За останнє десятиліття електронна пошта стала, мабуть, одним із найпопулярніших засобів ділового спілкування. Сьогодні досить складно знайти людину, яка у своїй практиці міжособистісних та міжкультурних комунікацій не використовує електронної пошти. Побіжно скануючи поглядом адреси і теми повідомлень, що прийшли, вирішуємо, які листи прочитати, а які видалити не розкриваючи. Залежно від відносин між кореспондентами листування може бути діловим чи приватним. Якщо лист приватне, то щодо нього не пред'являється жорстких вимог з погляду етики - стиль листи і манера викладу залежать головним чином ступеня знайомства з адресатом.
Сьогодні досить складно знайти компанію, яка у своїй практиці міжособистісних комунікацій не використовувала електронну пошту. Слід зазначити, що у звичайному діловому листуванні за допомогою e-mail існують загальноприйняті правила, які необхідно знати і якими слід керуватися. Зупинимося докладно найбільш значимих.
Правило 1.Під час оформлення електронного листа обов'язково заповнюйте всі поля. У загальному вигляді структуру ділового електронного листа можна подати у такому вигляді:
Адреса та ім'я відправника.
Адреса одержувача (або адреси одержувачів, коли є необхідність надіслати листа з одним текстом кільком одержувачам).
Важливість листа (при необхідності).
Тема листа.
Додаток.
Лист, що складається із привітання; основний текст листа; висновки; та підписи.
Правило 2Адреса та ім'я відправника повинні бути пізнаваними. Тому коли заводите поштову скриньку, у графі ім'я відправника завжди вписуйте свої ім'я та прізвище. Найбільша довіра викликає адресу, що містить Ваше справжнє ім'я, а також ім'я Вашої організації у назві домену, наприклад: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. У вас має бути включений JavaScript для перегляду. .
Правило 3Обов'язково заповнюйте графу "Тема листа". Тема листа – це особливий реквізит листа, наявність якого значно полегшує роботу з електронною кореспонденцією. Доля листа дуже часто залежить від його Теми, особливо якщо ім'я та адреса відправника Вам нічого не кажуть. Тема листа має бути короткою – не більше 50 знаків – і по суті. Чим простіше і зрозумілішим буде Тема листа, тим більша ймовірність, що лист буде прочитаний і матиме відгук. Особливо ретельно необхідно подумати над Темою, коли вперше пишете будь-кому.
Правило 4Використовуйте піктограму (Re:) тільки для відповіді. Використовуючи піктограму , розміщену в полі адреси листа, який відповідаєте, відкриваємо форму для складання відповіді. Ця форма вже містить адресу вашого співрозмовника, текст його листа та Тему. Піктограма (Re) є абревіатурою англійського слова "Reply:" або "Response:" і означає "Моя відповідь на:". Тому якщо тема листа змінюється, зміни теми необхідно вносити, використовуючи стрілку вниз, розміщену праворуч від піктограми Rе. У списку, що відкривається, вибираємо команду «змінити тему».
Якщо відповідаючи на чиїйсь електронний лист, ви змінюєте основну думку діалогу, змінюйте відповідно і Тему, а краще починати обговорення нового питання створенням нового листа.
Правило 5Щоб запобігти передчасному надсиланню адреси одержувача вставляйте лише тоді, коли лист дописано, перевірено та готово до відправки. Будьте уважнішими з кнопкою «Надіслати»: переконайтеся, що надсилаєте листа тому, кому хотіли.
Правило 6Обов'язково пишіть вітання, що складається з вітального слова та імені одержувача перед основним текстом листа. Деякі користувачі вважають, що вітання в електронному листі не потрібно писати, оскільки це нібито безглуздий пережиток паперової пошти, що не несе в собі ніякої значущої інформації і містить чергові слова.
Привітання несе у собі інформацію про вихованість того, хто складає листа. Як привітання використовуйте таку форму звернення: «Добрий день, шановний (шановна) + ім'я, по-батькові адресата!» або «Шановний (шановна) + ім'я, по-батькові адресата, привіт!» і лише після цього переходьте до мети Вашого повідомлення.
В Європі прийнято завжди звертатися «Dear Sir/Madam» або менш формально, особливо якщо Ви знайомі з адресатом, «Dear + ім'я». У США, де темп життя та листування інтенсивніший, електронний лист починається з звернення, що складається з імені та короткого «Hi + ім'я». У російській мові знак оклику ставиться після звернення в письмовій формі в будь-якому жанрі листування: ділової, приватної, офіційної і т. д., у той час як в англійській мові у всіх цих жанрах ставиться кома.
Правило 7Правильно структуруйте листа. Оскільки читання з екрану монітора набагато складніше, ніж читання паперового носія. Розбивайте текст листа на абзаци логічні. Намагайтеся, щоб речення містили не більше 15-20 слів. Відокремлюйте абзаци один від одного відступом або порожнім рядком.
Правило 8Будьте короткими та висловлюйте думки по суті. Основний текст листа з першого абзацу повинен привертати увагу читача не менше ніж його Тема. Пам'ятайте про обмежений час потенційного читача. Почніть із мети листа, вона має бути чітко сформульована у першому реченні. Якщо перші пропозиції сформульовані правильно, існує дуже велика ймовірність, що одержувач листа прочитає його остаточно. Електронний лист призначений швидкої передачі інформації. Якщо необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий обсяг, краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а інформацію оформити як вкладення.
Правило 9Перш ніж розпочати написання листа, приєднайте вкладення. Скільки разів доводилося отримувати лист, метою якого було пересилання вкладення, без цього вкладення?! Така безтурботність може не найкращим чином вплинути на Вашу ділову репутацію.
Правило 10Коли Ви пишите будь-кому вперше, не прикріплюйте жодних вкладень. Якщо Ви все ж таки посилаєте якесь вкладення без погодження з одержувачем, то обов'язково напишіть у тексті листа, що це за файл. Не приєднуйте вкладення розміром більше 5Мбайт, оскільки можлива така неприємна ситуація: Ви перешлете свій файл на поштовий сервер за секунду, а Ваш адресат завантажуватиме його цілу годину.
Правило 11Складаючи лист у відповідь, відповідайте на ВСІ задані Вам питання. Якщо Ви не можете відповісти, то так прямо і напишіть.
Правило 12Перш ніж надіслати листа, перевірте орфографію, граматику та пунктуацію. Той факт, що електронна пошта - швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що вона має бути недбалою. Будуйте свої фрази можливо грамотніше з погляду орфографії та граматики. Це важливо не тільки тому, що неписьменно написаний лист може зіпсувати враження про Вас, і тому, що дуже важко читати текст без ком і крапок.
Правило 13На електронні листи обов'язково слід відповідати. Електронна пошта – це зв'язок з іншими людьми, і трохи ввічливості ніколи не зашкодить. За правилами етикету на електронні листи обов'язково потрібно відповідати, а час відповіді не повинен перевищувати трьох діб. Якщо не відповідаєте на електронний лист протягом цього терміну, це явна відмова від спілкування. Якщо Вам потрібний більш тривалий час для відповіді на лист, варто пояснити причини затримки. При отриманні листа, що містить вкладення, обов'язково підтвердіть, що вкладення дійшло та нормально відкрилося. При отриманні листів від невідомих можна на них не відповідати. Їх можна видаляти, не читаючи. При отриманні незатребуваного листа з приєднаним файлом слід видалити файл, не розпаковуючи: швидше за все це джерело комп'ютерного вірусу.
Правило 14Не запитуйте сповіщення про прочитання. Можна після тексту основного листа і перед Вашим підписом написати наступну фразу: «Прошу підтвердити отримання листа у відповідь листом або за наведеними нижче телефонами».
Правило 15У тексті повідомлення ніколи не потрібно використовувати великі літери. ТЕКСТ, ВИДІЛЕНИЙ ЗАГОЛОВНИМИ БУКВАМИ, сприймається як крик. У разі його відносять до неграмотності у питаннях мережного етикету. Це може спричинити подразнення або іншу небажану реакцію у Вашого читача.
Правило 16Ніколи не повідомляйте конфіденційну інформацію за допомогою електронної пошти. Будьте обережні при пересиланні номерів своїх банківських карток або іншої конфіденційної інформації в тексті електронного листа. Електронна пошта при пересиланні може бути перехоплена та використана з корисливою метою. Крім того, надісланий Вами електронний лист назавжди залишається в пам'яті комп'ютера.
Правило 17Не зловживайте абревіатурами та емоційним оформленням. У діловій електронній пошті намагайтеся не використовувати такі абревіатури як BTW (by the way) або LOL (laugh out loud), також так звані смайлики («усміхнені особи»). Вони недоречні у діловому листуванні, тим паче що одержувач листи може знати їх значення.
Правило 18Наприкінці листа обов'язково ставте свій підпис. Підпис - це невеликий блок тексту, який додається до кінця Ваших повідомлень, який ідентифікує Вас і містить Вашу контактну інформацію. Робіть підпис коротким: не більше чотирьох-семи рядків. Довгий підпис займає багато місця і може викликати роздратування. Включайте до неї кілька можливих способів зв'язку з Вами (зазвичай це номери телефонів та факсу), а також посилання на сайт Вашої компанії.
За матеріалами статей:
1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Електронний ресурс] http://www.emailreplies.com/ Перевірено 19.09.2015.
2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Електронний ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Перевірено 20.09.2015.
Матеріал підготовлений Шутіліною Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ
Написати лист досить просто, але є загальний формат, якого бажано дотримуватися. Вам також слід знати про відмінності між неформальними та формальними листами. Ось те, що вам потрібно знати.
Кроки
Частина 1
Основи написання листів- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
-
Натисніть кнопку "Написати" або "Нове".Перш ніж ви зможете написати листа, вам необхідно буде відкрити нове порожнє вікно повідомлення, в якому ви писатимете його текст. Точний спосіб залежить від використовуваного вами сервісу, але зазвичай десь угорі сторінки має бути кнопка з написом на кшталт "Написати", "Нове" чи "Нове повідомлення".
- Якщо ви не зовсім уявляєте, як створити нове повідомлення, вивчіть сторінки допомоги вашого сервісу, щоб дізнатися про це детальніше.
-
Перерахуйте адреси одержувачів.Вам не потрібно вказувати вашу власну електронну адресу, але вам слід вказати електронну адресу людини або людей, яким ви маєте намір надіслати електронного листа.
- Для поділу адрес зазвичай достатньо пробілу, але деякі поштові сервіси вимагають поділу адрес комою або іншими розділовими знаками. У такому разі відповідні інструкції мають бути на сторінці поштового провайдера.
- Введіть адресу основного одержувача чи одержувачів у полі “Кому:”. До основних одержувачів належать ті, кому безпосередньо адресовано листа або до кого ви звертаєтесь у тексті листа.
- Введіть решту електронних адрес у полі “Копія:”. Це поле копіювання. Одержувач зазвичай вказується у полі “Копія:”, якщо він не згадується у листі, але має бути в курсі того, що там написано.
- Використовуйте поле “Прихована копія:”, щоб сховати адреси електронної пошти. Якщо ви не бажаєте, щоб одержувачі листа бачили список адрес, на які він був надісланий, ви можете вказати ці адреси в полі прихованої копії.
-
Додайте інформативну назву теми.Будь-який поштовий сервіс дозволяє ввести тему або заголовок листа у полі Тема.
- Назва теми має бути короткою, але має давати одержувачу уявлення про те, про що цей лист.
- Наприклад, звичайне листа другу може просто містити фразу "Як справи?". Однак, якщо ви запитуєте, наприклад, про завдання, тема повинна містити щось на кшталт “Домашнє завдання з математики”.
- Так само, якщо ви ставите запитання керівнику чи викладачеві, у темі можете написати щось на кшталт “Питання” або “Питання про...” та коротку згадку про тему питання.
- Зверніть увагу, що повідомлення без теми з'явиться у поштовій скриньці одержувача з відповідною позначкою “(без теми)”.
- Назва теми має бути короткою, але має давати одержувачу уявлення про те, про що цей лист.
-
Напишіть повідомлення.Текст електронного листа має бути написаний у великому текстовому полі під рядком теми.
- Текст кожного листа зазвичай включає привітання, текст самого повідомлення та підпис.
- Весь зміст електронної пошти у її швидкості, тому намагайтеся робити ваші повідомлення досить короткими.
-
Натисніть кнопку "Надіслати".Після того, як завершите набирати текст листа, перегляньте його на відсутність орфографічних та граматичних помилок та переконайтеся, що лист відповідає тій темі, яку ви хотіли порушити. Якщо лист готовий, натисніть кнопку “Надіслати”, щоб надіслати його перерахованим одержувачам.
Частина 2
Написання дружнього листа-
Намагайтеся вказати ненав'язливу тему.У листі не обов'язково має бути зазначена тема, але, все ж таки, краще її включити. Зробіть її коротким, приємним і по суті.
- Якщо ви просто пишете листа другу, щоб залишатися з ним на зв'язку, можна в темі вказати щось смішне або написати фразу на кшталт "Давно не бачилися!"
- Якщо ви пишете листа з якоюсь метою, вкажіть у темі цю мету. Наприклад, якщо ви вирішили написати лист про пікнік вашої групи, напишіть таку тему, з якої було б ясно, що йдеться про пікнік.
-
Подумайте про те, щоб звертатися до всіх адресатів на ім'я.Для дружнього листа в цьому немає суворої необхідності, але так почати текст повідомлення було б дуже чемно з вашого боку.
- Ваше вітання може складатися просто з імені людини:
- "Боб,"
- Крім того, можна включити доброзичливе привітання:
- "Гей, Бобе!"
- "Привіт, Бобе"
- "Доброго ранку, Бобе!"
- Ваше вітання може складатися просто з імені людини:
-
Чітко пишіть те, що хочете сказати, але намагайтеся робити це простою мовою.Текст листа має бути зрозумілим, але мова має бути неформальною і навіть розмовною.
Подумайте про те, як підписати листа.Як і вітання, підпис не є обов'язковим для дружніх листів, але це хороший спосіб закінчити повідомлення.
- Як підпис ви можете просто написати ваше ім'я:
- "Женя"
- "-Женя"
- Ви також можете підійти творчо до вашого підпису:
- "Побачимося! Женя"
- "Цей лист самознищиться через 3...2...1..."
- Як підпис ви можете просто написати ваше ім'я:
Частина 3
Написання офіційного листаЧастина 4
Конкретні види дружніх листів-
Напишіть лист другу, що переїхав.Якщо друг, родич, або близька вам людина нещодавно переїхала, напишіть листа та запитайте, як пройшов переїзд, як йому нове місце проживання тощо.
Напишіть дружній лист приятелю, який ніколи не давав вам свою електронну адресу.Якщо ви дізналися адресу електронної пошти вашого приятеля від третіх осіб, важливо, щоб за допомогою електронної пошти ви перевірили, чи правильна ця адреса, і швидко змогли пояснити, хто ви такий.
Дізнайтесь, як написати електронний лист хлопцю.Якщо ви дівчина, і ви вперше пишете листа хлопцю, ви можете почуватися трохи не у своїй тарілці. Це особливо вірно, якщо хлопець, якому ви пишете, ваш потенційний хлопець. Постарайтеся написати листа так, щоб воно виглядало повсякденно, але було досить грамотним і стриманим.
- Хоча це і ризикований крок, але ви можете також використати електронного листа, щоб сказати хлопцю, що він вам подобається.
-
Дізнайтеся, як написати листа дівчині.Якщо ви хлопець, який вперше пише листа дівчині, завдання може здатися досить складним. Зберігайте спокій і напишіть повідомлення, яке буде цілком звичайним, а й добре складеним.
-
Пофліртуйте у листі.Якщо ви хочете бути милим і грайливим з одержувачем вашого листа, використовуйте ту ж мову, як би ви фліртували з цією людиною в реальності. Смайли та "обіймашки і поцілунки" (xoxo) теж вам знадобляться.
- Так само можна написати листа з елементами флірту комусь на сайті знайомств. Однак, у таких листах потрібно бути не тільки кокетливим, а й інформативним, щоб одержувач листа отримав гарне уявлення про вас.
-
Створіть адресу електронної пошти.Якщо у вас немає адреси електронної пошти, то перед тим, як продовжити, вам необхідно буде зареєструватися в одного з постачальників послуг електронної пошти. На щастя, є багато безкоштовних провайдерів послуг електронної пошти, у яких ви можете отримати адресу електронної пошти безкоштовно. До одним з найпопулярніших з них належать:
Як правильно написати електронний лист
Щодня я отримую і відповідаю на десятки листів електронною поштою. Тому можу зробити висновок – кілька нехитрих правил будуть дуже корисними для багатьох і допоможуть зрозуміти, як правильно написати електронний лист.
Зробіть різні поштові скриньки для особистого та ділового листування. Інакше рано чи пізно ви відправите контрагенту чи колезі по роботі свою особисту інформацію, якої зовсім не мали наміру ділитися.
Перевіряйте ділову пошту не рідше 2-х разів на день. Іноді напишеш електронного листа, який вимагає оперативної відповіді, а у відповідь «тиша». Якщо є час, відповідайте одразу. Може від вас чекають важливу інформацію і вам буде добре – не збереться величезна купа непрочитаних листів.
Відповідає листа адресат, проставлений у полі «Кому». Якщо адресат вказаний у полі «Копія», зазвичай не відповідають, лист надіслано для інформації.
Завжди заповнюйте поле Тема. Це дуже важливо. Люди роблять початкову оцінку на тему – варто читати або відразу видалити електронний лист. Якщо адреса невідома одержувачу, то тема має викликати інтерес ознайомитись із листом. Звідси правило - тема повинна складатися приблизно з 3-4 слів, бути привабливою та відображати зміст листа. Погані приклади тем: «питання», «лист», «терміново».
Як написати текст електронного листа
Почніть листа з привітання. Для ділового листування «Здрастуйте, шановний пане Залихватський» або «Доброго дня, шановна Олена Ігорівна» те, що потрібно. Закінчувати послання можна традиційним «З повагою, …».
Якщо ви не знайомі адресату, тоді вкажіть мету свого звернення («…бачив Ваше рекламне оголошення там, Ви зацікавлені отримати те, можу запропонувати …»).
Заощаджуйте свій час і чужий – пишіть коротко, але відповідайте на всі поставлені питання в електронному листі з використанням розумного цитування. Скорочуйте довгі цитати, залишаючи головну думку, ваша відповідь не повинна бути набагато коротшою за цитату. При повному цитуванні ваш текст має бути спочатку листа.
Текст не повинен бути довгим «простирадлом». Кожну тему свого послання відокремлюйте порожнім рядком (відіграють роль абзаців) для кращого сприйняття інформації.
Не вставляйте в лист дрібні подробиці – для цього є вкладені файли або посилання на корисні матеріали з коментарями в тексті. Якщо необхідно надіслати вкладений архівований файл rar або zip, попередьте про це в тексті послання (щоб не подумали, що це вірус).
Підпис в електронному листі ставити обов'язково максимум 4-6 рядків. Вона неодмінно повинна включати ваше ім'я (по-батькові, якщо хочете, щоб до вас так зверталися) та прізвище, а також можна вказати посаду, назву та сайт компанії, контактний телефон, адресу електронної пошти та інші способи зв'язку з вами.
Зразок підпису в електронному листі:
З повагою,
Євгенія Смуга
kontakt @delo-ved.ru
Остаточна перевірка електронного листа
Чим важливіше послання, тим більше часу приділяємо перевірці – відсутність орфографічних та пунктуаційних помилок, точність та зрозумілість фраз, логічність побудови тексту.
Контролюємо - початок пропозицій та власні імена йдуть з великої літери, між словами обов'язкові прогалини. Погане враження накладається від зловживання великими літерами і розділовими знаками для надання виразності (наприклад, ТЕРМІНОВО.). Багато хто недооцінює ступінь негативного відбитка наявністю зазначених недоліків.
І, нарешті, оцініть, що вигідніше і заощадить вам час: зайвий раз зателефонувати і якісь питання вирішаться швидше, або набирати текст електронного листа для необхідності документального підтвердження взаємодії.
Євгенія Смуга
** Якщо вам потрібна ДОПОМОГА ЮРИСТА, отримайте online консультацію зараз.
Дякуємо Вам за додавання цієї статті до:
керівник департаменту гарного тону
Підпис - невід'ємна частина листа, а не безглуздий набір однакових байтів, що пересилаються тисячі разів. Її пишуть не для того, щоб вказати, від кого листа (це і так видно в поштовику), а щоб поставити смислову точку в тексті. При швидкому листуванні підписи в окремих листах не ставлять взагалі, так само, як не повторюють вітання.
Інформація про відправника йде в окремому полі листа, який поштовик вміє правильно інтерпретувати. У спеціальній панельці зручно показана інформація про відправника, що включає його посаду, і мобільний телефон, і номер аські.
Що можна зробити в рамках прагнення досконалості? Мінімізувати шум, залишивши в автопідписі лише ім'я та сайт, де можна знайти іншу контактну інформацію. І не забувати виправляти підпис у тих випадках, коли це доречно.
Ілля Бірман, artgorbunov.ru
Головна > Навчаємось і робимо самі > Правильно пишемо, відповідаємо, пересилаємо електронні листи
12.06.2011 // Сергій
Прочитавши цю статтю, ви зможете ефективніше розвивати Бізнес в Інтернет, використовувати листування по «електронці», зі своїми кандидатами, партнерами та просто знайомими людьми. Правильно написані повідомлення, представлять вас як серйозну людину та підприємця.
Зустрічають милом проводжають за розумом.
У 2003 році я починав застосовувати Інтернет у розвитку свого бізнесу. на одній із зустрічей у системі підтримки підприємців, бізнесмен, який має справу в галузі розробки сервісів для Інтернету комерції, рекомендував книгу, яка допоможе всім орієнтованим на Інтернет розвиток, розібратися: - як застосувати Інтернет для розвитку свого незалежного бізнесу.
Кожен, хто піде шляхом просування в Інтернет, змушений використовувати електронну пошту (мило, від слова e-mail). Багато людей, які ведуть листування, думають, якщо перед тобою немає реального співрозмовника, можна писати все за принципом, що бачу, то й співаю. Це велика помилка. Ваше повідомлення електронною поштою, в більшості випадків, розкаже і представить вас співрозмовнику саме так, як ви це зробили в повідомленні, після чого другого шансу на Імпакт вже не буде.
Тому не варто нехтувати правилами, які допоможуть викликати до вас повагу, збільшать ваш бізнес та ділову репутацію. Це дасть вам більше клієнтів та продажів, що позитивно позначиться на ваших доходах та зростання бізнесу.
Ви можете ігнорувати ці правила на свій страх та ризик. Більшість бізнесменів взяли їх за норму. Хочете працювати з бізнесменами – грайте за їхніми правилами. Ні. це ваша справа.
Вінс Імері "Як зробити бізнес в Internet" друге видання.
Книга має кілька перевидань, і багато чого, про що там написано, застосувати для Підприємців вже неможливо, оскільки Інтернет та технології сильно пішли вперед.
Однак основи залишилися не низовинними. Досвідченим користувачам Інтернет та електронною поштою можуть здатися смішними згадки про деякі особливості Інтернету 2000-2005 років.
Незалежно від того, використовуються альтернативні джерела спілкування, відео пошта, голосова пошта ... листи в текстовому форматі по «милу» в більшості випадків були, є і будуть основним способом комунікації між людьми, які роблять бізнес за допомогою Інтернету.
Мета цієї статті не обговорити, як було в минулому, а згадати, як правильно працювати з електронною поштою в даний час та отримати більше вигод у спілкуванні та бізнесі.
Згадуємо, вивчаємо, застосовуємо.
Вінс Імері у своїй книзі «Як зробити бізнес в Інтернеті» рекомендує: Десять заповідей користувача електронної пошти
Дізнатися ці прості правила. та приклади складання електронних листів, правила етикету для електронної пошти.
Internet йде вже понад 25 років. Як і будь-яке інше співтовариство, мережа виробила цей час певні правила поведінки. Правила користування електронною поштою досить прості, а якщо ви попрацюєте з поштою хоча б два-три місяці, то зрозумієте, що вони саме втілення здорового глузду.
Правила поведінки у мережі Internet називаються мережевим етикетом. В Internet існують свої методи боротьби з порушниками правил, починаючи від таких радикальних, як флемінг і поштова атака, якими караються грубі порушники мережного етикету, і закінчуючи поряд менш жорстоких заходів для дрібних порушників. Порушуючи правила мережевого етикету, ви ризикуєте втратити клієнтів, заробити погану репутацію, бути виключеним зі списків розсилки та втратити можливість отримання технічної допомоги та консультацій.
Успіх вашої компанії у Internet безпосередньо пов'язані з дотриманням простих правил етикету. Нижче наведено десять найбільш важливих правил, які ви повинні дотримуватися при роботі з електронною поштою.
1.Не розсилай «сміття»
Термін спеммінг (розсилка небажаних рекламних повідомлень – сміття) бере свій початок від широко відомого у Великобританії скетчу комічної трупи Монті-Пайтон (Monty Pyton). Сюжет скетчу побудований на тому, що до складу всіх страв у меню одного з ресторанів входив м'ясний фарш «Спам» – незалежно від характеру страв та бажання відвідувачів.
За жодних обставин не розсилайте свої рекламні матеріали тим людям, які вас про це не просили. Пам'ятайте, що деяким користувачам доводиться платити ті повідомлення, які вони отримують no Internet. Користувач, який несподівано для себе отримає через Internet подібний фарш, почувається як людина, яку ви відірвали від обіднього столу телефонним дзвінком (з оплатою за його рахунок) і запропонували купити якусь непотрібну йому річ.
Розсилаючи сміття, ви повинні бути готовими до того, що станете об'єктом флемміга та поштової атаки. Ваш факс буде заблокований потоком гнівних повідомлень, а телефонні лінії постійно зайняті (телефон можна запрограмувати на постійний набір одного і того ж номера - так званий режим «автодозвону»). Потенційні клієнти не зможуть до вас звернутися, постійні клієнти відвернуться, ваша компанія буде позбавлена доступу до телеконференцій, можливо навіть ваш провайдер відмовить вам у доступі до Internet.
Якщо ви збираєтеся надіслати якесь повідомлення, яке хоча б окремо нагадує рекламу, то надсилайте його тільки тим користувачам, які попросили вас надсилати подібні.
Якщо ви пишете листа від імені компанії, стежте за своїм тоном і не скандальте. Якщо хтось намагається посваритись з нами, не підтримуйте сварку. Винятків із цього правила не існує. Крапка.
Під час телефонної розмови співрозмовник не бачить вашого обличчя, проте добре розуміє ваш настрій. Чому? Тому що та людина, яка знаходиться на іншому кінці дроту, чує ваші інтонації. Електронна пошта не передає інтонацію слів, з яких складається текст, і це часто є приводом для різного роду непорозумінь і конфліктів Ви повинні піклуватися про тон і письмові інтонації вашого повідомлення.
Один із досвідчених програмістів видавництва Computer Literacy Bookshops постійно розсилав директорам магазинів інструкції щодо використання програмного забезпечення. Йому каталося, що ці інструкції відрізняються точністю та стислістю. Проте отримувачі знаходили їх неввічливими і навіть образливими. Один із них поговорив на цю тему з програмістом, внаслідок чого в черговій із розісланих ним інструкцій з'явилися слова. Будьте настільки люб'язні.
Чудова фраза! Вона перетворює вказівку на дружню раду. Я також, у свою чергу, хочу звернутися до всіх керівників: Будьте такими люб'язними, стежте за тоном своїх електронних листів і намагайтеся, щоб вони були написані в доброзичливому стилі. Накази, що надсилаються електронною поштою, можуть здаватися надмірно різкими і викликати у ваших підлеглих почуття образи. Спробуйте формулювати свої розпорядження у вигляді питань та пропозицій та простежте, які будуть результати. Ви можете також придумати свій власний варіант більш коректного звучання (що-небудь ніби будьте настільки люб'язні).
Стежити за тоном своїх листів повинні не тільки керівники, але й інші користувачі мережі. Уникайте у своїх повідомленнях сарказму – в електронній пошті він не сприймається. Не використовуйте вульгарних слів, - якщо не хочете почути їх у відповідь. Пам'ятайте: ваш гумор може бути не зрозумілий або зрозумілий неправильно. Слідкуйте за тим, щоб тон листа відповідав вашим стосункам з адресатом. Адже ви по-різному розмовляєте з начальником і своїм найкращим приятелем? Дотримуйтесь цього правила і в електронній пошті
Не використовуйте електронну пошту для повідомлення поганих новин. Це краще робити в особистій розмові. Надсилання електронного листа з поганими звістками може призвести до непередбачуваних наслідків. Можливо, вам ці звістки здаються не надто жахливими, але одержувачі можуть сприйняти їх зовсім інакше. Особливо це стосується тих випадків, коли ви - керівник і надсилаєте таке повідомлення своєму підлеглому. Останній може сприйняти ваше послання як загрозу, і в результаті ви отримаєте безліч несподіваних проблем.
Скористайтеся моєю порадою і постійно запитуйте себе Як одержувач почуватиметься після отримання цього повідомлення? Якщо ви не впевнені, що добре, краще не відправляйте його. Спробуйте поговорити з цією людиною по телефону або особисто. Особливо ретельно обмірковуйте наслідки в тих випадках, коли хочете висловити критичні зауваження на чиюсь адресу або обговорити питання особистого характеру.
Спробуйте сприймати кожне повідомлення, яке ви надсилаєте електронною поштою, як прес-реліз вашої компанії, призначений для публікації в засобах масової інформації. Можливо, це надасть позитивного імпульсу вашій кар'єрі. Щоб створити про себе сприятливу думку (стосовно кореспонденції, що розсилається електронною поштою це означає отримання прихильних відповідей), розсилайте приємні повідомлення.
Особливо це важливо, якщо ви спілкуєтеся із представниками інших культур. Сарказм та гумор зазвичай не в змозі перетнути кордони між країнами та народами. Керуйтеся звичаями, прийнятими в країні, де живе ваш адресат. Наприклад, при листуванні з японцем не слід явно висловлювати своє невдоволення або рішуче говорити ні - ви справите враження дуже грубої людини.
І остання порада із серії Будьте настільки люб'язні. перед тим, як надіслати своє повідомлення, ще раз уважно його перечитайте та спробуйте знайти висловлювання, які можуть бути витлумачені неправильно. Запитайте себе: «Зміг би я сказати те саме цій людині в обличчя». Особисто я зробив це своєю звичкою і тим самим позбавив себе безлічі неприємностей і непорозумінь.
Електронне повідомлення, ПОВНІСТТЮ НАБРАНЕ ПЕРЕПИСНИМИ ЛІТЕРАМИ СПРИЙМАЄТЬСЯ ОТРИМАЧАМИ ЯК ГІЛЬНИЙ КРИК. Більшість людей цього не любить! До того ж студент, який вивчає закони реклами, знає, що текст, набраний великими літерами, читається гірше ніж той самий текст, набраний малими. Якщо ви хочете, щоб ваше повідомлення прочитали, уникайте крику.
В Internet є приказка: Бесіда коштує дешево, а пропускна здатність коштує дорого. Пропускна спроможність мережі – тобто. обсяг даних, які можна передати каналом зв'язку в одиницю часу, обмежена. Передача непотрібних або надмірно довгих повідомлень призводить до зниження пропускної спроможності каналів зв'язку і уповільнює передачу решти інформації. Марні повідомлення потребують витрат ще одного обмеженого ресурсу - часу. яке йде на їх обробку та прочитання. Тому запам'ятайте: надсилайте ті повідомлення, які необхідні.
Надсилайте короткі повідомлення. Складайте їх із коротких пропозицій. Найпрекрасніше висловлювання? Найкоротше! – Анатоль Франс (у передачі Д. Хемметта).
7. Чітко формулюй вміст рядка «Тема»
У багатьох випадках найбільш важливим елементом повідомлення буде рядок Тема: (Subject). На підставі інформації, що міститься в цьому рядку, одержувач повідомлення приймає рішення про те, варто його читати чи ні.
У рядку Тема ви повинні чітко вказати причину, через яку ваш адресат повинен обов'язково прочитати все повідомлення повністю. Викладіть цю причину коротко та ясно. Текст Привіт! - Приклад невдалої творчості. Хороший приклад - Зустріч у суботу щодо мальтійського сокола.
Пам'ятайте, що багато користувачів працюють з поштовими програмами, які сортують повідомлення на основі інформації, що міститься в рядку Тема. Розміщуючи в ній назву свого проекту або компанії, ви збільшуєте ймовірність того, що повідомлення потрапить у відповідну поштову скриньку і хтось дійсно його прочитає.
Пам'ятайте, що все, що ви напишете в електронному листі, може бути скопійовано та надіслано в телеконференції, опубліковано у засобах масової інформації та розіслано вашим конкурентам (або надіслано вашому начальнику). Не розкривайте в електронній пошті жодних секретів!
Перш ніж перенаправити отримане повідомлення на адресу іншого користувача, обов'язково запитайте у автора дозволу. Якщо є хоч найменша ймовірність того, що він може бути ображений вашим вчинком або вирішить, що ви порушили його право на конфіденційність інформації, відмовтеся від думки поширювати це послання.
10. Перш ніж відповісти, двічі подумай.
Якщо отримане повідомлення викликало у вас гнів, уважно перечитайте його, перш ніж надіслати свою відповідь. Цілком можливо, що відправник мав на увазі зовсім не те, що ви подумали. У жодному разі не розцінюйте будь-якого листа, який виводить вас із рівноваги, як намір почати скандал. Можливо, що в листі був просто невдалий жарт або неточне формулювання.
Марк Гіббс (Mark Gibte), своїй книзі Navigating the Internet розповідає, що якось раз розлютився, коли одна жінка у своєму електронному повідомленні написала йому: "Я обурена вашим листом". За словами Гіббса, він, подзвонив їй і тоном генерала, який розпікає поганого солдата, запитав: Чим це ви, чорт забирай, обурюєтеся? Наступні десять хвилин, за словами Гіббса, йому довелося плутано бурмотити незграбні вибачення. Виявилося, що він по неуважності прийняв re-sent (повторно відправила) за resent (обурена).
ДУЖЕ ВАЖЛИВО: негайно створіть свій файл підпису!
Блок стандартної інформації, що знаходиться наприкінці будь-якого електронного листа або повідомлення, що надсилається до групи новин, називається файлом підпису (або просто підписом). Якщо ви надсилатимете свої повідомлення без підпису, то кожне з них голосно кричатиме: МЕНЕ ВІДПРАВИВ ЗЕЛЕНИЙ НОВИЧОК! До того ж за відсутності підпису ви втрачаєте можливість користуватися однією з досить ефективних маркетингових прийомів в Internet.
Якщо ви досі не розробили свій файл підпису, зробіть це прямо зараз, дотримуйтесь подальших вказівок.
Ось що слід зробити. Ваша поштова програма та програма для роботи з телеконференціями дозволяв створити стандартний файл підпису, який щоразу автоматично вводитиметься і кінець кожного повідомлення, що надсилається електронною поштою. Файл підпису буде входити до складу всіх повідомлень, які будуть надсилатися вашою компанією, і до складу всіх ваших повідомлень, які будуть доступні в конференціях. Всі реальні та потенційні клієнти вашої компанії, які спілкуються з вами електронною поштою, будуть постійно бачити підписи ваших співробітників у всіх листах. Ці підписи слід сприймати як дрібні, і видалені елементи рекламної стратегії. Ці елементи досягають найперспективніших клієнтів – тих людей, з якими ви вже увійшли до електронного контакту.
Вам слід вирішити, чи буде встановлений у вашій компанії єдиний стандарт підпису для всіх співробітників, або ж ви дозволите службовцям виявляти винахідливість та створювати індивідуальні файли підпису. Ось кілька простих правил, яких слід при цьому дотримуватись.
Кількість рядків. Скільки рядків має займати ваш підпис? Надлишок інформації дратує багатьох людей, тому намагайтеся зробити свій підпис коротшим. Оптимальний варіант – не більше 6 рядків. Деякі поштові програми автоматично обрізають підписи, які містять понад 8 рядків. Якщо наш підпис займає 10 рядків, ви можете постраждати.
Довжина рядка. Є поштові програми, які обрізають усі рядки, що містять понад 80 символів, деякі програми обрізають навіть коротші рядки. Є також програми, які довгі рядки перетворюють на безглуздий набір символів. Ви зможете зберегти свій підпис від електронних ножиць у тому випадку, якщо у кожному рядку підпису буде не більше ніж 70 знаків.
Зміст. Які відомості повинні входити до файлу підпису? Чотири основні елементи. 1. Ваші ім'я та прізвище 2. Назва вашої компанії. 3. Ваша посада 4. Контактна інформація (яким обрізом можна зв'язатися з вами). Спочатку повинні йти ваші ім'я та прізвище, слідом (не дивуйтесь) – вашу електронну адресу. Деякі поштові програми обрізають заголовки, розміщені на самому початку повідомлень, тому якщо ви не повторите свою електронну адресу в підписі, одержувач вашого листа не буде знати, за якою адресою надсилати відповідь.
Подивіться на наведений як приклад файл підпису адвоката Льюїса Роуза (Lewis Rose) з компанії Arent For. Роуз примудрився вмістити всього в шість рядків багато інформації. Наведено всі способи зв'язку, крім ESP.
Як зареєструвати електронну пошту швидко та безкоштовно?
Електронна пошта дозволяє обмінюватися листами та файлами між користувачами Інтернету. Принцип її роботи схожий на звичайну пошту. Спочатку Вам потрібно зареєструвати адресу електронної пошти на будь-якому поштовому сервісі, серед яких є багато безкоштовних. Потім Ви зможете надсилати листи та отримувати повідомлення на свою адресу.
Адреса електронної пошти виглядає так:
Ім'я_користувача@адреса_поштового_сервісу.доменна_зона
Наприклад, моя електронна пошта виглядає так: [email protected]Вона відкрита на безкоштовному поштовому сервісі Newmail.
Реєстрація електронної пошти
Щоб зареєструвати електронну пошту, потрібно зайти на будь-який сервіс електронної пошти та заповнити коротку форму. Зазвичай у ній потрібно вказати ім'я та прізвище, бажане ім'я користувача, пароль від поштової скриньки, день народження, відповідь на секретне запитання. Остання інформація буде потрібна, якщо Ви забудете пароль і спробуєте його відновити.
Популярні сервіси для реєстрації безкоштовної електронної пошти:
Розглянемо процес реєстрації електронної пошти детальніше з прикладу сервісу Mail.ru
- Заходимо на сайт Mail.ru та зліва, поряд з формою для введення логіну та пароля, знаходимо посилання «Заведіть пошту».
- Перед Вами відкриється форма реєстрації нової поштової скриньки. Зразковий її вигляд знаходиться нижче. Ми заповнили всі поля, щоб було зрозуміліше. Зверніть увагу, що при введенні пароля символи відображаються у вигляді зірочок – це зроблено спеціально, щоб сторонні не могли підглянути пароль, що вводиться.
- Після заповнення всіх полів натисніть кнопку «Зареєструватися» і ящик буде створено.
- У нашому прикладі користувач отримає поштову скриньку з адресою [email protected]
- Обов'язково запам'ятайте, а краще запишіть адресу електронної пошти та пароль від неї. Зберігайте ці дані у надійному місці, захищеному від сторонніх.
Дуже часто люди використовують як пароль прості комбінації, наприклад, 12345 або qwerty. Такі паролі легко підбираються зломщиками, через що Вашу поштову скриньку можуть зламати.
Щоб надійніше захистити особисту електронну пошту, використовуйте як пароль складні комбінації цифр, великих і великих букв довжиною 8-10 символів. Приклад хорошого пароля: 3zyoBsg11P.
Для створення пароля можна використовувати спеціальні безкоштовні сервіси, наприклад: Pasw.ru. Він дає змогу створити дуже складні комбінації, які важко підібрати.
Як вигадати надійний пароль?
Прийоми та методи, які ускладнять підбір пароля від електронної пошти.
Правила безпеки під час використання електронної пошти
Підпис в електронному листі
Вітаю читачі мого блогу!
Усі ми користуємось поштою. Не тією поштою, що Пошта Росії, а електронною поштою. Електронка настільки щільно увійшла до нашого життя, що без неї як без рук. Ми не просто реєструємось на сайтах за допомогою електронної пошти, не лише спілкуємося з друзями та родичами. Ми оформляємо закордонний паспорт електронною поштою, ми завантажуємо файли по ній, ми навіть складаємо звіти та іспити електронною поштою. Але мало хто дбає про те, як пише лист і як він виглядає.
Вам не набридло постійно підписувати свої листи gmail.com? А вас не коробить у листах, що приходять yandex підпис в кінці листа типу Яндекс.Пошта - швидка пошта або Пошта з надійного джерела і незрозумілі посилання в них? Я подумав що комусь теж ріже око підпис у моїх листах, а у випадку з електронкою gmail взагалі відсутність цієї і поліз у налаштування.
Підпис в електронному листі gmail
Що стосується google електронний лист йде взагалі без підпису і доводилося завжди дописувати у кожному листі підпис. Але полазивши в налаштуваннях, знайшов куди прописати підпис.
Переклав перемикач у положення Додається наприкінці всіх вихідних листів і прописав туди текст, причому відформатував його. Додав адресу електронної пошти та що важливо адресу свого сайту! Причому можливо краще було зробити картинкою? Як ви вважаєте? І лист став виглядати вже веселіше, чи вже не таке сухе. Підпис у листі з повагою надає солідності та довіри до листа. Не треба пхати в підпис все, що заманеться. Обов'язково вкажіть ваше ім'я та прізвище, а якщо хочете ще й по батькові. Вашу посаду чи телефон, адресу сайту чи сторінки у соціальних мережах. Нехай підпис буде трохи більше 3-4 рядків.
До речі. Відійду від теми підпису в електронці та кілька слів про написання листа. Моя порада Обов'язково при написанні листа електронною поштою заповнюйте поле Тема. Я напевно не один такий, хто перевіряючи вхідні листи, переглядаю і вирішую читати або видаляти листи за темами. Якщо мене тема не зачепила я листа відразу відправляю в кошик. Пишіть тему листа з 3-4 слів (ну чи більше), але не питання, терміново чи тема. Такі назви тем від невідомого адресата не цікавлять і одразу летять в брухт.
Обов'язково вітайте адресата спочатку листа та прощайтеся наприкінці. Це етикет, а вам величезний плюс.
Підпис в електронному листі Яндекс
У яндекс пошті порівняно з поштою від Google, підпис за замовчуванням є. Але вона рекламує себе. Непорядок! Йдемо в налаштування і вибравши пункт Інформація про відправника пишемо також або приблизно так само як і електронці від gmail.
Ще хотілося б помітити про перевірку. Помилки це взагалі погано, але якщо це помилки у діловому листі, то це заліт! Однозначно перевіряйте та перевіряйте ще раз листи на наявність помилок. Перечитуйте листи, перш ніж надіслати. Не пишіть заголовними наприклад ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. . Відсутність помилок, зрозумілість тексту, логічність та правильна побудова – ось успіх ваших старань. І якщо вас це сильно напружує може краще зателефонувати?
Успіхів вам читачі в освоєнні заробітків!
Прогрес, особливо в інформаційних технологіях та електронній комунікації, розвивається швидше, ніж ми встигаємо моргнути. Тому рано чи пізно в компанії виникає необхідність оформити корпоративний стандарт з електронного листування. Цьому мало хто приділяє увагу реаліям сьогоднішнього дня. Але оформлення електронного листа потребує уваги, адже це, як мінімум, показник ставлення працівників компанії до адресатів, а значить – елемент іміджу.
Щодня, включаючи вихідні, ми отримуємо електронні листи. Найголовніша порада для діловода чи секретаря – це одразу, з першого робочого дня чітко розділити електронну листування на особисте та на корпоративне, тобто призначене для службового використання.
Для оформлення корпоративного електронного листа важливо дотриматися двох моментів: по-перше, створити зручну для читання адресу відправлення та прийому пошти. В ідеалі він має складатися з прізвища та імені свого власника до знака «@», а після цього знака слідує доменне ім'я сайту компанії.
По-друге, створюючи стилістику і норматив створення електронного листа, потрібно думати, перш за все, про те, наскільки комфортно адресату буде його читати. Не варто зловживати дієпричетними оборотами та іншими складними конструкціями, надсилаючи щось із корпоративної пошти. Думка має бути однозначною, простою і зрозумілою максимальній кількості респондентів.
Оформлення електронного листа
У корпоративній пошті не повинно бути:
- яскравого фону, картинок та іншої «райдуги»;
- хитромудрого накреслення букв (нестандартні шрифти, занадто дрібні/великі розміри шрифту, занадто яскраві/бліді кольори);
Важливо розуміти, що листування в електронній пошті не рівнозначне класичному паперовому. Саме тому електронний текст бажано ділити на абзаци, на блоки, створювати марковані та нумеровані списки, збагачувати текст активними посиланнями та викладати свої думки, якомога можливо, максимально коротко.
Оформлення електронного листа може бути закладено спочатку у бренд-бук компанії, у її фірмовий стиль. Це окремі локальні нормативні документи, в яких перераховуються можливі шрифти, їх розмір і контрастність, кольори оформлення, в тому числі й електронних повідомлень.
Практична порада: не забувайте заповнювати в електронному листі поле «тема». Простіше його шукатиме в пошуку. Тема листа має бути від одного до 7 слів. Слід уникати слів: «питання», «терміново», «лист», «керівника». Пишіть одразу суть у темі листа.
Регламентуємо правила оформлення електронного листа
Коли ми пишемо листа другу чи родичу, то можемо дозволити собі практично будь-які вільності. Можна не звертати уваги на помилки та розділові знаки, як завгодно скорочувати слова, використовувати сленг - головне, щоб було зрозуміло, про що мова.
А от якщо ми пишемо незнайомій чи малознайомій людині і хочемо отримати від неї відповідь, то слід враховувати деякі правила.
Правила спілкування
1. Завжди вказуйте тему листа.
Поле "Тема" має бути заповнене в будь-якому випадку і дуже бажано, щоб воно відповідало змісту повідомлення.
Хочете Ви, наприклад, записатись на консультацію п'ятого березня, так і напишіть: «Запис на консультацію (05.03)».
2. При відповіді на лист зберігайте історію листування.
Коли Ви отримуєте від когось листа, то на нього можна відповісти трьома способами:
- Копіювати адресу відправника та написати йому новий лист
- Натиснути на спеціальне поле для відповіді внизу повідомлення
- Використовувати кнопку «Відповісти»
При діловому листуванні відповідати слід третім способом, тобто натиснути кнопку «Відповісти».
| У Mail.ru: | В Яндекс.Пошті: | У Gmail.com: |
Відкриється новий лист, який повторює той, який Ви отримали. Тема така сама, лише з приставкою «Re:», початковий текст повністю процитований.
Це загальноприйнята форма відповіді, і Ви в ній нічого не повинні міняти. Тобто тему залишаєте таку, як зазначено (з Re:), процитований текст не видаляєте. Прибрати його можна лише у тому випадку, якщо повне цитування недоречне.
За правилами спілкування свою відповідь слід друкувати перед процитованим текстом.
При наступному листуванні дієте так само. Це потрібно, щоб кожен учасник розмови будь-якої миті зміг пригадати, про що йшлося.
Це стосується більшості поштових сайтів. Виняток – gmail.com (пошта від Google). У ній відповідь друкується у невеликому віконці внизу, під змістом отриманого листа.
3. Завжди вітайтеся та звертайтеся до співрозмовника на «Ви»
Будь-яке повідомлення слід розпочинати з привітання. І краще, якщо воно буде індивідуальним. Якщо доречно, називайте співрозмовника на ім'я, інакше - на ім'я та по батькові. Якщо Ви пишете одній людині, звертайтеся до неї на «Ви» з великої літери.
Закінчувати лист бажано конструкцією: З повагою, … (ім'я або ім'я по батькові).
Наприклад: Здрастуйте, Олексію Петровичу. Надішліть, будь ласка, договір Івану Михайловичу. Буду дуже вдячний. З повагою, Ілля Кривошеєв
4. Відповідайте якнайшвидше
Чим раніше Ви відповісте на повідомлення, тим краще. Ідеально – протягом кількох годин. Але допустимо і протягом кількох діб. Чим довше тягніть із відповіддю, тим гірше це позначається на Вашій репутації.
Щодо тексту повідомлення, то при його написанні теж слід керуватися деякими правилами:
Пишіть конкретно, але докладно
Не змушуйте співрозмовника здогадуватись, що саме Ви мали на увазі. Якщо проблема неочевидна, опишіть її якнайдокладніше: як Ви отримали той результат, який маєте, чого саме хочете досягти і що потрібно від співрозмовника.
Але це зовсім не означає, що потрібно вказувати всі деталі у найдрібніших подробицях. Опустіть все зайве – цінуєте час іншої людини.
Намагайтеся писати коротко та у справі
Не потрібно, наприклад, розповідати про те, як живе Ваша дружина, теща та інші родичі.
Що стосується розміру, то в ідеалі – один «екран» (без прокручування). Максимум - розмір тексту, що міститься на аркуші формату А4.
Керуйтеся здоровим глуздом та правилами пристойності
Будьте ввічливі, уважні, дякуйте за листи та приділений час.
Чого робити категорично НЕ МОЖНА
Зловживати розділовими знаками
Цілком достатньо одного знаку оклику або знаку питання. Не слід їх дублювати. Також не слід зловживати трьома крапками.
Особисто я, коли отримую подібні листи, починаю сумніватися у психічному здоров'ї їхнього відправника.
Приклад «поганого» листа:
Використовувати різні шрифти, розмір та колір літер
Сучасні поштові сайти та програми дозволяють змінювати ці параметри. Можна вибрати якийсь незвичайний шрифт, збільшити або зменшити літери, розфарбувати текст у різні кольори. Але в діловому листуванні це недоречно!
Краще взагалі нічого не змінювати і залишити так, як воно вказано за замовчуванням. Єдине, що припустимо, це виділити деякі слова напівжирним або курсивним зображенням. Але тільки якщо це конче необхідно!
Приклад «поганого» листа:
Вставляти смайлики-картинки
Будь-які веселі і сумні пики, квіточки і серця залиште для особистого листування. У ділових листах краще взагалі не використовувати смайли - ні текстові, ні, тим більше, картинки.
Приклад «поганого» листа:
Друкувати текст великими літерами
Друкувати текст великими літерами в Інтернеті вважається поганим тоном. Це стосується як ділового листування, так і особистого, а також спілкування у соціальних мережах, у скайпі, на форумах та інших місцях. Причому це стосується як усього тексту, так і окремих слів.
За великі літери відповідає кнопка клавіатури Caps Lock. Тобто, якщо у Вас усі літери набираються великими, потрібно просто натиснути на неї один раз та відпустити.
Друк окремих слів і всього тексту великими літерами сприймається як крик. А крик – це агресія, що виходить за межі культурного листування.
Тим більше, не друкуйте великими літерами «Тему» листи - це гора неповаги!
Звичайно, Ви можете набирати деякі слова в тексті великими, але тоді співрозмовник сприйме це як натяк, що він тупий. Приклад:
Якщо Вам дуже треба щось виділити в тексті, краще зробіть це за допомогою напівжирного або курсивного накреслення.
І ще дуже бажано уникати в темі листа слів «Терміново», «Важливо» та інших, які виражають нетерпіння.
Грамотність
Хвора тема в Інтернеті. Кожен другий лист, який я отримую на свою пошту, містить грубі граматичні помилки. А про пунктуацію взагалі говорити немає сенсу - добре, якщо хоч якісь розділові знаки присутні.
Проблема навіть не в тому, що у нас малограмотний народ. Просто одні не є носіями мови, інші ж погано вміють друк на клавіатурі і припускаються помилок тільки тому. Багато хто, до речі, через не дуже гарний погляд.
Не слід ставитись до цього надто суворо, але у своїх листах намагайтеся писати грамотно. Декілька простих порад:
- Кожна пропозиція має починатися з великої літери. Щоб її набрати, утримуйте клавішу Shift.
- Наприкінці кожної пропозиції має стояти крапка. У російській розкладці клавіатури вона знаходиться в нижньому рядку праворуч (перед Shift).
- Для друку комою утримуйте Shift та натисніть клавішу з точкою.
- Не ставте пробіл перед комою або точкою. Пробіл повинен бути після них.
І ще одна порада для тих, хто хоч трохи вміє користуватися текстовим редактором Word (Writer). Надрукуйте спочатку лист у цій програмі. Вона підкреслює червоною лінією помилки і, натиснувши праворуч кнопкою мишки, його можна виправити.
Готовий текст скопіюйте та вставте в поле для тексту листа. Але перед вставкою слід вимкнути форматування, щоб він додався без оформлення програми Word (Writer).
У пошті mail.ru для цього потрібно натиснути на напис "Прибрати оформлення" вгорі.
В Яндекс.Пошті – кнопку «Вимкнути оформлення» праворуч.
Після вставки оформлення можна знову увімкнути.