Правильное заполнение торг 12. Товарная накладная

Помогите пожалуйста найти нормативную базу (порядок) по правилам заполнения товарной накладной ТОРГ-12, с подробными указаниями по заполнению. Кто, в каком месте, при каком условии должен расписываться со стороны получателя, нужно ли ставить печать на накладной, если ТМЦ получает уполномоченное лицо по доверенности, и должна ли быть подпись в строке "груз получил" в этом случае? и др.

Особого порядка для заполнения накладной нет. Заполнение ТОРГ-12:

Дата и номер накладной (номер не является обязательным);

В полях: «Грузоотправитель» указывается адрес отгрузки груза; «Грузополучатель» указывается адрес доставки; «Поставщик» указывается юридический адрес поставщика; «Плательщик» указывается юридический адрес плательщика; «Структурное подразделение» заполняется только в случае наличия.

В табличной части указывается: наименование товара, код, единица измерения, стоимость за единицу измерения, стоимость товара без НДС, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС.

На оборотной стороне накладной после заполнения таблицы прописью указывают:

Количество документов, прилагаемых к данной накладной;

Количество порядковых номеров записей в таблице (т.е. количество строк с товарами);

Массу груза (нетто);

Массу груза (брутто);

Количество мест (упаковок).

Сумма прописью пишется с большой буквы с начала строки. Все подписи на ТОРГ-12 указываются с расшифровками. Обязательно ставится печать в левом нижнем углу.

В строке «Отпуск разрешил» расписывается сотрудник организации, который уполномочен дать разрешение на отпуск товара. В строке «Отпуск груза произвел» расписывается материально-ответственное лицо, например, кладовщик, который отпускает товар покупателю или его представителю.

Если товар получают по доверенности, то ставится подпись с расшифровкой в строках «груз принял» и «груз получил», дата и номер доверенности, сама доверенность прилагается к накладной. Под подписями ставится дата. Печать не ставится, так как она присутствует в доверенности.

Если товар передается на складе покупателя, то надо обратить внимание на то, кто принимает товар. Если это - сотрудник организации, то товар передается тоже по доверенности, реквизиты которой указываются в соответствующих строках. Это же лицо расписывается в строке «Груз принял».

Если же товар принимает руководитель предприятия, то он расписывается и в строке «Груз принял», и в строке «Груз получил грузополучатель». Так как руководитель может принять товар без доверенности, в строках по указанию реквизитов доверенности ставятся прочерки. Внизу ставится печать.

Как документально оформить продажу товаров оптом

Товарная накладная

Отпуск товарно-материальных ценностей нужно оформить первичным документом. Как, впрочем, и любой другой факт хозяйственной жизни . Таким документом будет товарная накладная. Ее форму должен утвердить руководитель приказом к учетной политике. Можно использовать унифицированнуюформу № ТОРГ-12 или создать собственный документ. В последнем случае важно, чтобы в форме были предусмотрены все необходимые реквизиты. В противном случае документ нельзя признать первичным. А значит, его нельзя будет использовать в качестве подтверждения совершенной операции и расходы по нему проверяющие могут снять.

Такие правила закреплены в части 8 статьи 3 и статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 4 ПБУ 1/2008.

Составьте товарную накладную в двух экземплярах. Один для себя – на его основании спишите проданный товар. Второй экземпляр передайте покупателю.

Нумеровать товарные накладные можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и не сквозной. Дело в том, что законодательством не установлены требования к нумерации бухгалтерских документов. Кроме того, по правилам бухучета номер не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако еслиорганизация применяет унифицированные формы , то его желательно указать.

Ситуация: как заполнить графу 3 (код товара) в товарной накладной. В организации применяют унифицированную форму № ТОРГ-12

Возможны два варианта. Вы вправе выбрать один из них.

Дело в том, что конкретные правила заполнения графы 3 (код товара) формы № ТОРГ-12 не установлены. В указаниях , утвержденных , разъяснений на этот счет нет.

Вариант 1 . На практике чаще всего в данной графе товарной накладной указывают внутренний номенклатурный номер имущества, отгружаемого на сторону. Его устанавливают самостоятельно исходя из очередности номенклатурных единиц в учете.

Вариант 2 . В графе 3 накладной проставляют и код товара согласно классификатору продукции ОК 005-93 , он утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 301 . Это оправданно, например, при продаже товаров, которые облагают НДС по ставке 10 процентов. Связано это с тем, что коды из ОК 005-93 используют и в перечнях видов товаров, при реализации которых можно применять данную ставку. Например, в перечне продовольственных товаров, утвержденномпостановлением Правительства РФ от 31 декабря 2004 г. № 908 . Определить код объекта классификации, относящегося к своей деятельности, можно самостоятельно. Такая возможность предусмотрена в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 . Поэтому форма № ТОРГ-12 с заполненным кодом товара по ОК 005-93 может служить дополнительным подтверждением применяемой ставки по НДС.

Главбух советует: если графа 3 (код товара) не заполнена вовсе и это вызвало претензии налоговых инспекторов, то защитить расходы вам помогут следующие аргументы.

Порядок заполнения товарной накладной по форме № ТОРГ-12 действующим законодательством России не предусмотрен. При этом отсутствие отдельных необязательных реквизитов не опровергает факт хозяйственной операции как у продавца, так и у покупателя. Аналогичные выводы выражены в постановлениях ФАСПоволжского округа от 10 июля 2009 г. № А55-16308/2008 , Московского округа от 23 июля 2007 г. № КА-А40/6706-07 , от 28 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07 , от 6 марта 2007 г. № КА-А40/940-07 , от 24 апреля 2007 г. № КА-А40/3049-07 и Восточно-Сибирского округа от 10 февраля 2006 г. № А19-14981/05-33-Ф02-6833/05-С1 .

Вместе с тем, чтобы избежать споров с проверяющими, лучше все-таки указывать код товара в накладной по форме № ТОРГ-12 .

Ситуация: обязательно ли заполнять графу 9 (масса брутто) в товарной накладной. В организации применяют унифицированную форму № ТОРГ-12

Нет, не обязательно.

Ведь в действующем законодательстве таких указаний нет. При этом если графа 9 не заполнена, то это не является нарушением заполнения установленной формы № ТОРГ-12 . Это следует из содержанияуказаний , утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 . Кроме того, в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ среди обязательных для заполнения реквизитов первичных документов масса тары не указана. Аналогичные выводы содержатся, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 16 февраля 2009 г. № КА-А40/374-09 , от 26 мая 2008 г. № КА-А40/4444-08 .

Из статьи журнала «Учет в торговле», №1, январь 2008
Оформление накладной №Торг-12

Как оформить товарную накладную № ТОРГ-12 при сделке купли-продажи, заключенной между юридическими лицами, при наличной форме оплаты?

Особого порядка для заполнения товарной накладной № ТОРГ-12 при наличных расчетах между юридическими лицами законодательством не предусмотрено. Поэтому указанная форма заполняется в общем порядке.

Так, накладную выписывают в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и является основанием для списания товара со склада. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования товара. При реализации товара продавец заполняет все графы, указанные в № ТОРГ-12 . Графу накладной «Вид операции » заполняют, если организация ведет автоматизированный учет, разработав для этого собственные кодировки.

Отвечала Е.В. ЮЗЧИШИНА,
главный бухгалтер
ООО «ТС Комус»

Опасные и безвредные реквизиты Торг-12

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ

Есть реквизиты, которые безопасно вообще не заполнять
Тщательнее всего стоит проверять таблицу и подписи

Из-за незаполненных строк и граф в накладной ТОРГ-12 инспекторы отказывают в вычетах по НДС. Суды в большинстве случаев считают, что сам по себе факт отсутствия некоторых реквизитов в товарной накладной не является основанием для снятия вычетов. Тем не менее лучше заранее, не доводя дела до суда, проверить надлежащее оформление. Тем более что суды не всегда занимают сторону компаний.

С учетом вероятности потерять вычеты реквизиты накладной можно условно разделить на три группы – каждая с разной степенью опасности. Мы их отметили на образце накладной.

Это самая многочисленная группа. Незаполненные графы, в которых нужно указывать реквизиты товарно-транспортных накладных. Отсутствие штампов о принятии на учет. Графы: «Всего наименований», «Всего отпущено на сумму», «Груз принял», «Всего мест», «Масса груза (нетто)», «Масса груза (брутто)», сведения о договоре. Неправильные реквизиты грузоотправителя, покупателя, плательщика, причем они даже могут не совпадать с данными счета-фактуры. Наконец, суды поддерживают компанию, если накладная оформлена не на унифицированном бланке, но есть все реквизиты (постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 05.03.08 № Ф04-1545/2008(1778-А46-14), Восточно-Сибирского округа от 11.04.06 № А19-19132/05-11-Ф02-1434/06-С1, от 28.02.06 № А19-9120/05-20-Ф02-624/06-С1, от 13.08.07 № А19-23956/06-33-Ф02-3727/07, Московского округа от 26.05.08 № КА-А40/4444-08, Северо-Западного округа от 08.04.08 № А56-16847/2007 и др.)

Самыми рисковыми являются табличные реквизиты, связанные с количеством товара, его ценой и стоимостью. А также подписи того, кто товар отпустил и кто получил. Из-за пропусков в этих реквизитах суды, бывает, поддерживают инспекторов (например, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 14.07.08 № А19-15148/07-51-Ф02-3071/08, Московского округа от 12.12.08 № КА-А40/11687-08).

Доверенность надо требовать от фактического получателя груза.

«Мы продаем товары, в разные регионы доставляем их своим автотранспортом. По договору покупателем и грузополучателем являются разные компании. Товар получает грузополучатель. От какой компании нам надо требовать доверенность на получение груза?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Кабановой, г. Челябинск

Светлана, получить доверенность безопаснее от того, кто фактически примет товар. В такой ситуации поставщик доставляет товар грузополучателю напрямую, минуя покупателя. А грузополучатель обязуется принять доставленный груз (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ). При этом подтвердить свои полномочия по приемке груза надо доверенностью по форме № М-2 или М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). Реквизиты доверенности, а также кем и кому она выдана записывают в накладной по форме ТОРГ-12 в момент приемки товара (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

Но принять товар можно и без доверенности. Для этого надо заполнить в накладной ТОРГ12 графы «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». А подпись заверить оттиском печати. Это прописано в пункте 11 инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 06.12.2011 № 402-ФЗ

О бухгалтерском учете

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

«А как же? Конечно, есть», — скажет вы и… ошибетесь. На сегодняшний день нет не только правил заполнения этой накладной при выписке ее без НДС, но и вообще правил по заполнению ТОРГ-12. Унифицированная накладная ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, в котором приведена форма накладной, в нем же есть ссылка на указания по ее заполнению.

Какие формы унифицированных первичных документов обязательны для применения, узнайте из этой публикации .

Однако эти указания уложились всего лишь в несколько строк и сводятся к тому, что накладную необходимо выписывать в двух экземплярах. Таким образом, пока еще нет ни одного нормативного акта, разъясняющего порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12. Кстати, к этому же выводу приходят и арбитры — например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2013 № 09АП-5718/13. А значит, заключают судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05), заполняться такие накладные должны в соответствии с фактическими обстоятельствами.

Что касается накладных на передачу товара в целом, стоит отметить, что с 01.01.2013 организации могут отказаться от применения унифицированных форм и использовать те, что разработали сами (с обязательным утверждением в учетной политике). При этом организация может применять и унифицированную форму накладной ТОРГ-12.

О требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Товарная накладная ТОРГ-12 без НДС: могут ли быть претензии?

Но, несмотря на то, что правил заполнения этой формы как таковых нет, это не означает, что к ее оформлению можно подходить безответственно. Как бы то ни было, ТОРГ-12 — это один из самых важных первичных документов, и потому некорректное заполнение (или незаполнение) обязательных реквизитов, в том числе и касающихся НДС, может стать причиной непризнания расходов при расчете налога на прибыль. Это, в частности, напрямую вытекает из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Таким образом, ошибки в ТОРГ-12 могут стать причиной обоснованных претензий со стороны налоговиков.

Обширную информацию по возможным ошибкам в учете, а также в налоговых, бухгалтерских отчетах и документах узнайте из материалов:

• «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами» ;
• «Как правильно исправить ошибки в 6-НДФЛ?» ;
• «Ошибки в платежном поручении на уплату налогов» .

Как заполнить графу 13 (образец товарной накладной без НДС)

Итак, помня о том, что накладная, как первичный документ, должна оформляться в соответствии с реальными обстоятельствами, мы должны в графе 13 «Ставка» формы ТОРГ-12 отразить ту ставку НДС, которая соответствует нашей отгрузке:

• «Без НДС» — если речь идет о спецрежимах или проведении необлагаемых НДС операций (они указаны в статье 149 НК РФ);
• «0%» — при осуществлении деятельности, облагаемой по льготной ставке (подробный перечень приведен в статье 164 НК РФ).

Никаких пустых мест и прочерков в графе 13 формы ТОРГ-12 быть не должно — как и путаницы в ставках, дабы не дать проверяющим зацепку.

Предлагаем также ознакомиться с образцом ТОРГ-12:

Если вы получили неправильную товарную накладную без НДС

В случае если ваш поставщик выдал вам накладную, в которой графа 13 не заполнена или заполнена с ошибками, то во избежание обозначенных выше проблем вам следует попросить ее переоформить и указать правильные данные. А что будет, если этого не сделать?

Тут многое зависит от того, как оформлены другие документы по данной сделке. Если они будут содержать сведения, которых недостает в накладной, то вам, скорее всего, удастся отстоять право на признание этих расходов. И тому есть подтверждение в судебной практике — например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2006 № Ф04-10030/2005(18906-А45-23). Если же и остальные документы оформлены с нарушениями, в принятии расходов по некорректно заполненной ТОРГ-12 вам, скорее всего, будет отказано.

Свою позицию в отношении исправленных первичных документов для обоснования расходов по налогу на прибыль ФНС выразило в письме от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@.

Актуальную информацию о ТОРГ-12 вы найдете в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 - бланк и образец».

Итоги

При заполнении ТОРГ-12 спецрежимником в графе 13 (предназначенной для отражения ставки НДС), указывается словосочетание «Без НДС». Если покупатель обнаружил в полученной от поставщика ТОРГ-12 ошибки (в том числе неверно заполненную строку 13), следует обратиться к поставщику с просьбой переоформить этот первичный документ. Ошибочный первичный документ не позволит обосновать расходы по налогу на прибыль.

Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.

Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.

Кто его составляет и подписывает

На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.

Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.

Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.

Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :

• Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
• Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
• Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.

В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».

Электронная форма

В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.

Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.

Как ее заполнять? Пошаговый порядок

Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.

ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование организации, которая составляет документ;
• название документа;
• число, которое соответствует дате составления;
• наименование хозяйственной операции;
• в каких единицах измерения происходит реализация;
• наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
• подписи лиц, ответственных за процесс реализации.

Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.

В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:

• название;
• номер расчетного счета;
• БИК банка;
• индекс;
• юридический и фактический адреса;
• телефон и факс.

В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».

В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.

Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.

Как заполнить табличную часть

• Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
• Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
• Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
• Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
• Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
• В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.

Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.

Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.

Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Исправления в документе

На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.

Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.

Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.

Учет и хранение

Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.

Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.

Товарная накладная любой формы должна включать в себя следующие реквизиты:

• номер и дата составления;
• полное название ООО или ИП и реквизиты обеих сторон – отправителя и получателя (о том, зачем нужна ТН для ИП и как ее оформить, читайте );
• основание отправки продукции (например, договор, счёт и т.д.);
• отправляемые номенклатурные позиции с указанием наименования товаров, общего количества и стоимости (как правило, оформляется в виде таблицы);
• ФИО, должности и подписи (с расшифровкой) лиц, разрешивших отправку груза, отпустивших его со склада и получивших со стороны покупателя соответственно;
• печати обеих сторон (при наличии печатей).

Датой составления торговой накладной считается день, в который была совершена операция купли-продажи материальных ценностей, но она не всегда совпадает с датой подписания накладной. В некоторых случаях накладную составляют за несколько дней до совершения торговой операции. Поэтому датой поставки товара считается именно дата подписания документа, а не дата, указанная в графе «Дата составления» .

Что касается графы «Номер документа», то в этой графе указывается порядковый номер накладной на предприятии. Каких-то особых требований к нумерации не установлено.

Товарную накладную необходимо оформлять в 2-х экземплярах, один из которых остаётся у поставщика, а другой отдаётся покупателю. Таким образом, обе стороны на основании данных этого документа отразят детали совершённой операции в учётном листе.

Подробнее о том, что представляет собой товарная накладная, зачем она нужна, а также когда выписывается и является ли подтверждением оплаты, мы рассказывали в .

Инструкция, как правильно заполнить документ

Унифицированная утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 от 25 декабря 1998 года . С этого времени не было утверждено каких-либо новых вариантов этой простой и удобной формы, именно ее и продолжают использовать в большинстве организаций. Оформляется товарная накладная ТОРГ-12 при отпуске ТМЦ со склада как в электронном, так и в бумажном вариантах (о нюансах оформления ТН в печатном и электронном вариантах читайте ).

Подписывается товарная накладная ТОРГ-12 руководителем (управляющим) организации, главным бухгалтером либо уполномоченным лицом (при наличии доверенности). Очень часто возникает вопрос — обязательна форма ТОРГ-12 или нет? Согласно закону, организация вправе использовать бланки, разработанные самостоятельно .

Основные правила

Существует ряд правил, которых нужно придерживаться при заполнении формы ТОРГ-12:

Обратите внимание на то, как правильно отражать в накладной стоимость доставки: нельзя указывать отдельной строкой вместо товара расходы на почтовую или иную доставку . Рекомендуется включить их в общую стоимость товаров.

Порядок заполнения

Заполнение накладной формы ТОРГ-12 следует со сторон, которые принимают участие в отгрузке:

1. В графе «Организация-отправитель» следует указать название компании, из которой отправляются материалы, её реквизиты и структурное подразделение.
2. В графе «Поставщик» также следует прописать сведения о компании, осуществившей отпуск продукции.
3. В графах «Плательщик» и «Грузополучатель» необходимо заполнить данные о компании, получившей товар.
4. В графе «Основание» требуется указать номер и дату договора между участниками сделки.
5. В правой части бланка нужно заполнить коды, номер и дату транспортной накладной.
6. Поставить номер самой накладной и дату совершения отправки продукции со склада.

Стоит отметить, что в товарной накладной есть графа «Вид упаковки». Как правило, она остаётся незаполненной: на месте предлагаемых сведений ставится прочерк.

Кроме того, в бланке присутствует графа «Вид деятельности» (по ОКДП), поле которой также необходимо оставлять незаполненным — поставить прочерк.

При заполнении табличной части накладной ТОРГ-12 необходимо заполнить следующее:

1. Проставить номер п/п.
2. Прописать полные названия продукции, указать их коды.
3. Прописать измерительные единицы, указать число, стоимость без учёта налога на добавленную стоимость.
4. Подсчитать итоговые суммы.

Некоторые затруднения могут возникнуть при заполнении графы 3, потому что из самой формы не понятно, что это такое – код товара и где его взять. На самом деле, сложностей здесь быть не должно, так как идентификационный номер товара носит рекомендательный, но не обязательный характер для накладной формы ТОРГ-12 .

Как правило, он проставляется на основании общероссийского классификатора продукции ОКПД 2 (ОК 034-2014) . Если в организации разработана своя система номенклатурного кодирования, можно указать внутренний номенклатурный номер товара.

Форма по ОКУД – форма, которой присвоен код Общероссийского классификатора ОКУД (для ТОРГ-12 это код 0330212). Код ОКПО – общероссийский классификатор хозобъектов, расположенных на территории Российской Федерации.

После заполнения таблицы в торговой накладной ТОРГ-12 необходимо указать количество листов в приложении, проставить число порядковых записей. При необходимости нужно подсчитать массу товара и число мест . Затем прописью указать итоговую сумму.

Кроме того, следует прописать ФИО и должности сотрудников, подписывающих документ со стороны отправителя. В графах, предназначенных для получателя груза, прописать реквизиты доверенности водителя, а также поставить подпись в графе «Груз принял». После получения груза подпись ставит грузополучатель либо его представитель, получивший груз. Цены указываются в рублях, а не в валюте.

Что касается того, нужен ли КПП в форме ТОРГ-12, то его указывать не обязательно, поскольку его отсутствие не препятствует вычету по налогу на добавленную стоимость и учёту затрат в составе расходов по накладной в целом.

В торговой накладной можно прописывать или юридический, или фактический адрес грузополучателя. Оба варианта допустимы.

Чтобы не запутаться в товарной накладной, а также правильно заполнить все графы и проставить подписи, рекомендуем ознакомиться с .

Пример для поставки товара

Таким образом, в результате должно получиться следующее.

В соответствии с договором №123-А от 16.07.2018 г. ООО «Импортная мебель» (160000, г. Вологда, ул. Ленинградская, д. 37) обязано поставить в адрес ООО «Мебель для дома» (150000, г. Ярославль, ул. Красная, д. 19) следующую продукцию:

• Диван «Аврора» (номенклатурный номер 6543), 3 шт., цена 8 / НДС 30 000 рублей.
• Стул офисный (номенклатурный номер 4231), 20 шт., цена 8 / НДС 2 500 рублей.
• Стол офисный (номенклатурный номер 8093), 8 шт., цена 8 / НДС 5 250 рублей.

Отгрузка продукции осуществляется со склада мебельного производства, расположенного по адресу 160000, г. Вологда, ул. Ленинградская, д. 37. За товарами прибыл водитель ООО «Мебель для дома», на которого выписана доверенность № 1 от 16.07.2018 г. Обе стороны находятся на общем режиме уплаты налогов и являются плательщиками НДС.

Поскольку учётные регистры составляют на основании первичных документов, в товарной накладной стоимость товаров можно отразить через дробь двумя суммами: рубли/валюта (условные единицы). Поэтому при указании суммы не в рублях, а в валюте (или наоборот), информация будет неполной.

Особенности оформления при перевозке опасных грузов

Поставщик обязуется представить станции отправления накладную на каждую единицу опасного груза. Стоит отметить, что накладная заполняется в соответствии с требованиями Соглашения о международном железнодорожном грузовом сообщении .

Графа «Наименование груза» подразумевает указание в соответствии с алфавитным указателем опасных грузов. Это регламентировано в приложении № 2, прикреплённом к настоящим .

В том случае, если опасный груз в соответствии с Алфавитным указателем не имеет конкретно указанного наименования, отправитель груза обязуется указать в накладной техническое название продукта, соответствующее стандартным техническим условиям.

Техническое наименование продукта (груза) – биологическое, химическое либо другое наименование , которое употребляется в научно-технических справочниках, публичных изданиях и различных публикациях.

Если в графе № 2 Алфавитного указателя опасных грузов прописано техническое название определённого груза, то его надлежащее наименование, как правило, определяется в соответствии с номером, установленным организацией объединённых наций.

В том случае, если в графе № 3 Алфавитного указателя опасных грузов отсутствует номер аварийной карточки, она разрабатывается грузоотправителем и прикрепляется к накладной в качестве дополнительного документа – приложения. Таким образом, в графе «Наименование груза» пишется отметка «АК приложена».

В верхней части накладной при перевозке опасных грузов проставляются предусмотренные для данного товара штемпеля красного цвета. Товары, относящиеся к категории опасных грузов, обозначаются штемпелями, которые предусмотрены в графе № 10. Что касается вагонного листа, то штемпеля ставятся непосредственно станцией, из которой совершается отправка продукции.

Есть ли разница в составлении для физических и юридических лиц?

Не существует каких-либо принципиальных различий в заполнении накладной для физических и юридических лиц , поскольку накладная ТОРГ-12 является унифицированной, все графы и для физических, и для юридических лиц идентичны.

В ходе купли-продажи любого вида материальных ценностей и физические, и юридические лица обязаны заверить письменно (документально) хозяйственных отношений между деловыми партнёрами.

Таким образом, товарная накладная (форма ТОРГ-12) – это один из распространённых первичных документов, использующийся каждой торговой компанией для реализации торговых процедур. Более того, экономические отношения между компаниями невозможны без наличия документальной регистрации.

Процесс купли продажи, особенно в деятельности хозяйствующих субъектов, сопровождается множеством «бумажек», которые, тем не менее, важны для оформления операций.

Описание документа

Предназначение

Начиная разговор о ТОРГ-12, следует понять, что это? Данный документ специально разработан для применения в первичном бухгалтерском учете. Она была принята постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Большинство ведущих бухгалтеров используют данный документ в своей практике из-за его простоты и удобства отражения данных.

Для чего она нужна? Ее применяют в торговле для отпуска продукции. Предприятие-продавец товара предоставляет сей документ как подтверждение факта продажи ТМЦ организации покупателю.

При совершении операции по передаче товара (на бумажном носителе) используется два экземпляра ТОРГ-12. Первый экземпляр необходим для того, чтобы произвести списание ТМЦ со склада продавца. Второй же является основанием для оприходования поступивших ценностей на склад покупателя.

Основные реквизиты

Правильно оформленный документ включает в себя следующие реквизиты:

1. Наименование организаций, заключающих сделку, используемые ими банковские счета для осуществления расчета за поставленный товар, юридический и фактический адрес, ИНН, КПП и контактный номер телефона.
2. В документе обязательно фиксируется дата отгрузки и номер, присвоенный транспортной накладной, сопровождающей груз, подтверждающий законность осуществления данной сделки.
3. В графах «отпуск груза разрешил» и «отпуск груза произвел» обязательно ставятся подписи лиц, ответственных за совершение операции, непременно с расшифровкой и должностью. Далее информацию заверяют оригинальной печатью, если таковая есть.
4. Необходимо указать информацию о доверенности сотрудника, принявшего груз к перевозке (фиксируют номер, когда, кем и кому была выдана).
5. Подпись лица, которому была выписана доверенность, его расшифровка и официально занимаемая должность в организации.
6. Как обязательный реквизит значится содержание хозяйственной операции, отраженное в количественном и денежном эквиваленте.

С 01.01 2013 возможно использовать в работе накладную, отличающуюся по форме, но все вышеперечисленные пункты должны быть отражены в полном объеме.

Однако собственную форму товарной накладной редко используют, т. к. бухгалтеры опасаются, что та, или иная причина может повлечь за собой отказ о принятии налоговой службой пакета предоставленных документов.

При некорректном заполнении или отсутствии подтверждающих совершение сделки накладных НДС может быть не принят к возмещению. Налоговый орган принимает к учету только верно оформленную документацию.

Важно упомянуть, что продавцы, работающие на специализированных режимах, т. е. те, которые освобождены от уплаты НДС (к ним относят ЕНВД и «упрощенную систему налогообложения») графы, находящиеся под номером 13 и 15, оставляют незаполненными.

Удаление, каких- либо обязательных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Правила заполнения товарной накладной

Кто заполняет?

Поставщик, который реализует товар, при совершении сделки оформляет ТОРГ-12. Если нет возможности сформировать документ в момент совершения сделки, то он создается сразу после отгрузки. Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой, указанной в ТОРГ-12 по требованию налоговой службы.

В графе «Поставщик» указывается организация со всеми подобающими реквизитами. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» будет указан покупатель (если он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Заполняется графа «основание» — это может быть, например, договор на поставку.

Далее в табличную часть добавляется реализованный товар, выбирается количественный показатель, устанавливается цена и налоговая ставка. Количество товара по номенклатурным позициям в 1С автоматически суммируется и, в соответствии с ценой, выводит сумму к оплате. Также автоматически переносятся графы «масса» и «количество мест» в дополнительную строку, после чего ТОРГ-12 подписывают ответственные лица продавца и покупателя.

Документ обязательно заверяют оригинальной печатью, после чего его минимальный срок хранения составит не менее пяти лет в архиве или бухгалтерии.

Коды ОКУД и ОКПО при сохраненных в базу параметрах тоже будет выбиваться самостоятельно.

Что указывают в бланке?

Вот некоторые инструкции по форме заполнения товарной накладной (ТОРГ-12):

1. «Грузоотправитель»- для заполнения необходимо указать наименование (как полное, так и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
2. «Структурное подразделение» — графа, конкретизирует информацию о филиале грузоотправителя.
3. В графе «Грузополучатель», указывается данные на получателя груза, также его наименование (полное и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
4. Графа «Плательщик» несет в себе подробную информацию о плательщике за груз, подразумевает его полное и сокращенное наименование, адрес, реквизиты банка, телефон и др.
5. «Основание» — графа, информирующая о том, что послужило основанием для осуществления сделки (договор, дополнительное соглашение и т.д.). Тут же предусмотрены ячейки, где отражают номер и дату транспортной накладной, если она входит в пакет отгрузочных документов.
6. Далее, в приведенной ниже таблице, в ТОРГ-12 поставщик отражает реализованные товары, уточняя единицу измерения и количество, массу брутто и нетто, прописывает цену и налоговую ставку. Здесь же указана сумма товара с учетом НДС и без НДС.

Товар его количество, перечисленный в ТОРГ-12, должен быть идентично прописан в счете-фактуре.

Подписи ответственных лиц

Руководитель организации имеет право подписи за всех уполномоченных лиц и несет полную ответственность за совершение сделки. Помимо руководителя организации, право подписывать первичную документацию имеют сотрудники, на которых выписаны доверенности и приказы, подтверждающие их компетенцию ставить подпись в документе первичного бухгалтерского учета. В большинстве случаев это операторы, менеджеры и другие сотрудники, работающие в крупных компаниях с большим документооборотом, часто занимающиеся непосредственно выпиской документов.

При желании использовать допускается факсимиле, этот факт должен быть обговорен и зафиксирован в договоре поставки.

Со стороны покупателя в графе «Груз получил грузополучатель» свою подпись может поставить как руководитель, так и другое уполномоченное лицо, имеющее право подписи соответственно приказу или выписанной доверенности. В графе «Груз принял» подпись ставит лицо, несущее материальную ответственность и принимающее товар. Здесь же вписываются данные его доверенности. Это могут быть кладовщик, зав.складом.

Строка с информацией о остается незаполненной, только если получение груза подтверждает сам руководитель, подписывая документ самостоятельно.

Если товар с услугами?

Услуги указывать в товарной накладной неправильно, в т.ч. и отдельной строкой. ТОРГ-12 — это унифицированная форма накладной, предназначенная для учета товара, а не услуг. Учитывая услуги (транспортные перевозки), следует оформить акт об оказанных услугах и приложить товарно-транспортную накладную.

Оформление электронной формы товарной накладной ТОРГ-12

Правомерность

Использование электронного документа, подписанного электронной подписью, будет являться таким же правомерным, как и использование его аналога, оформленного на бумажном носителе(об этом говорится в п.7ст 9 Закона N129 ФЗ и ст.1 Закона N1-ФЗ).
Наиболее приемлемые формы XML-файлов электронных документов урегулированы Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.Среди них товарные накладные, а также акты выполненных работ и счет-фактуры.

При проверке налогового органа востребованные документы также будут предоставляться в электронном виде (при условии, что они будут в соответствующем, требуемом формате) в порядке, установленном ФНС России.

Электронная накладная составляется по тому же алгоритму, что и традиционный документ на привычном бумажном носителе. Разница в том, что используется один документ, состоящий из пары файлов.

Применение электронной подписи

Заверяет электронные документы электронная подпись.

Для ее использования обязательно понадобиться приобрести свидетельство на электронную подпись и обзавестись разрешением, подтверждающим право подписи уполномоченному лицу.

На электронном экземпляре ТОРГ-12 одной подписи от продавца достаточно, так же, как и со стороны покупателя. Необходимо упомянуть и о том, что в привычных графах ответственных лиц по-прежнему заполняются ФИО и должности соответствующих людей. Графа, созданная для информации о выписанной доверенности, должна быть заполнена привычным способом.

Электронные документы отправляются через интернет. В связи с этим потребности в передаче накладных с водителем отпадают. Для перевозки груза у водителя на руках остается товарно-транспортная накладная, где есть краткое описание товара. Архив электронных документов находится на отдельно отведенном компьютере или на специальном сервере компании.

Смотрите также видео о создании товарной накладной ТОРГ-12 с помощью электронного онлайн-сервиса

Исправления и внесение изменений

В каких случаях?

Документ должен быть заполнен правильно, во всех графах. Несущественной и ненужной информации ТОРГ-12 в себе не содержит.

Неважно, где допущена ошибка: в наименовании поставляемого товара, в цене, в количестве, в % ставке НДС, или в реквизитах. Документ должен быть обязательно откорректирован и приведен в надлежащий вид.

Так или иначе, любая ошибка в товарной накладной не пройдет бесследно и повлечет за собой возникновение новых.

Методика правок

Исправление оригинальных документов при отсутствии замены возможно. Первичные бухгалтерские документы (кроме документов кассы и банка) могут корректироваться (п.7 ст. 9 Закона).

Об изменении нужно информировать всех участников операции, которые, подтверждают свое согласие подписью тех лиц, кем был подписан документ ранее. Обязательно проставить дату, когда внесены соответствующие изменения (Письмо №07 02 06/9 от 25.01.2012).

Пример наиболее распространенного способа изменения данных при отгрузке является замена ТОРГ-12. Аннулирование неверно заполненного документа и формирование нового, которое отвечает всем требованиям, наиболее распространенный метод коррекции. Исправление в оригинальном документе не запрещается, а делается, в большинстве случаев, при невозможности заменить документ.

Если ошибка совершена только на одном листе, достаточно будет заменить только его, не меняя весь пакет документов.

Документооборот в бухгалтерии очень велик, многие бланки подлежат строгому учёту и поэтому заполняются крайне аккуратно. Накладная ТОРГ-12 хоть и не является таковой, однако требует не менее внимательного отношения. От её корректности в ряде случаев может зависеть и сумма к уплате налога, и даже взаимоотношения с налоговыми органами.

← Вернуться