Detalji dokumenata koji daju pravnu snagu (GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtevi za pripremu dokumenata")
U raznim organizacijama, prilikom izrade projekta ili tokom procesa proizvodnje, zaposleni korespondiraju jedni s drugima. Vrlo često proizvodna korespondencija sadrži prilično važne podatke, jer zaposleni u njoj opisuju količinu i kvalitetu obavljenog posla ili pišu kako ga treba izvesti. Stoga takva prepiska mora imati pravnu snagu.
Ovo je prilično mukotrpan proces, jer davanje pravne snage dokumentima zahtijeva poštivanje određenih pravila. Najvažnije pravilo je poštovanje važećeg zakonodavstva od strane poslodavca. Inače, on je taj koji treba da kreira internu prepisku. Takođe, poslodavac mora poznavati i, naravno, poštovati pravila za sastavljanje dokumenata neophodnih za kreiranje interne korespondencije. Poslodavac je takođe odgovoran za upoznavanje zaposlenih sa svim dokumentima korespondencije. Neka pravila za pisanje korespondencije važe za zaposlene u kompaniji. Na primjer, zaposleni ne može izdati dokument koji nije u njegovoj nadležnosti.
Da bi prepiska dobila pravnu snagu, potrebno je prikupiti određeni skup detalja:
1. Mora se navesti autor dokumenata. Na primjer, naziv organizacije u kojoj se odvija interna korespondencija mora shodno tome naznačiti pripadnost odjela ili se može navesti određena organizaciona i pravna forma. Kako biste izbjegli nepotrebne probleme, preporučuje se štampanje dokumenta na memorandumu kompanije. Neki dokumenti interne korespondencije zahtijevaju da se navede grad u kojem je dokument napisan.
2. U dokumentu mora biti naznačeno ime, red itd.
3. Tijelo dokumenta označava nekoliko datuma: datum kada je dokument kreiran, datum njegovog odobrenja i datum stupanja na snagu.
4. Pravni dokument mora imati registarski broj. Mora biti u skladu sa sistemom registracije preduzeća.
5. Tekst dokumenta mora tačno da otkriva suštinu njegovog naslova. Ovo je jedan od odlučujućih faktora u kreiranju pravnog dokumenta.
6. Dokument mora biti potvrđen potpisom rukovodioca kompanije ili osobe odgovorne za izradu ovog dokumenta. Potpis se može dati na različite načine. Na primjer, direktni potpis. Najčešće se koristi prilikom potpisivanja raznih naloga dodatno je naznačena pozicija i dekodiranje osobe koja potpisuje dokument. Potpis se može staviti i u obliku pečata odobrenja. Sam pečat se nalazi u gornjem desnom dijelu dokumenta. Indirektni pečat je još jedan oblik potpisivanja. Takav pečat se obično stavlja nakon odobrenja nekom naredbom. Prijavu zaposlenog može potpisati rukovodilac u obliku rješenja šefa. Takvo rješenje se sastoji iz četiri dijela: 1) primalac ovog rješenja; 2) opis naredbe ili uredbe; 3) potpis rukovodioca; 4) datum završetka rješenja. Rezolucija se može staviti u gornji desni ugao dokumenta ili u bilo koji njegov dio velikim slovima.
7. Postoje dokumenti koji ne mogu dobiti pravnu snagu bez odobrenja vize. Vize su jedan od najsloženijih detalja, što znači da ih nije lako sastaviti. Među vizama mogu biti: 1) viza za izmirenje raznih nesuglasica sa sindikalnim organom; 2) Prilikom sastavljanja mnogih dokumenata uzima se u obzir mišljenje predstavničkog tijela. 3) Sva sačinjena dokumenta se prvo dogovaraju sa advokatom i glavnim računovođom kompanije. Dokumenti koji zahtijevaju odobrenje različitih pojedinaca određeni su normama važećeg zakonodavstva i raznim normama koje je usvojilo samo preduzeće (ako ih ima). Norme preduzeća su različita uputstva ili propisi u vezi sa odeljenjima organizacije. Dokumentarna viza može se pripremiti u različitim oblicima. Možda postoji veza do dokumenta koji potvrđuje sporazum između strana. U ovom slučaju, sama traka za odobrenje obično se nalazi u donjem lijevom kutu. Može postojati i formulacija ili link na nju koja dokazuje saglasnost (moraju se navesti pozicije osoba koje su sklopile sporazum, kao i njihovi potpisi i transkripti). Datum odobrenja mora biti naveden na kraju. Takva viza se može nalaziti na bilo kojem slobodnom mjestu u dokumentu.
8. Detalji kao što je uvodna viza moraju uključivati sve naredbe osoblja i druge potrebne dokumente. Svi zaposleni na ovaj ili onaj način uključeni u proizvodnu korespondenciju trebaju biti upoznati s njima. Podaci moraju naznačiti datum kada su se zaposleni upoznali sa detaljima. Sama viza se mora staviti na dno, završni dio ili u sredinu, na lijevoj strani dokumenta. U tu svrhu, Goskomstat je razvio posebne obrasce. Uz pomoć ovih obrazaca dokument stječe pravnu snagu ako sadrži sve potrebne podatke. To olakšava posao pravnicima koji rade na dokumentu i čini dokument razumljivijim za zaposlenog koji je daleko od pravnih stvari.
Da biste dokumentima interne korespondencije dali pravnu snagu, trebali biste uzeti u obzir koje zadatke rješava sama korespondencija.
1. Obavještava strane o obavljenim radovima, evidentira prijedloge i želje jedne od strana koja radi na projektu u pogledu kvaliteta i brzine rada.
2. To je jedna od najvažnijih karika u procesu otpuštanja ili prijave odsustva, premještanja radnika na drugo mjesto rada.
3. Ako dođe do radnog spora, industrijska prepiska može postati dokument koji će pomoći u rješavanju ovog spora.
Da bi interna korespondencija ispunila sve gore navedene zadatke, treba se pridržavati sljedećih pravila:
1. Dokument mora biti ispravno sastavljen sa svim detaljima potrebnim za prepisku.
2. Primalac ovog dokumenta mora pristati na njegovo izvršenje. Obično se pristanak može formalno potvrditi u obliku rezolucije.
3. Dokumentu se mora dodijeliti registarski broj, koji mora biti u posebnom dnevniku za praćenje ulaznih i odlaznih dokumenata.
4. Tokom datuma izvršenja dokument mora biti pohranjen na sigurnom mjestu (na primjer, u sefu kompanije).
U osnovi, interna korespondencija zaposlenog sadrži različite izjave, dopise, a interna prepiska poslodavca sa podređenim sadrži razna obavještenja o radu i drugo. Dokumenti o proizvodnoj korespondenciji su pravno formalizirani ako postoji prepiska između zaposlenika, zaposlenika i šefa, te između šefova različitih proizvodnih odjela. Po pravilu, zaposleni najčešće razmjenjuju službene poruke sa zaposlenima.
Danas je tehnologija daleko napredovala i ako su prije 15 godina ljudi razmjenjivali poruke napisane na papiru, sada to rade koristeći e-poštu. Ova metoda vam omogućava da trenutno dostavite poruku zaposleniku koji se nalazi daleko od vas, ali ima i svoje nedostatke. Teško je dokazati da je ovu poruku napisao ovaj zaposlenik i niko drugi. Čak i ako uvedete sistem lozinki, teško je tačno odrediti da niko osim samog zaposlenog ne zna ovu lozinku. Stoga, ako pretpostavite da može doći do sukoba ili je već nastao u kompaniji, napišite dokument na papiru i ovjerite ga svojim potpisom, bit će mnogo pouzdaniji. Takođe, ne bi škodilo da svoj dokument registrujete preko osobe koja registruje sve dokumente kompanije.
Ako koristite e-poštu, zaposlenik koji primi vašu poruku mora odštampati ovaj dokument i registrirati ga. Takođe, potrebno je razviti poseban metod da kompanija redovno provjerava e-poštu. U ovom slučaju, korespondencija će uključivati dvije glavne prednosti: brzo slanje i primanje poruka, kao i visoku pouzdanost u slučaju sukoba. Ovo će vam samo koristiti.
Izjave i obavještenja su najznačajniji dokumenti za zaštitu prava poslodavca pri rješavanju različitih sukoba. Stoga ćemo razmotriti načine da im damo pravnu snagu. Pravila dizajna su veoma važna u ovom procesu.
Obično, prilikom prijavljivanja za posao, razne organizacije koriste posebne obrasce koje zaposlenik mora popuniti rukom. Nakon što ga popuni, zaposlenik stavlja datum podnošenja prijave i potpis u donjem desnom uglu. Aplikacija se takođe može odštampati na računaru, osoba koja se angažuje mora samo da potpiše ovu prijavu i počne da radi. U principu, takva registracija je sasvim legalna, ali neki sudovi to doživljavaju kao pritisak na zaposlenog. Stoga je bolje pisati aplikaciju rukom, to će vam omogućiti da izbjegnete neke probleme u slučaju sukoba. Preporučljivo je da prilikom sastavljanja dokumenata budu prisutni potrebni detalji, inače dokument neće stupiti na pravnu snagu.
1. Prvo morate naznačiti kojoj vrsti dokumenta pripada ovaj dokument. U ovom slučaju, u naslovu dokumenta treba napisati „Prijava“.
3. Zatim se piše autor aplikacije. Kao i kod primaoca, upisujete svoje puno ime i prezime i poziciju.
4. Nakon što ste opisali adresata i začetnika, napišite tijelo same izjave (tekst).
5. Po završetku pisanja teksta, sastavljač stavlja svoj potpis i datum pisanja prijave.
6. Obično se nakon potpisa naručioca stavlja potpis ugovora, odnosno menadžer koji vas angažuje potpisuje dokument. Ovo nije neophodno i sve zavisi od stava preduzeća prema ovom pitanju. Stoga, nemojte se plašiti da niste primljeni kada nema potpisa menadžera.
7. Dalje, nakon što su sva pitanja riješena, prijava se upisuje u registar ulazne dokumentacije od strane ovlaštenog lica koje upisuje registarski broj dokumenta, datum prijema i potpis. Ovo je obavezna procedura, jer bez nje dokument ne može stupiti na snagu. Ovlašćeno lice organizacije najčešće je lični sekretar poslodavca.
8. Neophodno je sačiniti rješenje osobe kojoj je prijava upućena i koja može riješiti ovo pitanje. Rješenje se mora sastojati od potpisa, datuma sastavljanja i odluke o izdavanju zahtjeva, uz navođenje svih podataka o licu na koje se odnosi.
9. Nakon što je aplikacija završena, rukovodilac preduzeća stavlja na nju beleške o njenoj implementaciji. Postavljaju se na bilo koji slobodni prostor slova. Menadžer također može označiti slučaj u kojem se nalazi vaša aplikacija.
Obaveštenja su takođe sastavni deo dokumenata neophodnih za normalno funkcionisanje preduzeća. Poslodavac koristi obavještenje kako bi obavijestio zaposlenog o nadolazećim promjenama. To može biti smanjenje broja zaposlenih, još jedan godišnji odmor, buduće izmjene ugovora o radu itd.
Zvanična obavještenja treba da budu napisana na papiru, kako to zahtijevaju zakoni o radu. Po prijemu obaveštenja, zaposleni potpisuje sam dokument. Upravo takva treba da bude radna procedura svakog preduzeća, kada nijedan sud ne može da nađe zamerku u izvršenju dokumenata.
Da biste bili sigurniji, dat ću vam neke izvode iz Zakona o radu koji potvrđuju postojanje samo pismenog oblika obavještenja. Član 74. podrazumijeva promjenu uslova rada od strane poslodavca. Zaposleni ima puno pravo da odbije rad ili ponudi poslodavcu nove uslove rada. Ako zaposleni odbije da radi, poslodavac mu mora ponuditi nove uslove rada. Poslodavac je takođe dužan da zaposlenom dostavi prethodno obaveštenje pre promene uslova rada.
Član 79. Ovaj član se bavi prestankom ugovora o radu. Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje ako je ovaj ugovor istekao. U tom slučaju zaposleni mora dobiti tri dana unaprijed o otkazu zbog završetka planiranog radnog perioda. Poslodavac ima pravo da određenom zaposlenom produži radni odnos samo u slučajevima kada se zaposleni ne protivi nastavku saradnje sa poslodavcem.
Član 123 govori o dobijanju godišnjeg odmora. Zaposleni ima pravo na godišnji odmor u preduzeću. U tom slučaju poslodavac mora obavijestiti radnika o početku godišnjeg odmora dvije sedmice prije njegovog početka. Zaposlenom se uz potpis daje pismo obaveštenja. početak i kraj godišnjeg odmora zavisi od godišnjeg rasporeda odmora. Zaposleni ima pravo odbiti odmor ili ga odgoditi na bilo koje vrijeme koje je na raspolaganju preduzeću. Ako zaposleni odbije godišnji odmor, dodaje mu se broj dana od ovog do sljedećeg odmora.
Član 180. opisuje naknadu koju daje organizacija koja angažuje radnika na neodređeno vrijeme u slučaju naglog smanjenja broja zaposlenih ili u slučaju stečaja preduzeća ili drugih neočekivanih okolnosti. Kada se broj zaposlenih smanji, radnik mora biti obaviješten o otkazu dva mjeseca unaprijed. Ovaj period se daje kako bi zaposleni mogao pronaći posao po svojoj specijalnosti. U svim ovim slučajevima poslodavac će morati da potvrdi činjenicu da je zaposlenog obaveštavao na određeno vreme, što ispunjava uslove radnog zakonodavstva. Stoga se takva obavještenja zaposleniku daju pod njegovim ličnim potpisom. A najvažnija stvar prilikom dostavljanja obavještenja nije toliko potpis zaposlenika, već naznaka datuma prijema takve obavijesti. Obavijest mora sadržavati detalje slične onima koji bi trebali biti u bilo kojem kadrovskom dokumentu. Zatim ćemo pogledati sistem za registraciju dokumenata koji se odnose na internu korespondenciju. Sistem registracije dokumenata omogućava poslodavcu da se uspješno brani u slučaju proizvodnih problema. Što je sistem registracije bolji i jednostavniji, to će poslodavcu biti lakše da brani svoja prava. U takvim slučajevima, bolje je još jednom igrati na sigurno. Obično se sistem registracije dokumenata koristi u sljedećim slučajevima.
Obavijest mora sadržavati detalje slične onima koji bi trebali biti u bilo kojem kadrovskom dokumentu. Zatim ćemo pogledati sistem za registraciju dokumenata koji se odnose na internu korespondenciju.
Sistem registracije dokumenata omogućava poslodavcu da se uspješno brani u slučaju proizvodnih problema. Što je sistem registracije bolji i jednostavniji, to će poslodavcu biti lakše da brani svoja prava. U takvim slučajevima, bolje je još jednom igrati na sigurno.
Obično se sistem registracije dokumenata koristi u sljedećim slučajevima:
1. Provjera dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja.
2. Uz pomoć sistema registracije, preduzeće ima mogućnost da svakom registrovanom dokumentu da pravnu snagu.
3. Registracija vam omogućava da postignete optimalnu brzinu protoka dokumenata.
4. Ako dođe do sukoba proizvodnje, sistem registracije dnevnika će vam omogućiti da potvrdite kreiranje dokumenta na traženi datum.
Broj časopisa sistema registracije, koji obavljaju funkciju registracije dokumenata, zavisi od pravca delatnosti preduzeća. Da bi registarski dnevniki potvrdili datum nastanka dokumenta, odnosno da bi časopis dokazao da dokument nije mogao kasnije biti upisan u registraciju, moraju se poštovati određena pravila.
1. Časopis mora imati jaku naslovnicu kako bilo kakav incident ne bi mogao oštetiti vrijedne informacije.
2. Da biste dokazali da se list ne može izvući iz magazina ili umetnuti još jedan, trebali biste pokrenuti časopis sa samoljepljivim poklopcem. Bilo bi dobro i numerisati stranice radi dodatne sigurnosti.
3. Prilikom kreiranja dnevnika, trebali biste kreirati unos certifikata. Ovaj unos sadrži: naziv časopisa i njegovu namenu, broj stranica (najpre pisati brojevima, a zatim velikim slovima), datum registracije i potpis rukovodioca preduzeća. Ovjera se stavlja na zadnju stranicu upisnog dnevnika, kao i na prednju koricu.
4. Dnevnik mora biti pečatiran od strane advokata kompanije i potpisan od strane menadžera.
Interni izgled časopisa razvija kompanija, jer ne postoji zakonski osnov da se časopisima dodeljuju posebni obrasci za internu korespondenciju.
Kada je potrebno riješiti bilo koji problem koji je potreban za proizvodnju na osnovu materijala predmeta, zaposlenima se daje kopija dokumenta. To se radi kako bi se dokument zaštitio od slučajnog ili posebnog oštećenja. Originalni dokument se obično daje samo šefovima odjeljenja, a i tada ne uvijek. Obično se original nalazi u sefu u uredu direktora.
Kopije dokumenta se dijele na dvije vrste: faksimil i besplatne. Faksimil kopija u potpunosti replicira dokument, sadrži sve detalje i detalje o lokaciji detalja u dokumentu. Besplatna kopija se kreira pomoću pisaćih mašina ili računara kompanije. Ne prikazuje dokument tako precizno, ali u potpunosti prenosi suštinu informacija sadržanih u dokumentu. Obično se besplatna kopija razlikuje od originala po tome što ne ponavlja svoj oblik.
Zaposlenik koji uzme kopiju dokumenta u bilo koju svrhu ovjerava je. Istovremeno, on je odgovoran za sigurnost dokumenta. Da bi bili sigurni da kopija u potpunosti odražava informacije originala, osoba koja je uzima pažljivo je proučava, pravilno stavlja riječ i potpisuje kopiju kao znak prijema. Obično je kopija potpisana u slobodnom uglu gdje nema bilješki. Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, njegove kopije se ovjeravaju pečatom organizacije kojoj se prenosi. Postoji i takva vrsta kopije kao duplikat. Razlikuje se od obične kopije po tome što ima ista pravna svojstva kao i original. Duplikat je veoma koristan kada idete na sud, jer kada se prenese, original leži na vašem stolu i ne brinete za njegovu sigurnost. Ne zaboravite da sudovi s vremena na vrijeme gube dokumente, pa je najbolje ne riskirati, pogotovo ako su dokumenti važni.
Upotreba pisanih informacija u poslovima upravljanja moguća je uz ovjeru njihove službenosti, pouzdanosti i autentičnosti. Da bi upravljački dokument bio nesporan i obavezujući, mora biti u skladu sa zakonskim normama, a službeno lice koje ga je izdalo mora postupati u granicama svojih ovlaštenja. Ova svojstva dokumenta definisana su konceptom „pravne snage dokumenta“.
Pravna snaga dokumenta- svojstvo službene isprave koja mu je dostavljena važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ju je izdao i utvrđenim postupkom za izvršenje.
Dakle, organ upravljanja ili službeno lice koje izdaje dokument je u obavezi da:
Prilikom izrade dokumenta pridržavajte se važećih propisa
zakonodavstvo;
- izdaje dokumenta samo u okviru svoje nadležnosti;
- pridržavati se važećih nacionalnih pravila za pripremu i izvršenje dokumenata.
Shodno tome, pravna snaga dokumenta je određena i sadržajem i formom dokumenta.
Razmotrimo detalje koji određuju pravnu snagu dokumenta.
Prethodno razmatrani detalji obrasca („naziv organizacije – autor dokumenta“ i „mesto pripreme ili objavljivanja dokumenta“) su takođe detalji koji dokumentu daju neophodan pravni status.
Detalj 11 “Datum dokumenta”. Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za zapisnik - datum sastanka, za akt - datum događaja. Za dokumente ovjerene, datum dokumenta može biti datum ovjere. Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati isti (jedan) datum.
Datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u sljedećem nizu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec ispisani su sa dva para arapskih brojeva razdvojenih tačkom, godina sa četiri arapska broja, na primjer 01.12.2007. Dozvoljena je verbalna i digitalna metoda formatiranja datuma, na primjer 12. januar 2007., kao i formatiranje datuma (obično za korespondenciju sa stranim partnerima) u sljedećem redoslijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, npr. : 2007.01.12.
Detalj 12 “Registarski broj dokumenta” sastoji se od njegovog serijskog broja u registrovanom nizu dokumenata (ugovora, naloga, odlaznih pisama, itd.), koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta po nomenklaturi, podacima o izvođaču, dopisniku itd. detalj je jedinstveni identifikator dokumenta u nizu informacija preduzeća.
Registarski broj dokumenta koji zajednički sastavljaju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenata svake od ovih organizacija, odvojenih kosom crtom redoslijedom kojim su autori navedeni u dokumentu.
Registracija dokumenta, evidentiranje činjenice njegovog prolaska kroz dati sistem upravljanja, daje dokument službeni karakter. Istovremeno sa registracijom dokumenta, služba kancelarijskog menadžmenta provjerava ispravnost odabranog obrasca, autentičnost potpisa službenog lica navedenog u dokumentu, potpunost ovjere dokumenta itd.
Rekviziti 16 “Pečat za odobrenje dokumenta” sastavljene na dokumentima koje službena lica koja su ih potpisala ne mogu izvršiti. Takvi dokumenti dobijaju pravnu snagu nakon odobrenja od strane rukovodioca organizacije, kolegijalnog organa upravljanja ili višeg organa ili organa upravljanja.
Na primjer, opisi poslova za zaposlene u preduzeću sastavljaju se na zajedničkom obrascu, potpisuje ih rukovodilac strukturne jedinice i mora ih odobriti rukovodilac preduzeća.
Odobrenje se može izvršiti na dva načina koji imaju jednaku pravnu snagu: službeno lice ili posebno izdata isprava.
U prvom slučaju, pečat odobrenja dokumenta mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), naziva radnog mjesta lica koje odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja.
Prilikom odobravanja dokumenta drugim dokumentom: rješenjem, odlukom, naredbom, protokolom - pečat odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva dokumenta o odobrenju u instrumentalnom padežu, njegovog datuma, broja. Riječ ODOBRENO slaže se po spolu i broju s nazivom vrste dokumenta koji se odobrava.
Primjeri dizajna rekvizita
Pečat odobrenja dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta (Prilog 7).
Kada dokument odobri više službenika, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.
Nakon odobrenja dokumenta nije dozvoljeno vršiti izmjene ili dopune na njemu bez dozvole lica koje je odobrilo dokument. Odgovornost za kvalitet izrade dokumenata i pouzdanost podataka sadržanih u njima snose lica koja su pripremila, overila i potpisala dokumente.
Rekviziti 22 “Potpis dokumenta”- najvažniji i drevni rekvizit upravljačkog dokumenta. Vjeruje se da je nastao istovremeno s pojavom pisanja.
Na primjer, reference na upotrebu potpisa nalaze se kod Babilonaca u doba kralja Hamurabija (oko 2300. pne), u Bibliji - u knjigama proroka Daniela i Nehemije (oko 500.-400. pne.). U Egiptu za vrijeme vladavine Kleopatre (69-30 pne) i u Rimskom carstvu pod Julijem Cezarom (102 ili 100-44 pne), potpis je već bio sastavni dio dokumenata.
Detalj „Potpis“ uključuje: naziv pozicije osobe koja je potpisala dokument (pun ako dokument nije sastavljen na memorandumu organizacije, i skraćeno za dokument sastavljen na memorandumu); lični potpis; dešifriranje potpisa (inicijal, prezime), na primjer:
Potpredsjednik Udruženja
regionalna preduzeća AL. Borisov AA. Borisov
ili na obrascu
Potpredsjednik AL. Borisov AA. Borisov
Detalji se postavljaju 2-3 reda nakon teksta dokumenta. Prilikom prepisivanja potpisa službenika, inicijali i prezime se štampaju sa razmakom iu nivou posljednjeg reda naziva radnog mjesta.
Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više službenika, njihovi potpisi se stavljaju jedan ispod drugog u redoslijedu koji odgovara položaju na kojem se nalaze, na primjer:
CEO M.V. Larin M.V. Larin
Glavni računovođa Z.V. Maryash Z.V. Maryash
Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više lica jednakih pozicija, njihovi potpisi se stavljaju na isti nivo.
U dokumentima koje sastavlja komisija ne navode se položaji osoba koje potpisuju dokument, već njihove odgovornosti u sastavu komisije, na primjer:
predsjedavajući Komisije V.D. Banasyukevich V.D. Banasyukevich
članovi komisije A.N. Sokova A.N. Sokova
O.I. Ryskov O.I. Ryskov
Dokument može potpisati v.d. U tom slučaju navedite njegovu stvarnu funkciju (na primjer, v.d. direktora) i transkript njegovog potpisa (inicijal i prezime). Nije dozvoljeno stavljati prijedlog „Za“, rukom pisani natpis „Zamjenik“. ili kosa crta ispred naziva radnog mjesta.
Potpis desno upravljački dokumenti, po pravilu, su u nadležnosti rukovodioca organizacije ili njegovih zamjenika u skladu sa raspodjelom njihovih odgovornosti. Ustanovljava se organizacionim (ustanova, propisi o organizaciji) i administrativnim (naredbe) aktima organizacije.
U statutu organizacije regulisano je koja prava imaju predstavnički i izvršni (jedini i kolegijalni) organi upravljanja, kao i čije je potpisivanje (odobravanje) dokumenata u nadležnosti nadležnog organa. Postupak rada i odlučivanja rukovodioca organizacije može se utvrditi sporazumom između njega i učesnika (osnivača) organizacije, kao i lokalnim regulatornim aktima pravnog lica.
Menadžer upravlja tekućim aktivnostima, ima bezuslovno pravo potpisivanja dokumenata(u okviru svoje nadležnosti u skladu sa konstitutivnim dokumentima).
Regulisanje prava na potpisivanje je posebno važno kada se dnevno potpisuje veliki broj dokumenata. U tom slučaju menadžer može (i sa pozicije efektivnog menadžmenta je obavezan) delegirajte svoja ovlaštenja, one. dio svojih prava i odgovornosti u donošenju odluka (potpisivanje dokumenata) iu izvršavanju svojih radnji prenesu na svoje podređene, koji takođe preuzimaju odgovornost za njih.
Takva raspodjela ovlasti formalizirana je naredbom menadžera, u kojoj on definira granice donošenja odluka i stepen odgovornosti podređenih. Određena ovlaštenja mogu se prenijeti i na osnovu punomoćja.
Elektronski dokumenti se mogu potpisivati korištenjem tehnologije elektronskog digitalnog potpisa, o nekim aspektima primjene koje će biti riječi u narednim poglavljima priručnika.
Rekviziti 23 “Pečat za odobrenje dokumenta.” Nacrti dokumenata koje priprema jedna organizacija i koji utiču na interese druge mogu se sa njom dogovoriti stavljanjem pečata odobrenja na dokument.
Sastavlja se na zadnjem listu dokumenta ispod i lijevo od svih potpisa.
Prilikom dogovaranja dokumenta sa organizacijom višeg nivoa može nastati situacija da će dokument odobriti službenik koji je viši u hijerarhiji upravljanja od menadžera koji potpisuje dokument. U ovom slučaju, savjetodavna priroda standarda omogućava promjenu položaja detalja, a pečat odobrenja može se staviti na vrh dokumenta.
Pečat odobrenja sadrži riječ DOGOVOREN, koja je štampana velikim slovima i bez navodnika.
Prilikom odobravanja dokumenta službeno lice naznačuje poziciju rukovodioca, uz naziv organizacije kojoj se dokument odobrava, njegov lični potpis, prezime, inicijale i datum.
Moguće je dogovoriti i drugi dokument: pismo, protokol itd. U tom slučaju navedite naziv dokumenta, njegov datum i broj.
Primjeri dizajna rekvizita
"Pečat odobrenja"
Rekviziti 25 “Otisak pečata”. Istorija nastanka pečata kao elementa dokumenta, kao i potpisa, datira hiljadama godina unazad. U antičko doba upotreba štampe bila je raširena i u poslovnim odnosima i u ličnoj komunikaciji. Pečat je vrlo često zamjenjivao svojeručni potpis svog vlasnika.
U modernom kancelarijskom radu, upotreba potpisa i pečata se jasno razlikuje. Potpis se može koristiti i za međuljudske i poslovne kontakte, tj. to je univerzalno sredstvo za potvrdu autentičnosti dokumenta i davanje mu pravnog statusa. Pečat, kao sredstvo potvrđivanja autentičnosti potpisa i potvrđivanja njegove pravne snage, koristi se samo u službenim dokumentima organizacije.
Pečat se stavlja na originale organizacionih dokumenata (povelje, pravilnike, pravila, uputstva), kao i isprave kojima se potvrđuju prava službenika, činjenice o utrošku sredstava i materijalnih sredstava i dr. Pečat se također koristi za ovjeru kopija službenih dokumenata organizacije.
Pečat treba staviti na način da otisak sadrži dio riječi imena službenog lica koje potpisuje dokument i početak ličnog potpisa. Na dokumentima finansijske prirode, pečat se stavlja na posebno određeno mjesto - simbol „MP“.
Pečati se dijele na službene pečate i pečate pravnih lica. Organizacija može koristiti i jednostavne pečate pojedinačnih strukturnih jedinica (HR odjel, arhiv) ili za pojedinačne operacije („za pakete“) itd.
Postupak proizvodnje i skladištenja pečata reguliran je zakonodavstvom Ruske Federacije. Mjesto pohranjivanja pečata i osoba odgovorna za njegovo skladištenje određuju se naredbom rukovodioca organizacije.
Dakle, službenost i autentičnost dokumenta potvrđena je prisustvom i ispravnim izvršenjem detalja: „naziv organizacije - autor dokumenta“, „datum registracije“, „matični broj“, „mesto izdavanja“, “potpis”, “otisak pečata”.
U skladu sa zakonskim normama, uključujući i lokalne pravne akte koji definišu ovlašćenja službenika organizacije, da dokumentima daju pravnu snagu, pored zahteva za „potpis“, mogu se staviti i pečati odobrenja i odobrenja.
Glavni rekvizit upravljačkog dokumenta - "tekst dokumenta" - također mora biti u skladu sa normama važećeg zakonodavstva.
- Primeri registracije pojedinačnih detalja dati su korišćenjem GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju."
Jedan od ciljeva dokumentacione podrške menadžmentu je da pruži dokaze o aktivnostima organizacije. Samo da bi se, povremeno, argumentovano za neki postupak ili odluka, dokazao neki događaj u životu kompanije, vrši se i papirologija. Ali ne može svaki dokument postati dokaz, već samo onaj koji ima takozvanu pravnu snagu. Koja je pravna snaga dokumenta i kako to postići, razumjet ćemo u članku.
Pravna snaga dokumenta
Pravna snaga dokumenta: svojstvo službenog dokumenta da izaziva pravne posljedice. Ovu definiciju daje .
Drugim riječima, pravno značajan dokument se može predočiti sudu kao dokaz, može se priložiti ugovoru ili prezentirati prilikom bilo kakvog uvida. Sada da vidimo kako razlikovati dokumente koji imaju pravnu snagu od onih koji nemaju.
Podaci koji daju pravnu snagu
Glavni detalji (“prvi red”) koji dokumentu daju pravnu snagu su potpis i.
Samo službeno lice koje je za to ovlašteno ima pravo potpisati bilo koji dokument. Na primjer, izvršni direktor može potpisati bilo koji dokument u svojoj kompaniji. Direktor ljudskih resursa može potpisati sve ili neke kadrovske dokumente, ali samo ako za to ima punomoćje. A punomoćje izdaje i potpisuje isti generalni direktor. Šef odjela može potpisati, na primjer, uputstva koja se odnose samo na njegovo odjeljenje. Ali pravo da to učini opet mu je dao šef kompanije. Isto važi i za afirmaciju.
Jedan dokument može imati ili potpis ili pečat odobrenja.
Rekvizit „drugog reda“, od kojeg može zavisiti i pravna snaga dokumenta, su podaci o registraciji dokumenta (,). Ovo uključuje i obrazac dokumenta, koji, iako sam po sebi nije obavezan, kombinuje nekoliko odjednom. Istovremeno, imajte na umu: bez pečata potpisa/odobrenja, dokument, iako je registrovan i odštampan na obrascu, neće imati nikakvu pravnu snagu.
Pravna snaga kopije dokumenta
Sam po sebi nema nikakvu pravnu snagu. Sve se mijenja ako na kopiju stavite oznaku ovjere. Znak znači da je ova konkretna kopija apsolutno ekvivalentna originalu, a postoji određena osoba koja je za to odgovorna - ona potpisuje žig.
Pravna snaga elektronskog dokumenta
Nedvosmisleno i nepokolebljivo, elektronski dokument ima pravnu snagu samo u jednom slučaju: ako je potpisan pojačanim kvalifikovanim potpisom službenog lica. Ovi potpisi su registrovani kod posebno ovlašćenih sertifikacionih organa.
Na organizacionom nivou moguće je, donošenjem odgovarajućeg lokalnog propisa, utvrditi da radnja izvršena sa računa zaposlenog ima pravnu snagu. Na primjer, ako zaposlenik prihvati zadatak u EDMS-u, nakon što se prvo prijavio u sistem sa svojim korisničkim imenom i lozinkom. Ali to je samo unutar kompanije: u vanjskom okruženju je malo vjerovatno da će biti u mogućnosti dokazati da je ovu konkretnu radnju izvršila ta konkretna osoba.
Zaključujemo: pravnu snagu imaju samo originalni papirni dokumenti i njihove ovjerene kopije, kao i elektronski dokumenti potpisani poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom.
U organizacijama, kao dio proizvodnog procesa, zaposleni vode međusobnu internu korespondenciju. Pišu izjave i obavještavaju jedni druge putem obavještenja o napretku obavljenog posla ili o tome kako ga treba obaviti. Često su takvi dokumenti od velike važnosti i stoga moraju imati pravnu snagu.
Da bi dokument dobio pravnu snagu, moraju se poštovati sljedeća pravila:
poslodavac, prilikom kreiranja internog dokumenta korespondencije, mora se pridržavati važećih zakonskih normi;
zaposleni može izdati dokument samo u granicama svoje nadležnosti;
poslodavac je dužan da poštuje pravila za sastavljanje i obradu dokumenata, kao i upoznavanje zaposlenih sa njima (ako je potrebno).
Detalji koji dokumentu daju pravnu snagu
Obavezni detalji koji kreiranim dokumentima daju pravnu snagu:
1. Autor dokumenta (naziv organizacije, institucije, preduzeća, sa naznakom pripadnosti odjelu ili pravnog oblika). Alternativa je štampanje dokumenta na memorandumu. Neki dokumenti dodatno ukazuju na grad u kojem je dokument izdat.
2. Naslov dokumenta (naredba, uredba itd.).
3. Datum izrade dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.
4. Registarski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu sa sistemom registracije koji je usvojila kompanija.
6. Potpis rukovodioca organizacije ili lica koje on ovlasti. Potpis menadžera može se staviti u nekoliko oblika, a posebno:
6.1. Direktan potpis (kao kod naredbi u objedinjenim oblicima - sa naznakom pozicije, prepisa potpisa i samog potpisa).
6.2. Pravi pečat odobrenja potpisan od strane rukovodioca (ili ovlašćenog službenika) ove organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornji naslov dokumenta na desnoj strani.
6.3. Pečat indirektnog odobrenja, posredovan, na primjer, putem odobrenja po nalogu. Takav pečat obično se stavlja i na gornji naslov dokumenta na desnoj strani (kao u jedinstvenom obrascu T-3 - Tabela osoblja).
6.4. U obliku odluke menadžera, na primjer, na zahtjev zaposlenika. Rezolucija obavezno mora da sadrži četiri komponente: primaoca rešenja, samu administrativnu radnju ili uputstvo, potpis rukovodioca i datum donošenja rešenja. Rezolucija se obično ispisuje rukom na bilo kojem slobodnom prostoru dokumenta, ali obično u gornjem dijelu.
7. Odobrenje vize za one vrste dokumenata koji bez takvih viza ne bi imali punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje vize sa primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, dogovor sa advokatom, sa šefom računovođe itd. Dokumenti za koje je potrebno odobrenje određeni su zahtjevima važećeg zakonodavstva, jedinstvenih obrazaca i internih lokalnih propisa same organizacije, posebno uputstava za kancelarijski rad ili pravilnika za odjele i sl. (ako ih ima). Viza za odobrenje može biti u sljedećim vrstama:
7.1. Naznaka dokumenta kojim se potvrđuje odobrenje (jedinstveni obrazac T-7). Pečat odobrenja se obično stavlja u donji dio dizajna na lijevoj strani.
7.2. Navođenje teksta kojim se potvrđuje sporazum, položaj osobe ili osoba sa kojima je sporazum sklopljen, potpis/potpisi, njihovo dešifriranje i datum sklapanja sporazuma. Viza za odobrenje se obično stavlja na dno dokumenta ili na bilo koji slobodan prostor.
8. U svim kadrovskim nalozima i drugim dokumentima moraju se nalaziti vize za upoznavanje, koje se u suštini moraju saopštavati određenom krugu zaposlenih. Ovaj detalj uključuje i lično stavljanje datuma upoznavanja od strane zaposlenih ispod potpisanog dokumenta. Viza za upoznavanje se stavlja na dno dokumenta u sredini ili na lijevoj strani.
Jedinstveni obrasci koje je razvio Goskomstat izrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene detalje (iako postoje izuzeci, na primjer, lična karta zaposlenog - jedinstveni obrazac T-2 ne sadrži registarski broj, jer ovi dokumenti se ne pohranjuju hronološki, već po abecednom redu).
Primjer svih navedenih podataka na jedinstvenom obrascu dat je u nastavku na primjeru jedinstvenog obrasca T-6 - nalog za godišnji odmor.
Davanje pravne snage dokumentima interne korespondencije
Interna korespondencija u organizaciji rješava sljedeće zadatke:
1. Izražava i dokumentuje u pisanoj formi mišljenje, zahtev, predlog jedne od strana, poslodavca ili zaposlenog, ili je po prirodi obaveštavanja druge strane.
2. Sastavni je dio postupka za otkaz ugovora o radu, premještanja radnika, podnošenja zahtjeva za odsustvo i drugih kadrovskih postupaka.
3. Služi kao neophodan dokumentarni dokaz prilikom razmatranja radnog spora.
Da bi interna korespondencija ispunila sve gore navedene zadatke, moraju biti ispunjeni sljedeći uslovi:
1. Dokument mora biti ispravno sastavljen, sa svim potrebnim detaljima.
2. Dokument mora imati registarski broj prema dnevniku ulazne i odlazne dokumentacije.
3. Na ovaj dokument mora se dati službeni odgovor od strane primaoca. Na primjer, u obliku rezolucije.
4. Dokument se mora čuvati uzimajući u obzir utvrđene arhivske zahtjeve.
Uposlenik najčešće vodi internu korespondenciju putem izjava, dopisa i dopisa, a poslodavac - u obliku obavijesti. Dokumenti o internoj korespondenciji sastavljaju se ne samo ako je potrebna razmjena službenih poruka između zaposlenih, već i između načelnika odjeljenja i zaposlenih, načelnika pojedinih odjela i drugih itd.
Trenutno se većina ove korespondencije odvija u u elektronskom formatu, putem poruka e-mailom . Sa ovakvim porukama izuzetno je teško dokazati da je ovaj elektronski dokument kreirao upravo ovaj zaposlenik (čak i prilikom postavljanja lozinki morat ćete dokazati da niko osim ovog konkretnog zaposlenika nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti). Stoga, u slučaju sukoba ili mogućeg sukoba, preporučuje se sastavljanje dokumenata u papirnoj formi, ovjeravanje svojim potpisom i registracija preko službenog službenika u kompaniji koja je odgovorna za registraciju dokumenta.
Takva prepiska može dobiti pravnu snagu ako zaposleni odštampa elektronske poruke, a službenik ih registruje. Osim toga, interni dokumenti kompanije (interni lokalni propisi) moraju uspostaviti upravo ovaj način razmjene informacija kao funkcionalan komunikacijski mehanizam, kao i učestalost provjeravanja poruka.
Razmotrimo opšta načela davanja pravne snage dokumentima interne korespondencije - izjavama i obavještenjima. Ovi dokumenti su često glavni dokazi u radnim sporovima, pa je kompetentan rad sa njima izuzetno važan za zaštitu interesa poslodavca.
Osobine registracije i davanja pravne snage izjavama
U interesu poslodavca je da se lične izjave zaposlenih popunjavaju ručno. Organizacije obično koriste šablonske obrasce u kojima, u najmanju ruku, potpis zaposlenika i datum potpisivanja prijave moraju biti popunjeni rukom. Često se takvo podnošenje izjava u sudskom sukobu tumači kao činjenica pritiska na zaposlenog.
U principu, aplikacija se može kreirati automatski, ali se nakon toga štampa i potpisuje od strane osobe koja sastavlja aplikaciju.
Poželjno je da prijava, uzimajući u obzir gore opisanu proceduru davanja pravne snage dokumentima, sadrži sljedeće detalje:
1. Naslov dokumenta je “Prijava”.
2. Adresar – kome se šalje prijava, sa naznakom pozicije u određenoj organizaciji, punim imenom i prezimenom. službeni.
3. Kompajler - od koga se šalje, sa naznakom pozicije i punog imena. zaposlenik.
4. Tekst izjave.
5. Potpis autora prijave.
6. Datum podnošenja zahtjeva.
7. Potpisi odobrenja (najčešće kod rukovodioca strukturne jedinice - po potrebi). Ovaj detalj nije obavezan. Stoga je njegova dostupnost određena principima rada s takvim dokumentima u određenoj organizaciji.
8. Registracijski broj prijave. Dokumentu se dodeljuje broj prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom časopisu, u zavisnosti od dizajna sistema registracije u određenoj organizaciji), navodeći broj, datum prihvatanja dokumenta i potpis odgovornog lica. (na primjer, sekretarica). Osoba odgovorna za prijem ovih dokumenata upisuje broj.
9. Rješenje lica kome je zahtjev upućen ili koji je ovlašten za rješavanje konkretnog pitanja. Rešenje mora sadržati svojeručni potpis, datum i administrativnu odluku o prijavi, navodeći konkretnog službenika (njegovo ime ili jednostavno odeljenje) kome se ova naredba šalje i (ako je potrebno) datum do kojeg nalog naveden u rešenju mora biti pogubljen.
10. Nakon što se na osnovu ove prijave provedu kadrovski postupci, na njoj se mogu napraviti bilješke o izvršenju naloga rukovodioca (vidi primjer 8). Obično se postavljaju na dno dokumenta s lijeve strane ili na bilo koji slobodan prostor.
11. Možda postoje oznake broja predmeta na koji je ova prijava poslana.
Navedimo primjer aplikacije koja sadrži sve potrebne detalje.
Karakteristike registracije i davanje pravne snage obavještenjima
Poslodavac piše obavijesti kako bi o nečemu obavijestio zaposlenog. Na primjer, da ga upozori na predloženo smanjenje osoblja (član 180. Zakona o radu Ruske Federacije), na predstojeći sljedeći godišnji odmor, prema rasporedu odmora kompanije (član 123. Zakona o radu Ruske Federacije) , o predstojećoj promjeni uslova ugovora o radu (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da se ugovor o radu na određeno vrijeme sa zaposlenikom smanjuje (član 79. Zakona o radu RF). Ruska Federacija) itd.
Službena obavještenja o poštivanju procedure predviđene radnim zakonodavstvom moraju se izdavati samo u papirnom obliku, jer će ti dokumenti potvrditi usklađenost sa utvrđenom procedurom, a zaposlenik potvrđuje prijem ovog obavještenja, po pravilu, na samom dokumentu.
U nastavku su izvodi iz Zakona o radu koji potvrđuju zahtjev za pisani oblik obavještenja u nekim slučajevima usklađenosti sa zahtjevima radnog zakonodavstva.
Fragment dokumenta
|
Zakon o radu Ruske Federacije Član 74. Promene uslova ugovora o radu koje ugovorne strane utvrde iz razloga u vezi sa promenom organizacionih ili tehnoloških uslova rada (...) Poslodavac je dužan obavijestiti zaposlenog o predstojećim promjenama uslova ugovora o radu koje su strane utvrdile, kao io razlozima zbog kojih su takve izmjene bile neophodne. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako ovim zakonikom nije drugačije određeno. Ukoliko zaposleni ne pristane na rad po novim uslovima, poslodavac je dužan pisanje ponuditi mu drugi posao dostupan poslodavcu (i slobodno radno mjesto ili posao koji odgovara kvalifikacijama zaposlenog, i upražnjeno niže radno mjesto ili niže plaćeni posao), koji zaposlenik može obavljati uzimajući u obzir svoje zdravstveno stanje. Član 79. Prestanak ugovora o radu na određeno vrijeme Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje istekom roka važenja. Zaposleni se mora pismeno obavijestiti o otkazu ugovora o radu zbog njegovog isteka najmanje tri kalendarska dana prije otkaza, osim u slučajevima kada ističe ugovor o radu na određeno vrijeme za vrijeme obavljanja poslova odsutnog radnika. . Član 123. Redoslijed odobravanja godišnjeg plaćenog odmora Redoslijed pružanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu sa rasporedom godišnjih odmora (...). Zaposleni mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora za potpis najkasnije dvije sedmice prije početka. Član 180. Garancije i naknade zaposlenima u slučaju likvidacije organizacije, smanjenja broja ili osoblja zaposlenih u organizaciji (...) Zaposleni se upozoravaju od strane poslodavca lično i za potpis najmanje dva mjeseca prije otpuštanja. |
U svim ovim slučajevima poslodavac će morati da potvrdi činjenicu da je zaposlenog obaveštavao na određeno vreme, što ispunjava uslove radnog zakonodavstva. Stoga se takva obavještenja zaposleniku daju pod njegovim ličnim potpisom. A najvažnija stvar prilikom dostavljanja obavještenja nije toliko potpis zaposlenika, već naznaka datuma prijema takve obavijesti.
Obavijest sadrži sve iste detalje koji bi trebali biti na bilo kojem kadrovskom dokumentu.
Sistem za registraciju internih dopisnih dokumenata
Poslodavcu će biti lakše da se brani u slučaju radnog sukoba (uključujući i tužbu) ako organizacija ima kompetentan sistem za registraciju dokumenata. Sistem registracije preduzeća je neophodan za:
evidentiranje dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;
davanje pravne snage dokumentima kompanije;
optimalna organizacija internog toka dokumenata u preduzeću;
zaštita interesa poslodavca u slučaju pravnog sukoba. U ovom slučaju, sistem registracije časopisa će potvrditi činjenicu da je dokument kreiran na određeni datum.
Broj dnevnika (knjiga računa) koje je potrebno voditi direktno zavisi od karakteristika aktivnosti organizacije. Kako bi knjigovodstveni časopisi (knjige) obavljali ne samo funkciju evidentiranja dokumenata, već i, u slučaju sukoba, služili kao dokaz da je dokument zaista nastao u određenom vremenskom periodu i da se ne može u njega unijeti kasnije se preporučuje pridržavanje sljedećih pravila za dizajn ovih časopisa.
Časopisi moraju:
imaju tvrdu korice (da se pridržavaju roka trajanja);
imaju ljepljivi povez (da dokaže nemogućnost ili poteškoću uklanjanja lista ili dodavanja lista u postojeći časopis);
imaju stranice numerisane od početka do kraja;
biti ušiven;
biti ovjeren pečatom pravnog lica i potpisom rukovodioca organizacije (izuzev prve dvije knjige računovodstva radnih knjižica koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (čl. 41. Uredbe od Vlada Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“).
Interni izgled časopisa, u koji se mogu evidentirati dokumenti interne korespondencije, razvijaju same organizacije, jer ne postoje standardizovani oblici časopisa. Njihov približni oblik je dat u nastavku.
Kopije i duplikati
Često se interni dokumenti za korespondenciju predaju službenim licima u obliku kopija ili duplikata, posebno ako je originalni dokument poslat višem službeniku ili zaveden u spis predmeta, ali je potrebno poduzeti neke dalje radnje na dokumentu.
Kopiraj Dokument može biti faksimil ili besplatan. Faksimil kopija u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike - detalje sadržane u originalu (uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, karakteristike njihove lokacije. Besplatna kopija kreiran na pisaćim mašinama, sadrži sve detalje dokumenta, ali ne ponavlja nužno njegov oblik.
Zaposleni odgovoran za dokumente ovjerava kopije. Ovjera kopija se formalizira stavljanjem riječi “Ispravan” ili “Kopija je ispravna” i navođenjem potpisa, njegovog prepisa i datuma odgovornog lica. Certifikaciona bilješka se obično stavlja na dno dokumenta na bilo koji slobodan prostor.
Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvoda iz njih) mora biti pečatirano .
Duplikat – duplikat službenog dokumenta koji ima pravnu snagu originala.
* * *
Dakle, dokumente interne korespondencije ne treba potcenjivati – često priznanje zakonitosti postupka zavisi od njihovog pravilnog izvršenja i obrade. Ali upravo s tim dokumentima poslodavci trenutno najčešće ne znaju kako postupati. Takvi papiri se ne registruju, ne uzimaju u obzir, niti dogovaraju, što negativno utiče ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na procedure upravljanja koje se sprovode u kompaniji. Često zbog toga poslodavac ne može dokazati krivicu određenog zaposlenog i ne može primijeniti zakonske metode primjene disciplinskih mjera ili otkaza ugovora o radu sa zaposlenikom. Mnoge kompanije počinju da grade sistem upravljanja dokumentima na osnovu sopstvenih grešaka, ali je ipak bolje sprečiti negativne posledice nego se baviti njihovim rezultatima.
1 Rukom pisani datum
2 Personalizovani datum
Ključne riječi:
1 -1