Rättslig kraft- detta är en egenskap hos ett officiellt dokument, som tilldelats den av gällande lagstiftning, behörigheten hos det organ som utfärdade det och det fastställda förfarandet för verkställighet. Avsaknaden av nödvändiga detaljer eller deras felaktiga utförande kan leda till att dokumentetkommer inte att ha laga kraft(till exempel ingen signatur eller datum). Om den inte innehåller en titel till texten eller en anteckning om den utövande, kommer detta bara att leda till vissa svårigheter V arbeta med dokumentet, men kommer inte att påverka dess juridiska betydelse.
Obligatoriska uppgiftersäkerställa handlingarnas rättskraft,är:
namnet på organisationen (officiell) - författaren till dokumentet; namnet på dokumenttypen; dokumentdatum; registreringsnummer; dokumentgodkännandestämpel; text; signatur; täta.
Signaturär ett obligatoriskt krav för alla dokument. Officiell signering i dokumentet, antar ansvar: för dokumentets äkthet; för alla möjliga konsekvenser av verkställandet (att sätta i kraft) av dokumentet.
Signatur höger tillhandahålls vissa personer och kan vara fast: i företagets stadga; i föreskrifterna om företaget (om den strukturella enheten); i instruktionerna för kontorsarbete; i den anställdes arbetsbeskrivning; i ordningen om ansvarsfördelning.
Organisationens dokument undertecknas av direktören eller hans ställföreträdare. Dokument av strukturella divisioner är undertecknade av deras chefer.
I ett antal frågor kan andra anställda, till exempel ledande specialister på företaget, ha rätt att skriva under. Signaturen sätts på den första kopian av handlingen, och vid behov på andra kopior, till exempel vid ingående av avtal.
Dokumentdatum- en av de viktigaste detaljerna i dokumentet. Avsaknaden av ett datum på ett dokument gör det ogiltigt.
Täta- juridiskt betydande rekvisit Och används för att intyga en tjänstemans underskrift på de viktigaste (eller ekonomiska) dokumenten. Sigillen indikerar: om dokumentets äkthet;
om dokumentets anknytning till den organisation som anges på sigillen. Stämpeln är påsatt på handlingar vars offentliggörande innebär:
eventuella rättsliga konsekvenser, till exempel bildande eller omorganisation av ett företag;
materiella konsekvenser, till exempel överföring av materiella tillgångar, certifiering av en organisations eller individs rätt till något.
Godkännande stämpel- Vissa handlingar får rättskraft först när de godkänts av chefen eller en högre myndighet.
En godkännandestämpel är ett krav på en officiell handling som ger dess innehåll normativ eller juridisk karaktär. Följande är föremål för obligatoriskt godkännande: stadgar, föreskrifter om företag (filialer); bemanningsscheman; inspektionsrapporter, mottagningsbevis; Arbetsbeskrivningar; uppskattningar, affärsplaner, rapporter Och etc.
Registreringsnummerär en ytterligare garanti för dokumentets äkthet. Det indikerar att handlingen har genomgått alla stadier av behandlingen, har registrerats och är således en officiell handling för företaget.
För att ge rättslig verkan elektroniskt dokument Begagnade elektronisk digital signatur.
Ett elektroniskt dokument erkänns som juridiskt betydelsefullt endast om verifieringen av den elektroniska digitala signaturens äkthet är positiv.
Elektronisk digital signatur(EDS) - en detalj av ett elektroniskt dokument avsett att skydda detta elektroniska dokument från förfalskning, erhållen som ett resultat av kryptografisk omvandling av information med hjälp av en privat nyckel till en elektronisk digital signatur och som gör det möjligt att identifiera ägaren av signaturnyckelcertifikatet, som samt att fastställa frånvaron av förvanskning av informationen i det elektroniska dokumentet.
Digital signatur i ett elektroniskt dokumentlikvärdighandskriven signatur i ett pappersdokument med förbehåll för följande villkor:
signaturnyckelcertifikatet utfärdat av certifieringscentret är giltigt vid tidpunkten för undertecknandet av det elektroniska dokumentet; äktheten av den elektroniska digitala signaturen i det elektroniska dokumentet bekräftas;
en elektronisk digital signatur används i enlighet med dess information som anges i signaturnyckelcertifikatet. Tack vare denna teknik resultatet är ett elektroniskt dokument: har rättslig kraft; bekräftar författarskapet till dokumentet; bekräftar frånvaron av förvanskning av informationen i dokumentet.
För att kopiera hade ett pappersdokument originalets rättskraft, henne måste vara certifierad enligt fastställd ordning.
För detta ändamål tillhandahålls detaljerna"kopia certifieringsmärke"som innehåller: certifiering "Korrekt"; ställning för den person som bestyrkte kopian; hans underskrift; datum för certifiering;
utskrift (för de viktigaste eller externa dokumenten). Certifiering utförs av företaget självt eller vid behov av en notarie.
I enlighet med tillsynsrättsakter eller efter överenskommelse mellan parterna kan ett pappersdokument med försegling, när det omvandlas till ett elektroniskt dokument, certifieras av en tjänstemans elektroniska digitala signatur. Företag får certifiera:
kopior av dokument som lämnats in av medborgare när de ansöker om arbete eller studier;
kopior av dokument för att lösa arbetstagares sociala problem. Kopior är bestyrkta på företaget: chef för organisationen; tjänsteman (chef för personalavdelningen).
Ett dokuments rättsliga kraft säkerställs av en uppsättning detaljer som fastställs för varje typ av dokument och utförande på ett formulär som överensstämmer med standarden.
Man måste komma ihåg att olika dokument består av en annan uppsättning detaljer och när du upprättar ett dokument behöver du inte använda alla detaljer som beskrivs i GOST. Vissa detaljer utesluter varandra, till exempel anges detaljen "Referensdata om organisationen" endast med bokstäver, medan "Namn på typen av dokument" inte är skrivet på brevhuvudet. Vid upprättande och bearbetning av handlingar kan sammansättningen av de erforderliga uppgifterna kompletteras med andra uppgifter om det krävs av syftet med handlingen och dess behandling. Du kan ange ytterligare information i de enhetliga dokumentformulären. Till exempel, lägg till uppgifterna "underskrift av chefen för personalavdelningen", "underskrift av den närmaste chefen" i formuläret för order om anställning och uppsägning av anställda. Det är dock inte tillåtet att ta bort individuella uppgifter från enhetliga formulär.
Sammansättning av detaljer kännetecknande av ett specifikt dokument bestäms av syftet med att skapa dokumentet, dess syfte, krav på innehållet och formen för detta dokument samt metoden för dokumentation.
De viktigaste dokumenten som fastställer sammansättningen av detaljerna och kraven för deras utförande är GOST R 6.30-2003, Regler för kontorsarbete i federala verkställande myndigheter godkända genom dekret från Ryska federationens regering av den 15 juni 2009 nr 477
Dessa dokument fastställer följande detaljer som används vid utarbetandet och genomförandet av organisatoriska och administrativa dokument - dekret, order, instruktioner, brev, protokoll, lagar och andra dokument som ingår i OK 011-93 (OKUD):
Dokumentformulärkod och är anbringade enligt All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD). OKUD är en integrerad del av det enhetliga systemet för klassificering och kodning av teknisk, ekonomisk och social information och täcker enhetliga dokumentationssystem och dokumentformer som är godkända för användning i den nationella ekonomin.
Organisationens emblem eller varumärke(servicemärke) placeras på organisationens brevhuvud i enlighet med stadgan (organisationens regler).
Organisationskod(OKPO) är anbringade enligt den allryska klassificeringen av företag och organisationer.
OGRN- det statliga huvudregistreringsnumret för en juridisk person är anbringat i enlighet med de dokument som utfärdats av skattemyndigheterna.
INN/KPP- skattebetalarens identifikationsnummer/orsakskod för registrering anges i enlighet med de handlingar som utfärdats av skattemyndigheten.
Företagets namn, som är upphovsmannen till handlingen, måste motsvara det namn som är inskrivet i dess konstituerande dokument. Ange det förkortade namnet ovanför organisationens namn och i frånvaro det fullständiga namnet på moderorganisationen (om någon). Organisationens förkortade namn anges i de fall det är inskrivet i organisationens ingående dokument. Det förkortade namnet (inom parentes) placeras under eller bakom det fullständiga namnet. Namnen på organisationer i de ingående enheterna i Ryska federationen, som tillsammans med Ryska federationens statsspråk (ryska), har det statliga språket för de ingående enheterna i Ryska federationen, skrivs ut på två språk.
Namnet på filialen, territoriellt kontor, representationskontor anges om det är författaren till dokumentet och finns under organisationens namn.
Bakgrundsinformation om organisationen inkluderar inkluderar: postadress; telefonnummer och annan information efter organisationens gottfinnande (faxnummer, telexnummer, bankkonton, e-postadress).
Namnet på den typ av dokument som upprättas eller publiceras av organisationen måste fastställas av stadgan (organisationens bestämmelser) och ska motsvara de typer av dokument som föreskrivs av OKUD (klass 0200000). Till exempel "Interna arbetsbestämmelser", "arbetsbeskrivning".
Datumet för dokumentet är datumet för dess undertecknande eller godkännande, för protokollet - datumet för mötet (beslutsfattande), för handlingen - datumet för händelsen.
Dokument som utfärdas av två eller flera organisationer måste ha samma (enda) datum.
Tillåten två sätt att formatera ett dokumentdatum: digitalt eller verbalt-digitalt.
Med den digitala metoden skrivs dokumentets datum med arabiska siffror i sekvensen:
dag i månaden, månaden, året. Dagen i månaden och månaden skrivs i två par arabiska siffror åtskilda av en punkt; år - fyra arabiska siffror.
Till exempel bör datumet 5 februari 2011 formateras som följande post: 02/05/2011.
Det är möjligt att formatera datumet i sekvensen: år, månad, dag i månaden, till exempel 2011.02.05.
Denna metod för att formatera datum används ofta i arkiv - datum på hyllor, mappar och andra dokument skrivs i "omvänd" ordning.
I den verbalt-digitala metoden ska datumet formateras som: 5 februari 2011.
Dokumentets registreringsnummer består från dess löpnummer, som kan kompletteras efter organisationens gottfinnande med ett ärendeindex enligt ärendenomenklaturen, uppgifter om korrespondent, exekutorer.
Registreringsnumret för ett dokument som publiceras gemensamt av två eller flera organisationer består av registreringsnumren för dokumentet för var och en av dessa organisationer, åtskilda av ett snedstreck i den ordning som författarna anges i dokumentet.
Dokumentets registreringsnummer tilldelas baserat på den anteckning som gjorts i motsvarande registreringsformulär.
Följande typer av registreringsformulär särskiljs:
Registrerings- och kontrollkort (RCC);
Registreringstidskrifter (böcker);
Skärmformulär (vid användning av datorteknik).
Formerna för vissa tidskrifter och böcker är godkända av officiella organ. Till exempel godkändes formen för boken för att registrera rörelsen av arbetsböcker och bilagor för dem genom dekret från Ryska federationens arbetsministerium av den 10 oktober 2003 nr 69 "Om godkännande av instruktioner för att fylla i arbetsböcker .”
Men de flesta former utvecklas efter eget gottfinnande arbetsgivare. Dokumentformulär finns i ovanstående dokument.
En oregistrerad handling har ingen laga kraft!!!
Länk till registreringsnummer och datum dokument innehåller registreringsnummer och datum för den handling som ska besvaras. Denna detalj krävs för brev.
Plats för sammanställning eller utgåva av dokumentet anges om det är svårt att avgöra det med hjälp av uppgifterna "Organisationens namn" och "Referensdata om organisationen." Platsen för sammanställningen eller publiceringen anges med hänsyn till den accepterade administrativ-territoriella indelningen endast allmänt accepterade förkortningar kan användas.
Adressat kan vara organisationer, deras strukturella uppdelningar, tjänstemän eller individer. När ett dokument adresseras till en tjänsteman, anges initialerna före efternamnet.
Organisationens namn och dess strukturella enhet anges i nominativ fall. Positionen för den person som handlingen är adresserad till anges i dativfallet.
Till exempel:
till VD
JSC "Parus"
V.A. Laptev
eller
Mayak LLC
Bokföring
Chefsekonom
V.M. Kochetova
Handlingen får inte innehålla fler än fyra adressater. Ordet "Kopiera" anges inte före den andra, tredje, fjärde adressaten. Om det finns fler mottagare skapas en dokumentdistributionslista.
Informationen om "Adressaten" kan innehålla en postadress. Delar av postadressen anges i den ordning som fastställs av reglerna för tillhandahållande av posttjänster.
När du adresserar ett dokument till en organisation, ange dess namn, sedan postadressen är det också möjligt att centrera varje rad i attributet "Adress" i förhållande till den längsta raden.
Till exempel:
Myndighet
Helrysk vetenskaplig forskning
Institutet för dokumentation och arkivärenden
Profsoyuznaya st., 82, Moskva, 117393
När du adresserar ett dokument till en person, ange efternamn, förnamn, patronym för mottagaren, sedan postadress,
Till exempel:
Abramov Oleg Pavlovich
st. Sadovaya, 5, lägenhet. 12,
Lipki, Tula-regionen, 301264
När ett dokument adresseras samtidigt till en organisation och en individ ("i en kopia"), bör adressen formateras enligt exemplet:
Institutionen för inrikes frågor i Moskovsky-distriktet
St. Petersburg
Avdelningschef
S.M. Titov
Sviridov Peter Alekseevich
st. Portovaya, nr 82, lägenhet 17
Lomonosov
Leningradregionen, 196754
Dokumentgodkännandestämpel– ett krav på en officiell handling som ger dess innehåll en normativ eller juridisk karaktär. Godkännande av ett dokument är ett speciellt sätt att sätta i kraft ett dokument, som tillåter att det distribueras till en viss krets av organisationer, tjänstemän och medborgare.
Ett dokument kan godkännas på två sätt:
tjänsteman(er);
ett särskilt publicerat dokument.
Båda metoderna för godkännande har samma rättskraft.
Dokumentgodkännandestämpeln finns i det övre högra hörnet av dokumentet.
När en handling godkänns av en tjänsteman ska godkännandestämpeln bestå av ordet GODKÄND (utan citattecken), titeln på den person som godkänner handlingen, dennes underskrift, initialer, efternamn och datum för godkännande.
Till exempel
JAG GODKÄNDE
vd
JSC "Scarlet Sails"
Personlig signatur I.S. Sergeev
12.01.2011
Det är tillåtet att centrera element i dokumentets "Godkännandestämpel"-attribut i förhållande till den längsta raden.
Till exempel
JAG GODKÄNDE
vd
JSC "Lomonosov Porslinsfabrik"
Personlig signatur I.S. Sergeev
12.01.2011
När en handling godkänns av flera tjänstemän placeras deras underskrifter på samma nivå.
Vid godkännande av en handling genom beslut, beslut, order, protokoll består godkännandestämpeln av ordet GODKÄNT (GODKÄNT, GODKÄNT eller GODKÄNT), namnet på den godkännande handlingen i instrumentfallet, dess datum och nummer.
Till exempel
GODKÄND
Genom beslut av bolagsstämman
aktieägare daterad 15 september 2010 nr 14
eller
GODKÄND
På order av ordföranden
bankstyrelsen
daterad 2011-01-02 nr 12
Godkännandestämpeln finns inte på alla dokument.
Ungefärlig lista över dokument som måste godkännas.
Handlingar (inspektioner och revisioner; godkännande av färdig konstruktion av objekt, utrustning; avskrivning; granskning, överföring av ärenden; likvidation av organisationer, institutioner, företag, etc.).
Avtal (om utförande av arbete, material och tekniska förnödenheter, hyra av lokaler; om förnödenheter, kontrakt, vetenskapligt och tekniskt samarbete, ekonomiskt ansvar etc.).
Uppgifter (för design av anläggningar, tekniska strukturer, kapitalkonstruktion; för att utföra forskning, design och tekniskt arbete; tekniska, etc.)
Instruktioner (regler) - (officiell; om kontorsarbete; säkerhetsåtgärder; interna arbetsföreskrifter, etc.)
Standarder (förbrukning av råvaror, material, el, teknisk design, antal anställda, etc.)
Rapporter (om produktionsaktiviteter, affärsresor, forskningsarbete etc.)
Listor (över befattningar för anställda med oregelbundna arbetstider; företag som är föremål för vissa förmåner; standarddokumentärt material som genereras i verksamheten vid ministerier, avdelningar och andra organisationer, med angivande av lagringsperioder för material etc.)
Planer (produktion; konstruktion och installation, design och undersökning, forskningsarbete, introduktion av ny teknologi; kooperativa leveranser av produkter; distribution av produkter enligt den etablerade nomenklaturen; inkomster från bostäder och kommunala tjänster, större reparationer; styrelsearbete, vetenskapligt och tekniska råd, vetenskapsråd, etc.)
Regler (om organisationen; strukturell enhet; bonusar, avancerad utbildning, etc.)
Program (arbete och evenemang, utbildning, etc.)
Priser för arbete.
Uppskattningar (kostnader för underhåll av förvaltningsapparat, byggnader, lokaler, strukturer; användning av företagsfonder; förberedelse och utveckling av produktion av nya produkter; kapitalkonstruktion, etc.)
Statliga standarder, industristandarder, tekniska förhållanden.
Struktur och bemanning.
Tariffsatser.
Organisationens stadgar.
Former av enhetliga dokument.
Bemanningsscheman och ändringar av dem.
Upplösning.
Resolutionen innehåller instruktioner om lösningen (utarbetande av en lösning) på den fråga som anges i dokumentet.
Resolutionen, skriven på dokumentet av den berörda tjänstemannen, inkluderar namnen och initialerna på verkställarna, innehållet i ordern (om nödvändigt), tidsfristen för verkställighet, underskrift och datum.
Till exempel:
Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Förbered ett projekt
Avtal med Hermes
senast 2011-01-21
Personlig signatur
datum
Det är tillåtet att upprätta resolutionen på ett separat blad.
Rubrik till text innehåller en sammanfattning av dokumentet. Titeln måste överensstämma med namnet på dokumenttypen. Rubriken kan svara på frågorna:
om vad (om vem), vad (vem)?
Till exempel: för att skapa en certifieringskommission; arbetsbeskrivning för huvuddesignern.
Texten i dokument som upprättats i A5-format får inte innehålla en titel.
Kontrollmärke utförande av ett dokument indikeras med bokstaven "K", ordet eller stämpeln "Kontroll".
Texten till dokumentet är upprättad på Ryska federationens statliga språk eller på de statliga språken för de ingående enheterna i Ryska federationen i enlighet med lagstiftningen i Ryska federationen och de ingående enheterna i Ryska federationen.
Texterna i dokumenten är upprättade i form av ett frågeformulär, en tabell, en sammanhängande text eller en kombination av dessa strukturer.
När man sammanställer en text i form av ett frågeformulär måste namnen på egenskaperna hos det karakteriserade objektet uttryckas med ett substantiv i nominativ fall eller en fras med ett andrapersonspluralverb av presens eller preteritum ("ha" , "besitta" eller "var", "var" etc. .). Egenskaper uttryckta verbalt måste överensstämma med namnen på egenskaperna.
Tabellens kolumner och rader måste ha rubriker uttryckta med ett substantiv i nominativa kasus. Underrubriker för kolumner och rader måste överensstämma med rubrikerna.
Om tabellen är tryckt på mer än en sida, måste tabellens kolumner numreras och endast numren på dessa kolumner måste skrivas ut på följande sidor.
Ansluten text består som regel av två delar.
Den första delen anger skälen, skälen, målen för att upprätta dokumentet,
i den andra (slutliga) - beslut, slutsatser, förfrågningar, förslag, rekommendationer.
Texten får endast innehålla den sista delen (till exempel order - en administrativ del utan uttalande; brev, uttalanden - en begäran utan förklaring).
Texten i ett dokument som utarbetats på grundval av dokument från andra organisationer eller tidigare publicerade dokument anger deras detaljer:
Dokumentets titel;
organisationens namn - författaren till dokumentet;
dokumentdatum;
dokumentets registreringsnummer;
rubriken till texten.
Om texten innehåller flera lösningar, slutsatser och så vidare, kan den delas in i avsnitt, underavdelningar, stycken, som är numrerade med arabiska siffror.
I dokument (beställa, beställa) organisationer som arbetar enligt principerna om enhetskommando, såväl som dokument riktade till organisationens ledning, presenteras texten i första person singular ("Jag beställer", "Jag erbjuder", "Jag frågar").
I dokument kollegiala organ Texten presenteras i tredje person singular ("bestämmer", "bestämmer").
I gemensamma dokument presenteras texten i första person plural ("vi beställer", "bestämmer").
Texten i protokollet presenteras i tredje person plural ("lyssnade", "talade", "beslutade", "beslutade").
I dokument som fastställer organisationers rättigheter och skyldigheter, deras strukturella indelningar (föreskrifter, instruktioner), samt innehåller en beskrivning, bedömning av fakta eller slutsatser (akt, intyg), formen för presentation av texten i tredje person singular eller plural används ("avdelningen utför funktioner", "föreningen omfattar", "den inrättade kommissionen").
Följande presentationsformer används i brev:
- första person plural ("vänligen skicka", "vi skickar för övervägande");
- första person singular ("Jag anser att det är nödvändigt", "vänligen markera");
- från tredje person singular ("ministeriet har inget emot det").
Appens tillgänglighetsmärke, namngiven i texten i dokumentet, är formaterad enligt följande:
Användning: för 5 l. i 2 exemplar.
Om brevet har en bilaga som inte är namngiven i texten, ange dess namn, antalet ark och antalet kopior; om det finns flera ansökningar är de numrerade ,
Till exempel:
Ansökningar.
1. Bestämmelser om regionala låneavdelningen för 5 sidor. 1 exemplar
2. Regler för upprättande och utförande av handlingar från den regionala låneavdelningen för 7 sidor. i 2 exemplar.
Markeringen placeras från stycket från dokumentets vänstra marginal med tre intervaller.
Om ansökningarna är bundna anges inte antalet ark.
Varje personalhandläggare i arbetet måste upprätta många av samma typ av handlingar och dessa handlingar måste upprättas korrekt och enhetligt. Naturligtvis definierar lagstiftningen det grundläggande förfarandet för att fylla i enhetliga formulär, arbetsböcker och innehållet i anställningsavtalet. Men för att organisera arbetet med dokument i ditt företag är det lämpligt att ta fram Instruktioner för personaljournalhantering och ett dokumentflödesschema.
1?. Begreppet "rättslig kraft av ett dokument", dess konsolidering i den statliga standarden.
GOST 51141-98 "Kontorshantering och arkivering. Termer och definitioner". En handlings rättskraft är en egenskap hos en officiell handling som tilldelats den av gällande lagstiftning, behörigheten hos det organ som utfärdade den och det fastställda förfarandet för verkställighet.
2?. Information på dokumentformuläret. Dokumentets innehåll, dess obligatoriska karaktär. Dokumentets sammansättning: godkännande, underskrift, sigillintryck.
För att ett dokument ska ha laga kraft måste det vara:
Rätt formaterad;
Motsäg inte innehållet i den nuvarande lagstiftningen;
Publiceras av en organisation som har rätt att göra det.
Frånvaron av de nödvändiga detaljerna eller deras felaktiga utförande kan leda till att dokumentet inte kommer att ha juridisk kraft (det finns till exempel ingen signatur eller datum). Om den inte innehåller en titel till texten eller en anteckning om den utövande, kommer detta bara att leda till vissa svårigheter att arbeta med dokumentet, men kommer inte att påverka dess juridiska betydelse.
Den rättsliga kraften för ett dokument säkerställs av en uppsättning detaljer som fastställs för varje typ av dokument - obligatoriska element för utarbetandet av ett officiellt dokument. Huvuddokumentet som fastställer sammansättningen av detaljerna och kraven för deras utförande är GOST R 6.30-2003 "Enhetliga dokumentationssystem. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav för dokumentberedning." Obligatoriska uppgifter som säkerställer dokumentens rättsliga giltighet är:
Organisationens namn (officiell) - författaren till dokumentet;
Namn på dokumenttypen;
Dokumentdatum;
Registreringsnummer;
Dokumentgodkännandestämpel;
Signatur;
Enligt vissa källor också: godkännandevisum, kopia certifieringsmärke, referensinformation om organisationen.
Signaturär ett obligatoriskt krav för alla dokument; Tjänstemannen tar, genom att underteckna dokumentet, ansvaret för handlingens äkthet och för alla möjliga konsekvenser av verkställandet av dokumentet.
Dokumentdatum– en av de viktigaste detaljerna i dokumentet. Avsaknaden av ett datum på ett dokument gör det ogiltigt.
Täta– ett juridiskt betydelsefullt krav som används för att intyga en tjänstemans underskrift på de viktigaste (eller ekonomiska) dokumenten.
Godkännande stämpel– Vissa handlingar får rättskraft först när de godkänns av chefen eller en högre myndighet.
Registreringsnummerär en ytterligare garanti för dokumentets äkthet. Det indikerar att handlingen har genomgått alla stadier av behandlingen, har registrerats och är således en officiell handling för företaget.
Lagstiftande och regelverk för hantering av personalregister
Strukturen för det lagstiftande och regelverk för hantering av personalregister:
1. Ryska federationens lagar.
2. Dekret från Ryska federationens president, resolutioner från Ryska federationens regering; Metoddokument från organisationer, lokala verkställande myndigheter om hantering av personalregister.
3. Reglerande handlingar av Ryska federationens statliga standard, ministerier, avdelningar, federala verkställande myndigheter.
Arbets- och pensionslagstiftning om obligatorisk dokumentation av arbete med personal.
· Ryska federationens arbetslagstiftning. Detta är den grundläggande lagen som en personalspecialist i varje organisation måste följa i sitt arbete. Arbetslagstiftningens normer reglerar förfarandet för att anställa och säga upp anställda, organisera deras arbetstid och vilotid, villkoren för att betala lön och ge anställda olika förmåner och ersättningar.
· Kvalifikationskatalog för befattningar för chefer, specialister och andra anställda (Godkänd genom resolution från Rysslands arbetsministerium av den 21 augusti 1998 nr 37 (som ändrad den 20 april 2001): en av arbetsuppgifterna för chefen för personalavdelningen är att säkerställa utarbetandet av dokument om pension försäkring, samt deras inlämnande till socialförsäkringsmyndigheten. Regler för ansökan om pension, tilldelning av pension och omräkning av pensionsbeloppet, överföring från en pension till en annan i enlighet med de federala lagarna "Om arbetspensioner i Ryska federationen" (daterad 17 december 2001 nr 173-FZ ) och lagen "Om statliga pensioner i Ryska federationen".( daterad 15 december 2001 nr 166-FZ) (godkänd genom resolutionen från Rysslands arbetsministerium och Ryska federationens pensionsfond daterad 27 februari 2002 nr 17/19pb; registrerad hos Rysslands justitieministerium den 31 maj 2002 (registreringsnummer 3491 publicerad i Rossiyskaya Gazeta den 5 juni 2002).
Presentation av personaldokumentation vid utförande av tillsyns- och kontrollaktiviteter av organen för Federal Labour Inspectorate, andra federala och offentliga tillsyns- och kontrollorgan; av åklagarmyndigheten.
· I enlighet med bestämmelserna Ryska federationens arbetskod, den statliga yrkesinspektionen har befogenhet att övervaka och kontrollera arbetsgivarnas efterlevnad av arbetslagstiftningen. Statliga arbetsinspektörer har breda rättigheter vid utövandet av tillsyn och kontroll de har rätt att fritt besöka organisationer av alla organisatoriska och juridiska former och ägandeformer, såväl som arbetsgivare - individer, när som helst på dygnet; av standardcertifikat, i syfte att utföra inspektioner, för att från arbetsgivare och deras företrädare begära dokument, förklaringar, information som är nödvändig för att utföra tillsyns- och kontrollfunktioner.
· Ryska federationens federala lag av den 27 juli 2006 nr 149-FZ "Om information, informationsteknik och informationsskydd." Allt arbete på HR-avdelningen med personuppgifter om anställda baseras på denna lag. Exempelvis frågan om hur informationen som en anställd får när denne börjar arbeta kommer att behandlas och var kommer att lagras.
· Ryska federationens lag av den 29 juli 2004 nr 98-FZ "Om affärshemligheter". Den upprättar en lista över information som kan utgöra en företagshemlighet för en organisation, en lista över anställda som har tillgång till den, ett förfarande för att bekanta sig med hemliga uppgifter samt ansvar för spridning av konfidentiell information.
· Ryska federationens lag av den 17 juli 1999 nr 181-FZ "Om grunderna för arbetarskydd i Ryska federationen." Bestämmelserna i detta dokument gör det möjligt att kompetent bygga ett arbetarskyddssystem i en organisation. Om ett brott mot arbetarskydds- och säkerhetsregler upptäcks, tar arbetsinspektören de skyldiga tjänstemännen till administrativt ansvar.
· Ryska federationens lag av den 8 augusti 2001 nr 134-FZ "Om skydd av rättigheterna för juridiska personer och enskilda företagare under statlig kontroll (tillsyn)." Lagen ger en uppfattning om arbetsgivarens rättigheter och skyldigheter vid olika inspektioner i organisationen. Lagen talar till exempel om handlingar som en arbetsgivare har rätt att kräva av en kontrollant när denne dyker upp i en organisation, om rätten för en företagsrepresentant att vara personligen närvarande vid en kontroll och om hur en organisation kan överklaga otillfredsställande kontroll resultat.
Rättslig kraft är en egenskap hos ett officiellt dokument, som tilldelats den av gällande lagstiftning, behörigheten hos det organ som utfärdade det och det fastställda förfarandet för verkställighet. Frånvaron av de nödvändiga detaljerna eller deras felaktiga utförande kan leda till att dokumentet inte kommer att ha juridisk kraft (det finns till exempel ingen signatur eller datum). Om den inte innehåller en titel till texten eller en anteckning om den utövande, kommer detta bara att leda till vissa svårigheter att arbeta med dokumentet, men kommer inte att påverka dess juridiska betydelse.
Obligatoriska uppgifter som säkerställer dokumentens rättsliga giltighet är:
namnet på organisationen (officiell) - författaren till dokumentet;
namnet på dokumenttypen; dokumentdatum;
registreringsnummer;
dokumentgodkännandestämpel;
text; signatur;
En underskrift är ett obligatoriskt krav för alla dokument. En tjänsteman, genom att underteckna ett dokument, tar ansvar: för dokumentets riktighet; för alla möjliga konsekvenser av verkställandet (att sätta i kraft) av dokumentet. Rätten att teckna tillerkänns vissa personer och kan inskrivas: i företagets stadga; i föreskrifterna om företaget (om den strukturella enheten); i instruktionerna för kontorsarbete; i den anställdes arbetsbeskrivning; i ordningen om ansvarsfördelning. Organisationens dokument undertecknas av direktören eller hans ställföreträdare. Dokument av strukturella divisioner är undertecknade av deras chefer. I ett antal frågor kan andra anställda, till exempel ledande specialister på företaget, ha rätt att skriva under. Signaturen sätts på den första kopian av handlingen, och vid behov på andra kopior, till exempel vid ingående av avtal.
Datumet för dokumentet är en av de viktigaste detaljerna i dokumentet. Avsaknaden av ett datum på ett dokument gör det ogiltigt.
Ett sigill är ett juridiskt betydande krav och används för att intyga en tjänstemans underskrift på de viktigaste (eller ekonomiska) dokumenten.
Sigillet anger: dokumentets äkthet och dokumentets anknytning till den organisation som anges på sigillen. Sigill är fäst på handlingar, vars offentliggörande innebär:
- - eventuella rättsliga konsekvenser, till exempel bildande eller omorganisation av ett företag;
- - materiella konsekvenser, till exempel överföring av materiella tillgångar, certifiering av en organisations eller individs rätt till något.
Godkännandestämpel - vissa dokument får juridisk kraft först från det ögonblick de godkänns av chefen eller en högre myndighet. En godkännandestämpel är ett krav på en officiell handling som ger dess innehåll normativ eller juridisk karaktär. Följande är föremål för obligatoriskt godkännande: stadgar, föreskrifter om företag (filialer); bemanningsscheman; inspektionsrapporter, mottagningsbevis; Arbetsbeskrivningar; uppskattningar, affärsplaner, rapporter m.m. P.
Registreringsnumret är en ytterligare garanti för handlingens äkthet. Det indikerar att handlingen har genomgått alla stadier av behandlingen, har registrerats och är således en officiell handling för företaget. För att ge juridisk kraft åt ett elektroniskt dokument används en elektronisk digital signatur. Ett elektroniskt dokument erkänns som juridiskt betydelsefullt endast om verifieringen av den elektroniska digitala signaturens äkthet är positiv.
Elektronisk digital signatur (EDS) är ett krav på ett elektroniskt dokument som är avsett att skydda detta elektroniska dokument från förfalskning, erhållet som ett resultat av kryptografisk omvandling av information med hjälp av den privata nyckeln till en elektronisk digital signatur och som gör det möjligt att identifiera ägaren av signaturnyckeln certifikat, samt att fastställa frånvaron av förvanskning av information i det elektroniska dokumentet. En elektronisk signatur i ett elektroniskt dokument är likvärdigt med en handskriven signatur i ett pappersdokument, med förbehåll för följande villkor:
- - signaturnyckelcertifikatet som utfärdats av certifieringscentret är giltigt vid tidpunkten för undertecknandet av det elektroniska dokumentet; äktheten av den elektroniska digitala signaturen i det elektroniska dokumentet bekräftas;
- - en elektronisk digital signatur används i enlighet med dess information som anges i signaturnyckelcertifikatet. Tack vare denna teknik erhålls ett elektroniskt dokument: med juridisk kraft; bekräftar författarskapet till dokumentet; bekräftar frånvaron av förvanskning av informationen i dokumentet. För att en kopia av en pappershandling ska ha originalets rättskraft måste den bestyrkas på föreskrivet sätt. För detta ändamål anbringas "kopieringscertifieringsmärket", som innehåller: certifieringsinskriptionen "Correct"; ställning för den person som bestyrkte kopian; hans underskrift; datum för certifiering;
- - utskrift (för de viktigaste eller externa dokumenten). Certifiering utförs av företaget självt eller vid behov av en notarie.
I enlighet med tillsynsrättsakter eller efter överenskommelse mellan parterna kan ett pappersdokument med försegling, när det omvandlas till ett elektroniskt dokument, certifieras av en tjänstemans elektroniska digitala signatur. Företag får certifiera:
- - Kopior av handlingar som lämnats in av medborgare när de ansöker om arbete eller studier;
- - Kopior av dokument för att lösa anställdas sociala problem. På företaget intygas kopior av: organisationens chef; tjänsteman (chef för personalavdelningen).