Kako izgleda poslovni proces? Poslovni procesi su osnova za efikasno upravljanje preduzećem

Pa ipak, ljudski um je uzalud pokušavao da je shvati više od 2000 godina, dok je, s druge strane, uspio, barem približno, analizirati mnogo smislenije i složenije forme. Žašto je to? Zato što je razvijeno tijelo lakše proučavati nego tjelesnu ćeliju. Osim toga, kada analizirate ekonomske forme, ne možete koristiti ni mikroskop ni hemijske reagense. Oba mora biti zamijenjena snagom apstrakcije.

Karl Marx. Kapital. Tom 1. Predgovor prvom izdanju.

Mnogo se govori o poslovnim procesima, često uglavnom u vezi sa automatizacijom poslovanja. Koristim i ovaj termin, uključujući u svojim člancima o CRM sistemima, ERP-u, radu sa BPMN notacijama, IDEF0 i drugim alatima koji mogu biti potrebni u radu poslovnog konsultanta i implementaciji sistema automatizacije. Istovremeno, nisam našao jasnu i detaljnu definiciju pojma „poslovni proces“ u RuNetu.

Mnogi autori ga koriste „podrazumevano“, kao „intuitivan“ termin bez dekodiranja, ili generalno stvaraju dodatnu zabunu koristeći alternativnu terminologiju, na primer, pišu „poslovni entitet“ umesto poslovnog procesa, itd.

U ovom članku odlučio sam da pričam o tome šta je poslovni proces, pričam o istoriji nastanka ovog koncepta i gde se može i treba primeniti. Planiram i sljedeći članak posvetiti temi poslovnih procesa, u kojem ću vam reći kako pravilno koristiti poslovne procese.

Definicija poslovnog procesa

Dakle, koja je razlika između poslovnog procesa i funkcije, ili čak samo redovnog procesa? Koja je razlika između ovih pojmova? došao sam do sljedećeg zaključka:

Poslovni proces je logičan slijed radnji osobe (ili više ljudi) u timu. Svrha opisivanja poslovnog procesa je analiza i regulisanje određenih radnji u timu.

Zašto stavljam poseban naglasak na ljude i timove:

1. Poslovni proces se uvijek odvija uz ljudsko učešće. Ako se radnje izvode automatskim sistemom ili programom, to više nije poslovni proces, već tehnološki proces ili specifikacija. A onda na snagu stupaju malo drugačiji standardi, metode opisa i karakteristike implementacije.
2. Poslovni proces uvijek uključuje nekoliko ljudi, eksplicitno ili implicitno. Čak i ako osoba radi sama (na primjer, pisac), i dalje ima kupce (izdavačke agencije) i potrošače (čitaoce). Takođe, prodavac ne radi u “vakumu” – ima dobavljače i kupce proizvoda, a svi ti ljudi su takođe na ovaj ili onaj način uključeni u poslovni proces.

Zašto pišem upravo o timu, a ne o komercijalnoj strukturi ili kompaniji? Zato što se koncept poslovnog procesa može koristiti, između ostalog, i za neprofitnu organizaciju. Ovo može biti dobrotvorna organizacija, posjeta hitnoj pomoći pacijentu ili čak večera bez ikakve prodaje ili zarade. Istovremeno, moguće je opisati i poslovni proces, jer imamo ljude koji vrše određene radnje da bi dobili određeni rezultat.

Opis poslovnog procesa

Takođe je važno definisati opis poslovnog procesa:

Opis poslovnog procesa je opis redosleda radnji zaposlenih prilikom izvođenja određenih radnji u grafičkom i tekstualnom obliku u cilju regulisanja radnji u timu, analize i optimizacije njihovog redosleda.

I ovdje je potrebno shvatiti da poslovni proces bez opisa ne postoji. Tek u procesu opisivanja pojavljuje se poslovni proces, tj. nemoguće je implementirati jedno bez drugog.
Istovremeno, sve radnje koje se opisuju u poslovnom procesu moraju biti logične, njihov redoslijed mora dovesti do određenog prethodno postavljenog cilja.

Opis poslovnih procesa je kreativan rad. Čak i ako opišete „ono što jeste“, neke nepreciznosti su i dalje dozvoljene, uglovi su „izglađeni“, neke radnje su izostavljene radi lakše percepcije. A ako se opisuje „ono što bi trebalo da bude“, onda se na osnovu postojećeg stvara nešto novo. U isto vrijeme, poslovni analitičar je i dalje ograničen strogim ograničenjima – pravilima, sintaksom, logičkim ograničenjima.

Lično, uspoređujem stvaranje novog poslovnog procesa sa balansiranjem na tankoj niti harmoničnog spoja kreativnosti, umjetnosti i stroge matematike.

Istovremeno, morate shvatiti da niti jedan poslovni proces ne može biti savršen i odgovarati 100% stvarnosti. Uvijek ima mjesta za neka pojednostavljenja i pretpostavke, negdje u implementaciji i najstrožih propisa ljudski faktor pravi svoja prilagođavanja.

Osim toga, kao što znamo, svaki novi entitet uvijek sadrži mogućnost daljeg poboljšanja. I kreiranje poslovnih procesa takođe potvrđuje ovu filozofsku tezu. Koliko god se trudili da savršeno opišete poslovni proces, ipak će u njemu postojati nešto što se također može poboljšati bilo sada ili u budućnosti.

I tu je vrlo važno, s jedne strane, da se na vrijeme zaustavite, jer će ažurirane poslovne procese implementirati stvarni ljudi koji su navikli raditi na „stari način“, a njihova inertnost razmišljanja i stepen učenja sposobnost se mora uzeti u obzir. Također, automatizacija, koja se obično uključuje u modernizaciju poslovnih procesa, zahtijeva određena ulaganja. I ovdje moramo poći od stvarnih mogućnosti kupca.

Poslovni konsultant mora sve to i sam jasno razumjeti, znati gdje je i na kojem nivou pretpostavki pojednostavio opis poslovnog procesa, a gdje je odlučio da neke odluke odloži za budućnost iz objektivnih razloga (finansije, ljudski faktor). I morate biti u stanju da sve ovo jednostavno i jasno objasnite poslovnom menadžeru.

Glavna razlika između poslovnog procesa i tehnološkog procesa je u tome što tehnološki proces na izlazu pretpostavlja jedan vrlo određen rezultat. Na primjer, ako govorimo o proizvodnji, onda bi izlaz trebao biti proizvod s određenim parametrima.

Naravno, čak iu tehnološkom procesu postoji mogućnost dobijanja kvara, ali ne jedne od prirodnih opcija, već posljedica kršenja tehnološkog procesa. U poslovnom procesu „izlazni“ rezultat može da se razlikuje u zavisnosti od ispunjenja određenih uslova u „telu“ poslovnog procesa, koji je obavljen bez kršenja ili propusta.

Radi jasnoće, opis tehnološkog procesa može izgledati ovako:

1. Uzmite radni komad A;
2. Povezujemo ga sa obratkom B;
3. Proces prema parametrima C;
4. Primamo detalj.

Sve je jasno i nema uslovnih „viljuški“.

U poslovnom procesu sljedeća situacija se smatra sasvim normalnom:

1. Dobijamo ulazne podatke A:
   • Ako podaci ispunjavaju uslov B, pređite na sekvencu C;
   • Ako podaci ispunjavaju uslov D, izvršite korake E.
2. Rezultirajući rezultat se prosljeđuje na izlaz.

One. Već u algoritmu procesa predviđeni su mogući uslovi i različite radnje, u zavisnosti od početnih ili međupodataka.

Istorija pojma

Više puta sam pročitao informaciju da se notacija poslovnog procesa IDEF0 pojavila skoro sredinom 19. stoljeća. O periodu Drugog svetskog rata pišu realističniji autori. Ali i oni su u krivu.

Na primjer, kada sam pisao članak o IDEF0, neki čitaoci su kao primjere notacije navodili primjere nekih uputstava ministarstava i resora tokom Prvog svjetskog rata ili čak ranije, a dijagrami i vizualne slike vojnih operacija su se govorile kao grafički prikazi. Ali sve ovo nije opis poslovnog procesa. Sve navedeno može se nazvati tehnikama, vizualnim demonstracijama, uputama, ali se ne može nazvati notacijama.

Notacija je moderan koncept, a notacija je nešto što je uspostavljeno, standardizovano, tj. skup komandi i notacija koje koriste mnogi ljudi, a ne samo jedna ili dvije organizacije. Možete smisliti svoj poseban jezik za opisivanje poslovnih procesa ili, na primjer, programiranja. Ali sve dok se ne “isproba” u masovnoj upotrebi, ne identifikuju i eliminišu kontradikcije, dvosmislena tumačenja i drugi nedostaci, dok ne postane ustaljeni standard koji je poznat ljudima, ne može se nazvati notacijom. Kasnije planiram pisati više o notacijama. Vratimo se sada na pitanje nastanka pojma „poslovni proces“.

Zapravo, opis poslovnih procesa i BPMN notacija pojavio se 70-ih godina 20. vijeka, kada su informacioni sistemi počeli da se koriste svuda. I sam termin i notacije su u početku bili potrebni posebno za razvoj informacionih sistema.

Činjenica je da se nakon početka upotrebe informacionih sistema višestruko povećala složenost organizacije rada ljudi u organizacijama. Osim toga, mašine ne razumiju apstrakcije, zahtijevaju strogi algoritam i određeni redoslijed unosa i obrade informacija. Ako je prije početka automatizacije, kada su se informacije prenosile direktno od osobe do osobe, problem međusobnog razumijevanja bio na nivou ljudskih komunikacija, sada postoji potreba da se to striktno reguliše.

Kao rezultat toga, bilo je potrebno kreirati opise rada ne samo ljudi u organizaciji, već i njihove interakcije sa informacionim sistemima. I ovdje su se tekstualne oznake (uputstva), gdje su svi opisi nalazili u slobodnom tekstu, nisu dovoljne, pokazale su se nebitnim i nezgodnim; Postojala je potreba za standardizacijom, zapravo, za stvaranjem posebnog komandnog jezika i nedvosmislenog slijeda akcija. Štaviše, za razliku od mašinskih jezika, ove notacije su trebale postati podjednako zgodne za prevođenje u mašinski kod i za ljudsku percepciju.

Prve metodološki razvijene notacije za poslovne procese (a ja ću govoriti posebno o metodološki razvijenim notacijama, na primjer IDEF3***) pojavile su se među vojskom u Sjedinjenim Državama. Razlog je očigledan - i tada je američka vojska koristila automatizaciju pomoću daljinskih veza, tj. sam sistem koji je kasnije postao internet. A sa takvim nivoom upotrebe informacionih sistema, potreba za notacijama poslovnih procesa bila je posebno hitna.

***Na temu metodološki razvijenih notacija želio bih reći i nekoliko riječi. Zašto sam naveo IDEF3 kao primjer: još nisam vidio metodološki razvijeniji sistem za opisivanje poslovnih procesa. Čak se i BPMN 2.0 još uvijek razvija i usavršava. A ako pročitate engleski opis IDEF3 (još nisam vidio prijevod na ruski), također ćete moći cijeniti dubinu njegovog razvoja.

Vrlo brzo, metodologija i notacije su stekle ogromnu popularnost u poslovnom okruženju.
Notacije su omogućile dobijanje alata za opisivanje interakcije ljudi i digitalnih informacionih sistema.

Uz njihovu pomoć pokazalo se da je moguće optimizirati poslovanje, tj. dobiti bolje performanse uz istu cijenu.

Posao je bio posebno zainteresiran za mogućnost optimizacije. Kao što znate, da biste nešto poboljšali, morate jasno razumjeti šta imate i šta od toga želite promijeniti. A grafički zapisi jasno su pokazali obje situacije – polaznu tačku i željeni rezultat, kao i najproblematičnija područja. Na osnovu ovih podataka, pokazalo se da je odabir optimalnog puta rješenja i modeliranje optimalne opcije modernizacije mnogo lakši nego bez tako pogodnih alata.

Tada su se pojavili koncepti poslovnih procesa i notacija poslovnih procesa, dva neraskidivo povezana koncepta.

Vrlo je važno shvatiti da ne postoji poseban „poslovni proces prodaje“, na primjer. Postoji proces prodaje koji će postati poslovni proces ako se opiše pomoću notacije. One. Bez opisa poslovnog procesa u notaciji, bavite se prodajom, to niko ne spori. Ali dok ne postoji siguran nepokolebljiv i nedvosmislen opis, vaša prodaja je pomalo spontana pojava. A oni će postati poslovni proces tek nakon što budu opisani u okviru notacije i implementacije ovog opisa u praksi.

Prodaja je najjednostavniji i najočitiji primjer. Svako od nas kao kupac, a mnogi i kao prodavci, upoznati su sa ovim procesom. A svi znamo da će čak i ista osoba u različitim situacijama (za različite proizvode, različite kupce, po različitom vremenu i općenito, ovisno o njegovom raspoloženju) prodavati malo drugačije. Ali ako opišete i jasno regulišete određeni poslovni proces, onda bez obzira s koje noge prodavac ujutro ustane, proces prodaje će na određeni način biti standardizovan, ograničen na određene okvire, a kao rezultat toga, više stabilan.

Zašto modelirati (opisati) poslovne procese

Kao što sam više puta napisao, radim prvenstveno sa malim i srednjim preduzećima, gde pružam širok spektar usluga – od identifikovanja problema i uskih grla u radu kompanije do implementacije rešenja koja predlažem na nivou softverskih proizvoda i sistemi automatizacije.

Modeliranje poslovnih procesa pomaže u rješavanju dva problema odjednom:

• Poslovne studije. Grafički prikaz u obliku dijagrama, tj. Modeliranje poslovnih procesa omogućava vam da brzo shvatite specifičnosti rada kompanije i identifikujete moguća uska grla.
• Pružanje vidljivosti. Kao što znamo, „slika vredi hiljadu reči“. Stoga, shematski prikaz rada kompanije pomaže menadžeru i vlasniku preduzeća da mnogo brže shvate suštinu problema i procijene predložena rješenja. U radu poslovnog savjetnika (inače, kao i specijaliste za implementaciju softverskih proizvoda) vrlo je važno da klijent razumije sve prednosti rješenja. Povratne informacije nisu ništa manje važne - menadžer na dijagramu će moći vidjeti neke nedostatke čak iu fazi rasprave o projektu, a implementacija će koštati bez dodatnih poteškoća i promjena projekta „u hodu“.

A kombinacija proučavanja istorije nastanka termina sa mojim ličnim iskustvom daje sledeću definiciju:

Poslovni procesi su potrebni za predstavljanje složenih informacija u lako razumljivom obliku za proučavanje i donošenje odluka.

Zamislite običnu kompaniju koja se sastoji od različitih odjela: računovodstva, ljudskih resursa, odjela prodaje, skladišta, isporuke, proizvodnje itd. Postoji jedna osoba iznad svega - poslovni lider. On fizički ne može razumjeti sve vrste poslovnih procesa na stručnom nivou. Zato angažuju razne stručnjake. Ali on treba da efikasno upravlja svime tim, au određenim slučajevima i modernizuje.

Tu u pomoć priskaču poslovni procesi. Istovremeno, određene vrste ljudskih aktivnosti unutar kompanije opisane su grafičkim oznakama i predstavljene u obliku koji pomaže menadžmentu da shvati kako se tačno odvija posao u svakoj fazi i šta se tu može poboljšati. Istovremeno, čelnik kompanije ne mora imati visoko kvalifikovanog stručnjaka određenog profila.

Naravno, na ovom nivou ne može se bez nekih gubitaka informacija. Nemoguće je grafičkim zapisom opisati sve nijanse i detalje rada svakog zaposlenika. Ali ovi gubici informacija su beznačajni za razumijevanje procesa općenito i donošenje odluka.

Kako opisati poslovne procese

Da biste dobili opis stvarno operativnih poslovnih procesa, dovoljno je jednostavno pažljivo proučiti redoslijed radnji svakog zaposlenika. One. potrebno je dobiti informacije o ulaznim podacima za pokretanje određenog procesa, odlaznim podacima – tj. rezultat radnji zaposlenika, kao i postupno snimanje radnji koje su bile potrebne.

Nakon što su svi podaci prikupljeni, potrebno ih je prevesti u grafičku notaciju. Ovdje je vrijedno razumjeti da se grafičke oznake smatraju „dobrom formom“ kada se sastavljaju opisi poslovnih procesa. Za sebe, možete sastaviti notaciju kako želite. Tekstualne verzije opisa takođe postoje i koriste ih, na primjer, neki programeri softvera. Ali ako pišete zapise koje će čitati drugi ljudi, nije važno jesu li programeri ili direktor kompanije, odaberite grafiku.

Razlog za ovu odluku je jednostavan: informacije se bolje percipiraju u grafičkom obliku. Ako osobi predstavite "zid teksta", trebat će joj puno vremena i truda da shvati o čemu uopće pričate. I u ovom slučaju je gotovo nemoguće pokriti cijeli zadatak. Grafički dijagrami su druga stvar - ovdje možete proučavati poslovne procese na različitim nivoima detalja, a svako može brzo "uopšteno pogledati" grafički dijagram.

1. Okupljamo učesnike u procesu (zaposlene);
2. Prikupljamo dolazne informacije potrebne i dovoljne za početak procesa;
3. Prikupljamo korištene sisteme. To može biti računovodstveni sistem, CRM, e-pošta, Excel tabele itd. Sve što se stvarno koristi u radu mora biti evidentirano.
4. Određujemo očekivani rezultat – šta će se dogoditi na kraju procesa.
5. Prikupljamo slijed radnji koje osoba izvodi.
6. Hajde da izolujemo uslove. U zavisnosti od različitih ulaznih podataka i međurezultata, akcije mogu biti različite.
7. Sve prikupljene informacije opisujemo grafički u prikladnoj notaciji (IDEF3, BPMN 2.0, itd.).

Pravila za opisivanje poslovnog procesa

Gore sam rekao dosta o kreativnom pristupu, o mogućnostima uključivanja uslova i opcija delovanja u opis poslovnih procesa. Kao rezultat toga, može se činiti da se svaki opis radnji osobe „na poslu“ može smatrati opisom poslovnog procesa. Zapravo, postoje strogi okviri i pravila koja određuju da li se lista aktivnosti može nazvati opisom poslovnog procesa (u grafičkom ili tekstualnom obliku) ili ne:

• Kompletnost. Poslovni proces mora jasno odgovoriti na pitanje sa kojim se suočava. Ako je riječ o procesu prodaje određenog proizvoda ili usluge, onda poslovni proces mora u potpunosti opisati radnje koje su potrebne za postizanje navedenog rezultata, a završavajući upravo tim rezultatom (uz određene pretpostavke koje sam gore naveo).
• Konciznost. Poslovni proces mora kombinovati dovoljnost, tj. opisati sve potrebne faze i radnje, pritom biti što je moguće sažetiji radi lakše percepcije. Lično sam za sebe razvio „pravilo 15 minuta“ - ako u tom periodu mogu objasniti predstavljeni poslovni proces menadžmentu kompanije, onda se to može pokazati kupcu. Ispada brže - odlično, potrebno je više vremena i riječi - treba razmisliti šta se može skratiti i pojednostaviti.
  Jednom sam lično video grafički opis poslovnog procesa, napravljen na listu dužine 2 metra (i odgovarajuće širine). Izuzetno je teško čak i samo pogledati i shvatiti kuda koja strelica vodi. A ja lično nemam pojma kako da to objasnim kupcu.
  Zapamtite da osoba vizualno percipira određenu količinu informacija, ograničenu, između ostalog, određenom veličinom lista ili ekrana (to je zbog karakteristika vida), kao i brojem elemenata (mogućnostima mozak je također ograničen). Kupac će razumjeti jednostavan i koncizan poslovni proces jednostavnim "uzimljavanjem" dijagrama svojim očima. Složeni i prezasićeni detaljima, moraćete da učite više od jednog sata samo da biste razumeli šta je tamo prikazano. Najvjerovatnije, šef kompanije, koji nije stručnjak za rad pojedinačnih odjela, a također je ograničen u količini slobodnog vremena, jednostavno neće proučavati tako složen dizajn i neće razumjeti suštinu čak i isplative ponude.
• Upotreba općeprihvaćenih notacija. Ne bi trebalo da izmišljate sopstvene oznake i pravila. Koristite notacije koje se koriste u cijelom svijetu. Vidio sam u knjigama nekih domaćih autora pokušaje stvaranja vlastitog notnog sistema. I, iskreno, još uvijek ne razumijem zašto komplikuju život sebi i svojim čitaocima. To je kao s jezikom - možete smisliti svoj poseban jezik, ali ga niko osim vas neće razumjeti. A ako se pokaže da je sličan postojećim, onda može nastati i zabuna. Ili ćete se smatrati nepismenim, jer ne koristite interpunkciju prema pravilima poznatih jezika, prebacujete riječi itd. Isto je i sa notacijama - postoje već ustaljene, ljudima poznate i, što je takođe važno, intuitivne notacije. Postali su popularni jer su u procesu stvaranja i modifikacija stalno testirani na jednostavnost, jednoznačnost i praktičnost. Ako koristite gotove notacije, bit ćete shvaćeni i percipirani kao stručnjak, a pravila samih notacija će vas zaštititi od logičkih grešaka. Ja lično preporučujem IDEF3 i BPMN 2.0.
• Svi učesnici u poslovnom procesu moraju biti uzeti u obzir i jasno naznačeni. I to se mora učiniti bez korištenja fusnota s numeracijom, komentara u objektima Swimm linija (posebne fusnote) itd. To je često “grijeh” onih koji vole da kreiraju svoje dizajne umesto da koriste gotove notacije. Na nekim mjestima njihova imena ne odgovaraju, na drugima im se čini da bi dugo ime u tijelu poslovnog procesa bilo nezgodno. Kao rezultat, ili morate pogledati u fusnote da biste saznali o kome se tačno raspravlja, ili kreatori takvih poslovnih procesa jednostavno zaborave da naznače jednog od učesnika.
• Opis koji je jasan potrošaču. Najvažnije je da vaš potrošač, onaj koji će čitati ovu oznaku, mora brzo i, idealno, čak i bez vašeg objašnjenja, razumjeti opis poslovnog procesa.

Sve ostalo zavisi samo od vas i potrošača opisa poslovnog procesa. Ako stvarno volite koristiti različite boje (za strelice ili objekte), mislim da je ovo sasvim prihvatljivo. Također možete kreirati zapise ne samo u alatima koje sam predložio, već u bilo kojem okruženju koje vam odgovara. Ako notacija slijedi gore navedena pravila i jasna je vašem potrošaču, stvorili ste upravo ono što vam je potrebno. I ovo je zaista opis poslovnog procesa, profesionalan i optimalan za rad.

Uobičajeni mitovi i zablude

Ne „izmišljajte točak“! Nema potrebe da smišljate sopstvene note.

Često ljudi, umjesto da proučavaju karakteristike postojećih notacija, crtaju grafove u slobodnom obliku u različitim grafičkim programima.

Ne preporučujem ovo da radite. Prvo, kada koristite gotove alate, ne morate izmišljati vlastite notacije i standarde. Sve je izmišljeno davno prije vas. Istovremeno, standardne notacije su zaista intuitivne, lake za čitanje i poznate mnogim ljudima. Drugo, gotovi sistemi (IDEF3, BPMN 2.0, itd.) imaju dobro razvijenu metodologiju i stroga ograničenja. Mogu se percipirati kao programski jezik i okruženje za rad sa ovim jezikom. Ovdje jednostavno nećete moći napraviti mnogo grešaka, a samo okruženje (ograničenja u uređivaču, automatske provjere) će vas zaštititi od toga.

Nemojte brkati opise poslovnih procesa kompanije i poslovnih procesa IT sistema.

Mnogi automatizovani sistemi, na primer, 1C ili Zoho CRM, imaju svoje entitete koji se nazivaju „poslovni procesi“. Ali ti entiteti nemaju nikakve veze s poslovnim procesima opisanim u ovom članku. Smatrajte ih "homonimima", tj. čini se da termini zvuče isto, ali u našem slučaju to je opis rada kompanije, au IT sistemima naziv grupe funkcija i izvještaja.

Česta greška: Poslovni proces nužno donosi vrijednost (profit).

Čak sam od poznatih govornika čuo da poslovni procesi treba da budu profitabilni. Štaviše, vidio sam čak i “analizu grešaka” prilikom kreiranja poslovnog procesa, u kojem se dosta pažnje poklanja činjenici da 70% akcija ne donosi nikakvu vrijednost.

Zapravo, poslovni procesi su različiti. Rezultat nekih će zapravo biti ostvarivanje profita, na primjer, direktna prodaja. U drugim slučajevima, teško je govoriti o sticanju vrijednosti i, općenito, o vrednovanju radnji sa ove tačke gledišta. Na primjer, kako možete procijeniti koju vrijednost donosi poslovni proces otpreme robe ili generiranja i slanja poreznih izvještaja?

Smatram da poslovni proces ne mora nužno donijeti nikakvu vrijednost ako ga shvatimo kao direktnu dobit kompanije. Uvođenje procesno orijentisanog pristupa i implementacija poslovnih procesa usmjereni su više na nešto drugo – na očuvanje vrijednosti, tj. postizanje boljih rezultata uz istu cijenu.

Da li je moguće stvoriti savršeni poslovni proces – kada treba stati?

br. Poslovni proces treba da bude jednostavan, razumljiv, zgodan i čitljiv. Ali nikada neće biti savršeno.

Kada sam počeo da radim, uvek mi se činilo da ne radim na nečemu, da sam negde mogao bolje. I često su me klijenti tražili da detaljno i detaljnije opišem ovaj ili onaj proces. I ovo sam smatrao svojim nedostatkom.

Zapravo, na osnovu svega gore opisanog, modeliranje poslovnog procesa je pretpostavka, kreativni proces. S druge strane, svojevremeno nisam znao ni kako da odgovorim na zahtjeve da opišem “ovo” i “ono”. Ali s vremenom sam shvatio da poslovno modeliranje nije samo kreativnost, već neka vrsta dijalektičkog procesa. I samo kreiranje poslovnog procesa uvijek će nositi svoju negaciju. Ovdje zaista vrijedi pristupiti pitanju sa filozofske tačke gledišta. A kada kreiramo poslovni proces, moramo imati na umu da ne možemo pokriti sve odjednom, pa će stoga uvijek biti nesavršen. Ali u isto vrijeme, mi već ulažemo u to ono što ćemo unaprijediti u budućnosti. Ovome vrijedi pristupiti jednostavno kao činjenici.

Vaš poslovni proces mora riješiti problem, odgovoriti na pitanje koje se razmatra u okviru projekta. Sve ostalo je stvar buduće moguće saradnje. Upravo na ovaj način treba da objasnite kupcima zašto neke procese ne detaljno opisujete ili ne nacrtate neki drugi poslovni proces vezan za ovaj o kojem se raspravlja.

Pogledajmo glavne pristupe horizontalnom opisu poslovnih procesa. Trenutno postoje tri glavne metode opisa:

1. Tekst:“Odjel prodaje sastavlja ugovor i koordinira ga s pravnom službom.”

2. Tabelarni.

3.Graphic.

Prva metoda nije ništa drugo do tekstualni sekvencijalni opis poslovnog procesa. Primjer tekstualnog opisa fragmenta poslovnog procesa je dat iznad.

Mnoge ruske kompanije su razvile i koriste regulatorne dokumente u svojim aktivnostima, od kojih su neki procesni propisi i nisu ništa drugo do tekstualni opis poslovnih procesa.

Ali za potrebe analize i optimizacije aktivnosti kompanije ova opcija nije optimalna. Činjenica je da je nemoguće sistematski pregledati i analizirati opis poslovnog procesa u tekstualnom obliku. Tekstualne informacije ljudski mozak percipira sekvencijalno. Na primjer, kada osoba pročita propis i dođe do kraja, gotovo uvijek zaboravi šta je bilo na početku dokumenta. Drugi nedostatak tekstualnog predstavljanja poslovnog procesa je taj što je ljudski um dizajniran na takav način da može efikasno raditi samo sa slikama. Kada percipira i analizira tekstualne informacije, ljudski mozak ih razlaže na brojne slike, što zahtijeva dodatno vrijeme i mentalni napor. Stoga, kada se koristi tekstualni opis poslovnih procesa, produktivnost i kvalitet odluka za optimizaciju aktivnosti ostavlja mnogo željenog, što je posebno izraženo kada odluku donosi grupa ljudi.

Svojevremeno su stručnjaci za informacione tehnologije razvili strukturiraniji pristup opisivanju poslovnih procesa. Predložili su razbijanje poslovnog procesa na ćelije strukturirane tabele, u kojoj svaka kolona i red imaju specifično značenje. Ova tabela je lakša za čitanje, olakšava razumevanje ko je za šta odgovoran, kojim redosledom se obavlja posao u poslovnom procesu, a samim tim i poslovni proces je lakše analizirati. Tabelarni oblik opisa poslovnih procesa je efikasniji od tekstualnog oblika i trenutno ga aktivno koriste stručnjaci za informacione tehnologije za opisivanje poslovnih procesa u primjeni na svoje zadatke automatizacije.

U posljednje vrijeme, grafički pristupi su počeli da se intenzivno razvijaju i koriste u opisivanju poslovnih procesa. Prepoznato je da su grafičke metode najefikasnije u rješavanju problema opisivanja, analize i optimizacije aktivnosti kompanije.

Pokazalo se da je grafika dobra jer grafičke informacije koje se nalaze u vidnom polju osobe istovremeno percipira njegov mozak. Druga prednost je u tome što menadžer, kao i svaka osoba, ima desno moždano razmišljanje i razmišlja u obliku slika. Prevodi sve tekstualne informacije u slike. Kada mu se informacije prezentiraju u obliku grafičkih slika, njegova sposobnost analize i donošenja odluka se značajno povećava. U članku će se razmotriti grafički pristupi opisivanju procesa, jer su se dobro dokazali i mogu se efikasno koristiti za optimizaciju aktivnosti organizacije.

OPIS OKRUŽENJA POSLOVNOG PROCESA

Prvi korak u opisivanju poslovnog procesa je opis njegovog okruženja, koji predstavlja skup ulaza i izlaza poslovnog procesa, koji označava dobavljače i kupce. Dobavljači i klijenti procesa mogu biti interni i eksterni. Interni dobavljači i kupci su odjeli i zaposlenici kompanije koji su u interakciji s ovim procesom.

Primjer 1

U poslovnom procesu „Traženje, odabir i zapošljavanje zaposlenika u kadrove kompanije“ ulaz je aplikacija za izbor zaposlenika koja dolazi iz specijalizovanog odjela, koji je u ovom slučaju interni dobavljač procesa. Izlaz procesa je unajmljeni zaposlenik koji se šalje u ovu specijalizovanu diviziju, au ovom slučaju specijalizovana divizija je i interni klijent poslovnog procesa.

Jasnim identifikovanjem ulaza, izlaza, dobavljača i kupaca, horizontalni opis poslovnog procesa omogućava preciznije predstavljanje poslovnog procesa i njegovih granica. To je jedna od njegovih prednosti u odnosu na vertikalni pristup.

Primjer 2

U jednom preduzeću je urađen vertikalni opis aktivnosti u okviru kojeg je formulisana lista procesa i radova koji se implementiraju u kompaniji. Među ovim poslovnim procesima bio je i proces pod nazivom „Komisioniranje“. Novi zaposleni koji dolaze u kompaniju dugo nisu mogli da shvate o kakvom se poslovnom procesu radi. Zanimljivo je da su zaposleni koji su radili nekoliko godina u ovoj organizaciji davali zbunjena i različita objašnjenja njene strukture.

Za vertikalni opis aktivnosti ovo se smatra sasvim prirodnom situacijom, jer je nemoguće jasno definirati poslovni proces samo jednim imenom. Kada je ova organizacija primenila horizontalni opis, u okviru kojeg je opisano okruženje ovog procesa, pokazalo se sledeće. Ulaz poslovnog procesa „Puštanje u rad“ bio je zahtjev za odabir narudžbe, koji je došao od internog dobavljača procesa – odjela prodaje. Izlaz ovog procesa je završena narudžba, čiji je interni klijent bio odjel za isporuku, koji je zatim isporučio nalog vanjskom klijentu. Sada možemo pretpostaviti da poslovni proces „Komisija“ predstavlja skup narudžbi za kupca i da se taj proces odvijao u skladištu. Samo opis ulaza i izlaza omogućava vam da precizno i ​​konkretno opišete granice poslovnog procesa, a često je gotovo nemoguće bez horizontalnog opisa poslovnih procesa u složenim situacijama.

KLASIFIKACIJA ULAZA I IZLAZA POSLOVNIH PROCESA

Kada se opisuje okruženje poslovnog procesa, njegovi ulazi i izlazi moraju se podijeliti u dva tipa: primarni i sekundarni. Ova podjela rezultira na primarne i sekundarne ulaze, kao i na primarne i sekundarne izlaze.

Ovo se radi kako se ne bi narušio Pareto princip od 20 do 80. Činjenica je da kada se opiše okruženje poslovnog procesa, broj različitih ulaza i izlaza ispada veoma velik, zbog čega se opisano okruženje se ispostavilo kao izuzetno glomazno i ​​zasićeno. To zahtijeva puno vremena i truda, a istovremeno će informacije koje su beznačajne za analizu i donošenje odluka nepotrebno zakomplikovati viziju, što u budućnosti može dovesti do neuspjeha projekta optimizacije aktivnosti kompanije. Kako bi se odvojilo bitno od nebitnog, koristi se podjela ulaza i izlaza poslovnog procesa na primarne i sekundarne. Da biste napravili takvu podjelu, trebate koristiti definicije date u tabeli i primjere.

Karakteristike primarnih i sekundarnih ulaza i izlaza poslovnog procesa

Element	Definicija i karakteristike
Primarni izlaz	· Glavni rezultat zbog kojeg postoji poslovni proces. · Određeno svrhom i svrhom poslovnog procesa.
Sekundarni izlaz	· Nusproizvod poslovnog procesa koji može biti tražen od strane sekundarnih klijenata. · Nije glavna svrha poslovnog procesa.
Primarni ulaz	Tok objekata koji inicira "pokretanje" poslovnog procesa, na primjer narudžba kupca, plan kupovine itd.
Sekundarni ulaz	Tokovi objekata koji osiguravaju normalan tok poslovnog procesa, na primjer, standardi, pravila, mehanizmi za izvođenje radnji, oprema itd.

Primarni ulaz je ulaz koji inicira početak poslovnog procesa. U primjeru s poslovnim procesom “Puštanje u rad”, zahtjev za skup narudžbe je primarni ulaz. U ovom procesu slagači koji kucaju narudžbu koriste kontejnere, što je takođe ulaz, ali ovo je sekundarni ulaz, ne pokreće poslovni proces.

Kada opisujete poslovni proces, morate se fokusirati na primarne inpute i pokazati ih. Možete zaboraviti na sekundarne ulaze. Oni će biti automatski opisani sa dodatnim detaljima procesa, jer će na nižem nivou postojati operacije za koje su ovi ulazi primarni.

Isto važi i za izlaze. Primarni izlaz je izlaz za koji proces postoji. U primjeru s poslovnim procesom “Puštanje u rad”, primarni izlaz je prikupljeni nalog. Postojale su i druge opcije prilikom obavljanja ovog poslovnog procesa. Ako se skladišna kanta u kojoj se nalazi određeni artikal proizvoda ispostavi da je prazna, slagač je o tome obavijestio skladišne ​​radnike u čije je nadležnosti poslovni proces „Dopuna kanti“. Ova informacija je također izlaz, ali ovaj izlaz nije primarni za poslovni proces “Puštanje u rad” proces ne postoji radi njega. Stoga je sekundarno.

Ovaj primarni-sekundarni alat treba koristiti kako bi se pojednostavio, ubrzao i poboljšao kvalitet rada na opisivanju i optimizaciji aktivnosti kompanije. Pravilo za njegovu upotrebu je sljedeće: kada opisujete okruženje poslovnog procesa, morate se fokusirati na opisivanje njegovih primarnih ulaza i izlaza; Sekundarni ulazi i izlazi moraju biti opisani na detaljnijem nivou kada postoje podprocesi za koje ovi ulazi i izlazi postaju primarni.

KLASIČNA METODOLOGIJA ZA OPIS POSLOVNIH PROCESA

Nakon što se opiše okruženje poslovnog procesa, vrijeme je da opišemo njegovu unutrašnju strukturu. Vertikalni opis pokazao je posao koji čini poslovni proces. Faza horizontalnog opisa opisuje interakcije između aktivnosti, uključujući tokove materijala i informacija.

Trenutno postoji nekoliko desetina pristupa, odnosno standarda, za opisivanje poslovnih procesa - ARIS, IDEF0 itd. Istovremeno, ljudi koji žele da ovladaju vještinama opisivanja i optimizacije poslovnih procesa često se suočavaju s teškim zadatkom: razumjeti sve ovo raznolikost i prihvatiti konačnu odluku koji standard koristiti u datoj situaciji.

Očigledna složenost opisivanja poslovnih procesa na prvi pogled je preuveličana. Klasična tehnologija za opisivanje poslovnih procesa, koja je razvijena u zoru rađanja tehnologija upravljanja procesima, prilično je jednostavna i sastoji se od samo dva standarda za opisivanje poslovnih procesa – DFD i WFD. Većina drugih modernih standarda, uprkos različitim nazivima, predstavljaju varijacije i proširenja dva klasična pristupa DFD i WFD.

Prema klasičnom pristupu, DFD standard, koji je skraćenica za dijagram toka podataka, je dijagram toka podataka koji se koristi za opisivanje poslovnih procesa najvišeg nivoa. Zauzvrat, WFD standard je skraćenica za Dijagram toka rada i dijagram je toka posla koji se koristi za opisivanje poslovnih procesa nižeg nivoa. Dijagram toka rada ima drugo ime - dijagram algoritma. Pogledajmo ova dva standarda koji čine klasičnu metodologiju za opisivanje poslovnih procesa.

KONSTRUKCIJA DIJAGRAMA TOKA PODATAKA - DFD

Dijagram toka podataka prikazuje aktivnosti koje su dio poslovnog procesa koji se opisuje, kao i ulaze i izlaze svake aktivnosti. Ovi ulazi i izlazi predstavljaju informacije ili materijalne tokove. U ovom slučaju, rezultati jednog rada mogu biti inputi za druge.

Ulazi i izlazi koji su prikazani pri opisu okruženja poslovnog procesa (vidi sliku 1) su eksterni. Eksterni ulazi u DFD dijagramu dolaze eksterno od dobavljača procesa, a eksterni izlazi teku eksterno do klijenta procesa. Prilikom izrade DFD dijagrama poslovnog procesa, potrebno ih je prenijeti iz dijagrama procesnog okruženja u DFD dijagram. Za konačni opis poslovnog procesa, ostaje da se opiše samo interni tokovi informacija i materijala. Svaki od njih je izlaz jednog od radova i istovremeno ulaz za drugi (slika 2).

Kada konstruišete DFD dijagram poslovnog procesa, morate imati na umu da ovaj dijagram prikazuje tokove materijala i informacija i ni u kom slučaju ne govori o vremenskom slijedu rada. U većini slučajeva, vremenski slijed rada poklapa se sa smjerom toka u poslovnom procesu. Općenito, to nije istina, jer mogu postojati slučajevi slični primjeru prikazanom na Sl. 3.

U ovom primjeru, drugi posao se počeo izvoditi ranije od prvog posla, ali se dokument pomiče s prvog posla na drugi. Zato je standard DFD prikladan za opisivanje vrhunskih poslovnih procesa ili makro procesa, kada je općenito nemoguće naznačiti vremenski slijed rada, jer se svi radovi obavljaju istovremeno ili postoji više opcija za različite sekvence, što može takođe zavisi od različitih gledišta. Pogledajmo primjer poslovnog procesa prikazanog na Sl. 4.

Ako kompanija koristi radnu šemu „do skladišta“, onda se na pitanje šta se prvo dešava – kupovina proizvoda ili njihova prodaja – može dati dva odgovora u zavisnosti od dve različite situacije. Ako je određeni proizvod na zalihama, tada se njegova kupovina događa ranije od prodaje. Ako, kada klijent kontaktira, nema proizvoda na lageru i klijent je spreman čekati dok se kupovina ne obavi, tada proces prodaje počinje prije kupovine i završava se kasnije. Stoga je pri opisu ovog i sličnih poslovnih procesa preporučljivo koristiti DFD standard, koji se ne fokusira na vremenski slijed rada.

Prilikom izrade DFD dijagrama poslovnog procesa potrebno je prikazati i odjele i pozicije uključene u rad procesa i odgovorne za njihovu implementaciju. Preporučuje se da se svakom djelu dodijeli broj ili identifikator, te da se koriste dva pravila pri formulisanju naslova djela.

Pravilo 1. Naslovi dela moraju biti formulisani prema sledećoj formuli:

Naziv djela = Akcija + Objekt na kojem se radnja izvodi.

Na primjer, ako je ovaj rad akcija za prodaju proizvoda, onda bi se trebao zvati "Prodaja proizvoda", ili još bolje, navedite o kakvoj se vrsti proizvoda radi. U ovom slučaju, “prodaja” je radnja, a “proizvod” je objekt na kojem se vrši akcija prodaje.

Pravilo 2. Prilikom formulisanja naziva radnog mjesta treba pokušati koristiti sažetu formulaciju, što će povećati efikasnost daljeg rada na optimizaciji poslovnog procesa. Idealna opcija je kada je naslov rada formuliran pomoću 2-3 riječi. U krajnjem slučaju, trebali biste nastojati da u naslovu ne koristite više od 50 znakova. U složenim slučajevima, preporučuje se da se za svaki kratki naslov rada sačini detaljan opis istog, koji se nalazi u pojmovniku.

Kada formulirate nazive materijala i tokova informacija, također morate koristiti slična pravila. U ovom slučaju, drugo pravilo se koristi bez promjena, a prvo pravilo se izražava sljedećom formulom:

Ime teme = Objekt koji pruža nit + Status objekta.

Na primjer, ako govorimo o proizvodima koji su isporučeni klijentu, onda bi ovaj tok trebao biti formuliran na sljedeći način: “Proizvodi su isporučeni” ili “Proizvodi isporučeni klijentu”. U ovom slučaju, “proizvod” je objekt koji predstavlja tok, a “isporučeno kupcu” je status objekta.

IZGRADNJA MREŽE POSLOVNIH PROCESA

U projektu za opisivanje i optimizaciju aktivnosti organizacije, preporučljivo je razviti DFD dijagram na najvišem nivou – nivou kompanije u cjelini. Prilikom identifikacije poslovnih procesa razvija se stablo poslovnih procesa u kojem su procesi klasifikovani kao osnovni, potporni i upravljački. Osnovni ciljevi ove klasifikacije su olakšavanje rada na identifikaciji procesa, smanjenje verovatnoće propuštanja važnih procesa, kao i vizuelno predstavljanje odabranih poslovnih procesa, podeljenih u male grupe.

Još jedan vizualni prikaz poslovnih procesa kompanije je procesna mreža, koja predstavlja DFD dijagram izgrađen na osnovu poslovnih procesa koji čine stablo.

Prilikom konstruisanja okruženja poslovnog procesa opisani su ulazi i izlazi. Ulaz i izlaz svakog poslovnog procesa su, odnosno izlaz i input za drugi poslovni proces ili eksterni entitet sa kojim organizacija komunicira. Interakcije između poslovnih procesa koji čine stablo prikazane su pomoću mreže procesa (slika 5).

Hijerarhijske veze i klasifikacija poslovnih procesa u procesne mreže nisu prikazane kako se ne bi zatrpao model. Za razliku od stabla poslovnih procesa, procesna mreža pruža potpuniji sistemski pogled na aktivnosti organizacije, jer vam omogućava da prikažete ne samo elemente organizacije, već i interakcije između njih. Osim toga, mreža procesa osigurava da se razvijeni model aktivnosti organizacije provjerava na integritet, ispravnost identifikacije poslovnih procesa i opis njihovog okruženja. Ako se izlaz nekog od poslovnih procesa, na primjer dokumenta, ne koristi nigdje drugdje, odnosno nije ulaz za drugi poslovni proces ili eksterni entitet, onda to znači sljedeće: opisani izlaz poslovnog procesa je bilo pogrešno ili nepotrebno. U suprotnom, morate pronaći poslovni proces za koji je ovaj izlaz ulaz i modificirati dijagram okruženja za ovaj poslovni proces.

U praksi, procesna mreža se često naziva mreža ili dijagram interakcije poslovnog procesa. Razlika između procesne mreže i klasičnog DFD dijagrama je u tome što mreža treba da prikaže eksterne entitete sa kojima poslovni procesi kompanije komuniciraju – kupce, dobavljače, banke, itd. Na Sl. Slika 6 prikazuje primjer mreže poslovnih procesa za proizvodnu kompaniju.

DEKOMPOZICIJA POSLOVNOG PROCESA

Prilikom izrade DFD dijagrama poslovnog procesa morate koristiti pravilo “7” prema kojem trebate odabrati nivo apstrakcije i detalja na kojem će se dijagram poslovnog procesa sastojati od prosječno sedam aktivnosti. Upotreba većeg detalja i, shodno tome, broja radova dovest će do značajnog kompliciranja sheme i smanjenja mogućnosti provođenja kvalitativne analize poslovnog procesa. To je zato što osoba može efikasno da operiše sa najviše sedam različitih objekata. Korišćenje malo detalja i manjeg broja radova na dijagramu poslovnog procesa dovešće do toga da posao bude nepotrebno veliki, a to će umanjiti i mogućnost njihove kvalitativne analize i optimizacije.

Ako je za postizanje ciljeva optimizacije poslovnog procesa potrebno više detalja, onda se to mora učiniti kroz dekompoziciju radova koji čine proces. Da bi se to postiglo, svaki ili neki rad procesa se smatra podprocesom i opisuje u obliku zasebnog dijagrama poslovnog procesa drugog nivoa (slika 7).

Sa klasičnim pristupom opisivanja poslovnih procesa za razvijeni dijagram drugog nivoa, mogu se koristiti i DFD i WFD formati opisa, u zavisnosti od nivoa i globalnosti rada. Ako je djelo globalno i ne može se predstaviti kao vremenski slijed manjih radova, tada se za njegov opis koristi DFD standard. Inače, preporučljivo je opisati rad koristeći WFD model.

Ako je potrebno, rad na dijagramu procesa drugog nivoa može se dekomponovati u dijagrame poslovnog procesa trećeg nivoa itd. Dekompoziciju poslovnog procesa treba nastaviti sve dok se ne postignu ciljevi njegovog opisa. U ovom slučaju, zgodno je koristiti koncepte „ugniježđenog procesa“ ili „podprocesa“. Na sl. 7 dijagram procesa rada 3 je ugniježđeni proces ili podproces procesa najviše razine. Slično, dijagrami toka rada 3.1 i 3.4 su ugniježđeni procesi ili podprocesi procesa druge razine.

Kao rezultat toga, opis poslovnog procesa je hijerarhijski uređen skup DFD i WFD dijagrama, u kojima se dijagrami najvišeg nivoa odnose na dijagrame nižeg nivoa. U ovom slučaju, DFD dijagrami koji se koriste na višim nivoima se dekomponuju ili se nazivaju DFD i WFD dijagrami. WFD dijagrami koji se koriste na nižim nivoima su dekomponirani ili referencirani samo WFD dijagramima .

IZRADA DIJAGRAMA TOKA RADA - WFD

Kada se opisuju poslovni procesi nižeg nivoa, koriste se nešto drugačiji dijagrami procesa - WFD. Na ovim dijagramima se pojavljuju dodatni objekti uz pomoć kojih se proces opisuje: logički operatori, događaji početka i kraja procesa, kao i elementi koji pokazuju vremenska kašnjenja (slika 8).

Uz pomoć logičkih operatora, koji se nazivaju i blokovi odlučivanja, prikazano je u kojim slučajevima se proces odvija po jednoj tehnologiji, a u kojim - po drugoj. Na primjer, koristeći ove elemente, možete opisati situaciju u kojoj se ugovor čija je vrijednost manja od određenog iznosa dogovara jedna grupa zaposlenih, a ugovor s višom vrijednošću se dogovara korištenjem složenije tehnologije ili lanca u u koje je uključen veći broj zaposlenih.

Događaji početka i završetka procesa označavaju kada proces počinje i završava. Za strogo formalizirane poslovne procese, kao što je budžetiranje, događaji mogu biti vrijeme.

U slučajevima kada se vrši opis poslovnog procesa u cilju njegove dalje vremenske optimizacije, koriste se elementi vremenskog kašnjenja koji pokazuju mjesta gdje postoji vremenski razmak između sekvencijalno obavljenih poslova. U ovom slučaju, sljedeći radovi počinju tek neko vrijeme nakon završetka prethodnog.

U klasičnom WFD pristupu, dokumenti nisu prikazani na ovom dijagramu. Ovi dijagrami se koriste za opisivanje procesa nižeg nivoa koji sadrže detaljan rad, čiji naziv jasno pokazuje šta je ulaz, a šta izlaz.

Karakteristična karakteristika WFD dijagrama je da strelice između operacija poslovnog procesa ne označavaju tokove objekata (informacija i materijala), već tokove ili vremensku sekvencu rada.

Dakle, koristeći dvije klasične sheme - DFD i WFD - možete detaljno opisati sve poslovne procese kompanije.

CM. Kovalev, generalni direktor kompanije BITEK, V.M. Kovalev, vodeći konsultant u BITEK-u

Vladimir Repin

Generalni direktor Vladimir Repin Management LLC

Član ABPMP Rusije

Menadžment Consultant

Poslovni trener

Kandidat tehničkih nauka

U članku se razmatraju pitanja izbora notacije za opisivanje procesa u svrhu naknadne regulacije. Upoređuju se najčešće korišćene notacije toka rada, kao što su: “Jednostavan dijagram toka” u MS Visio, “Procedura” u Business Studio, ARIS eEPC notacija i druge. Kada se porede notacije, glavni fokus je na kreiranju dijagrama procesa koji su jednostavni i razumljivi zaposlenima u organizaciji.

Za poslovne analitičare kompanija, teze o kojima se govori u članku predstavljaju ozbiljan razlog za razmišljanje o tome koliko su efikasni pristupi koje koriste u izradi grafičkih dijagrama organizacionih procesa.

Uvod

Jedan od najvažnijih ciljeva kreiranja grafičkih dijagrama procesa je njihova naknadna upotreba u regulatornim dokumentima organizacije. Ove šeme, po pravilu, koriste zaposleni koji nisu obučeni za složene notacije, nemaju veštine sistemske analize itd. Jednostavnost i jasnoća šema su im veoma bitne. Složene, zbunjujuće dijagrame koji sadrže mnogo različitih simbola ljudi slabo razumiju, što ih čini teškim za korištenje u praksi. Stoga je u praktične svrhe važno pravilno odabrati i koristiti notaciju (metodologiju) za opisivanje procesa. Koje kriterije treba koristiti za odabir takve notacije? Kako međusobno upoređivati ​​različite notacije? Pogledajmo nekoliko primjera opisivanja poslovnog procesa koristeći popularne notacije i pokušajmo odgovoriti na ova pitanja.

Poređenje notacija

Za poređenje, odabrane su sljedeće oznake opisa procesa:

1. “Jednostavan dijagram toka” (prikazivanje kretanja dokumenata, korištenjem bloka “Rješenje”);
2. „Jednostavan blok dijagram“ (bez prikaza kretanja dokumenata, bez korištenja blokova „Rješenje“);
3. “Procedura” sistema Business Studio (jedna od mogućih opcija prezentacije);
4. ARIS eEPC.

Jednostavan i intuitivan proces odabran je kao testni slučaj. Rezultati opisa ovog procesa prikazani su na Sl. 1-4.

Rice. 1. Dijagram procesa u notaciji “Jednostavna dijagram toka” u MS Visio (sa kretanjem dokumenata, korištenjem bloka “Rješenje”)

U dijagramu predstavljenom na sl. 1, redoslijed procesnih operacija tokom vremena prikazan je debelim strelicama, a kretanje dokumenata je prikazano tankim tačkastim strelicama. Blokovi rješenja koriste se na klasičan način. Oni prikazuju informacije (pitanja) o kojima „zavisi“ dalji tok procesa. Ovaj pristup korištenju “dijamanata” je vrlo čest. Ali zapravo, cjelokupna logika donošenja odluka i formiranja određenih izlaza (dokumenata) treba da bude sadržana u operacijama procesa. Ako razmislite o tome, vrijednost (značenje) crtanja ovih “dijamanata” nije očigledna. Kakvi su to objekti: procesne operacije, događaji? Čini se da nije ni jedno ni drugo. To su prije operateri za donošenje odluke na osnovu nekog uslova. Ali mi razvijamo dijagram procesa za ljude, a ne pišemo kompjuterski program na posebnom jeziku. U kompjuterskom programu, „dijamant“ bi bio punopravna operacija za poređenje uslova itd. Ali dijagram procesa treba da prikazuje stvarne objekte – procese koje obavljaju ljudi, dokumente, informacione sisteme itd. Razmislite da li je to tačno. prikazati "dijamante" odvojeno od procesnih operacija na dijagramu? Umjesto toga možete:

• Opisati logiku donošenja odluka u obliku niza operacija na dijagramu procesa koji se razmatra;
• Opišite logiku u obliku dijagrama koraka odgovarajućeg podprocesa, prelazeći na sljedeći nivo;
• Opišite logiku u tekstu (u tekstualnim atributima operacije) i zatim je prikažite u propisima o izvršavanju procesa.

Hajde da formulišemo „prednosti“ i „protiv“ metode korišćenja „dijamanata“ o kojoj je bilo reči (slika 1).

"Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (sa kretanjem dokumenta, korištenjem bloka "Rješenje")

Na sl. Slika 2 prikazuje primjer istog procesa, samo opisanog bez upotrebe blokova i dokumenata “Solution”. Lako je provjeriti da ovaj dijagram ima 24 grafička elementa manje od dijagrama na sl. 1. Šema Fig. 2 izgleda mnogo jednostavnije. Grafički elementi ne zasljepljuju oči, a sa stanovišta informativnog sadržaja, ovaj dijagram je prilično razumljiv i dostupan krajnjem korisniku. Ako za svaku procesnu operaciju u tekstu opišete zahtjeve za njenu implementaciju, onda kombinacijom tabelarnih i grafičkih oblika prikaza možete sasvim adekvatno opisati proceduru izvođenja procesa zaposlenima u kompaniji.

Rice. 2. Dijagram procesa u notaciji "Jednostavna dijagram toka" u MS Visio (bez pomicanja dokumenta, bez korištenja bloka "Rješenje")

„Prednosti“ i „protiv“ grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na Sl. 2 su prikazane ispod.

"Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (bez pomicanja dokumenta, bez korištenja bloka "Rješenje")

Općenito, upotreba dijagrama u formatu sličnom onima prikazanim na Sl. 2 je pogodan i za programere i za zaposlene koji rade na ovim šemama.

Na sl. Slika 3 prikazuje dijagram procesa generiran u notaciji “Procedure” okruženja modeliranja Business Studio. Shema ima nekoliko karakteristika. Prvo, blokovi "Odluka" se koriste na nestandardan način - ne kao grafički element za prikaz pitanja i grananja, već kao punopravna procesna operacija povezana s donošenjem odluka. U Business Studio, „dijamant“ ima gotovo sve atribute punopravnog procesa, ali se ne može razložiti (možda će programeri sistema to omogućiti s vremenom). Upotreba „dijamanta“ (umjesto četverougla) čini dijagram vizualnijim. Istovremeno, možete unijeti bilo koju tekstualnu informaciju u atribute „dijamanta“: opis, početak, završetak, zahtjevi za rokove, itd.

Druga karakteristika dijagrama procesa prikazanog na Sl. 3, je primjena strelica. Da biste prikazali niz operacija, možete koristiti strelicu sa jednim vrhom - strelicom "prednost". Možete koristiti dvosmjernu strelicu da prikažete kretanje dokumenta. Međutim, u Business Studio-u možete se snaći sa upotrebom samo jedne vrste strelica – strelica „prednost“. Istovremeno, potreban broj dokumenata koji su definisani u direktorijumu objekata aktivnosti može se povezati sa imenovanim strelicama.

Ovaj pristup omogućava:

• Značajno smanjiti broj grafičkih elemenata na dijagramu procesa, a istovremeno;
• U proceduri prikazati potrebne informacije o ulaznim i odlaznim dokumentima.

Dakle, bez zatrpavanja dijagrama nepotrebnim elementima, ipak možemo u potpunosti opisati proces i učitati sve potrebne informacije u propise.

Činjenica da naziv strelice ne ovisi o dokumentima koji su uz njega priloženi omogućava vam da imenujete strelice na dijagramu na najrazumljiviji i najprikladniji način za zaposlenike. Na primjer, skup određenih dokumenata može se povezati sa strelicom prioriteta „Pripremljen je skup izvještaja“. Naziv strelice u ovom slučaju ukazuje izvođaču na događaj koji je završio prethodnu operaciju pod nazivom „Generiraj izvještaj o naplati za taj dan“. (Imajte na umu da je u metodologiji kompanije STU strelica nakon operacije procesa entitet, a ne događaj. Nakon bloka „Odluke“ možete prikazati moguće rezultate odluke).

Rice. 3. “Procedura” sistema Business Studio (opcija sa netradicionalnom upotrebom blokova “Solution”)

„Prednosti“ i „protiv“ grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na Sl. 3 su prikazane ispod.

“Procedura” sistema Business Studio (opcija sa netradicionalnom upotrebom blokova “Solution”)

Kada koristite Business Studio, notacija procedure se može koristiti na malo drugačije načine. Autor članka je sklon pristupu prikazanom na sl. 3.

Na sl. Slika 4 prikazuje dijagram procesa koji se razmatra, razvijen u ARIS eEPC notaciji. Imajte na umu da se neke procesne operacije nisu uklapale u dijagram. Ovaj delimični dijagram jednostavnog procesa, napisan u ARIS eEPC notaciji, sadrži četiri logičke izjave i osam događaja! Osoba koja čita dijagram mora biti u stanju ispravno protumačiti sve ove logičke operatore. Bez posebne obuke i određenih vještina čitanja ovakvih dijagrama, malo je vjerovatno da će običan zaposlenik moći razumjeti logiku dotičnog procesa bez detaljnog opisa teksta ili pomoći kvalificiranog poslovnog analitičara.

Imajte na umu da dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji zauzima znatno više prostora od dijagrama prikazanih na Sl. 1-3. Složenost formiranja takve sheme je također znatno veća.

Rice. 4. Procesni dijagram u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio)

Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio)

Općenito, ako nećete kupiti SAP R/3, onda odabir i korištenje ARIS eEPC notacije nije, sa stanovišta autora članka, optimalno rješenje. Vrijedi obratiti pažnju na notacije za opisivanje procesa koje su vizualnije i intuitivnije za izvođače. Međutim, nekima bi ARIS eEPC notacija mogla biti vizualnija i razumljivija. U određenoj mjeri, ovo je stvar ukusa.

Opis procesa za kasniju automatizaciju

Zanimljivo je razmotriti gornji primjer opisa poslovnog procesa ako je predstavljen u BPMN 2.0 notaciji. Ova notacija je namijenjena da opiše “izvršne” procese, tj. procese koje BPM sistem podržava.

Vaše mišljenje o korištenju BPMN 2.0. A. A. Belaichuk, generalni direktor kompanije Business Console, dijeli:

„Na sl. Slika 5 prikazuje isti proces u BPMN notaciji. Kao što vidimo, ova figura je slična onoj na Sl. 1: u BPMN notaciji, zadaci su prikazani kao pravokutnici, viljuške kao dijamanti, a podaci kao ikona slična dokumentu. Kontrolni tokovi su pune linije, tokovi podataka su tačkasti.

Treba uzeti u obzir da ovaj dijagram koristi samo mali dio BPMN notacije: samo jedan tip viljuške od 5 dostupnih u paleti, jedan tip zadatka od 8. Pored šire palete, ova notacija je odlikuje se sposobnošću modeliranja ne samo izolovanog toka posla, već i nekoliko procesa koji međusobno komuniciraju putem poruka ili podataka. Osim toga, ova notacija je strožija: ona definira ne samo ikone, već i pravila po kojima se one mogu međusobno kombinirati. Potreba za ovakvim pravilima diktirana je činjenicom da je BPMN notacija usmjerena ne samo na činjenicu da će je ljudi čitati, već i na direktno izvršavanje posebnim softverom - "motorom" BPM sistema.

U isto vrijeme, kao što pokazuje ovaj primjer, kada se koristi ograničeni podskup palete, BPMN se ispostavlja da nije ništa komplikovaniji od konvencionalnog dijagrama toka. Pa, za one koji žele profesionalno savladati BPMN, preporučujemo specijalizovanu obuku bpmntraining.ru.”

Rice. 5. Procesni dijagram u BPMN 2.0 notaciji

Životna praksa

Na sl. Slika 6 prikazuje fragment dijagrama procesa koji su razvili poslovni analitičari vrlo specifične kompanije u notaciji koju su izmislili. Dijagram je izgrađen na principima "Jednostavnog dijagrama toka" - blok "Rješenje" se koristi u svojoj klasičnoj verziji. Osim toga, dijagram prikazuje mnoge druge simbole koji se koriste na nestandardan način.

Rice. 6. Primjeri dijagrama procesa za jednu od kompanija

Prilikom formiranja dijagrama Sl. 6, poslovni analitičari su se očigledno „borili“ za jasnoću i maksimalnu razumljivost za prosječnog korisnika. Oni su nastojali da minimiziraju, ili čak eliminišu tekstualne komentare na dijagramima procesa. Izvođači su jednostavno odštampani dijagramom A3 formata, nakon čitanja koje je odmah postalo jasno: šta raditi, kako, koje dokumente koristiti itd.

Shema koja se razmatra nije, naravno, primjer jednostavnosti i jasnoće. Ali formiran je da prenese maksimalno korisne informacije onima koji su uključeni u proces.

zaključci

Dakle, očigledno je da prilikom opisivanja procesa treba težiti jednostavnosti i jasnoći za zaposlene.

Upotreba složenih, formaliziranih notacija pri opisivanju procesa dovodi do:

• Poteškoće u korišćenju (tumačenju) dijagrama od strane običnih zaposlenih;
• Nemogućnost (teškoće) organizovanja rada za opisivanje procesa od strane zaposlenih u odeljenjima koji nisu prošli posebnu obuku;
• Značajno povećanje troškova rada poslovnih analitičara za formiranje šema;
• Dodatne poteškoće pri dokumentovanju kola (veliki volumen, itd.).

Stoga ne biste trebali zatrpati dijagram procesa raznim grafičkim elementima. Ali čak i ako ih koristite, bolje je da nose korisne informacije za zaposlene, a ne da budu samo posljedica formalne primjene modeliranja notacija.

http://finexpert.ru/ - komunikacijsko okruženje za profesionalce http://bpm3.ru/ - procesi, projekti, efikasnost

Mnogi poduzetnici, bez obzira na veličinu i vrstu posla, čuli su za koncept poslovnog procesa. Važnost ovih riječi prije ili kasnije dođe do čelnika svakog preduzeća, ali je najbolje da se to dogodi u fazi njegovog formiranja ili čak u trenutku rađanja ideje za budući posao. U ovom članku nećemo se samo upoznati s konceptom „poslovnog procesa“, već ćemo razmotriti i kako ga primijeniti u praksi na način da osiguramo rast proizvodnje.

Koncept poslovnog procesa

Prvo, hajde da definišemo šta je proces u principu. Dakle, jednostavan primjer. Pao je snijeg, pa se otopio, pa udario mraz, padaju pješaci, automobili se sudaraju na putu. Ovo je vremenski fenomen koji se zove zimski led. A ako uzmemo malo globalnije: snijeg je pao, ležao 3 mjeseca, otopio se, rasla trava, lišće procvjetalo, cvijeće procvjetalo, voće sazrelo, povrće raslo, lišće je poletjelo, hladno vrijeme je došlo, pao snijeg. A ovo je proces koji se zove "promjena godišnjih doba".

Šta razlikuje fenomen od procesa? Fenomen je jednokratno stanje nečega, a proces su manifestacije koje se u svakom pojedinačnom slučaju ponavljaju i međusobno povezane.
Na isti način je definisan i poslovni proces. Svi pojedinačni delovi proizvodnje se kombinuju da bi se dobio gotov proizvod. Kombinacija pojedinačnih finansijskih delova proizvodi profit na izlazu. Kombinovanje događaja sa osobljem stvara kohezivni profesionalni tim, a kombinovanje svih tokova informacija rađa nove tehnologije.

Shodno tome, poslovni proces je skup aktivnosti, procedura, operacija, radnji koje se redovno ponavljaju i dovode do određenog rezultata, koji se inače naziva poslovnim ciljem. Prilikom izvođenja svega što poslovni proces podrazumijeva uvijek se koristi jedan ili drugi resurs: ljudski, tj. kadrovske, sirovinske, tehnološke, tehničke, informacione, finansijske itd. Poslovni proces formira proizvod koji nužno mora imati određenu vrijednost za potrošača, vlasnika pojedinačnog preduzeća i za zaposlene.

Modeliranje poslovnog procesa i njegovu implementaciju treba da sprovodi jedna osoba, a to je šef, direktor, menadžer projekta ili sam preduzetnik. Ali uvek sam! Ako postoji više vođa jednog procesa, onda će se on raspasti na onoliko dijelova koliko ima ljudi koji njime upravljaju, ma koliko bili ponosni što imaju „prijateljski i kohezivni“ tim. Poslovnim procesima organizacije, kojih uvijek ima najmanje 10, uvijek upravljaju odgovorne osobe. Ali glavnim poslovnim procesom, koji uključuje mnogo malih, mora upravljati jedna osoba - generalni direktor, menadžer preduzeća, vlasnik. Samo na taj način preduzeće može ući na organizovaniji, kompetentniji i savremeniji put razvoja.

Klasici menadžmenta definiraju poslovni proces na različite načine, ali, u principu, sve definicije govore isto:

• poslovni proces je skup operacija koje slijede jedna za drugom po strogom redoslijedu, a koje imaju za cilj transformaciju ulaznih materijala i informacija u finalni proizvod koji je vrijedan za klijenta;
• poslovni proces je stvaranje vrijednosti (ne cijene!) za potrošača, koja se za vlasnika izražava u ostvarivanju profita;
• poslovni proces je odnos više proizvodnih funkcija i skupa radnji koje karakteriziraju ulazni resursi i krajnji rezultat - proizvod koji zadovoljava zahtjeve klijenta;
• poslovni proces je transformacija ulaznih resursa u proizvod na izlazu cijelog procesa, to je implementacija jedne, glavne poslovne funkcije, koja dovodi do ispunjenja glavnog cilja;
• Poslovni proces je skup radnji koje prate strogi slijed i ciklus, rješavajući specifičan problem za poduzetnika.

Tri karakteristike poslovnog procesa

Svaki poslovni proces ima tri glavne karakteristike koje odražavaju njegovu suštinu, odnosno odgovaraju na pitanje - zašto je upravo ovaj proces neophodan u preduzeću. Ako barem jedna karakteristika ne funkcionira za postizanje jednog poslovnog cilja, onda se može uzeti u obzir. Da je poslovni proces „zaustavljen“ ili, što je još gore, dovodi posao u gubitke ili ga približava nuli.

1. Poslovni proces i njegova cijena. Ovaj parametar treba uvijek težiti minimumu. Na primjer, proizvodnja papirnih salveta košta biljku 30 kopejki po pakiranju. Ako poslovni proces radi stalno, kompetentno, pažljivo, onda inženjeri i tehnolozi. Uprava i obični radnici smislit će takve akcije i mjere kako bi, na primjer, smanjili ovu brojku na 20 kopejki, uz potpuno održavanje visoke kvalitete proizvoda i brzine njegovog puštanja u promet. Svi su već shvatili da govorimo o smanjenju troškova, što povećava ukupni profit. Samim tim će se povećati plate, ulaganja u razvoj i nove projekte. Ako je menadžer pažljiv prema ovoj komponenti poslovnog procesa. Uspeh preduzeća je zagarantovan.

2. Poslovni proces i trajanje. Ovaj indikator bi uvijek trebao težiti smanjenju. Sjećate se priče o Fordu? Kako je zaradio svoje milione? Osmislio je pokretnu traku, značajno smanjivši vrijeme potrebno za sklapanje automobila. Kasnije su se pojavili zapanjujuće lijepi i pouzdani automobili, a početak svega je bio povećanje brzine poslovnog procesa, u ovom slučaju proizvodnog. Što se proces brže odvija, to je veća produktivnost proizvodnje, veća je i količina robe koja će završiti u skladištu i biti prodata. To znači povećanje ukupne dobiti za određeni vremenski period, formiranje n-tog iznosa za povećanje plata, ulaganja u razvoj itd. itd., vidi tačku jedan.

3. Poslovni proces kao sredstvo ispunjavanja očekivanja kupaca. Kvalitet proizvoda ili usluge mora se stalno poboljšavati. Ako se povećava, a informacije o tome redovno se saopštavaju klijentu (reklama bi trebala biti vaš stalni pratilac), tada se povećava broj izvršenih kupovina. Shodno tome, za određeni vremenski period ostvaruje se veći profit sa svim pozitivnim posljedicama koje iz toga proizlaze koje smo naveli u prethodna dva stava.

Vrste potrošača rezultata poslovnih procesa

Svaki poslovni proces ima svog potrošača koji od njega uspješno ima koristi. Utvrđivanje prirode potrošnje ima i praktičnu primjenu u radu. Eksterni potrošači su svi koji ne rade u vašem preduzeću, a interni potrošači su vaši zaposleni. Potrošači imaju osnovne zahtjeve koji pokreću modeliranje poslovnih procesa.

Pogledajmo primjer. Proizvodite metle i ostvarujete profit. Da biste dobili još više, analizirate i prilagođavate svoje poslovne procese. Vaši potrošači su stariji ljudi koji nemaju sredstava da kupe „čarobne“ krpe i usisivače, ili građani skromnog imovinskog stanja bilo koje dobi. Oni će diktirati zahtjeve za poslovni proces, odnosno željet će da metle budu izdržljivije, jače, fleksibilnije i jeftinije. Također će htjeti popust na novu metlu ako vam donesu staru. Stoga, da biste povećali prodaju, nastojat ćete zadovoljiti sve zahtjeve eksternog potrošača.

Ali, ako počnete da proizvodite izdržljive metle, kupci će vam rjeđe dolaziti, a nećete ispuniti zahtjeve internog kupca, odnosno nećete obezbjeđivati ​​plate svojim zaposlenima, nećete moći plaćati poreze. , s obzirom da je država i vaš potrošač, tačnije potrošač vašeg novca, zainteresovana je i za optimizaciju vaših poslovnih procesa.

Domaćim potrošačima, naravno, nije potreban samo novac, već i drugi resursi. Na primjer, nabavka visokokvalitetnih sirovina važan je zahtjev radnika radionice i odjela za kvalitet. Ovo zahtijeva poseban poslovni proces „rad odjela nabavke“.

Ispostavilo se da je u analizi tipova potrošača važno pronaći onu zlatnu sredinu koja će utjeloviti zahtjeve i jednog i drugog. To nije lako učiniti, ali ovaj proces je najbolje planirati zajedno s trgovcima i ekonomistima. Marketinški stručnjaci će govoriti o karakteristikama idealnog proizvoda koristeći 4p - 4c analizu, a ekonomisti će izračunati prednosti planiranih koraka. Kao rezultat, izgradićete poslovni proces za rad sa internim i eksternim potrošačima.

Vrste poslovnih procesa

Da bi pojednostavili razumijevanje, iskusni teoretičari podijelili su poslovni proces u cjelini na dvije vrste - glavne, koje se obično prije svega pamte, i pomoćne, koje su dizajnirane da podrže glavne.

Gledajući na proizvodnju iz ove perspektive, koji je njen glavni proces podrške? Prodaja, jer bez njih bi proizvedena roba ležala u magacinu i ne bi donosila nikakav profit. Ali ako uzmemo proizvodnju i prodaju. Kao dva glavna procesa, pomoćni će biti kadrovski rad, sistem snabdevanja, rad računovodstva, ekonomskog odeljenja, naučne laboratorije itd. Važnost svakog poslovnog procesa treba posmatrati u odnosu na bilo koji drugi proces, jer ne postoje odvojeno, već samo u opštem sistemu.

U praksi je takođe važno pravilno odrediti koji je poslovni proces glavni, a koji pomoćni kako bi se odredili prioriteti. Ovo ponekad donosi ogromne koristi preduzeću. Da li su vam poznate izjave računovodstvenih službi da imaju malu platu, da moraju ići na kurseve usavršavanja, da im moraju pozvati konsultante, da se moraju voziti službenim automobilom i mnoge druge? Ja sam se susreo sa takvim brojkama u oblasti finansijskih hartija od vrednosti, a siguran sam da ste i vi. A koliko menadžera pristaje na ove uslove, samo da računovodstvo bude u redu. Ali vjerujte mi, u takvim računovodstvenim odjelima nema reda, samo privid važnosti!

Zaposlenima je potrebno objasniti da preduzeće nije stvoreno da bi im omogućilo posao i držalo krunu nad njima, već su došli u preduzeće da mu pomognu da živi stabilno i u skladu sa zakonom, u potpunosti u skladu sa zahtjevima dokumentacije. I što strožije postavite ovo pitanje, što će manje problema pronaći vaša sljedeća inspekcija, to će cjelokupni poslovni proces biti produktivniji.

Osim toga, opći poslovni proces također uključuje povezane, prateće, upravljačke i razvojne procese.

Povezani procesi su skup ponavljajućih mjera i radnji koje su usmjerene na proizvodnju koja prati glavnu stvar. Oni također sami ostvaruju prihod i povećavaju prihod od glavnog proizvoda ili usluge. Opis poslovnih procesa: transportno preduzeće kupuje gume za svoj vozni park, a takođe ih prodaje na tržištu svog grada. Gume ostvaruju prihod od prodaje i pomažu u stvaranju prihoda od tereta.

Procesi podrške – dizajnirani da osiguraju nesmetan rad svih ostalih poslovnih procesa. To je masa mini-procesa u kadrovskoj službi, u finansijskim strukturama, u službama nabavke, inženjeringu, tehničkom razvoju i poslovnim odjelima.

Menadžment je zasebna vrsta koja je dio ukupnog poslovnog procesa i pokriva sve procese preduzeća, čineći njihovu jedinstvenu sliku, koja predstavlja jasnu viziju kretanja kompanije u cjelini. Procesi upravljanja se dijele na planiranje, formiranje i razvoj strategije, misije, kompetentno usklađivanje snaga i resursa u preduzeću.

Proces poslovnog razvoja je najzanimljiviji proces za razvoj i implementaciju. Uključuje formiranje novih pravaca i stvaranje mini-procesa. Kao rezultat, pojavljuju se nove proizvodne linije, provode se tehnološke ideje, uvode se inovativni prijedlozi, stvaraju se različite vrste proizvoda i još mnogo toga.

Naime, klasifikacija i modeliranje poslovnih procesa može se vršiti različito, pojedinačno, na osnovu karakteristika kompanije. Sada o praktičnoj primjeni ove teorije. Šta će se promijeniti ako analizirate poslovni proces i utvrdite kojoj vrsti djelatnosti pripada vaše preduzeće? U zavisnosti od dubine analize, mnogo toga se može promijeniti. Napravite listu svih vrsta poslovnih procesa koje smo nazvali i o kojima smo razgovarali. Napišite koji su jasno izraženi u vašem preduzeću, a koji nisu dovoljno implementirani ili su potpuno odsutni. Razmislite zašto ne implementirate ovaj ili onaj poslovni proces, na primjer, razvojne procese? Možda ne obraćate dovoljno pažnje na to, a bez razvoja živite, na prvi pogled, ne loše.

Ako ste zainteresirani da zadržite svoju poziciju na tržištu, onda ne biste trebali ni pomisliti da je s vama sve u redu, jer će vam konkurenti uvođenjem novih tehnologija i puštanjem novih proizvoda brzo učiniti nenormalnim život. U ovom slučaju postoji samo jedan praktičan savjet: ako sami ne razumijete probleme, ako vam nedostaje određeni poslovni proces, obratite se konsultantima. Ili pronađite literaturu na ovu temu na internetu. Obuka i učenje novih tehnika poslovanja će vam svakako biti od koristi, bez obzira koliko ste obrazovani u poređenju sa svojim kolegama u vašem kraju. U svakom slučaju, nedovoljna razvijenost jednog od procesa ukazuje na problem u poslovanju i na njega se mora staviti akcenat.

Model poslovnog procesa

Model poslovnog procesa je njegov vizualni prikaz, koji se kreira za kasniji rad s njima. Model uključuje verbalni opis poslovnih procesa, tabele, grafikone, dijagrame, indikatore, podatke i još mnogo toga. Praktična implementacija modela uključuje kreiranje šablona, ​​koji se popunjava prilikom uvođenja novog procesa. Dokument mora sadržavati poslovni proces u obliku dijagrama, listu detalja koji se koriste pri izradi opisa, dijagram podataka iz računovodstvenih izvještaja, voditelja procesa, izvršioce različitih poslova, planove realizacije i rokove. za izvršenje ovih zadataka su naznačeni.

Modeliranje poslovnog procesa u svakoj organizaciji može da generiše sopstvene šablonske tačke, ali u svakom slučaju treba da odražavaju sledeće tačke: faze rada, procedure i funkcije koje poslovni proces uključuje, redosled rada, ko i kako kontroliše izvršenje zadataka, ko se imenuje za izvršioca. Također u predlošku modela potrebno je odraziti listu ulaznih i odlaznih dokumenata i informacija koje će se koristiti i koje će se pojaviti na izlazu procesa. Posebna tabela treba sadržavati informacije o potrebnim resursima koji će biti potrebni za izvršenje zadataka, po mogućnosti s naznakom troškova i količine.

Prilikom izvođenja poslova u okviru procesa potrebna je izvještajna dokumentacija koja je dostupna i razumljiva svim učesnicima u procesu. Ovo bi takođe trebalo da se odrazi na šablonu sa priloženim obrascima i uzorcima. U dokumentu mora biti prisutna svrha poslovnog procesa, kao i konkretni i mjerljivi pokazatelji po kojima će se moći suditi o izvršenju zadatih zadataka.

Prilikom kreiranja predloška možete koristiti koncept „točke poslovnog procesa“, ovo je naziv svakog elementa modela. Izvođač je tačka, ključni čvor je tačka, vreme izvršenja je tačka, itd.

Optimizacija poslovnih procesa

Ovo je najvažniji dio procesnog pristupa proizvodnji. Nije dovoljno definirati procese, potrebno je stalno raditi s njima da bi imali jasan ekonomski učinak. Ovaj poslovni proces se naziva optimizacija. To uključuje eliminisanje nedostataka i povećanje prednosti preduzeća.

Optimizacija je planirana, osigurana regulatornim dokumentima i implementirana u proizvodnju. Uz njegovu pomoć možete smanjiti broj nedosljednosti i grešaka u upravljanju, smanjiti skupi dio proizvodnje, povećati ukupni profit, smanjiti vrijeme utrošeno na proizvodnju jedinice proizvoda, razviti mjere za prevazilaženje finansijske krize itd. glavni poslovni proces je podložan optimizaciji ili njegovim ključnim tačkama, tada će efekat biti brz i očigledan.

Optimizirano modeliranje poslovnih procesa treba provoditi korak po korak, jasno i dosljedno. Počinje korekcijom i korekcijom uskih funkcionalnih problema, a postepeno prelazi na velike tokove. Rizici tokom optimizacije su veoma umereni sa mogućnošću povratka na prethodni kurs. Vrijeme utrošeno na aktivnosti optimizacije procesa je obično minimalno.

Optimizirani poslovni proces uključuje promjenu strukture poduzeća i njihovih odnosa i podređenosti. Funkcije jednog odjela mogu se dodijeliti drugom, što bi trebalo dovesti do poboljšane interakcije između odjela. A sve gore navedene mjere pomažu poboljšanju imidža, konkurentnosti preduzeća, povećanju prodaje i profita.

Ali nemojte zaboraviti da prije nego što počnete s optimizacijom nečega, morate napraviti dijagram poslovnog procesa, potrebno ga je analizirati, formulirati karakteristike, zadatke itd., pa tek onda možete nešto promijeniti u njemu, što će dovesti do poboljšanja rada.

Jedna od važnih tačaka optimizacije je reakcija osoblja na sve ove radnje. Optimizacija je nedvosmislena promjena u procesu rada. I sve promjene, uključujući i one pozitivne, ljudi prihvataju negativno. Uostalom, prvo vide promjene, a tek nakon nekog vremena shvate da je to za dobro! Poslovni proces uključuje informiranje tima o tekućim promjenama.

Od velike je koristi privući vođe jedinica na svoju stranu – i službene i neformalne. Ako im ukažete na prednosti onoga što se dešava, onda će na terenu stvoriti određeno pozitivno raspoloženje bez vašeg učešća i poslovni proces će ići brže. A objavljivanje informacija u javnom domenu (pokazatelji, plate, bonusi i količina prodate robe i drugi podaci) pomoći će daljnjoj izgradnji lojalnosti poslovnim procesima.

Poslovni procesi su vrlo obimna tema, ali ako ste nakon čitanja ovog članka počeli analizirati svoj rad i tražiti glavne i pomoćne procese, ovo je već dobar početak dugog putovanja zvanog „optimizacija poslovanja“. A njeni plodovi vas neće natjerati da čekate, sretno vam dragi poduzetnici!

E. Shchugoreva

Osim toga, pogledajte webinar poslovnog savjetnika Mihaila Rybakova „Kako opisati procese vaše kompanije“:

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

Šta su poslovni procesi? Primjeri će nam omogućiti da bolje razumijemo ovu temu, pa ćemo ih aktivno koristiti.

opće informacije

Prvo, hajde da shvatimo šta su poslovni procesi. Ovo je naziv koji se daje ukupnom nizu određenih radnji koje imaju za cilj transformaciju resursa primljenih na ulazu u gotov proizvod koji ima vrijednost za potrošače na izlazu. Zahvaljujući ovoj definiciji, možete shvatiti da u svakoj organizaciji postoje poslovni procesi. Nije bitno da li su formalizovane ili ne. Zapamtite: poslovne procese možete pronaći svuda. Njihovi primjeri će biti dati kasnije u članku.

Pogledajmo primjer iz domaćinstva. Postoji domaćica koja želi oprati suđe (poslovni proces). Ona taj zadatak povjerava mašini za pranje sudova. Na ulazu imamo prljavo suđe. Tokom procesa koristit će se voda, deterdžent i struja. I na kraju ćemo dobiti čisto posuđe. Poslovni procesi se grade po sličnoj šemi. Primjeri koji će biti dati kasnije samo će potvrditi ove riječi.

Funkcionalni pristup

Pošto nas zanimaju (konkretni primjeri), nemojmo odgađati njihovo razmatranje, nego odmah pređimo na posao. Recimo da imamo kompaniju koja se bavi pitanjima upravljanja. Prema njegovim rečima, preduzeće je skup divizija. Štaviše, svaki od njih radi na obavljanju svoje specifične funkcije. Ali u takvim slučajevima, kada su pojedini odjeli fokusirani na postizanje svojih pokazatelja, često trpi ukupni učinak kompanije.

Pogledajmo jedan tipičan proces konflikta. Odjel prodaje zahtijeva povećanje maksimalnog mogućeg raspona kako bi se povećao promet. U isto vrijeme, također žele osigurati da je proizvod uvijek na zalihama. Dok odjel za nabavku planira kupovinu uskog asortimana iu velikim količinama. Zaista, u takvim slučajevima će raditi efikasno, a njihov glavni indikator će se povećati (tačnije, cijena od dobavljača će pasti). Odnosno, postoji proces implementacije poslovanja na koji odjeli gledaju drugačije.

Procesni pristup

On sve što se dešava posmatra kao skup procesa. Postoje osnovne i prateće. Svaki proces ima svoj specifični cilj, koji je podređen zadatku sa kojim se suočava čitava kompanija. Osim toga, postoji vlasnik koji upravlja resursima i odgovoran je za izvršenje svega što je potrebno. Takođe bi trebalo da postoji sistem za kontrolu kvaliteta i ispravljanje grešaka. Podrazumeva se da nijedan proces ne može da se odvija bez resursa. A listu komponenti upotpunjuje sistem indikatora pomoću kojih se ocjenjuju poslovni procesi. Koji su primjeri za to, budući da je obećano da će ih biti? Pogledajmo sada jedan.

Zamislite kartu. U samom centru je podijeljena na zasebne komponente. Oni su praćeni procesima upravljanja i podrške koji osiguravaju da se sve izvršava prema potrebi. Ovo će biti procesni pristup. Kada je rad jednog elementa završen, njegov rad se prenosi na sljedeći.

Opis poslovnih procesa

Primjeri ovoga mogu se vidjeti u općem obliku u cijelom članku. Ali dokumentacija u punoj dužini često je po debljini uporediva s malim knjigama (ili čak velikim ako se proučava rad gigantske kompanije).

(čiji su primeri takođe dati ovde) zahteva da sve operacije preduzeća budu što jasnije i transparentnije. To će im omogućiti da se analiziraju na najbolji mogući način i identifikuju različite probleme prije nego što ne uspiju. Mora se imati na umu da je glavni zadatak opisa razumjeti interakciju različitih jedinica, pratiti šta i kome prenose u svakoj fazi zadatka. Zahvaljujući tome, moguće je značajno pojednostaviti i smanjiti zavisnost stabilnosti preduzeća od nestabilnog ljudskog faktora. Također, uz kompetentan pristup, pomaže i opis poslovnih procesa. Primjer takve optimizacije može pokazati menadžer gotovo svake uspješne kompanije.

Razvojni red

Pogledajmo praktičan primjer poslovnog procesa u preduzeću. U početku se trebamo pobrinuti za radni tim projekta. Formira se od zaposlenih u kompaniji. Često se ispostavi da jedan radni tim nije dovoljan. Šta se onda može učiniti? Da biste popunili nedostatak snage, možete privući privremenu grupu. Takođe ne škodi kreiranje opisa kako proces funkcioniše u datom trenutku. Istovremeno, treba nastojati identificirati sve veze između radnji, a ne zapisivati ​​najsitnije detalje.

Da biste izbjegli skretanje sa strane, možete koristiti standardne mape procesa i obrasce. Prilikom razvoja procesa preporučuje se korištenje metode uzastopnih aproksimacija. Drugim riječima, potrebno je ponoviti ciklus akcija poboljšanja dok se ne dobije prihvatljiv rezultat.

Na šta treba obratiti pažnju?

Trebali biste se fokusirati na sljedeće odjeljke:

1. Standardni obrasci.
2. Mapa.
3. Rute.
4. Matrice.
5. Dijagrami toka.
6. Opis spojeva.
7. Prateći opisi.
8. Dokumentacija.
9. Detaljan opis.
10. Definicija indikatora i indikatora.
11. Izvršni propisi.

Najbolju ideju o potrebnim elementima može dati pravi primjer - reinženjering poslovnih procesa postojećeg preduzeća. Ali u takvim slučajevima morate biti spremni na činjenicu da ćete se morati upoznati s ogromnom količinom dokumentacije.

Recimo koju riječ o kartama

Dakle, već smo pogledali šta su poslovni procesi i primjere istih u stvarnom životu. Sada idemo kroz tehničku dokumentaciju, koja bi trebala biti ako nam je potreban tačan i jasan opis. Dakle, u početku bih želeo da obratim pažnju na mapu poslovnih procesa. To je grafički prikaz dizajniran kao blok dijagram. U tom slučaju, potrebno je osigurati da svaki učesnik ima svoju zasebnu kolonu. Vremenski intervali se unose u redove. Potpuno popunjena kartica vam omogućava da provjerite da li je transakcija sinhronizirana.

Takođe možete pratiti da li i kako informacije teče između različitih odjela kompanije. Da biste postigli najbolje rezultate, trebate postaviti nekoliko pitanja. Ko izvodi ovu operaciju? Zašto je to potrebno uraditi? šta je ona? Kada treba obaviti operaciju? Gdje se to provodi? Prilikom poboljšanja postojećih procesa, trebali biste se zapitati i da li se to može poboljšati.

Matrice

Oni su neophodni da bi se istakli najvažniji poslovni procesi unutar preduzeća. Prilikom njihovog sastavljanja vodi se računa o međusobnoj povezanosti svega što se dešava, kao io stepenu međusobnog uticaja.

Kada se analizira lanac procesa, lako je otkriti da se razmjena informacija kreće od gornjeg lijevog ka donjem desnom. Odnosno, ovaj matematički oblik opisuje odnos između dobavljača i potrošača, predstavljen u obliku pravokutnika. U svakoj ćeliji matrice su naznačeni svi potrebni zahtjevi za radnju koja je/jesu/će se izvršiti. Oni su svojevrsni dvodimenzionalni modeli uz pomoć kojih se može suditi šta se radi i kako se radi i kojoj se svrsi teži. Poteškoća u sastavljanju matrice ovdje je u tome što je za izračunavanje s maksimalnom preciznošću često potrebno koristiti značajnu količinu podataka. A to implicira prisustvo velikog broja podataka U takvim slučajevima se obično koriste digitalne informacije, koje se često moraju izračunati.

Povratak