कानूनी बल- यह एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति है, जो इसे मौजूदा कानून, इसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा प्रदान की गई है। आवश्यक विवरणों की अनुपस्थिति या उनका गलत निष्पादन इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि दस्तावेज़कानूनी बल नहीं होगा(उदाहरण के लिए, कोई हस्ताक्षर या तारीख नहीं)। यदि इसमें पाठ का शीर्षक या कलाकार के बारे में कोई टिप्पणी नहीं है, तो इससे केवल कुछ कठिनाइयाँ पैदा होंगी वीदस्तावेज़ के साथ काम करें, लेकिन इसके कानूनी महत्व को प्रभावित नहीं करेंगे।
अनिवार्य विवरणदस्तावेज़ों की कानूनी शक्ति सुनिश्चित करना,हैं:
संगठन का नाम (आधिकारिक) - दस्तावेज़ का लेखक; दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; कागजातों की तारीख; पंजीकरण संख्या; दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट; मूलपाठ; हस्ताक्षर; मुहर।
हस्ताक्षरकिसी भी दस्तावेज़ के लिए एक अनिवार्य आवश्यकता है।आधिकारिक हस्ताक्षर दस्तावेज़ में, मान लिया गया हैज़िम्मेदारी: दस्तावेज़ की प्रामाणिकता के लिए; दस्तावेज़ के निष्पादन (प्रभाव में लाने) के सभी संभावित परिणामों के लिए।
हस्ताक्षर सही कुछ व्यक्तियों को प्रदान किया जाता है और हो सकता हैतय: उद्यम के चार्टर में; उद्यम पर नियमों में (संरचनात्मक इकाई पर); कार्यालय कार्य के निर्देशों में; कर्मचारी के कार्य विवरण में; जिम्मेदारियों के वितरण के क्रम में।
संगठन के दस्तावेज़ों पर निदेशक या उसके प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। संरचनात्मक प्रभागों के दस्तावेज़ों पर उनके प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
कई मुद्दों पर, अन्य कर्मचारियों, उदाहरण के लिए, उद्यम के प्रमुख विशेषज्ञों को हस्ताक्षर करने का अधिकार हो सकता है। हस्ताक्षर दस्तावेज़ की पहली प्रति पर और, यदि आवश्यक हो, अन्य प्रतियों पर, उदाहरण के लिए, एक समझौते का समापन करते समय किया जाता है।
कागजातों की तारीख- दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक। किसी दस्तावेज़ पर तारीख का अभाव उसे अमान्य बना देता है।
मुहर- कानूनी रूप से महत्वपूर्ण अपेक्षित औरसबसे महत्वपूर्ण (या वित्तीय) दस्तावेजों पर किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रमाणित करने के लिए उपयोग किया जाता है।मुहर इंगित करती है: दस्तावेज़ की प्रामाणिकता के बारे में;
मुहर पर दर्शाए गए संगठन के साथ दस्तावेज़ की संबद्धता के बारे में।मोहर लगी हुई है उन दस्तावेज़ों पर जिनका प्रकाशनशामिल है:
कोई कानूनी परिणाम, उदाहरण के लिए किसी उद्यम का निर्माण या पुनर्गठन;
भौतिक परिणाम, उदाहरण के लिए, भौतिक संपत्तियों का हस्तांतरण, किसी संगठन या व्यक्ति के किसी चीज़ के अधिकार का प्रमाणीकरण।
अनुमोदन मोहर- कुछ दस्तावेज़ प्रमुख या उच्च प्राधिकारी द्वारा अनुमोदन के क्षण से ही कानूनी बल प्राप्त कर लेते हैं।
अनुमोदन स्टाम्प एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक आवश्यकता है जो इसकी सामग्री को एक मानक या कानूनी चरित्र प्रदान करता है।निम्नलिखित अनिवार्य अनुमोदन के अधीन हैं: उद्यमों (शाखाओं) पर चार्टर, विनियम; स्टाफिंग कार्यक्रम; निरीक्षण रिपोर्ट, स्वीकृति प्रमाण पत्र; कार्य विवरणियां; अनुमान, व्यावसायिक योजनाएँ, रिपोर्ट औरवगैरह।
पंजीकरण संख्यादस्तावेज़ की प्रामाणिकता की एक अतिरिक्त गारंटी है। यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों से गुज़रा है, पंजीकृत किया गया है और इस प्रकार उद्यम का एक आधिकारिक दस्तावेज़ है।
कानूनी प्रभाव देना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़इस्तेमाल किया गयाइलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर.
किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी रूप से तभी महत्वपूर्ण माना जाता है जब इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता का सत्यापन सकारात्मक हो।
इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर(ईडीएस) - इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को जालसाजी से बचाने के उद्देश्य से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का विवरण, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की एक निजी कुंजी का उपयोग करके जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त किया गया है और हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र के मालिक की पहचान करने की अनुमति देता है, जैसे साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति को स्थापित करना।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षरसमकक्षकागजी दस्तावेज़ में हस्तलिखित हस्ताक्षरनिम्नलिखित शर्तों के अधीन:
प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय मान्य है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि की गई है;
एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट जानकारी के अनुसार किया जाता है। इस तकनीक को धन्यवादपरिणाम एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है: कानूनी बल होना; दस्तावेज़ के लेखकत्व की पुष्टि करना; दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति की पुष्टि करना।
के लिए कॉपीएक कागजी दस्तावेज था मूल की कानूनी शक्ति,उसकीप्रमाणित होना चाहिए स्थापित आदेश के अनुसार.
इस प्रयोजन के लिए, विवरण प्रदान किया गया है"प्रमाणीकरण चिह्न की प्रतिलिपि बनाएँ"कौनरोकना: प्रमाणीकरण "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; उसके हस्ताक्षर; प्रमाणीकरण की तारीख;
मुद्रण (सबसे महत्वपूर्ण या बाहरी दस्तावेज़ों के लिए)। प्रमाणीकरण कंपनी द्वारा स्वयं या, यदि आवश्यक हो, नोटरी द्वारा किया जाता है।
नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार या पार्टियों के समझौते के अनुसार, एक मुहर के साथ एक कागजी दस्तावेज़, जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में परिवर्तित किया जाता है, तो किसी अधिकारी के इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है।उद्यमों को प्रमाणित करने की अनुमति है:
काम या अध्ययन के लिए आवेदन करते समय नागरिकों द्वारा प्रस्तुत दस्तावेजों की प्रतियां;
श्रमिकों की सामाजिक समस्याओं के समाधान के लिए दस्तावेजों की प्रतियां।प्रतियां उद्यम में प्रमाणित की जाती हैं: संगठन का प्रमुख; अधिकारी (मानव संसाधन विभाग के प्रमुख)।
किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए स्थापित विवरणों के एक सेट और मानक का अनुपालन करने वाले फॉर्म पर निष्पादन द्वारा सुनिश्चित की जाती है।
यह याद रखना चाहिए कि अलग-अलग दस्तावेज़ों में विवरणों का एक अलग सेट होता है और एक दस्तावेज़ बनाते समय आपको GOST में वर्णित सभी विवरणों का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होती है। कुछ विवरण परस्पर अनन्य हैं, उदाहरण के लिए, विवरण "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" केवल अक्षरों में दर्शाया गया है, जबकि "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम" लेटरहेड पर नहीं लिखा गया है। दस्तावेज़ तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया में, दस्तावेज़ के उद्देश्य और उसके प्रसंस्करण के लिए आवश्यक होने पर आवश्यक विवरणों की संरचना को अन्य विवरणों के साथ पूरक किया जा सकता है। आप एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्रों में अतिरिक्त विवरण दर्ज कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने के आदेश के प्रपत्र में "कार्मिक विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर", "तत्काल पर्यवेक्षक के हस्ताक्षर" विवरण जोड़ें। हालाँकि, एकीकृत प्रपत्रों से व्यक्तिगत विवरण हटाने की अनुमति नहीं है।
विवरण की संरचनाकिसी विशिष्ट दस्तावेज़ की विशेषताएँ दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्यों, उसके उद्देश्य, इस दस्तावेज़ की सामग्री और रूप के लिए आवश्यकताओं और दस्तावेज़ीकरण की विधि से निर्धारित होती हैं।
विवरण की संरचना और उनके निष्पादन के लिए आवश्यकताओं को स्थापित करने वाले मुख्य दस्तावेज GOST R 6.30-2003 हैं, संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के नियम 15 जून, 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित हैं।
ये दस्तावेज़ निम्नलिखित विवरण स्थापित करते हैं जिनका उपयोग संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन में किया जाता है - डिक्री, आदेश, निर्देश, पत्र, प्रोटोकॉल, अधिनियम और ओके 011-93 (ओकेयूडी) में शामिल अन्य दस्तावेज़:
दस्तावेज़ प्रपत्र कोडऔर ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी) के अनुसार चिपकाए गए हैं। ओकेयूडी तकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी के वर्गीकरण और कोडिंग की एकीकृत प्रणाली का एक अभिन्न अंग है और राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था में उपयोग के लिए अनुमोदित दस्तावेजों के एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों और रूपों को शामिल करता है।
संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क(सेवा चिह्न) चार्टर (संगठन के विनियम) के अनुसार संगठन के लेटरहेड पर लगाए जाते हैं।
संगठन कोड(ओकेपीओ) उद्यमों और संगठनों के अखिल रूसी वर्गीकरण के अनुसार तय किए गए हैं।
ओजीआरएन- कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार लगाई जाती है।
आईएनएन/केपीपी- पंजीकरण के लिए करदाता पहचान संख्या/कारण कोड कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार दर्ज किया जाता है।
कंपनी का नाम, जो दस्तावेज़ का लेखक है, को उसके घटक दस्तावेज़ों में निहित नाम के अनुरूप होना चाहिए। संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त नाम और उसके अभाव में मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो) दर्शाया गया है। संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे या पीछे रखा गया है। रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जिनके पास रूसी संघ की राज्य भाषा (रूसी) के साथ, रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषा है, दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं।
शाखा, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय का नाम इंगित किया गया है यदि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे स्थित है।
संगठन के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल हैइसमें शामिल हैं: डाक पता; संगठन के विवेक पर टेलीफोन नंबर और अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, ईमेल पता)।
संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन के विनियम) द्वारा निर्धारित किया जाना चाहिए और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "आंतरिक श्रम नियम", "नौकरी विवरण"।
दस्तावेज़ की तारीख हैप्रोटोकॉल के लिए इसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख - बैठक की तारीख (निर्णय लेने की तारीख), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख।
दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही (एकल) तारीख होनी चाहिए।
अनुमत दस्तावेज़ दिनांक को प्रारूपित करने के दो तरीके: डिजिटल या मौखिक-डिजिटल।
डिजिटल पद्धति से, दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में क्रम से लिखी जाती है:
महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक।
उदाहरण के लिए, दिनांक 5 फ़रवरी 2011 को निम्नलिखित प्रविष्टि के रूप में स्वरूपित किया जाना चाहिए: 02/05/2011।
दिनांक को क्रम में प्रारूपित करना संभव है: वर्ष, महीना, महीने का दिन, उदाहरण के लिए, 2011.02.05।
तिथियों को स्वरूपित करने की यह विधि अभिलेखागार में व्यापक रूप से उपयोग की जाती है - अलमारियों, फ़ोल्डरों और अन्य दस्तावेजों पर तिथियां "रिवर्स" क्रम में लिखी जाती हैं।
मौखिक-डिजिटल पद्धति में, तारीख इस प्रकार प्रारूपित की जानी चाहिए: 05 फरवरी, 2011।
दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या शामिल हैइसके क्रमांक से, जिसे संगठन के विवेक पर मामलों के नामकरण, संवाददाता, निष्पादकों के बारे में जानकारी के अनुसार केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है।
दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से प्रकाशित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इनमें से प्रत्येक संगठन के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे दस्तावेज़ में लेखकों को इंगित करने के क्रम में एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है।
दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या संबंधित पंजीकरण फॉर्म में की गई प्रविष्टि के आधार पर निर्दिष्ट की जाती है।
निम्नलिखित प्रकार के पंजीकरण फॉर्म प्रतिष्ठित हैं:
पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड (आरसीसी);
पंजीकरण जर्नल (किताबें);
स्क्रीन फॉर्म (कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों का उपयोग करते समय)।
कुछ पत्रिकाओं और पुस्तकों के प्रपत्र आधिकारिक निकायों द्वारा अनुमोदित होते हैं। उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उनके लिए आवेषण को रिकॉर्ड करने के लिए पुस्तक के फॉर्म को रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के 10 अक्टूबर 2003 नंबर 69 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था "कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुमोदन पर" ।”
लेकिन अधिकांश रूप अपने विवेक से विकसित किया गयानियोक्ता। दस्तावेज़ प्रपत्र उपरोक्त दस्तावेज़ों में पाए जा सकते हैं।
एक अपंजीकृत दस्तावेज़ में कोई कानूनी बल नहीं होता!!!
पंजीकरण संख्या और तारीख से लिंक करेंदस्तावेज़ में उस दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल है जिस पर प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। पत्रों के लिए यह विवरण आवश्यक है.
संकलन का स्थानया दस्तावेज़ का संस्करण इंगित किया गया है यदि "संगठन का नाम" और "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण का उपयोग करके इसे निर्धारित करना मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए दर्शाया गया है, केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जा सकता है;
पत्र पानेवालासंगठन, उनके संरचनात्मक प्रभाग, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को दस्तावेज़ संबोधित करते समय, उपनाम से पहले प्रारंभिक संकेत दिए जाते हैं।
नाममात्र मामले में संगठन और उसकी संरचनात्मक इकाई का नाम दर्शाया गया है। जिस व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित किया गया है उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है।
उदाहरण के लिए:
सीईओ को
जेएससी "पारस"
वी.ए. लाप्टेव
या
मयंक एलएलसी
लेखांकन
मुख्य अर्थशास्त्री
वी.एम. कोचेतोवा
दस्तावेज़ में चार से अधिक पते वाले नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। यदि अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो एक दस्तावेज़ वितरण सूची बनाई जाती है।
"पता प्राप्तकर्ता" विवरण में एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्वों को डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है।
किसी दस्तावेज़ को किसी संगठन को संबोधित करते समय, उसका नाम इंगित करें, फिर डाक पता; सबसे लंबी पंक्ति के संबंध में "पता" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को केन्द्रित करना भी संभव है।
उदाहरण के लिए:
सरकारी विभाग
अखिल रूसी वैज्ञानिक अनुसंधान
दस्तावेज़ीकरण और अभिलेखीय मामले संस्थान
प्रोफ़सोयुज़्नया स्ट्रीट, 82, मॉस्को, 117393
किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित करते समय, उपनाम, प्रथम नाम, प्राप्तकर्ता का संरक्षक, फिर डाक पता, इंगित करें।
उदाहरण के लिए:
अब्रामोव ओलेग पावलोविच
अनुसूचित जनजाति। सदोवया, 5, उपयुक्त। 12,
लिप्की, तुला क्षेत्र, 301264
किसी दस्तावेज़ को एक साथ किसी संगठन और एक व्यक्ति ("कॉपी में") को संबोधित करते समय, पते को उदाहरण के अनुसार प्रारूपित किया जाना चाहिए:
मोस्कोवस्की जिले का आंतरिक मामलों का विभाग
सेंट पीटर्सबर्ग
विभाग के प्रमुख
एस.एम. टिटोव
स्विरिडोव पीटर अलेक्सेविच
अनुसूचित जनजाति। पोर्टोवाया, नं. 82, उपयुक्त
लोमोनोसोव
लेनिनग्राद क्षेत्र, 196754
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट- एक आधिकारिक दस्तावेज़ की आवश्यकता जो इसकी सामग्री को एक मानक या कानूनी चरित्र प्रदान करती है। किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन किसी दस्तावेज़ को प्रभावी बनाने का एक विशेष तरीका है, जो संगठनों, अधिकारियों और नागरिकों के एक निश्चित समूह में इसके वितरण को अधिकृत करता है।
किसी दस्तावेज़ को दो तरीकों से अनुमोदित किया जा सकता है:
अधिकारी(यों);
एक विशेष रूप से प्रकाशित दस्तावेज़.
अनुमोदन के दोनों तरीकों में समान कानूनी शक्ति है।
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित है।
जब किसी दस्तावेज़ को किसी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में स्वीकृत शब्द (उद्धरण चिह्नों के बिना), दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, प्रारंभिक, उपनाम और अनुमोदन की तारीख शामिल होनी चाहिए।
उदाहरण के लिए
मैंने अनुमोदित कर दिया
सीईओ
जेएससी "स्कार्लेट सेल्स"
व्यक्तिगत हस्ताक्षर आई.एस
12.01.2011
इसे सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष दस्तावेज़ की "अनुमोदन स्टाम्प" विशेषता में तत्वों को केन्द्रित करने की अनुमति है।
उदाहरण के लिए
मैंने अनुमोदित कर दिया
सीईओ
जेएससी "लोमोनोसोव पोर्सिलेन फैक्ट्री"
व्यक्तिगत हस्ताक्षर आई.एस
12.01.2011
जब किसी दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर रखे जाते हैं।
किसी दस्तावेज़ को संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित करते समय, अनुमोदन स्टाम्प में स्वीकृत (अनुमोदित, अनुमोदित या स्वीकृत) शब्द शामिल होता है, वाद्य मामले में अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम, उसकी तिथि और संख्या।
उदाहरण के लिए
अनुमत
सामान्य बैठक के निर्णय से
शेयरधारक दिनांक 15 सितंबर 2010 संख्या 14
या
अनुमत
अध्यक्ष के आदेश से
बैंक बोर्ड
दिनांक 02/01/2011 क्रमांक 12
प्रत्येक दस्तावेज़ पर अनुमोदन मोहर मौजूद नहीं है।
अनुमोदन के अधीन दस्तावेजों की अनुमानित सूची।
अधिनियम (निरीक्षण और ऑडिट; वस्तुओं, उपकरणों के पूर्ण निर्माण की स्वीकृति; बट्टे खाते में डालना; परीक्षा, मामलों का हस्तांतरण; संगठनों, संस्थानों, उद्यमों, आदि का परिसमापन)।
समझौते (कार्य के निष्पादन, सामग्री और तकनीकी आपूर्ति, परिसर के किराये पर; आपूर्ति, अनुबंध, वैज्ञानिक और तकनीकी सहयोग, वित्तीय दायित्व, आदि पर)।
कार्य (सुविधाओं, तकनीकी संरचनाओं, पूंजी निर्माण के डिजाइन के लिए; अनुसंधान, डिजाइन और तकनीकी कार्य करने के लिए; तकनीकी, आदि)
निर्देश (नियम) - (आधिकारिक; कार्यालय के काम पर; सुरक्षा सावधानियां; आंतरिक श्रम नियम, आदि)
मानक (कच्चे माल, सामग्री, बिजली की खपत; तकनीकी डिजाइन; कर्मचारियों की संख्या, आदि)
रिपोर्ट (उत्पादन गतिविधियों, व्यावसायिक यात्राओं, शोध कार्य आदि पर)
सूचियाँ (अनियमित कामकाजी घंटों वाले कर्मचारियों के पदों की; उद्यम जो कुछ लाभों के अधीन हैं; मंत्रालयों, विभागों और अन्य संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक दस्तावेजी सामग्री, सामग्री के लिए भंडारण अवधि का संकेत, आदि)
योजनाएं (उत्पादन; निर्माण और स्थापना, डिजाइन और सर्वेक्षण, अनुसंधान कार्य, नई तकनीक का परिचय; उत्पादों की सहकारी आपूर्ति; स्थापित नामकरण के अनुसार उत्पादों का वितरण; आवास और सांप्रदायिक सेवाओं से आय, प्रमुख मरम्मत; बोर्ड का काम, वैज्ञानिक और तकनीकी परिषद, वैज्ञानिक परिषद, आदि)
विनियम (संगठन पर; संरचनात्मक इकाई; बोनस, उन्नत प्रशिक्षण, आदि)
कार्यक्रम (कार्य और कार्यक्रम; प्रशिक्षण, आदि)
काम के लिए कीमतें.
अनुमान (प्रबंधन तंत्र, भवनों, परिसरों, संरचनाओं के रखरखाव के लिए व्यय; उद्यम निधि का उपयोग; नए उत्पादों के उत्पादन की तैयारी और विकास; पूंजी निर्माण, आदि)
राज्य मानक, उद्योग मानक, तकनीकी स्थितियाँ।
संरचना और स्टाफिंग.
टैरिफ दरें.
संगठन के चार्टर.
एकीकृत दस्तावेज़ों के प्रपत्र.
स्टाफिंग कार्यक्रम और उनमें परिवर्तन।
संकल्प।
संकल्प में दस्तावेज़ में निर्धारित समस्या के समाधान (समाधान की तैयारी) के संबंध में निर्देश शामिल हैं।
संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखे गए संकल्प में निष्पादकों के नाम और आद्याक्षर, आदेश की सामग्री (यदि आवश्यक हो), निष्पादन की समय सीमा, हस्ताक्षर और तारीख शामिल है।
उदाहरण के लिए:
जैतसेवा ए.वी.
निकितिन पी.एस.
कृपया एक प्रोजेक्ट तैयार करें
हर्मीस के साथ समझौते
01/21/2011 तक
व्यक्तिगत हस्ताक्षर
तारीख
इसे एक अलग शीट पर संकल्प तैयार करने की अनुमति है।
पाठ का शीर्षकदस्तावेज़ का सारांश शामिल है। शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप होना चाहिए। शीर्षक प्रश्नों का उत्तर दे सकता है:
किस बारे में (किसके बारे में), क्या (किसके)?
उदाहरण के लिए: प्रमाणन आयोग बनाने का आदेश; मुख्य डिजाइनर का कार्य विवरण।
A5 प्रारूप पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों के पाठ में शीर्षक शामिल नहीं हो सकता है।
नियंत्रण चिह्नकिसी दस्तावेज़ का निष्पादन अक्षर "K", शब्द या मोहर "नियंत्रण" द्वारा दर्शाया जाता है।
दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा में या रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषाओं में रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है।
दस्तावेज़ों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं।
किसी पाठ को प्रश्नावली के रूप में संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम को नाममात्र मामले में संज्ञा या वर्तमान या भूत काल के दूसरे व्यक्ति बहुवचन क्रिया ("है") के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए। , "कब्ज़ा" या "थे", "थे", आदि)। मौखिक रूप से व्यक्त की गई विशेषताएँ विशेषताओं के नाम के अनुरूप होनी चाहिए।
तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और पंक्तियों के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए।
यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जानी चाहिए।
जुड़ा हुआ पाठ, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं।
पहला भाग दस्तावेज़ तैयार करने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित करता है,
दूसरे (अंतिम) में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, प्रस्ताव, सिफारिशें।
पाठ में केवल अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक भाग; पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध)।
अन्य संगठनों के दस्तावेज़ों या पहले प्रकाशित दस्तावेज़ों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ का पाठ उनके विवरण को दर्शाता है:
दस्तावेज़ का शीर्षक;
संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक;
कागजातों की तारीख;
दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या;
पाठ का शीर्षक.
यदि पाठ में कई समाधान, निष्कर्ष आदि शामिल हैं, तो इसे अनुभागों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जिन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है।
दस्तावेज़ों में (आदेश, आदेश)कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठन, साथ ही संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश देता हूं", "मैं पेशकश करता हूं", "मैं पूछता हूं") में प्रस्तुत किया जाता है।
दस्तावेज़ों में कॉलेजियम निकायपाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में प्रस्तुत किया गया है।
संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश देते हैं", "निर्णय लिया") में प्रस्तुत किया जाता है।
प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बोला", "निर्णय लिया", "निर्णय") में प्रस्तुत किया गया है।
संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का मूल्यांकन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति एकवचन में पाठ की प्रस्तुति का रूप या बहुवचन का प्रयोग किया जाता है ("विभाग कार्य करता है", "संघ शामिल है", "आयोग की स्थापना")।
पत्रों में प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:
- प्रथम व्यक्ति बहुवचन ("कृपया भेजें", "हम विचार के लिए भेजते हैं");
- प्रथम व्यक्ति एकवचन ("मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "कृपया हाइलाइट करें");
- तीसरे व्यक्ति एकवचन से ("मंत्रालय आपत्ति नहीं करता")।
ऐप उपलब्धता चिह्नदस्तावेज़ के पाठ में नामित, इस प्रकार स्वरूपित है:
आवेदन: 5 एल के लिए. 2 प्रतियों में.
यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई आवेदन हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है ,
उदाहरण के लिए:
अनुप्रयोग।
1. क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पृष्ठों के विनियम। 1 प्रति
2. 7 पृष्ठों के क्षेत्रीय ऋण विभाग के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के नियम। 2 प्रतियों में.
दस्तावेज़ के बाएं हाशिये से तीन अंतराल पर पैराग्राफ पर निशान लगाया जाता है।
यदि आवेदन पत्र बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की गई है।
कार्य की प्रक्रिया में प्रत्येक कार्मिक अधिकारी को एक ही प्रकार के कई दस्तावेज़ तैयार करने होते हैं, और इन दस्तावेज़ों को सही ढंग से और समान रूप से तैयार किया जाना चाहिए। बेशक, कानून एकीकृत फॉर्म, कार्यपुस्तिकाएं और रोजगार अनुबंध की सामग्री को भरने के लिए बुनियादी प्रक्रिया को परिभाषित करता है। लेकिन आपकी कंपनी में दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देश और दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित करने की सलाह दी जाती है।
1 ?. "दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति" की अवधारणा, राज्य मानक में इसका समेकन।
GOST 51141-98 “कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। शब्द और परिभाषाएं". किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति है जो इसे वर्तमान कानून, इसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा प्रदान की जाती है।
2?. दस्तावेज़ प्रपत्र पर जानकारी. दस्तावेज़ की सामग्री, इसकी अनिवार्य प्रकृति। दस्तावेज़ पहचान की संरचना: अनुमोदन, हस्ताक्षर, मुहर छाप।
किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल प्राप्त करने के लिए, यह होना चाहिए:
उचित रूप से स्वरूपित;
वर्तमान कानून की सामग्री का खंडन न करें;
ऐसा करने के हकदार किसी संगठन द्वारा प्रकाशित किया जाए।
आवश्यक विवरणों की अनुपस्थिति या उनका गलत निष्पादन इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होगा (उदाहरण के लिए, कोई हस्ताक्षर या तारीख नहीं है)। यदि इसमें पाठ का शीर्षक या कलाकार के बारे में कोई नोट नहीं है, तो इससे दस्तावेज़ के साथ काम करने में केवल कुछ कठिनाइयाँ होंगी, लेकिन इसके कानूनी महत्व पर कोई असर नहीं पड़ेगा।
किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए स्थापित विवरणों के एक सेट द्वारा सुनिश्चित की जाती है - एक आधिकारिक दस्तावेज़ की तैयारी के लिए अनिवार्य तत्व। उनके निष्पादन के लिए विवरण और आवश्यकताओं की संरचना स्थापित करने वाला मुख्य दस्तावेज़ है GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ।"दस्तावेज़ों की कानूनी वैधता सुनिश्चित करने वाले अनिवार्य विवरण हैं:
संगठन का नाम (आधिकारिक) - दस्तावेज़ का लेखक;
दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
कागजातों की तारीख;
पंजीकरण संख्या;
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;
हस्ताक्षर;
कुछ सूत्रों के अनुसार यह भी: अनुमोदन वीज़ा, प्रतिलिपि प्रमाणन चिह्न, संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी।
हस्ताक्षरकिसी भी दस्तावेज़ की अनिवार्य आवश्यकता है; अधिकारी, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करके, दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और दस्तावेज़ के निष्पादन के सभी संभावित परिणामों के लिए ज़िम्मेदारी लेता है।
कागजातों की तारीख– दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक। किसी दस्तावेज़ पर तारीख का अभाव उसे अमान्य बना देता है।
मुहर- एक कानूनी रूप से महत्वपूर्ण आवश्यकता, जिसका उपयोग सबसे महत्वपूर्ण (या वित्तीय) दस्तावेजों पर किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रमाणित करने के लिए किया जाता है।
अनुमोदन मोहर- कुछ दस्तावेज़ प्रमुख या उच्च प्राधिकारी द्वारा अनुमोदन के क्षण से ही कानूनी बल प्राप्त कर लेते हैं।
पंजीकरण संख्यादस्तावेज़ की प्रामाणिकता की एक अतिरिक्त गारंटी है। यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों से गुज़रा है, पंजीकृत किया गया है और इस प्रकार उद्यम का एक आधिकारिक दस्तावेज़ है।
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विधायी और नियामक ढांचा
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विधायी और नियामक ढांचे की संरचना:
1. रूसी संघ के कानून।
2. रूसी संघ के राष्ट्रपति के आदेश, रूसी संघ की सरकार के संकल्प; कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर संगठनों, स्थानीय कार्यकारी अधिकारियों के पद्धति संबंधी दस्तावेज़।
3. रूसी संघ, मंत्रालयों, विभागों, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के राज्य मानक के विनियामक कार्य।
कर्मियों के साथ काम के अनिवार्य दस्तावेजीकरण पर श्रम और पेंशन कानून।
· रूसी संघ का श्रम संहिता। यह मूल कानून है जिसका किसी भी संगठन के कार्मिक विशेषज्ञ को अपने काम में पालन करना चाहिए। श्रम संहिता के मानदंड कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने, उनके काम करने के समय और आराम के समय को व्यवस्थित करने, वेतन भुगतान की शर्तों और कर्मचारियों को विभिन्न लाभ और मुआवजे प्रदान करने की प्रक्रिया को विनियमित करते हैं।
· प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों के लिए योग्यता निर्देशिका (रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 21 अगस्त 1998 संख्या 37 के संकल्प द्वारा अनुमोदित (20 अप्रैल 2001 को संशोधित): कार्मिक विभाग के प्रमुख की नौकरी की जिम्मेदारियों में से एक पेंशन पर दस्तावेजों की तैयारी सुनिश्चित करना है बीमा, साथ ही सामाजिक सुरक्षा प्राधिकरण को उनकी प्रस्तुति। पेंशन के लिए आवेदन करने, पेंशन आवंटित करने और पेंशन की राशि की पुनर्गणना करने, संघीय कानून "रूसी संघ में श्रम पेंशन पर" (दिनांक 17 दिसंबर, 2001 संख्या 173-एफजेड) के अनुसार एक पेंशन से दूसरे में स्थानांतरित करने के नियम ) और "रूसी संघ में राज्य पेंशन पर" कानून(दिनांक 15 दिसंबर, 2001 नंबर 166-एफजेड) (रूस के श्रम मंत्रालय और रूसी संघ के पेंशन फंड के दिनांक 27 फरवरी, 2002 नंबर 17/19पीबी के संकल्प द्वारा अनुमोदित; रूस के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत) 31 मई, 2002 को (पंजीकरण संख्या 3491); 5 जून, 2002 को रोसिस्काया गजेटा में प्रकाशित)।
संघीय श्रम निरीक्षणालय, अन्य संघीय और सार्वजनिक पर्यवेक्षी और नियंत्रण निकायों के निकायों द्वारा पर्यवेक्षी और नियंत्रण गतिविधियों को अंजाम देते समय कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की प्रस्तुति; अभियोजक के कार्यालय द्वारा.
· प्रावधानों के अनुसार रूसी संघ का श्रम संहिताराज्य श्रम निरीक्षणालय को नियोक्ताओं द्वारा श्रम कानूनों के अनुपालन की निगरानी और नियंत्रण करने का अधिकार है। राज्य श्रम निरीक्षकों के पास पर्यवेक्षण और नियंत्रण के अभ्यास में व्यापक अधिकार हैं; उन्हें सभी संगठनात्मक और कानूनी रूपों और स्वामित्व के रूपों के साथ-साथ नियोक्ताओं - व्यक्तियों की उपस्थिति में, दिन के किसी भी समय स्वतंत्र रूप से दौरा करने का अधिकार है; निरीक्षण करने के उद्देश्य से, नियोक्ताओं और उनके प्रतिनिधियों से दस्तावेजों, स्पष्टीकरणों, पर्यवेक्षी और नियंत्रण कार्यों को करने के लिए आवश्यक जानकारी का अनुरोध करने के लिए मानक प्रमाण पत्र।
· 27 जुलाई 2006 के रूसी संघ का संघीय कानून संख्या 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर।" कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के साथ मानव संसाधन विभाग के सभी कार्य इसी कानून पर आधारित हैं। उदाहरण के लिए, यह प्रश्न कि जब कोई कर्मचारी काम करना शुरू करेगा तो उससे प्राप्त जानकारी को कैसे संसाधित किया जाएगा और कहाँ संग्रहीत किया जाएगा।
· 29 जुलाई 2004 के रूसी संघ का कानून संख्या 98-एफजेड "व्यापार रहस्यों पर"। यह उन सूचनाओं की एक सूची स्थापित करता है जो किसी संगठन के व्यापार रहस्य का गठन कर सकती हैं, उन कर्मचारियों की एक सूची जिनकी उस तक पहुंच है, गुप्त डेटा से परिचित होने की एक प्रक्रिया, साथ ही गोपनीय जानकारी के प्रसार की जिम्मेदारी भी।
· 17 जुलाई 1999 के रूसी संघ का कानून संख्या 181-एफजेड "रूसी संघ में श्रम सुरक्षा के बुनियादी सिद्धांतों पर।" इस दस्तावेज़ के प्रावधान किसी संगठन में श्रम सुरक्षा प्रणाली का सक्षम रूप से निर्माण करना संभव बनाते हैं। यदि श्रम सुरक्षा और सुरक्षा नियमों का उल्लंघन पाया जाता है, तो श्रम निरीक्षक दोषी अधिकारियों को प्रशासनिक जिम्मेदारी में लाता है।
· 8 अगस्त 2001 के रूसी संघ का कानून संख्या 134-एफजेड "राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) के दौरान कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों की सुरक्षा पर।" संगठन में विभिन्न निरीक्षण करते समय कानून नियोक्ता के अधिकारों और जिम्मेदारियों का एक विचार देता है। उदाहरण के लिए, कानून उन दस्तावेजों के बारे में बात करता है जो एक नियोक्ता को एक निरीक्षक से मांगने का अधिकार है जब वह किसी संगठन में उपस्थित होता है, एक कंपनी के प्रतिनिधि के निरीक्षण के दौरान व्यक्तिगत रूप से उपस्थित होने के अधिकार के बारे में, और एक संगठन असंतोषजनक निरीक्षण के खिलाफ अपील कैसे कर सकता है परिणाम।
कानूनी बल एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति है, जो इसे वर्तमान कानून, इसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा प्रदान की जाती है। आवश्यक विवरणों की अनुपस्थिति या उनका गलत निष्पादन इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होगा (उदाहरण के लिए, कोई हस्ताक्षर या तारीख नहीं है)। यदि इसमें पाठ का शीर्षक या कलाकार के बारे में कोई नोट नहीं है, तो इससे दस्तावेज़ के साथ काम करने में केवल कुछ कठिनाइयाँ होंगी, लेकिन इसके कानूनी महत्व पर कोई असर नहीं पड़ेगा।
दस्तावेज़ों की कानूनी वैधता सुनिश्चित करने वाले अनिवार्य विवरण हैं:
संगठन का नाम (आधिकारिक) - दस्तावेज़ का लेखक;
दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; कागजातों की तारीख;
पंजीकरण संख्या;
दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;
मूलपाठ; हस्ताक्षर;
किसी भी दस्तावेज़ के लिए हस्ताक्षर एक अनिवार्य आवश्यकता है। एक अधिकारी, किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करके, जिम्मेदारी लेता है: दस्तावेज़ की सटीकता के लिए; दस्तावेज़ के निष्पादन (प्रभाव में लाने) के सभी संभावित परिणामों के लिए। हस्ताक्षर करने का अधिकार कुछ व्यक्तियों को दिया गया है और इसे स्थापित किया जा सकता है: उद्यम के चार्टर में; उद्यम पर नियमों में (संरचनात्मक इकाई पर); कार्यालय कार्य के निर्देशों में; कर्मचारी के कार्य विवरण में; जिम्मेदारियों के वितरण के क्रम में। संगठन के दस्तावेज़ों पर निदेशक या उसके प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। संरचनात्मक प्रभागों के दस्तावेज़ों पर उनके प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। कई मुद्दों पर, अन्य कर्मचारियों, उदाहरण के लिए, उद्यम के प्रमुख विशेषज्ञों को हस्ताक्षर करने का अधिकार हो सकता है। हस्ताक्षर दस्तावेज़ की पहली प्रति पर और, यदि आवश्यक हो, अन्य प्रतियों पर, उदाहरण के लिए, एक समझौते का समापन करते समय किया जाता है।
दस्तावेज़ की तारीख दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक है। किसी दस्तावेज़ पर तारीख का अभाव उसे अमान्य बना देता है।
मुहर कानूनी रूप से एक महत्वपूर्ण आवश्यकता है और इसका उपयोग सबसे महत्वपूर्ण (या वित्तीय) दस्तावेजों पर किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रमाणित करने के लिए किया जाता है।
मुहर इंगित करती है: दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और संगठन से दस्तावेज़ की संबद्धता मुहर पर इंगित की गई है। मुहर दस्तावेजों पर लगाई जाती है, जिसके प्रकाशन में शामिल है:
- - कोई कानूनी परिणाम, उदाहरण के लिए किसी उद्यम का निर्माण या पुनर्गठन;
- - भौतिक परिणाम, उदाहरण के लिए, भौतिक संपत्तियों का हस्तांतरण, किसी संगठन या व्यक्ति के किसी चीज़ के अधिकार का प्रमाणीकरण।
अनुमोदन मोहर - कुछ दस्तावेज़ तभी कानूनी बल प्राप्त करते हैं जब उन्हें प्रमुख या उच्च प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है। अनुमोदन स्टाम्प एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक आवश्यकता है जो इसकी सामग्री को एक मानक या कानूनी चरित्र प्रदान करता है। निम्नलिखित अनिवार्य अनुमोदन के अधीन हैं: चार्टर, उद्यमों (शाखाओं) पर नियम; स्टाफिंग कार्यक्रम; निरीक्षण रिपोर्ट, स्वीकृति प्रमाण पत्र; कार्य विवरणियां; अनुमान, व्यावसायिक योजनाएँ, रिपोर्ट आदि। पी।
पंजीकरण संख्या दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की एक अतिरिक्त गारंटी है। यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों से गुज़रा है, पंजीकृत किया गया है और इस प्रकार उद्यम का एक आधिकारिक दस्तावेज़ है। किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है। किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी रूप से तभी महत्वपूर्ण माना जाता है जब इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता का सत्यापन सकारात्मक हो।
इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस) एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की आवश्यकता है जिसका उद्देश्य इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को जालसाजी से बचाना है, जो इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की निजी कुंजी का उपयोग करके जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त किया जाता है और हस्ताक्षर कुंजी के मालिक की पहचान करने की अनुमति देता है। प्रमाणपत्र, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति को स्थापित करने के लिए। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक कागजी दस्तावेज़ में हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर है, निम्नलिखित शर्तों के अधीन:
- - प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय मान्य है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि की गई है;
- - इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट जानकारी के अनुसार किया जाता है। इस तकनीक के लिए धन्यवाद, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त किया जाता है: कानूनी बल होना; दस्तावेज़ के लेखकत्व की पुष्टि करना; दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति की पुष्टि करना। किसी कागजी दस्तावेज़ की एक प्रति में मूल के समान कानूनी बल होने के लिए, इसे निर्धारित तरीके से प्रमाणित किया जाना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, "कॉपी प्रमाणन चिह्न" चिपका दिया गया है, जिसमें शामिल हैं: प्रमाणीकरण शिलालेख "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; उसके हस्ताक्षर; प्रमाणीकरण की तारीख;
- - मुद्रण (सबसे महत्वपूर्ण या बाहरी दस्तावेजों के लिए)। प्रमाणीकरण कंपनी द्वारा स्वयं या, यदि आवश्यक हो, नोटरी द्वारा किया जाता है।
नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार या पार्टियों के समझौते के अनुसार, एक मुहर के साथ एक कागजी दस्तावेज़, जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में परिवर्तित किया जाता है, तो किसी अधिकारी के इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है। उद्यमों को प्रमाणित करने की अनुमति है:
- - काम या अध्ययन के लिए आवेदन करते समय नागरिकों द्वारा प्रस्तुत दस्तावेजों की प्रतियां;
- - कर्मचारियों की सामाजिक समस्याओं के समाधान के लिए दस्तावेजों की प्रतियां। उद्यम में, प्रतियां इनके द्वारा प्रमाणित की जाती हैं: संगठन के प्रमुख; अधिकारी (मानव संसाधन विभाग के प्रमुख)।