Detajet e dokumenteve që japin fuqi ligjore (GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve")
Në organizata të ndryshme, gjatë zhvillimit të një projekti ose gjatë procesit të prodhimit, punonjësit korrespondojnë me njëri-tjetrin. Shumë shpesh, korrespondenca e prodhimit përmban informacion mjaft të rëndësishëm, pasi punonjësit në të përshkruajnë sasinë dhe cilësinë e punës së kryer ose shkruajnë se si duhet të kryhet. Prandaj, korrespondenca e tillë duhet të ketë fuqi ligjore.
Ky është një proces mjaft i mundimshëm, pasi dhënia e dokumenteve fuqi ligjore kërkon respektimin e rregullave të caktuara. Rregulli më i rëndësishëm është pajtueshmëria me legjislacionin aktual nga punëdhënësi. Meqë ra fjala, është ai që duhet të krijojë korrespondencë të brendshme. Gjithashtu, punëdhënësi duhet të dijë dhe, natyrisht, të respektojë rregullat për hartimin e dokumenteve të nevojshme për krijimin e korrespondencës së brendshme. Punëdhënësi është gjithashtu përgjegjës për njohjen e punonjësve me të gjitha dokumentet e korrespondencës. Disa rregulla për shkrimin e korrespondencës zbatohen për punonjësit e kompanisë. Për shembull, një punonjës nuk mund të lëshojë një dokument që nuk është në kompetencën e tij.
Në mënyrë që korrespondenca të marrë fuqi ligjore, duhet të mblidhen një grup i caktuar detajesh:
1. Duhet të tregohet autori i dokumenteve. Për shembull, emri i organizatës në të cilën zhvillohet korrespondenca e brendshme duhet të tregojë përkatësinë e departamentit ose mund të tregohet një formë e caktuar organizative dhe ligjore. Për të shmangur problemet e panevojshme, rekomandohet të printoni dokumentin duke përdorur letrën e kompanisë. Disa dokumente të korrespondencës së brendshme kërkojnë që të tregohet qyteti në të cilin është shkruar dokumenti.
2. Në dokument duhet të tregohet emri, urdhri etj.
3. Trupi i dokumentit tregon disa data: datën e krijimit të dokumentit, datën e miratimit të tij dhe datën e hyrjes në fuqi.
4. Dokumenti ligjor duhet të ketë numër regjistrimi. Ai duhet të jetë në përputhje me sistemin e regjistrimit të kompanive.
5. Teksti i dokumentit duhet të zbulojë me saktësi thelbin e titullit të tij. Ky është një nga faktorët përcaktues në krijimin e një dokumenti ligjor.
6. Dokumenti duhet të konfirmohet me nënshkrimin e drejtuesit të shoqërisë ose personit përgjegjës për krijimin e këtij dokumenti. Një nënshkrim mund të sigurohet në mënyra të ndryshme. Për shembull, një nënshkrim i drejtpërdrejtë. Më së shpeshti përdoret gjatë nënshkrimit të urdhrave të ndryshëm; Nënshkrimi mund të vihet edhe në formën e një vule miratimi. Vetë vula vendoset në pjesën e sipërme të djathtë të dokumentit. Vula indirekte është një formë tjetër e nënshkrimit. Një vulë e tillë zakonisht vendoset pas miratimit me ndonjë urdhër. Kërkesa e punonjësit mund të nënshkruhet nga menaxheri në formën e vendimit të menaxherit. Një rezolutë e tillë përbëhet nga katër pjesë: 1) marrësi i kësaj rezolute; 2) Përshkrimi i urdhrit ose dekretit; 3) nënshkrimi i menaxherit; 4) data e përfundimit të zgjidhjes. Rezolucioni mund të vendoset ose në këndin e sipërm djathtas të dokumentit ose në çdo pjesë të tij me shkronja të mëdha.
7. Ka dokumente që nuk mund të marrin fuqi ligjore pa miratimin e vizës. Vizat janë një nga detajet më komplekse, që do të thotë se nuk janë të lehta për t'u përpiluar. Ndër vizat mund të ketë: 1) vizë për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve të ndryshme me organin sindikal; 2) Me rastin e hartimit të shumë dokumenteve merret parasysh mendimi i organit përfaqësues. 3) Të gjitha dokumentet e hartuara së pari bien dakord me avokatin dhe llogaritarin kryesor të kompanisë. Dokumentet që kërkojnë miratimin e individëve të ndryshëm përcaktohen nga normat e legjislacionit aktual dhe normat e ndryshme të miratuara nga vetë ndërmarrja (nëse ka). Normat e ndërmarrjes janë udhëzime ose rregullore të ndryshme në lidhje me departamentet e një organizate. Një vizë për miratim dokumentar mund të përgatitet në forma të ndryshme. Mund të ketë një lidhje me një dokument që konfirmon marrëveshjen midis palëve. Në këtë rast, vetë shiriti i miratimit zakonisht ndodhet në këndin e poshtëm të majtë. Mund të ketë gjithashtu një formulim ose një lidhje me të që vërteton marrëveshjen (duhet të tregohen pozicionet e personave që kanë ardhur në marrëveshje, si dhe nënshkrimet dhe transkriptet e tyre). Data e miratimit duhet të tregohet në fund. Një vizë e tillë mund të vendoset në çdo hapësirë të lirë në dokument.
8. Detaje të tilla si viza hyrëse duhet të përfshijnë të gjitha urdhrat e personelit dhe dokumentet e tjera të kërkuara. Të gjithë punonjësit në një mënyrë ose në një tjetër të përfshirë në korrespondencën e prodhimit duhet të njihen me ta. Detajet duhet të tregojnë datën në të cilën punonjësit u njohën me detajet. Vetë viza duhet të vendoset në fund, në pjesën përfundimtare ose në mes, në të majtë të dokumentit. Për këtë qëllim, Goskomstat ka zhvilluar formularë të veçantë. Me ndihmën e këtyre formularëve, një dokument merr fuqi juridike nëse përmban të gjitha detajet e nevojshme. Kjo lehtëson punën e avokatëve që punojnë në dokument dhe e bën dokumentin më të kuptueshëm për një punonjës që është larg çështjeve ligjore.
Për t'i dhënë fuqi ligjore dokumenteve të korrespondencës së brendshme, duhet të merrni parasysh se cilat detyra zgjidh vetë korrespondenca.
1. Informon palët për punën e kryer, evidenton propozimet dhe dëshirat e njërës prej palëve që punon në projekt lidhur me cilësinë dhe shpejtësinë e punës.
2. Është një nga hallkat më të rëndësishme të procesit të largimit nga puna ose regjistrimit të lejes, transferimit të një punonjësi në një vend tjetër pune.
3. Nëse lind një mosmarrëveshje pune, korrespondenca industriale mund të bëhet dokumenti që do të ndihmojë në zgjidhjen e kësaj mosmarrëveshjeje.
Në mënyrë që korrespondenca e brendshme të përmbushë të gjitha detyrat e listuara më sipër, duhet të ndiqen rregullat e mëposhtme:
1. Dokumenti duhet të jetë i përpiluar saktë me të gjitha detajet e nevojshme për korrespondencën e pranishme.
2. Marrësi i këtij dokumenti duhet të pajtohet me ekzekutimin e tij. Në mënyrë tipike, pëlqimi mund të konfirmohet zyrtarisht në formën e një rezolute.
3. Dokumentit duhet t'i caktohet një numër regjistrimi, i cili duhet të jetë në një ditar të posaçëm për gjurmimin e dokumenteve hyrëse dhe dalëse.
4. Gjatë datës së ekzekutimit të dokumentit, ai duhet të ruhet në një vend të sigurt (për shembull, në një kasafortë kompanie).
Në thelb, korrespondenca e brendshme e një punonjësi përmban deklarata, memorandume të ndryshme dhe korrespondenca e brendshme e një punëdhënësi me një vartës përmban njoftime të ndryshme për punën dhe më shumë. Dokumentet e korrespondencës së prodhimit zyrtarizohen ligjërisht nëse ka korrespondencë midis punonjësve, një punonjësi dhe një shefi, si dhe midis drejtuesve të departamenteve të ndryshme të prodhimit. Si rregull, punonjësit më shpesh shkëmbejnë mesazhe zyrtare me punonjësit.
Në ditët e sotme, teknologjia ka bërë një rrugë të gjatë dhe nëse 15 vjet më parë njerëzit shkëmbenin mesazhe të shkruara në letër, tani ata e bëjnë këtë duke përdorur email. Kjo metodë ju lejon t'i dërgoni menjëherë një mesazh një punonjësi që ndodhet larg jush, por ka edhe të metat e veta. Është e vështirë të vërtetohet se ky mesazh është shkruar nga ky punonjës dhe askush tjetër. Edhe nëse prezantoni një sistem fjalëkalimi, është e vështirë të përcaktohet me saktësi se askush përveç vetë punonjësit nuk e di këtë fjalëkalim. Prandaj, nëse supozoni se mund të lindë një konflikt ose tashmë ka lindur në kompani, shkruani dokumentin në letër dhe vërtetojeni atë me nënshkrimin tuaj, do të jetë shumë më i besueshëm. Gjithashtu, nuk do të dëmtonte regjistrimi i dokumentit tuaj nëpërmjet personit që regjistron të gjitha dokumentet e kompanisë.
Nëse përdorni e-mail, punonjësi që merr mesazhin tuaj duhet ta printojë këtë dokument dhe ta regjistrojë atë. Gjithashtu, është e nevojshme të zhvillohet një metodë e veçantë që kompania të kontrollojë rregullisht emailin. Në këtë rast, korrespondenca do të përfshijë dy përparësi kryesore: dërgimin dhe marrjen e shpejtë të mesazheve, si dhe besueshmërinë e lartë në rast konflikti. Kjo vetëm do t'ju sjellë dobi.
Deklaratat dhe njoftimet janë dokumentet më domethënëse për mbrojtjen e të drejtave të punëdhënësit në zgjidhjen e konflikteve të ndryshme. Prandaj, ne do të shqyrtojmë mënyrat për t'u dhënë atyre fuqi ligjore. Rregullat e projektimit janë shumë të rëndësishme në këtë proces.
Zakonisht, kur aplikoni për një vend pune, organizata të ndryshme përdorin formularë të veçantë që punonjësi duhet t'i plotësojë me dorë. Pasi e plotëson, punonjësi vendos datën e paraqitjes së aplikimit dhe nënshkrimin në këndin e poshtëm djathtas. Aplikacioni mund të printohet edhe në kompjuter, personi i punësuar duhet të nënshkruajë vetëm këtë aplikacion dhe të fillojë të punojë. Në parim, një regjistrim i tillë është mjaft i ligjshëm, por disa gjykata e perceptojnë atë si presion ndaj punonjësit. Prandaj, është më mirë të shkruani aplikacionin me dorë, kjo do t'ju lejojë të shmangni disa telashe në rast të një konflikti. Këshillohet që të jenë të pranishme detajet e nevojshme gjatë hartimit të dokumenteve, përndryshe dokumenti nuk do të hyjë në fuqi ligjore.
1. Së pari, duhet të tregoni se cilit lloj dokumenti i përket këtij dokumenti. Në këtë rast, "Aplikimi" duhet të shkruhet në titullin e dokumentit.
3. Më pas shkruhet autori i aplikacionit. Ashtu si tek adresuesi, ju shkruani emrin dhe pozicionin tuaj të plotë.
4. Pasi të keni përshkruar adresuesin dhe autorin, shkruani trupin e vetë deklaratës (tekstin).
5. Me përfundimin e shkrimit të tekstit, përpiluesi vendos nënshkrimin e tij dhe datën e shkrimit të aplikacionit.
6. Zakonisht pas nënshkrimit të autorit vendoset nënshkrimi i marrëveshjes, pra menaxheri që ju punëson firmos dokumentin. Kjo nuk është e nevojshme dhe gjithçka varet nga qëndrimi i ndërmarrjes ndaj kësaj çështjeje. Prandaj, mos kini frikë se nuk jeni punësuar kur nënshkrimi i menaxherit nuk është aty.
7. Më tej, pasi të gjitha çështjet janë zgjidhur, aplikimi regjistrohet në regjistrin e dokumentacionit hyrës nga një person i autorizuar, i cili vendos numrin e regjistrimit të dokumentit, datën e pranimit të tij dhe nënshkrimin e tij. Kjo është një procedurë e detyrueshme, pasi pa të dokumenti nuk mund të hyjë në fuqi. Personi i autorizuar i organizatës është më së shpeshti sekretari personal i punëdhënësit.
8. Është e nevojshme të hartohet një rezolutë e personit të cilit i drejtohet aplikimi dhe që mund ta zgjidhë këtë çështje. Rezoluta duhet të përbëhet nga një nënshkrim, data e përgatitjes së saj dhe një vendim për çështjen e aplikimit, duke treguar të gjithë informacionin për personin të cilit i përket.
9. Pasi aplikimi plotësohet, titullari i ndërmarrjes i vë shënime për zbatimin e tij. Ato vendosen në çdo hapësirë të lirë të letrës. Menaxheri mund të shënojë gjithashtu rastin në të cilin shtrihet aplikacioni juaj.
Njoftimet janë gjithashtu pjesë përbërëse e dokumenteve të nevojshme për funksionimin normal të ndërmarrjes. Punëdhënësi përdor një njoftim për të informuar punonjësin për ndryshimet e ardhshme. Kjo mund të jetë një reduktim i stafit, një tjetër pushim, ndryshime të ardhshme të kontratës së punës, etj.
Njoftimet zyrtare duhet të shkruhen në letër, siç kërkohet nga ligjet e punës. Pas marrjes së njoftimit, punonjësi nënshkruan vetë dokumentin. Pikërisht kështu duhet të jetë procedura e punës e çdo ndërmarrje, kur asnjë gjykatë nuk mund të gjejë faj për ekzekutimin e dokumenteve.
Për të qenë më të sigurt, do t'ju jap disa ekstrakte nga Kodi i Punës që konfirmojnë ekzistencën e vetëm një forme njoftimi me shkrim. Neni 74 nënkupton ndryshimin e kushteve të punës nga punëdhënësi. Punëmarrësi ka çdo të drejtë të refuzojë punën ose t'i ofrojë punëdhënësit kushte të reja pune. Nëse një punonjës refuzon të punojë, punëdhënësi duhet t'i ofrojë atij kushte të reja pune. Punëdhënësi është gjithashtu i detyruar t'i sigurojë punëmarrësit një letër njoftimi paraprak përpara ndryshimit të kushteve të punës.
Neni 79 Ky nen ka të bëjë me zgjidhjen e kontratës së punës. Kontrata e punës me afat të caktuar përfundon nëse afati i kësaj kontrate ka skaduar. Në këtë rast, punonjësi duhet të marrë tre ditë njoftim për pushim nga puna për shkak të përfundimit të periudhës së planifikuar të punës. Punëdhënësi ka të drejtë të zgjasë afatin e punësimit të një punonjësi të caktuar vetëm në rastet kur punëmarrësi nuk është kundër vazhdimit të bashkëpunimit me punëdhënësin.
Neni 123 flet për marrjen e pushimit vjetor. Një punonjës ka të drejtë të marrë pushim vjetor në ndërmarrje. Në këtë rast, punëdhënësi duhet të njoftojë punonjësin për fillimin e pushimeve dy javë përpara fillimit të saj. Punonjësit i jepet një letër njoftimi kundër nënshkrimit. fillimi dhe mbarimi i pushimeve varet nga orari vjetor i pushimeve. Punonjësi ka të drejtë të refuzojë pushimin ose ta shtyjë atë në çdo kohë në dispozicion të ndërmarrjes. Nëse një punonjës refuzon pushimin vjetor, atij i shtohet numri i ditëve nga ky pushim në tjetrin.
Neni 180 përshkruan kompensimin që jepet nga një organizatë që punëson një punëtor për punësim të përhershëm në rast reduktimi të mprehtë të personelit ose në rast falimentimi të kompanisë ose rrethana të tjera të papritura. Kur reduktohet stafi, punonjësi duhet të njoftohet për largimin nga puna dy muaj përpara. Kjo periudhë jepet në mënyrë që punonjësi të gjejë një punë në specialitetin e tij. Në të gjitha këto raste, punëdhënësi do të duhet të konfirmojë faktin e njoftimit të punonjësit për një periudhë të caktuar kohore, e cila plotëson kërkesat e legjislacionit të punës. Prandaj, njoftime të tilla i jepen punonjësit nën nënshkrimin e tij personal. Dhe gjëja më e rëndësishme kur dërgoni një njoftim nuk është aq shumë nënshkrimi i punonjësit, por tregimi i datës së marrjes së një njoftimi të tillë. Njoftimi duhet të ketë detaje të ngjashme me ato që duhet të jenë në çdo dokument personeli. Më pas, do të shikojmë sistemin për regjistrimin e dokumenteve që kanë të bëjnë me korrespondencën e brendshme. Sistemi i regjistrimit të dokumenteve i lejon punëdhënësit të mbrohet me sukses në rast të problemeve të prodhimit. Sa më mirë dhe më i thjeshtë të ndërtohet sistemi i regjistrimit, aq më lehtë do të jetë për punëdhënësin të mbrojë të drejtat e tij. Në raste të tilla, është më mirë të luani edhe një herë të sigurt. Në mënyrë tipike, një sistem regjistrimi i dokumenteve përdoret në rastet e mëposhtme.
Njoftimi duhet të ketë detaje të ngjashme me ato që duhet të jenë në çdo dokument personeli. Më pas, do të shikojmë sistemin për regjistrimin e dokumenteve që kanë të bëjnë me korrespondencën e brendshme.
Sistemi i regjistrimit të dokumenteve i lejon punëdhënësit të mbrohet me sukses në rast të problemeve të prodhimit. Sa më mirë dhe më i thjeshtë të ndërtohet sistemi i regjistrimit, aq më lehtë do të jetë për punëdhënësin të mbrojë të drejtat e tij. Në raste të tilla, është më mirë të luani edhe një herë të sigurt.
Në mënyrë tipike, një sistem regjistrimi i dokumenteve përdoret në rastet e mëposhtme:
1. Kontrollimi i disponueshmërisë së dokumenteve dhe monitorimi i lëvizjes së tyre.
2. Me ndihmën e një sistemi regjistrimi, një ndërmarrje ka mundësinë t'i japë fuqi ligjore çdo dokumenti të regjistruar.
3. Regjistrimi ju lejon të arrini shpejtësinë optimale të rrjedhës së dokumentit.
4. Nëse lind ndonjë konflikt prodhimi, sistemi i regjistrimit të ditarit do t'ju lejojë të konfirmoni krijimin e dokumentit në datën e kërkuar.
Numri i ditareve të sistemit të regjistrimit, që kryejnë funksionin e regjistrimit të dokumenteve, varet nga drejtimi i veprimtarisë së ndërmarrjes. Në mënyrë që ditarët e regjistrimit të konfirmojnë datën e krijimit të dokumentit, domethënë që ditari të provojë se dokumenti nuk mund të futet në regjistrim më vonë, duhet të ndiqen disa rregulla.
1. Revista duhet të ketë një kopertinë të fortë në mënyrë që çdo incident të mos dëmtojë informacionin e vlefshëm.
2. Për të vërtetuar se një fletë nuk mund të tërhiqej nga revista ose të futej një fletë shtesë, duhet të filloni një revistë me një kapak ngjitës. Do të ishte gjithashtu një ide e mirë të numëronit faqet për siguri të shtuar.
3. Kur krijoni një ditar, duhet të krijoni një hyrje certifikimi. Kjo hyrje përfshin: emrin e revistës dhe qëllimin e saj, numrin e faqeve (duhet të shkruhet fillimisht me numra dhe më pas me shkronja të mëdha), datën e regjistrimit dhe nënshkrimin e drejtuesit të ndërmarrjes. Shënimi i vërtetimit vendoset në faqen e pasme të ditarit të regjistrimit, si dhe në kopertinën e përparme.
4. Ditari duhet të jetë i vulosur nga avokati i shoqërisë dhe i nënshkruar nga menaxheri.
Pamja e brendshme e ditarit zhvillohet nga kompania, pasi nuk ka baza ligjore për të caktuar ndonjë formular të veçantë për revistat për korrespondencë të brendshme.
Kur është e nevojshme të zgjidhet ndonjë problem i nevojshëm për prodhimin në bazë të materialeve të rastit, punonjësve u jepet një kopje e dokumentit. Kjo bëhet për të mbrojtur dokumentin nga dëmtimi aksidental ose i veçantë. Dokumenti origjinal zakonisht u jepet vetëm drejtuesve të departamenteve, madje edhe atëherë jo gjithmonë. Zakonisht origjinali është në kasafortën në zyrën e drejtorit.
Kopjet e një dokumenti ndahen në dy lloje: faksimile dhe falas. Kopja faksimile përsërit plotësisht dokumentin, përmban të gjitha detajet dhe detajet e vendndodhjes së detajeve në dokument. Një kopje falas krijohet duke përdorur makina shkrimi ose kompjuterë të kompanisë. Ai nuk e shfaq dokumentin aq saktë, por përcjell plotësisht thelbin e informacionit që përmban dokumenti. Zakonisht një kopje falas ndryshon nga origjinali në atë që nuk e përsërit formën e saj.
Një punonjës që merr një kopje të një dokumenti për çfarëdo qëllimi, e vërteton atë. Në të njëjtën kohë, ai është përgjegjës për sigurinë e dokumentit. Për t'u siguruar që kopja pasqyron plotësisht informacionin e origjinalit, personi që e merr atë e studion me kujdes, e vendos fjalën saktë dhe firmos kopjen si shenjë marrjeje. Zakonisht kopja nënshkruhet në një kënd të lirë ku nuk ka shënime. Nëse një dokument u jepet organizatave të tjera, kopjet e tij vulosen me vulën e organizatës në të cilën është transferuar. Ekziston edhe një lloj i tillë kopjimi si dublikatë. Ai ndryshon nga një kopje e zakonshme në atë që ka të njëjtat prona juridike si origjinali. Një dublikatë është shumë e dobishme kur shkoni në gjykatë, pasi kur transferohet, origjinali qëndron në tryezën tuaj dhe nuk shqetësoheni për sigurinë e tij. Mos harroni se gjykatat kanë tendencë të humbasin dokumente herë pas here, ndaj është mirë të mos rrezikoni, veçanërisht nëse dokumentet janë të rëndësishme.
Përdorimi i informacionit të shkruar në aktivitetet e menaxhimit është i mundur me kusht që të vërtetohet zyrtariteti, besueshmëria dhe autenticiteti i tij. Në mënyrë që një dokument drejtues të jetë i padiskutueshëm dhe i detyrueshëm, ai duhet të jetë në përputhje me normat ligjore dhe zyrtari që e ka lëshuar duhet të veprojë brenda kufijve të autoritetit të tij. Këto veti të dokumentit përcaktohen nga koncepti i "fuqisë ligjore të dokumentit".
Forca juridike e dokumentit- një pronë e një dokumenti zyrtar që i transmetohet nga legjislacioni aktual, kompetenca e organit që e ka lëshuar atë dhe procedura e përcaktuar për ekzekutimin.
Kështu, organi drejtues ose zyrtari që lëshon dokumentin është i detyruar të:
Pajtohuni me rregulloret aktuale kur përgatitni dokumentin
legjislacioni;
- lëshon dokumente vetëm brenda kompetencës së tij;
- në përputhje me rregullat aktuale kombëtare për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve.
Për rrjedhojë, fuqia juridike e një dokumenti përcaktohet si nga përmbajtja ashtu edhe nga forma e dokumentit.
Le të shqyrtojmë detajet që përcaktojnë forcën juridike të dokumentit.
Detajet e diskutuara më parë të formularit ("emri i organizatës - autori i dokumentit" dhe "vendi i përgatitjes ose publikimit të dokumentit") janë gjithashtu detaje që i japin dokumentit statusin e nevojshëm ligjor.
Detaji 11 “Data e dokumentit”. Data e dokumentit është data e nënshkrimit ose miratimit të tij, për procesverbalin - data e mbledhjes, për aktin - data e ngjarjes. Për dokumentet e noterizuara, data e dokumentit mund të jetë data e noterizimit të tij. Dokumentet e lëshuara nga dy ose më shumë organizata duhet të kenë të njëjtën datë (të vetme).
Data e dokumentit shkruhet me numra arabë në sekuencën vijuese: dita e muajit, muaji, viti. Dita e muajit dhe muaji shkruhen në dy çifte numrash arabë të ndarë me një pikë, viti me katër numra arabë, për shembull, 01/12/2007. Lejohet një metodë verbale dhe dixhitale e formatimit të datës, për shembull, 12 janar 2007, si dhe formatimi i datës (zakonisht për korrespondencë me partnerë të huaj) në sekuencën vijuese: viti, muaji, dita e muajit, për shembull. : 12.01.2007.
Detaji 12 “Numri i regjistrimit të dokumentit” përbëhet nga numri i tij serial në grupin e regjistruar të dokumenteve (kontrata, urdhra, letra dalëse, etj.), të cilat mund të plotësohen sipas gjykimit të organizatës me një indeks rasti sipas nomenklaturës, informacione për interpretuesin, korrespondentin, etj. detaji është një identifikues unik i dokumentit në grupin e ndërmarrjes së informacionit.
Numri i regjistrimit të një dokumenti të përpiluar së bashku nga dy ose më shumë organizata përbëhet nga numrat e regjistrimit të dokumenteve të secilës prej këtyre organizatave, të ndarë me një të pjerrët në rendin në të cilin autorët janë treguar në dokument.
Regjistrimi i një dokumenti, duke regjistruar faktin e kalimit të tij përmes një sistemi të caktuar menaxhimi, jep dokumentin karakter zyrtar. Njëkohësisht me regjistrimin e dokumentit, shërbimi i menaxhimit të zyrës kontrollon korrektësinë e formularit të zgjedhur, vërtetësinë e nënshkrimit të zyrtarit të treguar në dokument, plotësinë e miratimit të dokumentit, etj.
Props 16 "Vula e miratimit të dokumentit" të hartuara mbi dokumente që nuk mund të vihen në fuqi nga zyrtarët që i kanë nënshkruar. Dokumentet e tilla fitojnë fuqi ligjore pas miratimit nga drejtuesi i organizatës, një organ kolegjial i menaxhimit ose një autoritet më i lartë ose organ drejtues.
Për shembull, përshkrimet e punës për punonjësit e një ndërmarrjeje hartohen në një formular të përbashkët, ato nënshkruhen nga drejtuesi i një njësie strukturore dhe duhet të miratohen nga drejtuesi i ndërmarrjes.
Miratimi mund të bëhet në dy mënyra që kanë fuqi të barabartë juridike: nga një zyrtar ose me një dokument të lëshuar posaçërisht.
Në rastin e parë, vula e miratimit të dokumentit duhet të përbëhet nga fjala APROVED (pa thonjëza), titulli i pozicionit të personit që miraton dokumentin, nënshkrimin e tij, inicialet, mbiemrin dhe datën e miratimit.
Kur miratoni një dokument me një dokument tjetër: rezolutë, vendim, urdhër, protokoll - vula e miratimit përbëhet nga fjala MIRATUAR (MIRATUAR, MIRATUAR ose MIRATUAR), emri i dokumentit miratues në çështjen instrumentale, data e tij, numri. Fjala MIRATUAR përputhet në gjini dhe numër me emrin e llojit të dokumentit që miratohet.
Shembuj të dizajnit të mbështetësve
Vula e miratimit të dokumentit ndodhet në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit (Shtojca 7).
Kur një dokument miratohet nga disa zyrtarë, nënshkrimet e tyre vendosen në të njëjtin nivel.
Pas miratimit të një dokumenti, nuk lejohet të bëhen ndryshime ose shtesa në të pa lejen e personit që e ka miratuar dokumentin. Përgjegjësia për cilësinë e përgatitjes së dokumenteve dhe besueshmërinë e të dhënave që përmbahen në to u takon personave që kanë përgatitur, miratuar dhe nënshkruar dokumentet.
Props 22 "Nënshkrimi i dokumentit"- kushti më i rëndësishëm dhe më i lashtë i një dokumenti menaxhimi. Besohet se ajo u ngrit në të njëjtën kohë me shfaqjen e shkrimit.
Për shembull, referenca për përdorimin e nënshkrimeve gjenden te babilonasit në epokën e mbretit Hamurabi (rreth 2300 para Krishtit), në Bibël - në librat e profetëve Daniel dhe Nehemiah (rreth 500-400 p.e.s.). Në Egjipt gjatë mbretërimit të Kleopatrës (69-30 para Krishtit) dhe në Perandorinë Romake nën Jul Cezarin (102 ose 100-44 p.e.s.), nënshkrimi ishte tashmë një pjesë integrale e dokumenteve.
Detaji i "Nënshkrimit" përfshin: titullin e pozicionit të personit që ka nënshkruar dokumentin (i plotë nëse dokumenti nuk është hartuar në letrën e organizatës dhe i shkurtuar për një dokument të hartuar në kokë); nënshkrim personal; deshifrimi i nënshkrimit (inicialet, mbiemri), për shembull:
Nënkryetar i Shoqatës
ndërmarrjet rajonale AL. Borisov A.A. Borisov
ose në një formular
Nënkryetari AL. Borisov A.A. Borisov
Detajet vendosen 2-3 hapësira rreshtash pas tekstit të dokumentit. Gjatë transkriptimit të nënshkrimit të një zyrtari, inicialet dhe mbiemri shtypen me hapësirë dhe në nivelin e rreshtit të fundit të titullit të pozicionit.
Kur një dokument nënshkruhet nga disa zyrtarë, nënshkrimet e tyre vendosen njëra poshtë tjetrës në sekuencën që korrespondon me pozicionin e mbajtur, për shembull:
CEO M.V. Larin M.V. Larin
Kryekontabilist Z.V. Maryash Z.V. Maryash
Kur nënshkruhet një dokument nga disa persona me pozicione të barabarta, nënshkrimet e tyre vendosen në të njëjtin nivel.
Dokumentet e hartuara nga komisioni nuk tregojnë pozicionet e personave që nënshkruajnë dokumentin, por përgjegjësitë e tyre si pjesë e komisionit, për shembull:
Kryetar i Komisionit V.D. Banasyukevich V.D. Banasyukevich
anëtarët e komisionit A.N. Sokova A.N. Sokova
O.I. Ryskov O.I. Ryskov
Dokumenti mund të nënshkruhet nga një zyrtar në detyrë. Në këtë rast, tregoni pozicionin e tij aktual (për shembull, ushtruesin e detyrës së drejtorit) dhe transkriptin e nënshkrimit të tij (inicialet dhe mbiemrin). Nuk lejohet vendosja e parafjalës "Për", mbishkrimi i shkruar me dorë "Zëvendës". ose një prerje përpara titullit të punës.
Nënshkrimi i drejtë dokumentet e menaxhimit, si rregull, janë kompetencë e drejtuesit të organizatës ose zëvendësve të tij në përputhje me shpërndarjen e përgjegjësive të tyre. Përcaktohet nga dokumentet organizative (statuti, rregulloret për organizatën) dhe administrative (urdhrat) e organizatës.
Në statutin e organizatës rregullohet se çfarë të drejtash kanë organet drejtuese përfaqësuese dhe ekzekutive (të vetme dhe kolegjiale), si dhe nënshkrimi (miratimi) i të cilave është në kompetencë të organit përkatës. Procedura për aktivitetet dhe vendimmarrjen nga drejtuesi i një organizate mund të përcaktohet në një marrëveshje midis tij dhe pjesëmarrësve (themeluesve) të organizatës, si dhe në dokumentet rregullatore lokale të një personi juridik.
Menaxheri menaxhon aktivitetet aktuale, ai ka e drejta e pakushtëzuar për të nënshkruar dokumente(në kompetencën e tij në përputhje me dokumentet përbërës).
Rregullimi i të drejtës për nënshkrim është veçanërisht i rëndësishëm kur nënshkruhen një numër i madh dokumentesh në ditë. Në këtë rast, menaxheri mund (dhe nga pozicioni i menaxhimit efektiv është i detyruar) delegoni kompetencat tuaja, ato. transferojnë një pjesë të të drejtave dhe përgjegjësive të tyre në marrjen e vendimeve (nënshkrimin e dokumenteve) dhe në kryerjen e veprimeve të tyre tek vartësit e tyre, të cilët gjithashtu pranojnë përgjegjësinë për to.
Një shpërndarje e tillë e kompetencave zyrtarizohet me një urdhër të menaxherit, në të cilin ai përcakton kufijtë e vendimmarrjes dhe shkallën e përgjegjësisë së vartësve. Disa kompetenca mund të barten edhe në bazë të prokurës.
Dokumentet elektronike mund të nënshkruhen duke përdorur teknologjinë e nënshkrimit elektronik dixhital, disa aspekte të aplikimit të së cilës do të diskutohen në kapitujt vijues të manualit.
Propozimet 23 "Vula e miratimit të dokumentit". Draft dokumentet e përgatitura nga një organizatë dhe që prekin interesat e një tjetre mund të bien dakord me të duke vendosur një vulë miratimi në dokument.
Ai është hartuar në fletën e fundit të dokumentit më poshtë dhe në të majtë të të gjitha nënshkrimeve.
Kur bini dakord për një dokument me një organizatë të nivelit më të lartë, mund të lindë një situatë që dokumenti të miratohet nga një zyrtar që është më i lartë në hierarkinë e menaxhimit sesa menaxheri që nënshkruan dokumentin. Në këtë rast, natyra këshilluese e standardit ju lejon të ndryshoni pozicionin e detajeve dhe vula e miratimit mund të vendoset në krye të dokumentit.
Vula e miratimit përfshin fjalën PAKONI, e cila shtypet me germa të mëdha dhe pa thonjëza.
Kur miraton një dokument, një zyrtar tregon pozicionin e menaxherit, që përmban emrin e organizatës me të cilën po miratohet dokumenti, nënshkrimin e tij personal, mbiemrin, inicialet dhe datën.
Mund të bini dakord duke përdorur një dokument tjetër: një letër, protokoll, etj. Në këtë rast, tregoni emrin e dokumentit, datën dhe numrin e tij.
Shembuj të dizajnit të mbështetësve
"Vula e miratimit"
Rekuizita 25 “Grumbullim i vulës”. Historia e shfaqjes së një vule si një element i një dokumenti, si dhe një nënshkrim, daton mijëra vjet më parë. Në kohët e lashta, përdorimi i printimit ishte i përhapur si në marrëdhëniet e biznesit ashtu edhe në komunikimin personal. Shumë shpesh, një vulë zëvendësoi nënshkrimin e shkruar me dorë të pronarit të saj.
Në punën moderne të zyrës dallohet qartë përdorimi i nënshkrimit dhe vulës. Nënshkrimi mund të përdoret si për kontakte ndërpersonale ashtu edhe për biznes, d.m.th. është një mjet universal për vërtetimin e një dokumenti dhe dhënien e statusit ligjor. Vula, si një mjet për të vërtetuar vërtetësinë e një nënshkrimi dhe për të konfirmuar forcën e saj ligjore, përdoret vetëm në dokumentet zyrtare të organizatës.
Vula vendoset në origjinalet e dokumenteve organizative (karta, rregullore, rregulla, udhëzime), si dhe dokumente që vërtetojnë të drejtat e zyrtarëve, fakte të shpenzimeve të fondeve dhe pasurive materiale, etj. Vula përdoret gjithashtu për të vërtetuar kopjet e dokumenteve zyrtare të organizatës.
Vula duhet të vendoset në mënyrë të tillë që vula të përfshijë një pjesë të fjalëve të emrit të zyrtarit që nënshkruan dokumentin dhe fillimin e nënshkrimit personal. Në dokumentet e natyrës financiare, vula vendoset në një vend të caktuar posaçërisht - simboli "M.P."
Vulat ndahen në vula zyrtare dhe vula të personave juridikë. Një organizatë mund të përdorë gjithashtu vula të thjeshta të njësive strukturore individuale (departamenti i burimeve njerëzore, arkivi) ose për operacione individuale ("për paketat"), etj.
Procedura për prodhimin dhe ruajtjen e vulave rregullohet me legjislacionin e Federatës Ruse. Vendi ku ruhet vula dhe personi përgjegjës për ruajtjen e saj përcaktohet me urdhër të drejtuesit të organizatës.
Kështu, zyrtariteti dhe autenticiteti i dokumentit konfirmohet nga prania dhe ekzekutimi i saktë i detajeve: "emri i organizatës - autori i dokumentit", "data e regjistrimit", "numri i regjistrimit", "vendi i publikimit", “nënshkrim”, “vulë vulë”.
Në përputhje me normat ligjore, duke përfshirë aktet ligjore vendore që përcaktojnë kompetencat e zyrtarëve të organizatës, për t'i dhënë dokumenteve fuqi ligjore, përveç kërkesës së "nënshkrimit", mund të vendosen vula miratimi dhe miratimi.
Kushti kryesor i dokumentit të menaxhimit - "teksti i dokumentit" - duhet gjithashtu të përputhet me normat e legjislacionit aktual.
- Shembuj të regjistrimit të detajeve individuale jepen duke përdorur GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion."
Një nga qëllimet e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhmentin është të sigurojë dëshmi të aktiviteteve të organizatës. Vetëm në mënyrë që, me raste, të argumentohet për ndonjë veprim ose vendim, për të vërtetuar ndonjë ngjarje në jetën e kompanisë dhe bëhet dokumentacioni. Por jo çdo dokument mund të bëhet provë, por vetëm ai që ka të ashtuquajturën fuqi juridike. Cila është forca juridike e një dokumenti dhe si ta arrijmë atë, do ta kuptojmë në artikull.
Forca juridike e dokumentit
Forca juridike e një dokumenti: pasuria e një dokumenti zyrtar për të shkaktuar pasoja juridike. Ky përkufizim është dhënë nga.
Me fjalë të tjera, një dokument me rëndësi juridike mund të paraqitet në gjykatë si provë, mund t'i bashkëngjitet kontratës ose të paraqitet gjatë çdo kontrolli. Tani le të shohim se si të dallojmë dokumentet që kanë fuqi ligjore nga ato që nuk kanë.
Detaje që japin fuqi ligjore
Detajet kryesore (“urdhri i parë”) që i japin dokumentit fuqi ligjore janë nënshkrimi dhe.
Vetëm një zyrtar që ka autoritetin për ta bërë këtë ka të drejtë të nënshkruajë çdo dokument. Për shembull, CEO mund të nënshkruajë çdo dokument në kompaninë e tij. Drejtori i BNJ mund të nënshkruajë të gjitha ose disa dokumente të personelit, por vetëm nëse ka një autorizim për ta bërë këtë. Dhe prokura lëshohet dhe nënshkruhet nga i njëjti drejtor i përgjithshëm. Shefi i një departamenti mund të nënshkruajë, për shembull, udhëzime që vlejnë vetëm për departamentin e tij. Por të drejtën për ta bërë këtë sërish ia dha kreu i kompanisë. E njëjta gjë vlen edhe për pohimin.
Një dokument mund të ketë ose një nënshkrim ose një vulë miratimi.
Një kusht i "rendit të dytë", nga i cili mund të varet edhe forca juridike e një dokumenti, janë të dhënat e regjistrimit të dokumentit (,). Kjo përfshin gjithashtu një formular dokumenti, i cili, megjithëse në vetvete nuk është një kusht, kombinon disa në të njëjtën kohë. Në të njëjtën kohë, ju lutemi vini re: pa një nënshkrim/vulë miratimi, një dokument, edhe pse i regjistruar dhe i printuar në një formular, nuk do të ketë asnjë fuqi ligjore.
Fuqia juridike e një kopje të një dokumenti
Në vetvete nuk ka asnjë fuqi juridike. Çdo gjë ndryshon nëse vendosni një shenjë vërtetimi në kopje. Shenja do të thotë që kjo kopje e veçantë është absolutisht ekuivalente me origjinalin, dhe ka një person specifik që është përgjegjës për këtë - ai nënshkruan markën.
Fuqia juridike e një dokumenti elektronik
Në mënyrë të paqartë dhe të palëkundur, një dokument elektronik ka fuqi ligjore vetëm në një rast: nëse nënshkruhet me një nënshkrim të kualifikuar të zgjeruar të një zyrtari. Këto nënshkrime regjistrohen pranë autoriteteve certifikuese të autorizuara posaçërisht.
Në nivel organizativ, është e mundur, duke nxjerrë rregulloren përkatëse vendore, të përcaktohet se një veprim i kryer nga llogaria e një punonjësi ka fuqi ligjore. Për shembull, nëse një punonjës pranon një detyrë në EDMS, pasi fillimisht është identifikuar në sistem me emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin e tij. Por kjo është vetëm brenda kompanisë: në mjedisin e jashtëm nuk ka gjasa të jetë në gjendje të provojë se ky veprim i veçantë është kryer nga ky person i veçantë.
Përfundojmë: vetëm dokumentet origjinale në letër dhe kopjet e tyre të vërtetuara, si dhe dokumentet elektronike të nënshkruara me një nënshkrim elektronik të kualifikuar të zgjeruar, kanë fuqi ligjore.
Në organizata, si pjesë e procesit të prodhimit, punonjësit kryejnë korrespondencë të brendshme ndërmjet tyre. Ata shkruajnë deklarata dhe informojnë njëri-tjetrin përmes njoftimeve për ecurinë e punës së kryer ose si duhet bërë. Shpesh këto dokumente kanë një rëndësi të madhe dhe për këtë arsye duhet të kenë fuqi ligjore.
Për t'i dhënë një dokumenti fuqi ligjore, duhet të respektohen rregullat e mëposhtme:
punëdhënësi, kur krijon një dokument të brendshëm korrespondence, duhet t'u përmbahet normave aktuale legjislative;
një punonjës mund të lëshojë një dokument vetëm brenda kufijve të kompetencës së tij;
punëdhënësi është i detyruar të respektojë rregullat për hartimin dhe përpunimin e dokumenteve, si dhe njohjen e punonjësve me to (nëse është e nevojshme).
Detaje që i japin dokumentit fuqi ligjore
Detajet e detyrueshme që i japin dokumenteve të krijuara fuqi ligjore:
1. Autori i dokumentit (emri i organizatës, institucionit, ndërmarrjes, që tregon përkatësinë e departamentit ose formën ligjore). Një alternativë është të printoni dokumentin në kokë. Disa dokumente tregojnë gjithashtu qytetin në të cilin është lëshuar dokumenti.
2. Titulli i dokumentit (urdhri, rregullorja etj.).
3. Data e krijimit të dokumentit, miratimi i tij, hyrja në fuqi.
4. Indeksi (numri) i regjistrimit të këtij dokumenti në përputhje me sistemin e regjistrimit të miratuar nga shoqëria.
6. Nënshkrimi i drejtuesit të organizatës ose i personit të autorizuar prej tij. Nënshkrimi i menaxherit mund të vendoset në disa forma, në veçanti:
6.1. Nënshkrimi i drejtpërdrejtë (si në urdhrat në forma të unifikuara - duke treguar pozicionin, transkriptin e nënshkrimit dhe vetë nënshkrimin).
6.2. Vula e drejtë e miratimit e nënshkruar nga drejtuesi (ose zyrtari i autorizuar) i kësaj organizate. Vula e miratimit vendoset në kreun e sipërm të dokumentit në anën e djathtë.
6.3. Vula e miratimit indirekt, e ndërmjetësuar, për shembull, nëpërmjet miratimit me urdhër. Një vulë e tillë zakonisht vendoset edhe në titullin e sipërm të dokumentit në anën e djathtë (si në formën e unifikuar T-3 - Tabela e personelit).
6.4. Në formën e rezolutës së një menaxheri, për shembull, në aplikimin e një punonjësi. Rezoluta duhet të përmbajë domosdoshmërisht katër komponentë: marrësin e vendimit, vetë veprimin ose udhëzimin administrativ, nënshkrimin e menaxherit dhe datën e vendimit. Rezolucioni zakonisht shkruhet me dorë në çdo hapësirë të lirë të dokumentit, por zakonisht në pjesën e sipërme.
7. Miratimi i vizave për ato lloj dokumentesh që pa viza të tilla nuk do të kishin fuqi të plotë juridike. Për shembull, miratimi i vizave me organin kryesor sindikal, duke marrë parasysh mendimin e organit përfaqësues, marrëveshje me një avokat, me llogaritarin kryesor, etj. Dokumentet që kërkojnë miratim përcaktohen nga kërkesat e legjislacionit aktual, formularëve të unifikuar dhe rregulloreve të brendshme lokale të vetë organizatës, në veçanti, udhëzimeve për punën në zyrë ose rregulloret për departamentet, etj. (nëse ka). Viza e miratimit mund të jetë në llojet e mëposhtme:
7.1. Një tregues i dokumentit që konfirmon miratimin (formulari i unifikuar T-7). Vula e miratimit zakonisht vendoset në pjesën e poshtme të projektimit në anën e majtë.
7.2. Tregimi i formulimit që konfirmon marrëveshjen, pozicionin e personit ose personave me të cilët është bërë marrëveshja, nënshkrimi/nënshkrimet, deshifrimi i tyre dhe data e marrëveshjes. Viza e miratimit zakonisht vendoset në fund të dokumentit ose në ndonjë hapësirë të lirë.
8. Vizat e familjarizimit duhet të paraqiten nën të gjitha urdhrat e personelit dhe dokumentet e tjera, të cilat në thelb duhet t'i komunikohen një rrethi të caktuar punonjësish. Ky detaj përfshin edhe vendosjen personale të datës së njohjes nga punonjësit nën dokumentin e nënshkruar. Viza e njohjes vendoset në fund të dokumentit në qendër ose në anën e majtë.
Formularët e unifikuar të zhvilluar nga Goskomstat janë ndërtuar duke marrë parasysh dhënien e dokumenteve fuqi ligjore dhe përmbajnë të gjitha detajet e specifikuara (megjithëse ka përjashtime, për shembull, karta personale e një punonjësi - formulari i unifikuar T-2 nuk përmban një numër regjistrimi, pasi këto dokumentet nuk ruhen në mënyrë kronologjike, por alfabetike).
Një shembull i të gjitha detajeve të specifikuara në një formular të unifikuar është dhënë më poshtë duke përdorur shembullin e një formulari të unifikuar T-6 - urdhër pushimi.
Dhënia e fuqisë ligjore dokumenteve të korrespondencës së brendshme
Korrespondenca e brendshme në një organizatë zgjidh detyrat e mëposhtme:
1. Shpreh dhe dokumenton me shkrim mendimin, kërkesën, propozimin e njërës prej palëve, punëdhënësit ose punëmarrësit, ose ka karakter të informimit të palës tjetër.
2. Është pjesë përbërëse e procedurës së zgjidhjes së kontratës së punës, transferimit të punonjësve, aplikimit për leje dhe procedurave të tjera të personelit.
3. Shërben si provë e nevojshme dokumentare kur shqyrtohet një mosmarrëveshje pune.
Në mënyrë që korrespondenca e brendshme të përmbushë të gjitha detyrat e mësipërme, duhet të plotësohen kushtet e mëposhtme:
1. Dokumenti duhet të jetë i ekzekutuar saktë, me të gjitha detajet e nevojshme të pranishme.
2. Dokumenti duhet të ketë një numër regjistrimi sipas regjistrit të dokumentacionit hyrës dhe dalës.
3. Këtij dokumenti duhet t'i jepet një përgjigje zyrtare nga pala marrëse. Për shembull, në formën e një rezolute.
4. Dokumenti duhet të ruhet duke marrë parasysh kërkesat e përcaktuara arkivore.
Më shpesh, punonjësi kryen korrespondencë të brendshme përmes deklaratave, memorandumeve dhe memorandumeve, dhe punëdhënësi - në formën e njoftimeve. Dokumentet e korrespondencës së brendshme përpilohen jo vetëm nëse është e nevojshme të shkëmbehen mesazhe zyrtare midis punonjësve, por edhe midis drejtuesve të departamenteve dhe punonjësve, drejtuesve të disa departamenteve dhe të tjerëve, etj.
Aktualisht, shumica e kësaj korrespondence kryhet në në format elektronik, me mesazhe me e-mail . Me mesazhe të tilla, është jashtëzakonisht e vështirë të vërtetohet se ky dokument elektronik është krijuar nga ky punonjës i veçantë (edhe kur vendosni fjalëkalime, do të duhet të provoni se askush përveç këtij punonjësi të veçantë nuk e dinte fjalëkalimin për të hyrë në një email specifik). Prandaj, në rast konflikti ose konflikti të mundshëm, rekomandohet të hartoni dokumente në formë letre, të vërtetoni me nënshkrimin tuaj dhe të regjistroheni përmes një zyrtari zyrtar në kompaninë përgjegjëse për regjistrimin e dokumentit.
Korrespondencës së tillë mund t'i jepet fuqi ligjore nëse punonjësi printon mesazhet elektronike dhe zyrtari i regjistron ato. Për më tepër, dokumentet e brendshme të kompanisë (rregulloret e brendshme lokale) duhet të përcaktojnë pikërisht këtë metodë të shkëmbimit të informacionit si një mekanizëm komunikimi funksional, si dhe shpeshtësinë e kontrollit të mesazheve.
Le të shqyrtojmë parimet e përgjithshme të dhënies së fuqisë ligjore dokumenteve të korrespondencës së brendshme - deklarata dhe njoftime. Këto dokumente janë shpesh provat kryesore në mosmarrëveshjet e punës, kështu që puna kompetente me ta është jashtëzakonisht e rëndësishme për të mbrojtur interesat e punëdhënësit.
Karakteristikat e regjistrimit dhe dhënies së fuqisë ligjore deklaratave
Është në interesin e punëdhënësit që deklaratat personale të punonjësve të plotësohen me dorë. Në mënyrë tipike, organizatat përdorin formularë model në të cilët, të paktën, nënshkrimi i punonjësit dhe data e nënshkrimit të aplikacionit duhet të plotësohen me dorë. Shpesh një paraqitje e tillë e deklaratave interpretohet në një konflikt gjyqësor si fakt i presionit ndaj punonjësit.
Në parim, aplikacioni mund të krijohet automatikisht, por, megjithatë, pas kësaj printohet dhe nënshkruhet nga personi që harton aplikacionin.
Është e dëshirueshme që aplikacioni, duke marrë parasysh procedurën e mësipërme për dhënien e fuqisë ligjore të dokumenteve, të përmbajë detajet e mëposhtme:
1. Titulli i dokumentit është “Aplikim”.
2. Adresa – të cilit i dërgohet aplikacioni, duke treguar pozicionin në një organizatë specifike, emrin e plotë. zyrtare.
3. Përpiluesi - nga kush është dërguar, duke treguar pozicionin dhe emrin e plotë. punonjës.
4. Teksti i deklaratës.
5. Nënshkrimi i autorit të aplikacionit.
6. Data e aplikimit.
7. Nënshkrimet e miratimit (më shpesh me drejtuesin e njësisë strukturore - nëse është e nevojshme). Ky detaj është opsional. Prandaj, disponueshmëria e tij përcaktohet nga parimet e punës me dokumente të tilla në një organizatë të veçantë.
8. Numri i regjistrimit të aplikimit. Numri i caktohet dokumentit sipas ditarit të dokumentacionit hyrës (ose një ditar tjetër, në varësi të modelit të sistemit të regjistrimit në një organizatë të caktuar), duke treguar numrin, datën e pranimit të dokumentit dhe nënshkrimin e personit përgjegjës (për shembull, një sekretare). Personi përgjegjës për marrjen e këtyre dokumenteve vendos numrin.
9. Zgjidhja e personit të cilit i është drejtuar kërkesa ose i cili është i autorizuar për të zgjidhur një çështje specifike. Rezoluta duhet të përmbajë një nënshkrim të shkruar me dorë, datë dhe vendim administrativ mbi aplikimin, duke treguar zyrtarin specifik (emrin e tij ose thjesht departamentin) të cilit i është dërguar ky urdhër dhe (nëse është e nevojshme) datën në të cilën urdhri i specifikuar në rezolutë duhet të të ekzekutohet.
10. Pasi të jenë kryer procedurat e personelit në bazë të këtij aplikacioni, mund të bëhen shënime mbi të në lidhje me ekzekutimin e urdhrit të menaxherit (shih shembullin 8). Zakonisht ato vendosen në fund të dokumentit në të majtë ose në ndonjë hapësirë të lirë.
11. Mund të ketë shenja të numrit të lëndës në të cilën është dërguar kjo kërkesë.
Le të japim një shembull të një aplikacioni që përmban të gjitha detajet e nevojshme.
Veçoritë e regjistrimit dhe dhënies së fuqisë ligjore njoftimeve
Punëdhënësi shkruan njoftime për të informuar punonjësin për diçka. Për shembull, për ta paralajmëruar atë për reduktimin e propozuar të stafit (neni 180 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), për pushimet e ardhshme vjetore të ardhshme, sipas orarit të pushimeve të kompanisë (neni 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse) , për ndryshimin e ardhshëm në kushtet e kontratës së punës (neni 74 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), për faktin se kontrata e punës me afat të caktuar me punonjësin po zvogëlohet (neni 79 i Kodit të Punës të Federatës Ruse Federata Ruse), etj.
Njoftimet zyrtare për respektimin e procedurës së parashikuar nga legjislacioni i punës duhet të lëshohen vetëm në formë letre, pasi këto dokumente do të konfirmojnë pajtueshmërinë me procedurën e vendosur, dhe punonjësi konfirmon marrjen e këtij njoftimi, si rregull, në vetë dokumentin.
Më poshtë janë ekstrakte nga Kodi i Punës që konfirmojnë kërkesën e një formulari me shkrim njoftimi në disa raste të pajtueshmërisë me kërkesat e legjislacionit të punës.
Fragment dokumenti
|
Kodi i Punës i Federatës Ruse Neni 74. Ndryshimet në kushtet e kontratës së punës të përcaktuara nga palët për arsye që lidhen me ndryshimet e kushteve organizative ose teknologjike të punës. (...) Punëdhënësi është i detyruar të njoftojë punëmarrësin për ndryshimet e ardhshme të kushteve të kontratës së punës të përcaktuara nga palët, si dhe arsyet që kanë kërkuar ndryshime të tilla. shkrimi jo më vonë se dy muaj, përveç rasteve kur parashikohet ndryshe nga ky Kod. Nëse punëmarrësi nuk pranon të punojë në kushtet e reja, punëdhënësi është i detyruar shkrimi t'i ofrojë atij një punë tjetër në dispozicion të punëdhënësit (si një pozicion vakant ose punë që korrespondon me kualifikimet e punonjësit, ashtu edhe një pozicion vakant më të ulët ose punë me pagë më të ulët), të cilën punonjësi mund ta kryejë duke marrë parasysh gjendjen e tij shëndetësore. Neni 79. Zgjidhja e kontratës së punës me afat të caktuar Një kontratë pune me afat të caktuar ndërpritet me skadimin e periudhës së vlefshmërisë së saj. Punonjësi duhet të njoftohet me shkrim për zgjidhjen e kontratës së punës për shkak të skadimit të saj të paktën tre ditë kalendarike përpara pushimit nga puna, me përjashtim të rasteve kur skadon një kontratë pune me afat të caktuar, e lidhur për kohëzgjatjen e detyrave të punonjësit që mungon. . Neni 123. Sekuenca e dhënies së pushimit vjetor me pagesë Rendi i ofrimit të pushimeve me pagesë përcaktohet çdo vit në përputhje me orarin e pushimeve (...). Punonjësi duhet të njoftohet për orën e fillimit të pushimeve për nënshkrim jo më vonë se dy javë para fillimit të tij. Neni 180. Garancitë dhe kompensimet për punonjësit në rast likuidimi të një organizate, zvogëlimi i numrit ose personelit të punonjësve të organizatës. (...) Punonjësit paralajmërohen nga punëdhënësi personalisht dhe për nënshkrim të paktën dy muaj para pushimit nga puna. |
Në të gjitha këto raste, punëdhënësi do të duhet të konfirmojë faktin e njoftimit të punonjësit për një periudhë të caktuar kohore, e cila plotëson kërkesat e legjislacionit të punës. Prandaj, njoftime të tilla i jepen punonjësit nën nënshkrimin e tij personal. Dhe gjëja më e rëndësishme kur dërgoni një njoftim nuk është aq shumë nënshkrimi i punonjësit, por tregimi i datës së marrjes së një njoftimi të tillë.
Njoftimi përmban të gjitha të njëjtat detaje që duhet të jenë në çdo dokument personeli.
Sistemi i regjistrimit të dokumenteve të korrespondencës së brendshme
Do të jetë më e lehtë për një punëdhënës të mbrojë veten në rast të një konflikti pune (përfshirë një padi) nëse organizata ka një sistem kompetent për regjistrimin e dokumenteve. Një sistem regjistrimi i kompanisë është i nevojshëm për:
regjistrimi i disponueshmërisë së dokumenteve dhe gjurmimi i lëvizjes së tyre;
dhënien e fuqisë ligjore dokumenteve të shoqërisë;
organizimi optimal i rrjedhës së brendshme të dokumenteve në ndërmarrje;
mbrojtjen e interesave të punëdhënësit në rast të një konflikti juridik. Në këtë rast, sistemi i regjistrimit të ditarit do të konfirmojë faktin që dokumenti është krijuar në një datë të caktuar.
Numri i revistave (librave të llogarisë) që duhet të mbahen varet drejtpërdrejt nga karakteristikat e aktiviteteve të organizatës. Në mënyrë që revistat (librat) e kontabilitetit të kryejnë jo vetëm funksionin e regjistrimit të dokumenteve, por gjithashtu, në rast konflikti, të shërbejnë si dëshmi se dokumenti është krijuar në të vërtetë në një periudhë të caktuar kohore dhe nuk mund të futet. më vonë, rekomandohet të ndiqni rregullat e mëposhtme për hartimin e këtyre revistave.
Ditarët duhet:
të ketë një mbulesë të fortë (në përputhje me afatin e ruajtjes);
të ketë një lidhje ngjitëse (për të vërtetuar pamundësinë ose vështirësinë e heqjes së një fletë ose shtimit të një fletë në një ditar ekzistues);
të ketë faqe të numëruara nga fillimi në fund;
të jetë e qepur;
të vërtetohet me vulën e një personi juridik dhe nënshkrimin e drejtuesit të organizatës (me përjashtim të dy librave të parë të kontabilitetit për librat e punës, të cilat duhet të vërtetohen me një vulë dylli ose vulë (klauzola 41 e Dekretit të Qeveria e Federatës Ruse e 16 Prillit 2003 Nr. 225 "Për librat e punës").
Pamja e brendshme e revistave, në të cilat mund të regjistrohen dokumentet e korrespondencës së brendshme, zhvillohet nga vetë organizatat, pasi nuk ka forma të standardizuara të revistave. Forma e tyre e përafërt është dhënë më poshtë.
Kopje dhe dublikatë
Shpesh, dokumentet e korrespondencës së brendshme u dorëzohen zyrtarëve në formën e kopjeve ose dublikatave, veçanërisht nëse dokumenti origjinal i është dërguar një zyrtari më të lartë ose është regjistruar në dosjen e çështjes, por duhet të ndërmerren disa veprime të mëtejshme për dokumentin.
Kopjo Dokumenti mund të jetë me faks ose pa pagesë. Kopje faksimile riprodhon plotësisht përmbajtjen e dokumentit dhe të gjitha tiparet e tij të jashtme - detajet e përfshira në origjinal (përfshirë nënshkrimin dhe vulën) ose një pjesë të tyre, veçoritë e vendndodhjes së tyre. Kopje falas krijuar në makina shkrimi, përmban të gjitha detajet e dokumentit, por nuk përsërit domosdoshmërisht formën e tij.
Punonjësi përgjegjës për dokumentet vërteton kopjet. Vërtetimi i kopjeve zyrtarizohet duke vendosur fjalën “E saktë” ose “Kopja është e saktë” dhe duke treguar nënshkrimin, transkriptin e tij dhe datën e personit përgjegjës. Regjistri i certifikimit zakonisht vendoset në fund të dokumentit në çdo hapësirë të lirë.
Nëse dokumenti i dorëzohet organizatave të tjera, në kopjet e dokumenteve (ekstrakte prej tyre) duhet të vuloset .
Dublikatë – një kopje dublikatë e një dokumenti zyrtar që ka fuqinë juridike të origjinalit.
* * *
Pra, dokumentet e korrespondencës së brendshme nuk duhet të nënvlerësohen - shpesh njohja e ligjshmërisë së procedurës varet nga ekzekutimi dhe përpunimi i saktë i tyre. Por janë pikërisht këto dokumente që punëdhënësit aktualisht më shpesh nuk dinë t'i trajtojnë. Këto dokumente nuk regjistrohen, merren parasysh ose bien dakord, gjë që ndikon negativisht jo vetëm në fuqinë ligjore të dokumentit, por edhe në procedurat e menaxhimit të kryera në kompani. Shpesh, për shkak të kësaj, punëdhënësi nuk mund të provojë fajin e një punonjësi të caktuar dhe nuk mund të zbatojë mjete ligjore për zbatimin e masave disiplinore ose zgjidhjen e kontratës së punës me punonjësin. Shumë kompani fillojnë të ndërtojnë një sistem të menaxhimit të dokumenteve bazuar në gabimet e tyre, por është akoma më mirë të parandalohen pasojat negative sesa të merren me rezultatet e tyre.
1 Data e personalizuar
2 Data e personalizuar
Fjalë kyçe:
1 -1