التفاصيل الإلزامية التي تضمن الصلاحية القانونية للوثائق هي:

اسم المنظمة (الرسمية) - مؤلف الوثيقة؛

اسم نوع الوثيقة؛ تاريخ الوثيقة؛

رقم التسجيل؛

ختم الموافقة على الوثيقة؛

نص؛ إمضاء؛

التوقيع هو شرط إلزامي لأي وثيقة. يتحمل المسؤول، من خلال التوقيع على الوثيقة، المسؤولية: عن دقة الوثيقة؛ لجميع العواقب المحتملة لتنفيذ (وضع حيز التنفيذ) للوثيقة. يُمنح حق التوقيع لأشخاص معينين ويمكن النص عليه: في ميثاق المؤسسة؛ في اللوائح الخاصة بالمؤسسة (بشأن الوحدة الهيكلية) ؛ في تعليمات العمل المكتبي؛ في الوصف الوظيفي للموظف؛ في ترتيب توزيع المسؤوليات. يتم توقيع وثائق المنظمة من قبل المدير أو نوابه. يتم التوقيع على وثائق التقسيمات الهيكلية من قبل رؤسائهم. في عدد من القضايا، قد يكون للموظفين الآخرين، على سبيل المثال، كبار المتخصصين في المؤسسة، الحق في التوقيع. يتم التوقيع على النسخة الأولى من الوثيقة، وإذا لزم الأمر، على نسخ أخرى، على سبيل المثال، عند إبرام اتفاقية.

يعد تاريخ المستند أحد أهم تفاصيل المستند. عدم وجود تاريخ على الوثيقة يجعلها غير صالحة.

يعد الختم شرطًا مهمًا من الناحية القانونية ويستخدم للتصديق على توقيع المسؤول على أهم المستندات (أو المالية).

يشير الختم إلى: صحة الوثيقة وانتساب الوثيقة إلى المنظمة المبينة على الختم. يتم وضع الختم على المستندات التي يستلزم نشرها ما يلي:

• - أي عواقب قانونية، على سبيل المثال إنشاء أو إعادة تنظيم مؤسسة؛
• - العواقب المادية، على سبيل المثال، نقل الأصول المادية، وشهادة حق المنظمة أو الفرد في شيء ما.

ختم الموافقة - تكتسب بعض المستندات القوة القانونية فقط من لحظة الموافقة عليها من قبل الرئيس أو السلطة العليا. ختم الموافقة هو شرط أساسي للوثيقة الرسمية التي تعطي طابعًا معياريًا أو قانونيًا لمحتواها. يخضع ما يلي للموافقة الإلزامية: المواثيق واللوائح الخاصة بالمؤسسات (الفروع)؛ جداول التوظيف؛ تقارير التفتيش وشهادات القبول؛ وصف الوظيفة؛ التقديرات وخطط العمل والتقارير وما إلى ذلك. ص.

رقم التسجيل هو ضمان إضافي لصحة الوثيقة. ويشير إلى أن الوثيقة قد مرت بجميع مراحل المعالجة، وتم تسجيلها، وبالتالي فهي وثيقة رسمية للمؤسسة. لإضفاء القوة القانونية على المستند الإلكتروني، يتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني. لا يتم التعرف على المستند الإلكتروني باعتباره ذا أهمية قانونية إلا إذا كان التحقق من صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني إيجابيًا.

يعد التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) أحد متطلبات المستند الإلكتروني الذي يهدف إلى حماية هذا المستند الإلكتروني من التزوير، والذي يتم الحصول عليه نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني والسماح بالتعرف على مالك مفتاح التوقيع الشهادة ، وكذلك إثبات عدم وجود تحريف للمعلومات في المستند الإلكتروني. التوقيع الإلكتروني في المستند الإلكتروني يعادل التوقيع المكتوب بخط اليد في المستند الورقي، مع مراعاة الشروط التالية:

• - شهادة مفتاح التوقيع الصادرة عن مركز التصديق صالحة في وقت التوقيع على الوثيقة الإلكترونية؛ يتم تأكيد صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستند الإلكتروني؛
• - يتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني وفقاً لمعلوماته المحددة في شهادة مفتاح التوقيع. بفضل هذه التكنولوجيا، يتم الحصول على وثيقة إلكترونية: وجود القوة القانونية؛ تأكيد تأليف الوثيقة؛ تأكيد عدم وجود تحريف للمعلومات في الوثيقة. لكي تتمتع نسخة من مستند ورقي بالقوة القانونية للأصل، يجب أن يتم التصديق عليها بالطريقة المنصوص عليها. ولهذا الغرض، يتم لصق "نسخة علامة التصديق"، والتي تحتوي على: نقش الشهادة "صحيح"؛ موقف الشخص الذي صدق على النسخة؛ توقيعه؛ تاريخ الشهادة؛
• - الطباعة (للمستندات الأكثر أهمية أو الخارجية). يتم التصديق من قبل الشركة نفسها أو، إذا لزم الأمر، من قبل كاتب العدل.

وفقًا للأفعال القانونية التنظيمية أو باتفاق الأطراف، يمكن التصديق على مستند ورقي مختوم، عند تحويله إلى مستند إلكتروني، من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني للمسؤول. يُسمح للشركات بالتصديق على:

• - نسخ من الوثائق المقدمة من المواطنين عند التقدم للعمل أو الدراسة؛
• - نسخ من وثائق حل المشاكل الاجتماعية للعمال. في المؤسسة، يتم تصديق النسخ من قبل: رئيس المنظمة؛ مسؤول (رئيس قسم الموارد البشرية).

يعود