Юридическа сила- това е свойство на официален документ, предоставено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение. Липсата на необходимите подробности или неправилното им изпълнение може да доведе до факта, че документътняма да има правна сила(например без подпис или дата). Ако не съдържа заглавие на текста или бележка за изпълнителя, това само ще доведе до определени затруднения Vработа с документа, но няма да повлияе на правното му значение.
Задължителни детайлиосигуряване на правната сила на документите,са:
име на организацията (официално) - авторът на документа; наименование на вида документ; дата на документа; регистрационен номер; печат за одобрение на документа; текст; подпис; тюлен.
Подписе задължително изискване за всеки документ.Официално подписване в документа, предполагаотговорност: за автентичността на документа; за всички възможни последици от изпълнението (въвеждането в сила) на документа.
Право на подпис се предоставя на определени лица и може да бъдефиксирано: в устава на предприятието; в правилника на предприятието (на структурната единица); в инструкциите за деловодна работа; в длъжностната характеристика на служителя; в заповедта за разпределение на отговорностите.
Документите на организацията се подписват от директора или неговите заместници. Документите на структурните подразделения се подписват от техните ръководители.
По редица въпроси други служители, например водещи специалисти на предприятието, могат да имат право да подписват. Подписът се поставя върху първия екземпляр на документа и, ако е необходимо, върху други екземпляри, например при сключване на споразумение.
Дата на документа- един от най-важните детайли на документа. Липсата на дата върху документа го прави невалиден.
Тюлен- правно значим реквизит Иизползвани за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най-важните (или финансови) документи.Печатът показва: за автентичността на документа;
относно принадлежността на документа към организацията, посочена върху печата.Печатът е поставен на документи, чието публикуваневключва:
всякакви правни последици, например създаване или реорганизация на предприятие;
материални последици, например прехвърляне на материални активи, удостоверяване на правото на организация или физическо лице върху нещо.
Печат за одобрение- някои документи придобиват правна сила само от момента на одобрението им от ръководителя или по-висш орган.
Одобрителният печат е реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на неговото съдържание.На задължително одобрение подлежат: харти, разпоредби за предприятия (клонове); щатни разписания; доклади от проверки, сертификати за приемане; длъжностни характеристики; оценки, бизнес планове, отчети Ии т.н.
Регистрационен номере допълнителна гаранция за автентичността на документа. Това показва, че документът е преминал през всички етапи на обработка, регистриран е и следователно е официален документ на предприятието.
Да даде правно действие електронен документизползваниелектронен цифров подпис.
Електронният документ се признава за правно значим само ако проверката на автентичността на електронния цифров подпис е положителна.
Електронен цифров подпис(EDS) - детайл от електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частен ключ на електронен цифров подпис и позволяващ идентифициране на собственика на сертификата за ключ за подпис, като както и да установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ.
Електронен подпис в електронен документеквивалентенсаморъчен подпис в документ на хартиен носителпри следните условия:
издаденият от удостоверителния център сертификат за ключ за подпис е валиден към момента на подписване на електронния документ; потвърждава се автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
електронен цифров подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис. Благодарение на тази технологиярезултатът е електронен документ: имащи юридическа сила; потвърждаване на авторството на документа; потвърждаване на липсата на изкривяване на информацията в документа.
За да копиеимаше хартиен документ правната сила на оригинала,неятрябва да бъдат сертифицирани по установения ред.
За тази цел са предоставени подробности"сертификационен знак за копие"койтосъдържа: заверка "Верно"; длъжност на лицето, заверило копието; неговият подпис; дата на заверка;
печат (за най-важните или външни документи). Заверката се извършва от самата фирма или при необходимост от нотариус.
В съответствие с регулаторните правни актове или по споразумение на страните хартиен документ с печат, когато се преобразува в електронен документ, може да бъде удостоверен с електронен цифров подпис на длъжностно лице.Предприятията имат право да сертифицират:
копия на документи, представени от гражданите при кандидатстване за работа или обучение;
копия на документи за решаване на социални проблеми на работещите.Копията са заверени в предприятието: ръководител на организацията; длъжностно лице (началник отдел човешки ресурси).
Правната сила на документа се осигурява от набор от реквизити, установени за всеки вид документ и изпълнение на формуляр, който отговаря на стандарта.
Трябва да се помни, че различните документи се състоят от различен набор от подробности и когато съставяте един документ, не е необходимо да използвате всички подробности, описани в GOST. Някои подробности са взаимно изключващи се, например подробностите „Справъчни данни за организацията“ са посочени само с букви, докато „Име на вида на документа“ не е написано на бланката. В процеса на подготовка и обработка на документи съставът на необходимите реквизити може да бъде допълнен с други реквизити, ако това се изисква от целта на документа и неговата обработка. Можете да въведете допълнителни данни в унифицираните формуляри за документи. Например, добавете подробностите „подпис на ръководителя на отдела по персонала“, „подпис на непосредствения ръководител“ към формата на заповеди за наемане и освобождаване на служители. Не се допуска обаче изтриване на отделни данни от унифицирани формуляри.
Състав на детайлитехарактеризирането на конкретен документ се определя от целите на създаването на документа, неговата цел, изискванията за съдържанието и формата на този документ и метода на документиране.
Основните документи, установяващи състава на детайлите и изискванията за тяхното изпълнение, са GOST R 6.30-2003, Правила за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477
Тези документи установяват следните подробности, които се използват при подготовката и изпълнението на организационни и административни документи - укази, заповеди, инструкции, писма, протоколи, актове и други документи, включени в OK 011-93 (OKUD):
Код на формата на документаи се поставят съгласно Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD). OKUD е неразделна част от Единната система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация и обхваща единни документационни системи и форми на документи, одобрени за използване в националната икономика.
Емблема или търговска марка на организация(сервизен знак) се поставят върху бланката на организацията в съответствие с Хартата (правилата на организацията).
Код на организацията(OKPO) се поставят съгласно Общоруския класификатор на предприятията и организациите.
ОГРН- основният държавен регистрационен номер на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.
INN/KPP- въведен е идентификационният номер на данъкоплатеца/кодът на основание за регистрация в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.
Име на компания, който е автор на документа, трябва да съответства на името, залегнало в учредителните му документи. Над името на организацията посочете съкратеното наименование, а при липса на него, пълното име на организацията майка (ако има такава). Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Съкратеното наименование (в скоби) се поставя под или зад пълното име. Имената на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които освен държавния език на Руската федерация (руски) имат и държавния език на съставните образувания на Руската федерация, се отпечатват на два езика.
Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е авторът на документа, и се намира под името на организацията.
Основната информация за организацията включвавключва: пощенски адрес; телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (номера на факс, телекс, банкови сметки, имейл адрес).
Името на вида документ, съставен или публикуван от организацията, трябва да се определя от устава (правилника на организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000). Например „Правила за вътрешния трудов ред“, „длъжностна характеристика“.
Датата на документа едатата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието.
Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една и съща (една) дата.
Позволен два начина за форматиране на дата на документ: цифров или вербално-цифров.
При цифровия метод датата на документа се записва с арабски цифри в последователността:
ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри.
Например датата 5 февруари 2011 г. трябва да бъде форматирана като следния запис: 02/05/2011.
Възможно е да форматирате датата в последователност: година, месец, ден от месеца, например 2011.02.05.
Този метод за форматиране на дати се използва широко в архивите - датите на рафтове, папки и други документи се записват в „обратен“ ред.
При вербално-цифровия метод датата трябва да бъде във формат: 05 февруари 2011 г.
Регистрационният номер на документа се състоиот неговия сериен номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото съгласно номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители.
Регистрационният номер на документ, публикуван съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който са посочени авторите в документа.
Регистрационният номер на документа се определя въз основа на вписването, направено в съответния регистрационен формуляр.
Разграничават се следните видове регистрационни форми:
Регистрационно-контролни карти (РКК);
Регистрационни дневници (книги);
Екранни форми (при използване на компютърни технологии).
Формулярите на някои списания и книги са одобрени от официални органи. Например, формата на книгата за записване на движението на трудовите книжки и вложките към тях е одобрена с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки .”
Но повечето форми разработени по ваша преценкаработодател. Формулярите на документи могат да бъдат намерени в горните документи.
Нерегистриран документ няма правна сила!!!
Линк към регистрационен номер и датадокументът включва регистрационния номер и датата на документа, на който трябва да се отговори. Този детайл е необходим за писма.
Място на компилацияили изданието на документа е посочено, ако е трудно да се определи с помощта на подробностите „Име на организацията“ и „Референтни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление; могат да се използват само общоприети съкращения.
Адресатмогат да бъдат организации, техните структурни подразделения, длъжностни лица или физически лица. При адресиране на документ до длъжностно лице инициалите се посочват пред фамилията.
Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Длъжността на лицето, до което е адресиран документът, се посочва в дателен падеж.
Например:
до главен изпълнителен директор
АД "Парус"
В.А. Лаптев
или
Маяк LLC
Счетоводство
главен икономист
В.М. Кочетова
Документът не трябва да съдържа повече от четирима адресати. Думата „Копие” не се посочва пред втория, третия, четвъртия адресат. Ако има повече получатели, се създава списък за разпространение на документи.
Данните за „Адресат“ може да включват пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователността, установена от правилата за предоставяне на пощенски услуги.
Когато адресирате документ до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес; възможно е също да центрирате всеки ред от атрибута „Адрес“ спрямо най-дългия ред.
Например:
Държавна агенция
Всеруски научни изследвания
Институт по документознание и архивно дело
Профсоюзная ул., 82, Москва, 117393
Когато адресирате документ до физическо лице, посочете фамилията, собственото име, бащиното име на получателя, след това пощенския адрес,
Например:
Абрамов Олег Павлович
ул. Садовая, 5, ап. 12,
Липки, Тулска област, 301264
Когато адресирате документ едновременно до организация и физическо лице („в копие“), адресът трябва да бъде форматиран според примера:
Управление на вътрешните работи на Московски район
Санкт Петербург
Началник на отдел
С.М.Титов
Свиридов Петър Алексеевич
ул. Портовая, 82, ап
Ломоносов
Ленинградска област, 196754 г
Печат за одобрение на документа– реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на неговото съдържание. Одобрението на документ е специален начин за въвеждане на документ в сила, разрешаващ разпространението му на определен кръг организации, длъжностни лица и граждани.
Документът може да бъде одобрен по два начина:
длъжностно лице(и);
специално публикуван документ.
И двата метода на одобрение имат еднаква правна сила.
Печатът за одобрение на документа се намира в горния десен ъгъл на документа.
Когато документът се одобрява от длъжностно лице, печатът за одобрение трябва да се състои от думата ОДОБРЕНО (без кавички), наименованието на длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобряване.
Например
ОДОБРИХ
изпълнителен директор
АД "Алени платна"
Личен подпис I.S.Sergeev
12.01.2011
Допуска се центриране на елементи в атрибута „Печат за одобрение“ на документа спрямо най-дългия ред.
Например
ОДОБРИХ
изпълнителен директор
АО "Фабрика за порцелан Ломоносов"
Личен подпис I.S.Sergeev
12.01.2011
Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.
При одобряване на документ с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО или ОДОБРЕНО), името на одобрителния документ в инструментален падеж, неговата дата и номер.
Например
ОДОБРЕНО
По решение на общото събрание
акционери от 15 септември 2010 г. № 14
или
ОДОБРЕНО
Със заповед на председателя
банков борд
от 01.02.2011 г. № 12
Печатът за одобрение не присъства на всеки документ.
Приблизителен списък на документите, подлежащи на одобрение.
Актове (проверки и ревизии; приемане на завършено строителство на обекти, оборудване; отписване; разглеждане, предаване на дела; ликвидация на организации, институции, предприятия и др.).
Споразумения (за изпълнение на работа, материални и технически доставки, наем на помещения; за доставки, договори, научно и техническо сътрудничество, финансова отговорност и др.).
Задачи (за проектиране на съоръжения, технически конструкции, капитално строителство; за извършване на изследователска, проектантска и технологична работа; технически и др.)
Инструкции (правила) - (официални; за работа в офиса; предпазни мерки; правила за вътрешния трудов ред и др.)
Стандарти (разход на суровини, материали, електроенергия; технологичен дизайн; брой служители и др.)
Доклади (за производствени дейности, командировки, изследователска работа и др.)
Списъци (на длъжности на служители с ненормиран работен ден; предприятия, които подлежат на определени обезщетения; стандартни документални материали, генерирани в дейността на министерства, ведомства и други организации, посочващи срокове за съхранение на материали и др.)
Планове (производство; строително-монтажни, проектантски и проучвателни, изследователска работа, въвеждане на нови технологии; кооперативни доставки на продукти; разпределение на продуктите съгласно установената номенклатура; приходи от жилищни и комунални услуги, основен ремонт; работа на борда, научна и технически съвет, научен съвет и др.)
Правила (за организацията; структурно звено; бонуси, усъвършенствано обучение и др.)
Програми (работа и събития; обучение и др.)
Цени за работа.
Разчети (разходи за поддръжка на апарата за управление, сгради, помещения, конструкции; използване на средства на предприятието; подготовка и разработване на производство на нови продукти; капитално строителство и др.)
Държавни стандарти, индустриални стандарти, технически условия.
Структура и персонал.
Тарифни ставки.
Харти на организацията.
Формуляри на унифицирани документи.
Щатни разписания и промени в тях.
Резолюция.
Резолюцията съдържа указания относно решението (изготвянето на решение) на поставения в документа въпрос.
В резолюцията, написана върху документа от съответното длъжностно лице, се вписват имената и инициалите на изпълнителите, съдържанието на заповедта (ако е необходимо), срокът за изпълнение, подпис и дата.
Например:
Зайцева А.В.
Никитин P.S.
Моля, подгответе проект
Споразумения с Хермес
до 21.01.2011г
Личен подпис
дата
Допуска се изготвянето на решението на отделен лист.
Заглавие към текствключва резюме на документа. Заглавието трябва да съответства на името на типа документ. Заглавието може да отговори на въпросите:
за какво (за кого), какво (кого)?
Например: заповед за създаване на атестационна комисия; длъжностна характеристика на главния проектант.
Текстът на документите, съставени на формат А5, може да не включва заглавие.
Контролен знакизпълнението на документ се обозначава с буквата „К“, думата или печата „Контрол“.
Текстът на документа се съставя на държавния език на Руската федерация или на държавните езици на съставните образувания на Руската федерация в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация.
Текстовете на документите се изготвят под формата на въпросник, таблица, съгласуван текст или комбинация от тези структури.
Когато съставяте текст под формата на въпросник, имената на характеристиките на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително име в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице множествено число от сегашно или минало време („имам“ , „притежават“ или „бяха“, „бяха“ и т.н.). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на характеристиките.
Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Подзаглавията на колони и редове трябва да съответстват на заглавията.
Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони трябва да бъдат отпечатани на следващите страници.
Свързан текст, като правило, се състои от две части.
Първата част посочва причините, основанията, целите за съставяне на документа,
във втория (окончателен) - решения, заключения, искания, предложения, препоръки.
Текстът може да съдържа само крайната част (например заповеди - административна част без изявление; писма, изявления - искане без обяснение).
Текстът на документ, изготвен въз основа на документи на други организации или публикувани по-рано документи, посочва техните подробности:
Заглавие на документа;
име на организацията - автор на документа;
дата на документа;
регистрационен номер на документа;
заглавие към текста.
Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и т.н., тогава той може да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри.
В документи (поръчай, поръчай)организации, работещи на принципа на единство на командването, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът се представя в първо лице единствено число („Поръчвам“, „Предлагам“, „Искам“).
В документи колегиални органиТекстът е представен в трето лице единствено число („решава“, „решава“).
В общите документи текстът се представя в първо лице множествено число („нареждаме“, „решихме“).
Текстът на протокола се представя в трето лице, множествено число („изслуша”, „говори”, „реши”, „постанови”).
В документи, установяващи правата и задълженията на организациите, техните структурни подразделения (правилници, инструкции), както и съдържащи описание, оценка на факти или заключения (акт, удостоверение), формата на представяне на текста в трето лице единствено число или използва се множествено число („катедрата изпълнява функции“, „сдружението включва“, „създадената комисия“).
В писмата се използват следните форми на представяне:
- първо лице множествено число („моля, изпратете“, „изпращаме за разглеждане“);
- първо лице единствено число („считам за необходимо“, „моля, подчертайте“);
- от трето лице единствено число („министерството не възразява”).
Знак за наличност на приложението, посочен в текста на документа, е форматиран по следния начин:
Приложение: за 5л. в 2 екземпляра.
Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, тогава посочете името му, броя на листовете и броя на копията; ако има няколко приложения, те се номерират ,
Например:
Приложения.
1. Правилник на Областния кредитен отдел за 5 страници. 1 копие
2. Правилник за изготвяне и изпълнение на документи на Областния кредитен отдел за 7 страници. в 2 екземпляра.
Знакът се поставя от абзаца от лявото поле на документа на три интервала.
Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.
Всеки служител по персонала в процеса на работа трябва да съставя много еднотипни документи, като тези документи трябва да бъдат съставени правилно и еднакво. Разбира се, законодателството определя основната процедура за попълване на унифицирани формуляри, трудови книжки и съдържанието на трудовия договор. Но за да организирате работата с документи във вашата компания, препоръчително е да разработите Инструкции за управление на досиетата на персонала и график на документооборота.
1 ?. Концепцията за „юридическа сила на документа“, нейното консолидиране в държавния стандарт.
ГОСТ 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения". Правната сила на документа е свойство на официален документ, предоставено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установената процедура за изпълнение.
2?. Информация за формуляра на документа. Съдържание на документа, неговия задължителен характер. Състав на документа за идентификация: одобрение, подпис, печат.
За да има юридическа сила един документ, той трябва да бъде:
Правилно форматиран;
Не противоречат на съдържанието на действащото законодателство;
Да бъдат публикувани от организация, която има право да го прави.
Липсата на необходимите данни или тяхното неправилно изпълнение може да доведе до факта, че документът няма да има правна сила (например няма подпис или дата). Ако не съдържа заглавие на текста или бележка за изпълнителя, това само ще доведе до определени затруднения при работа с документа, но няма да повлияе на правното му значение.
Юридическата сила на документа се осигурява от набор от реквизити, установени за всеки вид документ - задължителни елементи за изготвяне на официален документ. Основният документ, установяващ състава на детайлите и изискванията за тяхното изпълнение е GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за подготовка на документи."Задължителни реквизити, които гарантират правната валидност на документите са:
Име на организацията (официално) - авторът на документа;
Име на вида документ;
Дата на документа;
Регистрационен номер;
Печат за одобрение на документа;
Подпис;
Според някои източници също: виза за одобрение, знак за заверка на копие, референтна информация за организацията.
Подписе задължителен реквизит на всеки документ; С подписването на документа длъжностното лице поема отговорност за автентичността на документа и за всички възможни последици от изпълнението на документа.
Дата на документа– един от най-важните детайли на документа. Липсата на дата върху документа го прави невалиден.
Тюлен– правно значим реквизит, използван за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най-важните (или финансови) документи.
Печат за одобрение– някои документи придобиват правна сила само от момента на одобрението им от ръководителя или от по-висш орган.
Регистрационен номере допълнителна гаранция за автентичността на документа. Това показва, че документът е преминал през всички етапи на обработка, регистриран е и следователно е официален документ на предприятието.
Законова и нормативна уредба за управление на кадровите досиета
Структура на законодателната и регулаторна рамка за управление на досиета на персонала:
1. Закони на Руската федерация.
2. Укази на президента на Руската федерация, постановления на правителството на Руската федерация; Методически документи на организации, местни изпълнителни органи за управление на досиета на персонала.
3. Нормативни актове на Държавния стандарт на Руската федерация, министерства, ведомства, федерални изпълнителни органи.
Трудово и пенсионно законодателство относно задължителната документация за работа с персонала.
· Кодекс на труда на Руската федерация. Това е основният закон, който специалистът по персонала на всяка организация трябва да следва в работата си. Нормите на Кодекса на труда регулират процедурата за наемане и освобождаване на служители, организиране на тяхното работно време и почивка, условията за изплащане на заплатите и предоставяне на служителите на различни обезщетения и компенсации.
· Квалификационен справочник за длъжности на ръководители, специалисти и други служители (Одобрено с Резолюция на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37 (с измененията от 20 април 2001 г.): една от длъжностните отговорности на ръководителя на отдела за персонал е да осигури подготовката на документи за пенсия осигуряване, както и подаването им пред органа по социално осигуряване. Правила за кандидатстване за пенсия, назначаване на пенсия и преизчисляване на размера на пенсията, прехвърляне от една пенсия в друга в съответствие с Федералните закони „За трудовите пенсии в Руската федерация“ (от 17 декември 2001 г. № 173-FZ ) и закон „За държавните пенсии в Руската федерация“.(от 15 декември 2001 г. № 166-FZ) (одобрено с решение на Министерството на труда на Русия и Пенсионния фонд на Руската федерация от 27 февруари 2002 г. № 17/19pb; регистрирано в Министерството на правосъдието на Русия на 31 май 2002 г. (рег. № 3491, публикуван в „Российская газета“ на 5 юни 2002 г.);
Представяне на кадрова документация при извършване на надзорни и контролни дейности от органите на Федералната инспекция по труда, други федерални и обществени надзорни и контролни органи; от прокуратурата.
· В съответствие с разпоредбите Кодекс на труда на Руската федерациядържавната инспекция по труда е оправомощена да упражнява надзор и контрол върху спазването на трудовото законодателство от работодателите. Държавните инспектори по труда имат широки права при упражняване на надзор и контрол; те имат право свободно да посещават организации от всички организационни и правни форми и форми на собственост, както и работодатели - физически лица, по всяко време на денонощието, в присъствието на на удостоверения по образец, с цел извършване на проверки, да изисква от работодателите и техните представители документи, разяснения, информация, необходими за осъществяване на надзорни и контролни функции.
· Федерален закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“. Цялата работа на отдел Човешки ресурси с личните данни на служителите се основава на този закон. Например въпросът как ще се обработва и къде ще се съхранява информацията, получена от служител, когато започне работа.
· Закон на Руската федерация от 29 юли 2004 г. № 98-FZ „За търговската тайна“. Той установява списък с информация, която може да представлява търговска тайна на организацията, списък на служителите, които имат достъп до нея, процедура за запознаване със секретни данни, както и отговорност за разпространението на поверителна информация.
· Закон на Руската федерация от 17 юли 1999 г. № 181-FZ „За основите на защитата на труда в Руската федерация“. Разпоредбите на този документ позволяват компетентно изграждане на система за защита на труда в една организация. Ако се установи нарушение на правилата за защита на труда и безопасността, инспекторът по труда привлича виновните служители към административна отговорност.
· Закон на Руската федерация от 8 август 2001 г. № 134-FZ „За защита на правата на юридически лица и индивидуални предприемачи по време на държавен контрол (надзор).“ Законът дава представа за правата и отговорностите на работодателя при извършване на различни проверки в организацията. Например законът говори за документите, които работодателят има право да изисква от инспектор, когато се яви в организация, за правото на представител на компанията да присъства лично по време на проверка и за това как една организация може да обжалва незадоволителна проверка резултати.
Юридическата сила е свойство на официален документ, предоставено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение. Липсата на необходимите данни или тяхното неправилно изпълнение може да доведе до факта, че документът няма да има правна сила (например няма подпис или дата). Ако не съдържа заглавие на текста или бележка за изпълнителя, това само ще доведе до определени затруднения при работа с документа, но няма да повлияе на правното му значение.
Задължителни реквизити, които гарантират правната валидност на документите са:
име на организацията (официално) - авторът на документа;
наименование на вида документ; дата на документа;
регистрационен номер;
печат за одобрение на документа;
текст; подпис;
Подписът е задължително изискване за всеки документ. Длъжностно лице с подписването на документ поема отговорност: за верността на документа; за всички възможни последици от изпълнението (въвеждането в сила) на документа. Правото на подпис се предоставя на определени лица и може да бъде закрепено: в устава на предприятието; в правилника на предприятието (на структурната единица); в инструкциите за деловодна работа; в длъжностната характеристика на служителя; в заповедта за разпределение на отговорностите. Документите на организацията се подписват от директора или неговите заместници. Документите на структурните подразделения се подписват от техните ръководители. По редица въпроси други служители, например водещи специалисти на предприятието, могат да имат право да подписват. Подписът се поставя върху първия екземпляр на документа и, ако е необходимо, върху други екземпляри, например при сключване на споразумение.
Датата на документа е един от най-важните детайли на документа. Липсата на дата върху документа го прави невалиден.
Печатът е правно значим реквизит и се използва за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най-важните (или финансови) документи.
Печатът показва: автентичността на документа и принадлежността на документа към организацията, посочена върху печата. Печатът се поставя върху документи, публикуването на които включва:
- - всякакви правни последици, например създаване или реорганизация на предприятие;
- - материални последици, например прехвърляне на материални активи, удостоверяване на правото на организация или физическо лице върху нещо.
Печат за одобрение - някои документи придобиват правна сила само от момента, в който бъдат одобрени от ръководителя или по-висш орган. Одобрителният печат е реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на неговото съдържание. Следното подлежи на задължително одобрение: устав, правилник за предприятия (клонове); щатни разписания; доклади от проверки, сертификати за приемане; длъжностни характеристики; оценки, бизнес планове, отчети и др. П.
Регистрационният номер е допълнителна гаранция за автентичността на документа. Това показва, че документът е преминал през всички етапи на обработка, регистриран е и следователно е официален документ на предприятието. За придаване на юридическа сила на електронен документ се използва електронен цифров подпис. Електронният документ се признава за правно значим само ако проверката на автентичността на електронния цифров подпис е положителна.
Електронният цифров подпис (EDS) е реквизит на електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ да се идентифицира собственикът на ключа за подпис. сертификат, както и да установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ. Електронният подпис в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в документ на хартиен носител при следните условия:
- - издаденият от удостоверителния център сертификат за ключ за подпис е валиден към момента на подписване на електронния документ; потвърждава се автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
- - използва се електронен цифров подпис в съответствие с информацията за него, посочена в сертификата за ключ за подпис. Благодарение на тази технология се получава електронен документ: с юридическа сила; потвърждаване на авторството на документа; потвърждаване на липсата на изкривяване на информацията в документа. За да има копие от хартиен документ юридическата сила на оригинала, то трябва да бъде заверено по установения начин. За целта се поставя „знак за заверка на копие”, който съдържа: заверителен надпис „Верно”; длъжност на лицето, заверило копието; неговият подпис; дата на заверка;
- - печат (за най-важните или външни документи). Заверката се извършва от самата фирма или при необходимост от нотариус.
В съответствие с регулаторните правни актове или по споразумение на страните хартиен документ с печат, когато се преобразува в електронен документ, може да бъде удостоверен с електронен цифров подпис на длъжностно лице. Предприятията имат право да сертифицират:
- - копия на документи, представени от гражданите при кандидатстване за работа или обучение;
- - копия на документи за решаване на социални проблеми на служителите. В предприятието копията се заверяват от: ръководителя на организацията; длъжностно лице (началник отдел човешки ресурси).