कानूनी बल प्रदान करने वाले दस्तावेज़ों का विवरण (GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ")
विभिन्न संगठनों में, किसी परियोजना को विकसित करते समय या उत्पादन प्रक्रिया के दौरान, कर्मचारी एक-दूसरे के साथ पत्र-व्यवहार करते हैं। बहुत बार, उत्पादन पत्राचार में काफी महत्वपूर्ण जानकारी होती है, क्योंकि इसमें कर्मचारी प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा और गुणवत्ता का वर्णन करते हैं या लिखते हैं कि इसे कैसे किया जाना चाहिए। इसलिए, ऐसे पत्राचार को कानूनी बल मिलना चाहिए।
यह एक श्रमसाध्य प्रक्रिया है, क्योंकि दस्तावेज़ों को कानूनी बल देने के लिए कुछ नियमों के अनुपालन की आवश्यकता होती है। सबसे महत्वपूर्ण नियम नियोक्ता द्वारा वर्तमान कानून का अनुपालन है। वैसे, उसे ही आंतरिक पत्राचार बनाना चाहिए। साथ ही, नियोक्ता को आंतरिक पत्राचार बनाने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करने के नियमों को जानना चाहिए और निश्चित रूप से उनका पालन करना चाहिए। नियोक्ता कर्मचारियों को सभी पत्राचार दस्तावेजों से परिचित कराने के लिए भी जिम्मेदार है। पत्राचार लिखने के कुछ नियम कंपनी के कर्मचारियों पर लागू होते हैं। उदाहरण के लिए, कोई कर्मचारी ऐसा दस्तावेज़ जारी नहीं कर सकता जो उसकी क्षमता के अंतर्गत नहीं है।
कानूनी बल प्राप्त करने के लिए पत्राचार के लिए, विवरणों का एक निश्चित सेट एकत्र किया जाना चाहिए:
1. दस्तावेज़ों के लेखक का उल्लेख अवश्य किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, जिस संगठन में आंतरिक पत्राचार होता है उसका नाम तदनुसार विभागीय संबद्धता को इंगित करना चाहिए या एक निश्चित संगठनात्मक और कानूनी रूप का संकेत दिया जा सकता है। अनावश्यक परेशानियों से बचने के लिए, कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करके दस्तावेज़ को प्रिंट करने की अनुशंसा की जाती है। कुछ आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ों में उस शहर का उल्लेख करना आवश्यक होता है जिसमें दस्तावेज़ लिखा गया था।
2. दस्तावेज़ में नाम, आदेश आदि का उल्लेख होना चाहिए।
3. दस्तावेज़ का मुख्य भाग कई तिथियों को इंगित करता है: वह तिथि जब दस्तावेज़ बनाया गया था, उसके अनुमोदन की तिथि और लागू होने की तिथि।
4. कानूनी दस्तावेज़ में पंजीकरण संख्या होनी चाहिए। इसे कंपनी पंजीकरण प्रणाली का अनुपालन करना होगा।
5. दस्तावेज़ के पाठ से उसके शीर्षक का सार सटीक रूप से प्रकट होना चाहिए। कानूनी दस्तावेज़ बनाने में यह निर्धारक कारकों में से एक है।
6. दस्तावेज़ की पुष्टि कंपनी के प्रमुख या इस दस्तावेज़ को बनाने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर से होनी चाहिए। एक हस्ताक्षर विभिन्न तरीकों से प्रदान किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, प्रत्यक्ष हस्ताक्षर. इसका उपयोग अक्सर विभिन्न आदेशों पर हस्ताक्षर करते समय किया जाता है; दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति और डिकोडिंग को अतिरिक्त रूप से दर्शाया जाता है। हस्ताक्षर को अनुमोदन टिकट के रूप में भी लगाया जा सकता है। स्टाम्प स्वयं दस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ भाग में लगाया जाता है। अप्रत्यक्ष स्टाम्प हस्ताक्षर का दूसरा रूप है। ऐसा स्टाम्प आमतौर पर किसी आदेश द्वारा अनुमोदन पर लगाया जाता है। कर्मचारी के आवेदन पर बॉस के संकल्प के रूप में प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। ऐसे संकल्प में चार भाग होते हैं: 1) इस संकल्प का प्राप्तकर्ता; 2) आदेश या डिक्री का विवरण; 3) प्रबंधक के हस्ताक्षर; 4) समाधान की अंतिम तिथि. संकल्प को या तो दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में या उसके किसी भी हिस्से में बड़े अक्षरों में रखा जा सकता है।
7. ऐसे दस्तावेज़ हैं जो वीज़ा अनुमोदन के बिना कानूनी बल प्राप्त नहीं कर सकते। वीज़ा सबसे जटिल विवरणों में से एक है, जिसका अर्थ है कि उन्हें बनाना आसान नहीं है। वीज़ा में ये हो सकते हैं: 1) ट्रेड यूनियन निकाय के साथ विभिन्न असहमतियों को सुलझाने के लिए वीज़ा; 2) कई दस्तावेज़ तैयार करते समय, प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखा जाता है। 3) तैयार किए गए सभी दस्तावेजों पर पहले कंपनी के वकील और मुख्य लेखाकार के साथ सहमति बनाई जाती है। जिन दस्तावेज़ों के लिए विभिन्न व्यक्तियों के अनुमोदन की आवश्यकता होती है, वे वर्तमान कानून के मानदंडों और उद्यम द्वारा अपनाए गए विभिन्न मानदंडों (यदि कोई हो) द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। उद्यम मानदंड किसी संगठन के विभागों के संबंध में विभिन्न निर्देश या नियम हैं। एक दस्तावेजी अनुमोदन वीज़ा विभिन्न रूपों में तैयार किया जा सकता है। किसी दस्तावेज़ का लिंक हो सकता है जो पार्टियों के बीच समझौते की पुष्टि करता है। इस मामले में, अनुमोदन बार आमतौर पर निचले बाएँ कोने में स्थित होता है। इसमें ऐसे शब्द या लिंक भी हो सकते हैं जो समझौते को साबित करते हों (समझौते पर आए व्यक्तियों की स्थिति, साथ ही उनके हस्ताक्षर और प्रतिलेख अवश्य दर्शाए जाने चाहिए)। अंत में अनुमोदन की तिथि अंकित की जानी चाहिए। ऐसा वीज़ा दस्तावेज़ में किसी भी खाली स्थान पर स्थित हो सकता है।
8. परिचय वीज़ा जैसे विवरण में सभी कार्मिक आदेश और अन्य आवश्यक दस्तावेज़ शामिल होने चाहिए। उत्पादन पत्राचार में किसी न किसी रूप में शामिल सभी कर्मचारियों को उनसे परिचित होना चाहिए। विवरण में उस तारीख का उल्लेख होना चाहिए जिस दिन कर्मचारी विवरण से परिचित हुए। वीज़ा स्वयं दस्तावेज़ के बाईं ओर नीचे, अंतिम भाग या मध्य में चिपका होना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, गोस्कोमस्टैट ने विशेष प्रपत्र विकसित किए हैं। इन प्रपत्रों की सहायता से, कोई दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त कर लेता है यदि उसमें सभी आवश्यक विवरण शामिल हों। यह दस्तावेज़ पर काम करने वाले वकीलों के काम को सुविधाजनक बनाता है और दस्तावेज़ को उस कर्मचारी के लिए अधिक समझने योग्य बनाता है जो कानूनी मामलों से दूर है।
आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ों को कानूनी बल देने के लिए, आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि पत्राचार स्वयं किन कार्यों को हल करता है।
1. पार्टियों को किए गए काम के बारे में सूचित करता है, काम की गुणवत्ता और गति के संबंध में परियोजना पर काम कर रहे पार्टियों में से एक के प्रस्तावों और इच्छाओं को रिकॉर्ड करता है।
2. यह बर्खास्तगी या छुट्टी के पंजीकरण, किसी कर्मचारी को काम के दूसरे स्थान पर स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण लिंक में से एक है।
3. यदि कोई श्रम विवाद उत्पन्न होता है, तो औद्योगिक पत्राचार वह दस्तावेज़ बन सकता है जो इस विवाद को सुलझाने में मदद करेगा।
ऊपर सूचीबद्ध सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:
1. दस्तावेज़ को पत्राचार के लिए आवश्यक सभी विवरणों के साथ सही ढंग से तैयार किया जाना चाहिए।
2. इस दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता को इसके निष्पादन के लिए सहमत होना होगा। आमतौर पर, सहमति की औपचारिक रूप से एक संकल्प के रूप में पुष्टि की जा सकती है।
3. दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट की जानी चाहिए, जो आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों पर नज़र रखने के लिए एक विशेष जर्नल में होनी चाहिए।
4. दस्तावेज़ की निष्पादन तिथि के दौरान, इसे एक सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी की तिजोरी में)।
मूल रूप से, एक कर्मचारी के आंतरिक पत्राचार में विभिन्न कथन, मेमो शामिल होते हैं, और एक अधीनस्थ के साथ नियोक्ता के आंतरिक पत्राचार में काम के बारे में विभिन्न सूचनाएं और बहुत कुछ शामिल होता है। यदि कर्मचारियों, एक कर्मचारी और बॉस के बीच और विभिन्न उत्पादन विभागों के प्रमुखों के बीच पत्राचार होता है तो उत्पादन पत्राचार दस्तावेजों को कानूनी रूप से औपचारिक रूप दिया जाता है। एक नियम के रूप में, कर्मचारी अक्सर कर्मचारियों के साथ आधिकारिक संदेशों का आदान-प्रदान करते हैं।
आजकल, प्रौद्योगिकी बहुत आगे बढ़ गई है और यदि 15 वर्ष पहले लोग कागज पर लिखे संदेशों का आदान-प्रदान करते थे, तो अब वे इसे ईमेल का उपयोग करके करते हैं। यह विधि आपको किसी ऐसे कर्मचारी को तुरंत संदेश देने की अनुमति देती है जो आपसे बहुत दूर है, लेकिन इसकी कमियां भी हैं। यह साबित करना मुश्किल है कि यह संदेश किसी और ने नहीं बल्कि इसी कर्मचारी ने लिखा था. यहां तक कि अगर आप पासवर्ड सिस्टम शुरू करते हैं, तो भी यह सटीक रूप से निर्धारित करना मुश्किल है कि कर्मचारी के अलावा कोई भी इस पासवर्ड को नहीं जानता है। इसलिए, यदि आप मानते हैं कि कंपनी में कोई विवाद उत्पन्न हो सकता है या पहले ही उत्पन्न हो चुका है, तो दस्तावेज़ को कागज पर लिखें और इसे अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करें, यह अधिक विश्वसनीय होगा। इसके अलावा, अपने दस्तावेज़ को उस व्यक्ति के माध्यम से पंजीकृत करने में कोई दिक्कत नहीं होगी जो कंपनी के सभी दस्तावेज़ों को पंजीकृत करता है।
यदि आप ई-मेल का उपयोग करते हैं, तो आपका संदेश प्राप्त करने वाले कर्मचारी को इस दस्तावेज़ को प्रिंट करना होगा और इसे पंजीकृत करना होगा। साथ ही कंपनी को नियमित रूप से ईमेल चेक करने के लिए एक खास तरीका विकसित करना भी जरूरी है. इस मामले में, पत्राचार में दो मुख्य लाभ शामिल होंगे: संदेशों को तेजी से भेजना और प्राप्त करना, साथ ही संघर्ष की स्थिति में उच्च विश्वसनीयता। इससे आपको ही फायदा होगा.
विभिन्न संघर्षों को हल करते समय नियोक्ता के अधिकारों की रक्षा के लिए बयान और अधिसूचनाएं सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं। इसलिए, हम उन्हें कानूनी बल देने के तरीकों पर विचार करेंगे।' इस प्रक्रिया में डिज़ाइन नियम बहुत महत्वपूर्ण हैं।
आमतौर पर, नौकरी के लिए आवेदन करते समय, विभिन्न संगठन विशेष फॉर्म का उपयोग करते हैं जिन्हें कर्मचारी को हाथ से भरना होता है। इसे भरने के बाद, कर्मचारी निचले दाएं कोने में आवेदन जमा करने की तारीख और हस्ताक्षर डालता है। आवेदन को कंप्यूटर पर भी मुद्रित किया जा सकता है; नियुक्त व्यक्ति को केवल इस आवेदन पर हस्ताक्षर करना होगा और काम करना शुरू करना होगा। सिद्धांत रूप में, ऐसा पंजीकरण काफी कानूनी है, लेकिन कुछ अदालतें इसे कर्मचारी पर दबाव के रूप में देखती हैं। इसलिए, आवेदन को हाथ से लिखना बेहतर है, इससे आप संघर्ष की स्थिति में कुछ परेशानियों से बच सकेंगे। यह सलाह दी जाती है कि दस्तावेज़ बनाते समय आवश्यक विवरण मौजूद रहें, अन्यथा दस्तावेज़ कानूनी बल में प्रवेश नहीं करेगा।
1. सबसे पहले, आपको यह बताना होगा कि यह दस्तावेज़ किस प्रकार का दस्तावेज़ है। इस स्थिति में, दस्तावेज़ के शीर्षक में "आवेदन" लिखा जाना चाहिए।
3. फिर एप्लीकेशन का लेखक लिखा जाता है. पते की तरह ही, आप अपना पूरा नाम और पद लिखें।
4. प्राप्तकर्ता और प्रवर्तक का वर्णन करने के बाद, कथन का मुख्य भाग (पाठ) ही लिखें।
5. पाठ लिखने के पूरा होने पर, संकलक अपना हस्ताक्षर और आवेदन लिखने की तारीख डालता है।
6. आमतौर पर, प्रवर्तक के हस्ताक्षर के बाद, समझौते पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, यानी जो प्रबंधक आपको काम पर रखता है, वह दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है। यह आवश्यक नहीं है और यह सब इस मुद्दे पर उद्यम के रवैये पर निर्भर करता है। इसलिए, इस बात से डरो मत कि जब प्रबंधक के हस्ताक्षर नहीं हैं तो आपको काम पर नहीं रखा गया।
7. इसके अलावा, सभी मुद्दों के समाधान के बाद, आवेदन को आने वाले दस्तावेज़ रजिस्टर में एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा पंजीकृत किया जाता है, जो दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, इसकी स्वीकृति की तारीख और अपने हस्ताक्षर डालता है। यह एक अनिवार्य प्रक्रिया है, क्योंकि इसके बिना दस्तावेज़ प्रभावी नहीं हो सकता। संगठन का अधिकृत व्यक्ति प्रायः नियोक्ता का निजी सचिव होता है।
8. उस व्यक्ति का संकल्प तैयार करना आवश्यक है जिसे आवेदन संबोधित किया गया है और जो इस मुद्दे को हल कर सकता है। संकल्प में एक हस्ताक्षर, इसकी तैयारी की तारीख और आवेदन के मुद्दे पर निर्णय शामिल होना चाहिए, जिसमें उस व्यक्ति के बारे में सारी जानकारी शामिल होनी चाहिए जिससे यह संबंधित है।
9. आवेदन पूरा होने के बाद, उद्यम का प्रमुख इसके कार्यान्वयन के बारे में उस पर नोट्स डालता है। इन्हें पत्र के किसी भी खाली स्थान पर रखा जाता है। प्रबंधक उस मामले को भी चिह्नित कर सकता है जिसमें आपका आवेदन निहित है।
अधिसूचनाएँ भी उद्यम के सामान्य संचालन के लिए आवश्यक दस्तावेजों का एक अभिन्न अंग हैं। नियोक्ता कर्मचारी को आगामी परिवर्तनों के बारे में सूचित करने के लिए एक नोटिस का उपयोग करता है। यह कर्मचारियों में कमी, एक और छुट्टी, रोजगार अनुबंध में भविष्य में बदलाव आदि हो सकता है।
श्रम कानूनों के अनुसार आधिकारिक सूचनाएं कागज पर लिखी जानी चाहिए। अधिसूचना प्राप्त होने पर कर्मचारी दस्तावेज़ पर ही हस्ताक्षर करता है। प्रत्येक उद्यम की श्रम प्रक्रिया ठीक यही होनी चाहिए, जब कोई भी अदालत दस्तावेजों के निष्पादन में गलती नहीं ढूंढ सकती।
अधिक आश्वस्त होने के लिए, मैं आपको श्रम संहिता से कुछ उद्धरण दूंगा जो केवल अधिसूचना के लिखित रूप के अस्तित्व की पुष्टि करते हैं। अनुच्छेद 74 का तात्पर्य नियोक्ता द्वारा कार्य परिस्थितियों में बदलाव से है। कर्मचारी को काम से इंकार करने या नियोक्ता को नई कामकाजी परिस्थितियों की पेशकश करने का पूरा अधिकार है। यदि कोई कर्मचारी काम करने से इंकार करता है, तो नियोक्ता को उसे नई कार्य परिस्थितियाँ प्रदान करनी होंगी। नियोक्ता काम की परिस्थितियों को बदलने से पहले कर्मचारी को प्रारंभिक अधिसूचना पत्र प्रदान करने के लिए भी बाध्य है।
अनुच्छेद 79 यह अनुच्छेद रोजगार अनुबंध की समाप्ति से संबंधित है। यदि इस अनुबंध की अवधि समाप्त हो गई है तो एक निश्चित अवधि का रोजगार अनुबंध समाप्त हो जाता है। इस मामले में, कर्मचारी को नियोजित कार्य अवधि की समाप्ति के कारण बर्खास्तगी का तीन दिन का नोटिस प्राप्त होना चाहिए। नियोक्ता को किसी कर्मचारी के रोजगार की अवधि केवल उन मामलों में बढ़ाने का अधिकार है जहां कर्मचारी नियोक्ता के साथ निरंतर सहयोग का विरोध नहीं करता है।
अनुच्छेद 123 वार्षिक अवकाश प्राप्त करने के बारे में बताता है। एक कर्मचारी को उद्यम में वार्षिक अवकाश प्राप्त करने का अधिकार है। इस मामले में, नियोक्ता को कर्मचारी को छुट्टी शुरू होने से दो सप्ताह पहले सूचित करना होगा। कर्मचारी को हस्ताक्षर के विरुद्ध एक अधिसूचना पत्र दिया जाता है। छुट्टियों की शुरुआत और समाप्ति वार्षिक अवकाश कार्यक्रम पर निर्भर करती है। कर्मचारी को छुट्टी से इंकार करने या उद्यम के लिए उपलब्ध किसी भी समय के लिए इसे स्थगित करने का अधिकार है। यदि कोई कर्मचारी वार्षिक छुट्टी से इनकार करता है, तो इस छुट्टी से अगली छुट्टी तक के दिनों की संख्या उसमें जोड़ दी जाती है।
अनुच्छेद 180 उस मुआवजे का वर्णन करता है जो एक संगठन द्वारा प्रदान किया जाता है जो कर्मचारियों की भारी कमी या कंपनी के दिवालियापन या अन्य अप्रत्याशित परिस्थितियों की स्थिति में स्थायी रोजगार के लिए एक कर्मचारी को काम पर रखता है। जब स्टाफिंग कम हो जाती है, तो कर्मचारी को दो महीने पहले बर्खास्तगी की सूचना दी जानी चाहिए। यह अवधि इसलिए दी जाती है ताकि कर्मचारी अपनी विशेषज्ञता में नौकरी ढूंढ सके। इन सभी मामलों में, नियोक्ता को कर्मचारी को एक निश्चित अवधि के लिए सूचित करने के तथ्य की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी, जो श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए, ऐसे नोटिस कर्मचारी को उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत दिए जाते हैं। और नोटिस देते समय सबसे महत्वपूर्ण बात कर्मचारी के हस्ताक्षर नहीं हैं, बल्कि ऐसे नोटिस की प्राप्ति की तारीख का संकेत है। अधिसूचना में वही विवरण होना चाहिए जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ में होना चाहिए। इसके बाद, हम आंतरिक पत्राचार से संबंधित दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने की प्रणाली को देखेंगे। दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली नियोक्ता को उत्पादन संबंधी परेशानियों की स्थिति में सफलतापूर्वक अपना बचाव करने की अनुमति देती है। पंजीकरण प्रणाली जितनी बेहतर और सरल बनाई जाएगी, नियोक्ता के लिए अपने अधिकारों की रक्षा करना उतना ही आसान होगा। ऐसे मामलों में, इसे एक बार फिर से सुरक्षित खेलना बेहतर है। आमतौर पर, दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का उपयोग निम्नलिखित मामलों में किया जाता है।
अधिसूचना में वही विवरण होना चाहिए जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ में होना चाहिए। इसके बाद, हम आंतरिक पत्राचार से संबंधित दस्तावेज़ों को पंजीकृत करने की प्रणाली को देखेंगे।
दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली नियोक्ता को उत्पादन संबंधी परेशानियों की स्थिति में सफलतापूर्वक अपना बचाव करने की अनुमति देती है। पंजीकरण प्रणाली जितनी बेहतर और सरल बनाई जाएगी, नियोक्ता के लिए अपने अधिकारों की रक्षा करना उतना ही आसान होगा। ऐसे मामलों में, इसे एक बार फिर से सुरक्षित रखना बेहतर है।
आमतौर पर, दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली का उपयोग निम्नलिखित मामलों में किया जाता है:
1. दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच करना और उनके संचलन की निगरानी करना।
2. पंजीकरण प्रणाली की सहायता से, किसी उद्यम के पास किसी भी पंजीकृत दस्तावेज़ को कानूनी बल देने का अवसर होता है।
3. पंजीकरण आपको इष्टतम दस्तावेज़ प्रवाह गति प्राप्त करने की अनुमति देता है।
4. यदि कोई उत्पादन विवाद उत्पन्न होता है, तो जर्नल पंजीकरण प्रणाली आपको आवश्यक तिथि पर दस्तावेज़ के निर्माण की पुष्टि करने की अनुमति देगी।
पंजीकरण प्रणाली की पत्रिकाओं की संख्या, जो दस्तावेज़ पंजीकरण का कार्य करती है, उद्यम की गतिविधि की दिशा पर निर्भर करती है। पंजीकरण पत्रिकाओं के लिए दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख की पुष्टि करने के लिए, यानी, पत्रिका को यह साबित करने के लिए कि दस्तावेज़ को बाद में पंजीकरण में दर्ज नहीं किया जा सका, कुछ नियमों का पालन किया जाना चाहिए।
1. पत्रिका का कवर मजबूत होना चाहिए ताकि कोई भी घटना बहुमूल्य जानकारी को नुकसान न पहुंचा सके।
2. यह साबित करने के लिए कि पत्रिका से कोई शीट बाहर नहीं निकाली जा सकती या कोई अतिरिक्त शीट डाली नहीं जा सकती, आपको चिपकने वाले कवर के साथ पत्रिका शुरू करनी चाहिए। अतिरिक्त सुरक्षा के लिए पृष्ठों को क्रमांकित करना भी एक अच्छा विचार होगा।
3. जर्नल बनाते समय, आपको एक प्रमाणन प्रविष्टि बनानी चाहिए। इस प्रविष्टि में शामिल हैं: पत्रिका का नाम और उसका उद्देश्य, पृष्ठों की संख्या (पहले संख्याओं में और फिर बड़े अक्षरों में लिखी जानी चाहिए), पंजीकरण की तारीख और उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर। प्रमाणीकरण नोट पंजीकरण जर्नल के पिछले पृष्ठ के साथ-साथ सामने के कवर पर भी चिपका हुआ है।
4. जर्नल पर कंपनी के वकील की मोहर और प्रबंधक के हस्ताक्षर होने चाहिए।
जर्नल का आंतरिक स्वरूप कंपनी द्वारा विकसित किया गया है, क्योंकि आंतरिक पत्राचार के लिए जर्नल को कोई विशेष प्रपत्र निर्दिष्ट करने का कोई कानूनी आधार नहीं है।
जब केस सामग्री के आधार पर उत्पादन के लिए आवश्यक किसी भी समस्या को हल करना आवश्यक होता है, तो कर्मचारियों को दस्तावेज़ की एक प्रति दी जाती है। ऐसा दस्तावेज़ को आकस्मिक या विशेष क्षति से बचाने के लिए किया जाता है। मूल दस्तावेज़ आमतौर पर केवल विभाग प्रमुखों को ही दिया जाता है, और तब भी हमेशा नहीं। आमतौर पर मूल निदेशक के कार्यालय में तिजोरी में होता है।
किसी दस्तावेज़ की प्रतियों को दो प्रकारों में विभाजित किया जाता है: प्रतिकृति और निःशुल्क। प्रतिकृति प्रतिलिपि पूरी तरह से दस्तावेज़ की नकल करती है, इसमें सभी विवरण और दस्तावेज़ में विवरण के स्थान का विवरण शामिल होता है। कंपनी के टाइपराइटर या कंप्यूटर का उपयोग करके एक निःशुल्क प्रतिलिपि बनाई जाती है। यह दस्तावेज़ को इतनी सटीकता से प्रदर्शित नहीं करता है, लेकिन यह दस्तावेज़ में निहित जानकारी का सार पूरी तरह से बताता है। आमतौर पर एक मुफ़्त प्रतिलिपि मूल से इस मायने में भिन्न होती है कि वह अपने आकार को दोहराती नहीं है।
एक कर्मचारी जो किसी भी उद्देश्य के लिए किसी दस्तावेज़ की एक प्रति लेता है, उसे प्रमाणित करता है। साथ ही, वह दस्तावेज़ की सुरक्षा के लिए ज़िम्मेदार है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रतिलिपि पूरी तरह से मूल की जानकारी को प्रतिबिंबित करती है, इसे लेने वाला व्यक्ति इसका सावधानीपूर्वक अध्ययन करता है, शब्द सही ढंग से डालता है और रसीद के संकेत के रूप में प्रतिलिपि पर हस्ताक्षर करता है। आमतौर पर कॉपी पर एक खाली कोने में हस्ताक्षर किए जाते हैं जहां कोई नोट नहीं होते हैं। यदि कोई दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रदान किया जाता है, तो उसकी प्रतियों पर उस संगठन की मुहर लगाई जाती है, जिसे वह स्थानांतरित किया जाता है। डुप्लीकेट जैसा एक प्रकार का कॉपी भी होता है। यह एक नियमित प्रति से इस मायने में भिन्न है कि इसमें मूल के समान ही कानूनी गुण हैं। अदालत जाते समय डुप्लिकेट बहुत उपयोगी होता है, क्योंकि जब इसे स्थानांतरित किया जाता है, तो मूल आपकी मेज पर होता है और आपको इसकी सुरक्षा के बारे में चिंता नहीं होती है। यह मत भूलिए कि अदालतें समय-समय पर दस्तावेज़ खो देती हैं, इसलिए जोखिम न लेना ही बेहतर है, खासकर यदि दस्तावेज़ महत्वपूर्ण हों।
प्रबंधन गतिविधियों में लिखित जानकारी का उपयोग इसकी आधिकारिकता, विश्वसनीयता और प्रामाणिकता के प्रमाणीकरण के अधीन संभव है। प्रबंधन दस्तावेज़ के निर्विवाद और बाध्यकारी होने के लिए, इसे कानूनी मानदंडों का पालन करना चाहिए, और इसे जारी करने वाले अधिकारी को अपने अधिकार की सीमा के भीतर कार्य करना चाहिए। दस्तावेज़ के इन गुणों को "दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति" की अवधारणा द्वारा परिभाषित किया गया है।
दस्तावेज़ का कानूनी बल- एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति जो वर्तमान कानून द्वारा उसे बताई गई है, उसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया।
इस प्रकार, दस्तावेज़ जारी करने वाला शासी निकाय या अधिकारी इसके लिए बाध्य है:
दस्तावेज़ तैयार करते समय मौजूदा नियमों का पालन करें
विधान;
- केवल अपनी क्षमता के भीतर दस्तावेज़ जारी करें;
- दस्तावेज़ों की तैयारी और निष्पादन के लिए वर्तमान राष्ट्रीय नियमों का अनुपालन करें।
नतीजतन, किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति दस्तावेज़ की सामग्री और रूप दोनों से निर्धारित होती है।
आइए उन विवरणों पर विचार करें जो दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति निर्धारित करते हैं।
फॉर्म के पहले चर्चा किए गए विवरण ("संगठन का नाम - दस्तावेज़ के लेखक" और "दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान") भी ऐसे विवरण हैं जो दस्तावेज़ को आवश्यक कानूनी स्थिति देते हैं।
विवरण 11 "दस्तावेज़ दिनांक"।दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, मिनटों के लिए - बैठक की तारीख, अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। नोटरीकृत दस्तावेजों के लिए, दस्तावेज़ की तारीख उसके नोटरीकरण की तारीख हो सकती है। दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही (एकल) तारीख होनी चाहिए।
दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में निम्नलिखित क्रम में लिखी गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है, वर्ष चार अरबी अंकों में लिखा जाता है, उदाहरण के लिए, 01/12/2007। दिनांक को स्वरूपित करने की मौखिक और डिजिटल विधि की अनुमति है, उदाहरण के लिए, 12 जनवरी, 2007, साथ ही दिनांक को प्रारूपित करना (आमतौर पर विदेशी भागीदारों के साथ पत्राचार के लिए) निम्नलिखित क्रम में: वर्ष, महीना, महीने का दिन, उदाहरण के लिए : 2007.01.12.
विवरण 12 "दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या"इसमें दस्तावेज़ों (अनुबंध, आदेश, निवर्तमान पत्र इत्यादि) की पंजीकृत श्रृंखला में इसकी क्रम संख्या शामिल होती है, जिसे संगठन के विवेक पर नामकरण, कलाकार, संवाददाता इत्यादि के बारे में जानकारी के साथ केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है। विवरण सूचना एंटरप्राइज़ सरणी में एक अद्वितीय दस्तावेज़ पहचानकर्ता है।
दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इनमें से प्रत्येक संगठन के दस्तावेजों की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे दस्तावेज़ में लेखकों को इंगित करने के क्रम में एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है।
किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण, किसी दिए गए प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से इसके पारित होने के तथ्य को रिकॉर्ड करना, दस्तावेज़ देता है आधिकारिक चरित्र.दस्तावेज़ के पंजीकरण के साथ-साथ, कार्यालय प्रबंधन सेवा चयनित फॉर्म की शुद्धता, दस्तावेज़ में दर्शाए गए अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता, दस्तावेज़ के समर्थन की पूर्णता आदि की जाँच करती है।
प्रस्ताव 16 "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट"उन दस्तावेज़ों पर तैयार किया गया है जिन्हें उन अधिकारियों द्वारा लागू नहीं किया जा सकता है जिन्होंने उन पर हस्ताक्षर किए हैं। ऐसे दस्तावेज़ संगठन के प्रमुख, कॉलेजियम प्रबंधन निकाय या उच्च प्राधिकारी या प्रबंधन निकाय द्वारा अनुमोदन के बाद कानूनी बल प्राप्त करते हैं।
उदाहरण के लिए, किसी उद्यम के कर्मचारियों के लिए नौकरी का विवरण एक सामान्य रूप में तैयार किया जाता है, उन पर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और उन्हें उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
अनुमोदन दो तरीकों से किया जा सकता है जिनमें समान कानूनी बल होता है: किसी अधिकारी द्वारा या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा।
पहले मामले में, दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट में स्वीकृत शब्द (उद्धरण चिह्नों के बिना), दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, प्रारंभिक, उपनाम और अनुमोदन की तारीख शामिल होनी चाहिए।
किसी दस्तावेज़ को किसी अन्य दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित करते समय: संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल - अनुमोदन स्टाम्प में स्वीकृत (अनुमोदित, अनुमोदित या अनुमोदित) शब्द शामिल होता है, वाद्य मामले में अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि, संख्या। स्वीकृत शब्द स्वीकृत किए जाने वाले दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के साथ लिंग और संख्या में मेल खाता है।
प्रॉप्स डिज़ाइन के उदाहरण
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है (परिशिष्ट 7)।
जब किसी दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर रखे जाते हैं।
किसी दस्तावेज़ के अनुमोदन के बाद दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति की अनुमति के बिना उसमें परिवर्तन या परिवर्धन करने की अनुमति नहीं है। दस्तावेज़ों की तैयारी की गुणवत्ता और उनमें मौजूद डेटा की विश्वसनीयता की ज़िम्मेदारी उन व्यक्तियों की है जिन्होंने दस्तावेज़ तैयार किए, समर्थन किया और हस्ताक्षर किए।
प्रस्ताव 22 "दस्तावेज़ हस्ताक्षर"- प्रबंधन दस्तावेज़ की सबसे महत्वपूर्ण और प्राचीन आवश्यकता। ऐसा माना जाता है कि इसका उदय लेखन के उद्भव के साथ ही हुआ।
उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर के उपयोग के संदर्भ बेबीलोनियों के बीच राजा हम्मुराबी (लगभग 2300 ईसा पूर्व) के युग में, बाइबिल में - भविष्यवक्ताओं डैनियल और नहेमायाह (लगभग 500-400 ईसा पूर्व) की पुस्तकों में पाए जाते हैं। मिस्र में क्लियोपेट्रा (69-30 ईसा पूर्व) के शासनकाल के दौरान और जूलियस सीज़र (102 या 100-44 ईसा पूर्व) के तहत रोमन साम्राज्य में, हस्ताक्षर पहले से ही दस्तावेजों का एक अभिन्न अंग थे।
"हस्ताक्षर" विवरण में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (यदि दस्तावेज़ संगठन के लेटरहेड पर तैयार नहीं किया गया है, और लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के लिए संक्षिप्त है); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम):
एसोसिएशन के उपाध्यक्ष
क्षेत्रीय उद्यम अल. बोरिसोवए.ए. बोरिसोव
या किसी फॉर्म पर
उपाध्यक्ष अल. बोरिसोवए.ए. बोरिसोव
विवरण को दस्तावेज़ के पाठ के बाद 2-3 पंक्ति रिक्त स्थान पर रखा गया है। किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रतिलेखित करते समय, प्रारंभिक और उपनाम को एक स्थान के साथ और पद शीर्षक की अंतिम पंक्ति के स्तर पर मुद्रित किया जाता है।
कई अधिकारियों द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:
सीईओ एम.वी. लारिनएम.वी. लारिन
मुख्य लेखाकार जेड.वी. मरियाशजेड.वी. मरियाश
किसी दस्तावेज़ पर समान पद के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।
आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की स्थिति को नहीं दर्शाते हैं, बल्कि आयोग के हिस्से के रूप में उनकी जिम्मेदारियों को दर्शाते हैं, उदाहरण के लिए:
आयोग के अध्यक्ष वी.डी. बानस्युकेविचवी.डी. बानस्युकेविच
आयोग के सदस्य एक। सोकोवाएक। सोकोवा
ओ.आई. रिस्कोवओ.आई. रिस्कोव
दस्तावेज़ पर किसी कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, उसकी वास्तविक स्थिति (उदाहरण के लिए, कार्यवाहक निदेशक) और उसके हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक और उपनाम) इंगित करें। इसे पूर्वसर्ग "फॉर", हस्तलिखित शिलालेख "डिप्टी" लगाने की अनुमति नहीं है। या नौकरी के शीर्षक से पहले एक स्लैश।
हस्ताक्षर सहीप्रबंधन दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, उनकी जिम्मेदारियों के वितरण के अनुसार संगठन के प्रमुख या उसके प्रतिनिधियों की क्षमता का प्रतिनिधित्व करते हैं। यह संगठन के संगठनात्मक (चार्टर, संगठन पर विनियम) और प्रशासनिक (आदेश) दस्तावेजों द्वारा स्थापित किया गया है।
संगठन के चार्टर मेंयह विनियमित किया जाता है कि प्रतिनिधि और कार्यकारी (एकमात्र और कॉलेजियम) प्रबंधन निकायों में कौन से अधिकार निहित हैं, साथ ही किन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर (अनुमोदन) संबंधित निकाय की क्षमता के अंतर्गत आते हैं। किसी संगठन के प्रमुख की गतिविधियों और निर्णय लेने की प्रक्रिया उसके और संगठन के प्रतिभागियों (संस्थापकों) के बीच एक समझौते के साथ-साथ एक कानूनी इकाई के स्थानीय नियामक दस्तावेजों में स्थापित की जा सकती है।
प्रबंधक वर्तमान गतिविधियों का प्रबंधन करता है, उसके पास है दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का बिना शर्त अधिकार(घटक दस्तावेजों के अनुसार इसकी क्षमता के भीतर)।
हस्ताक्षर करने के अधिकार का विनियमन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब प्रतिदिन बड़ी संख्या में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। इस मामले में, प्रबंधक (और प्रभावी प्रबंधन की स्थिति से बाध्य है) कर सकता है अपनी शक्तियाँ सौंपें,वे। निर्णय लेने (दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने) और अपने कार्यों को निष्पादित करने में अपने अधिकारों और जिम्मेदारियों का हिस्सा अपने अधीनस्थों को हस्तांतरित करें, जो उनके लिए जिम्मेदारी भी स्वीकार करते हैं।
शक्तियों के इस तरह के वितरण को प्रबंधक के एक आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है, जिसमें वह निर्णय लेने की सीमाओं और अधीनस्थों की जिम्मेदारी की डिग्री को परिभाषित करता है। कुछ शक्तियां पावर ऑफ अटॉर्नी के आधार पर भी हस्तांतरित की जा सकती हैं।
इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर तकनीक का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, जिसके अनुप्रयोग के कुछ पहलुओं पर मैनुअल के निम्नलिखित अध्यायों में चर्चा की जाएगी।
प्रस्ताव 23 "दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट।"एक संगठन द्वारा तैयार किए गए और दूसरे के हितों को प्रभावित करने वाले ड्राफ्ट दस्तावेज़ों पर दस्तावेज़ पर अनुमोदन टिकट चिपकाकर उससे सहमति व्यक्त की जा सकती है।
यह नीचे दस्तावेज़ की अंतिम शीट पर और सभी हस्ताक्षरों के बाईं ओर तैयार किया गया है।
किसी उच्च-स्तरीय संगठन के साथ किसी दस्तावेज़ पर सहमति होने पर, ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है कि दस्तावेज़ को एक ऐसे अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाएगा जो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले प्रबंधक की तुलना में प्रबंधन पदानुक्रम में उच्चतर है। इस मामले में, मानक की सलाहकार प्रकृति आपको विवरण की स्थिति बदलने की अनुमति देती है, और अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के शीर्ष पर लगाया जा सकता है।
अनुमोदन टिकट में सहमत शब्द शामिल है, जो बड़े अक्षरों में और उद्धरण चिह्नों के बिना मुद्रित होता है।
किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय, एक अधिकारी प्रबंधक की स्थिति को इंगित करता है, जिसमें उस संगठन का नाम शामिल होता है जिसके साथ दस्तावेज़ को मंजूरी दी जा रही है, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, प्रारंभिक और तारीख।
किसी अन्य दस्तावेज़ का उपयोग करके सहमत होना संभव है: एक पत्र, प्रोटोकॉल, आदि। इस मामले में, दस्तावेज़ का नाम, उसकी तिथि और संख्या इंगित करें।
प्रॉप्स डिज़ाइन के उदाहरण
"अनुमोदन टिकट"
प्रॉप्स 25 "सील छाप"।दस्तावेज़ के एक तत्व के साथ-साथ हस्ताक्षर के रूप में मुहर के उद्भव का इतिहास हजारों साल पुराना है। प्राचीन काल में, मुद्रण का उपयोग व्यापारिक संबंधों और व्यक्तिगत संचार दोनों में व्यापक था। बहुत बार, एक मुहर अपने मालिक के हस्तलिखित हस्ताक्षर का स्थान ले लेती है।
आधुनिक कार्यालय कार्य में हस्ताक्षर एवं मुहर का प्रयोग स्पष्ट रूप से प्रतिष्ठित है। हस्ताक्षर का उपयोग पारस्परिक और व्यावसायिक संपर्क दोनों के लिए किया जा सकता है, अर्थात। यह किसी दस्तावेज़ को प्रमाणित करने और उसे कानूनी दर्जा देने का एक सार्वभौमिक साधन है। मुहर, किसी हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करने और उसके कानूनी बल की पुष्टि करने के साधन के रूप में, केवल संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों में उपयोग किया जाता है।
मुहर संगठनात्मक दस्तावेजों (चार्टर, विनियम, नियम, निर्देश) के मूल के साथ-साथ अधिकारियों के अधिकारों, धन और भौतिक संपत्तियों के व्यय के तथ्यों आदि को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों पर चिपका दी गई है। मुहर का उपयोग संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों की प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए भी किया जाता है।
मुहर को इस तरह से चिपकाया जाना चाहिए कि छाप दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी के नाम और व्यक्तिगत हस्ताक्षर की शुरुआत के कुछ शब्दों को पकड़ ले। वित्तीय प्रकृति के दस्तावेजों पर, मुहर एक विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान पर लगाई जाती है - प्रतीक "एम.पी."
मुहरों को आधिकारिक मुहरों और कानूनी संस्थाओं की मुहरों में विभाजित किया गया है। एक संगठन व्यक्तिगत संरचनात्मक इकाइयों (एचआर विभाग, संग्रह) या व्यक्तिगत संचालन ("पैकेज के लिए"), आदि की सरल मुहरों का भी उपयोग कर सकता है।
मुहरों के उत्पादन और भंडारण की प्रक्रिया रूसी संघ के कानून द्वारा विनियमित होती है। वह स्थान जहां मुहर संग्रहीत की जाती है और इसके भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का निर्धारण संगठन के प्रमुख के आदेश से किया जाता है।
इस प्रकार, दस्तावेज़ की आधिकारिकता और प्रामाणिकता की पुष्टि विवरण की उपस्थिति और सही निष्पादन से होती है: "संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक", "पंजीकरण तिथि", "पंजीकरण संख्या", "प्रकाशन का स्थान", "हस्ताक्षर", "मुहर छाप"।
कानूनी मानदंडों के अनुसार, स्थानीय कानूनी कृत्यों सहित, जो संगठन के अधिकारियों की शक्तियों को परिभाषित करते हैं, दस्तावेज़ों को कानूनी बल देने के लिए, "हस्ताक्षर" अपेक्षित के अलावा, अनुमोदन और अनुमोदन टिकट लगाए जा सकते हैं।
प्रबंधन दस्तावेज़ की मुख्य आवश्यकता - "दस्तावेज़ का पाठ" - को भी वर्तमान कानून के मानदंडों का पालन करना चाहिए।
- व्यक्तिगत विवरण के पंजीकरण के उदाहरण GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली” का उपयोग करके दिए गए हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।"
प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन का एक लक्ष्य संगठन की गतिविधियों का साक्ष्य प्रदान करना है। केवल अवसर पर, किसी कार्रवाई या निर्णय के लिए बहस करने के लिए, कंपनी के जीवन में किसी घटना को साबित करने के लिए, और कागजी कार्रवाई की जाती है। लेकिन हर दस्तावेज़ साक्ष्य नहीं बन सकता, केवल वही दस्तावेज़ साक्ष्य बन सकता है जिसमें तथाकथित कानूनी बल हो। किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति क्या है और इसे कैसे हासिल किया जाए, हम लेख में समझेंगे।
दस्तावेज़ का कानूनी बल
किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति: कानूनी परिणामों का कारण बनने वाली आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति। यह परिभाषा दी गयी है.
दूसरे शब्दों में, कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को साक्ष्य के रूप में अदालत में प्रस्तुत किया जा सकता है, अनुबंध से जोड़ा जा सकता है, या किसी निरीक्षण के दौरान प्रस्तुत किया जा सकता है। अब आइए देखें कि जिन दस्तावेज़ों में कानूनी बल है उन्हें उन दस्तावेज़ों से कैसे अलग किया जाए जिनके पास कानूनी बल नहीं है।
विवरण कानूनी बल दे रहा है
मुख्य विवरण ("पहला आदेश") जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं, वे हैं हस्ताक्षर और।
किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार केवल उस अधिकारी को है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार है। उदाहरण के लिए, CEO अपनी कंपनी में किसी भी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकता है। मानव संसाधन निदेशक सभी या कुछ कार्मिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकता है, लेकिन केवल तभी जब उसके पास ऐसा करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी हो। और पावर ऑफ अटॉर्नी उसी महानिदेशक द्वारा जारी और हस्ताक्षरित की जाती है। उदाहरण के लिए, किसी विभाग का प्रमुख उन निर्देशों पर हस्ताक्षर कर सकता है जो केवल उसके विभाग पर लागू होते हैं। लेकिन ऐसा करने का अधिकार उन्हें फिर से कंपनी के प्रमुख द्वारा दिया गया। यही बात पुष्टि के लिए भी लागू होती है।
एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर या अनुमोदन टिकट हो सकता है।
एक "दूसरे क्रम" की आवश्यकता, जिस पर दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति भी निर्भर हो सकती है, दस्तावेज़ का पंजीकरण डेटा है (,)। इसमें एक दस्तावेज़ प्रपत्र भी शामिल है, जो स्वयं एक अपेक्षित नहीं है, फिर भी कई को एक साथ जोड़ता है। साथ ही, कृपया ध्यान दें: हस्ताक्षर/अनुमोदन टिकट के बिना, एक दस्तावेज़, हालांकि पंजीकृत और एक फॉर्म पर मुद्रित होता है, उसके पास कोई कानूनी बल नहीं होगा।
किसी दस्तावेज़ की प्रति का कानूनी बल
अपने आप में इसके पास कोई कानूनी ताकत नहीं है. यदि आप कॉपी पर प्रमाणीकरण चिह्न लगा देते हैं तो सब कुछ बदल जाता है। निशान का मतलब है कि यह विशेष प्रति मूल के बिल्कुल बराबर है, और एक विशिष्ट व्यक्ति है जो इसके लिए जिम्मेदार है - वह निशान पर हस्ताक्षर करता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी बल
स्पष्ट रूप से और दृढ़ता से, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में केवल एक मामले में कानूनी बल होता है: यदि यह किसी अधिकारी के उन्नत योग्य हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित है। ये हस्ताक्षर विशेष रूप से अधिकृत प्रमाणन प्राधिकारियों के साथ पंजीकृत हैं।
संगठनात्मक स्तर पर, उचित स्थानीय विनियमन जारी करके, यह स्थापित करना संभव है कि किसी कर्मचारी के खाते से की गई कार्रवाई में कानूनी बल है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी ईडीएमएस में किसी कार्य को स्वीकार करता है, तो पहले अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ सिस्टम में लॉग इन करता है। लेकिन यह केवल कंपनी के भीतर है: बाहरी वातावरण में यह साबित करने में सक्षम होने की संभावना नहीं है कि यह विशेष कार्रवाई इस विशेष व्यक्ति द्वारा की गई थी।
हम निष्कर्ष निकालते हैं: केवल मूल कागजी दस्तावेजों और उनकी प्रमाणित प्रतियों के साथ-साथ उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में ही कानूनी बल होता है।
संगठनों में, उत्पादन प्रक्रिया के भाग के रूप में, कर्मचारी आपस में आंतरिक पत्राचार करते हैं। वे बयान लिखते हैं और किए गए कार्य की प्रगति या इसे कैसे करने की आवश्यकता है, इसके बारे में सूचनाओं के माध्यम से एक-दूसरे को सूचित करते हैं। अक्सर ऐसे दस्तावेज़ अत्यधिक महत्व के होते हैं और इसलिए उनमें कानूनी बल होना चाहिए।
किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:
नियोक्ता, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ बनाते समय, वर्तमान विधायी मानदंडों का पालन करना चाहिए;
एक कर्मचारी केवल अपनी क्षमता की सीमा के भीतर ही दस्तावेज़ जारी कर सकता है;
नियोक्ता दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने के नियमों का पालन करने के साथ-साथ कर्मचारियों को उनसे परिचित कराने (यदि आवश्यक हो) के लिए बाध्य है।
विवरण जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं
अनिवार्य विवरण जो बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देते हैं:
1. दस्तावेज़ का लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या कानूनी रूप का संकेत)। एक विकल्प यह है कि दस्तावेज़ को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाए। कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें दस्तावेज़ जारी किया गया था।
2. दस्तावेज़ का शीर्षक (आदेश, विनियमन, आदि)।
3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, उसका अनुमोदन, लागू होना।
4. कंपनी द्वारा अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार इस दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक (संख्या)।
6. संस्था के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर. प्रबंधक के हस्ताक्षर विशेष रूप से कई रूपों में किये जा सकते हैं:
6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (जैसा कि एकीकृत रूपों में आदेशों के तहत - स्थिति, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और स्वयं हस्ताक्षर का संकेत)।
6.2. इस संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित सीधे अनुमोदन टिकट। अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाहिनी ओर चिपका हुआ है।
6.3. अप्रत्यक्ष अनुमोदन टिकट, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। ऐसा स्टांप आमतौर पर दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाईं ओर भी लगाया जाता है (जैसा कि एकीकृत फॉर्म टी-3 - स्टाफिंग टेबल में होता है)।
6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के आवेदन पर। संकल्प में आवश्यक रूप से चार घटक शामिल होने चाहिए: संकल्प का प्राप्तकर्ता, प्रशासनिक कार्रवाई या निर्देश, प्रबंधक के हस्ताक्षर और संकल्प की तारीख। संकल्प आमतौर पर दस्तावेज़ के किसी भी खाली स्थान पर हाथ से लिखा जाता है, लेकिन आमतौर पर ऊपरी हिस्से में।
7. उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए वीज़ा की स्वीकृति जिनके बिना ऐसे वीज़ा के पास पूर्ण कानूनी बल नहीं होगा। उदाहरण के लिए, प्राथमिक व्यापार संघ निकाय के साथ अनुमोदन वीज़ा, प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए, एक वकील के साथ समझौता, मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ वर्तमान कानून, एकीकृत रूपों और संगठन के आंतरिक स्थानीय नियमों की आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, विशेष रूप से, कार्यालय के काम के निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीज़ा निम्नलिखित प्रकार का हो सकता है:
7.1. दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत प्रपत्र टी-7)। अनुमोदन टिकट आमतौर पर बाईं ओर निचले डिज़ाइन भाग में लगाया जाता है।
7.2. समझौते की पुष्टि करने वाले शब्दों का संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिसके साथ समझौता किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनकी डिकोडिंग और समझौते की तारीख। अनुमोदन वीज़ा आमतौर पर दस्तावेज़ के नीचे या किसी खाली स्थान पर चिपका दिया जाता है।
8. परिचितीकरण वीज़ा सभी कार्मिक आदेशों और अन्य दस्तावेजों के अंतर्गत प्रदर्शित होना चाहिए, जो संक्षेप में कर्मचारियों के एक निश्चित समूह को सूचित किया जाना चाहिए। इस विवरण में हस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की तारीख को व्यक्तिगत रूप से अंकित करना भी शामिल है। परिचितीकरण वीज़ा दस्तावेज़ के नीचे केंद्र में या बाईं ओर चिपकाया जाता है।
गोस्कोमस्टैट द्वारा विकसित एकीकृत फॉर्म दस्तावेजों को कानूनी बल देने को ध्यान में रखते हुए बनाए गए हैं और इसमें सभी निर्दिष्ट विवरण शामिल हैं (हालांकि अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - एकीकृत टी -2 फॉर्म में पंजीकरण संख्या नहीं होती है, क्योंकि ये दस्तावेज़ कालानुक्रमिक रूप से नहीं, बल्कि वर्णानुक्रम में संग्रहीत किए जाते हैं)।
एकीकृत फॉर्म टी-6 - अवकाश आदेश के उदाहरण का उपयोग करके एकीकृत फॉर्म पर सभी निर्दिष्ट विवरणों का एक उदाहरण नीचे दिया गया है।
आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को कानूनी बल देना
किसी संगठन में आंतरिक पत्राचार निम्नलिखित कार्यों को हल करता है:
1. किसी एक पक्ष, नियोक्ता या कर्मचारी की राय, अनुरोध, प्रस्ताव को लिखित रूप में व्यक्त और दस्तावेजित करना, या दूसरे पक्ष को सूचित करने की प्रकृति में है।
2. यह रोजगार अनुबंध को समाप्त करने, कर्मचारियों को स्थानांतरित करने, छुट्टी के लिए आवेदन करने और अन्य कार्मिक प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग है।
3. श्रम विवाद पर विचार करते समय आवश्यक दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।
उपरोक्त सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए, निम्नलिखित शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:
1. दस्तावेज़ को सभी आवश्यक विवरणों के साथ सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए।
2. दस्तावेज़ में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के लॉग के अनुसार एक पंजीकरण संख्या होनी चाहिए।
3. इस दस्तावेज़ पर प्राप्तकर्ता पक्ष की ओर से एक आधिकारिक प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संकल्प के रूप में.
4. दस्तावेज़ को स्थापित अभिलेखीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संग्रहीत किया जाना चाहिए।
अधिकतर, कर्मचारी बयानों, मेमो और मेमो के माध्यम से आंतरिक पत्राचार करता है, और नियोक्ता - सूचनाओं के रूप में। आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ न केवल तब तैयार किए जाते हैं जब कर्मचारियों के बीच आधिकारिक संदेशों का आदान-प्रदान करना आवश्यक होता है, बल्कि विभागों और कर्मचारियों के प्रमुखों, कुछ विभागों के प्रमुखों और अन्य लोगों आदि के बीच भी किया जाता है।
वर्तमान समय में यह अधिकांश पत्र-व्यवहार किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, मैसेज करके ईमेल द्वारा . ऐसे संदेशों के साथ, यह साबित करना बेहद मुश्किल है कि यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इस विशेष कर्मचारी द्वारा बनाया गया था (पासवर्ड सेट करते समय भी, आपको यह साबित करना होगा कि इस विशेष कर्मचारी को छोड़कर किसी को भी किसी विशिष्ट ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड नहीं पता था)। इसलिए, किसी विवाद या संभावित संघर्ष की स्थिति में, दस्तावेजों को कागज के रूप में तैयार करने, अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करने और दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार कंपनी के एक आधिकारिक अधिकारी के माध्यम से पंजीकरण करने की सिफारिश की जाती है।
यदि कर्मचारी इलेक्ट्रॉनिक संदेशों को प्रिंट करता है और अधिकारी उन्हें पंजीकृत करता है तो ऐसे पत्राचार को कानूनी बल दिया जा सकता है। इसके अलावा, कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों (आंतरिक स्थानीय नियमों) को एक कामकाजी संचार तंत्र के साथ-साथ संदेशों की जांच की आवृत्ति के रूप में सूचना विनिमय की इस पद्धति को स्थापित करना होगा।
आइए आंतरिक पत्राचार के दस्तावेज़ों - बयानों और सूचनाओं को कानूनी बल देने के सामान्य सिद्धांतों पर विचार करें। ये दस्तावेज़ अक्सर श्रम विवादों में मुख्य साक्ष्य होते हैं, इसलिए नियोक्ता के हितों की रक्षा के लिए उनके साथ सक्षम कार्य अत्यंत महत्वपूर्ण है।
पंजीकरण की विशेषताएं और बयानों को कानूनी बल देना
कर्मचारियों के व्यक्तिगत विवरण हाथ से भरे जाना नियोक्ता के हित में है। आमतौर पर, संगठन टेम्पलेट फॉर्म का उपयोग करते हैं जिसमें कम से कम कर्मचारी के हस्ताक्षर और आवेदन पर हस्ताक्षर करने की तारीख हाथ से भरी जानी चाहिए। अक्सर इस तरह के बयानों को दाखिल करने की व्याख्या न्यायिक संघर्ष में कर्मचारी पर दबाव के तथ्य के रूप में की जाती है।
सिद्धांत रूप में, एप्लिकेशन स्वचालित रूप से बनाया जा सकता है, लेकिन, फिर भी, इसके बाद इसे एप्लिकेशन तैयार करने वाले व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जाता है।
यह वांछनीय है कि दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए ऊपर वर्णित प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए आवेदन में निम्नलिखित विवरण शामिल हों:
1. दस्तावेज़ का शीर्षक "आवेदन" है।
2. पताकर्ता - जिसे आवेदन भेजा गया है, एक विशिष्ट संगठन में स्थिति, पूरा नाम दर्शाता है। अधिकारी।
3. कंपाइलर - जिससे यह भेजा गया है, पद और पूरा नाम दर्शाता है। कर्मचारी।
4. कथन का पाठ.
5. आवेदन के लेखक के हस्ताक्षर.
6. आवेदन की तिथि.
7. अनुमोदन के हस्ताक्षर (अक्सर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के साथ - यदि आवश्यक हो)। यह विवरण वैकल्पिक है. इसलिए, इसकी उपलब्धता किसी विशेष संगठन में ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है।
8. आवेदन पंजीकरण संख्या. आने वाले दस्तावेज़ के जर्नल (या किसी विशेष संगठन में पंजीकरण प्रणाली के डिज़ाइन के आधार पर किसी अन्य जर्नल) के अनुसार दस्तावेज़ को संख्या सौंपी जाती है, जो संख्या, दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर का संकेत देती है। (उदाहरण के लिए, एक सचिव)। इन दस्तावेज़ों को प्राप्त करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति नंबर लिख देता है।
9. उस व्यक्ति का समाधान जिसे आवेदन संबोधित किया गया था या जो किसी विशिष्ट मुद्दे को हल करने के लिए अधिकृत है। संकल्प में आवेदन पर एक हस्तलिखित हस्ताक्षर, तिथि और प्रशासनिक निर्णय शामिल होना चाहिए, जिसमें उस विशिष्ट अधिकारी (उसका नाम या बस विभाग) का संकेत होना चाहिए जिसे यह आदेश भेजा गया है और (यदि आवश्यक हो) वह तारीख जिसके द्वारा संकल्प में निर्दिष्ट आदेश होना चाहिए सज़ा पाएं।
10. इस आवेदन के आधार पर कार्मिक प्रक्रियाएं पूरी होने के बाद, प्रबंधक के आदेश के निष्पादन के संबंध में इस पर नोट्स बनाए जा सकते हैं (उदाहरण 8 देखें)। इन्हें आम तौर पर दस्तावेज़ के नीचे बाईं ओर या किसी खाली जगह पर रखा जाता है।
11. उस केस नंबर के निशान हो सकते हैं जिस पर यह आवेदन भेजा गया था।
आइए हम सभी आवश्यक विवरणों वाले एक एप्लिकेशन का उदाहरण दें।
पंजीकरण की विशेषताएं और सूचनाओं को कानूनी बल देना
नियोक्ता कर्मचारी को किसी बात के बारे में सूचित करने के लिए नोटिस लिखता है। उदाहरण के लिए, कंपनी के अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 123) के अनुसार, कर्मचारियों की प्रस्तावित कटौती (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 180) के बारे में, आगामी अगली वार्षिक छुट्टी के बारे में उसे चेतावनी देने के लिए। , रोजगार अनुबंध की शर्तों में आगामी परिवर्तन के बारे में (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74), इस तथ्य के बारे में कि कर्मचारी के साथ निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध को कम किया जा रहा है (श्रम संहिता के अनुच्छेद 79) रूसी संघ), आदि।
श्रम कानून द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुपालन के लिए आधिकारिक अधिसूचनाएं केवल कागजी रूप में जारी की जानी चाहिए, क्योंकि ये दस्तावेज़ स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन की पुष्टि करेंगे, और कर्मचारी इस अधिसूचना की प्राप्ति की पुष्टि, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ पर ही करता है।
श्रम कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के कुछ मामलों में अधिसूचना के लिखित रूप की आवश्यकता की पुष्टि करने वाले श्रम संहिता के उद्धरण नीचे दिए गए हैं।
दस्तावेज़ खंड
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रूसी संघ का श्रम संहिता अनुच्छेद 74. संगठनात्मक या तकनीकी कार्य स्थितियों में परिवर्तन से संबंधित कारणों से पार्टियों द्वारा निर्धारित रोजगार अनुबंध की शर्तों में परिवर्तन (...) नियोक्ता पार्टियों द्वारा निर्धारित रोजगार अनुबंध की शर्तों में आगामी परिवर्तनों के बारे में कर्मचारी को सूचित करने के लिए बाध्य है, साथ ही उन कारणों के बारे में भी सूचित करने के लिए बाध्य है जिनके कारण ऐसे परिवर्तन आवश्यक हो गए हैं। लिखना दो महीने से पहले नहीं, जब तक कि इस संहिता द्वारा अन्यथा प्रदान न किया गया हो। यदि कर्मचारी नई शर्तों के तहत काम करने के लिए सहमत नहीं है, तो नियोक्ता बाध्य है लिखना उसे नियोक्ता के पास उपलब्ध एक और नौकरी की पेशकश करें (दोनों एक रिक्त पद या कर्मचारी की योग्यता के अनुरूप काम, और एक खाली कम पद या कम वेतन वाली नौकरी), जिसे कर्मचारी अपने स्वास्थ्य की स्थिति को ध्यान में रखते हुए कर सकता है। अनुच्छेद 79. एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध की समाप्ति एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध को उसकी वैधता अवधि समाप्त होने पर समाप्त कर दिया जाता है। कर्मचारी को बर्खास्तगी से कम से कम तीन कैलेंडर दिन पहले इसकी समाप्ति के कारण रोजगार अनुबंध की समाप्ति के बारे में लिखित रूप में सूचित किया जाना चाहिए, उन मामलों के अपवाद के साथ जहां अनुपस्थित कर्मचारी के कर्तव्यों की अवधि के लिए एक निश्चित अवधि का रोजगार अनुबंध समाप्त हो जाता है। . अनुच्छेद 123. वार्षिक सवैतनिक अवकाश देने का क्रम सवैतनिक छुट्टियों के प्रावधान का क्रम वार्षिक रूप से अवकाश कार्यक्रम (...) के अनुसार निर्धारित किया जाता है। कर्मचारी को छुट्टी के प्रारंभ समय के बारे में सूचित किया जाना चाहिए हस्ताक्षर के लिए इसके शुरू होने से दो सप्ताह पहले नहीं। अनुच्छेद 180. किसी संगठन के परिसमापन, संगठन के कर्मचारियों की संख्या या कर्मचारियों में कमी की स्थिति में कर्मचारियों को गारंटी और मुआवजा (...) कर्मचारियों को नियोक्ता द्वारा व्यक्तिगत रूप से चेतावनी दी जाती है हस्ताक्षर के लिए बर्खास्तगी से कम से कम दो महीने पहले। |
इन सभी मामलों में, नियोक्ता को कर्मचारी को एक निश्चित अवधि के लिए सूचित करने के तथ्य की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी, जो श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए, ऐसे नोटिस कर्मचारी को उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत दिए जाते हैं। और नोटिस देते समय सबसे महत्वपूर्ण बात कर्मचारी के हस्ताक्षर नहीं हैं, बल्कि ऐसे नोटिस की प्राप्ति की तारीख का संकेत है।
अधिसूचना में वे सभी विवरण शामिल हैं जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ में होने चाहिए।
आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रणाली
यदि संगठन के पास दस्तावेज़ पंजीकरण के लिए एक सक्षम प्रणाली है तो नियोक्ता के लिए श्रम संघर्ष (मुकदमे सहित) की स्थिति में अपना बचाव करना आसान होगा। एक कंपनी पंजीकरण प्रणाली इसके लिए आवश्यक है:
दस्तावेज़ों की उपलब्धता को रिकॉर्ड करना और उनकी आवाजाही पर नज़र रखना;
कंपनी के दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना;
उद्यम में आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का इष्टतम संगठन;
कानूनी संघर्ष की स्थिति में नियोक्ता के हितों की रक्षा करना। इस मामले में, जर्नल पंजीकरण प्रणाली इस तथ्य की पुष्टि करेगी कि दस्तावेज़ एक निश्चित तिथि पर बनाया गया था।
सीधे तौर पर रखी जाने वाली पत्रिकाओं (खाता बहियों) की संख्या संगठन की गतिविधियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। लेखांकन पत्रिकाओं (पुस्तकों) के लिए न केवल दस्तावेजों को पंजीकृत करने का कार्य करना, बल्कि संघर्ष की स्थिति में, सबूत के रूप में कार्य करना कि दस्तावेज़ वास्तव में एक निश्चित अवधि में बनाया गया था और दर्ज नहीं किया जा सका बाद में, इन पत्रिकाओं के डिज़ाइन के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करने की अनुशंसा की जाती है।
पत्रिकाओं को यह अवश्य करना चाहिए:
एक कठोर आवरण रखें (शैल्फ जीवन का अनुपालन करने के लिए);
एक चिपकने वाला बंधन है (किसी शीट को हटाने या मौजूदा जर्नल में एक शीट जोड़ने की असंभवता या कठिनाई को साबित करने के लिए);
आरंभ से अंत तक पृष्ठ क्रमांकित हों;
सिला हुआ हो;
एक कानूनी इकाई की मुहर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (कार्य पुस्तकों के लिए लेखांकन की पहली दो पुस्तकों के अपवाद के साथ, जिन्हें मोम मुहर या मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए (डिक्री के खंड 41) रूसी संघ की सरकार दिनांक 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 "कार्य पुस्तकों पर")।
पत्रिकाओं का आंतरिक रूप, जिसमें आंतरिक पत्राचार के दस्तावेज़ दर्ज किए जा सकते हैं, संगठनों द्वारा स्वयं विकसित किया जाता है, क्योंकि पत्रिकाओं का कोई एकीकृत रूप नहीं होता है। इनका अनुमानित स्वरूप नीचे दिया गया है।
प्रतिलिपियाँ और डुप्लिकेट
अक्सर, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ अधिकारियों को प्रतियों या डुप्लिकेट के रूप में सौंपे जाते हैं, विशेष रूप से यदि मूल दस्तावेज़ किसी उच्च अधिकारी को भेजा गया था या केस फ़ाइल में दायर किया गया था, लेकिन दस्तावेज़ पर कुछ और कार्रवाई करने की आवश्यकता है।
प्रतिलिपि दस्तावेज़ प्रतिकृति या मुफ़्त हो सकता है। प्रतिकृति प्रतिलिपिदस्तावेज़ की सामग्री और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है - मूल में निहित विवरण (हस्ताक्षर और मुहर सहित) या उनके हिस्से, उनके स्थान की विशेषताएं। निःशुल्क प्रतिलिपिटाइपराइटर पर बनाए गए दस्तावेज़ में दस्तावेज़ के सभी विवरण शामिल हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि यह उसके स्वरूप को दोहराए।
दस्तावेज़ों के लिए ज़िम्मेदार कर्मचारी प्रतियों को प्रमाणित करता है। प्रतियों के प्रमाणीकरण को "सही" या "कॉपी सही है" शब्द लगाकर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख और तारीख का संकेत देकर औपचारिक रूप दिया जाता है। प्रमाणीकरण नोट आमतौर पर दस्तावेज़ के निचले भाग में किसी खाली स्थान पर रखा जाता है।
यदि दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रस्तुत किया जाता है, तो दस्तावेज़ों की प्रतियों पर (उनसे उद्धरण) मोहर लगानी होगी .
डुप्लिकेट - किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की डुप्लिकेट प्रतिलिपि जिसमें मूल की कानूनी शक्ति होती है।
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इसलिए, आंतरिक पत्राचार के दस्तावेजों को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए - अक्सर प्रक्रिया की वैधता की मान्यता उनके सही निष्पादन और प्रसंस्करण पर निर्भर करती है। लेकिन यह वही दस्तावेज़ हैं जिन्हें वर्तमान में नियोक्ता अक्सर नहीं जानते हैं कि उन्हें कैसे संभालना है। ऐसे कागजात को पंजीकृत नहीं किया जाता है, ध्यान में नहीं रखा जाता है, या उन पर सहमति नहीं दी जाती है, जो न केवल दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है, बल्कि कंपनी में की जाने वाली प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी प्रभावित करता है। अक्सर, इस वजह से, नियोक्ता किसी विशेष कर्मचारी का अपराध साबित नहीं कर सकता है और अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करने या कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करने के कानूनी तरीकों को लागू नहीं कर सकता है। कई कंपनियां अपनी गलतियों के आधार पर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का निर्माण शुरू करती हैं, लेकिन उनके परिणामों से निपटने की तुलना में नकारात्मक परिणामों को रोकना अभी भी बेहतर है।
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