Kekuatan hukum- ini adalah properti dari dokumen resmi, yang diberikan kepadanya oleh undang-undang saat ini, kompetensi badan yang menerbitkannya, dan prosedur pelaksanaan yang ditetapkan. Kurangnya perincian yang diperlukan atau pelaksanaannya yang salah dapat menyebabkan fakta bahwa dokumen tersebuttidak akan mempunyai kekuatan hukum(misalnya tidak ada tanda tangan atau tanggal). Jika tidak memuat judul teks atau catatan tentang pelakunya, maka ini hanya akan menimbulkan kesulitan tertentu V bekerja dengan dokumen tersebut, tetapi tidak akan mempengaruhi signifikansi hukumnya.
Detail wajibmemastikan kekuatan hukum dokumen, adalah:
nama organisasi (resmi) - penulis dokumen; nama jenis dokumen; tanggal dokumen; nomor pendaftaran; stempel persetujuan dokumen; teks; tanda tangan; segel.
Tanda tanganmerupakan persyaratan wajib untuk dokumen apa pun. Penandatanganan resmi dalam dokumen itu, asumsinya tanggung jawab: untuk keaslian dokumen; untuk semua kemungkinan konsekuensi dari pelaksanaan (berlakunya) dokumen tersebut.
Tanda tangan di sebelah kanan diberikan kepada orang-orang tertentu dan mungkin tetap: dalam piagam perusahaan; dalam peraturan perusahaan (pada unit struktural); dalam instruksi pekerjaan kantor; dalam uraian tugas karyawan; dalam urutan pembagian tanggung jawab.
Dokumen organisasi ditandatangani oleh direktur atau wakilnya. Dokumen divisi struktural ditandatangani oleh pimpinannya.
Mengenai sejumlah masalah, karyawan lain, misalnya, spesialis terkemuka di suatu perusahaan, mungkin memiliki hak untuk menandatangani. Tanda tangan dibubuhkan pada salinan pertama dokumen, dan bila perlu, pada salinan lain, misalnya pada saat membuat perjanjian.
Tanggal dokumen- salah satu detail terpenting dari dokumen. Tidak adanya tanggal pada suatu dokumen membuatnya tidak sah.
Segel- persyaratan penting secara hukum Dan digunakan untuk mengesahkan tanda tangan pejabat pada dokumen (atau keuangan) yang paling penting. Segel itu menunjukkan: tentang keaslian dokumen;
tentang afiliasi dokumen dengan organisasi yang tertera pada segel. Stempel sudah ditempel pada dokumen yang publikasinya mencakup:
segala akibat hukum, misalnya pendirian atau reorganisasi suatu perusahaan;
akibat material, misalnya pengalihan aset material, sertifikasi hak suatu organisasi atau individu atas sesuatu.
Stempel persetujuan- beberapa dokumen memperoleh kekuatan hukum hanya sejak disetujui oleh kepala atau otoritas yang lebih tinggi.
Stempel persetujuan adalah syarat suatu dokumen resmi yang memberikan sifat normatif atau hukum pada isinya. Berikut ini harus mendapat persetujuan wajib: piagam, peraturan perusahaan (cabang); jadwal kepegawaian; laporan inspeksi, sertifikat penerimaan; Deskripsi pekerjaan; perkiraan, rencana bisnis, laporan Dan dll.
Nomor pendaftaranmerupakan jaminan tambahan atas keaslian dokumen. Hal ini menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah melalui semua tahapan pemrosesan, terdaftar dan dengan demikian merupakan dokumen resmi perusahaan.
Untuk memberikan akibat hukum dokumen elektronik digunakan tanda tangan digital elektronik.
Suatu dokumen elektronik diakui signifikan secara hukum hanya jika verifikasi keaslian tanda tangan digital elektronik positif.
Tanda tangan digital elektronik(EDS) - rincian dokumen elektronik yang dimaksudkan untuk melindungi dokumen elektronik ini dari pemalsuan, diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci pribadi dari tanda tangan digital elektronik dan memungkinkan untuk mengidentifikasi pemilik sertifikat kunci tanda tangan, sebagai serta untuk memastikan tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen elektronik.
Tanda tangan digital dalam dokumen elektroniksetaratanda tangan tulisan tangan dalam dokumen kertas dengan ketentuan sebagai berikut:
sertifikat kunci tanda tangan yang diterbitkan oleh pusat sertifikasi masih berlaku pada saat penandatanganan dokumen elektronik; keaslian tanda tangan digital elektronik dalam dokumen elektronik dipastikan;
tanda tangan digital elektronik digunakan sesuai dengan informasi yang ditentukan dalam sertifikat kunci tanda tangan. Berkat teknologi ini hasilnya adalah dokumen elektronik: mempunyai kekuatan hukum; mengkonfirmasikan kepenulisan dokumen; mengkonfirmasi tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen.
Untuk menyalin memiliki dokumen kertas kekuatan hukum aslinya, dia harus disertifikasi menurut urutan yang telah ditetapkan.
Untuk tujuan ini, rinciannya disediakan"salin tanda sertifikasi"yang mengandung: sertifikasi "Benar"; kedudukan orang yang mengesahkan salinannya; tanda tangannya; tanggal sertifikasi;
pencetakan (untuk dokumen terpenting atau eksternal). Sertifikasi dilakukan oleh perusahaan itu sendiri atau bila perlu oleh notaris.
Sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau persetujuan para pihak, suatu dokumen kertas yang diberi stempel, apabila diubah menjadi dokumen elektronik, dapat disahkan dengan tanda tangan digital elektronik seorang pejabat. Perusahaan diperbolehkan untuk mensertifikasi:
salinan dokumen yang diserahkan oleh warga negara pada saat melamar kerja atau belajar;
salinan dokumen penyelesaian masalah sosial pekerja. Salinan disertifikasi di perusahaan: pimpinan organisasi; resmi (kepala departemen sumber daya manusia).
Kekuatan hukum suatu dokumen dijamin dengan serangkaian rincian yang ditetapkan untuk setiap jenis dokumen dan pelaksanaannya pada formulir yang sesuai dengan standar.
Harus diingat bahwa dokumen yang berbeda terdiri dari serangkaian detail yang berbeda dan saat menyusun satu dokumen, Anda tidak perlu menggunakan semua detail yang dijelaskan dalam Gost. Beberapa rincian bersifat saling eksklusif, misalnya rincian “Data referensi tentang organisasi” hanya dicantumkan dalam huruf, sedangkan “Nama jenis dokumen” tidak ditulis pada kop surat. Dalam proses penyusunan dan pengolahan dokumen, susunan rincian yang diperlukan dapat dilengkapi dengan rincian lain jika diperlukan untuk tujuan dokumen dan pengolahannya. Anda dapat memasukkan detail tambahan ke dalam formulir dokumen terpadu. Misalnya, menambahkan rincian “tanda tangan kepala bagian personalia”, “tanda tangan atasan langsung” pada formulir perintah pengangkatan dan pemberhentian pegawai. Namun, menghapus rincian individual dari formulir terpadu tidak diperbolehkan.
Komposisi detail Pencirian suatu dokumen tertentu ditentukan oleh tujuan pembuatan dokumen, tujuannya, persyaratan isi dan bentuk dokumen tersebut, serta metode pendokumentasiannya.
Dokumen utama yang menetapkan komposisi perincian dan persyaratan pelaksanaannya adalah Gost R 6.30-2003, Aturan untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 15 Juni 2009 No.
Dokumen-dokumen ini menetapkan rincian berikut yang digunakan dalam persiapan dan pelaksanaan dokumen organisasi dan administrasi - keputusan, perintah, instruksi, surat, protokol, tindakan dan dokumen lain yang termasuk dalam OK 011-93 (OKUD):
Kode formulir dokumen dan dibubuhkan menurut Pengklasifikasi Dokumentasi Manajemen Seluruh Rusia (OKUD). OKUD merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Sistem Kesatuan Klasifikasi dan Pengkodean Informasi Teknis, Ekonomi dan Sosial dan mencakup sistem dokumentasi terpadu dan bentuk dokumen yang disetujui untuk digunakan dalam perekonomian nasional.
Lambang atau merek dagang organisasi(tanda layanan) ditempatkan pada kop surat organisasi sesuai dengan Piagam (peraturan organisasi).
Kode organisasi(OKPO) ditempelkan menurut Pengklasifikasi Perusahaan dan Organisasi Seluruh Rusia.
OGRN- nomor pendaftaran negara bagian utama suatu badan hukum dibubuhkan sesuai dengan dokumen yang dikeluarkan oleh otoritas pajak.
NPWP/KPP- Nomor Pokok Wajib Pajak/kode alasan pendaftaran dimasukkan sesuai dengan dokumen yang diterbitkan oleh fiskus.
Nama perusahaan, yang merupakan penulis dokumen tersebut, harus sesuai dengan nama yang tercantum dalam dokumen penyusunnya. Di atas nama organisasi, sebutkan nama singkatannya, dan jika tidak ada, nama lengkap organisasi induk (jika ada). Nama singkatan organisasi diberikan jika nama tersebut diabadikan dalam dokumen konstituen organisasi. Nama singkatan (dalam tanda kurung) diletakkan di bawah atau di belakang nama lengkap. Nama-nama organisasi entitas konstituen Federasi Rusia, yang, bersama dengan bahasa negara Federasi Rusia (Rusia), memiliki bahasa negara entitas konstituen Federasi Rusia, dicetak dalam dua bahasa.
Nama cabang, kantor teritorial, kantor perwakilan dicantumkan jika merupakan pembuat dokumen, dan terletak di bawah nama organisasi.
Informasi latar belakang tentang organisasi meliputi meliputi: alamat pos; nomor telepon dan informasi lainnya atas kebijakan organisasi (nomor faks, nomor teleks, rekening bank, alamat email).
Nama jenis dokumen yang dibuat atau diterbitkan oleh organisasi harus ditentukan oleh piagam (peraturan organisasi) dan harus sesuai dengan jenis dokumen yang disediakan oleh OKUD (kelas 0200000). Misalnya, “Peraturan ketenagakerjaan internal”, “deskripsi pekerjaan”.
Tanggal dokumen adalah tanggal penandatanganan atau persetujuannya, untuk risalah - tanggal rapat (pengambilan keputusan), untuk akta - tanggal acara.
Dokumen yang diterbitkan oleh dua organisasi atau lebih harus memiliki tanggal (tunggal) yang sama.
Diizinkan dua cara untuk memformat tanggal dokumen: digital atau verbal-digital.
Dengan metode digital, tanggal dokumen ditulis dengan angka arab dengan urutan:
hari dalam bulan, bulan, tahun. Hari pada bulan dan bulan ditulis dalam dua pasang angka Arab yang dipisahkan oleh titik; tahun - empat angka Arab.
Misalnya, tanggal 5 Februari 2011 harus diformat sebagai entri berikut: 02/05/2011.
Anda dapat memformat tanggal secara berurutan: tahun, bulan, hari dalam sebulan, misalnya 2011.02.05.
Metode pemformatan tanggal ini banyak digunakan dalam arsip - tanggal di rak, folder, dan dokumen lain ditulis dalam urutan "terbalik".
Dalam metode verbal-digital, tanggal harus berformat: 05 Februari 2011.
Nomor registrasi dokumen terdiri dari nomor serinya, yang atas kebijaksanaan organisasi dapat dilengkapi dengan indeks kasus sesuai dengan nomenklatur kasus, informasi tentang koresponden, pelaksana.
Nomor registrasi suatu dokumen yang diterbitkan bersama oleh dua organisasi atau lebih terdiri dari nomor registrasi dokumen masing-masing organisasi tersebut, dipisahkan dengan garis miring sesuai urutan pencantuman penulis dalam dokumen tersebut.
Nomor pendaftaran dokumen diberikan berdasarkan entri yang dibuat dalam formulir pendaftaran yang sesuai.
Jenis formulir pendaftaran berikut ini dibedakan:
Kartu registrasi dan kendali (RCC);
Jurnal pendaftaran (buku);
Bentuk layar (bila menggunakan teknologi komputer).
Bentuk beberapa jurnal dan buku disetujui oleh badan resmi. Misalnya, bentuk buku untuk mencatat pergerakan buku kerja dan sisipannya telah disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia tanggal 10 Oktober 2003 No. 69 “Atas persetujuan instruksi pengisian buku kerja .”
Namun sebagian besar bentuknya dikembangkan atas kebijaksanaan Anda sendiri pemberi pekerjaan. Formulir dokumen dapat ditemukan pada dokumen di atas.
Dokumen yang tidak didaftarkan tidak mempunyai kekuatan hukum!!!
Tautan ke nomor dan tanggal pendaftaran dokumen memuat nomor registrasi dan tanggal dokumen yang harus diberi tanggapan. Detail ini diperlukan untuk surat.
Tempat kompilasi atau edisi suatu dokumen ditunjukkan jika sulit ditentukan dengan menggunakan rincian “Nama organisasi” dan “Data referensi tentang organisasi”. Tempat kompilasi atau publikasi ditunjukkan dengan mempertimbangkan pembagian administratif-teritorial yang diterima; hanya singkatan yang diterima secara umum yang dapat digunakan.
Penerima dapat berupa organisasi, divisi strukturalnya, pejabat atau individu. Saat menyampaikan dokumen kepada pejabat, inisial dicantumkan sebelum nama keluarga.
Nama organisasi dan unit strukturalnya ditunjukkan dalam kasus nominatif. Posisi orang yang dituju dokumen tersebut ditunjukkan dalam kasus datif.
Misalnya:
kepada CEO
JSC "Parus"
V.A. Laptev
atau
Mayak LLC
Akuntansi
Kepala Ekonom
V.M. Kochetova
Dokumen tersebut tidak boleh berisi lebih dari empat penerima. Kata “Salinan” tidak dicantumkan sebelum penerima kedua, ketiga, keempat. Jika penerima lebih banyak, daftar distribusi dokumen dibuat.
Detail “Penerima” mungkin menyertakan alamat pos. Unsur-unsur alamat pos ditunjukkan dalam urutan yang ditetapkan oleh aturan penyelenggaraan layanan pos.
Saat mengalamatkan dokumen ke suatu organisasi, tunjukkan namanya, lalu alamat pos; juga dimungkinkan untuk memusatkan setiap baris atribut “Alamat” dalam kaitannya dengan baris terpanjang.
Misalnya:
Agen pemerintah
Penelitian Ilmiah Seluruh Rusia
Lembaga Dokumentasi dan Kearsipan
Profsoyuznaya st., 82, Moskow, 117393
Saat menyampaikan dokumen kepada seseorang, sebutkan nama belakang, nama depan, patronimik penerima, lalu alamat pos,
Misalnya:
Abramov Oleg Pavlovich
st. Sadovaya, 5, tepat. 12,
Lipki, wilayah Tula, 301264
Saat menyampaikan dokumen secara bersamaan kepada organisasi dan individu (“dalam salinan”), format alamat harus sesuai dengan contoh:
Departemen Dalam Negeri distrik Moskovsky
Sankt Peterburg
Kepala Departemen
S.M.Titov
Sviridov Petr Alekseevich
st. Portovaya, 82, apartemen 17
Lomonosov
Wilayah Leningrad, 196754
Stempel persetujuan dokumen– syarat suatu dokumen resmi yang memberikan sifat normatif atau hukum pada isinya. Persetujuan suatu dokumen adalah cara khusus untuk memberlakukan suatu dokumen, mengizinkan distribusinya ke kalangan organisasi, pejabat, dan warga negara tertentu.
Dokumen tersebut dapat disetujui dengan dua cara:
pejabat;
dokumen yang diterbitkan secara khusus.
Kedua cara persetujuan tersebut mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Stempel persetujuan dokumen terletak di pojok kanan atas dokumen.
Apabila suatu akta disetujui oleh pejabat, stempel persetujuannya harus memuat kata SETUJU (tanpa tanda kutip), jabatan orang yang menyetujui akta itu, tanda tangannya, inisial, nama belakangnya, dan tanggal persetujuannya.
Misalnya
SAYA MENYETUJUI
CEO
JSC "Layar Merah"
Tanda tangan pribadi I.S
12.01.2011
Diperbolehkan untuk memusatkan elemen dalam atribut “Cap persetujuan” dokumen relatif terhadap garis terpanjang.
Misalnya
SAYA MENYETUJUI
CEO
JSC "Pabrik Porselen Lomonosov"
Tanda tangan pribadi I.S
12.01.2011
Apabila suatu dokumen disetujui oleh beberapa pejabat, tanda tangannya ditempatkan pada tingkat yang sama.
Apabila suatu dokumen disetujui berdasarkan resolusi, keputusan, perintah, protokol, stempel persetujuan terdiri dari kata DISETUJUI (APPROVED, APPROVED atau APPROVED), nama dokumen pemberi persetujuan dalam kasus instrumental, tanggal, dan nomornya.
Misalnya
DISETUJUI
Berdasarkan keputusan rapat umum
pemegang saham tanggal 15 September 2010 No.14
atau
DISETUJUI
Atas perintah Ketua
papan bank
tanggal 01.02.2011 Nomor 12
Stempel persetujuan tidak ada pada setiap dokumen.
Perkiraan daftar dokumen yang harus disetujui.
Tindakan (inspeksi dan audit; penerimaan objek, peralatan yang telah selesai dibangun; penghapusan; pemeriksaan, pengalihan kasus; likuidasi organisasi, lembaga, perusahaan, dll.).
Perjanjian (tentang pelaksanaan pekerjaan, pasokan material dan teknis, penyewaan tempat; tentang pasokan, kontrak, kerjasama ilmiah dan teknis, tanggung jawab keuangan, dll.).
Tugas (untuk desain fasilitas, struktur teknis, konstruksi modal; untuk melakukan penelitian, desain dan pekerjaan teknologi; teknis, dll.)
Instruksi (aturan) - (resmi; tentang pekerjaan kantor; tindakan keselamatan; peraturan ketenagakerjaan internal, dll.)
Standar (konsumsi bahan baku, bahan, listrik; desain teknologi; jumlah karyawan, dll.)
Laporan (tentang kegiatan produksi, perjalanan bisnis, pekerjaan penelitian, dll.)
Daftar (posisi pegawai dengan jam kerja tidak teratur; perusahaan yang mendapat tunjangan tertentu; bahan dokumenter standar yang dihasilkan dalam kegiatan kementerian, departemen dan organisasi lain, yang menunjukkan periode penyimpanan bahan, dll.)
Rencana (produksi; konstruksi dan instalasi, desain dan survei, pekerjaan penelitian, pengenalan teknologi baru; pasokan produk kooperatif; distribusi produk sesuai dengan nomenklatur yang ditetapkan; pendapatan dari perumahan dan layanan komunal, perbaikan besar; pekerjaan dewan, ilmiah dan dewan teknis, dewan ilmuwan, dll.)
Peraturan (tentang organisasi; unit struktural; bonus, pelatihan lanjutan, dll.)
Program (pekerjaan dan acara; pelatihan, dll.)
Harga untuk pekerjaan.
Perkiraan (biaya untuk pemeliharaan peralatan manajemen, gedung, bangunan, struktur; penggunaan dana perusahaan; untuk persiapan dan pengembangan produksi produk baru; untuk pembangunan modal, dll.)
Standar negara, standar industri, kondisi teknis.
Struktur dan kepegawaian.
Tarif tarif.
Piagam organisasi.
Bentuk dokumen terpadu.
Jadwal kepegawaian dan perubahannya.
Resolusi.
Resolusi berisi instruksi mengenai solusi (persiapan solusi) terhadap masalah yang dituangkan dalam dokumen.
Keputusan yang ditulis pada akta oleh pejabat yang bersangkutan, memuat nama dan inisial pelaksana, isi perintah (bila perlu), batas waktu pelaksanaan, tanda tangan dan tanggal.
Misalnya:
Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Silakan siapkan proyek
Perjanjian dengan Hermes
paling lambat 21/01/2011
Tanda tangan pribadi
tanggal
Keputusan diperbolehkan untuk dibuat pada lembar tersendiri.
Judul ke teks berisi ringkasan dokumen. Judul harus sesuai dengan nama jenis dokumen. Judul dapat menjawab pertanyaan:
tentang apa (tentang siapa), apa (siapa)?
Misalnya: perintah untuk membentuk komisi sertifikasi; deskripsi pekerjaan desainer utama.
Teks dokumen yang dibuat dalam format A5 tidak boleh mencantumkan judul.
Tanda kontrol pelaksanaan suatu dokumen ditandai dengan huruf “K”, kata atau stempel “Kontrol”.
Teks dokumen dibuat dalam bahasa negara Federasi Rusia atau dalam bahasa negara entitas konstituen Federasi Rusia sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia dan entitas konstituen Federasi Rusia.
Teks dokumen disusun dalam bentuk kuesioner, tabel, teks koheren, atau kombinasi dari struktur tersebut.
Dalam menyusun teks berbentuk angket, nama-nama ciri-ciri benda yang dicirikan harus dinyatakan dengan kata benda dalam kasus nominatif atau frasa dengan kata kerja orang kedua jamak dari present atau past tense (“memiliki” , "memiliki" atau "adalah", "adalah", dll. .). Ciri-ciri yang diungkapkan secara lisan harus sesuai dengan nama ciri-cirinya.
Kolom dan baris tabel harus mempunyai judul yang dinyatakan dengan kata benda dalam kasus nominatif. Subjudul kolom dan baris harus konsisten dengan judulnya.
Jika tabel dicetak lebih dari satu halaman, kolom tabel harus diberi nomor dan hanya nomor kolom tersebut yang harus dicetak pada halaman berikutnya.
Teks yang terhubung, biasanya terdiri dari dua bagian.
Bagian pertama menunjukkan alasan, alasan, tujuan pembuatan dokumen,
di bagian kedua (final) - keputusan, kesimpulan, permintaan, proposal, rekomendasi.
Teks hanya boleh berisi bagian akhir (misalnya, perintah - bagian administratif tanpa pernyataan; surat, pernyataan - permintaan tanpa penjelasan).
Teks dokumen yang disiapkan berdasarkan dokumen organisasi lain atau dokumen yang diterbitkan sebelumnya menunjukkan rinciannya:
Judul dokumen;
nama organisasi - penulis dokumen;
tanggal dokumen;
nomor registrasi dokumen;
judul pada teks.
Jika teks memuat beberapa penyelesaian, kesimpulan, dan sebagainya, maka dapat dibagi menjadi beberapa bagian, subbagian, paragraf, yang diberi nomor dengan angka arab.
Dalam dokumen (pesanan, pesan) organisasi yang beroperasi berdasarkan prinsip kesatuan komando, serta dokumen yang ditujukan kepada pengurus organisasi, teksnya disajikan dalam bentuk orang pertama tunggal (“Saya memesan”, “Saya menawarkan”, “Saya meminta”).
Dalam dokumen badan kolegial Teks disajikan dalam bentuk orang ketiga tunggal (“memutuskan”, “memutuskan”).
Dalam dokumen bersama, teks disajikan dalam bentuk orang pertama jamak (“kami memesan”, “memutuskan”).
Teks protokol disajikan dalam bentuk orang ketiga jamak (“mendengarkan”, “berbicara”, “memutuskan”, “memutuskan”).
Dalam dokumen yang menetapkan hak dan kewajiban organisasi, divisi strukturalnya (peraturan, instruksi), serta memuat uraian, penilaian fakta atau kesimpulan (akta, sertifikat), bentuk penyajian teks dalam bentuk orang ketiga tunggal atau digunakan jamak (“departemen menjalankan fungsi”, “asosiasi termasuk”, “komisi yang dibentuk”).
Bentuk presentasi berikut digunakan dalam surat:
- orang pertama jamak (“silakan kirim”, “kami kirim untuk dipertimbangkan”);
- orang pertama tunggal (“Saya menganggap perlu”, “tolong sorot”);
- dari orang ketiga tunggal (“kementerian tidak keberatan”).
Menandai keberadaan aplikasi, yang disebutkan dalam teks dokumen, diformat sebagai berikut:
Aplikasi: untuk 5 l. dalam 2 eksemplar.
Apabila surat itu mempunyai lampiran yang tidak disebutkan dalam naskahnya, maka sebutkan namanya, jumlah lembarnya, dan jumlah salinannya; jika ada beberapa aplikasi, mereka diberi nomor ,
Misalnya:
Aplikasi.
1. Peraturan Departemen Peminjaman Daerah sebanyak 5 halaman. dalam 1 salinan
2. Tata Tertib Penyusunan dan Pendaftaran Dokumen Departemen Peminjaman Daerah sebanyak 7 halaman. dalam 2 eksemplar.
Tanda ditempatkan dari paragraf dari margin kiri dokumen dengan tiga interval.
Jika lamaran dijilid, jumlah lembar tidak dicantumkan.
Setiap petugas personalia dalam proses kerjanya harus membuat banyak dokumen yang sejenis, dan dokumen-dokumen tersebut harus dibuat dengan benar dan seragam. Tentu saja peraturan perundang-undangan mengatur tata cara dasar pengisian formulir terpadu, buku kerja, dan isi kontrak kerja. Tetapi untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen di perusahaan Anda, disarankan untuk mengembangkan Instruksi untuk manajemen catatan personalia dan jadwal aliran dokumen.
1?. Konsep “kekuatan hukum suatu dokumen”, konsolidasinya dalam standar negara.
GOST 51141-98 “Manajemen kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi". Kekuatan hukum suatu dokumen adalah milik suatu dokumen resmi yang diberikan kepadanya oleh undang-undang yang berlaku, kompetensi badan yang menerbitkannya, dan prosedur pelaksanaan yang ditetapkan.
2?. Informasi pada formulir dokumen. Isi dokumen, sifat wajibnya. Susunan tanda pengenal dokumen: persetujuan, tanda tangan, cap stempel.
Agar suatu dokumen mempunyai kekuatan hukum, harus:
Diformat dengan benar;
Tidak bertentangan dengan isi peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Diterbitkan oleh organisasi yang berhak melakukannya.
Kurangnya perincian yang diperlukan atau pelaksanaannya yang salah dapat menyebabkan fakta bahwa dokumen tersebut tidak memiliki kekuatan hukum (misalnya, tidak ada tanda tangan atau tanggal). Jika tidak memuat judul teks atau catatan tentang pelakunya, hal ini hanya akan menimbulkan kesulitan tertentu dalam pengerjaan dokumen tersebut, namun tidak akan mempengaruhi signifikansi hukumnya.
Kekuatan hukum suatu dokumen dijamin oleh serangkaian rincian yang ditetapkan untuk setiap jenis dokumen - elemen wajib untuk persiapan dokumen resmi. Dokumen utama yang menetapkan komposisi rincian dan persyaratan pelaksanaannya adalah Gost R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi terpadu. Sistem dokumentasi organisasi dan administrasi terpadu. Persyaratan untuk persiapan dokumen." Rincian wajib yang menjamin keabsahan hukum dokumen adalah:
Nama organisasi (resmi) - penulis dokumen;
Nama jenis dokumen;
Tanggal dokumen;
Nomor pendaftaran;
Stempel persetujuan dokumen;
Tanda tangan;
Menurut beberapa sumber juga: persetujuan visa, salinan tanda sertifikasi, informasi referensi tentang organisasi.
Tanda tangan merupakan persyaratan wajib dari dokumen apa pun; Seorang pejabat, dengan menandatangani suatu dokumen, memikul tanggung jawab atas keaslian dokumen tersebut dan atas segala kemungkinan akibat pelaksanaan dokumen tersebut.
Tanggal dokumen– salah satu detail terpenting dari dokumen. Tidak adanya tanggal pada suatu dokumen membuatnya tidak sah.
Segel– persyaratan penting secara hukum, digunakan untuk mengesahkan tanda tangan pejabat pada dokumen (atau keuangan) yang paling penting.
Stempel persetujuan– beberapa dokumen memperoleh kekuatan hukum hanya sejak disetujui oleh kepala atau otoritas yang lebih tinggi.
Nomor pendaftaran merupakan jaminan tambahan atas keaslian dokumen. Hal ini menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah melalui semua tahapan pemrosesan, terdaftar dan dengan demikian merupakan dokumen resmi perusahaan.
Kerangka legislatif dan peraturan untuk manajemen catatan personel
Struktur kerangka legislatif dan peraturan untuk manajemen arsip kepegawaian:
1. Hukum Federasi Rusia.
2. Keputusan Presiden Federasi Rusia, resolusi Pemerintah Federasi Rusia; Dokumen metodologis organisasi, otoritas eksekutif lokal tentang manajemen catatan personalia.
3. Peraturan Standar Negara Federasi Rusia, kementerian, departemen, otoritas eksekutif federal.
Undang-undang ketenagakerjaan dan pensiun tentang dokumentasi wajib pekerjaan dengan personel.
· Kode Perburuhan Federasi Rusia. Ini adalah hukum dasar yang harus dipatuhi oleh spesialis personalia dari organisasi mana pun dalam pekerjaannya. Norma Kode Ketenagakerjaan mengatur tata cara pengangkatan dan pemberhentian pekerja, pengaturan waktu kerja dan waktu istirahat, syarat-syarat pembayaran upah, dan pemberian berbagai tunjangan dan kompensasi kepada pekerja.
· Direktori kualifikasi untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya (Disetujui dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37 (sebagaimana diubah pada tanggal 20 April 2001): salah satu tanggung jawab pekerjaan kepala departemen personalia adalah memastikan persiapan dokumen pensiun asuransi, serta pengajuannya kepada otoritas jaminan sosial. Aturan untuk mengajukan pensiun, menetapkan pensiun dan menghitung ulang jumlah pensiun, mentransfer dari satu pensiun ke pensiun lainnya sesuai dengan Undang-Undang Federal “Tentang Pensiun Tenaga Kerja di Federasi Rusia” (tanggal 17 Desember 2001 No. 173-FZ ) dan hukum “Tentang Pensiun Negara di Federasi Rusia”.( tanggal 15 Desember 2001 No. 166-FZ) (disetujui dengan keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia dan Dana Pensiun Federasi Rusia tanggal 27 Februari 2002 No. 17/19pb; terdaftar di Kementerian Kehakiman Rusia pada tanggal 31 Mei 2002 (registrasi No. 3491 diterbitkan di Rossiyskaya Gazeta pada tanggal 5 Juni 2002 ).
Penyajian dokumentasi personel ketika melakukan kegiatan pengawasan dan pengendalian oleh badan Inspektorat Perburuhan Federal, badan pengawasan dan pengendalian federal dan publik lainnya; oleh kantor kejaksaan.
· Sesuai dengan ketentuan Kode Perburuhan Federasi Rusia, inspektorat ketenagakerjaan negara bagian diberi wewenang untuk mengawasi dan mengendalikan kepatuhan pengusaha terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Pengawas ketenagakerjaan negara mempunyai hak yang luas dalam melaksanakan pengawasan dan pengendalian; mereka mempunyai hak untuk secara bebas mengunjungi organisasi-organisasi dari segala bentuk dan bentuk kepemilikan organisasi dan hukum, serta pengusaha - individu, kapan saja sepanjang hari, di hadapan sertifikat standar, untuk tujuan melakukan inspeksi, untuk meminta dokumen, penjelasan, informasi yang diperlukan dari pengusaha dan perwakilannya untuk melakukan fungsi pengawasan dan pengendalian.
· Undang-undang Federal Federasi Rusia tanggal 27 Juli 2006 No. 149-FZ “Tentang informasi, teknologi informasi, dan perlindungan informasi.” Semua pekerjaan departemen SDM dengan data pribadi karyawan didasarkan pada undang-undang ini. Misalnya pertanyaan bagaimana informasi yang diterima dari seorang karyawan pada saat mulai bekerja akan diproses dan di mana akan disimpan.
· Undang-undang Federasi Rusia tanggal 29 Juli 2004 No. 98-FZ “Tentang Rahasia Dagang”. Ini menetapkan daftar informasi yang mungkin merupakan rahasia dagang suatu organisasi, daftar karyawan yang memiliki akses terhadapnya, prosedur untuk mengetahui data rahasia, serta tanggung jawab untuk menyebarkan informasi rahasia.
· Undang-undang Federasi Rusia 17 Juli 1999 No. 181-FZ “Tentang dasar-dasar perlindungan tenaga kerja di Federasi Rusia.” Ketentuan dokumen ini memungkinkan untuk membangun sistem perlindungan tenaga kerja dalam suatu organisasi secara kompeten. Jika pelanggaran terhadap peraturan perlindungan dan keselamatan tenaga kerja terdeteksi, pengawas ketenagakerjaan membawa pejabat yang bersalah ke tanggung jawab administratif.
· Undang-undang Federasi Rusia tanggal 8 Agustus 2001 No. 134-FZ “Tentang perlindungan hak-hak badan hukum dan pengusaha perorangan selama pengendalian (pengawasan) negara.” Undang-undang memberikan gambaran tentang hak dan tanggung jawab pemberi kerja ketika melakukan berbagai inspeksi dalam organisasi. Misalnya, undang-undang mengatur tentang dokumen yang berhak diminta oleh pemberi kerja dari seorang inspektur ketika dia muncul di suatu organisasi, tentang hak perwakilan perusahaan untuk hadir secara pribadi selama inspeksi, dan tentang bagaimana organisasi dapat mengajukan banding atas inspeksi yang tidak memuaskan. hasil.
Kekuatan hukum adalah properti dari suatu dokumen resmi, yang diberikan kepadanya oleh undang-undang yang berlaku, kompetensi badan yang menerbitkannya, dan prosedur pelaksanaan yang ditetapkan. Kurangnya perincian yang diperlukan atau pelaksanaannya yang salah dapat menyebabkan fakta bahwa dokumen tersebut tidak memiliki kekuatan hukum (misalnya, tidak ada tanda tangan atau tanggal). Jika tidak memuat judul teks atau catatan tentang pelakunya, hal ini hanya akan menimbulkan kesulitan tertentu dalam pengerjaan dokumen tersebut, namun tidak akan mempengaruhi signifikansi hukumnya.
Rincian wajib yang menjamin keabsahan hukum dokumen adalah:
nama organisasi (resmi) - penulis dokumen;
nama jenis dokumen; tanggal dokumen;
nomor pendaftaran;
stempel persetujuan dokumen;
teks; tanda tangan;
Tanda tangan adalah persyaratan wajib untuk dokumen apa pun. Seorang pejabat, dengan menandatangani suatu dokumen, memikul tanggung jawab: atas keakuratan dokumen tersebut; untuk semua kemungkinan konsekuensi dari pelaksanaan (berlakunya) dokumen tersebut. Hak untuk menandatangani diberikan kepada orang-orang tertentu dan dapat diabadikan: dalam piagam perusahaan; dalam peraturan perusahaan (pada unit struktural); dalam instruksi pekerjaan kantor; dalam uraian tugas karyawan; dalam urutan pembagian tanggung jawab. Dokumen organisasi ditandatangani oleh direktur atau wakilnya. Dokumen divisi struktural ditandatangani oleh pimpinannya. Mengenai sejumlah masalah, karyawan lain, misalnya, spesialis terkemuka di suatu perusahaan, mungkin memiliki hak untuk menandatangani. Tanda tangan dibubuhkan pada salinan pertama dokumen, dan bila perlu, pada salinan lain, misalnya pada saat membuat perjanjian.
Tanggal dokumen adalah salah satu rincian dokumen yang paling penting. Tidak adanya tanggal pada suatu dokumen membuatnya tidak sah.
Stempel adalah syarat penting secara hukum dan digunakan untuk mengesahkan tanda tangan pejabat pada dokumen (atau keuangan) yang paling penting.
Stempel menunjukkan: keaslian dokumen dan afiliasi dokumen dengan organisasi yang tertera pada stempel. Stempel dibubuhkan pada dokumen, yang penerbitannya memerlukan:
- - akibat hukum apa pun, misalnya pendirian atau reorganisasi suatu perusahaan;
- - akibat material, misalnya pengalihan aset material, sertifikasi hak suatu organisasi atau individu atas sesuatu.
Stempel persetujuan - beberapa dokumen memperoleh kekuatan hukum hanya sejak disetujui oleh kepala atau otoritas yang lebih tinggi. Stempel persetujuan adalah syarat suatu dokumen resmi yang memberikan sifat normatif atau hukum pada isinya. Hal-hal berikut ini harus mendapat persetujuan wajib: piagam, peraturan tentang perusahaan (cabang); jadwal kepegawaian; laporan inspeksi, sertifikat penerimaan; Deskripsi pekerjaan; perkiraan, rencana bisnis, laporan, dll. P.
Nomor registrasi merupakan jaminan tambahan keaslian dokumen. Hal ini menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah melalui semua tahapan pemrosesan, terdaftar dan dengan demikian merupakan dokumen resmi perusahaan. Untuk memberi kekuatan hukum pada suatu dokumen elektronik digunakan tanda tangan digital elektronik. Suatu dokumen elektronik diakui signifikan secara hukum hanya jika verifikasi keaslian tanda tangan digital elektronik positif.
Tanda tangan digital elektronik (EDS) adalah persyaratan dokumen elektronik yang dimaksudkan untuk melindungi dokumen elektronik ini dari pemalsuan, yang diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci pribadi dari tanda tangan digital elektronik dan memungkinkan untuk mengidentifikasi pemilik kunci tanda tangan. sertifikat, serta untuk menetapkan tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen elektronik. Tanda tangan elektronik pada dokumen elektronik sama dengan tanda tangan tulisan tangan pada dokumen kertas, dengan ketentuan sebagai berikut:
- - sertifikat kunci tanda tangan yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi masih berlaku pada saat penandatanganan dokumen elektronik; keaslian tanda tangan digital elektronik dalam dokumen elektronik dipastikan;
- - tanda tangan digital elektronik digunakan sesuai dengan informasi yang ditentukan dalam sertifikat kunci tanda tangan. Berkat teknologi ini diperoleh dokumen elektronik: mempunyai kekuatan hukum; mengkonfirmasikan kepenulisan dokumen; mengkonfirmasi tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen. Agar salinan suatu dokumen kertas mempunyai kekuatan hukum seperti aslinya, maka salinan itu harus disahkan menurut tata cara yang ditetapkan. Untuk itu dibubuhi “salinan tanda pengesahan” yang memuat: tulisan pengesahan “Benar”; kedudukan orang yang mengesahkan salinannya; tanda tangannya; tanggal sertifikasi;
- - pencetakan (untuk dokumen terpenting atau eksternal). Sertifikasi dilakukan oleh perusahaan itu sendiri atau bila perlu oleh notaris.
Sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau persetujuan para pihak, suatu dokumen kertas yang diberi stempel, apabila diubah menjadi dokumen elektronik, dapat disahkan dengan tanda tangan digital elektronik seorang pejabat. Perusahaan diperbolehkan untuk mensertifikasi:
- - salinan dokumen yang diserahkan oleh warga negara saat melamar pekerjaan atau studi;
- - salinan dokumen untuk menyelesaikan masalah sosial pekerja. Di perusahaan, salinannya disertifikasi oleh: kepala organisasi; resmi (kepala departemen sumber daya manusia).