การให้อำนาจทางกฎหมายแก่เอกสารทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนการมอบอำนาจทางกฎหมายให้กับเอกสารประเภทต่างๆ การให้อำนาจทางกฎหมาย

รายละเอียดของเอกสารที่ให้ผลบังคับใช้ทางกฎหมาย (GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร”)

ในองค์กรต่างๆ เมื่อพัฒนาโครงการหรือในระหว่างกระบวนการผลิต พนักงานจะติดต่อกัน บ่อยครั้งที่จดหมายโต้ตอบการผลิตมีข้อมูลที่ค่อนข้างสำคัญ เนื่องจากพนักงานในนั้นอธิบายถึงปริมาณและคุณภาพของงานที่ดำเนินการหรือเขียนว่าควรทำอย่างไร ดังนั้นการติดต่อดังกล่าวจะต้องมีผลทางกฎหมาย

นี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างต้องใช้ความอุตสาหะ เนื่องจากการบังคับใช้กฎหมายของเอกสารจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ กฎที่สำคัญที่สุดคือการปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบันของนายจ้าง อย่างไรก็ตามเขาคือคนที่ควรสร้างการติดต่อภายใน นอกจากนี้นายจ้างจะต้องรู้และปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ในการจัดทำเอกสารที่จำเป็นสำหรับการสร้างจดหมายภายใน นายจ้างยังรับผิดชอบในการทำให้พนักงานคุ้นเคยกับเอกสารการติดต่อทั้งหมด กฎบางประการสำหรับการเขียนจดหมายมีผลใช้กับพนักงานของบริษัท ตัวอย่างเช่น พนักงานไม่สามารถออกเอกสารที่ไม่อยู่ในความสามารถของเขาได้

เพื่อให้การติดต่อสื่อสารมีผลทางกฎหมาย จะต้องรวบรวมชุดรายละเอียดบางอย่าง:

1. ต้องระบุผู้เขียนเอกสาร ตัวอย่างเช่น ชื่อขององค์กรที่มีการโต้ตอบภายในจะต้องระบุถึงความเกี่ยวข้องของแผนกหรืออาจระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมายบางอย่างตามนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่จำเป็น ขอแนะนำให้พิมพ์เอกสารโดยใช้หัวจดหมายของบริษัท เอกสารโต้ตอบภายในบางฉบับกำหนดให้ต้องระบุเมืองที่เขียนเอกสาร

2. เอกสารต้องระบุชื่อ คำสั่ง ฯลฯ

3. เนื้อความของเอกสารระบุวันที่หลายวัน: วันที่สร้างเอกสารวันที่อนุมัติและวันที่มีผลใช้บังคับ

4. เอกสารทางกฎหมายต้องมีเลขทะเบียน จะต้องเป็นไปตามระบบการจดทะเบียนบริษัท

5. ข้อความของเอกสารจะต้องเปิดเผยสาระสำคัญของชื่ออย่างถูกต้อง นี่เป็นหนึ่งในปัจจัยกำหนดในการสร้างเอกสารทางกฎหมาย

6. เอกสารจะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของหัวหน้าบริษัทหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการสร้างเอกสารนี้ ลายเซ็นสามารถให้ได้หลายวิธี เช่น ลายเซ็นโดยตรง มักใช้เมื่อลงนามในคำสั่งต่าง ๆ โดยจะระบุตำแหน่งและการถอดรหัสของบุคคลที่ลงนามในเอกสารเพิ่มเติม ลายเซ็นยังสามารถประทับตราอนุมัติได้ ตราประทับจะอยู่ที่ส่วนบนขวาของเอกสาร การประทับตราทางอ้อมเป็นการลงนามอีกรูปแบบหนึ่ง โดยปกติแล้วจะมีการประทับตราดังกล่าวเมื่อได้รับอนุมัติจากคำสั่งบางอย่าง ใบสมัครของพนักงานอาจลงนามโดยผู้จัดการในรูปแบบของมติของผู้จัดการ มติดังกล่าวประกอบด้วยสี่ส่วน คือ 1) ผู้รับมตินี้; 2) คำอธิบายของคำสั่งหรือกฤษฎีกา 3) ลายเซ็นของผู้จัดการ; 4) วันสิ้นสุดการลงมติ ความละเอียดสามารถวางไว้ที่มุมขวาบนของเอกสารหรือส่วนใดก็ได้ที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่

7. มีเอกสารที่ไม่สามารถบังคับใช้กฎหมายได้หากไม่ได้รับอนุมัติวีซ่า วีซ่าเป็นหนึ่งในรายละเอียดที่ซับซ้อนที่สุด ซึ่งหมายความว่าไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะรวบรวม ในบรรดาวีซ่าอาจมี: 1) วีซ่าสำหรับการไกล่เกลี่ยข้อขัดแย้งต่าง ๆ กับองค์กรสหภาพแรงงาน; 2) เมื่อจัดทำเอกสารจำนวนมากจะต้องคำนึงถึงความคิดเห็นของหน่วยงานตัวแทนด้วย 3) เอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นจะต้องได้รับการตกลงกับทนายความและหัวหน้าฝ่ายบัญชีของบริษัทก่อน เอกสารที่ต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลต่างๆ จะถูกกำหนดโดยบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบันและบรรทัดฐานต่างๆ ที่องค์กรนำมาใช้เอง (ถ้ามี) บรรทัดฐานขององค์กรคือคำสั่งหรือข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับแผนกต่างๆ ขององค์กร วีซ่าอนุมัติเอกสารสามารถจัดทำได้หลายรูปแบบ อาจมีลิงค์ไปยังเอกสารยืนยันข้อตกลงระหว่างคู่สัญญา ในกรณีนี้ แถบการอนุมัติมักจะอยู่ที่มุมซ้ายล่าง อาจมีข้อความหรือลิงก์ที่พิสูจน์ข้อตกลง (ต้องระบุตำแหน่งของบุคคลที่เข้าร่วมข้อตกลง ตลอดจนลายเซ็นและใบรับรองผลการเรียน) ต้องระบุวันที่อนุมัติไว้ท้ายสุด วีซ่าดังกล่าวสามารถอยู่ในพื้นที่ว่างในเอกสาร

8. รายละเอียดเช่นวีซ่าแนะนำจะต้องมีคำสั่งบุคลากรทั้งหมดและเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อด้านการผลิตควรทำความคุ้นเคยกับพวกเขาไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง รายละเอียดต้องระบุวันที่พนักงานเริ่มคุ้นเคยกับรายละเอียด วีซ่าจะต้องติดไว้ด้านล่างสุดหรือตรงกลางด้านซ้ายของเอกสาร เพื่อจุดประสงค์นี้ Goskomstat ได้พัฒนาแบบฟอร์มพิเศษ ด้วยความช่วยเหลือของแบบฟอร์มเหล่านี้ เอกสารจะมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายหากมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด สิ่งนี้อำนวยความสะดวกในการทำงานของทนายความที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสารและทำให้เอกสารเข้าใจได้ง่ายขึ้นสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลจากเรื่องกฎหมาย

เพื่อให้มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายกับเอกสารการติดต่อภายใน คุณควรคำนึงถึงงานที่จดหมายนั้นแก้ไขได้

1. แจ้งฝ่ายต่างๆ เกี่ยวกับงานที่ดำเนินการ บันทึกข้อเสนอและความปรารถนาของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่ทำงานในโครงการเกี่ยวกับคุณภาพและความรวดเร็วของงาน

2. เป็นหนึ่งในลิงค์ที่สำคัญที่สุดในกระบวนการเลิกจ้างหรือลงทะเบียนลา การย้ายคนงานไปยังสถานที่ทำงานอื่น

3. หากเกิดข้อพิพาทด้านแรงงาน จดหมายทางอุตสาหกรรมอาจกลายเป็นเอกสารที่ช่วยแก้ไขข้อพิพาทนี้ได้

เพื่อให้การติดต่อภายในสามารถบรรลุภารกิจทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้นได้ ควรปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

1. เอกสารจะต้องจัดทำขึ้นอย่างถูกต้องโดยมีรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน

2. ผู้รับเอกสารนี้จะต้องยอมรับการดำเนินการ โดยทั่วไป ความยินยอมสามารถได้รับการยืนยันอย่างเป็นทางการในรูปแบบของการลงมติ

3. เอกสารจะต้องกำหนดหมายเลขทะเบียนซึ่งจะต้องอยู่ในสมุดรายวันพิเศษเพื่อติดตามเอกสารเข้าและออก

4. ในระหว่างวันดำเนินการของเอกสารจะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย (เช่น ในตู้นิรภัยของบริษัท)

โดยพื้นฐานแล้ว จดหมายภายในของพนักงานประกอบด้วยข้อความ บันทึกช่วยจำต่างๆ และจดหมายภายในของนายจ้างกับผู้ใต้บังคับบัญชาประกอบด้วยการแจ้งเตือนต่างๆ เกี่ยวกับงาน และอื่นๆ เอกสารโต้ตอบการผลิตจะเป็นทางการตามกฎหมายหากมีการติดต่อโต้ตอบระหว่างพนักงาน ลูกจ้าง และเจ้านาย และระหว่างหัวหน้าแผนกการผลิตต่างๆ ตามกฎแล้ว พนักงานส่วนใหญ่มักจะแลกเปลี่ยนข้อความอย่างเป็นทางการกับพนักงาน

ทุกวันนี้เทคโนโลยีก้าวหน้าไปมาก และหากเมื่อ 15 ปีที่แล้วผู้คนแลกเปลี่ยนข้อความที่เขียนบนกระดาษ ตอนนี้พวกเขาแลกเปลี่ยนกันโดยใช้อีเมล วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความถึงพนักงานที่อยู่ห่างไกลจากคุณได้ทันที แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน เป็นการยากที่จะพิสูจน์ว่าข้อความนี้เขียนโดยพนักงานคนนี้และไม่มีใครอื่นอีก แม้ว่าคุณจะแนะนำระบบรหัสผ่าน แต่ก็ยากที่จะระบุได้อย่างแม่นยำว่าไม่มีใครนอกจากพนักงานเองที่รู้รหัสผ่านนี้ ดังนั้นหากคุณคิดว่าอาจเกิดความขัดแย้งหรือเกิดขึ้นแล้วในบริษัทให้เขียนเอกสารลงในกระดาษและรับรองด้วยลายเซ็นของคุณก็จะน่าเชื่อถือมากขึ้น นอกจากนี้ การลงทะเบียนเอกสารของคุณผ่านบุคคลที่ลงทะเบียนเอกสารของบริษัททั้งหมดก็ไม่เสียหาย

หากคุณใช้อีเมล พนักงานที่ได้รับข้อความของคุณจะต้องพิมพ์เอกสารนี้และลงทะเบียน อีกทั้งจำเป็นต้องพัฒนาวิธีการพิเศษสำหรับบริษัทในการเช็คอีเมลอย่างสม่ำเสมอ ในกรณีนี้ การติดต่อทางจดหมายจะมีข้อดีหลักสองประการ ได้แก่ การส่งและรับข้อความที่รวดเร็ว รวมถึงความน่าเชื่อถือสูงในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อคุณเท่านั้น

คำชี้แจงและการแจ้งเตือนเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในการปกป้องสิทธิของนายจ้างเมื่อแก้ไขข้อขัดแย้งต่างๆ ดังนั้นเราจะพิจารณาวิธีที่จะให้อำนาจทางกฎหมายแก่พวกเขา กฎการออกแบบมีความสำคัญมากในกระบวนการนี้

โดยปกติในการสมัครงาน องค์กรต่างๆ จะใช้แบบฟอร์มพิเศษที่พนักงานต้องกรอกด้วยตนเอง หลังจากกรอกแล้ว พนักงานจะระบุวันที่ยื่นใบสมัครและลายเซ็นไว้ที่มุมขวาล่าง ใบสมัครสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ได้ ผู้ถูกจ้างจะต้องลงนามในใบสมัครนี้และเริ่มทำงานเท่านั้น โดยหลักการแล้ว การจดทะเบียนดังกล่าวค่อนข้างถูกกฎหมาย แต่ศาลบางแห่งมองว่าเป็นการกดดันพนักงาน ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าถ้าเขียนแอปพลิเคชันด้วยมือซึ่งจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง ขอแนะนำให้แสดงรายละเอียดที่จำเป็นเมื่อจัดทำเอกสารมิฉะนั้นเอกสารจะไม่มีผลใช้บังคับทางกฎหมาย

1. ขั้นแรก คุณต้องระบุว่าเอกสารนี้เป็นของเอกสารประเภทใด ในกรณีนี้ควรเขียนคำว่า “ใบสมัคร” ไว้ในชื่อเรื่องของเอกสาร

3. จากนั้นเขียนชื่อผู้เขียนใบสมัคร เช่นเดียวกับผู้รับ คุณเขียนชื่อนามสกุลและตำแหน่งของคุณ

4. หลังจากที่คุณอธิบายผู้รับและผู้ริเริ่มแล้ว ให้เขียนเนื้อหาของข้อความเอง (ข้อความ)

5. เมื่อเขียนข้อความเสร็จแล้ว ผู้เรียบเรียงจะใส่ลายเซ็นและวันที่เขียนใบสมัคร

6. โดยปกติหลังจากการลงนามของผู้ริเริ่มแล้วจะมีการลงนามในข้อตกลงนั่นคือผู้จัดการที่จ้างคุณลงนามในเอกสาร สิ่งนี้ไม่จำเป็นและทั้งหมดขึ้นอยู่กับทัศนคติขององค์กรต่อปัญหานี้ ดังนั้นอย่ากลัวว่าจะไม่ได้รับการว่าจ้างเมื่อไม่มีลายเซ็นของผู้จัดการ

7. นอกจากนี้ หลังจากที่ปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว แอปพลิเคชันจะถูกลงทะเบียนในทะเบียนเอกสารขาเข้าโดยผู้มีอำนาจซึ่งแนบหมายเลขทะเบียนของเอกสาร วันที่ยอมรับ และลายเซ็นของเขา นี่เป็นขั้นตอนบังคับเนื่องจากหากไม่มีเอกสารดังกล่าวจะไม่สามารถมีผลใช้บังคับได้ ผู้มีอำนาจขององค์กรส่วนใหญ่มักเป็นเลขานุการส่วนตัวของนายจ้าง

8. มีความจำเป็นต้องจัดทำมติของบุคคลที่ส่งใบสมัครให้และผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ ความละเอียดจะต้องประกอบด้วยลายเซ็นวันที่จัดทำและการตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นการสมัครซึ่งระบุข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง

9. หลังจากการสมัครเสร็จสิ้น หัวหน้าขององค์กรจะจดบันทึกเกี่ยวกับการใช้งาน วางไว้ในพื้นที่ว่างของจดหมาย ผู้จัดการยังสามารถทำเครื่องหมายกรณีที่ใบสมัครของคุณอยู่ได้

การแจ้งเตือนยังเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานปกติขององค์กร นายจ้างใช้ประกาศเพื่อแจ้งให้ลูกจ้างทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น นี่อาจเป็นการลดจำนวนพนักงาน การลาพักร้อนอีกครั้ง การเปลี่ยนแปลงสัญญาการจ้างงานในอนาคต ฯลฯ

ประกาศอย่างเป็นทางการควรเขียนลงบนกระดาษ ตามที่กฎหมายแรงงานกำหนด เมื่อได้รับแจ้งแล้วพนักงานจะลงนามในเอกสารเอง นี่คือสิ่งที่ขั้นตอนแรงงานของทุกองค์กรควรเป็น เมื่อไม่มีศาลใดสามารถตัดสินว่ามีความผิดในการดำเนินการตามเอกสารได้

เพื่อให้มั่นใจมากขึ้น ฉันจะให้สารสกัดจากประมวลกฎหมายแรงงานซึ่งยืนยันการมีอยู่ของการแจ้งเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น มาตรา 74 กล่าวถึงการเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานโดยนายจ้าง ลูกจ้างมีสิทธิทุกประการที่จะปฏิเสธการทำงานหรือเสนอเงื่อนไขการทำงานใหม่แก่นายจ้าง หากลูกจ้างปฏิเสธที่จะทำงาน นายจ้างจะต้องเสนอเงื่อนไขการทำงานใหม่ให้เขา นายจ้างยังต้องจัดให้มีหนังสือแจ้งเบื้องต้นแก่ลูกจ้างก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงาน

มาตรา 79 บทความนี้เกี่ยวข้องกับการบอกเลิกสัญญาจ้าง สัญญาจ้างงานระยะยาวจะสิ้นสุดลงหากระยะเวลาของสัญญานี้สิ้นสุดลง ในกรณีนี้ พนักงานจะต้องได้รับการแจ้งเตือนการเลิกจ้างสามวันเนื่องจากสิ้นสุดระยะเวลาการทำงานที่วางแผนไว้ นายจ้างมีสิทธิที่จะขยายระยะเวลาการจ้างของลูกจ้างรายนั้นได้เฉพาะในกรณีที่ลูกจ้างไม่คัดค้านที่จะให้ความร่วมมือกับนายจ้างต่อไป

มาตรา 123 กล่าวถึงการลาพักร้อนประจำปี พนักงานมีสิทธิ์ได้รับวันหยุดประจำปีที่องค์กร ในกรณีนี้นายจ้างจะต้องแจ้งให้ลูกจ้างทราบถึงการเริ่มต้นวันหยุดพักร้อนสองสัปดาห์ก่อนที่จะเริ่มวันหยุด พนักงานจะได้รับหนังสือแจ้งพร้อมลายเซ็น การเริ่มต้นและสิ้นสุดวันหยุดขึ้นอยู่กับตารางวันหยุดประจำปี พนักงานมีสิทธิที่จะปฏิเสธการลาหรือเลื่อนออกไปตามเวลาใดก็ได้ที่มีให้กับองค์กร หากพนักงานปฏิเสธการลาประจำปี จำนวนวันจากการลานี้ไปยังวันถัดไปจะถูกบวกเข้ากับเขา

มาตรา 180 อธิบายถึงค่าตอบแทนที่จัดทำโดยองค์กรที่จ้างพนักงานเพื่อการจ้างงานถาวรในกรณีที่พนักงานลดลงอย่างมากหรือในกรณีที่บริษัทล้มละลายหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ เมื่อลดจำนวนพนักงานลงต้องแจ้งเลิกจ้างล่วงหน้า 2 เดือน ช่วงนี้มีให้เพื่อให้พนักงานสามารถหางานเฉพาะทางได้ ในกรณีเหล่านี้ทั้งหมดนายจ้างจะต้องยืนยันข้อเท็จจริงในการแจ้งให้ลูกจ้างทราบในช่วงระยะเวลาหนึ่งซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงาน ดังนั้นการแจ้งดังกล่าวจึงมอบให้กับพนักงานตามลายเซ็นส่วนตัวของเขา และสิ่งที่สำคัญที่สุดในการส่งหนังสือแจ้งไม่ใช่ลายเซ็นของพนักงานมากนัก แต่เป็นการระบุวันที่ได้รับหนังสือแจ้งดังกล่าว การแจ้งจะต้องมีรายละเอียดคล้ายกับที่ควรอยู่ในเอกสารบุคลากรใด ๆ ต่อไปเราจะมาดูระบบการลงทะเบียนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อภายในกัน ระบบการลงทะเบียนเอกสารช่วยให้นายจ้างสามารถปกป้องตนเองได้สำเร็จในกรณีที่เกิดปัญหาในการผลิต ยิ่งระบบจดทะเบียนดีขึ้นและเรียบง่ายขึ้นเท่าใด นายจ้างก็จะปกป้องสิทธิของตนได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ในกรณีเช่นนี้ ควรเล่นอย่างปลอดภัยอีกครั้งจะดีกว่า โดยปกติแล้วระบบการลงทะเบียนเอกสารจะใช้ในกรณีต่อไปนี้

การแจ้งจะต้องมีรายละเอียดคล้ายกับที่ควรอยู่ในเอกสารบุคลากรใด ๆ ต่อไปเราจะมาดูระบบการลงทะเบียนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อภายในกัน

ระบบการลงทะเบียนเอกสารช่วยให้นายจ้างสามารถปกป้องตนเองได้สำเร็จในกรณีที่เกิดปัญหาในการผลิต ยิ่งระบบจดทะเบียนดีขึ้นและเรียบง่ายขึ้นเท่าใด นายจ้างก็จะปกป้องสิทธิของตนได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ในกรณีเช่นนี้ ควรเล่นอย่างปลอดภัยอีกครั้งจะดีกว่า

โดยทั่วไประบบการลงทะเบียนเอกสารจะใช้ในกรณีต่อไปนี้:

1. ตรวจสอบความพร้อมของเอกสารและติดตามความเคลื่อนไหว

2. ด้วยความช่วยเหลือของระบบการลงทะเบียน องค์กรมีโอกาสที่จะให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารที่ลงทะเบียนใด ๆ

3. การลงทะเบียนช่วยให้คุณได้รับความเร็วการไหลของเอกสารที่เหมาะสมที่สุด

4. หากเกิดข้อขัดแย้งในการผลิต ระบบการลงทะเบียนสมุดรายวันจะช่วยให้คุณสามารถยืนยันการสร้างเอกสารในวันที่กำหนดได้

จำนวนวารสารของระบบการลงทะเบียนซึ่งทำหน้าที่ลงทะเบียนเอกสารขึ้นอยู่กับทิศทางของกิจกรรมขององค์กร เพื่อให้สมุดรายวันการลงทะเบียนยืนยันวันที่สร้างเอกสาร กล่าวคือ เพื่อให้สมุดรายวันพิสูจน์ว่าไม่สามารถป้อนเอกสารในการลงทะเบียนในภายหลังได้ ต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ

1. นิตยสารจะต้องมีปกที่ชัดเจนเพื่อไม่ให้เหตุการณ์ใด ๆ เสียหายข้อมูลอันมีค่า

2. เพื่อพิสูจน์ว่าไม่สามารถดึงแผ่นกระดาษออกจากนิตยสารหรือใส่แผ่นเพิ่มเติมได้ คุณควรเริ่มนิตยสารที่มีฝาปิดแบบมีกาว เป็นความคิดที่ดีที่จะกำหนดหมายเลขหน้าเพื่อเพิ่มความปลอดภัย

3. เมื่อสร้างวารสาร คุณควรสร้างรายการใบรับรอง รายการนี้ประกอบด้วย: ชื่อของนิตยสารและวัตถุประสงค์, จำนวนหน้า (ควรเขียนเป็นตัวเลขก่อนแล้วตามด้วยตัวพิมพ์ใหญ่), วันที่ลงทะเบียนและลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร บันทึกการรับรองจะติดอยู่ที่ด้านหลังของสมุดรายวันการลงทะเบียนรวมถึงปกหน้าด้วย

4. วารสารจะต้องประทับตราโดยทนายความของบริษัทและลงนามโดยผู้จัดการ

ลักษณะภายในของวารสารได้รับการพัฒนาโดยบริษัท เนื่องจากไม่มีเหตุผลทางกฎหมายที่จะกำหนดแบบฟอร์มพิเศษใดๆ ให้กับวารสารสำหรับการติดต่อภายใน

เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่จำเป็นสำหรับการผลิตตามวัสดุเคส พนักงานจะได้รับสำเนาเอกสาร ทำเช่นนี้เพื่อปกป้องเอกสารจากความเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือความเสียหายพิเศษ โดยปกติแล้วเอกสารต้นฉบับจะมอบให้กับหัวหน้าแผนกเท่านั้น และถึงแม้จะไม่เสมอไปก็ตาม โดยปกติแล้วต้นฉบับจะอยู่ในตู้นิรภัยในห้องทำงานของผู้อำนวยการ

สำเนาเอกสารแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ โทรสารและฟรี สำเนาโทรสารจะจำลองเอกสารโดยสมบูรณ์ ประกอบด้วยรายละเอียดทั้งหมด และรายละเอียดตำแหน่งของรายละเอียดในเอกสาร มีการสร้างสำเนาฟรีโดยใช้เครื่องพิมพ์ดีดหรือคอมพิวเตอร์ของบริษัท มันไม่ได้แสดงเอกสารอย่างถูกต้องนัก แต่สื่อถึงสาระสำคัญของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารได้ครบถ้วน โดยปกติแล้วสำเนาฟรีจะแตกต่างจากต้นฉบับตรงที่จะไม่มีรูปร่างซ้ำ

พนักงานที่รับสำเนาเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ใด ๆ รับรอง ขณะเดียวกันก็รับผิดชอบเรื่องความปลอดภัยของเอกสารด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าสำเนานั้นสะท้อนถึงข้อมูลของต้นฉบับโดยครบถ้วน ผู้นำไปศึกษาอย่างละเอียด ใส่คำให้ถูกต้อง และลงนามในสำเนาเป็นเครื่องหมายการรับ โดยปกติแล้วสำเนาจะถูกเซ็นชื่อในมุมว่างที่ไม่มีโน้ต หากมีการมอบเอกสารให้กับองค์กรอื่น สำเนาจะถูกประทับตราขององค์กรที่ถ่ายโอนไป นอกจากนี้ยังมีสำเนาประเภทที่ซ้ำกันอีกด้วย มันแตกต่างจากสำเนาทั่วไปตรงที่มันมีคุณสมบัติทางกฎหมายเหมือนกับต้นฉบับ สำเนามีประโยชน์มากเมื่อไปขึ้นศาล เนื่องจากเมื่อโอนแล้ว ต้นฉบับจะวางอยู่บนโต๊ะของคุณและคุณไม่ต้องกังวลกับความปลอดภัยของต้นฉบับ อย่าลืมว่าศาลมีแนวโน้มที่จะสูญเสียเอกสารเป็นครั้งคราว ดังนั้นจึงไม่ควรเสี่ยง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเอกสารนั้นมีความสำคัญ

การใช้ข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรในกิจกรรมการจัดการเป็นไปได้ภายใต้การรับรองอย่างเป็นทางการ ความน่าเชื่อถือ และความถูกต้อง เพื่อให้เอกสารการจัดการไม่สามารถโต้แย้งและมีผลผูกพันได้นั้นจะต้องเป็นไปตามบรรทัดฐานทางกฎหมายและเจ้าหน้าที่ที่ออกเอกสารจะต้องดำเนินการภายในขอบเขตอำนาจของเขา คุณสมบัติเหล่านี้ของเอกสารถูกกำหนดโดยแนวคิดของ "อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร"

อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร- ทรัพย์สินของเอกสารราชการที่สื่อถึงโดยกฎหมายปัจจุบัน ความสามารถของหน่วยงานที่ออกเอกสารดังกล่าว และขั้นตอนการดำเนินการที่กำหนดไว้

ดังนั้นหน่วยงานกำกับดูแลหรือเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสารมีหน้าที่ต้อง:

ปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบันเมื่อจัดเตรียมเอกสาร

กฎหมาย;

• ออกเอกสารตามความสามารถเท่านั้น
• ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ระดับชาติในปัจจุบันสำหรับการจัดทำและการดำเนินการเอกสาร

ดังนั้นอำนาจทางกฎหมายของเอกสารจึงถูกกำหนดโดยทั้งเนื้อหาและรูปแบบของเอกสาร

ลองพิจารณารายละเอียดที่กำหนดผลบังคับใช้ทางกฎหมายของเอกสาร

รายละเอียดที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ของแบบฟอร์ม ("ชื่อองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร" และ "สถานที่จัดเตรียมหรือตีพิมพ์เอกสาร") ยังเป็นรายละเอียดที่ทำให้เอกสารมีสถานะทางกฎหมายที่จำเป็น

รายละเอียด 11 “วันที่ของเอกสาร”วันที่ของเอกสารคือวันที่ลงนามหรืออนุมัติ, สำหรับรายงานการประชุม - วันที่ประชุม, สำหรับการกระทำ - วันที่เกิดเหตุการณ์ สำหรับเอกสารรับรองเอกสาร วันที่ของเอกสารอาจเป็นวันที่รับรองเอกสาร เอกสารที่ออกโดยองค์กรตั้งแต่สององค์กรขึ้นไปจะต้องมีวันเดียวกัน (เดียว)

วันที่ของเอกสารเขียนเป็นเลขอารบิกตามลำดับต่อไปนี้: วัน เดือน เดือน ปี วันของเดือนและเดือนเขียนด้วยเลขอารบิคสองคู่คั่นด้วยจุด โดยปีเป็นเลขอารบิคสี่ตัว เช่น 01/12/2550 อนุญาตให้ใช้วิธีจัดรูปแบบวันที่ด้วยวาจาและดิจิทัลเช่น 12 มกราคม 2550 รวมถึงการจัดรูปแบบวันที่ (โดยปกติสำหรับการติดต่อกับพันธมิตรต่างประเทศ) ตามลำดับต่อไปนี้: ปี, เดือน, วันของเดือนเป็นต้น : 2007.01.12.

รายละเอียด 12 “เลขทะเบียนเอกสาร”ประกอบด้วยหมายเลขประจำเครื่องในอาร์เรย์เอกสารที่ลงทะเบียน (สัญญา คำสั่ง จดหมายขาออก ฯลฯ ) ซึ่งสามารถเสริมได้ตามดุลยพินิจขององค์กรด้วยดัชนีกรณีตามระบบการตั้งชื่อข้อมูลเกี่ยวกับนักแสดงผู้สื่อข่าว ฯลฯ สิ่งนี้ รายละเอียดคือตัวระบุเอกสารที่ไม่ซ้ำกันในอาร์เรย์องค์กรข้อมูล

หมายเลขทะเบียนของเอกสารที่รวบรวมร่วมกันโดยองค์กรสององค์กรขึ้นไปประกอบด้วยหมายเลขทะเบียนของเอกสารของแต่ละองค์กรเหล่านี้ คั่นด้วยเครื่องหมายทับตามลำดับที่ระบุผู้เขียนในเอกสาร

การลงทะเบียนเอกสารโดยการบันทึกข้อเท็จจริงของการผ่านระบบการจัดการที่กำหนดจะทำให้เอกสาร ตัวละครอย่างเป็นทางการพร้อมกับการจดทะเบียนเอกสาร บริการบริหารจัดการสำนักงานจะตรวจสอบความถูกต้องของแบบฟอร์มที่เลือก ลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่ที่ระบุในเอกสาร ความครบถ้วนของการรับรองเอกสาร เป็นต้น

อุปกรณ์ประกอบฉาก 16 “ตราประทับอนุมัติเอกสาร”จัดทำขึ้นบนเอกสารที่เจ้าหน้าที่ผู้ลงนามไม่สามารถบังคับใช้ได้ เอกสารดังกล่าวมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายหลังจากได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร หน่วยงานการจัดการระดับวิทยาลัย หรือหน่วยงานที่สูงกว่าหรือหน่วยงานการจัดการ

ตัวอย่างเช่นคำอธิบายลักษณะงานสำหรับพนักงานขององค์กรนั้นจัดทำขึ้นในรูปแบบทั่วไปโดยลงนามโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างและต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

การอนุมัติสามารถทำได้สองวิธีที่มีผลทางกฎหมายเท่าเทียมกัน: โดยเจ้าหน้าที่หรือโดยเอกสารที่ออกเป็นพิเศษ

ในกรณีแรก ตราประทับอนุมัติเอกสารจะต้องประกอบด้วยคำว่า APPROVED (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ตำแหน่งของผู้อนุมัติเอกสาร ลายเซ็น ชื่อย่อ นามสกุล และวันที่อนุมัติ

เมื่ออนุมัติเอกสารโดยเอกสารอื่น: ความละเอียดการตัดสินใจคำสั่งโปรโตคอล - ตราประทับการอนุมัติประกอบด้วยคำว่าอนุมัติ (อนุมัติอนุมัติหรืออนุมัติ) ชื่อของเอกสารอนุมัติในกรณีเครื่องมือวันที่หมายเลข คำว่า APPROVED ตกลงในเพศและหมายเลขพร้อมกับชื่อประเภทเอกสารที่ได้รับการอนุมัติ

ตัวอย่างการออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉาก

ตราประทับอนุมัติเอกสารอยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร (ภาคผนวก 7)

เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่หลายคน ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่จะอยู่ในระดับเดียวกัน

หลังจากได้รับอนุมัติเอกสารแล้วจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้ที่อนุมัติเอกสาร ความรับผิดชอบต่อคุณภาพของการเตรียมเอกสารและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นขึ้นอยู่กับบุคคลที่จัดเตรียม รับรอง และลงนามในเอกสาร

อุปกรณ์ประกอบฉาก 22 “ลายเซ็นเอกสาร”- ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดและเก่าแก่ที่สุดของเอกสารการจัดการ เชื่อกันว่าเกิดขึ้นพร้อมกับการเกิดขึ้นของการเขียน

ตัวอย่างเช่น การอ้างอิงถึงการใช้ลายเซ็นพบได้ในหมู่ชาวบาบิโลนในยุคของกษัตริย์ฮัมมูราบี (ประมาณ 2300 ปีก่อนคริสตกาล) ในพระคัมภีร์ - ในหนังสือของศาสดาพยากรณ์ดาเนียลและเนหะมีย์ (ประมาณ 500-400 ปีก่อนคริสตกาล) ในอียิปต์ในรัชสมัยของคลีโอพัตรา (69-30 ปีก่อนคริสตกาล) และในจักรวรรดิโรมันภายใต้การนำของจูเลียส ซีซาร์ (102 หรือ 100-44 ปีก่อนคริสตกาล) ลายเซ็นเป็นส่วนสำคัญของเอกสารอยู่แล้ว

รายละเอียด "ลายเซ็น" รวมถึง: ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร (เต็มหากเอกสารไม่ได้วาดบนหัวจดหมายขององค์กรและตัวย่อสำหรับเอกสารที่วาดบนหัวจดหมาย) ลายเซ็นส่วนตัว การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ, นามสกุล) เช่น:

รองประธานสมาคม

รัฐวิสาหกิจระดับภูมิภาค อัล โบริซอฟเอเอ โบริซอฟ

หรือบนแบบฟอร์ม

รองประธาน อัล โบริซอฟเอเอ โบริซอฟ

รายละเอียดจะเว้นวรรค 2-3 บรรทัดหลังข้อความในเอกสาร เมื่อถอดความลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ ชื่อย่อและนามสกุลจะถูกพิมพ์โดยเว้นวรรคและอยู่ที่ระดับบรรทัดสุดท้ายของชื่อตำแหน่ง

เมื่อลงนามในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่หลายคน ลายเซ็นของพวกเขาจะถูกวางไว้ด้านล่างลายเซ็นอื่นตามลำดับที่สอดคล้องกับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง เช่น

ผู้บริหารสูงสุด เอ็มวี ลารินเอ็มวี ลาริน

หัวหน้าแผนกบัญชี ซี.วี. มารีชซี.วี. มารีช

เมื่อลงนามในเอกสารโดยบุคคลที่มีตำแหน่งเท่ากันหลายคน ลายเซ็นจะอยู่ในระดับเดียวกัน

เอกสารที่จัดทำโดยคณะกรรมาธิการไม่ได้ระบุตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร แต่เป็นความรับผิดชอบของพวกเขาในฐานะส่วนหนึ่งของคณะกรรมาธิการเช่น:

ประธานคณะกรรมาธิการ วี.ดี. บานาซูเควิชวี.ดี. บานาซูเควิช

สมาชิกคณะกรรมการ หนึ่ง. โซโควาหนึ่ง. โซโควา

โอ.ไอ. ริสคอฟโอ.ไอ. ริสคอฟ

ผู้รักษาการแทนอาจลงนามในเอกสารก็ได้ ในกรณีนี้ ให้ระบุตำแหน่งที่แท้จริงของเขา (เช่น รักษาการผู้อำนวยการ) และสำเนาใบรับรองผลลายมือชื่อของเขา (ชื่อย่อและนามสกุล) ไม่อนุญาตให้ใส่คำบุพบท "สำหรับ" ซึ่งเขียนด้วยลายมือว่า "รอง" หรือเครื่องหมายทับหน้าตำแหน่งงาน

ลายเซ็นขวาตามกฎแล้วเอกสารการจัดการคือความสามารถของหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ของเขาตามการกระจายความรับผิดชอบ ก่อตั้งขึ้นโดยเอกสารองค์กร (กฎบัตร, ข้อบังคับเกี่ยวกับองค์กร) และเอกสารการบริหาร (คำสั่ง) ขององค์กร

ในกฎบัตรขององค์กรมีการควบคุมว่าสิทธิ์ใดที่ตกเป็นของหน่วยงานจัดการของตัวแทนและผู้บริหาร (แต่เพียงผู้เดียวและวิทยาลัย) รวมถึงการลงนาม (การอนุมัติ) ซึ่งเอกสารนั้นอยู่ในความสามารถของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนกิจกรรมและการตัดสินใจโดยหัวหน้าองค์กรสามารถกำหนดได้ในข้อตกลงระหว่างเขากับผู้เข้าร่วม (ผู้ก่อตั้ง) ขององค์กรตลอดจนในเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นของนิติบุคคล

ผู้จัดการจัดการกิจกรรมปัจจุบันที่เขามี สิทธิโดยไม่มีเงื่อนไขในการลงนามในเอกสาร(อยู่ในความสามารถตามเอกสารประกอบ)

การควบคุมสิทธิในการลงนามมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อมีการลงนามเอกสารจำนวนมากต่อวัน ในกรณีนี้ ผู้จัดการสามารถ (และจำเป็นต้องได้รับตำแหน่งจากตำแหน่งผู้บริหารที่มีประสิทธิผล) มอบอำนาจของคุณเหล่านั้น. โอนสิทธิและความรับผิดชอบส่วนหนึ่งในการตัดสินใจ (ลงนามในเอกสาร) และในการดำเนินการให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่ยอมรับความรับผิดชอบด้วย

การกระจายอำนาจดังกล่าวเป็นทางการโดยคำสั่งจากผู้จัดการซึ่งเขากำหนดขอบเขตของการตัดสินใจและระดับความรับผิดชอบของผู้ใต้บังคับบัญชา อำนาจบางอย่างสามารถโอนได้โดยใช้หนังสือมอบอำนาจ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถลงนามได้โดยใช้เทคโนโลยีลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งบางแง่มุมของการใช้งานจะกล่าวถึงในคู่มือบทต่อไปนี้

อุปกรณ์ประกอบฉาก 23 “ตราประทับอนุมัติเอกสาร”ร่างเอกสารที่จัดทำโดยองค์กรหนึ่งและส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของอีกองค์กรหนึ่งสามารถตกลงกันได้โดยการประทับตราอนุมัติในเอกสาร

มันถูกวาดขึ้นบนแผ่นสุดท้ายของเอกสารด้านล่างและทางด้านซ้ายของลายเซ็นทั้งหมด

เมื่อตกลงในเอกสารกับองค์กรระดับสูงกว่า สถานการณ์อาจเกิดขึ้นที่เอกสารจะได้รับการอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ที่อยู่ในลำดับชั้นการจัดการที่สูงกว่าผู้จัดการที่ลงนามในเอกสาร ในกรณีนี้ ลักษณะคำแนะนำของมาตรฐานทำให้คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งของรายละเอียดได้ และสามารถวางตราประทับการอนุมัติไว้ที่ด้านบนของเอกสารได้

ตราประทับอนุมัติจะมีคำว่า AGREED ซึ่งพิมพ์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่และไม่มีเครื่องหมายคำพูด

เมื่ออนุมัติเอกสาร เจ้าหน้าที่จะระบุตำแหน่งของผู้จัดการ โดยมีชื่อขององค์กรที่เอกสารได้รับการอนุมัติ ลายเซ็นส่วนตัว นามสกุล ชื่อย่อและวันที่

เป็นไปได้ที่จะตกลงโดยใช้เอกสารอื่น: จดหมาย, โปรโตคอล ฯลฯ ในกรณีนี้ ให้ระบุชื่อของเอกสาร วันที่ และหมายเลข

ตัวอย่างการออกแบบอุปกรณ์ประกอบฉาก

"ประทับตราอนุมัติ"

อุปกรณ์ประกอบฉาก 25 “ตราประทับประทับตรา”ประวัติความเป็นมาของการเกิดขึ้นของตราประทับในฐานะองค์ประกอบของเอกสารตลอดจนลายเซ็นนั้นย้อนกลับไปนับพันปี ในสมัยโบราณ การใช้การพิมพ์แพร่หลายทั้งในด้านความสัมพันธ์ทางธุรกิจและการสื่อสารส่วนตัว บ่อยครั้งที่ตราประทับจะแทนที่ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของเจ้าของ

ในงานสำนักงานสมัยใหม่ การใช้ลายเซ็นและตราประทับมีความโดดเด่นอย่างชัดเจน ลายเซ็นสามารถใช้ได้ทั้งสำหรับการติดต่อระหว่างบุคคลและทางธุรกิจ เช่น มันเป็นวิธีการสากลในการตรวจสอบเอกสารและให้สถานะทางกฎหมาย ตราประทับเพื่อใช้ในการรับรองความถูกต้องของลายเซ็นและยืนยันผลทางกฎหมายนั้นจะใช้เฉพาะในเอกสารอย่างเป็นทางการขององค์กรเท่านั้น

ตราประทับนั้นติดอยู่กับต้นฉบับของเอกสารองค์กร (กฎบัตร, ข้อบังคับ, กฎ, คำแนะนำ) รวมถึงเอกสารรับรองสิทธิของเจ้าหน้าที่, ข้อเท็จจริงของการใช้จ่ายของกองทุนและสินทรัพย์ที่สำคัญ ฯลฯ ตราประทับยังใช้เพื่อรับรองสำเนาเอกสารราชการขององค์กร

ควรประทับตราในลักษณะที่สำนักพิมพ์จับส่วนหนึ่งของคำของชื่อของเจ้าหน้าที่ที่ลงนามในเอกสารและจุดเริ่มต้นของลายเซ็นส่วนตัว ในเอกสารที่มีลักษณะทางการเงินให้ประทับตรา ณ สถานที่ที่กำหนดเป็นพิเศษ - สัญลักษณ์ "MP"

ตราประทับแบ่งออกเป็นตราประทับอย่างเป็นทางการและตราประทับของนิติบุคคล องค์กรยังสามารถใช้การปิดผนึกอย่างง่ายของหน่วยโครงสร้างแต่ละหน่วย (แผนกทรัพยากรบุคคล หอจดหมายเหตุ) หรือสำหรับการปฏิบัติงานแต่ละอย่าง (“สำหรับแพ็คเกจ”) ฯลฯ

ขั้นตอนการผลิตและการเก็บรักษาซีลได้รับการควบคุมโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย สถานที่จัดเก็บตราประทับและผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บจะถูกกำหนดโดยคำสั่งของหัวหน้าองค์กร

ดังนั้นความเป็นทางการและความถูกต้องของเอกสารจึงได้รับการยืนยันโดยการมีอยู่และการดำเนินการตามรายละเอียดที่ถูกต้อง: "ชื่อขององค์กร - ผู้เขียนเอกสาร", "วันที่ลงทะเบียน", "หมายเลขการลงทะเบียน", "สถานที่ตีพิมพ์" "ลายเซ็น", "ตราประทับ"

ตามมาตรฐานทางกฎหมาย รวมถึงการดำเนินการทางกฎหมายในท้องถิ่นที่กำหนดอำนาจของเจ้าหน้าที่ขององค์กร ในการให้เอกสารที่มีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย นอกเหนือจากข้อกำหนด "ลายเซ็น" แล้ว สามารถประทับตราการอนุมัติและการอนุมัติได้

ข้อกำหนดหลักของเอกสารการจัดการ - "ข้อความของเอกสาร" - จะต้องเป็นไปตามบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบันด้วย

• ตัวอย่างการลงทะเบียนรายละเอียดแต่ละรายการได้รับโดยใช้ GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

เป้าหมายประการหนึ่งของการสนับสนุนเอกสารสำหรับฝ่ายบริหารคือการจัดเตรียมหลักฐานกิจกรรมขององค์กร เฉพาะในบางครั้งเท่านั้นที่จะโต้แย้งการกระทำหรือการตัดสินใจบางอย่างเพื่อพิสูจน์เหตุการณ์บางอย่างในชีวิตของบริษัทและดำเนินการด้านเอกสาร แต่ไม่ใช่ทุกเอกสารที่สามารถเป็นหลักฐานได้ แต่มีเพียงเอกสารเดียวเท่านั้นที่เรียกว่ากำลังทางกฎหมาย เราจะเข้าใจถึงผลทางกฎหมายของเอกสารอย่างไรและจะบรรลุผลได้อย่างไรในบทความ

อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร

อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร: ทรัพย์สินของเอกสารราชการที่จะก่อให้เกิดผลทางกฎหมาย คำจำกัดความนี้ให้ไว้โดย

กล่าวอีกนัยหนึ่งสามารถนำเสนอเอกสารสำคัญทางกฎหมายต่อศาลเพื่อเป็นหลักฐาน สามารถแนบไปกับสัญญา หรือนำเสนอในระหว่างการตรวจสอบใดๆ ก็ได้ ตอนนี้เรามาดูวิธีแยกแยะเอกสารที่มีผลทางกฎหมายจากเอกสารที่ไม่มีผลบังคับ

รายละเอียดให้อำนาจทางกฎหมาย

รายละเอียดหลัก (“ลำดับแรก”) ที่ให้เอกสารมีผลบังคับทางกฎหมายคือลายเซ็นและ

มีเพียงเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจลงนามเท่านั้นจึงจะมีสิทธิ์ลงนามในเอกสารใดๆ ตัวอย่างเช่น CEO สามารถลงนามในเอกสารใดๆ ในบริษัทของเขาได้ ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจลงนามในเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรทั้งหมดหรือบางส่วนได้ แต่จะต้องได้รับมอบอำนาจให้ลงนามเท่านั้น และหนังสือมอบอำนาจจะออกและลงนามโดยผู้อำนวยการทั่วไปคนเดียวกัน หัวหน้าแผนกสามารถลงนาม เช่น คำแนะนำที่ใช้เฉพาะกับแผนกของเขาเท่านั้น แต่หัวหน้า บริษัท มอบสิทธิ์ในการทำเช่นนี้อีกครั้ง เช่นเดียวกับการยืนยัน

เอกสารหนึ่งฉบับสามารถมีลายเซ็นหรือตราประทับอนุมัติก็ได้

ข้อกำหนด "ลำดับที่สอง" ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับอำนาจทางกฎหมายของเอกสารด้วยคือข้อมูลการลงทะเบียนของเอกสาร (,) นอกจากนี้ยังรวมถึงแบบฟอร์มเอกสารซึ่งถึงแม้จะไม่จำเป็น แต่ก็รวมหลายรายการในคราวเดียว ในเวลาเดียวกัน โปรดทราบ: หากไม่มีลายเซ็น/ตราประทับอนุมัติ เอกสารแม้จะลงทะเบียนและพิมพ์บนแบบฟอร์มแล้วก็ตาม จะไม่มีผลทางกฎหมายใดๆ

อำนาจทางกฎหมายของสำเนาเอกสาร

ในตัวมันเองไม่มีอำนาจทางกฎหมายใดๆ ทุกอย่างจะเปลี่ยนไปหากคุณใส่เครื่องหมายรับรองลงบนสำเนา เครื่องหมายหมายความว่าสำเนานี้เทียบเท่ากับต้นฉบับอย่างแน่นอน และมีบุคคลที่รับผิดชอบในเรื่องนี้โดยเฉพาะ - เขาลงนามในเครื่องหมาย

อำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับทางกฎหมายในกรณีเดียวอย่างไม่คลุมเครือและไม่สั่นคลอน: หากลงนามด้วยลายเซ็นที่มีคุณสมบัติเหมาะสมของเจ้าหน้าที่ ลายเซ็นเหล่านี้ได้รับการลงทะเบียนกับหน่วยงานออกใบรับรองที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษ

ในระดับองค์กร เป็นไปได้โดยการออกกฎระเบียบท้องถิ่นที่เหมาะสม เพื่อกำหนดว่าการกระทำที่ดำเนินการจากบัญชีของพนักงานมีผลทางกฎหมาย ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยอมรับงานใน EDMS โดยเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านก่อน แต่นี่เป็นเพียงภายในบริษัทเท่านั้น: ในสภาพแวดล้อมภายนอกไม่น่าจะพิสูจน์ได้ว่าการกระทำนี้ดำเนินการโดยบุคคลนี้โดยเฉพาะ

เราสรุปว่า: เฉพาะเอกสารกระดาษต้นฉบับและสำเนาที่ได้รับการรับรองเท่านั้น รวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองขั้นสูงเท่านั้นที่มีผลบังคับทางกฎหมาย

ในองค์กร ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิต พนักงานจะดำเนินการโต้ตอบภายในกันเอง พวกเขาเขียนแถลงการณ์และแจ้งให้ทราบผ่านการแจ้งเตือนถึงความคืบหน้าของงานหรือวิธีการที่ต้องทำให้เสร็จ บ่อยครั้งที่เอกสารดังกล่าวมีความสำคัญสูงและจึงต้องมีผลทางกฎหมาย

เพื่อให้เอกสารมีผลบังคับตามกฎหมายต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

เมื่อสร้างเอกสารโต้ตอบภายในนายจ้างจะต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานทางกฎหมายในปัจจุบัน

พนักงานสามารถออกเอกสารได้ภายในขอบเขตความสามารถของเขาเท่านั้น

นายจ้างมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ในการจัดทำและประมวลผลเอกสารตลอดจนทำความคุ้นเคยกับพนักงาน (ถ้าจำเป็น)

รายละเอียดที่ทำให้เอกสารมีผลใช้บังคับตามกฎหมาย

รายละเอียดบังคับที่ให้เอกสารที่สร้างขึ้นมีผลบังคับทางกฎหมาย:

1. ผู้เขียนเอกสาร (ชื่อองค์กร สถาบัน องค์กร ระบุความเกี่ยวข้องของแผนกหรือแบบฟอร์มทางกฎหมาย) อีกทางเลือกหนึ่งคือการพิมพ์เอกสารบนหัวจดหมาย เอกสารบางฉบับยังระบุเมืองที่ออกเอกสารเพิ่มเติม

2. ชื่อของเอกสาร (คำสั่ง ข้อบังคับ ฯลฯ)

3. วันที่สร้างเอกสารการอนุมัติการมีผลใช้บังคับ

4. ดัชนีการลงทะเบียน (หมายเลข) ของเอกสารนี้ตามระบบการลงทะเบียนที่บริษัทนำมาใช้

6. ลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา ลายเซ็นของผู้จัดการสามารถลงนามได้หลายรูปแบบโดยเฉพาะ:

6.1. ลายเซ็นโดยตรง (ตามคำสั่งในรูปแบบรวม - ระบุตำแหน่ง, การถอดเสียงของลายเซ็นและลายเซ็นเอง)

6.2. ตราประทับอนุมัติตรงที่ลงนามโดยหัวหน้า (หรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ) ขององค์กรนี้ ประทับตราอนุมัติจะติดอยู่ที่ส่วนหัวด้านบนของเอกสารทางด้านขวา

6.3. ประทับตราการอนุมัติทางอ้อม ไกล่เกลี่ย เช่น ผ่านการอนุมัติตามคำสั่ง โดยปกติแล้วตราประทับดังกล่าวจะอยู่ที่ส่วนหัวด้านบนของเอกสารทางด้านขวา (เช่นเดียวกับในรูปแบบรวม T-3 - ตารางการรับพนักงาน)

6.4. ในรูปแบบของมติของผู้จัดการ เช่น ในใบสมัครของพนักงาน ความละเอียดจะต้องมีสี่องค์ประกอบ: ผู้รับการลงมติ การดำเนินการด้านการบริหารหรือคำสั่ง ลายเซ็นของผู้จัดการ และวันที่ของการลงมติ ความละเอียดมักจะเขียนด้วยมือในพื้นที่ว่างของเอกสาร แต่มักจะอยู่ที่ส่วนบน

7. การอนุมัติวีซ่าสำหรับเอกสารประเภทเหล่านั้นซึ่งหากไม่มีวีซ่าดังกล่าวจะไม่มีผลบังคับทางกฎหมายเต็มรูปแบบ ตัวอย่างเช่น การอนุมัติวีซ่ากับองค์กรสหภาพแรงงานหลัก โดยคำนึงถึงความเห็นของหน่วยงานตัวแทน การทำข้อตกลงกับทนายความ กับหัวหน้าฝ่ายบัญชี เป็นต้น เอกสารที่ต้องได้รับการอนุมัติจะพิจารณาจากข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบัน รูปแบบรวม และข้อบังคับท้องถิ่นภายในขององค์กร โดยเฉพาะคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานหรือข้อบังคับสำหรับแผนก ฯลฯ (ถ้ามี) วีซ่าอนุมัติสามารถอยู่ในประเภทต่อไปนี้:

7.1. ข้อบ่งชี้ของเอกสารยืนยันการอนุมัติ (แบบฟอร์มรวม T-7) โดยปกติตราประทับอนุมัติจะอยู่ที่ส่วนล่างของการออกแบบทางด้านซ้าย

7.2. ระบุข้อความยืนยันข้อตกลง ตำแหน่งของบุคคลหรือบุคคลที่ทำข้อตกลงด้วย ลายเซ็น / ลายเซ็น การถอดรหัส และวันที่ทำข้อตกลง วีซ่าอนุมัติมักจะติดอยู่ที่ด้านล่างของเอกสารหรือในพื้นที่ว่างใดๆ

8. วีซ่าทำความคุ้นเคยจะต้องปรากฏภายใต้คำสั่งบุคลากรทั้งหมดและเอกสารอื่น ๆ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วจะต้องสื่อสารกับพนักงานบางกลุ่ม รายละเอียดนี้ยังรวมถึงการแนบวันที่ทำความคุ้นเคยโดยพนักงานภายใต้เอกสารที่ลงนามด้วย วีซ่าสร้างความคุ้นเคยจะติดอยู่ที่ด้านล่างของเอกสารตรงกลางหรือด้านซ้าย

แบบฟอร์มรวมที่พัฒนาโดย Goskomstat สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงการให้เอกสารที่มีผลบังคับทางกฎหมายและมีรายละเอียดที่ระบุทั้งหมด (แม้ว่าจะมีข้อยกเว้นเช่นบัตรส่วนตัวของพนักงาน - แบบฟอร์ม T-2 แบบรวมไม่มีหมายเลขการลงทะเบียนเนื่องจากสิ่งเหล่านี้ เอกสารจะถูกจัดเก็บไม่ตามลำดับเวลา แต่เรียงตามตัวอักษร)

ตัวอย่างของรายละเอียดที่ระบุทั้งหมดในแบบฟอร์มรวมแสดงไว้ด้านล่างโดยใช้ตัวอย่างของแบบฟอร์มรวม T-6 - คำสั่งพักร้อน

ให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารโต้ตอบภายใน

การติดต่อภายในองค์กรช่วยแก้ไขงานต่อไปนี้:

1. แสดงและจัดทำเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรความเห็น คำร้องขอ ข้อเสนอของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง นายจ้าง หรือลูกจ้าง หรือในลักษณะเป็นการแจ้งให้อีกฝ่ายทราบ

2. เป็นส่วนสำคัญในขั้นตอนการบอกเลิกสัญญาจ้าง การย้ายพนักงาน การขอลา และขั้นตอนการปฏิบัติงานด้านบุคลากรอื่นๆ

3. ทำหน้าที่เป็นหลักฐานที่จำเป็นในการพิจารณาข้อพิพาทแรงงาน

เพื่อให้การติดต่อภายในสามารถบรรลุภารกิจข้างต้นทั้งหมดได้ ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

1. เอกสารจะต้องดำเนินการอย่างถูกต้อง โดยมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดแสดงอยู่

2. เอกสารต้องมีเลขทะเบียนตามบันทึกเอกสารขาเข้าและขาออก

3. จะต้องได้รับคำตอบอย่างเป็นทางการจากฝ่ายผู้รับสำหรับเอกสารนี้ เช่นในรูปของการลงมติ

4. เอกสารจะต้องถูกจัดเก็บโดยคำนึงถึงข้อกำหนดการเก็บถาวรที่กำหนดไว้

บ่อยครั้งที่พนักงานดำเนินการโต้ตอบภายในผ่านข้อความ บันทึกช่วยจำ และนายจ้าง - ในรูปแบบของการแจ้งเตือน เอกสารการติดต่อภายในนั้นจัดทำขึ้นไม่เพียงแต่ในกรณีที่จำเป็นในการแลกเปลี่ยนข้อความอย่างเป็นทางการระหว่างพนักงาน แต่ยังระหว่างหัวหน้าแผนกและพนักงาน หัวหน้าแผนกบางแผนกและคนอื่น ๆ เป็นต้น

ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารส่วนใหญ่ดำเนินการใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยการส่งข้อความ โดยอีเมล - ด้วยข้อความดังกล่าว เป็นการยากมากที่จะพิสูจน์ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ถูกสร้างขึ้นโดยพนักงานคนนี้โดยเฉพาะ (แม้ว่าจะตั้งรหัสผ่าน คุณจะต้องพิสูจน์ว่าไม่มีใครนอกจากพนักงานคนนี้รู้รหัสผ่านเพื่อเข้าถึงอีเมลเฉพาะ) ดังนั้นในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้งหรืออาจเกิดข้อขัดแย้งแนะนำให้จัดทำเอกสารในรูปแบบกระดาษรับรองลายมือชื่อและลงทะเบียนผ่านเจ้าหน้าที่ในบริษัทที่รับผิดชอบในการลงทะเบียนเอกสาร

การติดต่อดังกล่าวสามารถบังคับใช้ทางกฎหมายได้หากพนักงานพิมพ์ข้อความอิเล็กทรอนิกส์และเจ้าหน้าที่ลงทะเบียนไว้ นอกจากนี้ เอกสารภายในของบริษัท (กฎระเบียบภายในท้องถิ่น) จะต้องกำหนดวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลนี้ให้เป็นกลไกการสื่อสารที่ใช้งานได้ รวมถึงความถี่ในการตรวจสอบข้อความ

พิจารณาหลักการทั่วไปของการบังคับใช้กฎหมายกับเอกสารการติดต่อภายใน - คำแถลงและการแจ้งเตือน เอกสารเหล่านี้มักเป็นหลักฐานหลักในข้อพิพาทด้านแรงงาน ดังนั้นการทำงานอย่างมีความสามารถกับเอกสารเหล่านี้จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการปกป้องผลประโยชน์ของนายจ้าง

คุณสมบัติของการลงทะเบียนและการให้อำนาจทางกฎหมายแก่คำแถลง

อยู่ในความสนใจของนายจ้างในการกรอกข้อความส่วนตัวของพนักงานด้วยมือ โดยทั่วไปแล้ว องค์กรต่างๆ จะใช้แบบฟอร์มเทมเพลตซึ่งอย่างน้อยที่สุดจะต้องกรอกลายเซ็นของพนักงานและวันที่ลงนามในใบสมัครด้วยมือ บ่อยครั้งที่การยื่นคำให้การดังกล่าวถูกตีความในข้อขัดแย้งทางศาลว่าเป็นความจริงของแรงกดดันต่อพนักงาน

โดยหลักการแล้ว แอปพลิเคชันสามารถสร้างขึ้นได้โดยอัตโนมัติ แต่หลังจากนั้นจะถูกพิมพ์และลงนามโดยบุคคลที่ร่างแอปพลิเคชัน

เป็นที่พึงปรารถนาที่แอปพลิเคชันโดยคำนึงถึงขั้นตอนการอธิบายข้างต้นในการให้เอกสารที่มีผลบังคับตามกฎหมายนั้นมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

1. ชื่อของเอกสารคือ “ใบสมัคร”

2. ผู้รับ – ผู้ที่ส่งใบสมัครถึง โดยระบุตำแหน่งในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ชื่อเต็ม เป็นทางการ.

3. คอมไพเลอร์ - ผู้ที่ถูกส่งระบุตำแหน่งและชื่อเต็ม พนักงาน.

4. ข้อความในแถลงการณ์

5. ลายเซ็นต์ของผู้เขียนใบสมัคร

6. วันที่สมัคร

7. ลายเซ็นการอนุมัติ (ส่วนใหญ่มักมีหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง - หากจำเป็น) รายละเอียดนี้เป็นทางเลือก ดังนั้นความพร้อมใช้งานจึงถูกกำหนดโดยหลักการทำงานกับเอกสารดังกล่าวในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง

8. หมายเลขทะเบียนใบสมัคร หมายเลขถูกกำหนดให้กับเอกสารตามสมุดรายวันของเอกสารที่เข้ามา (หรือวารสารอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับการออกแบบระบบการลงทะเบียนในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง) โดยระบุหมายเลขวันที่รับเอกสารและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ (เช่น เลขานุการ) ผู้รับผิดชอบในการรับเอกสารเหล่านี้จึงลงหมายเลขไว้

9. การแก้ไขของบุคคลที่ส่งใบสมัครถึงหรือผู้ได้รับอนุญาตให้แก้ไขปัญหาเฉพาะ ความละเอียดจะต้องมีลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ วันที่ และการตัดสินใจของฝ่ายบริหารในใบสมัคร โดยระบุเจ้าหน้าที่เฉพาะราย (ชื่อของเขาหรือเพียงแผนก) ที่ได้รับคำสั่งนี้ และ (หากจำเป็น) วันที่ซึ่งคำสั่งที่ระบุในมติจะต้อง ถูกประหารชีวิต

10. หลังจากดำเนินการขั้นตอนด้านบุคลากรตามใบสมัครนี้แล้ว อาจมีการจดบันทึกเกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่งของผู้จัดการ (ดูตัวอย่างที่ 8) โดยปกติจะวางไว้ที่ด้านล่างของเอกสารทางด้านซ้ายหรือในพื้นที่ว่างใดๆ

11. อาจมีเครื่องหมายหมายเลขคดีที่ส่งใบสมัครนี้ไป

ให้เรายกตัวอย่างแอปพลิเคชันที่มีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

คุณสมบัติของการลงทะเบียนและการบังคับใช้กฎหมายในการแจ้งเตือน

นายจ้างเขียนประกาศเพื่อแจ้งให้ลูกจ้างทราบเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง ตัวอย่างเช่น เพื่อเตือนเขาเกี่ยวกับการลดจำนวนพนักงานที่เสนอ (มาตรา 180 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เกี่ยวกับวันหยุดประจำปีครั้งต่อไปที่จะเกิดขึ้นตามตารางวันหยุดของ บริษัท (มาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นตามเงื่อนไขของสัญญาการจ้างงาน (มาตรา 74 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) เกี่ยวกับความจริงที่ว่าสัญญาจ้างงานระยะยาวกับพนักงานกำลังลดลง (มาตรา 79 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย) ฯลฯ

การแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการเพื่อให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานจะต้องออกในรูปแบบกระดาษเท่านั้นเนื่องจากเอกสารเหล่านี้จะยืนยันการปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดและพนักงานยืนยันการรับการแจ้งเตือนนี้ตามกฎในเอกสารนั้นเอง

ด้านล่างนี้เป็นสารสกัดจากประมวลกฎหมายแรงงานที่ยืนยันข้อกำหนดของการแจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรในบางกรณีของการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงาน

ส่วนเอกสาร

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย มาตรา 74 การเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขของสัญญาจ้างงานที่กำหนดโดยคู่สัญญาด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานขององค์กรหรือเทคโนโลยี (...) นายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งให้ลูกจ้างทราบถึงการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขของสัญญาจ้างงานที่กำหนดโดยคู่สัญญาที่จะเกิดขึ้น รวมถึงเหตุผลที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงดังกล่าว การเขียน ไม่เกินสองเดือน เว้นแต่จะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่นในประมวลนี้ หากลูกจ้างไม่ตกลงทำงานภายใต้เงื่อนไขใหม่ นายจ้างมีหน้าที่ต้อง การเขียน เสนองานอื่นให้กับนายจ้าง (ทั้งตำแหน่งว่างหรืองานที่สอดคล้องกับคุณสมบัติของพนักงานและตำแหน่งว่างที่ต่ำกว่าหรืองานที่มีรายได้ต่ำกว่า) ซึ่งลูกจ้างสามารถทำได้โดยคำนึงถึงสภาวะสุขภาพของเขา มาตรา 79 การบอกเลิกสัญญาจ้างงานระยะยาว สัญญาจ้างงานระยะยาวจะสิ้นสุดลงเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ พนักงานจะต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการบอกเลิกสัญญาจ้างเนื่องจากการหมดอายุอย่างน้อยสามวันปฏิทินก่อนที่จะถูกไล่ออก ยกเว้นในกรณีที่สัญญาจ้างงานระยะยาวสรุปในช่วงระยะเวลาการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานที่ขาดงานหมดอายุ . มาตรา 123 ลำดับการอนุญาตให้ลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปี ลำดับการจัดหาวันหยุดโดยชำระเงินจะพิจารณาเป็นประจำทุกปีตามตารางวันหยุด (...) พนักงานจะต้องได้รับแจ้งเวลาเริ่มต้นของการพักร้อน สำหรับการลงนาม ไม่เกินสองสัปดาห์ก่อนที่จะเริ่ม มาตรา 180 การค้ำประกันและค่าตอบแทนลูกจ้างในกรณีเลิกกิจการขององค์กร ลดจำนวน หรือพนักงานของลูกจ้างขององค์กร (...) ลูกจ้างได้รับคำเตือนจากนายจ้างเป็นการส่วนตัวและ สำหรับการลงนาม อย่างน้อยสองเดือนก่อนถูกเลิกจ้าง

ในกรณีเหล่านี้ทั้งหมดนายจ้างจะต้องยืนยันข้อเท็จจริงในการแจ้งให้ลูกจ้างทราบในช่วงระยะเวลาหนึ่งซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงาน ดังนั้นการแจ้งดังกล่าวจึงมอบให้กับพนักงานตามลายเซ็นส่วนตัวของเขา และสิ่งที่สำคัญที่สุดในการส่งหนังสือแจ้งไม่ใช่ลายเซ็นของพนักงานมากนัก แต่เป็นการระบุวันที่ได้รับหนังสือแจ้งดังกล่าว

การแจ้งเตือนประกอบด้วยรายละเอียดเดียวกันทั้งหมดที่ควรอยู่ในเอกสารบุคลากร

ระบบลงทะเบียนเอกสารโต้ตอบภายใน

นายจ้างจะปกป้องตัวเองได้ง่ายขึ้นในกรณีที่มีความขัดแย้งด้านแรงงาน (รวมถึงการฟ้องร้อง) หากองค์กรมีระบบที่มีความสามารถในการจดทะเบียนเอกสาร ระบบจดทะเบียนบริษัทจำเป็นสำหรับ:

บันทึกความพร้อมของเอกสารและติดตามความเคลื่อนไหว

การบังคับใช้กฎหมายกับเอกสารของบริษัท

องค์กรที่เหมาะสมที่สุดของการไหลของเอกสารภายในองค์กร

ปกป้องผลประโยชน์ของนายจ้างในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้งทางกฎหมาย ในกรณีนี้ ระบบการลงทะเบียนสมุดรายวันจะยืนยันข้อเท็จจริงว่าเอกสารถูกสร้างขึ้นในวันที่กำหนด

จำนวนวารสาร (สมุดบัญชี) ที่ต้องจัดเก็บโดยตรงขึ้นอยู่กับลักษณะของกิจกรรมขององค์กร เพื่อให้วารสารการบัญชี (หนังสือ) ไม่เพียงแต่ทำหน้าที่ในการลงทะเบียนเอกสารเท่านั้น แต่ยังในกรณีที่มีข้อขัดแย้งเพื่อใช้เป็นหลักฐานว่าเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นจริงในช่วงเวลาหนึ่งและไม่สามารถป้อนได้ ในภายหลังขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้สำหรับการออกแบบวารสารเหล่านี้

วารสารจะต้อง:

มีปกแข็ง (เพื่อให้สอดคล้องกับอายุการเก็บรักษา)

มีการผูกกาว (เพื่อพิสูจน์ความเป็นไปไม่ได้หรือความยากลำบากในการถอดแผ่นงานหรือเพิ่มแผ่นงานลงในวารสารที่มีอยู่)

มีเลขหน้าตั้งแต่ต้นจนจบ

เย็บ;

ได้รับการรับรองโดยตราประทับของนิติบุคคลและลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร (ยกเว้นสมุดบัญชีสองเล่มแรกสำหรับสมุดงานซึ่งจะต้องรับรองด้วยตราประทับขี้ผึ้งหรือตราประทับ (ข้อ 41 แห่งพระราชกฤษฎีกา รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในสมุดงาน")

ลักษณะภายในของวารสารซึ่งสามารถบันทึกเอกสารการติดต่อภายในได้นั้นได้รับการพัฒนาโดยองค์กรเอง เนื่องจากไม่มีรูปแบบวารสารที่เป็นมาตรฐาน แบบฟอร์มโดยประมาณได้รับด้านล่าง

คัดลอกและทำซ้ำ

บ่อยครั้งที่เอกสารการติดต่อภายในจะถูกส่งต่อไปยังเจ้าหน้าที่ในรูปแบบของสำเนาหรือสำเนา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเอกสารต้นฉบับถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ระดับสูงหรือยื่นในแฟ้มคดี แต่จำเป็นต้องดำเนินการบางอย่างเพิ่มเติมกับเอกสาร

สำเนา เอกสารนี้สามารถส่งโทรสารหรือฟรีก็ได้ สำเนาโทรสารทำซ้ำเนื้อหาของเอกสารและคุณลักษณะภายนอกทั้งหมดโดยสมบูรณ์ - รายละเอียดที่มีอยู่ในต้นฉบับ (รวมถึงลายเซ็นและตราประทับ) หรือบางส่วนซึ่งเป็นคุณลักษณะของที่ตั้ง สำเนาฟรีสร้างขึ้นบนเครื่องพิมพ์ดีด มีรายละเอียดทั้งหมดของเอกสาร แต่ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำแบบฟอร์ม

พนักงานที่รับผิดชอบเอกสารรับรองสำเนา การรับรองสำเนาจะทำอย่างเป็นทางการโดยการประทับคำว่า “ถูกต้อง” หรือ “สำเนาถูกต้อง” และระบุลายเซ็น สำเนาสำเนา และวันที่ของผู้รับผิดชอบ โดยปกติบันทึกการรับรองจะวางไว้ที่ด้านล่างของเอกสารในพื้นที่ว่างใดๆ

หากเอกสารถูกส่งไปยังองค์กรอื่นให้ทำสำเนาเอกสาร (แยกจากเอกสารเหล่านั้น) จะต้องประทับตรา .

ทำซ้ำ – สำเนาเอกสารราชการที่มีผลบังคับตามกฎหมายของต้นฉบับ

* * *

ดังนั้นไม่ควรประเมินเอกสารการติดต่อภายในต่ำเกินไป - บ่อยครั้งที่การรับรู้ถึงความถูกต้องตามกฎหมายของขั้นตอนนั้นขึ้นอยู่กับการดำเนินการและการประมวลผลที่ถูกต้อง แต่เป็นเอกสารเหล่านี้ที่นายจ้างส่วนใหญ่มักไม่ทราบวิธีจัดการในปัจจุบัน เอกสารดังกล่าวไม่ได้ลงทะเบียน พิจารณา หรือตกลงกัน ซึ่งส่งผลเสียไม่เพียงแต่อำนาจทางกฎหมายของเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงขั้นตอนการจัดการที่ดำเนินการในบริษัทด้วย บ่อยครั้งด้วยเหตุนี้ นายจ้างจึงไม่สามารถพิสูจน์ความผิดของลูกจ้างคนใดคนหนึ่งได้ และไม่สามารถใช้วิธีการทางกฎหมายในการดำเนินคดีทางวินัยหรือบอกเลิกสัญญาจ้างงานกับลูกจ้างได้ บริษัทหลายแห่งเริ่มสร้างระบบการจัดการเอกสารโดยอาศัยข้อผิดพลาดของตนเอง แต่ก็ยังดีกว่าการป้องกันผลกระทบด้านลบมากกว่าจัดการกับผลลัพธ์ของพวกเขา

1 วันที่ส่วนบุคคล

2 วันที่ส่วนบุคคล

คำสำคัญ:

1 -1

กลับ