อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร การลงทะเบียนรายละเอียดที่กำหนดอำนาจทางกฎหมายของเอกสาร

อำนาจทางกฎหมาย- นี่เป็นทรัพย์สินของเอกสารอย่างเป็นทางการซึ่งกำหนดโดยกฎหมายปัจจุบัน ความสามารถของหน่วยงานที่ออกเอกสารดังกล่าว และขั้นตอนการดำเนินการที่กำหนดไว้ การไม่มีรายละเอียดที่จำเป็นหรือการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่าเอกสารจะไม่มีผลทางกฎหมาย(เช่นไม่มีลายเซ็นหรือวันที่) หากไม่มีชื่อข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง ก็จะนำไปสู่ปัญหาบางอย่างเท่านั้น วีทำงานกับเอกสาร แต่จะไม่ส่งผลกระทบต่อนัยสำคัญทางกฎหมาย

รายละเอียดบังคับสร้างความมั่นใจในอำนาจทางกฎหมายของเอกสารเป็น:

ชื่อองค์กร (เป็นทางการ) - ผู้เขียนเอกสาร ชื่อของประเภทเอกสาร วันที่เอกสาร ทะเบียนเลขที่; ประทับตราอนุมัติเอกสาร ข้อความ; ลายเซ็น; ผนึก.

ลายเซ็นเป็นข้อกำหนดบังคับสำหรับเอกสารใดๆการลงนามอย่างเป็นทางการ ในเอกสารถือว่าความรับผิดชอบ: เพื่อความถูกต้องของเอกสาร สำหรับผลที่เป็นไปได้ทั้งหมดของการดำเนินการ (มีผลบังคับใช้) ของเอกสาร

ลายเซ็นขวา มีให้กับบุคคลบางคนและอาจจะที่ตายตัว: ในกฎบัตรของวิสาหกิจ ในข้อบังคับเกี่ยวกับองค์กร (ในหน่วยโครงสร้าง) ในคำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน ในรายละเอียดงานของพนักงาน ตามลำดับการแบ่งหน้าที่

เอกสารขององค์กรลงนามโดยผู้อำนวยการหรือเจ้าหน้าที่ของเขา เอกสารของแผนกโครงสร้างลงนามโดยหัวหน้าของพวกเขา

ในหลายประเด็น พนักงานคนอื่น ๆ เช่น ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำขององค์กร อาจมีสิทธิ์ลงนามในประเด็นต่างๆ ลายเซ็นจะถูกวางไว้บนสำเนาแรกของเอกสาร และหากจำเป็น บนสำเนาอื่นๆ เช่น เมื่อทำการสรุปข้อตกลง

วันที่เอกสาร- หนึ่งในรายละเอียดที่สำคัญที่สุดของเอกสาร การไม่มีวันที่ในเอกสารทำให้เป็นโมฆะ

ผนึก- ข้อกำหนดที่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย และใช้เพื่อรับรองลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ในเอกสารที่สำคัญที่สุด (หรือทางการเงิน)ตราประทับระบุว่า: เกี่ยวกับความถูกต้องของเอกสาร

เกี่ยวกับความเกี่ยวข้องของเอกสารกับองค์กรที่ระบุไว้บนตราประทับประทับตราไว้แล้ว ในเอกสารที่มีการตีพิมพ์เกี่ยวข้องกับ:

ผลทางกฎหมายใดๆ เช่น การสร้างหรือการปรับโครงสร้างองค์กร

ผลที่ตามมาที่เป็นสาระสำคัญ เช่น การโอนสินทรัพย์ที่เป็นสาระสำคัญ การรับรองสิทธิขององค์กรหรือบุคคลในบางสิ่งบางอย่าง

ตราประทับอนุมัติ- เอกสารบางฉบับมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเฉพาะเมื่อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหรือหน่วยงานที่สูงกว่าเท่านั้น

ตราประทับการอนุมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเอกสารอย่างเป็นทางการที่ให้เนื้อหาเชิงบรรทัดฐานหรือทางกฎหมายสิ่งต่อไปนี้ต้องได้รับการอนุมัติภาคบังคับ: กฎบัตร, ข้อบังคับเกี่ยวกับวิสาหกิจ (สาขา); ตารางการรับพนักงาน รายงานการตรวจสอบ ใบรับรองการยอมรับ รายละเอียดงาน; การประมาณการ แผนธุรกิจ รายงาน และฯลฯ

ทะเบียนเลขที่เป็นการรับประกันเพิ่มเติมถึงความถูกต้องของเอกสาร บ่งชี้ว่าเอกสารได้ผ่านการประมวลผลทุกขั้นตอน ได้รับการจดทะเบียน และเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการขององค์กร

เพื่อให้มีผลทางกฎหมาย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้แล้วลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับว่ามีนัยสำคัญทางกฎหมายเฉพาะในกรณีที่การตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นไปในเชิงบวก

ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์(EDS) - รายละเอียดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีจุดประสงค์เพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้จากการปลอมแปลงซึ่งได้มาจากการแปลงข้อมูลด้วยการเข้ารหัสโดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์และอนุญาตให้ระบุเจ้าของใบรับรองคีย์ลายเซ็นได้ ตลอดจนป้องกันการบิดเบือนข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นดิจิทัลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เทียบเท่าลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในเอกสารกระดาษภายใต้เงื่อนไขดังต่อไปนี้:

ใบรับรองคีย์ลายเซ็นที่ออกโดยศูนย์รับรองนั้นใช้ได้ ณ เวลาที่ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์จะถูกใช้ตามข้อมูลที่ระบุในใบรับรองคีย์ลายเซ็น ขอบคุณเทคโนโลยีนี้ผลลัพธ์ที่ได้คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: มีอำนาจทางกฎหมาย ยืนยันการประพันธ์เอกสาร ยืนยันว่าไม่มีการบิดเบือนข้อมูลในเอกสาร

เพื่อที่จะ สำเนามีเอกสารที่เป็นกระดาษ อำนาจทางกฎหมายของต้นฉบับของเธอจะต้องได้รับการรับรอง ตามคำสั่งที่จัดตั้งขึ้น

เพื่อจุดประสงค์นี้จึงมีการระบุรายละเอียดไว้“เครื่องหมายรับรองสำเนา”ที่ประกอบด้วย: รับรอง "ถูกต้อง"; ตำแหน่งของผู้รับรองสำเนา ลายเซ็นของเขา; วันที่รับรอง

การพิมพ์ (สำหรับเอกสารที่สำคัญที่สุดหรือภายนอก) การรับรองดำเนินการโดยบริษัทเองหรือโดยทนายความหากจำเป็น

ตามการดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบหรือตามข้อตกลงของคู่สัญญา เอกสารกระดาษที่มีตราประทับเมื่อแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ของเจ้าหน้าที่รัฐวิสาหกิจได้รับอนุญาตให้รับรอง:

สำเนาเอกสารที่พลเมืองส่งมาเมื่อสมัครงานหรือเรียน

สำเนาเอกสารเพื่อแก้ไขปัญหาสังคมของคนงานสำเนาได้รับการรับรองที่องค์กร: หัวหน้าองค์กร อย่างเป็นทางการ (หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล)

อำนาจทางกฎหมายของเอกสารได้รับการรับรองโดยชุดรายละเอียดที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารแต่ละประเภทและการดำเนินการตามแบบฟอร์มที่สอดคล้องกับมาตรฐาน
ต้องจำไว้ว่าเอกสารที่แตกต่างกันประกอบด้วยชุดรายละเอียดที่แตกต่างกันและเมื่อวาดเอกสารฉบับเดียวคุณไม่จำเป็นต้องใช้รายละเอียดทั้งหมดที่อธิบายไว้ใน GOST รายละเอียดบางอย่างไม่สามารถใช้ร่วมกันได้ เช่น รายละเอียด "ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร" จะแสดงเป็นตัวอักษรเท่านั้น ในขณะที่ "ชื่อประเภทเอกสาร" จะไม่เขียนบนหัวจดหมาย ในกระบวนการจัดเตรียมและประมวลผลเอกสาร องค์ประกอบของรายละเอียดที่จำเป็นสามารถเสริมด้วยรายละเอียดอื่น ๆ ได้หากจำเป็นตามวัตถุประสงค์ของเอกสารและการประมวลผล คุณสามารถป้อนรายละเอียดเพิ่มเติมลงในแบบฟอร์มเอกสารแบบรวมได้ ตัวอย่างเช่นเพิ่มรายละเอียด "ลายเซ็นหัวหน้าแผนกบุคคล" "ลายเซ็นต์ของผู้บังคับบัญชาทันที" ลงในแบบฟอร์มคำสั่งจ้างและเลิกจ้างพนักงาน อย่างไรก็ตาม ไม่อนุญาตให้ลบรายละเอียดส่วนบุคคลออกจากแบบฟอร์มรวม
องค์ประกอบของรายละเอียดการระบุลักษณะเอกสารเฉพาะนั้นพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการสร้างเอกสาร วัตถุประสงค์ ข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาและรูปแบบของเอกสารนี้ และวิธีการจัดทำเอกสาร
เอกสารหลักที่สร้างองค์ประกอบของรายละเอียดและข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการคือ GOST R 6.30-2003 กฎสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477

เอกสารเหล่านี้กำหนดรายละเอียดต่อไปนี้ซึ่งใช้ในการจัดทำและดำเนินการเอกสารองค์กรและการบริหาร - กฤษฎีกาคำสั่งคำแนะนำจดหมายโปรโตคอลการกระทำและเอกสารอื่น ๆ ที่รวมอยู่ใน OK 011-93 (OKUD):
รหัสแบบฟอร์มเอกสารและติดอยู่ตาม All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD) OKUD เป็นส่วนหนึ่งของ Unified System of Classification and Coding ของข้อมูลทางเทคนิค เศรษฐกิจ และสังคม และครอบคลุมถึงระบบเอกสารแบบครบวงจรและรูปแบบของเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้ใช้ในระบบเศรษฐกิจของประเทศ
ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร(เครื่องหมายบริการ) วางอยู่บนหัวจดหมายขององค์กรตามกฎบัตร (ข้อบังคับขององค์กร)
รหัสองค์กร(OKPO) ติดอยู่ตามตัวแยกประเภทองค์กรและองค์กร All-Russian
OGRN- หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐของนิติบุคคลติดอยู่ตามเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานด้านภาษี
ไอเอ็นเอ็น/เคพีพี- กรอกหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/รหัสเหตุผลในการลงทะเบียนตามเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานด้านภาษี
ชื่อบริษัทซึ่งเป็นผู้เขียนเอกสารจะต้องตรงกับชื่อที่ประดิษฐานอยู่ในเอกสารประกอบ เหนือชื่อองค์กรให้ระบุชื่อย่อ หากไม่มีให้ระบุชื่อเต็มขององค์กรแม่ (ถ้ามี) ชื่อย่อขององค์กรจะได้รับในกรณีที่ประดิษฐานอยู่ในเอกสารประกอบขององค์กร ชื่อย่อ (ในวงเล็บ) จะอยู่ใต้หรือหลังชื่อเต็ม ชื่อขององค์กรของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งมีภาษาประจำชาติของสหพันธรัฐรัสเซีย (รัสเซีย) ซึ่งเป็นภาษาประจำชาติของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียจะพิมพ์เป็นสองภาษา
ชื่อของสาขา สำนักงานเขต สำนักงานตัวแทน จะถูกระบุหากเป็นผู้เขียนเอกสาร และอยู่ใต้ชื่อองค์กร
ข้อมูลความเป็นมาเกี่ยวกับองค์กรประกอบด้วยรวมถึง: ที่อยู่ทางไปรษณีย์; หมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจขององค์กร (หมายเลขแฟกซ์ หมายเลขเทเล็กซ์ บัญชีธนาคาร ที่อยู่อีเมล)
ชื่อของประเภทเอกสารที่จัดทำหรือเผยแพร่โดยองค์กรจะต้องถูกกำหนดโดยกฎบัตร (ข้อบังคับขององค์กร) และจะต้องสอดคล้องกับประเภทของเอกสารที่ OKUD ให้ไว้ (คลาส 0200000) ตัวอย่างเช่น “กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน” “ลักษณะงาน”
วันที่ของเอกสารคือวันที่ลงนามหรืออนุมัติสำหรับโปรโตคอล - วันที่ประชุม (การตัดสินใจ) สำหรับการกระทำ - วันที่ของเหตุการณ์
เอกสารที่ออกโดยสององค์กรขึ้นไปจะต้องมีวันที่เดียวกัน (เดียว)
อนุญาต สองวิธีในการจัดรูปแบบวันที่ของเอกสาร: ดิจิทัลหรือวาจา-ดิจิทัล
ด้วยวิธีดิจิทัล วันที่ของเอกสารจะเขียนเป็นเลขอารบิคตามลำดับ:
วันของเดือนเดือนปี วันของเดือนและเดือนเขียนด้วยเลขอารบิคสองคู่คั่นด้วยจุด ปี - เลขอารบิคสี่ตัว
ตัวอย่างเช่น วันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2554 ควรจัดรูปแบบเป็นรายการต่อไปนี้: 02/05/2011
สามารถจัดรูปแบบวันที่ตามลำดับ: ปี เดือน วันของเดือน เช่น 2011.02.05
วิธีการจัดรูปแบบวันที่นี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในเอกสารสำคัญ - วันที่บนชั้นวาง โฟลเดอร์ และเอกสารอื่น ๆ จะเขียนตามลำดับ "ย้อนกลับ"
ในวิธีทางวาจา-ดิจิทัล ควรจัดรูปแบบวันที่เป็น: 5 กุมภาพันธ์ 2554
หมายเลขทะเบียนเอกสารประกอบด้วยจากหมายเลขประจำเครื่องซึ่งสามารถเสริมได้ตามดุลยพินิจขององค์กรด้วยดัชนีกรณีตามระบบการตั้งชื่อคดีข้อมูลเกี่ยวกับผู้สื่อข่าวผู้ดำเนินการ
หมายเลขทะเบียนของเอกสารที่เผยแพร่ร่วมกันโดยองค์กรตั้งแต่สององค์กรขึ้นไปประกอบด้วยหมายเลขทะเบียนของเอกสารของแต่ละองค์กรเหล่านี้ คั่นด้วยเครื่องหมายทับตามลำดับที่ระบุผู้เขียนในเอกสาร
หมายเลขการลงทะเบียนของเอกสารถูกกำหนดตามรายการที่ทำในแบบฟอร์มการลงทะเบียนที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์มการลงทะเบียนประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

บัตรลงทะเบียนและการควบคุม (RCC);

วารสารการลงทะเบียน (หนังสือ);

รูปแบบหน้าจอ (เมื่อใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์)

รูปแบบของวารสารและหนังสือบางเล่มได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานราชการ ตัวอย่างเช่นรูปแบบของหนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกสำหรับพวกเขาได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69 “ ในการอนุมัติคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน ”
แต่ฟอร์มส่วนใหญ่ พัฒนาตามดุลยพินิจของคุณเองนายจ้าง. แบบฟอร์มเอกสารสามารถพบได้ในเอกสารข้างต้น

เอกสารไม่จดทะเบียนไม่มีผลทางกฎหมาย!!!
ลิงค์หมายเลขทะเบียนและวันที่เอกสารประกอบด้วยหมายเลขทะเบียนและวันที่ของเอกสารที่ต้องตอบกลับ รายละเอียดนี้จำเป็นสำหรับตัวอักษร
สถานที่รวบรวมหรือระบุรุ่นของเอกสารหากเป็นการยากที่จะระบุโดยใช้รายละเอียด "ชื่อองค์กร" และ "ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร" สถานที่รวบรวมหรือตีพิมพ์จะถูกระบุโดยคำนึงถึงการแบ่งเขตการปกครองที่ยอมรับเท่านั้น สามารถใช้ตัวย่อที่ยอมรับโดยทั่วไปเท่านั้น
ผู้รับอาจเป็นองค์กร แผนกโครงสร้าง เจ้าหน้าที่หรือบุคคล เมื่อจ่าหน้าเอกสารต่อเจ้าหน้าที่ จะมีการระบุชื่อย่อไว้หน้านามสกุล
ชื่อขององค์กรและหน่วยโครงสร้างจะถูกระบุในกรณีเสนอชื่อ ตำแหน่งของบุคคลที่กล่าวถึงเอกสารนั้นจะถูกระบุในกรณีดั้งเดิม
ตัวอย่างเช่น:
ถึงซีอีโอ
JSC "ปารุส"
วีเอ ลาปเตฟ
หรือ

มายัค แอลแอลซี
การบัญชี
หัวหน้านักเศรษฐศาสตร์
วี.เอ็ม. โคเชโทวา

เอกสารจะต้องมีผู้รับไม่เกินสี่คน คำว่า “คัดลอก” จะไม่ถูกระบุหน้าผู้รับที่สอง สาม สี่ หากมีผู้รับมากกว่า ระบบจะสร้างรายชื่อการแจกจ่ายเอกสาร
รายละเอียด “ผู้รับ” อาจรวมถึงที่อยู่ทางไปรษณีย์ด้วย องค์ประกอบของที่อยู่ไปรษณีย์จะถูกระบุตามลำดับที่กำหนดโดยกฎสำหรับการให้บริการไปรษณีย์
เมื่อจ่าหน้าเอกสารถึงองค์กร ให้ระบุชื่อขององค์กร ตามด้วยที่อยู่ทางไปรษณีย์ นอกจากนี้ยังสามารถจัดกึ่งกลางแอตทริบิวต์ "ที่อยู่" แต่ละบรรทัดให้สัมพันธ์กับบรรทัดที่ยาวที่สุดได้

ตัวอย่างเช่น:

หน่วยงานของรัฐ
การวิจัยทางวิทยาศาสตร์ทั้งหมดของรัสเซีย
สถาบันเอกสารและจดหมายเหตุ
Profsoyuznaya st., 82, มอสโก, 117393
เมื่อจ่าหน้าเอกสารถึงบุคคล ให้ระบุนามสกุล ชื่อ นามสกุลของผู้รับ จากนั้นให้ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์

ตัวอย่างเช่น:

อับรามอฟ โอเล็ก ปาฟโลวิช
เซนต์. ซาโดวายา อายุ 5 ขวบ อพาร์ทเมนท์ 12,
ลิปกี ภูมิภาคตูลา 301264
เมื่อกล่าวถึงเอกสารพร้อมกันกับองค์กรและบุคคล (“ในสำเนา”) ที่อยู่ควรได้รับการจัดรูปแบบตามตัวอย่าง:
กรมกิจการภายในของเขต Moskovsky
เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก
หัวหน้าแผนก
เอส.เอ็ม. ติตอฟ
สวิริดอฟ ปีเตอร์ อเล็กเซวิช
เซนต์. ปอร์โตวายา อายุ 82 ปี อายุ 17 ปี
โลโมโนซอฟ
ภูมิภาคเลนินกราด 251054
ตราประทับอนุมัติเอกสาร– ข้อกำหนดของเอกสารอย่างเป็นทางการที่ให้ลักษณะเชิงบรรทัดฐานหรือทางกฎหมายในเนื้อหา การอนุมัติเอกสารเป็นวิธีพิเศษในการทำให้เอกสารมีผลใช้บังคับ โดยอนุญาตให้เผยแพร่ไปยังองค์กร เจ้าหน้าที่ และพลเมืองบางกลุ่ม
สามารถอนุมัติเอกสารได้สองวิธี:
เจ้าหน้าที่;
เอกสารที่เผยแพร่เป็นพิเศษ
การอนุมัติทั้งสองวิธีมีผลทางกฎหมายเหมือนกัน
ตราประทับอนุมัติเอกสารจะอยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร
เมื่ออนุมัติเอกสารโดยเจ้าหน้าที่ ตราประทับอนุมัติจะต้องประกอบด้วยคำว่า APPROVED (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ตำแหน่งของผู้อนุมัติเอกสาร ลายเซ็น ชื่อย่อ นามสกุล และวันที่อนุมัติ

ตัวอย่างเช่น

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้บริหารสูงสุด
JSC "ใบเรือสีแดง"
ลายเซ็นส่วนตัว I.S. Sergeev
12.01.2011
อนุญาตให้จัดองค์ประกอบกึ่งกลางในแอตทริบิวต์ "ประทับตราการอนุมัติ" ของเอกสารโดยสัมพันธ์กับบรรทัดที่ยาวที่สุด

ตัวอย่างเช่น

ฉันอนุมัติแล้ว
ผู้บริหารสูงสุด
JSC "โรงงานเครื่องเคลือบ Lomonosov"
ลายเซ็นส่วนตัว I.S. Sergeev
12.01.2011
เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่หลายคน ลายเซ็นของเจ้าหน้าที่จะอยู่ในระดับเดียวกัน
เมื่ออนุมัติเอกสารตามมติ การตัดสินใจ คำสั่ง โปรโตคอล ตราประทับอนุมัติประกอบด้วยคำว่า APPROVED (APPROVED, APPROVED หรือ APPROVED) ชื่อของเอกสารอนุมัติในกรณีเครื่องมือ วันที่ และหมายเลข

ตัวอย่างเช่น

ที่ได้รับการอนุมัติ
โดยมติของที่ประชุมใหญ่
ผู้ถือหุ้นลงวันที่ 15 กันยายน 2553 ครั้งที่ 14
หรือ
ที่ได้รับการอนุมัติ
ตามคำสั่งของประธาน
คณะกรรมการธนาคาร
ลงวันที่ 02/01/2554 ฉบับที่ 12
ตราประทับอนุมัติไม่มีอยู่ในเอกสารทุกฉบับ

รายการเอกสารโดยประมาณที่ต้องได้รับการอนุมัติ
การกระทำ (การตรวจสอบและการตรวจสอบ การยอมรับการก่อสร้างวัตถุ อุปกรณ์ ที่เสร็จสมบูรณ์ การตัดจำหน่าย การตรวจสอบ การโอนคดี การชำระบัญชีขององค์กร สถาบัน วิสาหกิจ ฯลฯ)
ข้อตกลง (เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน วัสดุและวัสดุทางเทคนิค การเช่าสถานที่ เกี่ยวกับวัสดุ สัญญา ความร่วมมือทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค ความรับผิดทางการเงิน ฯลฯ)
งาน (สำหรับการออกแบบสิ่งอำนวยความสะดวก โครงสร้างทางเทคนิค การก่อสร้างทุน สำหรับการวิจัย การออกแบบ และเทคโนโลยี งานด้านเทคนิค ฯลฯ)
คำแนะนำ (กฎ) - (เจ้าหน้าที่; ในงานสำนักงาน; ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย; กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน ฯลฯ )
มาตรฐาน (การใช้วัตถุดิบ วัสดุ ไฟฟ้า การออกแบบทางเทคโนโลยี จำนวนพนักงาน ฯลฯ)
รายงาน (กิจกรรมการผลิต การเดินทางเพื่อธุรกิจ งานวิจัย ฯลฯ)
รายชื่อ (ตำแหน่งพนักงานที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ สถานประกอบการที่ได้รับสิทธิประโยชน์บางประการ เอกสารสารคดีมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของกระทรวง กรม และองค์กรอื่น ๆ ที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาวัสดุ ฯลฯ)
แผนงาน (การผลิต การก่อสร้างและการติดตั้ง การออกแบบและการสำรวจ งานวิจัย การแนะนำเทคโนโลยีใหม่ การจัดหาผลิตภัณฑ์ร่วมกัน การจำหน่ายผลิตภัณฑ์ตามระบบการตั้งชื่อที่กำหนด รายได้จากที่อยู่อาศัยและบริการชุมชน การซ่อมแซมที่สำคัญ งานของคณะกรรมการ วิทยาศาสตร์ และสภาวิชาการ สภานักวิทยาศาสตร์ เป็นต้น)
ข้อบังคับ (เกี่ยวกับองค์กร หน่วยโครงสร้าง โบนัส การฝึกอบรมขั้นสูง ฯลฯ)
โปรแกรม (งานและกิจกรรม การฝึกอบรม ฯลฯ)
ราคางาน.
การประมาณค่า (ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเครื่องมือการจัดการ อาคาร สถานที่ โครงสร้าง การใช้เงินทุนขององค์กร เพื่อการเตรียมและพัฒนาการผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่ สำหรับการก่อสร้างทุน ฯลฯ )
มาตรฐานของรัฐ มาตรฐานอุตสาหกรรม เงื่อนไขทางเทคนิค
โครงสร้างและการจัดบุคลากร
อัตราภาษี
กฎบัตรขององค์กร
รูปแบบของเอกสารแบบครบวงจร
ตารางการรับพนักงานและการเปลี่ยนแปลง
ปณิธาน.
การแก้ปัญหาประกอบด้วยคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหา (การเตรียมวิธีแก้ปัญหา) สำหรับปัญหาที่ระบุไว้ในเอกสาร
ความละเอียดที่เขียนไว้ในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงชื่อและชื่อย่อของผู้ดำเนินการ เนื้อหาของคำสั่ง (หากจำเป็น) กำหนดเวลาในการดำเนินการ การลงนาม และวันที่

ตัวอย่างเช่น:

Zaitseva A.V.
นิกิติน
กรุณาเตรียมโครงการ
ข้อตกลงกับเฮอร์มีส
ภายในวันที่ 21/01/2554
ลายเซ็นส่วนตัว
วันที่
อนุญาตให้ร่างความละเอียดลงในแผ่นงานแยกต่างหากได้
ชื่อเรื่องเป็นข้อความรวมถึงบทสรุปของเอกสาร ชื่อจะต้องสอดคล้องกับชื่อประเภทเอกสาร ชื่อสามารถตอบคำถาม:
เกี่ยวกับอะไร (เกี่ยวกับใคร) อะไร (ใคร)?
ตัวอย่างเช่น: เพื่อสร้างคณะกรรมการรับรอง; รายละเอียดงานของหัวหน้านักออกแบบ
ข้อความในเอกสารที่วาดในรูปแบบ A5 จะต้องไม่มีชื่อเรื่อง
เครื่องหมายควบคุมการดำเนินการของเอกสารจะถูกระบุด้วยตัวอักษร "K" คำหรือตราประทับ "การควบคุม"
ข้อความของเอกสารจัดทำขึ้นในภาษาประจำชาติของสหพันธรัฐรัสเซียหรือในภาษาประจำชาติของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย
ข้อความในเอกสารจัดทำขึ้นในรูปแบบของแบบสอบถาม ตาราง ข้อความที่สอดคล้องกัน หรือการรวมกันของโครงสร้างเหล่านี้
เมื่อรวบรวมข้อความในรูปแบบของแบบสอบถามชื่อของลักษณะของวัตถุที่มีลักษณะเฉพาะจะต้องแสดงด้วยคำนามในกรณีนามหรือวลีที่มีกริยาพหูพจน์บุรุษที่สองของกาลปัจจุบันหรืออดีตกาล (“ มี” , "ครอบครอง" หรือ "เป็น", "เป็น" ฯลฯ .) ลักษณะที่แสดงออกด้วยวาจาจะต้องสอดคล้องกับชื่อของลักษณะ
คอลัมน์และแถวของตารางจะต้องมีส่วนหัวที่แสดงด้วยคำนามในกรณีนาม ส่วนหัวย่อยของคอลัมน์และแถวจะต้องสอดคล้องกับส่วนหัว

หากตารางถูกพิมพ์มากกว่าหนึ่งหน้าคอลัมน์ของตารางจะต้องมีหมายเลขและต้องพิมพ์เฉพาะหมายเลขของคอลัมน์เหล่านี้ในหน้าต่อไปนี้
ข้อความที่เชื่อมต่อตามกฎแล้วประกอบด้วยสองส่วน
ส่วนที่ 1 ระบุเหตุผล เหตุผล เป้าหมายในการจัดทำเอกสาร
ในวินาที (สุดท้าย) - การตัดสินใจ ข้อสรุป คำร้องขอ ข้อเสนอ คำแนะนำ
ข้อความอาจมีเฉพาะส่วนสุดท้าย (เช่น คำสั่งซื้อ - ส่วนการบริหารที่ไม่มีข้อความ ตัวอักษร ข้อความ - คำขอโดยไม่มีคำอธิบาย)
ข้อความของเอกสารที่จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารขององค์กรอื่นหรือเอกสารที่เผยแพร่ก่อนหน้านี้ระบุรายละเอียด:
ชื่อเรื่องของเอกสาร
ชื่อองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร
วันที่เอกสาร
หมายเลขทะเบียนเอกสาร
ชื่อเรื่องของข้อความ
หากข้อความประกอบด้วยคำตอบ ข้อสรุป และอื่นๆ หลายประการ ก็สามารถแบ่งออกเป็นส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า ซึ่งมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค
ในเอกสาร (สั่ง, สั่ง)องค์กรที่ดำเนินงานบนหลักการของความสามัคคีในการบังคับบัญชาตลอดจนเอกสารที่ส่งถึงฝ่ายบริหารขององค์กรข้อความจะถูกนำเสนอเป็นเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (“ ฉันสั่ง”, “ฉันเสนอ”, “ฉันถาม”)
ในเอกสาร หน่วยงานวิทยาลัยข้อความนี้นำเสนอในรูปเอกพจน์บุคคลที่สาม (“ตัดสินใจ”, “ตัดสินใจ”)
ในเอกสารร่วม ข้อความจะถูกนำเสนอเป็นพหูพจน์ของบุรุษที่หนึ่ง (“เราสั่ง”, “ตัดสินใจแล้ว”)
ข้อความของโปรโตคอลแสดงเป็นพหูพจน์บุคคลที่สาม ("ฟัง", "พูด", "ตัดสินใจ", "ตัดสินใจ")
ในเอกสารที่สร้างสิทธิและหน้าที่ขององค์กร แผนกโครงสร้าง (ข้อบังคับ คำแนะนำ) รวมถึงคำอธิบาย การประเมินข้อเท็จจริงหรือข้อสรุป (การกระทำ ใบรับรอง) รูปแบบของการนำเสนอข้อความในบุคคลที่สามเอกพจน์หรือ ใช้พหูพจน์ (“ แผนกปฏิบัติหน้าที่” , “สมาคมรวมถึง”, “คณะกรรมการที่จัดตั้งขึ้น”)
มีการใช้รูปแบบการนำเสนอต่อไปนี้เป็นตัวอักษร:
- พหูพจน์คนแรก (“กรุณาส่ง”, “เราส่งเพื่อการพิจารณา”);
- บุรุษที่หนึ่งเอกพจน์ (“ฉันคิดว่าจำเป็น”, “โปรดเน้น”);
- จากบุคคลที่สามเอกพจน์ (“กระทรวงไม่คัดค้าน”)
การทำเครื่องหมายว่ามีแอปพลิเคชันอยู่ซึ่งมีชื่ออยู่ในข้อความของเอกสาร มีรูปแบบดังนี้:
การใช้งาน: สำหรับ 5 ลิตร ใน 2 ชุด
หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นงานและจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชันจะมีหมายเลขกำกับไว้ ,

ตัวอย่างเช่น:

การใช้งาน
1. ระเบียบกรมสินเชื่อภูมิภาค จำนวน 5 หน้า ใน 1 สำเนา
2. หลักเกณฑ์การจัดทำและดำเนินการเอกสารของกรมสินเชื่อภูมิภาค จำนวน 7 หน้า ใน 2 ชุด
เครื่องหมายจะวางจากย่อหน้าจากขอบด้านซ้ายของเอกสารเป็นสามช่วง
หากเข้าเล่มจะไม่ระบุจำนวนแผ่น

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแต่ละคนในกระบวนการทำงานจะต้องจัดทำเอกสารประเภทเดียวกันจำนวนมากและจะต้องจัดทำเอกสารเหล่านี้อย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ แน่นอนว่ากฎหมายกำหนดขั้นตอนพื้นฐานในการกรอกแบบฟอร์มรวม สมุดงาน และเนื้อหาของสัญญาจ้างงาน แต่เพื่อที่จะจัดระเบียบงานเกี่ยวกับเอกสารในบริษัทของคุณ ขอแนะนำให้พัฒนาคำแนะนำสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากรและกำหนดการไหลของเอกสาร

1?. แนวคิดของ "อำนาจทางกฎหมายของเอกสาร" การรวมไว้ในมาตรฐานของรัฐ

GOST 51141-98 “การจัดการและการเก็บถาวรสำนักงาน ข้อกำหนดและคำจำกัดความ"- อำนาจทางกฎหมายของเอกสารเป็นทรัพย์สินของเอกสารราชการที่มอบให้โดยกฎหมายปัจจุบัน ความสามารถของหน่วยงานที่ออกเอกสาร และขั้นตอนการดำเนินการที่กำหนดไว้

2?. ข้อมูลในแบบฟอร์มเอกสาร เนื้อหาของเอกสาร ลักษณะบังคับ องค์ประกอบของการระบุเอกสาร: การอนุมัติ ลายเซ็น การประทับตรา

เอกสารจึงจะมีผลบังคับทางกฎหมายจะต้อง:

มีรูปแบบที่เหมาะสม;

อย่าขัดแย้งกับเนื้อหาของกฎหมายปัจจุบัน

ได้รับการเผยแพร่โดยองค์กรที่มีสิทธิดำเนินการดังกล่าว

การไม่มีรายละเอียดที่จำเป็นหรือการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่าเอกสารจะไม่มีผลทางกฎหมาย (เช่น ไม่มีลายเซ็นหรือวันที่) หากไม่มีชื่อเรื่องในข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง สิ่งนี้จะนำไปสู่ปัญหาบางประการในการทำงานกับเอกสารเท่านั้น แต่จะไม่ส่งผลกระทบต่อนัยสำคัญทางกฎหมาย

อำนาจทางกฎหมายของเอกสารนั้นได้รับการรับรองโดยชุดรายละเอียดที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารแต่ละประเภท - องค์ประกอบบังคับสำหรับการจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการ เอกสารหลักที่สร้างองค์ประกอบของรายละเอียดและข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการคือ GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับการเตรียมเอกสาร"รายละเอียดบังคับที่รับรองความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสารคือ:

ชื่อองค์กร (เป็นทางการ) - ผู้เขียนเอกสาร

ชื่อของประเภทเอกสาร

วันที่เอกสาร

ทะเบียนเลขที่;

ตราประทับอนุมัติเอกสาร

ลายเซ็น;

ตามแหล่งข้อมูลบางแห่งด้วย: วีซ่าอนุมัติ สำเนาเครื่องหมายรับรอง ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

ลายเซ็นเป็นข้อกำหนดบังคับของเอกสารใด ๆ เจ้าหน้าที่โดยการลงนามในเอกสารจะรับผิดชอบต่อความถูกต้องของเอกสารและผลที่ตามมาที่เป็นไปได้ทั้งหมดของการดำเนินการตามเอกสาร

วันที่เอกสาร– หนึ่งในรายละเอียดที่สำคัญที่สุดของเอกสาร การไม่มีวันที่ในเอกสารทำให้เป็นโมฆะ

ผนึก– ข้อกำหนดที่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย ใช้เพื่อรับรองลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ในเอกสารที่สำคัญที่สุด (หรือทางการเงิน)

ตราประทับอนุมัติ– เอกสารบางฉบับมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเฉพาะเมื่อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหรือหน่วยงานที่สูงกว่าเท่านั้น

ทะเบียนเลขที่เป็นการรับประกันเพิ่มเติมถึงความถูกต้องของเอกสาร บ่งชี้ว่าเอกสารได้ผ่านการประมวลผลทุกขั้นตอน ได้รับการจดทะเบียน และเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการขององค์กร

กรอบกฎหมายและข้อบังคับสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากร

โครงสร้างของกรอบกฎหมายและข้อบังคับสำหรับการจัดการบันทึกบุคลากร:
1. กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย
2. กฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย มติของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารระเบียบวิธีขององค์กรผู้บริหารท้องถิ่นเกี่ยวกับการจัดการบันทึกบุคลากร
3. การดำเนินการด้านกฎระเบียบของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย กระทรวง หน่วยงาน หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

กฎหมายแรงงานและบำนาญเกี่ยวกับเอกสารบังคับในการทำงานกับบุคลากร

· ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย นี่เป็นกฎหมายพื้นฐานที่ผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรขององค์กรใด ๆ ต้องปฏิบัติตามในการทำงานของเขา บรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงานกำหนดขั้นตอนการจ้างงานและการเลิกจ้างพนักงาน การจัดเวลาทำงานและเวลาพัก เงื่อนไขในการจ่ายค่าจ้าง และการจัดให้มีสวัสดิการและค่าตอบแทนต่างๆ แก่พนักงาน

· ไดเรกทอรีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงานอื่นๆ (อนุมัติตามมติกระทรวงแรงงานของรัสเซีย ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 20 เมษายน 2544) หน้าที่รับผิดชอบประการหนึ่งของหัวหน้าแผนกบุคคลคือจัดทำเอกสารเกี่ยวกับเงินบำนาญ ประกันภัยรวมถึงการยื่นต่อหน่วยงานประกันสังคม กฎสำหรับการขอรับเงินบำนาญการมอบหมายเงินบำนาญและการคำนวณจำนวนเงินบำนาญใหม่การโอนจากเงินบำนาญหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง“ เกี่ยวกับเงินบำนาญแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย” (ลงวันที่ 17 ธันวาคม 2544 หมายเลข 173-FZ ) และกฎหมาย "เกี่ยวกับเงินบำนาญของรัฐในสหพันธรัฐรัสเซีย"(ลงวันที่ 15 ธันวาคม 2544 ฉบับที่ 166-FZ) (อนุมัติโดยมติของกระทรวงแรงงานของรัสเซียและกองทุนบำเหน็จบำนาญของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2545 ฉบับที่ 17/19pb จดทะเบียนกับกระทรวงยุติธรรมของรัสเซีย เมื่อวันที่ 31 พฤษภาคม 2545 (หมายเลขทะเบียน 3491) เผยแพร่ใน Rossiyskaya Gazeta เมื่อวันที่ 5 มิถุนายน 2545 )

การนำเสนอเอกสารบุคลากรเมื่อดำเนินกิจกรรมกำกับดูแลและควบคุมโดยหน่วยงานตรวจแรงงานของรัฐบาลกลางหน่วยงานกำกับดูแลและควบคุมของรัฐบาลกลางและสาธารณะอื่น ๆ โดยสำนักงานอัยการ

· ตามบทบัญญัติ ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐมีอำนาจกำกับดูแลและควบคุมการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของนายจ้าง ผู้ตรวจแรงงานของรัฐมีสิทธิอย่างกว้างขวางในการกำกับดูแลและควบคุม พวกเขามีสิทธิ์เข้าเยี่ยมชมองค์กรทุกรูปแบบและกฎหมายและรูปแบบการเป็นเจ้าของรวมถึงนายจ้าง - บุคคลทั่วไปได้ตลอดเวลาของวันต่อหน้า ของใบรับรองมาตรฐานเพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตรวจสอบเพื่อขอเอกสารคำอธิบายข้อมูลที่จำเป็นในการกำกับดูแลและควบคุมจากนายจ้างและตัวแทนของพวกเขา

· กฎหมายของรัฐบาลกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ “เกี่ยวกับข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล” งานทั้งหมดของแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานเป็นไปตามกฎหมายนี้ ตัวอย่างเช่นคำถามว่าข้อมูลที่ได้รับจากพนักงานเมื่อเขาเริ่มทำงานจะได้รับการประมวลผลอย่างไรและจะเก็บไว้ที่ไหน

· กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2547 เลขที่ 98-FZ “เกี่ยวกับความลับทางการค้า” จัดทำรายการข้อมูลที่อาจเป็นความลับทางการค้าขององค์กร รายชื่อพนักงานที่สามารถเข้าถึงได้ ขั้นตอนการทำความคุ้นเคยกับข้อมูลที่เป็นความลับ ตลอดจนความรับผิดชอบในการเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับ

· กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 กรกฎาคม 2542 ฉบับที่ 181-FZ “ บนพื้นฐานของการคุ้มครองแรงงานในสหพันธรัฐรัสเซีย” บทบัญญัติของเอกสารนี้ทำให้สามารถสร้างระบบการคุ้มครองแรงงานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากตรวจพบการละเมิดกฎการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัย พนักงานตรวจแรงงานจะนำเจ้าหน้าที่ที่มีความผิดมารับผิดชอบด้านการบริหาร

· กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 สิงหาคม 2544 เลขที่ 134-FZ "เกี่ยวกับการคุ้มครองสิทธิของนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายในระหว่างการควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล)" กฎหมายให้แนวคิดถึงสิทธิและความรับผิดชอบของนายจ้างในการดำเนินการตรวจสอบต่างๆ ในองค์กร ตัวอย่างเช่น กฎหมายพูดถึงเอกสารที่นายจ้างมีสิทธิ์เรียกร้องจากผู้ตรวจสอบเมื่อเขาปรากฏตัวในองค์กร สิทธิ์ของตัวแทนบริษัทที่จะปรากฏตัวเป็นการส่วนตัวในระหว่างการตรวจสอบ และเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรสามารถอุทธรณ์การตรวจสอบที่ไม่น่าพอใจได้ ผลลัพธ์.

อำนาจทางกฎหมายเป็นทรัพย์สินของเอกสารราชการซึ่งกำหนดโดยกฎหมายปัจจุบัน ความสามารถของหน่วยงานที่ออกเอกสารดังกล่าว และขั้นตอนการดำเนินการที่กำหนดไว้ การไม่มีรายละเอียดที่จำเป็นหรือการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่าเอกสารจะไม่มีผลทางกฎหมาย (เช่น ไม่มีลายเซ็นหรือวันที่) หากไม่มีชื่อเรื่องในข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับนักแสดง สิ่งนี้จะนำไปสู่ปัญหาบางประการในการทำงานกับเอกสารเท่านั้น แต่จะไม่ส่งผลกระทบต่อนัยสำคัญทางกฎหมาย

รายละเอียดบังคับที่รับรองความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสารคือ:

ชื่อองค์กร (เป็นทางการ) - ผู้เขียนเอกสาร

ชื่อของประเภทเอกสาร วันที่เอกสาร

ทะเบียนเลขที่;

ประทับตราอนุมัติเอกสาร

ข้อความ; ลายเซ็น;

ลายเซ็นเป็นข้อกำหนดบังคับสำหรับเอกสารใดๆ เจ้าหน้าที่โดยการลงนามในเอกสารจะต้องรับผิดชอบ: เพื่อความถูกต้องของเอกสาร สำหรับผลที่เป็นไปได้ทั้งหมดของการดำเนินการ (มีผลบังคับใช้) ของเอกสาร สิทธิในการลงนามนั้นมอบให้กับบุคคลบางคนและสามารถประดิษฐานได้: ในกฎบัตรขององค์กร; ในข้อบังคับเกี่ยวกับองค์กร (ในหน่วยโครงสร้าง) ในคำแนะนำสำหรับงานสำนักงาน ในรายละเอียดงานของพนักงาน ตามลำดับการแบ่งหน้าที่ เอกสารขององค์กรลงนามโดยผู้อำนวยการหรือเจ้าหน้าที่ของเขา เอกสารของแผนกโครงสร้างลงนามโดยหัวหน้าของพวกเขา ในหลายประเด็น พนักงานคนอื่น ๆ เช่น ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำขององค์กร อาจมีสิทธิ์ลงนามในประเด็นต่างๆ ลายเซ็นจะถูกวางไว้บนสำเนาแรกของเอกสาร และหากจำเป็น บนสำเนาอื่นๆ เช่น เมื่อทำการสรุปข้อตกลง

วันที่ของเอกสารถือเป็นหนึ่งในรายละเอียดที่สำคัญที่สุดของเอกสาร การไม่มีวันที่ในเอกสารทำให้เป็นโมฆะ

ตราประทับเป็นข้อกำหนดที่สำคัญทางกฎหมาย และใช้เพื่อรับรองลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ในเอกสารที่สำคัญที่สุด (หรือทางการเงิน)

ตราประทับบ่งบอกถึง: ความถูกต้องของเอกสารและความเกี่ยวข้องของเอกสารกับองค์กรที่ระบุไว้บนตราประทับ ตราประทับติดอยู่กับเอกสารซึ่งมีสิ่งพิมพ์ดังต่อไปนี้:

• - ผลทางกฎหมายใดๆ เช่น การสร้างหรือการปรับโครงสร้างองค์กร
• - ผลที่ตามมาที่สำคัญ เช่น การโอนสินทรัพย์ที่สำคัญ การรับรองสิทธิขององค์กรหรือบุคคลในบางสิ่งบางอย่าง

ตราประทับการอนุมัติ - เอกสารบางฉบับมีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเฉพาะเมื่อได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหรือหน่วยงานที่สูงกว่าเท่านั้น ตราประทับการอนุมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเอกสารอย่างเป็นทางการที่ให้เนื้อหาเชิงบรรทัดฐานหรือทางกฎหมาย สิ่งต่อไปนี้ต้องได้รับการอนุมัติบังคับ: กฎบัตร, ข้อบังคับเกี่ยวกับวิสาหกิจ (สาขา); ตารางการรับพนักงาน รายงานการตรวจสอบ ใบรับรองการยอมรับ รายละเอียดงาน; การประมาณการ แผนธุรกิจ รายงาน ฯลฯ ป.

หมายเลขทะเบียนเป็นการรับประกันเพิ่มเติมถึงความถูกต้องของเอกสาร บ่งชี้ว่าเอกสารได้ผ่านการประมวลผลทุกขั้นตอน ได้รับการจดทะเบียน และเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการขององค์กร ในการบังคับใช้กฎหมายกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะใช้ลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการยอมรับว่ามีนัยสำคัญทางกฎหมายเฉพาะในกรณีที่การตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นไปในเชิงบวก

ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ (EDS) เป็นข้อกำหนดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีจุดประสงค์เพื่อปกป้องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้จากการปลอมแปลง ซึ่งได้มาจากการแปลงข้อมูลด้วยการเข้ารหัสโดยใช้คีย์ส่วนตัวของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ และช่วยให้สามารถระบุเจ้าของคีย์ลายเซ็นได้ ใบรับรองตลอดจนสร้างการไม่มีการบิดเบือนข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เทียบเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในเอกสารกระดาษ โดยอยู่ภายใต้เงื่อนไขต่อไปนี้:

• - ใบรับรองคีย์ลายเซ็นที่ออกโดยศูนย์รับรองนั้นใช้ได้ ณ เวลาที่ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• - มีการใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อมูลที่ระบุในใบรับรองคีย์ลายเซ็น ด้วยเทคโนโลยีนี้ ทำให้ได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: มีผลทางกฎหมาย; ยืนยันการประพันธ์เอกสาร ยืนยันว่าไม่มีการบิดเบือนข้อมูลในเอกสาร การที่สำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษจะมีผลใช้บังคับตามกฎหมายตามต้นฉบับจะต้องได้รับการรับรองตามลักษณะที่กำหนด เพื่อจุดประสงค์นี้จะมีการติด "เครื่องหมายรับรองสำเนา" ซึ่งประกอบด้วย: คำจารึกรับรอง "ถูกต้อง"; ตำแหน่งของผู้รับรองสำเนา ลายเซ็นของเขา; วันที่รับรอง
• - การพิมพ์ (สำหรับเอกสารที่สำคัญที่สุดหรือภายนอก) การรับรองดำเนินการโดยบริษัทเองหรือโดยทนายความหากจำเป็น

ตามการดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบหรือตามข้อตกลงของคู่สัญญา เอกสารกระดาษที่มีตราประทับเมื่อแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ของเจ้าหน้าที่ รัฐวิสาหกิจได้รับอนุญาตให้รับรอง:

• - สำเนาเอกสารที่พลเมืองส่งมาเมื่อสมัครงานหรือเรียน
• - สำเนาเอกสารการแก้ไขปัญหาสังคมของพนักงาน ที่องค์กร สำเนาได้รับการรับรองโดย: หัวหน้าองค์กร อย่างเป็นทางการ (หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล)

กลับ