Подробности за документите, осигуряващи правна сила (GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за подготовка на документи“)
В различни организации, когато разработват проект или по време на производствения процес, служителите кореспондират помежду си. Много често производствената кореспонденция съдържа доста важна информация, тъй като служителите в нея описват количеството и качеството на извършената работа или пишат как трябва да се извърши. Следователно такава кореспонденция трябва да има правна сила.
Това е доста труден процес, тъй като придаването на правна сила на документи изисква спазване на определени правила. Най-важното правило е спазването на действащото законодателство от работодателя. Между другото, той е този, който трябва да създаде вътрешна кореспонденция. Също така, работодателят трябва да знае и, разбира се, да спазва правилата за изготвяне на документи, необходими за създаване на вътрешна кореспонденция. Работодателят е отговорен и за запознаването на служителите с всички документи за кореспонденция. Някои правила за писане на кореспонденция важат за служителите на компанията. Например, служител не може да издаде документ, който не е от неговата компетентност.
За да придобие кореспонденцията законна сила, трябва да се събере определен набор от подробности:
1. Авторът на документите трябва да бъде посочен. Например, името на организацията, в която се извършва вътрешна кореспонденция, трябва съответно да посочва ведомствената принадлежност или може да бъде посочена определена организационна и правна форма. За да избегнете ненужни проблеми, се препоръчва да отпечатате документа с фирмена бланка. Някои документи за вътрешна кореспонденция изискват да се посочи градът, в който е написан документът.
2. В документа трябва да се посочи име, ред и др.
3. Основната част на документа посочва няколко дати: датата на създаване на документа, датата на неговото одобрение и датата на влизане в сила.
4. Правният документ трябва да има регистрационен номер. Тя трябва да отговаря на системата за регистрация на фирмата.
5. Текстът на документа трябва точно да разкрива същността на неговото заглавие. Това е един от определящите фактори при създаването на правен документ.
6. Документът трябва да бъде потвърден с подписа на ръководителя на компанията или лицето, отговорно за съставянето на този документ. Подписът може да бъде предоставен по различни начини. Например директен подпис. Най-често се използва при подписване на различни заповеди; допълнително се посочва длъжността и декодирането на лицето, което подписва документа. Подписът може да бъде поставен и под формата на печат за одобрение. Самият печат се поставя в горната дясна част на документа. Индиректният печат е друга форма на подписване. Такъв печат обикновено се поставя след одобрение с някаква заповед. Заявлението на служителя може да бъде подписано от ръководителя под формата на резолюция на шефа. Такава резолюция се състои от четири части: 1) получателят на тази резолюция; 2) Описание на заповедта или постановлението; 3) подпис на управителя; 4) крайна дата на решението. Резолюцията може да бъде поставена както в горния десен ъгъл на документа, така и във всяка негова част с главни букви.
7. Има документи, които не могат да придобият правна сила без одобрение на виза. Визите са един от най-сложните детайли, което означава, че не е лесно да се съставят. Сред визите може да има: 1) виза за уреждане на различни разногласия със синдикалния орган; 2) При изготвянето на много документи се взема предвид мнението на представителния орган. 3) Всички изготвени документи първо се съгласуват с юриста и главния счетоводител на компанията. Документите, които изискват одобрение от различни лица, се определят от нормите на действащото законодателство и различни норми, приети от самото предприятие (ако има такива). Корпоративните норми са различни инструкции или разпоредби по отношение на отделите на организацията. Виза за одобрение на документи може да бъде изготвена в различни форми. Може да има връзка към документ, който потвърждава споразумението между страните. В този случай самата лента за одобрение обикновено се намира в долния ляв ъгъл. Може да има и формулировка или връзка към нея, която доказва съгласие (трябва да бъдат посочени длъжностите на лицата, които са се договорили, както и техните подписи и преписи). В края трябва да се посочи датата на одобрение. Такава виза може да бъде разположена на всяко свободно място в документа.
8. Такива подробности като въвеждаща виза трябва да включват всички заповеди за персонала и други необходими документи. Всички служители, участващи по един или друг начин в производствената кореспонденция, трябва да бъдат запознати с тях. Данните трябва да посочват датата, на която служителите са се запознали с подробностите. Самата виза трябва да бъде поставена в долната, заключителната част или в средата, вляво на документа. За тази цел Goskomstat разработи специални формуляри. С помощта на тези формуляри документ придобива правна сила, ако съдържа всички необходими данни. Това улеснява работата на юристите, работещи по документа, и прави документа по-разбираем за служител, който е далеч от правните въпроси.
За да придадете правна сила на документите за вътрешна кореспонденция, трябва да вземете предвид какви задачи решава самата кореспонденция.
1. Информира страните за извършената работа, записва предложенията и желанията на една от страните, работещи по проекта, относно качеството и скоростта на работа.
2. Това е една от най-важните връзки в процеса на уволнение или регистрация на отпуск, преместване на работник на друго място на работа.
3. Ако възникне трудов спор, индустриалната кореспонденция може да стане документът, който ще помогне за разрешаването на този спор.
За да може вътрешната кореспонденция да изпълнява всички изброени по-горе задачи, трябва да се спазват следните правила:
1. Документът трябва да бъде правилно съставен с всички необходими данни за кореспонденция.
2. Получателят на този документ трябва да се съгласи с неговото изпълнение. Обикновено съгласието може да бъде официално потвърдено под формата на резолюция.
3. На документа трябва да бъде присвоен регистрационен номер, който трябва да бъде в специален журнал за проследяване на входящи и изходящи документи.
4. По време на датата на изпълнение на документа той трябва да се съхранява на сигурно място (например във фирмен сейф).
По принцип вътрешната кореспонденция на служител съдържа различни изявления, бележки, а вътрешната кореспонденция на работодател с подчинен съдържа различни уведомления за работа и др. Документите за производствена кореспонденция са юридически формализирани, ако има кореспонденция между служители, служител и шеф, както и между ръководителите на различни производствени отдели. По правило служителите най-често обменят официални съобщения със служителите.
В днешно време технологиите са изминали дълъг път и ако преди 15 години хората са обменяли съобщения, написани на хартия, сега го правят с помощта на имейл. Този метод ви позволява незабавно да доставите съобщение до служител, който е далеч от вас, но има и своите недостатъци. Трудно е да се докаже, че това съобщение е написано от този служител и от никой друг. Дори ако въведете система за пароли, е трудно да се определи точно, че никой освен самия служител не знае тази парола. Ето защо, ако предполагате, че може да възникне или вече е възникнал конфликт във фирмата, напишете документа на хартия и го заверете с подписа си, ще бъде много по-надеждно. Освен това не би било лошо да регистрирате документа си чрез лицето, което регистрира всички документи на компанията.
Ако използвате електронна поща, служителят, който получава вашето съобщение, трябва да отпечата този документ и да го регистрира. Също така е необходимо да се разработи специален метод, чрез който компанията редовно да проверява електронната поща. В този случай кореспонденцията ще включва две основни предимства: бързо изпращане и получаване на съобщения, както и висока надеждност в случай на конфликт. Това ще ви е само от полза.
Становища и уведомления са най-важните документи за защита на правата на работодателя при разрешаване на различни конфликти. Затова ще обмислим начини да им дадем правна сила. Правилата за проектиране са много важни в този процес.
Обикновено при кандидатстване за работа различни организации използват специални формуляри, които служителят трябва да попълни на ръка. След като го попълните, служителят поставя датата на подаване на заявлението и подпис в долния десен ъгъл. Заявлението може да се разпечата и на компютър, като наетото лице трябва само да подпише това заявление и да започне работа. По принцип такава регистрация е съвсем законна, но някои съдилища я възприемат като натиск върху служителя. Ето защо е по-добре да напишете заявлението на ръка, това ще ви позволи да избегнете някои проблеми в случай на конфликт. Желателно е при изготвянето на документи да присъстват необходимите данни, в противен случай документът няма да влезе в сила.
1. Първо, трябва да посочите към какъв тип документ принадлежи този документ. В този случай в заглавието на документа трябва да се изпише „Заявление“.
3. След това се изписва авторът на приложението. Точно както в адресата, пишете пълното си име и длъжност.
4. След като сте описали адресата и автора, напишете тялото на самото изявление (текст).
5. След приключване на написването на текста съставителят полага своя подпис и датата на написване на заявлението.
6. Обикновено след подписа на наредителя се поставя и подписът на договора, тоест мениджърът, който ви наема, подписва документа. Това не е необходимо и всичко зависи от отношението на предприятието към този въпрос. Затова не се страхувайте, че не сте наети, когато няма подпис на мениджъра.
7. След това, след решаване на всички въпроси, заявлението се регистрира в регистъра на входящата документация от упълномощено лице, което поставя регистрационния номер на документа, датата на приемането му и своя подпис. Това е задължителна процедура, тъй като без нея документът не може да влезе в сила. Упълномощеното лице на организацията най-често е личният секретар на работодателя.
8. Необходимо е да се изготви резолюция на лицето, до което е адресирано заявлението и което може да разреши този проблем. Решението трябва да се състои от подпис, дата на изготвянето му и решение по въпроса на заявлението, като се посочва цялата информация за лицето, за което се отнася.
9. След попълване на заявлението ръководителят на предприятието поставя бележки върху него за неговото изпълнение. Те се поставят на всяко свободно място на буквата. Мениджърът може също така да маркира случая, в който е вашата кандидатура.
Уведомленията също са неразделна част от документите, необходими за нормалната дейност на предприятието. Работодателят използва известие, за да информира служителя за предстоящи промени. Това може да бъде намаляване на персонала, нова ваканция, бъдещи промени в трудовия договор и др.
Служебните бележки трябва да бъдат написани на хартия, както се изисква от трудовото законодателство. При получаване на уведомлението служителят се подписва върху самия документ. Точно такъв трябва да бъде трудовият ред във всяко предприятие, когато никой съд не може да намери грешка в изпълнението на документите.
За по-голяма увереност ще ви дам някои извадки от Кодекса на труда, които потвърждават наличието само на писмено уведомление. Член 74 предполага промяна на условията на труд от работодателя. Служителят има пълно право да откаже работа или да предложи на работодателя нови условия на работа. Ако служител откаже да работи, работодателят трябва да му предложи нови условия на труд. Работодателят също е длъжен да предостави на служителя предварително уведомително писмо преди промяна на условията на труд.
Член 79 Този член се отнася до прекратяването на трудовия договор. Срочният трудов договор се прекратява, ако срокът на този договор е изтекъл. В този случай служителят трябва да получи тридневно предизвестие за уволнение поради края на планирания работен период. Работодателят има право да удължи срока на работа на даден служител само в случаите, когато служителят не се противопоставя на продължаване на сътрудничеството с работодателя.
Член 123 говори за получаване на годишен отпуск. Служителят има право на годишен отпуск в предприятието. В този случай работодателят трябва да уведоми служителя за началото на отпуската две седмици преди началото му. На служителя се връчва уведомително писмо срещу подпис. началото и краят на ваканцията зависи от графика на годишните ваканции. Служителят има право да откаже отпуск или да го отложи за всяко време, което е на разположение на предприятието. Ако служител откаже годишен отпуск, броят на дните от този отпуск към следващия му се добавя.
Член 180 описва компенсацията, която се предоставя от организация, която наема работник за постоянна работа в случай на рязко намаляване на персонала или в случай на фалит на компанията или други неочаквани обстоятелства. При намаляване на персонала служителят трябва да бъде уведомен за уволнение два месеца предварително. Този период се дава, за да може служителят да си намери работа по специалността. Във всички тези случаи работодателят ще трябва да потвърди факта на уведомяване на служителя за определен период от време, който отговаря на изискванията на трудовото законодателство. Следователно такива уведомления се дават на служителя под личния му подпис. И най-важното при изпращане на известие е не толкова подписът на служителя, а по-скоро посочването на датата на получаване на такова известие. Уведомлението трябва да съдържа подробности, подобни на тези, които трябва да бъдат във всеки документ за персонала. След това ще разгледаме системата за регистриране на документи, които се отнасят до вътрешната кореспонденция. Системата за регистриране на документи позволява на работодателя успешно да се защити при производствени проблеми. Колкото по-добра и опростена е изградената система за регистрация, толкова по-лесно ще бъде работодателят да защити правата си. В такива случаи е по-добре отново да играете на сигурно. Обикновено системата за регистрация на документи се използва в следните случаи.
Уведомлението трябва да съдържа подробности, подобни на тези, които трябва да бъдат във всеки документ за персонала. След това ще разгледаме системата за регистриране на документи, които се отнасят до вътрешната кореспонденция.
Системата за регистриране на документи позволява на работодателя успешно да се защити при производствени проблеми. Колкото по-добра и опростена е изградената система за регистрация, толкова по-лесно ще бъде работодателят да защити правата си. В такива случаи е по-добре отново да играете на сигурно.
Обикновено системата за регистрация на документи се използва в следните случаи:
1. Проверка на наличността на документи и следене на тяхното движение.
2. С помощта на система за регистрация предприятието има възможност да даде правна сила на всеки регистриран документ.
3. Регистрацията ви позволява да постигнете оптимална скорост на документооборота.
4. Ако възникне производствен конфликт, системата за регистриране на журнала ще ви позволи да потвърдите създаването на документа на необходимата дата.
Броят на дневниците на регистрационната система, които изпълняват функцията за регистрация на документи, зависи от посоката на дейност на предприятието. За да могат дневниците за регистрация да потвърдят датата на създаване на документа, тоест дневникът да докаже, че документът не може да бъде въведен в регистрацията по-късно, трябва да се спазват определени правила.
1. Списанието трябва да е със здрава корица, за да не може евентуален инцидент да навреди на ценната информация.
2. За да докажете, че лист не може да се извади от пълнителя или да се постави допълнителен, трябва да стартирате пълнител с лепящо покритие. Също така би било добра идея да номерирате страниците за допълнителна сигурност.
3. Когато създавате дневник, трябва да създадете запис за сертифициране. Този запис включва: името на списанието и неговата цел, броя на страниците (трябва да бъдат написани първо с цифри и след това с главни букви), дата на регистрация и подпис на ръководителя на предприятието. Заверителната бележка се залепва на задната страница на регистрационния дневник, както и на предната корица.
4. Дневникът трябва да бъде подпечатан от юриста на фирмата и подписан от управителя.
Вътрешният облик на дневника е разработен от дружеството, тъй като няма правни основания за присвояване на специални формуляри на дневниците за вътрешна кореспонденция.
Когато е необходимо да се решат проблеми, необходими за производството въз основа на материалите по делото, служителите получават копие от документа. Това се прави, за да се предпази документът от случайни или специални повреди. Оригиналният документ обикновено се дава само на ръководителите на отдели, но дори и тогава не винаги. Обикновено оригиналът е в сейфа в кабинета на директора.
Копията на документа са разделени на два вида: факсимилни и безплатни. Факсимилното копие напълно копира документа, съдържа всички подробности и подробности за местоположението на детайлите в документа. Безплатно копие се създава с помощта на фирмени пишещи машини или компютри. Той не показва толкова точно документа, но предава напълно същността на информацията, съдържаща се в документа. Обикновено безплатното копие се различава от оригинала по това, че не повтаря формата си.
Служител, който взема копие от документ за каквато и да е цел, го заверява. В същото време той отговаря за безопасността на документа. За да е сигурен, че копието напълно отразява информацията на оригинала, лицето, което го взема, внимателно го проучва, поставя думата правилно и подписва копието като знак за получаване. Обикновено копието се подписва в свободен ъгъл, където няма бележки. Ако документът се предоставя на други организации, неговите копия се подпечатват с печата на организацията, на която се прехвърля. Има и такъв вид копие като дубликат. Различава се от обикновеното копие по това, че има същите правни свойства като оригинала. Дубликатът е много полезен, когато отидете в съда, тъй като при прехвърлянето му оригиналът лежи на масата ви и не се притеснявате за неговата безопасност. Не забравяйте, че съдилищата са склонни да губят документи от време на време, така че е по-добре да не поемате рискове, особено ако документите са важни.
Използването на писмена информация в управленската дейност е възможно при удостоверяване на нейната официалност, надеждност и автентичност. За да бъде един управленски документ безспорен и задължителен, той трябва да отговаря на правните норми, а длъжностното лице, което го е издало, трябва да действа в рамките на правомощията си. Тези свойства на документа се определят от понятието „юридическа сила на документа“.
Правна сила на документа- свойство на официален документ, предоставено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение.
По този начин управителният орган или длъжностното лице, което издава документа, е длъжно:
При изготвянето на документа спазвайте действащите разпоредби
законодателство;
- издава документи само в рамките на своята компетентност;
- спазва действащите национални правила за подготовка и изпълнение на документи.
Следователно правната сила на документа се определя както от съдържанието, така и от формата на документа.
Нека разгледаме подробностите, които определят правната сила на документа.
Обсъдените по-рано подробности за формуляра („име на организацията - автор на документа“ и „място на изготвяне или публикуване на документа“) също са подробности, които придават на документа необходимия правен статут.
Детайл 11 “Дата на документа”.Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата, за акта - датата на събитието. За нотариално заверени документи датата на документа може да бъде датата на нотариалната му заверка. Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една и съща (една) дата.
Датата на документа се изписва с арабски цифри в следната последователност: ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка, годината с четири арабски цифри, например 01/12/2007. Допуска се вербален и цифров метод за форматиране на датата, например 12 януари 2007 г., както и форматиране на датата (обикновено за кореспонденция с чуждестранни партньори) в следната последователност: година, месец, ден от месеца, напр. : 2007.01.12.
Детайл 12 „Регистрационен номер на документа“се състои от неговия пореден номер в регистрирания масив от документи (договори, поръчки, изходящи писма и др.), който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото по номенклатура, информация за изпълнителя, кореспондента и др. detail е уникален идентификатор на документ в информационния масив на предприятието.
Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документите на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.
Регистрацията на документ, записвайки факта на преминаването му през дадена система за управление, дава документа официален характер.Едновременно с регистрацията на документа службата за деловодство проверява правилността на избрания формуляр, автентичността на подписа на длъжностното лице, посочено в документа, пълнотата на заверката на документа и др.
Реквизит 16 „Печат за одобрение на документа“съставени по документи, които не могат да бъдат приведени в сила от длъжностните лица, които са ги подписали. Такива документи придобиват правна сила след одобрение от ръководителя на организацията, колегиален управителен орган или висш орган или управленски орган.
Например, длъжностните характеристики на служителите на предприятието се съставят на общ формуляр, те се подписват от ръководителя на структурно звено и трябва да бъдат одобрени от ръководителя на предприятието.
Одобрението може да се извърши по два начина, които имат еднаква правна сила: от длъжностно лице или чрез специално издаден документ.
В първия случай печатът за одобрение на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЕНО (без кавички), заглавието на длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение.
При одобряване на документ с друг документ: резолюция, решение, заповед, протокол - печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО или ОДОБРЕНО), името на одобрителния документ в инструменталния случай, неговата дата, номер. Думата ОДОБРЕНО съвпада по род и число с наименованието на вида документ, който се одобрява.
Примери за дизайн на подпори
Печатът за одобрение на документа се намира в горния десен ъгъл на документа (Приложение 7).
Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.
След одобрение на документ не се допускат промени или допълнения в него без разрешението на лицето, което е одобрило документа. Отговорност за качеството на изготвяне на документите и достоверността на съдържащите се в тях данни носят лицата, които са изготвили, заверили и подписали документите.
Реквизит 22 „Подпис на документ“- най-важният и древен реквизит на управленския документ. Смята се, че е възникнал едновременно с появата на писмеността.
Например препратки към използването на подписи се срещат сред вавилонците в епохата на цар Хамурапи (ок. 2300 г. пр. н. е.), в Библията - в книгите на пророците Даниил и Неемия (ок. 500-400 г. пр. н. е.). В Египет по време на управлението на Клеопатра (69-30 г. пр. н. е.) и в Римската империя при Юлий Цезар (102 или 100-44 г. пр. н. е.) подписът вече е неразделна част от документите.
Подробностите „Подпис“ включват: заглавието на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е съставен на бланката на организацията, и съкратено за документ, съставен на бланката); личен подпис; дешифриране на подписа (инициали, фамилия), например:
Вицепрезидент на Асоциацията
регионални предприятия АЛ. БорисовА.А. Борисов
или на формуляр
Вицепрезидент АЛ. БорисовА.А. Борисов
Данните се поставят на 2-3 интервала след текста на документа. При преписване на подписа на длъжностно лице инициалите и фамилията се отпечатват с интервал и на нивото на последния ред от наименованието на длъжността.
При подписване на документ от няколко длъжностни лица подписите им се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност, например:
изпълнителен директор М.В. ЛаринМ.В. Ларин
Главен счетоводител З.В. МаряшЗ.В. Маряш
При подписване на документ от няколко лица с равни позиции подписите им се поставят на едно ниво.
В изготвените от комисията документи не се посочват длъжностите на лицата, подписали документа, а техните отговорности като част от комисията, например:
председател на комисията В.Д. БанасюкевичВ.Д. Банасюкевич
членове на комисията А.Н. СоковаА.Н. Сокова
О.И. РисковО.И. Рисков
Документът може да бъде подписан от изпълняващ длъжността. В този случай посочете неговата действителна длъжност (например изпълняващ длъжността директор) и препис от неговия подпис (инициали и фамилия). Не се допуска поставянето на предлога „За”, ръкописен надпис „зам. или наклонена черта преди длъжността.
Право на подписуправленските документи, като правило, са от компетентността на ръководителя на организацията или неговите заместници в съответствие с разпределението на техните отговорности. Установява се от организационни (харта, правилник за организацията) и административни (заповеди) документи на организацията.
В устава на организациятаурежда се какви права имат представителните и изпълнителните (еднолични и колегиални) органи на управление, както и подписването (утвърждаването) на кои документи е от компетентността на съответния орган. Процедурата за дейност и вземане на решения от ръководителя на организацията може да бъде установена в споразумение между него и участниците (учредителите) на организацията, както и в местните регулаторни документи на юридическо лице.
Управителят управлява текущата дейност, има безусловно право на подписване на документи(в рамките на своята компетентност в съответствие с учредителните документи).
Регулирането на правото на подпис е особено важно, когато има голям брой документи, подписвани на ден. В този случай мениджърът може (и от позицията на ефективно управление е длъжен) делегирайте правомощията си,тези. прехвърлят част от своите права и отговорности при вземане на решения (подписване на документи) и при осъществяване на действията си на своите подчинени, които също поемат отговорност за тях.
Такова разпределение на правомощията се формализира със заповед на ръководителя, в която той определя границите на вземане на решения и степента на отговорност на подчинените. Някои правомощия могат да се прехвърлят и въз основа на пълномощно.
Електронните документи могат да бъдат подписвани с помощта на технология за електронен цифров подпис, някои аспекти на приложението на която ще бъдат разгледани в следващите глави на ръководството.
Реквизит 23 „Печат за одобрение на документа.“Проектите на документи, изготвени от една организация и засягащи интересите на друга, могат да бъдат съгласувани с нея чрез поставяне на печат за одобрение върху документа.
Съставя се на последния лист на документа отдолу и вляво от всички подписи.
При съгласуване на документ с организация от по-високо ниво може да възникне ситуация, че документът ще бъде одобрен от длъжностно лице, което е по-високо в управленската йерархия от ръководителя, подписващ документа. В този случай консултативният характер на стандарта ви позволява да промените позицията на детайлите, а печатът за одобрение може да бъде поставен в горната част на документа.
Печатът за одобрение включва думата СЪГЛАСОВАНО, която е отпечатана с главни букви и без кавички.
При одобряване на документ длъжностното лице посочва длъжността на ръководителя, съдържаща името на организацията, с която се одобрява документът, неговия личен подпис, фамилия, инициали и дата.
Възможно е да се договорите с друг документ: писмо, протокол и др. В този случай посочете името на документа, неговата дата и номер.
Примери за дизайн на подпори
"Печат за одобрение"
Реквизит 25 “Отпечатък от печат”.Историята на появата на печат като елемент на документ, както и като подпис, датира от хиляди години. В древни времена използването на печат е било широко разпространено както в бизнес отношенията, така и в личната комуникация. Много често печатът заменя собственоръчния подпис на неговия собственик.
В съвременното деловодство използването на подпис и печат е ясно разграничено. Подписът може да се използва както за междуличностни, така и за бизнес контакти, т.е. това е универсално средство за удостоверяване на документ и придаване на правен статут. Печатът, като средство за удостоверяване на автентичността на подписа и потвърждаване на неговата юридическа сила, се използва само в официални документи на организацията.
Печатът се поставя върху оригиналите на организационни документи (харти, правилници, правила, инструкции), както и документи, удостоверяващи правата на длъжностните лица, факти за изразходване на средства и материални активи и др. Печатът се използва и за заверка на копия от официални документи на организацията.
Печатът трябва да бъде поставен така, че отпечатъкът да обхваща част от думите на името на длъжностното лице, подписало документа, и началото на личния подпис. На документи от финансов характер печатът се поставя на специално определено място - символът "M.P."
Печатите се делят на официални печати и печати на юридически лица. Организацията може да използва и обикновени печати на отделни структурни звена (отдел „Човешки ресурси“, архив) или за отделни операции („за пакети“) и др.
Процедурата за производство и съхранение на пломби се регулира от законодателството на Руската федерация. Мястото, където се съхранява печатът, и лицето, отговорно за неговото съхранение, се определят със заповед на ръководителя на организацията.
По този начин официалността и автентичността на документа се потвърждава от наличието и правилното изпълнение на подробностите: „име на организацията - автор на документа“, „дата на регистрация“, „регистрационен номер“, „място на публикуване“, “подпис”, “отпечатък от печат”.
В съответствие с правните норми, включително местните правни актове, които определят правомощията на длъжностните лица на организацията, за да придадат на документите правна сила, в допълнение към реквизита „подпис“ могат да се поставят печати за одобрение и одобрение.
Основният реквизит на документа за управление - „текст на документа“ - също трябва да отговаря на нормите на действащото законодателство.
- Примери за регистрация на отделни данни са дадени с помощта на GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията."
Една от целите на документалната подкрепа за управлението е да предостави доказателства за дейността на организацията. Само за да може понякога да се аргументира някакво действие или решение, да се докаже някакво събитие в живота на компанията и се извършва документация. Но не всеки документ може да стане доказателство, а само този, който има така наречената юридическа сила. Каква е правната сила на документа и как да го постигнем, ще разберем в статията.
Правна сила на документа
Правна сила на документа: свойството на официалния документ да поражда правни последици. Това определение е дадено от.
С други думи, правно значим документ може да бъде представен на съда като доказателство, може да бъде приложен към договор или представен при всяка проверка. Сега нека видим как да разграничим документите, които имат правна сила, от тези, които нямат.
Подробности, даващи правна сила
Основните реквизити („първи ред“), които придават правна сила на документа, са подписът и.
Само длъжностно лице, което има правомощия за това, има право да подписва всеки документ. Например изпълнителният директор може да подпише всеки документ в своята компания. Директорът по човешки ресурси може да подписва всички или някои документи по персонала, но само ако има пълномощно за това. И пълномощното е издадено и подписано от същия генерален директор. Ръководителят на отдел може да подписва например указания, които се отнасят само за неговия отдел. Но правото за това отново му е дадено от шефа на компанията. Същото важи и за утвърждението.
Един документ може да носи или подпис, или печат за одобрение.
Реквизит от „втори ред“, от който може да зависи и правната сила на документа, са регистрационните данни на документа (,). Това включва и формуляр за документ, който, въпреки че сам по себе си не е необходим, съчетава няколко наведнъж. В същото време имайте предвид: без подпис/печат за одобрение, документът, въпреки че е регистриран и отпечатан на формуляр, няма да има никаква правна сила.
Правна сила на копие от документ
Сам по себе си той няма никаква правна сила. Всичко се променя, ако поставите знак за заверка върху копието. Марката означава, че точно това копие е абсолютно еквивалентно на оригинала и има конкретно лице, което отговаря за това - то подписва марката.
Правна сила на електронен документ
Недвусмислено и непоклатимо електронният документ има юридическа сила само в един случай: ако е подписан със засилен квалифициран подпис на длъжностно лице. Тези подписи се регистрират в специално оторизирани удостоверяващи органи.
На организационно ниво е възможно чрез издаване на подходящ местен регламент да се установи, че действие, извършено от акаунта на служител, има правна сила. Например, ако служител приеме задача в EDMS, като първо е влязъл в системата със своето потребителско име и парола. Но това е само в рамките на компанията: във външната среда е малко вероятно да можете да докажете, че това конкретно действие е извършено от този конкретен човек.
Правим извода: правна сила имат само оригинални документи на хартиен носител и техните заверени копия, както и електронни документи, подписани с усъвършенстван квалифициран електронен подпис.
В организациите, като част от производствения процес, служителите водят вътрешна кореспонденция помежду си. Те пишат декларации и се информират взаимно чрез известия за напредъка на извършената работа или как трябва да се направи. Често такива документи са от голямо значение и следователно трябва да имат правна сила.
За да се даде законна сила на документа, трябва да се спазват следните правила:
работодателят, когато създава документ за вътрешна кореспонденция, трябва да се придържа към действащите законодателни норми;
служител може да издаде документ само в рамките на своята компетентност;
работодателят е длъжен да спазва правилата за изготвяне и обработка на документи, както и запознаване на служителите с тях (ако е необходимо).
Подробности, които придават на документа правна сила
Задължителни данни, които придават правна сила на създадените документи:
1. Автор на документа (наименование на организацията, институцията, предприятието, с посочване на ведомствена принадлежност или правна форма). Алтернатива е да отпечатате документа на бланка. Някои документи допълнително посочват града, в който е издаден документът.
2. Заглавие на документа (заповед, наредба и др.).
3. Дата на създаване на документа, неговото одобрение, влизане в сила.
4. Регистрационен индекс (номер) на този документ в съответствие с приетата от дружеството система за регистрация.
6. Подпис на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. Подписът на управителя може да бъде положен в няколко форми, по-специално:
6.1. Пряк подпис (както при заповеди в унифицирани формуляри - посочване на длъжността, препис от подписа и самия подпис).
6.2. Директен печат за одобрение, подписан от ръководителя (или упълномощено длъжностно лице) на тази организация. Печатът за одобрение се поставя в горната част на документа от дясната страна.
6.3. Косвен печат за одобрение, опосредстван, например, чрез одобрение по поръчка. Такъв печат обикновено се поставя и върху горното заглавие на документа от дясната страна (както в унифицираната форма T-3 - Щатна таблица).
6.4. Под формата на резолюция на ръководителя, например, по заявление на служител. Резолюцията задължително трябва да съдържа четири компонента: получател на резолюцията, самото административно действие или инструкция, подпис на управителя и дата на резолюцията. Резолюцията обикновено се изписва на ръка във всяко свободно място на документа, но обикновено в горната част.
7. Визи за одобрение за тези видове документи, които без такива визи не биха имали пълна юридическа сила. Например визи за одобрение с първичния синдикален орган, като се вземе предвид становището на представителния орган, споразумение с адвокат, с главния счетоводител и др. Документите, изискващи одобрение, се определят от изискванията на действащото законодателство, унифицирани формуляри и вътрешни местни разпоредби на самата организация, по-специално инструкции за работа в офиса или правила за отдели и др. (ако има такива). Визата за одобрение може да бъде в следните видове:
7.1. Посочване на документа, който потвърждава одобрението (унифициран формуляр T-7). Печатът за одобрение обикновено се поставя в долната част на дизайна от лявата страна.
7.2. Посочване на формулировката, потвърждаваща споразумението, длъжността на лицето или лицата, с които е направено споразумението, подписът / подписите, тяхното декодиране и датата на споразумението. Визата за одобрение обикновено се поставя в долната част на документа или на всяко свободно място.
8. Визи за запознаване трябва да фигурират във всички кадрови заповеди и други документи, които по същество трябва да бъдат съобщени на определен кръг служители. Този детайл включва и персонално поставяне на датата на запознаване от служителите под подписания документ. Визата за запознаване се залепва в долната част на документа в центъра или от лявата страна.
Унифицираните формуляри, разработени от Goskomstat, са изградени, като се вземе предвид придаването на документите правна сила и съдържат всички посочени подробности (въпреки че има изключения, например лична карта на служител - унифицираният формуляр T-2 не съдържа регистрационен номер, тъй като те документите се съхраняват не хронологично, а азбучно).
Пример за всички посочени подробности в унифициран формуляр е даден по-долу, като се използва примерът на унифициран формуляр T-6 - заповед за ваканция.
Придаване на правна сила на документи за вътрешна кореспонденция
Вътрешната кореспонденция в организацията решава следните задачи:
1. Изразява и документира писмено становището, искането, предложението на една от страните, работодател или служител, или има характер на информиране на другата страна.
2. Неразделна част е в процедурата по прекратяване на трудов договор, преместване на служители, кандидатстване за отпуск и други кадрови процедури.
3. Служи като необходимо писмено доказателство при разглеждане на трудов спор.
За да може вътрешната кореспонденция да изпълнява всички горепосочени задачи, трябва да бъдат изпълнени следните условия:
1. Документът трябва да бъде коректно оформен, с всички необходими реквизити.
2. Документът трябва да има регистрационен номер по дневник за входяща и изходяща документация.
3. На този документ трябва да бъде даден официален отговор от страната получател. Например под формата на резолюция.
4. Документът трябва да се съхранява, като се вземат предвид установените архивни изисквания.
Най-често служителят води вътрешна кореспонденция чрез изявления, бележки и бележки, а работодателят - под формата на уведомления. Документи за вътрешна кореспонденция се съставят не само ако е необходимо да се обменят официални съобщения между служители, но и между ръководители на отдели и служители, ръководители на някои отдели и други и др.
В момента по-голямата част от тази кореспонденция се води в в електронен формат, чрез съобщения чрез имейл . С такива съобщения е изключително трудно да се докаже, че този електронен документ е създаден от този конкретен служител (дори когато задавате пароли, ще трябва да докажете, че никой освен този конкретен служител не е знаел паролата за достъп до конкретен имейл). Ето защо, в случай на конфликт или възможен конфликт, се препоръчва да съставите документи на хартиен носител, да удостоверите с подписа си и да се регистрирате чрез длъжностно лице в компанията, отговорно за регистриране на документа.
Такава кореспонденция може да получи законна сила, ако служителят разпечата електронните съобщения и длъжностното лице ги регистрира. Освен това вътрешните документи на компанията (вътрешни местни разпоредби) трябва да установят точно този метод на обмен на информация като работещ комуникационен механизъм, както и честотата на проверка на съобщенията.
Нека разгледаме общите принципи за даване на правна сила на документи за вътрешна кореспонденция - изявления и уведомления. Тези документи често са основно доказателство при трудови спорове, така че компетентната работа с тях е изключително важна за защита на интересите на работодателя.
Характеристики на регистрация и придаване на правна сила на изявления
В интерес на работодателя е личните декларации на служителите да се попълват на ръка. Обикновено организациите използват шаблонни формуляри, в които най-малко подписът на служителя и датата на подписване на заявлението трябва да бъдат попълнени на ръка. Често такова подаване на декларации се тълкува в съдебен конфликт като факт на натиск върху служителя.
По принцип заявлението може да се създаде автоматично, но въпреки това след това се разпечатва и подписва лицето, което изготвя заявлението.
Желателно е заявлението, като се вземе предвид описаната по-горе процедура за придаване на правна сила на документи, да съдържа следните подробности:
1. Заглавието на документа е „Заявление“.
2. Адресат - до когото се изпраща заявлението, като се посочва длъжността в конкретна организация, трите имена. официален.
3. Съставител - от кого се изпраща, като се посочва длъжността и трите имена. служител.
4. Текст на становището.
5. Подпис на автора на заявлението.
6. Дата на кандидатстване.
7. Подписи за одобрение (най-често с ръководителя на структурното звено - при необходимост). Тази подробност не е задължителна. Следователно неговата наличност се определя от принципите на работа с такива документи в конкретна организация.
8. Регистрационен номер на заявлението. Номерът се присвоява на документа според дневника на входящата документация (или друг дневник, в зависимост от дизайна на системата за регистрация в конкретна организация), като се посочват номерът, датата на приемане на документа и подписът на отговорното лице (например секретарка). Лицето, отговорно за приемането на тези документи, отбелязва номера.
9. Резолюция на лицето, до което е адресирано заявлението или което е упълномощено да реши конкретен въпрос. Резолюцията трябва да съдържа собственоръчен подпис, дата и административно решение по заявлението, като се посочва конкретното длъжностно лице (името му или просто отделът), на когото се изпраща тази заповед и (ако е необходимо) датата, до която заповедта, посочена в резолюцията, трябва да бъде приета да бъдат изпълнени.
10. След извършване на кадрови процедури въз основа на това заявление, върху него могат да се правят бележки относно изпълнението на заповедта на ръководителя (виж Пример 8). Те обикновено се поставят в долната част на документа отляво или на всяко свободно място.
11. Може да има маркировки на номера на делото, до което е изпратено това заявление.
Нека дадем пример за приложение, съдържащо всички необходими подробности.
Характеристики на регистрация и придаване на правна сила на уведомления
Работодателят пише уведомления, за да информира служителя за нещо. Например, за да го предупреди за предложеното намаляване на персонала (член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация), за предстоящата следваща годишна ваканция, съгласно графика на отпуските на компанията (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация) , за предстоящата промяна в условията на трудовия договор (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация), за факта, че срочният трудов договор със служителя се намалява (член 79 от Кодекса на труда на Руската федерация). Руска федерация) и др.
Официалните уведомления за спазване на процедурата, предвидена от трудовото законодателство, трябва да се издават само на хартиен носител, тъй като тези документи ще потвърдят спазването на установената процедура, а служителят потвърждава получаването на това уведомление, като правило, върху самия документ.
По-долу са дадени извлечения от Кодекса на труда, потвърждаващи изискването за писмена форма на уведомяване в някои случаи на спазване на изискванията на трудовото законодателство.
Фрагмент от документа
|
Кодекс на труда на Руската федерация Член 74. Промени в условията на трудовия договор, определени от страните по причини, свързани с промени в организационните или технологичните условия на труд (...) Работодателят е длъжен да уведоми работника или служителя за предстоящите промени в условията на трудовия договор, определени от страните, както и за причините, наложили тези промени. писане не по-късно от два месеца, освен ако този кодекс не предвижда друго. Ако служителят не е съгласен да работи при новите условия, работодателят е длъжен писане да му предложи друга работа, която е на разположение на работодателя (както свободна позиция или работа, съответстваща на квалификацията на служителя, така и свободна по-ниска длъжност или по-ниско платена работа), която служителят може да изпълнява, като се вземе предвид здравословното му състояние. Член 79. Прекратяване на срочен трудов договор Срочният трудов договор се прекратява с изтичане на срока му. Служителят трябва да бъде уведомен писмено за прекратяването на трудовия договор поради изтичането му най-малко три календарни дни преди уволнението, с изключение на случаите, когато изтича срочният трудов договор, сключен за времето на изпълнение на задълженията на отсъстващия служител. . Член 123. Последователност на предоставяне на платен годишен отпуск Редът за предоставяне на платени ваканции се определя ежегодно в съответствие с графика на ваканциите (...). Служителят трябва да бъде уведомен за началния час на ваканцията за подпис не по-късно от две седмици преди началото му. Член 180. Гаранции и компенсации на служителите в случай на ликвидация на организация, намаляване на броя или персонала на служителите на организацията (...) Служителите се предупреждават лично от работодателя и за подпис най-малко два месеца преди уволнението. |
Във всички тези случаи работодателят ще трябва да потвърди факта на уведомяване на служителя за определен период от време, който отговаря на изискванията на трудовото законодателство. Следователно такива уведомления се дават на служителя под личния му подпис. И най-важното при изпращане на известие е не толкова подписът на служителя, а по-скоро посочването на датата на получаване на такова известие.
Уведомлението съдържа всички същите подробности, които трябва да бъдат във всеки документ за персонала.
Система за регистриране на документи за вътрешна кореспонденция
Ще бъде по-лесно за работодателя да се защити в случай на трудов конфликт (включително съдебно дело), ако организацията разполага с компетентна система за регистрация на документи. Система за регистриране на фирми е необходима за:
запис на наличността на документи и проследяване на движението им;
придаване на правна сила на фирмени документи;
оптимална организация на вътрешния документооборот в предприятието;
защита на интересите на работодателя в случай на правен конфликт. В този случай системата за регистрация на журнала ще потвърди факта, че документът е създаден на определена дата.
Броят на дневниците (сметките), които трябва да се водят, зависи пряко от характеристиките на дейността на организацията. За да могат счетоводните дневници (книги) да изпълняват не само функцията за регистриране на документи, но и в случай на конфликт да служат като доказателство, че документът действително е създаден в определен период от време и не може да бъде въведен по-късно се препоръчва да следвате следните правила за дизайна на тези дневници.
Списанията трябва:
имат твърда корица (за спазване на срока на годност);
имат самозалепваща се подвързия (за доказване на невъзможността или трудността за премахване на лист или добавяне на лист към съществуващ дневник);
да има номерирани страници от началото до края;
да бъдат зашити;
се заверява с печата на юридическо лице и подписа на ръководителя на организацията (с изключение на първите две счетоводни книги за трудови книжки, които трябва да бъдат заверени с восъчен печат или печат (клауза 41 от Указа на Правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“).
Вътрешната форма на дневници, в която могат да се записват документи за вътрешна кореспонденция, се разработва от самите организации, тъй като няма унифицирани форми на дневници. Приблизителната им форма е дадена по-долу.
Копия и дубликати
Често документите за вътрешна кореспонденция се предават на длъжностни лица под формата на копия или дубликати, особено ако оригиналният документ е изпратен на по-висшестоящо длъжностно лице или е заведен в преписката по делото, но трябва да се предприемат допълнителни действия по документа.
копие Документът може да бъде факсимилен или безплатен. Факсимилно копиевъзпроизвежда изцяло съдържанието на документа и всички негови външни белези - подробности, съдържащи се в оригинала (включително подпис и печат) или част от тях, особености на тяхното местоположение. Безплатно копиесъздаден на пишещи машини, съдържа всички подробности на документа, но не е задължително да повтаря формата му.
Служителят, отговарящ за документите, заверява копията. Заверката на копията се формализира чрез поставяне на думата „Верно“ или „Копието е вярно“ и посочване на подписа, неговия препис и датата на отговорното лице. Сертификационната бележка обикновено се поставя в долната част на документа на всяко свободно място.
Ако документът е представен на други организации, върху копия на документи (извлечения от тях) трябва да бъдат подпечатани .
Дубликат – дубликат на официален документ, който има юридическата сила на оригинала.
* * *
Така че документите за вътрешна кореспонденция не трябва да се подценяват - често признаването на законността на процедурата зависи от тяхното правилно изпълнение и обработка. Но именно с тези документи работодателите в момента най-често не знаят как да се справят. Такива документи не се регистрират, вземат под внимание или съгласуват, което се отразява негативно не само на правната сила на документа, но и на управленските процедури, извършвани в компанията. Често поради това работодателят не може да докаже вината на конкретен служител и не може да приложи законови методи за прилагане на дисциплинарни мерки или прекратяване на трудовия договор със служителя. Много компании започват да изграждат система за управление на документи въз основа на собствените си грешки, но все пак е по-добре да се предотвратят негативните последици, отколкото да се справят с техните резултати.
1 Ръкописна дата
2 Персонализирана дата
Ключови думи:
1 -1